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Multi-Page Merge fasst die extrahierten Ergebnisse, die zum selben Dokument gehören, zu einem Datensatz zusammen. Wird ein Dokument als mehrere Dateien hochgeladen – Vorder- und Rückseite eines Ausweises separat fotografiert, ein über mehrere Seiten verteilter Kontoauszug, ein in Teilen gescannter Vertrag – wird jede Datei eigenständig verarbeitet und erzeugt eigene Ergebnisse. Die Aktivierung von Multi-Page Merge legt fest, wie die App erkennt, welche Zeilen zusammengehören und wie sie zu einer einzigen Zusammenführungsgruppe zusammengeführt werden.
Warum dasselbe Dokument als mehrere Zeilen erscheinen kann
Jede hochgeladene Datei wird unabhängig verarbeitet und erzeugt ein eigenes Ergebnis. Ein einzelner Upload kann selbst mehrere Zeilen erzeugen – eine Seite eines Kontoauszugs kann ein Dutzend Transaktionen enthalten, die jeweils eine eigene Zeile ergeben. Ein Dokument, das als drei Dateien eintrifft, erzeugt also nicht eine Ergebniszeile, sondern drei separate Zeilensätze, einen pro Datei.
Häufige Fälle, in denen ein Dokument auf mehrere Dateien verteilt ist:
- Ein Ausweis, der als zwei Bilder fotografiert wurde: Die Vorderseite enthält Name und Ausweisnummer, die Rückseite Adresse und Ablaufdatum.
- Ein Kontoauszug, der sich über mehrere Seiten erstreckt: Die Kontonummer erscheint einmal oben auf Seite 1, während sich die Transaktionstabelle über die folgenden Seiten fortsetzt.
- Ein mehrseitiger Vertrag, der Seite für Seite gescannt wurde und bei dem eine Vertragsnummer oder ein Signaturblock nur auf einigen Seiten erscheint.
Multi-Page Merge arbeitet mit Zeilen, nicht mit Seiten. Zuerst wird entschieden, welche Zeilen zusammengehören, anschließend werden die Werte in jeder Gruppe kombiniert. Die Gruppierungsregeln werden in einer Vorlage gespeichert, sodass sie nach der Konfiguration für jeden Stapel gelten, der mit dieser Vorlage verarbeitet wird.
Drei Möglichkeiten, Dateien zu einem Datensatz zu gruppieren
In den Vorlageneinstellungen wird genau einer von drei Merge-Modi ausgewählt. Jeder beantwortet dieselbe Frage — „Welche Ergebnisse gehören zusammen?“ — auf unterschiedliche Weise.
Sequential Merge
Dieser Modus liest die Dateien in Upload-Reihenfolge. Solange eine ausgewählte Spalte leer oder gleich bleibt, bleiben diese Dateien als ein Datensatz zusammen. Sobald die Spalte einen neuen, anderen Wert zeigt, beginnt dort ein neuer Datensatz. Dies eignet sich für Dokumente, in denen ein identifizierender Wert einmal vorkommt — beispielsweise eine Rechnungsnummer, die nur auf Seite 1 gedruckt ist, oder ein Name, der oben auf jedem Vertrag erscheint.
Bei der Auswahl von Sequential Merge wird auch Where to break gewählt — die Bedingung, die einen neuen Datensatz startet. Break on value change ist standardmäßig ausgewählt.
| Break condition | Was einen neuen Datensatz startet |
|---|---|
| Break on value change (Standard) | Die Dateien werden in Upload-Reihenfolge verarbeitet. Solange die ausgewählte Spalte leer oder unverändert ist, bleiben sie im selben Datensatz. Die erste Datei, in der die Spalte einen anderen Wert zeigt, beginnt einen neuen Datensatz. |
| Break on a blank item | Eine Datei, bei der jede Spalte vollständig leer zurückkommt, wird als Trennzeichen behandelt. Alles davor wird zu einem Datensatz, und die direkt folgende Datei startet einen neuen. |
| Break when a value appears | Die Datei, in der die ausgewählte Spalte erstmals einen Inhalt hat — unabhängig davon, was darin steht — startet einen neuen Datensatz. Nützlich für einen Stempel, ein Häkchen oder ein Feld, dessen Vorhandensein ein neues Dokument kennzeichnet. |
| Break on a specific value | Die Datei, in der die ausgewählte Spalte dem eingegebenen Text oder Muster entspricht, startet einen neuen Datensatz. Klartext funktioniert wie eingegeben; ein Muster wie INV-\d+ entspricht einem Format statt eines festen Werts. |
Match by Value
Dieser Modus ignoriert die Upload-Reihenfolge. Alle Dateien, die in einer gewählten Spalte denselben Wert aufweisen, werden zu einem Datensatz zusammengeführt, unabhängig davon, wie weit auseinander sie hochgeladen wurden. Er eignet sich für einen Stapel, in dem Dateien aus verschiedenen Dokumenten gemischt sind – zum Beispiel Zolldokumente mehrerer Bestellungen, die in beliebiger Reihenfolge fotografiert wurden, wobei die Bestellnummer der Wert ist, der angibt, welche Dateien zusammengehören.
