Video-Tutorials

Das Video ist auf Englisch (Kommentar und Untertitel).

Jedes Konto hat eine eigene Email-Inbox-Adresse. Leiten Sie eine E-Mail dorthin weiter — oder geben Sie die Adresse einem Lieferanten oder Kunden — und die Anhänge landen als Dateien in Ihrem Konto, bereit zur Verarbeitung. Die Absender benötigen kein Konto und sehen niemals Ihr Dashboard.

So finden Sie Ihre Inbox-Adresse

Die Adresse wird automatisch für Ihr Konto erstellt. Öffnen Sie das Dashboard und nutzen Sie einen der beiden Einstiegspunkte:

• Öffnen Sie das Menü Hinzufügen über neben der Upload-Schaltfläche und wählen Sie Email-Inbox.
• Im Upload-Bereich finden Sie die Karte Email Inbox unter Oder empfangen über und klicken auf Einstellungen.

Beide öffnen den Dialog Email Inbox. Ihre Inbox-Adresse wird dort mit einer Kopieren-Schaltfläche angezeigt — sie sieht aus wie [email protected], aufgebaut aus dem E-Mail-Präfix Ihres Kontos plus einem kurzen Kontocode. Derselbe Dialog enthält alle unten beschriebenen Einstellungen.

Zwei Steuerelemente regeln die Adresse selbst:

• Inbox aktivieren — der Hauptschalter. Schalten Sie ihn aus und an die Adresse gesendete E-Mails werden nicht abgerufen.
• Adresse neu generieren — erstellt eine neue Adresse. Die alte funktioniert sofort nicht mehr, daher benötigt jeder, der sie hatte, die neue.

Um Dateien zu senden, leiten Sie entweder eine E-Mail aus Ihrem eigenen Postfach an die Adresse weiter oder teilen Sie die Adresse direkt mit der Person, die die Dokumente hat. Anhänge werden im Hintergrund gesammelt; niemand muss sich auf der Senderseite anmelden.

Welche Anhänge werden akzeptiert

Bilder, PDFs, Word-Dokumente und Klartextdateien werden akzeptiert. Das ältere binäre .doc-Format wird nicht unterstützt – öffnen Sie es in Word und speichern Sie es als .docx.

Was ein Anhang darstellt, hängt von seinem Typ ab. Ein Bild ist eine einzelne Datei. Ein PDF wird in Seiten aufgeteilt, und jede Seite wird zu einem eigenen Dokument (einer Datei) – ein 10-seitiges PDF kommt also als 10 Dateien in derselben Batch an und belegt 10 dieser Batch-Slots, statt 10 Batches zu bilden. Jede dieser Dateien wird dann einzeln verarbeitet und kann je nach Seiteninhalt eine oder mehrere Ergebniszeilen liefern. Ein Word- oder Textdokument wird zuerst in Seiten umgewandelt, und jede dieser Seiten ist ebenfalls eine Datei.

Alle Anhänge in einer einzelnen E-Mail müssen außerdem in die Batch-Kapazität Ihres Plans passen – dasselbe Pro-Batch-Maximum, das auch für Uploads über das Dashboard gilt. Wenn die Gesamtzahl überschritten wird, wird die E-Mail mit einem Hinweis abgelehnt, der vorschlägt, die Dateien auf mehrere E-Mails aufzuteilen. Siehe Limits & Spezifikationen für die Pro-Batch-Zahlen.

Warum das PDF-Limit bei E-Mail höher ist. Die 1.000-Seiten-/50-MB-Angabe gilt nur für ein PDF, das bereits als PDF angekommen ist. Ein Word- oder Textanhang ist anders: Er muss zuerst in Seiten umgewandelt werden, bevor er verarbeitet werden kann, und diese Konvertierung ist der langsamere Schritt, daher gilt das standardmäßige 50-Seiten-pro-Datei-Konvertierungslimit, das überall sonst im Produkt verwendet wird. Wenn ein per E-Mail gesendetes Word- oder Textdokument mehr als 50 Seiten ergibt, wird es mit einem Hinweis abgelehnt, der Sie bittet, es aufzuteilen. Siehe Dokumente hochladen für die Anwendung derselben Limits auf einen normalen Upload.

Standardmäßig liest die Inbox nur echte Anhänge; eine E-Mail ohne Anhang wird mit einem Hinweis abgelehnt. Unter Zu verarbeiten im Dialog können Sie auf E-Mail-Text umstellen (nur der E-Mail-Text wird verarbeitet, Anhänge werden ignoriert, auch wenn vorhanden) oder Beides (Anhänge und Text werden jeweils zu einem eigenen Element).

Eingehende E-Mails automatisch verarbeiten

Standardmäßig warten Anhänge, die per E-Mail eintreffen, in Ihrer Dateiliste, bis Sie die Verarbeitung starten – genau wie Ihre eigenen Uploads. Wenn Sie im Voraus wissen, welche Spalten Sie möchten, aktivieren Sie Auto-Process im Dialogfeld „Email Inbox" und wählen Sie eine Vorlage aus. Jeder eingehende Batch startet dann automatisch.

1. Aktivieren Sie Auto-Process.
2. Wählen Sie eine Vorlage aus. Dies ist der Spaltensatz, anhand dessen die Anhänge gelesen werden – siehe Vorlagen & Spalten für Informationen zur Funktionsweise von Vorlagen und ihren Spalten.

