Ein Template ist eine gespeicherte, wiederverwendbare Liste der Columns, die Sie aus einem Dokument extrahieren möchten. Sobald Sie eines speichern, kann jeder zukünftige Batch es wiederverwenden, anstatt dieselben Columns erneut zu beschreiben.
Was ein Template ist
Ein Template enthält die Liste der Columns, die extrahiert werden. Jede Column wird zu einer Spalte in der resultierenden Tabelle. Das Template selbst ist nur der gespeicherte Container für diese Liste, sodass dieselbe Gruppe von Columns Batch für Batch angewendet werden kann, ohne sie erneut einzugeben.
Dies ist der Unterschied zwischen einem Template und einem einmaligen Durchlauf:
- Gespeichertes Template — ein benannter, wiederverwendbarer Column-Satz. Er bleibt in Ihrem Konto und kann für jeden Batch ausgewählt oder über die anderen weiter unten auf dieser Seite aufgeführten Einstiegspunkte wiederverwendet werden.
- Einmaliger Durchlauf — die Columns existieren nur für diesen einzelnen Durchlauf und werden nicht zur Wiederverwendung gespeichert. In der Web-App passiert dies, wenn das ausgewählte Template keine definierten Columns hat: Die KI leitet die Tabellenstruktur aus dem Dokument selbst ab. Über die API können Sie auch eine Column-Liste nur für eine Anfrage übergeben, ohne vorher ein Template zu erstellen.
Vorlagen erstellen, wechseln und bearbeiten
Vorlagen werden über das Bedienfeld Data Columns im Dashboard verwaltet (Nach Tabelle-Modus). Die Kopfzeile des Bedienfelds zeigt die aktuell ausgewählte Vorlage und drei Aktionen:
| Aktion | Funktion |
|---|---|
| New | Öffnet den Dialog New Template. Geben Sie der Vorlage einen Namen und legen Sie optional eine bestehende Vorlage zugrunde, um deren Spalten zu übernehmen. Sie können auch die Preset Library durchsuchen, um mit einem vorgefertigten Satz zu starten. |
| Switch | Öffnet den Dialog Switch Template, der Ihre Vorlagen auflistet. Jede Zeile bietet Select, Settings, Share und Delete. |
| Settings | Öffnet Template Settings für die aktuelle Vorlage – siehe Template-wide settings unten. |
Um eine Spalte hinzuzufügen, geben Sie ihren Namen in das Feld unter dem Vorlagentitel ein und klicken Sie auf Add Column. Wenn noch keine Vorlage ausgewählt ist, wird automatisch eine für Sie erstellt. Um eine Spalte zu ändern, klicken Sie in der Liste auf ihr Bearbeitungssymbol; um sie zu entfernen, klicken Sie auf das Löschsymbol.
Woraus eine Spalte besteht
Jede Spalte hat genau zwei Teile: ihren Column Name und optional eine Format Requirement. Beide werden zusammen gesendet, wenn das Dokument verarbeitet wird.
| Teil | Funktion |
|---|---|
| Column Name | Die Bezeichnung der Ausgabespalte und die Anweisung, was im Dokument gefunden werden soll – zum Beispiel Invoice Number oder Total Amount. Der Name ist auch das, wonach die KI sucht, daher sollte er die gewünschten Daten beschreiben. |
| Format Requirement (optional) | Eine zusätzliche Anweisung, wie der Wert dieser Spalte zurückgegeben werden soll – zum Beispiel das Umwandeln eines Betrags in eine einfache Zahl, das Entfernen eines Währungssymbols oder das Normalisieren eines Datums in ein festes Format. Sie gilt nur für diese Spalte. Wenn Sie sie leer lassen, wird der Wert so zurückgegeben, wie er im Dokument erscheint. |
Wenn eine Spalte eine Format Requirement hat, erscheint neben ihrem Namen in der Liste ein Informationssymbol, damit Sie die Anweisung lesen können, ohne den Bearbeitungsdialog zu öffnen. Eine Spalte ohne Format Requirement extrahiert den Wert direkt.
