Beim Export werden die in einem Stapel gespeicherten Ergebnisse in eine herunterladbare Datei umgewandelt. Es muss kein Format im Voraus gewählt werden: Sie wählen die Stapel aus, und die Datei folgt dem Modus, in dem diese Dateien verarbeitet wurden. Sie können einen oder mehrere Stapel gleichzeitig exportieren.
Einen Stapel exportieren
Jeder Stapel im Bereich Dateien hat eine eigene Export-Steuerung, sodass ein einzelner Stapel nur einen Klick entfernt ist, sobald seine Dateien fertig sind.
- Erweitern Sie den gewünschten Stapel unter Dateien und klicken Sie auf die Download-Steuerung in seiner Kopfzeile mit der Beschriftung Exp. Beim Überfahren wird Stapeldaten exportieren angezeigt.
- Die App prüft, ob der Stapel abgeschlossen ist, und zeigt bei Bedarf vor dem Fortfahren einen Warndialog an (siehe Vor dem Export).
- Die Datei wird vorbereitet – ein Indikator Export wird vorbereitet (N Elemente)... zeigt den Fortschritt – und wird dann über Ihren Browser heruntergeladen.
Wenn die Vorlage eines Stapels Multi-Page Merge aktiviert hat, wird der Bildschirm Zusammenführung vor Export bestätigen geöffnet, bevor die Datei erstellt wird, damit Sie das zusammengeführte Ergebnis sehen und auf Bestätigen und exportieren klicken können. Sie können diese Bestätigung pro Vorlage mit der Einstellung Bestätigung vor Export überspringen der Vorlage deaktivieren. Siehe Multi-Page Merge.
Mehrere Stapel gleichzeitig exportieren
Um mehr als einen Stapel zusammen zu exportieren, verwenden Sie den Multi-Batch-Dialog.
- Klicken Sie oben im Bereich Dateien auf Export (neben Hochladen und Hinzufügen über). Der Dialog Stapelexport wird geöffnet.
- Der Dialog listet jeden Stapel mit seiner Dateianzahl auf. Heute erstellte Stapel sind mit Heute gekennzeichnet. Markieren Sie die gewünschten Stapel; mit Alle auswählen, Heute auswählen oder Löschen lässt sich die Auswahl schnell ändern.
- Klicken Sie auf Ausgewählte exportieren (N). Die ausgewählten Stapel werden gemeinsam vorbereitet und als einzelner Download zurückgegeben.
Stapel derselben Art werden zusammengefasst statt einzeln geliefert; eine Mischung beider Arten wird in einem einzigen ZIP-Archiv zurückgegeben. Die Aufschlüsselung finden Sie im nächsten Abschnitt. Anders als bei einem einzelnen Stapel wird beim gemeinsamen Export mehrerer Stapel der Multi-Page Merge-Bestätigungsbildschirm nicht geöffnet – die Zusammenführungs-Einstellungen werden weiterhin angewendet, jedoch ohne diese Vorschau.
Welches Format Sie erhalten
Das Ausgabeformat wird durch den Modus bestimmt, in dem die Dateien verarbeitet wurden, nicht durch eine Wahl beim Export. Die Verarbeitung wird nie erneut ausgeführt, um ein anderes Format zu erzeugen.
| Was Sie exportieren | Format | Bedingungen |
|---|---|---|
| Ein im To Table-Modus verarbeiteter Stapel | Excel-Arbeitsmappe (.xlsx) | Die Spalten entsprechen der Vorlage, mit der der Stapel verarbeitet wurde. |
| Ein im To Word-Modus verarbeiteter Stapel | Word-Dokument (.docx) | Die Word-Ausgabe ist das native Ergebnis des To Word-Modus. |
| Mehrere To Table-Stapel zusammen | Eine kombinierte .xlsx | Die Stapel werden in einer einzigen Arbeitsmappe zusammengeführt; mit derselben Vorlage verarbeitete Stapel teilen sich ein Arbeitsblatt. |
| Mehrere To Word-Stapel zusammen | Ein kombiniertes .docx | In Seitenreihenfolge erstellt. |
| Eine Mischung aus To Table- und To Word-Stapeln | Eine ZIP-Datei | Enthält die Tabelle als .xlsx und die Word-Ausgabe als .docx. |
Word-Ausgabe gibt es nur für Dateien, die im To Word-Modus verarbeitet wurden. Ein To Table-Stapel erzeugt eine Tabelle und hat keine Word-Option; um ein bearbeitbares Word-Dokument zu erhalten, verarbeiten Sie die Dateien im To Word-Modus und exportieren diesen Stapel. Wenn die Vorlage des Stapels Multi-Page Merge aktiviert hat, wird die exportierte Datei gemäß den Einstellungen der Vorlage zusammengeführt.
