Tutoriais em vídeo
O vídeo está em inglês (narração e legendas).
Um Collection Link é um link de compartilhamento privado que permite que outras pessoas enviem arquivos para a sua conta. Elas abrem o link, inserem um código de verificação curto e fazem o upload — sem criar conta ou fazer login.
Quando usar um Collection Link
Use-o sempre que os arquivos de que você precisa estiverem no dispositivo de outra pessoa e você preferir não pedir que ela envie os arquivos por e-mail ou vá até a sua mesa. Alguns casos comuns:
- Você é contador e pede que cada cliente envie as notas fiscais e recibos deste mês.
- Você lidera uma equipe pequena e coleta recibos de despesas, notas de entrega ou planilhas de horas dos funcionários.
- Você precisa de contratos assinados ou páginas de documento de identidade de pessoas fora da sua empresa, um por vez, ao longo de vários dias.
Tudo o que o remetente enviar chega à sua própria lista de arquivos, marcado como vindo do Collection Link, e segue as mesmas regras de processamento dos seus próprios uploads.
Criando e compartilhando o link
A sua conta tem um Collection Link. Você o ativa e compartilha — não é preciso instalar nada no lado do remetente.
- Abra as configurações. No painel, abra o menu Adicionar via ao lado do botão de upload e escolha Collection link. A mesma janela abre em Configurações no cartão Collect Link do painel de upload, em Ou receba via.
- Ative-o. O interruptor Ativar coleta no topo da janela controla se o link está ativo. O link, o código e outras configurações aparecem assim que ele é ativado.
- Copie o link. O campo Link de compartilhamento contém o URL completo; o botão Copiar o copia. Envie-o como preferir — chat, formulário ou folha impressa.
Enquanto o link estiver ativo, o cartão Collect Link no painel o exibe com um botão Copiar e um status como Ativado, Ativação automática ou Modelo necessário. Desative Ativar coleta quando terminar de coletar; o link então para de aceitar envios e os visitantes veem uma página informando que o link não está mais ativo.
O que a pessoa com quem você compartilha vê
O remetente nunca acessa seu painel ou seus arquivos. Ele vê apenas duas páginas simples.
Etapa 1 — a página de verificação
Ao abrir o link, é exibida uma página intitulada Enviar para seu nome com um único campo Código de verificação e um botão Continuar. Não há cadastro, confirmação por e-mail nem senha — apenas o código que você compartilha junto com o link. Se o código estiver errado, a página informa quantas tentativas restam; após cinco tentativas incorretas, a entrada do código fica bloqueada por 15 minutos e o botão mostra Muitas tentativas.
Etapa 2 — a página de envio
Após inserir o código correto, a página de envio é aberta. Ela mostra:
- Sua Nota para os remetentes, se você definiu uma, em uma caixa destacada no topo.
- Um campo opcional Rótulo que o remetente pode preencher para etiquetar o que está enviando; o rótulo é adicionado ao início de cada nome de arquivo para que você consiga diferenciá-los.
- Uma área de upload por arrastar e soltar que aceita imagens, PDFs, Word (
.docx) e texto (.txt), além de um botão Tirar foto para fotografar um documento com a câmera do celular. - Para PDFs, um seletor de páginas para que o remetente envie apenas as páginas que você precisa.
Quando o upload termina, a página confirma arquivos enviados e oferece Enviar mais arquivos para que a mesma pessoa continue enviando. Se a sua coleta estiver com muitos arquivos não processados de uma vez, a página informa ao remetente que o proprietário precisa processar os arquivos existentes primeiro.
Processando arquivos recebidos automaticamente
Por padrão, os arquivos que chegam pelo link aguardam você iniciar o processamento, exatamente como seus próprios uploads. Se você já sabe qual modelo e modo deseja, ative o Processamento automático no diálogo do Collection Link para que cada lote de chegadas comece por conta própria.
- Ative o Processamento automático no diálogo.
- Escolha um Tipo de documento: Para Tabela para extrair colunas, ou Para Word para retornar a página inteira como um documento editável.
- Se você escolheu Para Tabela, selecione um Modelo. Este é o conjunto de colunas com base no qual os arquivos do remetente serão lidos — veja Modelos e colunas para saber como os modelos e suas colunas funcionam.
Duas coisas importantes sobre a configuração:
- Para Tabela precisa de um modelo. Sem um, o aplicativo não consegue saber quais colunas extrair, então mostra um aviso e marca o cartão como Modelo necessário; os arquivos ainda chegam, mas ficam aguardando você processá-los. Para Word não precisa de modelo, pois retorna a página inteira em vez de colunas específicas.
- O processamento automático usa créditos como qualquer outra execução. Cada arquivo recebido é cobrado pela taxa de créditos da sua conta quando é processado. Se a conta não tiver créditos disponíveis, os arquivos permanecem na fila até que haja.
Os arquivos não são processados no instante em que chegam. O aplicativo aguarda cerca de um minuto após o último arquivo ser enviado, para que um grupo que chega junto seja tratado como uma única execução, e então inicia automaticamente. Se você excluir o modelo selecionado, o aplicativo limpa a escolha e pede que você selecione um novo na próxima vez que abrir o diálogo.
Onde os arquivos recebidos chegam
Os arquivos enviados pelo link entram na sua conta como qualquer outro upload. Eles são agrupados em um lote junto com as outras fontes de entrada, para que uma sequência de envios possa compartilhar o lote mais recente enquanto ele ainda não foi processado e tiver espaço; quando o processamento desse lote começa, ou ele fica cheio, o próximo envio inicia um novo lote. Veja Lotes para saber como os lotes são agrupados e nomeados.
Para encontrá-los, use o filtro Origem no painel de arquivos e escolha Collection Link; cada um desses lotes também carrega um selo C para que você possa identificá-lo rapidamente. A capacidade do lote e os limites de tamanho de arquivo aplicados são os mesmos dos seus próprios uploads — veja Limites e especificações.
Perguntas frequentes
O remetente precisa de uma conta?
Não. Ele precisa apenas do link e do código de verificação. Ele não pode ver seus arquivos, seus lotes ou seus resultados.
Como faço para parar de aceitar arquivos?
Desative Ativar coleta no diálogo. O link para de funcionar imediatamente e os visitantes veem uma página informando que ele não está mais ativo. Seus arquivos e lotes existentes não são afetados.
Posso alterar o código sem enviar um novo link?
Sim. Use o botão de atualizar ao lado do Código de verificação para gerar um novo. O link em si permanece o mesmo, e o código antigo para de funcionar para novas tentativas — compartilhe o novo código com quem ainda precisar enviar.
Para que serve a nota?
É uma orientação opcional mostrada ao remetente no topo da página de upload — por exemplo, quais documentos você espera neste mês. Ela é definida no campo Nota para os remetentes do diálogo e pode ter até 200 caracteres.