Un Enlace de Recopilación es un enlace de uso privado que permite que otras personas envíen archivos a su cuenta. Abren el enlace, ingresan un código de verificación breve y suben los archivos; no crean una cuenta ni inician sesión.

Cuándo usar un Enlace de Recopilación

Úselo siempre que los archivos que necesita estén en el dispositivo de otra persona y prefiera que no los envíe por correo electrónico de un lado a otro ni tenga que acercarse a su escritorio. Algunos casos comunes:

• Usted es contador y pide a cada cliente que envíe las facturas y los recibos de este mes.
• Usted dirige un equipo pequeño y recopila recibos de gastos, notas de entrega u hojas de horas del personal.
• Necesita contratos firmados o páginas de identificación de personas fuera de su empresa, de una en una, durante varios días.

Todo lo que envía el remitente llega a su propia lista de archivos, etiquetado como proveniente del Enlace de Recopilación, y sigue las mismas reglas de procesamiento que sus propias cargas.

Crear y compartir el enlace

Tu cuenta tiene un Collection Link. Lo activas y lo compartes; no hay nada que instalar en el lado del remitente.

1. Abre la configuración. En el panel, abre el menú Agregar mediante junto al botón de subida y elige Collection Link. El mismo diálogo se abre desde Configuración en la tarjeta Collect Link del panel de subida, bajo O recibir mediante.
2. Actívalo. El interruptor Habilitar recopilación en la parte superior del diálogo controla si el enlace está activo. El enlace, el código y otros ajustes aparecen una vez que está activado.
3. Copia el enlace. El campo Enlace para compartir contiene la URL completa; el botón Copiar la copia. Envíalo como prefieras: chat, formulario, hoja impresa.

Mientras el enlace esté activo, la tarjeta Collect Link del panel lo muestra con un botón Copiar y un estado como Activado, Activación automática o Plantilla necesaria. Desactiva Habilitar recopilación cuando termines de recopilar; el enlace dejará de aceptar envíos y los visitantes verán una página que indica que el enlace ya no está activo.

Lo que ve la persona con quien lo compartes

El remitente nunca accede a tu panel ni a tus archivos. Ve dos páginas sencillas.

Paso 1: la página de verificación

Al abrir el enlace se muestra una página titulada Enviar a tu nombre con un único campo Código de verificación y un botón Continuar. No hay registro, confirmación por correo ni contraseña: solo el código que compartes junto con el enlace. Si el código es incorrecto, la página indica cuántos intentos quedan; después de cinco intentos fallidos, la entrada del código se bloquea durante 15 minutos y el botón muestra Demasiados intentos.

Paso 2: la página de carga

Después de ingresar el código correcto, se abre la página de carga. Muestra:

• Tu Nota para los remitentes, si configuraste una, en un recuadro resaltado en la parte superior.
• Un campo Etiqueta opcional que el remitente puede completar para identificar lo que envía; la etiqueta se antepone a cada nombre de archivo para que puedas distinguirlos.
• Un área de carga de arrastrar y soltar que acepta imágenes, PDF, Word (.docx) y texto (.txt), además de un botón Tomar foto para capturar un documento con la cámara del teléfono.
• Para un PDF, un selector de páginas para que el remitente envíe solo las páginas que necesitas.

Cuando la carga finaliza, la página confirma archivos enviados y ofrece Enviar más archivos para que la misma persona pueda seguir enviando. Si tu recopilación tiene demasiados archivos sin procesar a la vez, la página le indica al remitente que el propietario debe procesar primero los archivos existentes.

Procesar automáticamente los archivos recibidos

De forma predeterminada, los archivos que llegan a través del enlace esperan a que inicies el procesamiento, igual que tus propias cargas. Si sabes de antemano qué plantilla y modo quieres, activa Procesamiento automático en el diálogo de Collection Link para que cada lote de archivos entrantes comience por sí solo.

1. Activa Procesamiento automático en el diálogo.
2. Elige un Tipo de documento: A Tabla para extraer columnas, o A Word para devolver la página completa como documento editable.
3. Si elegiste A Tabla, selecciona una Plantilla. Este es el conjunto de columnas con el que se leerán los archivos del remitente; consulta Plantillas y columnas para saber cómo funcionan las plantillas y sus columnas.

Dos cosas importantes sobre la configuración:

• A Tabla necesita una plantilla. Sin una, la aplicación no puede saber qué columnas extraer, por lo que muestra una advertencia y marca la tarjeta como Plantilla necesaria; los archivos siguen llegando, pero esperan a que los proceses. A Word no necesita plantilla, porque devuelve la página completa en lugar de columnas específicas.
• El procesamiento automático usa créditos como cualquier otra ejecución. Cada archivo recibido se cobra según la tarifa de créditos de tu cuenta cuando se procesa. Si la cuenta no tiene créditos disponibles, los archivos permanecen en cola hasta que los haya.

Los archivos no se procesan en el instante en que llegan. La aplicación espera aproximadamente un minuto después de que llegue el último archivo, de modo que un grupo que llega junto se trate como una sola ejecución y luego la inicia automáticamente. Si eliminas la plantilla que habías seleccionado, la aplicación borra la elección y te pide que elijas una nueva la próxima vez que abras el diálogo.

Dónde llegan los archivos recibidos

Los archivos enviados a través del enlace se incorporan a su cuenta como cualquier otra carga. Se agrupan en un lote junto con las demás fuentes entrantes, de modo que una serie de envíos puede compartir el lote más reciente mientras este aún no se haya procesado y tenga espacio; una vez que comienza el procesamiento de ese lote, o cuando se llena, el siguiente envío inicia un lote nuevo. Consulte Lotes para saber cómo se agrupan y nombran los lotes.

Para encontrarlos, use el filtro Fuente en el Panel de archivos y elija Collect Link; cada uno de estos lotes también lleva una insignia C para que pueda identificarlo de un vistazo. La capacidad del lote y los límites de tamaño de archivo que se aplican son los mismos que para sus propias cargas; consulte Límites y especificaciones.

Preguntas frecuentes

¿El remitente necesita una cuenta?

No. Solo necesita el enlace y el código de verificación. No puede ver sus archivos, sus lotes ni sus resultados.

¿Cómo dejo de aceptar archivos?

Desactive Habilitar recopilación en el diálogo. El enlace deja de funcionar de inmediato y los visitantes ven una página que indica que ya no está activo. Sus archivos y lotes existentes no se ven afectados.

¿Puedo cambiar el código sin enviar un enlace nuevo?

Sí. Use el botón de actualizar junto al Código de verificación para generar uno nuevo. El enlace sigue siendo el mismo y el código anterior deja de funcionar para nuevos intentos; comparta el código nuevo con quienes aún necesiten enviar archivos.

¿Para qué sirve la nota?

Es una guía opcional que se muestra al remitente en la parte superior de la página de carga; por ejemplo, qué documentos espera este mes. Se configura en el campo Nota para los remitentes del diálogo y puede tener hasta 200 caracteres.