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Das Video ist auf Englisch (Kommentar und Untertitel).

Ein Collection Link ist ein privater Freigabelink, über den andere Personen Dateien in Ihr Konto senden können. Sie öffnen den Link, geben einen kurzen Verifizierungscode ein und laden hoch – ohne Kontoerstellung oder Anmeldung.

Wann ein Collection Link sinnvoll ist

Verwenden Sie ihn immer dann, wenn Sie Dateien von einem anderen Gerät benötigen und der Absender die Dateien nicht per E-Mail hin- und herschicken oder persönlich vorbeibringen soll. Einige typische Fälle:

• Sie sind Buchhalter und bitten jeden Kunden, die aktuellen Rechnungen und Belege zu senden.
• Sie führen ein kleines Team und sammeln Spesenbelege, Lieferscheine oder Stundenzettel von Mitarbeitern.
• Sie benötigen unterschriebene Verträge oder ID-Seiten von Personen außerhalb Ihres Unternehmens – einzeln, über mehrere Tage verteilt.

Alle vom Absender übermittelten Dateien landen in Ihrer eigenen Dateiliste, gekennzeichnet als vom Collection Link stammend, und unterliegen denselben Verarbeitungsregeln wie Ihre eigenen Uploads.

Link erstellen und teilen

Ihr Konto hat genau einen Collection Link. Sie aktivieren und teilen ihn – auf Seiten des Absenders muss nichts installiert werden.

1. Einstellungen öffnen. Öffnen Sie im Dashboard das Hinzufügen über-Menü neben dem Upload-Button und wählen Sie Collection link. Derselbe Dialog öffnet sich über Einstellungen auf der Collect Link-Karte im Upload-Bereich, unter Oder empfangen über.
2. Link aktivieren. Der Schalter Sammlung aktivieren oben im Dialog steuert, ob der Link aktiv ist. Link, Code und weitere Einstellungen erscheinen erst nach der Aktivierung.
3. Link kopieren. Das Link teilen-Feld enthält die vollständige URL; der Kopieren-Button kopiert sie. Teilen Sie den Link beliebig – per Chat, Formular oder Ausdruck.

Solange der Link aktiv ist, zeigt die Collect Link-Karte im Dashboard ihn mit einem Kopieren-Button und einem Status wie Ein, Automatisch ein oder Vorlage erforderlich. Schalten Sie Sammlung aktivieren aus, wenn Sie fertig sind; der Link nimmt dann keine Übermittlungen mehr an und Besucher sehen eine Seite mit dem Hinweis, dass der Link nicht mehr aktiv ist.

Was die Person sieht, mit der Sie den Link teilen

Der Absender erreicht weder Ihr Dashboard noch Ihre Dateien. Er sieht nur zwei einfache Seiten.

Schritt 1 — die Verifizierungsseite

Beim Öffnen des Links erscheint eine Seite mit dem Titel Senden an Ihr Name mit einem einzigen Feld für den Verifizierungscode und einem Weiter-Button. Es gibt keine Anmeldung, keine E-Mail-Bestätigung und kein Passwort — nur den Code, den Sie zusammen mit dem Link teilen. Ist der Code falsch, zeigt die Seite an, wie viele Versuche noch übrig sind; nach fünf falschen Versuchen wird die Codeeingabe für 15 Minuten gesperrt und der Button zeigt Zu viele Versuche.

Schritt 2 — die Upload-Seite

Nach Eingabe des richtigen Codes öffnet sich die Upload-Seite. Sie zeigt:

• Ihren Hinweis für Absender, falls Sie einen festgelegt haben, in einem hervorgehobenen Feld oben.
• Ein optionales Label-Feld, das der Absender ausfüllen kann, um zu kennzeichnen, was er sendet; das Label wird jedem Dateinamen vorangestellt, damit Sie die Dateien unterscheiden können.
• Einen Drag-and-Drop-Uploadbereich, der Bilder, PDFs, Word- (.docx) und Textdateien (.txt) akzeptiert, sowie einen Foto aufnehmen-Button zum Fotografieren eines Dokuments mit der Handykamera.
• Bei einer PDF eine Seitenauswahl, damit der Absender nur die benötigten Seiten übermitteln kann.

Wenn der Upload abgeschlossen ist, bestätigt die Seite Dateien übermittelt und bietet Weitere Dateien senden an, damit dieselbe Person weiterhin senden kann. Wenn Ihre Sammlung zu viele unverarbeitete Dateien auf einmal enthält, teilt die Seite dem Absender mit, dass der Eigentümer zuerst die vorhandenen Dateien verarbeiten muss.