Dieselben Angaben sind unter Limits & Specs aufgeführt, und der Modus selbst wird vor Beginn der Verarbeitung festgelegt – siehe Stapel.
Vor dem Export: der Vollständigkeitscheck
Beim Export eines einzelnen Stapels prüft die App zunächst, ob alle Dateien darin abgeschlossen sind, und warnt, falls einige es nicht sind – so wird ein unvollständiger Stapel bewusst und nicht versehentlich exportiert. Der Check sortiert die Dateien in vier Gruppen: abgeschlossen, noch in Warteschlange oder in Verarbeitung, fehlgeschlagen und noch nicht verarbeitet.
- Alle Dateien abgeschlossen – der Export startet sofort, ohne Dialog.
- Einige Dateien sind noch in Warteschlange oder in Verarbeitung – ein Dialog Verarbeitung läuft warnt: „N Datei(en) werden noch verarbeitet. Beim Exportieren jetzt werden Platzhalterzeilen für unfertige Dateien eingefügt.“ Wählen Sie Mit Platzhaltern exportieren, um fortzufahren, oder Abbrechen. Die unfertigen Dateien erscheinen als Platzhalterzeilen in der Datei.
- Keine Dateien laufen, aber einige sind fehlgeschlagen oder wurden nie verarbeitet – ein Dialog Unvollständiger Stapel öffnet sich mit der Anzahl der abgeschlossenen, fehlgeschlagenen und nicht verarbeiteten Dateien und vermerkt: „Unfertige Dateien erscheinen als leere Zeilen im Export.“ Von hier aus können Sie Fehlgeschlagene/Unverarbeitete erneut verarbeiten, um sie erneut auszuführen, trotzdem mit Exportieren exportieren oder Abbrechen.
Dieser Check läuft beim Export eines einzelnen Stapels. Beim gemeinsamen Export mehrerer Stapel über den Dialog Stapel-Export wird er nicht angezeigt.
Häufige Fragen
Kann ich beim Export Excel oder Word wählen?
Nein. Es gibt keine Formatoption beim Export; die Datei folgt dem Modus, in dem der Stapel verarbeitet wurde. Ein To Table-Stapel wird als Excel-Arbeitsmappe exportiert, ein To Word-Stapel als Word-Dokument. Für eine Word-Datei verarbeiten Sie die Dateien im To Word-Modus.
Führt der Export die Verarbeitung erneut aus oder kostet er Credits?
Nein. Der Export erstellt eine Datei aus den bereits erzeugten Ergebnissen; er verarbeitet nichts erneut und erhöht nicht die für den Stapel berechneten Credits.
Kann ich einen Stapel exportieren, der noch nicht fertig ist?
Ja. Beim Exportieren eines einzelnen Stapels erscheint zunächst eine Warnung, und jede Datei, die noch läuft, fehlgeschlagen ist oder noch nicht verarbeitet wurde, wird als Platzhalter oder leere Zeile eingefügt, damit die Datei trotzdem geöffnet werden kann. Sie können die unfertigen Dateien auch erneut verarbeiten und erneut exportieren.
Kommen mehrere Stapel als eine Datei oder als viele an?
Als ein Download. Stapel derselben Art werden zu einer einzigen Datei zusammengeführt; eine Mischung aus To Table- und To Word-Stapeln kommt als ein ZIP an, das die Tabelle und das Word-Dokument enthält.
Werden zusammengeführte Ergebnisse beim Export angewendet?
Ja. Wenn die Vorlage des Stapels Multi-Page Merge aktiviert hat, verwendet der Export diese Einstellungen automatisch – es gibt keinen separaten Schalter „Diesen Export zusammenführen“. Siehe Multi-Page Merge.