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Das Video ist auf Englisch (Kommentar und Untertitel).

Ein Batch ist die Gruppe von Dateien, die durch einen einzelnen Upload entsteht, und die Einheit, die Sie verarbeiten, überprüfen und exportieren. Jeder Upload vom Dashboard startet einen Batch mit eigenem Namen, und die darin enthaltenen Dateien werden gemeinsam behandelt.

Was als Batch gilt

Wenn Sie Dateien auf dem Dashboard hinzufügen, werden sie in einem Batch gesammelt und als eine einklappbare Gruppe unter Dateien angezeigt, mit dem Batch-Namen in der Gruppenkopfzeile. Von dieser Kopfzeile aus verarbeiten, exportieren oder löschen Sie den Batch.

• Ein Upload erstellt einen Batch. Die Dateien, die Sie zusammen senden, landen im selben Batch. Wenn Sie mehrere PDFs gleichzeitig hinzufügen, gehören die von Ihnen ausgewählten Seiten aller PDFs zu diesem einen Batch. Die einzige Ausnahme ist das Hinzufügen eines PDFs zusammen mit anderen Dateien: Das PDF wartet darauf, dass Sie seine Seiten auswählen, sodass seine Seiten einen eigenen Batch bilden und die anderen Dateien einen weiteren (siehe Dokumente hochladen).
• Jede PDF-Seite ist eine eigene Datei. Ein PDF wird vor dem Upload in Seiten aufgeteilt, und ein Word-Dokument oder eine Textdatei wird in Seiten umgewandelt – jede resultierende Seite zählt als eine Datei im Batch und wird einzeln verarbeitet. Wie viele Ergebniszeilen diese Datei liefert, hängt von ihrem Inhalt ab (eine Seite mit einem einzelnen Wert ergibt eine Zeile, eine Seite mit vielen Einträgen ergibt eine Zeile pro Eintrag).
• Eine Datei gehört zu genau einem Batch. Dateien werden später nicht zwischen Batches verschoben und können einem Batch nicht nachträglich hinzugefügt werden (siehe Hinzufügen von Dateien zu einem Batch).
• Ein Batch gehört zu dem Konto, das ihn erstellt hat. Die Dateiliste zeigt die Batches, die Sie auf Ihrem eigenen Konto hochgeladen oder empfangen haben.

Woher der Batch-Name stammt

Batch-Namen werden automatisch generiert. Es gibt kein Feld zum Eingeben eines Batch-Namens und keine Umbenennungsaktion – jeder Batch wird in dem Moment benannt, in dem der Upload startet.

Ein Batch-Name hat die Form YYMMDD-XXXX:

• YYMMDD – das zweistellige Jahr, der Monat und der Tag, an dem der Upload gestartet wurde, sodass das Datum eines Batches auf einen Blick erkennbar ist.
• XXXX – ein vierstelliger Code, der aus der Tageszeit abgeleitet wird und Ziffern sowie Großbuchstaben verwendet. Zwei Batches, die am selben Tag zu unterschiedlichen Zeiten gestartet werden, erhalten daher unterschiedliche Namen.

Da das Datum Teil des Namens ist, kennzeichnet der Exportdialog Batches von heute mit einem Heute-Label, und Sie können mit einem Klick nur diese auswählen. Das gleiche Namensformat wird für Batches verwendet, die über einen Sammellink oder den E-Mail-Posteingang eingehen.

Wie viele Dateien ein Batch aufnehmen kann

Jeder Batch hat eine maximale Anzahl von Dateien, und dieses Maximum hängt vom Plan hinter dem Konto ab. Ein Teammitglied ist durch den Plan des Team-Inhabers begrenzt, nicht durch einen persönlichen Plan.

Das Limit zählt Dateien, nicht Uploads – und ein Upload bleibt ein Batch. Ein 40-seitiges PDF wird zu 40 separaten Dateien, aber sie gehören alle zum selben Batch, sodass dieses eine PDF 40 der Datei-Slots dieses Batches füllt, anstatt 40 Batches zu werden. (Ein Word-Dokument oder eine Textdatei zählt auf die gleiche Weise: Jede Seite nach der Konvertierung ist eine Datei.) Wenn Sie mehr Seiten auswählen, als das Limit erlaubt, warnt die App, dass die zusätzlichen Seiten ignoriert werden. Wenn ein Batch das Limit überschreiten würde, verweigert die App den Upload und meldet, dass das Batch-Limit überschritten wurde, und schlägt ein Plan-Upgrade vor.

Dies ist nur das Limit pro Batch. Die App begrenzt auch, wie viele unverarbeitete Dateien ein Konto gleichzeitig über alle Batches hinweg halten kann; siehe Limits & Spezifikationen für die vollständige Tabelle und Pläne & Credits für das, was jeder Plan enthält.

