Collection Linkは、他の人があなたのアカウントにファイルを送信できるようにするプライベート共有リンクです。相手はリンクを開き、短い認証コードを入力してアップロードするだけで、アカウントの作成やサインインは不要です。
Collection Linkを使用する場合
必要なファイルが他の人のデバイスにあり、メールでファイルをやり取りしたり、わざわざ席まで行ったりしたくない場合に使用します。よくあるケースをいくつか紹介します。
- 会計士が各クライアントに今月の請求書と領収書を送ってもらう場合。
- 少人数のチームを運営し、スタッフから経費の領収書、納品書、タイムシートを集める場合。
- 社外の人から署名済みの契約書やIDページを、数日間にわたって1件ずつ受け取る必要がある場合。
送信者が送信したものはすべて、お客様のファイルリストにCollection Linkからの送信としてタグ付けされ、お客様自身のアップロードと同じ処理ルールに従います。
リンクの作成と共有
お客様のアカウントにはCollection Linkが1つあります。オンにして共有するだけで、送信者側にインストールするものはありません。
- 設定を開きます。ダッシュボードで、アップロードボタンの横にある追加方法メニューを開き、Collection Linkを選択します。同じダイアログは、アップロードパネルのCollect Linkカードにある設定からも開けます（または受信方法の下にあります）。
- オンにします。ダイアログ上部のコレクションを有効にするスイッチで、リンクが有効かどうかを制御します。オンにすると、リンク、コード、その他の設定が表示されます。
- リンクをコピーします。共有リンクフィールドに完全なURLが表示され、コピーボタンでコピーできます。チャット、フォーム、印刷物など、お好きな方法で送信してください。
リンクがオンの間、ダッシュボードのCollect Linkカードには、コピーボタンとともにオン、自動オン、テンプレートが必要などのステータスが表示されます。収集が完了したらコレクションを有効にするをオフにします。リンクは送信の受け付けを停止し、訪問者にはリンクが無効になったことを示すページが表示されます。
共有相手に表示される内容
送信者はお客様のダッシュボードやファイルにアクセスできません。表示されるのはシンプルな2つのページのみです。
ステップ1 — 認証ページ
リンクを開くと、お客様の名前に送信というタイトルのページが表示され、認証コードフィールドと続行ボタンがあります。サインアップもメール確認もパスワードも不要で、リンクと一緒に共有するコードだけが必要です。コードが間違っている場合、ページには残りの試行回数が表示されます。5回間違えるとコード入力は15分間ロックされ、ボタンには試行回数が多すぎますと表示されます。
ステップ2 — アップロードページ
正しいコードを入力すると、アップロードページが開きます。ここには次のものが表示されます：
- 設定した場合、上部のハイライトされたボックスに送信者へのメモが表示されます。
- 送信者が内容をタグ付けするための任意のラベルフィールド。ラベルは各ファイル名の先頭に付加され、ファイルを区別できるようにします。
- 画像、PDF、Word（
.docx）、テキスト（.txt）ファイルを受け付けるドラッグ＆ドロップのアップロードエリアと、スマートフォンのカメラで書類を撮影するための写真を撮るボタン。 - PDFの場合、送信者が必要なページだけを送信できるページ選択機能。
アップロードが完了すると、ページはファイルが送信されましたと表示し、同じ人が引き続き送信できるようにさらにファイルを送信を提供します。コレクションが未処理のファイルを一度に多く保持しすぎている場合、ページは送信者に、所有者が既存のファイルを先に処理する必要があることを伝えます。
受信ファイルを自動処理する
デフォルトでは、リンクを通じて届いたファイルは、自分のアップロードと同様に、処理を開始するまで待機します。使用するテンプレートとモードを事前に把握している場合は、Collection Linkダイアログで自動処理をオンにして、各バッチの到着が自動的に開始されるようにします。
- ダイアログで自動処理をオンにします。
- ドキュメントタイプを選択します：列を抽出する場合はテーブルに変換、ページ全体を編集可能なドキュメントとして返す場合はWordに変換。
- テーブルに変換を選択した場合は、テンプレートを選択します。これは送信者のファイルが照合される列セットです。テンプレートとその列の仕組みについては、テンプレートと列を参照してください。
設定について知っておくべきことが2つあります：
- テーブルに変換にはテンプレートが必要です。テンプレートがないと、アプリはどの列を抽出すべきか判断できないため、警告を表示してカードをテンプレートが必要とマークします。ファイルは引き続き届きますが、処理されるまで待機します。Wordに変換は特定の列ではなくページ全体を返すため、テンプレートは不要です。
- 自動処理は他の実行と同様にクレジットを使用します。受信した各ファイルは、処理時にアカウントのクレジットレートで課金されます。アカウントに利用可能なクレジットがない場合、ファイルはクレジットが利用可能になるまでキューに残ります。
ファイルは到着した瞬間に処理されるわけではありません。アプリは最後のファイルが到着してから約1分間待機し、一緒に届いたグループを1回の実行として扱い、自動的に開始します。選択していたテンプレートを削除した場合、アプリは選択をクリアし、次回ダイアログを開いたときに新しいテンプレートを選択するよう通知します。
受信ファイルの保存先
リンクを通じて送信されたファイルは、他のアップロードと同様にアカウントに追加されます。これらは他の受信元と一緒にバッチにグループ化されるため、一連の送信は、そのバッチがまだ未処理で空きがある間は最新のバッチを共有できます。そのバッチの処理が開始されるか、バッチがいっぱいになると、次の送信は新しいバッチを開始します。バッチのグループ化と命名方法については、バッチを参照してください。
ファイルを見つけるには、ファイルパネルのソースフィルタを使用してCollect Linkを選択します。各バッチにはCバッジも付いているため、一目で識別できます。適用されるバッチ容量とファイルサイズの制限は、ご自身のアップロードと同じです。制限と仕様を参照してください。
よくある質問
送信者にアカウントは必要ですか？
いいえ。リンクと認証コードのみが必要です。送信者はお客様のファイル、バッチ、結果を閲覧することはできません。
ファイルの受付を停止するにはどうすればよいですか？
ダイアログでコレクションを有効にするをオフにします。リンクはすぐに機能しなくなり、訪問者には無効になったことを示すページが表示されます。既存のファイルとバッチは影響を受けません。
新しいリンクを送信せずにコードを変更できますか？
はい。認証コードの横にある更新ボタンを使用して新しいコードを生成できます。リンク自体は同じままで、新しい試行では古いコードは機能しなくなります。送信が必要な方には新しいコードを共有してください。
メモの目的は何ですか？
これはアップロードページの上部に送信者に表示される任意のガイダンスです。たとえば、今月受け付ける予定のドキュメントなどを指定できます。ダイアログの送信者へのメモフィールドで設定でき、最大200文字まで入力できます。