Ein Sammellink ist ein privater Freigabelink, über den andere Personen Dateien in Ihr Konto senden können. Sie öffnen den Link, geben einen kurzen Verifizierungscode ein und laden hoch – ohne Kontoerstellung oder Anmeldung.

Wann Sie einen Sammellink verwenden

Verwenden Sie ihn immer dann, wenn sich die benötigten Dateien auf dem Gerät einer anderen Person befinden und Sie nicht möchten, dass diese die Dateien per E-Mail hin- und herschickt oder persönlich vorbeibringt. Einige häufige Anwendungsfälle:

• Sie sind Buchhalter und bitten jeden Kunden, die Rechnungen und Belege des Monats zu senden.
• Sie leiten ein kleines Team und sammeln Spesenbelege, Lieferscheine oder Stundenzettel von Mitarbeitern.
• Sie benötigen unterschriebene Verträge oder ID-Seiten von Personen außerhalb Ihres Unternehmens – einzeln, über mehrere Tage verteilt.

Alles, was der Absender übermittelt, landet in Ihrer eigenen Dateiliste, wird als vom Sammellink stammend gekennzeichnet und folgt denselben Verarbeitungsregeln wie Ihre eigenen Uploads.

Link erstellen und teilen

Ihr Konto verfügt über einen Collection Link. Sie aktivieren ihn und teilen ihn – auf der Senderseite muss nichts installiert werden.

1. Einstellungen öffnen. Öffnen Sie im Dashboard das Hinzufügen über-Menü neben der Upload-Schaltfläche und wählen Sie Collection Link. Derselbe Dialog öffnet sich über Einstellungen auf der Collect Link-Karte im Upload-Bereich, unter Oder empfangen über.
2. Aktivieren. Der Schalter Sammlung aktivieren oben im Dialog steuert, ob der Link aktiv ist. Link, Code und weitere Einstellungen erscheinen, sobald er aktiviert ist.
3. Link kopieren. Das Link teilen-Feld enthält die vollständige URL; der Kopieren-Button kopiert sie. Teilen Sie den Link, wie Sie möchten – per Chat, Formular oder ausgedrucktem Blatt.

Solange der Link aktiv ist, zeigt die Collect Link-Karte im Dashboard ihn mit einem Kopieren-Button und einem Status wie Ein, Automatisch ein oder Vorlage erforderlich. Schalten Sie Sammlung aktivieren aus, wenn Sie mit dem Sammeln fertig sind; der Link nimmt dann keine Übermittlungen mehr an und Besucher sehen eine Seite, die besagt, dass der Link nicht mehr aktiv ist.

Was die Person sieht, mit der Sie den Link teilen

Der Absender gelangt nie zu Ihrem Dashboard oder Ihren Dateien. Er sieht zwei einfache Seiten.

Schritt 1 – die Verifizierungsseite

Beim Öffnen des Links erscheint eine Seite mit dem Titel Senden an Ihr Name mit einem einzigen Verifizierungscode-Feld und einem Weiter-Button. Es gibt keine Anmeldung, keine E-Mail-Bestätigung und kein Passwort – nur den Code, den Sie zusammen mit dem Link teilen. Ist der Code falsch, zeigt die Seite an, wie viele Versuche übrig sind; nach fünf falschen Versuchen wird die Codeeingabe für 15 Minuten gesperrt und der Button zeigt Zu viele Versuche.

Schritt 2 — die Upload-Seite

Nach Eingabe des korrekten Codes öffnet sich die Upload-Seite. Sie zeigt:

• Ihren Hinweis für Absender, falls Sie einen festgelegt haben, in einem hervorgehobenen Feld oben.
• Ein optionales Beschriftungsfeld, das der Absender ausfüllen kann, um zu kennzeichnen, was er sendet; die Beschriftung wird jedem Dateinamen vorangestellt, damit Sie die Dateien unterscheiden können.
• Einen Drag-and-Drop-Uploadbereich, der Bilder, PDFs, Word-Dateien (.docx) und Textdateien (.txt) akzeptiert, sowie einen Foto aufnehmen-Button zum Fotografieren eines Dokuments mit der Handykamera.
• Bei PDFs eine Seitenauswahl, damit der Absender nur die benötigten Seiten übermitteln kann.

Wenn der Upload abgeschlossen ist, bestätigt die Seite Dateien übermittelt und bietet Weitere Dateien senden an, damit dieselbe Person weiterhin senden kann. Wenn Ihre Sammlung zu viele unverarbeitete Dateien auf einmal enthält, teilt die Seite dem Absender mit, dass der Eigentümer zuerst die vorhandenen Dateien verarbeiten muss.

