Um Collection Link é um link privado de compartilhamento que permite que outras pessoas enviem arquivos para sua conta. Elas abrem o link, inserem um código de verificação curto e fazem o upload — sem criar conta ou fazer login.

Quando usar um Collection Link

Use-o sempre que os arquivos de que você precisa estiverem no dispositivo de outra pessoa e você preferir não pedir que ela envie os arquivos por e-mail ou vá até sua mesa. Alguns casos comuns:

• Você é contador e pede que cada cliente envie as notas fiscais e os recibos do mês.
• Você gerencia uma equipe pequena e coleta recibos de despesas, notas de entrega ou folhas de ponto dos funcionários.
• Você precisa de contratos assinados ou páginas de documento de identidade de pessoas fora da sua empresa, um por vez, ao longo de vários dias.

Tudo o que o remetente envia chega à sua própria lista de arquivos, marcado como vindo do Collection Link, e segue as mesmas regras de processamento dos seus uploads.

Criando e compartilhando o link

Sua conta tem um Collection Link. Você o ativa e compartilha — não há nada para instalar no lado do remetente.

1. Abra as configurações. No painel, abra o menu Adicionar via ao lado do botão de upload e escolha Collection link. A mesma janela abre em Configurações no cartão Collect Link no painel de upload, em Ou receba via.
2. Ative. O interruptor Ativar coleta no topo da janela controla se o link está ativo. O link, o código e outras configurações aparecem quando ele é ativado.
3. Copie o link. O campo Link de compartilhamento contém a URL completa; o botão Copiar a copia. Envie como preferir — chat, formulário, folha impressa.

Enquanto o link estiver ativo, o cartão Collect Link no painel o exibe com um botão Copiar e um status como Ativado, Ativação automática ou Modelo necessário. Desative Ativar coleta quando terminar de coletar; o link então para de aceitar envios e os visitantes veem uma página informando que o link não está mais ativo.

O que a pessoa com quem você compartilha vê

O remetente nunca acessa seu painel nem seus arquivos. Ele vê duas páginas simples.

Etapa 1 — a página de verificação

Ao abrir o link, aparece uma página intitulada Enviar para seu nome com um único campo Código de verificação e um botão Continuar. Não há cadastro, confirmação por e-mail nem senha — apenas o código que você compartilha junto com o link. Se o código estiver errado, a página informa quantas tentativas restam; após cinco tentativas erradas, a entrada do código fica bloqueada por 15 minutos e o botão mostra Muitas tentativas.

Etapa 2 — a página de upload

Após o código correto ser inserido, a página de upload é aberta. Ela mostra:

• Sua Nota para os remetentes, se você definiu uma, em uma caixa destacada no topo.
• Um campo opcional de Rótulo que o remetente pode preencher para identificar o que está enviando; o rótulo é adicionado ao início de cada nome de arquivo para que você possa diferenciá-los.
• Uma área de upload por arrastar e soltar que aceita imagens, PDFs, Word (.docx) e texto (.txt), além de um botão Tirar foto para fotografar um documento com a câmera do celular.
• Para PDFs, um seletor de páginas para que o remetente envie apenas as páginas que você precisa.

Quando o upload termina, a página confirma arquivos enviados e oferece Enviar mais arquivos para que a mesma pessoa continue enviando. Se a sua coleta estiver com muitos arquivos não processados de uma vez, a página informa ao remetente que o proprietário precisa processar os arquivos existentes primeiro.

Processamento automático de arquivos recebidos

Por padrão, os arquivos que chegam pelo link aguardam você iniciar o processamento, exatamente como seus próprios uploads. Se você souber antecipadamente qual modelo e modo deseja, ative o Processamento automático no diálogo do Collection Link para que cada lote de chegadas seja iniciado por conta própria.

1. Ative o Processamento automático no diálogo.
2. Escolha um Tipo de documento: Para Tabela para extrair colunas, ou Para Word para retornar a página inteira como um documento editável.
3. Se você escolheu Para Tabela, selecione um Modelo. Este é o conjunto de colunas que será usado para ler os arquivos do remetente — consulte Modelos e colunas para saber como os modelos e suas colunas funcionam.

Duas coisas importantes sobre a configuração:

• Para Tabela precisa de um modelo. Sem um, o aplicativo não sabe quais colunas extrair, então mostra um aviso e marca o cartão como Modelo necessário; os arquivos ainda chegam, mas ficam aguardando você processá-los. Para Word não precisa de modelo, pois retorna a página inteira em vez de colunas específicas.
• O processamento automático usa créditos como qualquer outra execução. Cada arquivo recebido é cobrado pela taxa de créditos da sua conta quando é processado. Se a conta não tiver créditos disponíveis, os arquivos permanecem na fila até que haja.

Os arquivos não são processados no instante em que chegam. O aplicativo aguarda cerca de um minuto após o último arquivo ser enviado, para que um grupo que chega junto seja tratado como uma única execução, e então inicia automaticamente. Se você excluir o modelo selecionado, o aplicativo limpa a escolha e informa que você deve escolher um novo na próxima vez que abrir o diálogo.

Onde os arquivos recebidos chegam

Os arquivos enviados pelo link entram na sua conta como qualquer outro upload. Eles são agrupados em um lote junto com as outras fontes de entrada, então uma sequência de envios pode compartilhar o lote mais recente enquanto ele ainda não foi processado e tiver espaço; quando o processamento desse lote começa, ou ele enche, o próximo envio inicia um novo lote. Veja Lotes para saber como os lotes são agrupados e nomeados.

Para encontrá-los, use o filtro Origem no painel de arquivos e escolha Collection Link; cada um desses lotes também carrega um selo C para você identificá-lo rapidamente. A capacidade do lote e os limites de tamanho de arquivo são os mesmos dos seus próprios uploads — veja Limites e especificações.

Perguntas frequentes

O remetente precisa de uma conta?

Não. Ele precisa apenas do link e do código de verificação. Ele não pode ver seus arquivos, seus lotes ou seus resultados.

Como faço para parar de aceitar arquivos?

Desative Ativar coleta no diálogo. O link para de funcionar imediatamente e os visitantes veem uma página informando que ele não está mais ativo. Seus arquivos e lotes existentes não são afetados.

Posso alterar o código sem enviar um novo link?

Sim. Use o botão de atualizar ao lado do Código de verificação para gerar um novo. O link em si permanece o mesmo, e o código antigo para de funcionar para novas tentativas — compartilhe o novo código com quem ainda precisar enviar.

Para que serve a nota?

É uma orientação opcional mostrada ao remetente no topo da página de upload — por exemplo, quais documentos você espera neste mês. Ela é definida no campo Nota para os remetentes do diálogo e pode ter até 200 caracteres.