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Una plantilla es una lista guardada y reutilizable de las columnas que desea extraer de un documento. Una vez que guarda una, cada lote futuro puede reutilizarla en lugar de describir las mismas columnas nuevamente.
Qué es una plantilla
Una plantilla contiene la lista de columnas que se extraen. Cada columna se convierte en una columna en la tabla resultante. La plantilla en sí es solo el contenedor guardado para esa lista, de modo que el mismo conjunto de columnas se puede aplicar lote tras lote sin volver a escribirlo.
Esta es la diferencia entre una plantilla y una ejecución única:
- Plantilla guardada — un conjunto de columnas con nombre y reutilizable. Permanece en su cuenta y se puede activar en cualquier lote, o reutilizarse a través de los otros puntos de entrada enumerados más abajo en esta página.
- Ejecución única — las columnas existen solo para esa ejecución individual y no se guardan para reutilización. En la aplicación web, esto ocurre cuando la plantilla seleccionada no tiene columnas definidas: la IA infiere la estructura de la tabla a partir del propio documento. A través de la API, también puede pasar una lista de columnas para una sola solicitud, sin crear una plantilla primero.
Crear, cambiar y editar plantillas
Las plantillas se gestionan desde el panel Data Columns del panel principal (modo A Tabla). El encabezado del panel muestra la plantilla seleccionada actualmente y tres acciones:
| Acción | Qué hace |
|---|---|
| New | Abre el diálogo New Template. Asigne un nombre a la plantilla y, opcionalmente, base la plantilla en una existente para copiar las columnas de esa plantilla. También puede explorar la Preset Library para comenzar con un conjunto ya preparado. |
| Switch | Abre el diálogo Switch Template, que enumera sus plantillas. Cada fila ofrece Select, Settings, Share y Delete. |
| Settings | Abre Template Settings para la plantilla actual; consulte Configuración de toda la plantilla a continuación. |
Para agregar una columna, escriba su nombre en el cuadro bajo el título de la plantilla y haga clic en Add Column. Si aún no hay ninguna plantilla seleccionada, se crea una automáticamente para usted. Para cambiar una columna, haga clic en su icono de edición en la lista; para eliminarla, haga clic en el icono de eliminar.
De qué está hecha una columna
Cada columna tiene exactamente dos partes: su nombre de columna y, opcionalmente, un Format Requirement. Ambos se envían juntos cuando se procesa el documento.
| Parte | Qué controla |
|---|---|
| Nombre de columna | La etiqueta de la columna de salida y la instrucción sobre qué encontrar en el documento; por ejemplo, Invoice Number o Total Amount. El nombre es también lo que la IA busca, por lo que debe describir los datos que desea. |
| Format Requirement (opcional) | Una instrucción adicional sobre cómo debe devolverse el valor de esa columna; por ejemplo, convertir un importe a un número simple, eliminar un símbolo de moneda o normalizar una fecha a un formato fijo. Se aplica solo a esta columna. Si lo deja vacío, el valor se devuelve tal como aparece en el documento. |
Si una columna tiene un Format Requirement, aparece un icono de información junto a su nombre en la lista para que pueda leer la instrucción sin abrir el diálogo de edición. Una columna sin Format Requirement simplemente extrae el valor directamente.
La página Custom Columns explica las diferentes formas en que se puede producir el valor de una columna: leído directamente del documento, calculado a partir de otros valores o inferido del contexto.
Cambio del orden de las columnas
Las columnas se extraen y se devuelven en el orden en que aparecen en la plantilla. Para cambiar ese orden, arrastre una columna por su asa de arrastre en la lista. El nuevo orden se guarda inmediatamente y la tabla de salida lo sigue. Esto resulta útil cuando desea que la hoja de cálculo resultante comience con una columna en particular.
Configuración de toda la plantilla
El diálogo Template Settings (abierto con la acción Settings en el panel Data Columns, o por fila en el diálogo Switch Template) contiene ajustes que se aplican a toda la plantilla, no solo a una columna:
- Global Format Requirement — una instrucción que se aplica a cada columna de la plantilla, además del Format Requirement de cada columna. Úselo cuando la misma regla de formato (por ejemplo, un estilo de fecha o un formato de número) se aplique en general.
- Merge Multiple Results — combina varias filas extraídas en una. Esta es la misma función descrita en la página Multi-Page Merge.
AI-Suggested Columns
Cuando comienza a procesar un lote A Tabla cuya plantilla seleccionada aún no tiene columnas, y el lote contiene al menos dos archivos, la aplicación web puede proponerle una lista de columnas. Se muestrean algunos de los archivos, la IA los lee y se abre el diálogo AI-Suggested Columns con sus sugerencias.
- Revise los nombres de columna sugeridos, edite cualquiera de ellos, agregue los suyos o elimine los que no desee.
- Haga clic en Apply & Process para guardar la lista en la plantilla y comenzar el procesamiento.
- Si la sugerencia falla, elija Retry o Define manually.
La sugerencia se omite cuando la plantilla ya tiene columnas, o cuando el lote tiene solo un archivo; en esos casos, el procesamiento comienza directamente.
Cuántas plantillas puede tener
Una cuenta puede contener hasta 30 templates. Cuando intenta crear una nueva plantilla después de alcanzar ese límite, la aplicación muestra este mensaje y la nueva plantilla no se crea:
Ha alcanzado el límite de 30 templates. Elimine uno existente primero.
Para liberar un espacio, abra el diálogo Switch Template y elimine una plantilla que ya no necesite.
Dónde se pueden reutilizar las plantillas
Una plantilla no está vinculada a un solo lote. El mismo conjunto de columnas guardado se puede aplicar desde cualquiera de estos puntos de entrada:
- Web app — seleccione la plantilla en el panel Data Columns y procese cualquier lote con ella.
- Google Sheets add-on — la barra lateral usa las mismas plantillas guardadas, por lo que una plantilla creada en el sitio web también está disponible allí.
- API — pase el identificador de la plantilla al iniciar un lote, en lugar de enumerar columnas en la solicitud. Consulte la referencia de API Templates & Fields para obtener los detalles para desarrolladores.
Las plantillas también se pueden compartir como texto: la acción Share en el diálogo Switch Template produce un bloque que puede enviar a otra persona, quien lo pega en el cuadro de nombres de columna y hace clic en Add Column para importar las columnas y la configuración en su propia cuenta.