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Eine Vorlage ist eine gespeicherte, wiederverwendbare Liste der Spalten, die Sie aus einem Dokument extrahieren möchten. Sobald Sie eine gespeichert haben, kann jeder zukünftige Batch sie wiederverwenden, anstatt dieselben Spalten erneut zu beschreiben.
Was eine Vorlage ist
Eine Vorlage enthält die Liste der Spalten, die extrahiert werden. Jede Spalte wird zu einer Spalte in der resultierenden Tabelle. Die Vorlage selbst ist nur der gespeicherte Container für diese Liste, sodass dieselbe Spaltenmenge Batch für Batch angewendet werden kann, ohne sie neu einzugeben.
Dies ist der Unterschied zwischen einer Vorlage und einem einmaligen Durchlauf:
- Gespeicherte Vorlage — eine benannte, wiederverwendbare Spaltenmenge. Sie bleibt in Ihrem Konto und kann für jeden Batch ausgewählt oder über die anderen weiter unten auf dieser Seite aufgeführten Einstiegspunkte wiederverwendet werden.
- Einmaliger Durchlauf — die Spalten existieren nur für diesen einzelnen Durchlauf und werden nicht zur Wiederverwendung gespeichert. In der Web-App passiert dies, wenn die ausgewählte Vorlage keine Spalten definiert hat: Die KI leitet die Tabellenstruktur aus dem Dokument selbst ab. Über die API können Sie auch eine Spaltenliste nur für eine einzelne Anfrage übergeben, ohne zuvor eine Vorlage zu erstellen.
Vorlagen erstellen, wechseln und bearbeiten
Vorlagen werden über das Bedienfeld Data Columns im Dashboard verwaltet (Modus „Nach Tabelle"). In der Kopfzeile des Bedienfelds werden die aktuell ausgewählte Vorlage und drei Aktionen angezeigt:
| Aktion | Funktion |
|---|---|
| New | Öffnet den Dialog New Template. Geben Sie der Vorlage einen Namen und legen Sie optional eine bestehende Vorlage als Basis fest, um deren Spalten zu übernehmen. Sie können auch die Preset Library durchsuchen, um mit einem vorgefertigten Satz zu starten. |
| Switch | Öffnet den Dialog Switch Template, der Ihre Vorlagen auflistet. Jede Zeile bietet Select, Settings, Share und Delete. |
| Settings | Öffnet Template Settings für die aktuelle Vorlage – siehe Vorlagenweite Einstellungen unten. |
Um eine Spalte hinzuzufügen, geben Sie ihren Namen in das Feld unter dem Vorlagentitel ein und klicken Sie auf Add Column. Wenn noch keine Vorlage ausgewählt ist, wird automatisch eine für Sie erstellt. Um eine Spalte zu ändern, klicken Sie in der Liste auf ihr Bearbeitungssymbol; um sie zu entfernen, klicken Sie auf das Löschsymbol.
Woraus eine Spalte besteht
Jede Spalte hat genau zwei Teile: ihren Spaltennamen und optional eine Format Requirement. Beide werden zusammen gesendet, wenn das Dokument verarbeitet wird.
| Teil | Wofür er zuständig ist |
|---|---|
| Spaltenname | Die Bezeichnung der Ausgabespalte und die Anweisung dafür, was im Dokument gefunden werden soll – zum Beispiel Invoice Number oder Total Amount. Der Name ist auch das, wonach die KI sucht. Er sollte daher die gewünschten Daten beschreiben. |
| Format Requirement (optional) | Eine zusätzliche Anweisung dafür, wie der Wert dieser Spalte zurückgegeben werden soll – zum Beispiel das Umwandeln eines Betrags in eine reine Zahl, das Entfernen eines Währungssymbols oder das Normalisieren eines Datums in ein festes Format. Sie gilt nur für diese Spalte. Wenn Sie sie leer lassen, wird der Wert so zurückgegeben, wie er im Dokument erscheint. |
Wenn eine Spalte eine Format Requirement hat, erscheint neben ihrem Namen in der Liste ein Informationssymbol, damit Sie die Anweisung lesen können, ohne den Bearbeitungsdialog zu öffnen. Eine Spalte ohne Format Requirement extrahiert den Wert einfach direkt.