Die Seite Custom Columns erklärt die verschiedenen Möglichkeiten, wie der Wert einer Spalte erzeugt werden kann – direkt aus dem Dokument gelesen, aus anderen Werten berechnet oder aus dem Kontext abgeleitet.
Spaltenreihenfolge ändern
Spalten werden in der Reihenfolge extrahiert und zurückgegeben, in der sie in der Vorlage erscheinen. Um diese Reihenfolge zu ändern, ziehen Sie eine Spalte an ihrem Ziehgriff in der Liste. Die neue Reihenfolge wird sofort gespeichert, und die Ausgabetabelle folgt ihr. Dies ist nützlich, wenn Sie möchten, dass die resultierende Tabelle mit einer bestimmten Spalte beginnt.
Vorlagenweite Einstellungen
Der Dialog Template Settings (geöffnet über die Aktion Settings im Bereich Data Columns oder zeilenweise im Dialog Switch Template) enthält Einstellungen, die für die gesamte Vorlage gelten und nicht nur für eine einzelne Spalte:
- Global Format Requirement — eine Anweisung, die für jede Spalte in der Vorlage gilt, zusätzlich zur eigenen Format Requirement jeder Spalte. Verwenden Sie sie, wenn dieselbe Formatierungsregel (z. B. ein Datumsstil oder ein Zahlenformat) durchgängig gilt.
- Merge Multiple Results — kombiniert mehrere extrahierte Zeilen zu einer. Dies ist dieselbe Funktion, die auf der Seite Multi-Page Merge beschrieben wird.
AI-Suggested Columns
Wenn Sie mit der Verarbeitung eines To Table-Batches beginnen, dessen ausgewählte Vorlage noch keine Spalten hat, und der Batch mindestens zwei Dateien enthält, kann die Web-App eine Spaltenliste für Sie vorschlagen. Einige der Dateien werden als Stichprobe verwendet, die KI liest sie, und der Dialog AI-Suggested Columns öffnet sich mit ihren Vorschlägen.
- Überprüfen Sie die vorgeschlagenen Spaltennamen, bearbeiten Sie sie, fügen Sie eigene hinzu oder löschen Sie diejenigen, die Sie nicht möchten.
- Klicken Sie auf Apply & Process, um die Liste in der Vorlage zu speichern und die Verarbeitung zu starten.
- Wenn der Vorschlag fehlschlägt, wählen Sie Retry oder Define manually.
Der Vorschlag wird übersprungen, wenn die Vorlage bereits Spalten hat oder der Batch nur eine Datei enthält — in diesen Fällen beginnt die Verarbeitung direkt.
Wie viele Vorlagen Sie haben können
Ein Konto kann bis zu 30 Vorlagen enthalten. Wenn Sie versuchen, eine neue Vorlage zu erstellen, nachdem Sie dieses Limit erreicht haben, zeigt die App diese Meldung an und die neue Vorlage wird nicht erstellt:
Sie haben das Limit von 30 Vorlagen erreicht. Löschen Sie zuerst eine vorhandene.
Um einen Platz freizugeben, öffnen Sie den Dialog Switch Template und löschen Sie eine Vorlage, die Sie nicht mehr benötigen.
Wo Vorlagen wiederverwendet werden können
Eine Vorlage ist nicht an einen Batch gebunden. Derselbe gespeicherte Spaltensatz kann von jedem dieser Einstiegspunkte aus angewendet werden:
- Web-App — wählen Sie die Vorlage im Panel Data Columns aus und verarbeiten Sie einen beliebigen Batch damit.
- Google Sheets-Add-on — die Seitenleiste verwendet dieselben gespeicherten Vorlagen, sodass eine auf der Website erstellte Vorlage auch dort verfügbar ist.
- API — übergeben Sie die Kennung der Vorlage beim Starten eines Batches, anstatt Spalten in der Anfrage aufzulisten. Siehe die API Templates & Fields-Referenz für die entwicklerbezogenen Details.
Vorlagen können auch als Text geteilt werden: Die Aktion Share im Dialog Switch Template erzeugt einen Block, den Sie an jemand anderen senden können, der ihn in das Spaltennamen-Feld einfügt und auf Add Column klickt, um die Spalten und Einstellungen in sein eigenes Konto zu importieren.