Cada cuenta tiene su propia dirección de Email Inbox. Reenvíe un correo a esa dirección — o compártala con un proveedor o cliente — y sus archivos adjuntos llegarán a su cuenta como archivos, listos para procesar. Las personas que envían a esa dirección no necesitan una cuenta y nunca ven su panel de control.
Dónde encontrar la dirección de su bandeja de entrada
La dirección se crea automáticamente para su cuenta. Abra el panel de control y use cualquiera de estas dos vías:
- Abra el menú Agregar mediante junto al botón de carga y elija Email inbox.
- En el panel de carga, busque la tarjeta Email Inbox bajo O recibir mediante y haga clic en Configuración.
Ambas opciones abren el diálogo de Email Inbox. La dirección de su bandeja de entrada se muestra allí con un botón de Copiar — tiene el formato [email protected], compuesta por el prefijo del correo de su cuenta más un código corto de cuenta. El mismo diálogo contiene todos los ajustes descritos a continuación.
Dos controles gobiernan la dirección en sí:
- Habilitar bandeja de entrada — el interruptor principal. Si lo desactiva, el correo enviado a la dirección no se recogerá.
- Regenerar dirección — emite una nueva dirección. La anterior deja de funcionar de inmediato, por lo que cualquier persona que la tuviera necesitará la nueva.
Para enviar archivos, reenvíe un correo desde su propia bandeja a la dirección, o comparta la dirección directamente con la persona que tiene los documentos. Los archivos adjuntos se recogen en segundo plano; nadie necesita iniciar sesión en el lado del remitente.
Qué archivos adjuntos se aceptan
Se aceptan imágenes, PDF, documentos de Word y archivos de texto plano. El formato binario antiguo .doc no se acepta: ábrelo en Word y guárdalo como .docx primero.
Lo que cuenta como archivo adjunto depende de su tipo. Una imagen es un solo archivo. Un PDF se divide en páginas, y cada página se convierte en su propio documento (un archivo) — así, un PDF de 10 páginas llega como 10 archivos en el mismo lote, usando 10 de los espacios de ese lote en lugar de convertirse en 10 lotes. Cada uno de esos archivos se procesa por separado y puede generar una fila de resultados o varias, según lo que contenga su página. Un archivo de Word o de texto se convierte primero en páginas, y cada una de esas páginas es igualmente un archivo.
| Archivo adjunto | Límite |
|---|---|
| Imagen (JPEG, PNG, WebP y otros formatos comunes) | Una imagen es un archivo. Una imagen que el servidor no puede decodificar se rechaza. |
| PDF, incluidos los PDF que solo se abren con contraseña | Hasta 1,000 páginas y 50 MB por PDF |
Word (.docx) | 50 páginas por archivo después de la conversión |
Texto plano (.txt) | 50 páginas por archivo después de la conversión |
Todos los archivos adjuntos de un solo correo también deben caber dentro de la capacidad de lote de tu plan: el mismo máximo por lote que se aplica a una carga desde el panel. Si el total lo supera, el correo se rechaza con una nota que sugiere dividir los archivos en varios correos. Consulta Límites y especificaciones para ver las cifras por lote.
Por qué el límite de PDF del correo es más alto. La cifra de 1,000 páginas y 50 MB se aplica solo a un PDF que ya era PDF cuando llegó. Un archivo adjunto de Word o texto es diferente: debe convertirse en páginas antes de poder procesarse, y esa conversión es el paso más lento, por lo que mantiene el límite estándar de 50 páginas por archivo que se usa en el resto del producto. Si un archivo de Word o texto enviado por correo se convierte en más de 50 páginas, se rechaza con una nota que pide dividirlo. Consulta Carga de documentos para ver cómo se aplican los mismos límites a una carga normal.
De forma predeterminada, la bandeja de entrada solo lee archivos adjuntos reales; un correo sin archivo adjunto se rechaza con una nota. En Qué procesar del diálogo puedes cambiar esto a Texto del correo (solo se procesa el cuerpo del correo y los archivos adjuntos se ignoran incluso si están presentes) o Ambos (los archivos adjuntos y el cuerpo se convierten cada uno en su propio elemento).
Procesamiento automático del correo entrante
De forma predeterminada, los archivos adjuntos que llegan por correo permanecen en su lista de Archivos hasta que usted comience a procesarlos, exactamente igual que sus propias cargas. Si sabe de antemano qué columnas desea, active Procesamiento automático en el diálogo de Email Inbox y elija una Plantilla. Cada lote entrante comienza entonces por sí solo.
