Toda conta tem seu próprio endereço de Email Inbox. Encaminhe um e-mail para ele — ou forneça o endereço a um fornecedor ou cliente — e os anexos chegarão na sua conta como arquivos, prontos para processamento. Quem envia para o endereço não precisa de conta e nunca vê seu painel.

Onde encontrar o endereço da sua caixa de entrada

O endereço é criado automaticamente para a sua conta. Abra o painel e use qualquer um dos pontos de acesso:

• Abra o menu Adicionar via ao lado do botão de upload e escolha Email inbox.
• No painel de upload, encontre o cartão Email Inbox em Ou receba via e clique em Configurações.

Ambos abrem a caixa de diálogo Email Inbox. Seu endereço de caixa de entrada é exibido ali com um botão Copiar — ele se parece com [email protected], criado a partir do prefixo de e-mail da sua conta mais um código curto da conta. A mesma caixa de diálogo contém todas as configurações descritas abaixo.

Dois controles regem o próprio endereço:

• Ativar caixa de entrada — o interruptor principal. Desative-o e os e-mails enviados para o endereço não serão coletados.
• Regenerar endereço — emite um novo endereço. O antigo para de funcionar imediatamente, então qualquer pessoa que o tinha precisa do novo.

Para enviar arquivos, encaminhe um e-mail da sua própria caixa de entrada para o endereço ou compartilhe o endereço diretamente com a pessoa que tem os documentos. Os anexos são coletados em segundo plano; ninguém precisa fazer login no lado do envio.

Quais anexos são aceitos

São aceitos imagens, PDFs, documentos do Word e arquivos de texto simples. O formato binário antigo .doc não é aceito — abra-o no Word e salve como .docx primeiro.

O que um anexo representa depende do seu tipo. Uma imagem é um único arquivo. Um PDF é dividido em páginas, e cada página se torna seu próprio documento (um arquivo) — então um PDF de 10 páginas chega como 10 arquivos no mesmo lote, usando 10 das vagas desse lote em vez de se tornar 10 lotes. Cada um desses arquivos é então processado individualmente e pode gerar uma linha de resultados ou várias, dependendo do que sua página contém. Um arquivo do Word ou de texto é convertido em páginas primeiro, e cada uma dessas páginas é igualmente um arquivo.

Todos os anexos de um único e-mail também devem caber na capacidade de lote do seu plano — o mesmo máximo por lote que se aplica a um upload pelo painel. Se o total ultrapassar esse limite, o e-mail é recusado com uma nota sugerindo que você divida os arquivos em vários e-mails. Consulte Limites e Especificações para os números por lote.

Por que o limite de PDF do e-mail é maior. O valor de 1.000 páginas e 50 MB se aplica apenas a um PDF que já era PDF quando chegou. Um anexo do Word ou de texto é diferente: ele precisa ser convertido em páginas antes de ser processado, e essa conversão é a etapa mais lenta, então mantém o limite padrão de conversão de 50 páginas por arquivo usado em todo o produto. Se um arquivo do Word ou de texto enviado por e-mail for convertido em mais de 50 páginas, ele é recusado com uma nota pedindo que você o divida. Consulte Upload de Documentos para saber como os mesmos limites se aplicam a um upload normal.

Por padrão, a caixa de entrada lê apenas anexos reais; um e-mail sem anexo é recusado com uma nota. Em O que processar no diálogo, você pode alternar para Texto do e-mail (apenas o corpo do e-mail é processado, e os anexos são ignorados mesmo se presentes) ou Ambos (os anexos e o corpo se tornam cada um seu próprio item).

Processando e-mails recebidos automaticamente

Por padrão, os anexos que chegam por e-mail ficam na sua lista de Arquivos até você iniciar o processamento, exatamente como seus próprios uploads. Se você souber antecipadamente quais colunas deseja, ative o Processamento automático na caixa de diálogo do Email Inbox e escolha um Modelo. Cada lote recebido então começa por conta própria.

1. Ative o Processamento automático.
2. Escolha um Modelo. Este é o conjunto de colunas usado para ler os anexos — veja Modelos e Colunas para saber como os modelos e suas colunas funcionam.