Einige Dinge sind wissenswert:

• Eine Vorlage ist erforderlich. Die automatische Verarbeitung extrahiert einen festgelegten Spaltensatz. Ohne ausgewählte Vorlage kann die App nicht wissen, wonach sie suchen soll. E-Mails treffen weiterhin ein und werden in die Warteschlange gestellt, aber es startet nichts automatisch; das Dialogfeld warnt davor und die Karte im Dashboard wird als Vorlage erforderlich markiert.
• Eingänge werden gruppiert, nicht einzeln verarbeitet. Die App wartet etwa zehn Sekunden nach dem Eintreffen der letzten Datei, sodass ein Satz von Anhängen, der zusammen eintrifft, als ein Durchlauf behandelt wird.
• Die automatische Verarbeitung verwendet Credits wie jeder andere Durchlauf. Jede Datei wird zum Tarif Ihres Kontos abgerechnet, wenn sie verarbeitet wird. Wenn das Konto keine Credits mehr hat, bleiben die Dateien in der Warteschlange, bis wieder welche verfügbar sind.
• Empfangene Dateien werden dem neuesten Email-Inbox-Batch hinzugefügt, solange dieser noch unverarbeitet ist und Platz hat; sobald die Verarbeitung dieses Batches gestartet wurde oder er voll ist, beginnt der nächste Eingang einen neuen Batch. Siehe Batches für Informationen zur Gruppierung und Benennung eingehender Batches.
• Wenn Sie die ausgewählte Vorlage löschen, löscht die App die Auswahl und fordert Sie auf, beim nächsten Öffnen des Dialogfelds eine neue auszuwählen.

Einschränken, wer an Ihre Inbox senden kann

Die Absender-Whitelist ist optional und standardmäßig deaktiviert. Wenn sie deaktiviert ist, werden E-Mails an Ihre Adresse von jedem Absender akzeptiert (vorbehaltlich der üblichen Absenderprüfungen). Aktivieren Sie sie, um nur die von Ihnen aufgeführten Adressen zu akzeptieren.

1. Aktivieren Sie im Dialogfeld „Email Inbox" die Option Sicherheit.
2. Fügen Sie unter Zugelassene Absender einen Eintrag hinzu und klicken Sie auf Hinzufügen. Sie können entweder eine vollständige Adresse wie [email protected] oder eine gesamte Domain wie @example.com hinzufügen, um jeden Absender dieser Domain zu genehmigen.

Sobald der Schalter aktiviert ist, wird eine E-Mail von einer Adresse, die nicht auf der Liste steht, abgelehnt, und der Absender erhält eine automatische Antwort, dass seine Adresse nicht auf der genehmigten Liste steht. Der Abgleich erfolgt exakt, sodass @example.com die gesamte Domain genehmigt, während [email protected] nur diese eine Adresse genehmigt. Entfernen Sie einen Eintrag mit der Aktion Entfernen, wenn Sie ihn nicht mehr benötigen.

Passwortgeschützte Anhänge

Verschlüsselte PDFs – üblicherweise Kontoauszüge – können an die Email Inbox gesendet werden, ohne dass der Absender sie zuerst entschlüsseln muss. Sie speichern die Passwörter einmal, und sie werden automatisch ausprobiert.

1. Suchen Sie im Dialog „Email Inbox“ nach PDF-Passwörter.
2. Geben Sie das Passwort in das Feld PDF-Passwort ein und klicken Sie auf Hinzufügen. Sie können bis zu fünf speichern.

Wenn ein verschlüsseltes PDF eintrifft, wird jedes gespeicherte Passwort in der Reihenfolge ausprobiert, in der Sie sie hinzugefügt haben. Sobald eines es entsperrt, wird das PDF normal verarbeitet, und seine Seiten werden wie bei jedem anderen PDF auf die oben genannten Limits angerechnet.

Gespeicherte Passwörter werden nur als Hinweis angezeigt, der mit dem letzten Zeichen endet, damit Sie Einträge unterscheiden können, ohne das Passwort selbst anzuzeigen. Wenn keines der gespeicherten Passwörter eine Datei entsperrt, wird die Datei nicht verarbeitet, und sowohl Sie als auch der ursprüngliche Absender erhalten eine E-Mail mit dem Hinweis, dass ein Passwort erforderlich ist. Fügen Sie das fehlende Passwort zur Liste hinzu und bitten Sie den Absender, die E-Mail erneut zu senden.

Häufige Fragen

Benötigt die Person, die an meine Adresse sendet, ein Konto?

Nein. Sie benötigen nur die Adresse (oder den Erhalt einer weitergeleiteten E-Mail). Sie können Ihre Dateien, Batches oder Ergebnisse nicht sehen.

Was passiert mit der alten Adresse, wenn ich sie neu generiere?

Sie funktioniert sofort nicht mehr. Alles, was danach an sie gesendet wird, wird nicht abgeholt. Teilen Sie die neue Adresse daher allen mit, die an die alte gesendet haben. Das Neugenerieren hat keine Auswirkung auf Dateien, die Sie bereits erhalten haben.

Was ist, wenn eine E-Mail keinen Anhang hat?

Wenn Zu verarbeiten auf Anhänge gesetzt ist (die Standardeinstellung), wird eine E-Mail ohne Anhang abgelehnt und der Absender erhält einen Hinweis. Wenn Sie stattdessen den Nachrichtentext verarbeiten möchten, stellen Sie Zu verarbeiten im Dialog auf E-Mail-Text oder Beides um.