- Active Procesamiento automático.
- Elija una Plantilla. Este es el conjunto de columnas con el que se leen los archivos adjuntos; consulte Plantillas y columnas para saber cómo funcionan las plantillas y sus columnas.
Algunas cosas que vale la pena saber:
- Se requiere una plantilla. El procesamiento automático extrae un conjunto fijo de columnas, por lo que sin una plantilla seleccionada la aplicación no puede saber qué buscar. Los correos siguen llegando y quedan en cola, pero nada comienza automáticamente; el diálogo advierte sobre esto y la tarjeta del panel se marca como Se necesita plantilla.
- Las llegadas se agrupan, no se procesan una por una. La aplicación espera unos diez segundos después de que llegue el último archivo, de modo que un conjunto de archivos adjuntos que llega junto se trata como una sola ejecución.
- El procesamiento automático utiliza créditos como cualquier otra ejecución. Cada archivo se cobra a la tarifa de su cuenta cuando se procesa. Si la cuenta no tiene créditos disponibles, los archivos permanecen en cola hasta que los haya.
- Los archivos recibidos se unen al lote más reciente de Email Inbox mientras este aún no se haya procesado y tenga espacio; una vez que el procesamiento ha comenzado en ese lote, o este se llena, la siguiente llegada inicia un nuevo lote. Consulte Lotes para saber cómo se agrupan y nombran los lotes entrantes.
- Si elimina la plantilla seleccionada, la aplicación borra la elección y le pide que elija una nueva la próxima vez que abra el diálogo.
Restringir quién puede enviar a su bandeja de entrada
La lista de remitentes aprobados es opcional y está desactivada de forma predeterminada. Con ella desactivada, se acepta correo a su dirección de cualquier remitente (sujeto a las verificaciones habituales de remitente). Actívela para aceptar solo las direcciones que usted liste.
- En el diálogo de Email Inbox, active Seguridad.
- En Remitentes aprobados, agregue una entrada y haga clic en Agregar. Puede agregar una dirección completa, como
[email protected], o un dominio completo, como@example.com, para aprobar a todos los remitentes de ese dominio.
Una vez que el interruptor está activado, se rechaza un correo de una dirección que no esté en la lista, y el remitente recibe una respuesta automática indicando que su dirección no está en la lista aprobada. La coincidencia es exacta, por lo que @example.com aprueba todo el dominio mientras que [email protected] aprueba solo esa dirección. Elimine una entrada con su acción Eliminar cuando ya no la necesite.
Archivos adjuntos protegidos con contraseña
Los PDF cifrados — como suele ocurrir con los extractos bancarios — pueden enviarse a la bandeja de entrada sin pedir al remitente que los descifre primero. Usted guarda las contraseñas una vez y se prueban automáticamente.
- En el diálogo Email Inbox, busque Contraseñas de PDF.
- Escriba la contraseña en el campo Contraseña de PDF y haga clic en Agregar. Puede guardar hasta cinco.
Cuando llega un PDF cifrado, cada contraseña guardada se prueba contra él, en el orden en que las agregó. En cuanto una lo desbloquea, el PDF se procesa normalmente y sus páginas cuentan para los límites anteriores como cualquier otro PDF.
Las contraseñas guardadas se muestran solo como una pista que termina en el último carácter, para que pueda distinguir las entradas sin mostrar la contraseña en sí. Si ninguna de las contraseñas guardadas desbloquea un archivo, el archivo no se procesa y tanto usted como el remitente original reciben un correo explicando que se necesita una contraseña. Agregue la contraseña que falta a la lista y pida al remitente que envíe el correo nuevamente.
Preguntas frecuentes
¿La persona que envía a mi dirección necesita una cuenta?
No. Solo necesita la dirección (o recibir un correo reenviado). No puede ver sus archivos, lotes ni resultados.
¿Qué sucede con la dirección anterior si la regenero?
Deja de funcionar inmediatamente. Cualquier cosa enviada a ella después no se recoge, así que comparta la nueva dirección con quienes enviaban a la anterior. Regenerar no afecta los archivos que ya ha recibido.
¿Qué ocurre si un correo no tiene archivo adjunto?
Con Qué procesar configurado en Archivos adjuntos (el valor predeterminado), un correo sin archivo adjunto se rechaza y el remitente recibe una nota. Si prefiere procesar el texto del mensaje, cambie Qué procesar a Texto del correo o Ambos en el diálogo.