Un lote es el grupo de archivos creado por una sola carga, y es la unidad que procesa, revisa y exporta. Cada carga desde el panel inicia un lote con su propio nombre, y los archivos dentro de él se manejan juntos.

Qué se considera un lote

Cuando agrega archivos en el panel, se recopilan en un lote y se muestran como un grupo plegable único bajo Archivos, con el nombre del lote en el encabezado del grupo. Desde ese encabezado puede procesar el lote, exportarlo o eliminarlo.

• Una carga crea un lote. Los archivos que envía juntos se colocan en el mismo lote, y si agrega varios PDF a la vez, las páginas que elija de cada uno se unen a ese mismo lote. La única excepción es agregar un PDF junto con otros archivos: el PDF espera a que seleccione sus páginas, por lo que sus páginas forman su propio lote y los otros archivos forman otro (consulte Carga de documentos).
• Cada página de PDF es su propio archivo. Un PDF se divide en páginas antes de la carga, y un documento de Word o un archivo de texto se convierte en páginas: cada página resultante cuenta como un archivo en el lote y se procesa por separado; cuántas filas de resultados contribuye ese archivo depende de su contenido (una página con un solo valor produce una fila, una página que enumera varios elementos produce una fila por elemento).
• Un archivo pertenece exactamente a un lote. Los archivos no se mueven entre lotes más adelante, y no se pueden agregar a un lote después del hecho (consulte Agregar archivos a un lote).
• Un lote pertenece a la cuenta que lo creó. La lista de Archivos muestra los lotes que cargó o recibió en su propia cuenta.

De dónde proviene el nombre del lote

Los nombres de los lotes se generan automáticamente. No hay ningún campo para escribir un nombre de lote ni ninguna acción de cambio de nombre: cada lote recibe su nombre en el momento en que comienza la carga.

Un nombre de lote tiene la forma YYMMDD-XXXX:

• YYMMDD — el año de dos dígitos, el mes y el día en que comenzó la carga, de modo que la fecha de un lote se puede leer de un vistazo.
• XXXX — un código de cuatro caracteres derivado de la hora del día, que utiliza dígitos y letras mayúsculas. Por lo tanto, dos lotes iniciados en diferentes momentos del mismo día reciben nombres distintos.

Debido a que la fecha forma parte del nombre, el diálogo de exportación etiqueta los lotes de hoy con una etiqueta Hoy, y puede seleccionar solo esos con un clic. El mismo formato de nombre se utiliza para los lotes que llegan a través de un Enlace de Recopilación o de la Bandeja de entrada de correo.

Cuántos archivos puede contener un lote

Cada lote tiene un número máximo de archivos, y ese máximo depende del plan asociado a la cuenta. Un miembro del equipo está limitado por el plan del propietario del equipo, no por ningún plan personal.

El límite cuenta archivos, no cargas, y una carga permanece como un solo lote. Un PDF de 40 páginas se convierte en 40 archivos separados, pero todos pertenecen al mismo lote, por lo que ese PDF ocupa 40 de las plazas de archivo de ese lote en lugar de convertirse en 40 lotes. (Un documento de Word o archivo de texto cuenta de la misma manera: cada página después de la conversión es un archivo). Si selecciona más páginas de las que permite el límite, la aplicación le advierte que las páginas adicionales se ignorarán. Si un lote superara el límite, la aplicación rechaza la carga e informa que se excedió el límite del lote, sugiriendo una mejora de plan.

Este es solo el límite por lote. La aplicación también limita cuántos archivos sin procesar puede tener una cuenta en todos los lotes a la vez; consulte Límites y especificaciones para ver la tabla completa, y Planes y créditos para ver qué incluye cada plan.

Estados del lote de un vistazo

Un lote no tiene un único estado. Cada archivo lleva su propia etiqueta de estado en la lista de Archivos, y el encabezado del lote resume el lote con un recuento para cada estado que corresponda: Completado, Revisado, En ejecución, Error y Listo, junto con el recuento total de archivos y una barra de progreso.

El filtro de Estado en el panel de Archivos utiliza los cuatro estados principales — Cargado, Procesando, Completado y Error — para reducir la lista. No existe un estado Cancelado separado en un archivo: eliminar un lote borra sus archivos en lugar de dejarlos marcados como cancelados (consulte Eliminar un lote).

