Tutoriales en vídeo
El vídeo está en inglés (narración y subtítulos).
Un Collection Link es un enlace privado para compartir que permite que otras personas envíen archivos a su cuenta. Abren el enlace, ingresan un código de verificación breve y cargan los archivos — sin crear una cuenta ni iniciar sesión.
Cuándo usar un Collection Link
Úselo siempre que los archivos que necesita estén en el dispositivo de otra persona y prefiera que no le envíen los archivos por correo una y otra vez ni tengan que acercarse a su escritorio. Algunos casos comunes:
- Es contador y le pide a cada cliente que envíe las facturas y los recibos de este mes.
- Dirige un equipo pequeño y recopila recibos de gastos, notas de entrega u hojas de horas del personal.
- Necesita contratos firmados o páginas de identificación de personas fuera de su empresa, de una en una, a lo largo de varios días.
Todo lo que envía el remitente llega a su propia lista de archivos, etiquetado como proveniente del Collection Link, y sigue las mismas reglas de procesamiento que sus propias cargas.
Crear y compartir el enlace
Su cuenta tiene un único Collection Link. Lo activa y lo comparte: no hay nada que instalar en el lado del remitente.
- Abra la configuración. En el panel, abra el menú Agregar mediante junto al botón de carga y elija Collection link. El mismo diálogo se abre desde Configuración en la tarjeta Collect Link del panel de carga, en O recibir mediante.
- Actívelo. El interruptor Habilitar recopilación en la parte superior del diálogo controla si el enlace está activo. El enlace, el código y otras configuraciones aparecen una vez que está activado.
- Copie el enlace. El campo Enlace para compartir contiene la URL completa; el botón Copiar la copia. Envíela como prefiera: chat, formulario u hoja impresa.
Mientras el enlace está activo, la tarjeta Collect Link del panel lo muestra con un botón Copiar y un estado como Activado, Activación automática o Plantilla necesaria. Desactive Habilitar recopilación cuando termine de recopilar; el enlace deja de aceptar envíos y los visitantes ven una página que indica que el enlace ya no está activo.
Lo que ve la persona con quien lo compartes
El remitente nunca llega a tu panel ni a tus archivos. Solo ve dos páginas sencillas.
Paso 1: la página de verificación
Al abrir el enlace se muestra una página titulada Enviar a tu nombre con un único campo de Código de verificación y un botón de Continuar. No hay registro, ni confirmación por correo, ni contraseña: solo el código que compartes junto con el enlace. Si el código es incorrecto, la página indica cuántos intentos quedan; después de cinco intentos fallidos, la entrada del código se bloquea durante 15 minutos y el botón muestra Demasiados intentos.
Paso 2: la página de carga
Tras introducir el código correcto, se abre la página de carga, que muestra:
- Tu Nota para los remitentes, si la configuraste, en un recuadro resaltado en la parte superior.
- Un campo opcional de Etiqueta que el remitente puede rellenar para etiquetar lo que envía; la etiqueta se añade al principio de cada nombre de archivo para que puedas distinguirlos.
- Una zona de carga por arrastrar y soltar que acepta imágenes, PDF, Word (
.docx) y texto (.txt), además de un botón de Tomar foto para fotografiar un documento con la cámara del teléfono. - Para PDF, un selector de páginas para que el remitente envíe solo las páginas que necesitas.
Cuando la carga termina, la página confirma los archivos enviados y ofrece Enviar más archivos para que la misma persona pueda seguir enviando. Si tu recopilación tiene demasiados archivos sin procesar a la vez, la página le indica al remitente que el propietario debe procesar primero los archivos existentes.
Hacer que los archivos recibidos se procesen automáticamente
De forma predeterminada, los archivos que llegan a través del enlace esperan a que inicies el procesamiento, igual que tus propias cargas. Si sabes de antemano qué plantilla y modo quieres, activa Procesamiento automático en el diálogo de Collection Link para que cada lote de archivos entrantes se inicie por sí solo.
- Activa Procesamiento automático en el diálogo.
- Elige un Tipo de documento: A Tabla para extraer columnas, o A Word para devolver la página completa como documento editable.
- Si elegiste A Tabla, selecciona una plantilla. Este es el conjunto de columnas con el que se leerán los archivos del remitente; consulta Plantillas y columnas para saber cómo funcionan las plantillas y sus columnas.
Dos cosas conviene saber sobre la configuración:
- A Tabla necesita una plantilla. Sin una, la aplicación no puede saber qué columnas extraer, por lo que muestra una advertencia y marca la tarjeta como Plantilla necesaria; los archivos siguen llegando, pero esperan a que los proceses. A Word no necesita plantilla, porque devuelve la página completa en lugar de columnas específicas.
- El procesamiento automático usa créditos como cualquier otra ejecución. Cada archivo recibido se cobra según la tarifa de créditos de tu cuenta cuando se procesa. Si la cuenta no tiene créditos disponibles, los archivos permanecen en cola hasta que los haya.
Los archivos no se procesan en el instante en que llegan. La aplicación espera aproximadamente un minuto después de que llegue el último archivo, de modo que un grupo que entra junto se trata como una sola ejecución y luego la inicia automáticamente. Si eliminas la plantilla que habías seleccionado, la aplicación borra la elección y te pide que elijas una nueva la próxima vez que abras el diálogo.
Dónde llegan los archivos recibidos
Los archivos enviados mediante el enlace se incorporan a tu cuenta como cualquier otra subida. Se agrupan en un lote junto con las demás fuentes entrantes, de modo que una serie de envíos puede compartir el lote más reciente mientras este aún no se haya procesado y tenga espacio; una vez que el procesamiento comienza en ese lote, o este se llena, el siguiente envío inicia un lote nuevo. Consulta Lotes para ver cómo se agrupan y nombran los lotes.
Para encontrarlos, usa el filtro Origen en el Panel de archivos y elige Collect Link; cada uno de estos lotes también lleva una Insignia C para que puedas identificarlo de un vistazo. Los límites de capacidad del lote y de tamaño de archivo son los mismos que para tus propias subidas; consulta Límites y especificaciones.
Preguntas frecuentes
¿El remitente necesita una cuenta?
No. Solo necesita el enlace y el código de verificación. No puede ver tus archivos, tus lotes ni tus resultados.
¿Cómo dejo de aceptar archivos?
Desactiva Habilitar recopilación en el diálogo. El enlace deja de funcionar de inmediato y los visitantes ven una página que indica que ya no está activo. Tus archivos y lotes existentes no se modifican.
¿Puedo cambiar el código sin enviar un enlace nuevo?
Sí. Usa el botón de actualizar junto al Código de verificación para generar uno nuevo. El enlace en sí sigue siendo el mismo, y el código anterior deja de funcionar para nuevos intentos: comparte el código nuevo con quien aún necesite enviar archivos.
¿Para qué sirve la nota?
Es una guía opcional que se muestra al remitente en la parte superior de la página de subida; por ejemplo, qué documentos esperas este mes. Se define en el campo Nota para los remitentes del diálogo y puede tener hasta 200 caracteres.