Da dieser Modus jedes Ergebnis mit jedem anderen vergleicht, muss die gewählte Spalte in jeder Datei vorhanden und korrekt gelesen werden, die gruppiert werden soll. Wenn der Wert einer Datei für diese Spalte leer zurückkommt, bleibt diese Datei ein eigener Datensatz, anstatt einer Gruppe zugeordnet zu werden.
Fixed Count
Dieser Modus ignoriert den Inhalt vollständig: Jeweils N Dateien in einer Reihe werden zu einem Datensatz. Die Gruppengröße (N) eingeben und die App führt Dateien in festen Blöcken zusammen. Er ist für einen Datensatz gedacht, der immer aus derselben Anzahl verschiedener Elemente besteht – zum Beispiel ein Ausgabendatensatz, der immer aus einem Belegfoto, einem Bankzahlungs-Screenshot und einer Genehmigungs-E-Mail besteht, also drei Dateien pro Datensatz.
Wenn mehrere Dateien bei einem Wert unterschiedlicher Meinung sind
Sobald Zeilen gruppiert sind, führt die App sie Feld für Feld zusammen. Eine Spalte, bei der alle Dateien übereinstimmen – oder bei der nur eine Datei überhaupt einen Wert hat – wird als gemeinsamer Wert behandelt und in jede Zeile des Datensatzes eingetragen. Dadurch kann zum Beispiel eine Kontonummer, die nur auf Seite 1 erscheint, auf jede Transaktionszeile der späteren Seiten kopiert werden.
Wenn eine Spalte innerhalb einer Gruppe zwei oder mehr verschiedene nicht-leere Werte aufweist, handelt es sich um einen Konflikt, und es wird gewählt, wie dieser aufgelöst wird. Die Wahl gilt für die gesamte Vorlage, nicht für einzelne Spalten.
| On Conflict-Option | Was mit der widersprüchlichen Spalte passiert |
|---|---|
| Combine into one (Standard) | Alle verschiedenen Werte werden in einer einzigen Zelle zusammengeführt. Das Standard-Verknüpfungszeichen ist ein Schrägstrich mit Leerzeichen (/), und es kann in Join Values With geändert werden – einschließlich des Leerens, um Werte ohne etwas dazwischen zu verknüpfen. |
| Keep all, split into rows | Es wird nichts geraten. Statt einer zusammengeführten Zeile erhält man eine Zeile pro Datei, sodass jeder Wert selbst geprüft werden kann. Werte, bei denen die Dateien übereinstimmen, werden weiterhin eingetragen. |
| Keep the first value | Der Wert der zuerst hochgeladenen Datei gewinnt; die anderen werden verworfen. |
| Keep the last value | Der Wert der zuletzt hochgeladenen Datei gewinnt; die anderen werden verworfen. |
Nur die Spalten, die tatsächlich in Konflikt stehen, sind betroffen. Spalten, bei denen die Dateien übereinstimmen, und Spalten, die nur eine Datei ausgefüllt hat, werden weiterhin über den gesamten Datensatz geteilt.
Wo die Funktion aktiviert wird
Multi-Page Merge ist eine Einstellung innerhalb einer Vorlage, neben den anderen Optionen der Vorlage.
- Das Data Columns-Panel im Dashboard öffnen und auf Settings in der Vorlagenkopfzeile klicken. (Die gleiche Aktion Settings erscheint pro Zeile im Dialog Switch Template.)
- Im Dialog Template Settings die Zeile Merge Multiple Results finden und aktivieren.