Automatische Verarbeitung empfangener Dateien

Standardmäßig warten Dateien, die über den Link eintreffen, darauf, dass Sie die Verarbeitung starten — genau wie bei Ihren eigenen Uploads. Wenn Sie im Voraus wissen, welche Vorlage und welchen Modus Sie möchten, aktivieren Sie Automatische Verarbeitung im Collection Link-Dialog, damit jeder eintreffende Stapel von selbst startet.

1. Aktivieren Sie Automatische Verarbeitung im Dialog.
2. Wählen Sie einen Dokumenttyp: Nach Tabelle zum Extrahieren von Spalten oder Nach Word, um die gesamte Seite als bearbeitbares Dokument zurückzugeben.
3. Wenn Sie Nach Tabelle gewählt haben, wählen Sie eine Vorlage. Dies ist der Spaltensatz, gegen den die Dateien des Absenders gelesen werden — siehe Vorlagen und Spalten für Informationen zur Funktionsweise von Vorlagen und ihren Spalten.

Zwei Dinge sind zur Einrichtung wichtig:

• Nach Tabelle benötigt eine Vorlage. Ohne eine solche kann die App nicht wissen, welche Spalten extrahiert werden sollen, daher zeigt sie eine Warnung an und markiert die Karte als Vorlage erforderlich; Dateien treffen weiterhin ein, warten aber nur darauf, von Ihnen verarbeitet zu werden. Nach Word benötigt keine Vorlage, da die gesamte Seite statt bestimmter Spalten zurückgegeben wird.
• Automatische Verarbeitung verbraucht Credits wie jeder andere Durchlauf. Jede empfangene Datei wird bei der Verarbeitung zum Credits-Satz Ihres Kontos berechnet. Wenn das Konto keine Credits verfügbar hat, bleiben die Dateien in der Warteschlange, bis welche vorhanden sind.

Dateien werden nicht sofort verarbeitet, wenn eine eintrifft. Die App wartet etwa eine Minute nach dem Eintreffen der letzten Datei, sodass eine Gruppe, die zusammen eintrifft, als ein Durchlauf behandelt und dann automatisch gestartet wird. Wenn Sie die ausgewählte Vorlage löschen, löscht die App die Auswahl und fordert Sie beim nächsten Öffnen des Dialogs auf, eine neue zu wählen.

Wo die empfangenen Dateien ankommen

Über den Link übermittelte Dateien werden wie jeder andere Upload Ihrem Konto hinzugefügt. Sie werden zusammen mit den anderen eingehenden Quellen in einem Stapel gruppiert, sodass eine Reihe von Übermittlungen den letzten Stapel gemeinsam nutzen kann, solange dieser noch unverarbeitet ist und Platz bietet; sobald die Verarbeitung dieses Stapels beginnt oder er voll ist, startet die nächste Übermittlung einen neuen Stapel. Siehe Stapel für Informationen zur Gruppierung und Benennung von Stapeln.

Um sie zu finden, verwenden Sie den Quelle-Filter im Dateien-Bereich und wählen Sie Collect Link; jeder solche Stapel trägt außerdem ein C-Abzeichen, damit Sie ihn auf einen Blick erkennen. Die geltenden Stapelkapazitäts- und Dateigrößenlimits sind dieselben wie für Ihre eigenen Uploads – siehe Grenzen und Spezifikationen.

Häufige Fragen

Benötigt der Absender ein Konto?

Nein. Er benötigt nur den Link und den Verifizierungscode. Er kann Ihre Dateien, Ihre Stapel oder Ihre Ergebnisse nicht sehen.

Wie kann ich das Annehmen von Dateien stoppen?

Deaktivieren Sie Sammlung aktivieren im Dialog. Der Link funktioniert sofort nicht mehr und Besucher sehen eine Seite, die besagt, dass er nicht mehr aktiv ist. Ihre vorhandenen Dateien und Stapel bleiben unberührt.

Kann ich den Code ändern, ohne einen neuen Link zu senden?

Ja. Verwenden Sie die Aktualisieren-Schaltfläche neben dem Verifizierungscode, um einen neuen zu generieren. Der Link selbst bleibt gleich, und der alte Code funktioniert für neue Versuche nicht mehr – teilen Sie den neuen Code allen mit, die noch etwas übermitteln müssen.

Wofür ist der Hinweis?

Er ist eine optionale Anleitung, die dem Absender oben auf der Upload-Seite angezeigt wird – zum Beispiel, welche Dokumente Sie diesen Monat erwarten. Er wird im Feld Hinweis für Absender des Dialogs festgelegt und kann bis zu 200 Zeichen lang sein.