Algumas coisas importantes para saber:

• Um modelo é obrigatório. O processamento automático extrai um conjunto fixo de colunas, então, sem um modelo selecionado, o aplicativo não sabe o que procurar. Os e-mails ainda chegam e ficam na fila, mas nada começa automaticamente; a caixa de diálogo avisa sobre isso e o cartão no painel é marcado como Modelo necessário.
• As chegadas são agrupadas, não processadas uma a uma. O aplicativo espera cerca de dez segundos após o último arquivo chegar, para que um conjunto de anexos recebidos juntos seja tratado como uma única execução.
• O processamento automático usa créditos como qualquer outra execução. Cada arquivo é cobrado pela tarifa da sua conta quando é processado. Se a conta não tiver créditos disponíveis, os arquivos permanecem na fila até que haja.
• Os arquivos recebidos entram no lote mais recente do Email Inbox enquanto ele ainda não foi processado e tiver espaço; assim que o processamento desse lote começar, ou ele ficar cheio, a próxima chegada inicia um novo lote. Veja Lotes para saber como os lotes recebidos são agrupados e nomeados.
• Se você excluir o modelo selecionado, o aplicativo limpa a escolha e pede que você selecione um novo na próxima vez que abrir a caixa de diálogo.

Restringindo quem pode enviar para sua caixa de entrada

A lista de remetentes aprovados é opcional e fica desativada por padrão. Com ela desativada, e-mails para o seu endereço são aceitos de qualquer remetente (sujeito às verificações usuais de remetente). Ative-a para aceitar apenas os endereços que você listar.

1. Na caixa de diálogo do Email Inbox, ative Segurança.
2. Em Remetentes aprovados, adicione uma entrada e clique em Adicionar. Você pode adicionar um endereço completo, como [email protected], ou um domínio inteiro, como @example.com, para aprovar todos os remetentes desse domínio.

Com a opção ativada, um e-mail de um endereço que não está na lista é recusado, e o remetente recebe uma resposta automática informando que o endereço dele não está na lista de aprovados. A correspondência é exata, então @example.com aprova o domínio inteiro, enquanto [email protected] aprova apenas esse endereço. Remova uma entrada com a ação Remover quando não precisar mais dela.

Anexos protegidos por senha

PDFs criptografados — extratos bancários são o caso mais comum — podem ser enviados para a caixa de entrada sem pedir que o remetente os descriptografe primeiro. Você armazena as senhas uma vez, e elas são testadas automaticamente.

1. Na caixa de diálogo Email Inbox, encontre Senhas de PDF.
2. Digite a senha no campo Senha do PDF e clique em Adicionar. Você pode armazenar até cinco.

Quando um PDF criptografado chega, cada senha armazenada é testada contra ele, na ordem em que você as adicionou. Assim que uma o desbloqueia, o PDF é processado normalmente, e suas páginas contam contra os limites acima como qualquer outro PDF.

As senhas armazenadas são exibidas apenas como uma dica que termina no último caractere, para que você possa diferenciar as entradas sem exibir a senha em si. Se nenhuma das senhas armazenadas desbloquear um arquivo, o arquivo não é processado, e tanto você quanto o remetente original recebem um e-mail explicando que uma senha é necessária. Adicione a senha ausente à lista e peça ao remetente para enviar o e-mail novamente.

Perguntas frequentes

A pessoa que envia para o meu endereço precisa de uma conta?

Não. Ela só precisa do endereço (ou receber um e-mail encaminhado). Ela não pode ver seus arquivos, lotes ou resultados.

O que acontece com o endereço antigo se eu regenerá-lo?

Ele para de funcionar imediatamente. Qualquer coisa enviada para ele depois disso não é coletada, então compartilhe o novo endereço com quem estava enviando para o antigo. Regenerar não afeta os arquivos que você já recebeu.

E se um e-mail não tiver anexo?

Com O que processar definido como Anexos (o padrão), um e-mail sem anexo é recusado e o remetente recebe uma notificação. Se você preferir processar o texto da mensagem, altere O que processar para Texto do e-mail ou Ambos na caixa de diálogo.