- Unter How to merge einen Zusammenführungsmodus wählen. Bei Sequential Merge zusätzlich eine Unterbrechungsbedingung unter Where to break sowie, falls erforderlich, die Data Column, den Wert oder die Gruppengröße angeben, die der Modus benötigt.
- Unter Merge Conflict Handling eine Option wählen.
Der Dialog zeigt eine verständliche Zusammenfassung der aktuellen Auswahl sowie ein Beispiel, sodass die Wirkung der Einstellung vor der Verwendung nachvollzogen werden kann. Änderungen werden automatisch gespeichert – es gibt keine separate Speichern-Schaltfläche, und das Schließen des Dialogs behält sie bei. Wenn eine erforderliche Spalte, ein Wert oder eine Gruppengröße noch nicht ausgefüllt wurde, zeigt der Dialog eine Warnung, dass die Einrichtung erst dann wirksam wird; die App meldet keinen Fehler bei einer unvollständigen Merge-Einrichtung, sondern lässt die Ergebnisse einfach unzusammengeführt.
Da dies in den Vorlageneinstellungen liegt, handelt es sich um denselben Dialog, der auf der Seite Templates & Columns beschrieben wird. Eine Merge-Einstellung gehört immer zu einer Vorlage; ein Stapel, der ohne Vorlage verarbeitet wird, hat keine Vorlageneinstellung, die sie aufnehmen könnte.
Wo die Zusammenführung wirksam wird
Multi-Page Merge ändert nicht die Verarbeitung der Dateien. Es ändert die Tabelle, die beim Export erzeugt wird. Es funktioniert innerhalb eines einzelnen Stapels und kombiniert niemals Zeilen über verschiedene Stapel hinweg – siehe Batches für die Definition eines Stapels und wie Dateien darin landen.
- Die Ergebnisansicht in der App erfolgt pro Datei. Beim Öffnen einer Datei zur Prüfung der extrahierten Zeilen werden die eigenen Ergebnisse dieser Datei angezeigt. Zeilen werden in dieser Ansicht nicht kombiniert.
- Beim Export eines Stapels wird die Zusammenführung automatisch angewendet. Wenn die Vorlage des Stapels die Zusammenführung aktiviert hat, wird die exportierte Tabelle zusammengeführt. Es gibt keinen separaten Schalter „Merge für diesen Export“, der zum Exportzeitpunkt aktiviert werden müsste.
- Beim gemeinsamen Export mehrerer Stapel wird die Zusammenführung ebenfalls angewendet, jeweils mit den eigenen Vorlageneinstellungen des Stapels, bevor die Stapel in einer Datei zusammengestellt werden.
- Die Zusammenführung wird nur angewendet, wenn der Stapel mit einer Vorlage verarbeitet wurde, die die Zusammenführung aktiviert hat. Die Einstellung wird beim Export aus der Vorlage gelesen. Wenn eine Merge-Einstellung nach der Verarbeitung korrigiert wird, verwendet der nächste Export dieses Stapels die korrigierte Einstellung.
Dieselbeine Einstellung gilt auch für die Ergebnisse, die an das Google Sheets-Add-on gesendet werden: Wenn die Vorlage eines Stapels die Zusammenführung aktiviert hat, sind die in das Blatt geschriebenen Zeilen die kombinierten.
Die Bestätigung vor dem Export
Standardmäßig wird beim Exportieren eines einzelnen Stapels mit aktivierter Zusammenführung zunächst ein Confirm Merge Before Export-Bildschirm geöffnet. Er zeigt zwei Tabellen nebeneinander — Before merge (raw results) und After merge (export result) — wobei Zeilen aus derselben Zusammenführungsgruppe eine gemeinsame Farbe haben, sodass ersichtlich ist, welche Rohzeilen welche kombinierte Zeile erzeugt haben. Hier kann ein Rohwert bearbeitet, die Merge-Einstellungen direkt im selben Bildschirm angepasst und anschließend auf Confirm & Export geklickt werden, um die Datei zu erzeugen.
Falls diese Bestätigung nicht jedes Mal gewünscht ist, kann Skip confirmation before export in den Vorlageneinstellungen aktiviert werden. Beim Exportieren mehrerer Stapel zusammen wird dieser Bestätigungsbildschirm nicht angezeigt; die Zusammenführung wird angewendet und die Datei direkt erzeugt.