Lotes y plantillas

Un lote no está vinculado a una plantilla cuando se cargan los archivos. La plantilla se elige al iniciar el procesamiento: el lote utiliza la plantilla seleccionada actualmente en el panel de Columnas de datos, y esa plantilla queda registrada con los archivos que procesó.

• Puedes procesar el mismo lote nuevamente con una plantilla diferente. Selecciona otra plantilla y ejecuta el lote de nuevo; la nueva ejecución utiliza la nueva plantilla para sus columnas. Consulta Plantillas y columnas para saber cómo funcionan las plantillas y sus columnas.
• Una ejecución de procesamiento utiliza una sola plantilla. Todos los archivos enviados juntos se procesan con las mismas columnas, y el resultado de cada archivo pertenece a la plantilla con la que se procesó.
• Un lote en modo To Word no utiliza plantilla. Ese modo devuelve la página completa como un documento de Word en lugar de extraer columnas.
• La Combinación de varias páginas funciona dentro de un solo lote. Cuando la plantilla tiene la combinación activada, las filas de los archivos de ese lote se combinan; las filas nunca se combinan entre dos lotes. Consulta Combinación de varias páginas.

Agregar archivos a un lote

En el panel de control, cada carga inicia un lote nuevo; no existe ninguna acción para agregar archivos a un lote ya existente. Cargar más archivos más tarde, ya sea que el lote anterior se haya creado recién o ya se haya procesado y exportado, genera un lote nuevo con un nombre nuevo. Los archivos que ya exportaste permanecen en su lote original.

Los lotes que recopilan archivos automáticamente se comportan de manera ligeramente diferente. Los archivos que llegan a través de un Enlace de recopilación o de la Bandeja de entrada de correo pueden unirse al lote más reciente de esa misma fuente mientras este aún no se haya procesado y tenga espacio disponible. Una vez que el procesamiento haya comenzado en cualquier archivo de ese lote, o que el lote esté lleno, la siguiente llegada inicia un lote nuevo.

Eliminar un lote

El ícono de la papelera en el encabezado de un lote elimina el lote completo. La aplicación te pide confirmación primero, porque los archivos y sus resultados se eliminan de tu cuenta y no es una acción reversible.

Los créditos se gestionan según el avance de cada archivo:

• Los archivos que aún esperan en la cola reciben un reembolso. La confirmación te indica cuántos archivos en cola recibirán un reembolso, por ejemplo "Se reembolsarán 3 archivo(s) en cola. ¿Eliminar este lote?"
• Los archivos que ya se están procesando no reciben reembolso. Si algún archivo ha comenzado a procesarse, la confirmación advierte que los créditos ya cobrados por él no se devolverán. Eliminar el lote no detiene ese procesamiento, y su resultado se descarta.

También puedes eliminar todo de una vez desde tu perfil con Eliminar historial, que aplica la misma regla: los archivos en cola reciben un reembolso, los archivos que ya se están procesando no.

Exportar un lote

El icono de descarga en el encabezado de un lote exporta ese lote, y el diálogo de exportación de varios lotes le permite marcar varios lotes y exportarlos juntos. Una exportación utiliza los archivos de cada lote y la plantilla con la que se procesaron esos archivos, incluida cualquier configuración de Combinación de varias páginas; no vuelve a ejecutar el procesamiento. Antes de exportar, la aplicación comprueba si todos los archivos del lote han terminado y le avisa si algunos están aún pendientes, han fallado o les falta un resultado. Los detalles paso a paso están en la página Export.

Preguntas frecuentes

¿Puedo renombrar un lote?

No. Los nombres de los lotes se generan automáticamente a partir de la fecha y hora de la carga, y no existe ninguna acción de renombrado.

¿Puedo añadir archivos a un lote que ya he exportado?

No. Volver a cargar inicia un lote nuevo, incluso si pretendía continuar uno anterior. El lote exportado conserva únicamente los archivos que ya tenía.

¿Qué ocurre si elimino un lote mientras se está procesando?

Los archivos del lote se eliminan inmediatamente. Los archivos que no habían comenzado se reembolsan; los que ya se estaban procesando no, y se dejan terminar en segundo plano con su resultado descartado.

¿Comparten los miembros del equipo los lotes?

No. Un lote pertenece a la cuenta que lo creó. Un equipo comparte el plan y los créditos, pero los lotes de cada miembro permanecen en su propia lista de Archivos.