Empfangene Dateien automatisch verarbeiten

Standardmäßig warten Dateien, die über den Link eintreffen, darauf, dass Sie die Verarbeitung starten — genau wie bei Ihren eigenen Uploads. Wenn Sie im Voraus wissen, welche Vorlage und welchen Modus Sie möchten, aktivieren Sie Automatische Verarbeitung im Collection Link-Dialog, damit jeder Stapel eingehender Dateien von selbst startet.

1. Aktivieren Sie Automatische Verarbeitung im Dialog.
2. Wählen Sie einen Dokumenttyp: Nach Tabelle zum Extrahieren von Spalten oder Nach Word, um die gesamte Seite als bearbeitbares Dokument zurückzugeben.
3. Wenn Sie Nach Tabelle gewählt haben, wählen Sie eine Vorlage. Dies ist der Spaltensatz, gegen den die Dateien des Absenders gelesen werden — siehe Vorlagen und Spalten für die Funktionsweise von Vorlagen und ihren Spalten.

Zwei Dinge sind zur Einrichtung wichtig:

• Nach Tabelle benötigt eine Vorlage. Ohne eine solche kann die App nicht wissen, welche Spalten extrahiert werden sollen, daher zeigt sie eine Warnung an und markiert die Karte als Vorlage erforderlich; Dateien treffen weiterhin ein, warten aber nur darauf, dass Sie sie verarbeiten. Nach Word benötigt keine Vorlage, da die gesamte Seite statt bestimmter Spalten zurückgegeben wird.
• Die automatische Verarbeitung verbraucht Credits wie jeder andere Durchlauf. Jede empfangene Datei wird bei der Verarbeitung zum Credits-Satz Ihres Kontos berechnet. Wenn das Konto keine Credits verfügbar hat, bleiben die Dateien in der Warteschlange, bis welche vorhanden sind.

Dateien werden nicht sofort verarbeitet, wenn eine eintrifft. Die App wartet etwa eine Minute nach dem Eintreffen der letzten Datei, sodass eine Gruppe, die zusammen eintrifft, als ein Durchlauf behandelt wird, und startet diesen dann automatisch. Wenn Sie die ausgewählte Vorlage löschen, entfernt die App die Auswahl und fordert Sie auf, beim nächsten Öffnen des Dialogs eine neue zu wählen.

Wo die empfangenen Dateien ankommen

Über den Link übermittelte Dateien gelangen wie jeder andere Upload in Ihr Konto. Sie werden zusammen mit den anderen eingehenden Quellen in einem Stapel gruppiert, sodass eine Reihe von Übermittlungen den aktuellsten Stapel nutzen kann, solange dieser noch unverarbeitet ist und Platz hat; sobald die Verarbeitung dieses Stapels beginnt oder er voll ist, startet die nächste Übermittlung einen neuen Stapel. Siehe Stapel für Informationen zur Gruppierung und Benennung von Stapeln.

Um sie zu finden, verwenden Sie den Filter Quelle im Dateien-Bereich und wählen Sie Collect Link; jeder solche Stapel trägt außerdem ein C-Abzeichen, damit Sie ihn auf einen Blick erkennen. Die geltenden Stapelkapazitäts- und Dateigrößenlimits sind dieselben wie für Ihre eigenen Uploads – siehe Grenzen und Spezifikationen.

Häufige Fragen

Benötigt der Absender ein Konto?

Nein. Er benötigt nur den Link und den Verifizierungscode. Er kann weder Ihre Dateien, Ihre Stapel noch Ihre Ergebnisse sehen.

Wie kann ich das Annehmen von Dateien stoppen?

Deaktivieren Sie Sammlung aktivieren im Dialog. Der Link funktioniert sofort nicht mehr und Besucher sehen eine Seite, die besagt, dass er nicht mehr aktiv ist. Ihre vorhandenen Dateien und Stapel bleiben unberührt.

Kann ich den Code ändern, ohne einen neuen Link zu senden?

Ja. Verwenden Sie die Aktualisieren-Schaltfläche neben dem Verifizierungscode, um einen neuen zu generieren. Der Link selbst bleibt gleich, und der alte Code funktioniert für neue Versuche nicht mehr – teilen Sie den neuen Code allen mit, die noch Dateien senden müssen.

Wofür ist der Hinweis?

Er ist eine optionale Anleitung, die dem Absender oben auf der Upload-Seite angezeigt wird – zum Beispiel, welche Dokumente Sie diesen Monat erwarten. Er wird im Feld Hinweis für Absender des Dialogs festgelegt und kann bis zu 200 Zeichen lang sein.