Die Seite Custom Columns erklärt die verschiedenen Möglichkeiten, wie der Wert einer Spalte erzeugt werden kann – direkt aus dem Dokument gelesen, aus anderen Werten berechnet oder aus dem Kontext abgeleitet.
Spaltenreihenfolge ändern
Spalten werden in der Reihenfolge extrahiert und zurückgegeben, in der sie in der Vorlage erscheinen. Um diese Reihenfolge zu ändern, ziehen Sie eine Spalte an ihrem Ziehgriff in der Liste. Die neue Reihenfolge wird sofort gespeichert, und die Ausgabetabelle folgt ihr. Dies ist nützlich, wenn die resultierende Tabelle mit einer bestimmten Spalte beginnen soll.
Vorlagenweite Einstellungen
Der Dialog Template Settings (geöffnet über die Aktion Settings im Data Columns-Bereich oder zeilenweise im Switch Template-Dialog) enthält Einstellungen, die für die gesamte Vorlage gelten und nicht nur für eine einzelne Spalte:
- Global Format Requirement — eine Anweisung, die für jede Spalte in der Vorlage gilt, zusätzlich zum jeweiligen Format Requirement der Spalte. Verwenden Sie dies, wenn dieselbe Formatierungsregel (z. B. ein Datumsstil oder ein Zahlenformat) durchgängig gilt.
- Merge Multiple Results — kombiniert mehrere extrahierte Zeilen zu einer. Dies ist dieselbe Funktion, die auf der Seite Multi-Page Merge beschrieben wird.
AI-Suggested Columns
Wenn Sie einen To Table-Batch verarbeiten, dessen ausgewählte Vorlage noch keine Spalten hat, und der Batch mindestens zwei Dateien enthält, kann die Web-App eine Spaltenliste für Sie vorschlagen. Einige der Dateien werden als Stichprobe verwendet, die KI liest sie, und der Dialog AI-Suggested Columns öffnet sich mit den Vorschlägen.
- Überprüfen Sie die vorgeschlagenen Spaltennamen, bearbeiten Sie sie, fügen Sie eigene hinzu oder löschen Sie unerwünschte.
- Klicken Sie auf Apply & Process, um die Liste in der Vorlage zu speichern und die Verarbeitung zu starten.
- Wenn der Vorschlag fehlschlägt, wählen Sie Retry oder Define manually.
Der Vorschlag wird übersprungen, wenn die Vorlage bereits Spalten hat oder der Batch nur eine Datei enthält — in diesen Fällen beginnt die Verarbeitung direkt.
Wie viele Vorlagen Sie haben können
Ein Konto kann bis zu 30 Vorlagen speichern. Wenn Sie nach Erreichen dieses Limits eine neue Vorlage erstellen möchten, zeigt die App diese Meldung an und die neue Vorlage wird nicht erstellt:
Sie haben das Limit von 30 Vorlagen erreicht. Löschen Sie zuerst eine vorhandene.
Um einen Platz freizugeben, öffnen Sie den Dialog Switch Template und löschen Sie eine Vorlage, die Sie nicht mehr benötigen.
Wo Vorlagen wiederverwendet werden können
Eine Vorlage ist nicht an einen Batch gebunden. Derselbe gespeicherte Spaltensatz kann über jeden dieser Einstiegspunkte angewendet werden:
- Web-App — wählen Sie die Vorlage im Bereich Data Columns aus und verarbeiten Sie damit einen beliebigen Batch.
- Google Sheets-Add-on — die Seitenleiste verwendet dieselben gespeicherten Vorlagen, sodass eine auf der Website erstellte Vorlage auch dort verfügbar ist.
- API — übergeben Sie die Kennung der Vorlage beim Starten eines Batches, anstatt Spalten in der Anfrage aufzulisten. Siehe die API Templates & Fields-Referenz für die entwicklerbezogenen Details.
Vorlagen können auch als Text geteilt werden: Die Aktion Share im Dialog Switch Template erzeugt einen Block, den Sie an jemand anderen senden können, der ihn in das Spaltennamen-Feld einfügt und auf Add Column klickt, um die Spalten und Einstellungen in sein eigenes Konto zu importieren.