Batch-Status auf einen Blick

Ein Batch hat keinen einzigen Status. Jede Datei trägt ihr eigenes Status-Tag in der Dateiliste, und die Batch-Kopfzeile fasst den Batch mit einer Anzahl für jeden zutreffenden Zustand zusammen — Fertig, Überprüft, Läuft, Fehler und Bereit — zusammen mit der Gesamtzahl der Dateien und einem Fortschrittsbalken.

Der Status-Filter im Dateibereich verwendet die vier Hauptzustände — Hochgeladen, Verarbeitung, Abgeschlossen und Fehler — um die Liste einzugrenzen. Es gibt keinen separaten Status Abgebrochen für eine Datei: Das Entfernen eines Batches löscht dessen Dateien, anstatt sie als abgebrochen zu markieren (siehe Batch löschen).

Batches und Vorlagen

Ein Batch ist beim Hochladen der Dateien nicht an eine Vorlage gebunden. Die Vorlage wird beim Start der Verarbeitung gewählt: Der Batch verwendet die aktuell im Bereich Datenspalten ausgewählte Vorlage, und diese Vorlage wird mit den verarbeiteten Dateien gespeichert.

• Derselbe Batch kann erneut mit einer anderen Vorlage verarbeitet werden. Eine andere Vorlage auswählen und den Batch erneut ausführen; der neue Lauf verwendet die neue Vorlage für seine Spalten. Siehe Vorlagen & Spalten für die Funktionsweise von Vorlagen und ihren Spalten.
• Ein Verarbeitungslauf verwendet eine Vorlage. Alle gemeinsam eingereichten Dateien werden mit denselben Spalten verarbeitet, und das Ergebnis jeder Datei gehört zu der Vorlage, mit der sie verarbeitet wurde.
• Ein Batch im To Word-Modus verwendet keine Vorlage. Dieser Modus gibt die gesamte Seite als Word-Dokument zurück, anstatt Spalten zu extrahieren. Siehe To Word.
• Mehrseiten-Zusammenführung funktioniert innerhalb eines einzelnen Batches. Wenn die Vorlage die Zusammenführung aktiviert hat, werden Zeilen aus den Dateien dieses Batches kombiniert; Zeilen werden niemals über zwei Batches hinweg zusammengeführt. Siehe Mehrseiten-Zusammenführung.

Hinzufügen von Dateien zu einem Batch

Auf dem Dashboard startet jeder Upload einen neuen Batch – es gibt keine Aktion, die Dateien zu einem bereits bestehenden Batch hinzufügt. Das spätere Hochladen weiterer Dateien, ob der frühere Batch gerade erst erstellt oder bereits verarbeitet und exportiert wurde, erzeugt einen neuen Batch mit einem neuen Namen. Bereits exportierte Dateien bleiben in ihrem ursprünglichen Batch.

Batches, die Dateien automatisch sammeln, verhalten sich etwas anders. Dateien, die über einen Sammlungslink oder den E-Mail-Posteingang eintreffen, können sich dem neuesten Batch aus derselben Quelle anschließen, solange dieser noch unverarbeitet ist und Platz hat. Sobald die Verarbeitung einer Datei in diesem Batch begonnen hat oder der Batch voll ist, startet der nächste Eingang einen neuen Batch.

Batch löschen

Das Papierkorbsymbol in der Batch-Kopfzeile löscht den gesamten Batch. Die App fragt zuerst nach einer Bestätigung, da die Dateien und ihre Ergebnisse von Ihrem Konto entfernt werden und diese Aktion nicht rückgängig gemacht werden kann.

Credits werden entsprechend dem Fortschritt jeder Datei behandelt:

• Dateien, die noch in der Warteschlange stehen, werden erstattet. Die Bestätigung zeigt an, wie viele Dateien in der Warteschlange erstattet werden, z. B. "3 Datei(en) in der Warteschlange werden erstattet. Diesen Batch löschen?"
• Dateien, die bereits verarbeitet werden, werden nicht erstattet. Wenn eine Datei mit der Verarbeitung begonnen hat, warnt die Bestätigung, dass die bereits berechneten Credits nicht zurückerstattet werden. Das Löschen des Batches stoppt die Verarbeitung nicht, und das Ergebnis wird verworfen.

Sie können auch alles auf einmal über Verlauf löschen in Ihrem Profil entfernen. Dabei gilt dieselbe Regel: Dateien in der Warteschlange werden erstattet, Dateien in Verarbeitung nicht.

Batch exportieren

Das Downloadsymbol in der Batch-Kopfzeile exportiert diesen Batch. Im Dialog für den Multi-Batch-Export können Sie mehrere Batches auswählen und gemeinsam exportieren. Ein Export verwendet die Dateien jedes Batches und die Vorlage, mit der diese Dateien verarbeitet wurden, einschließlich aller Einstellungen für die Mehrseiten-Zusammenführung. Die Verarbeitung wird dabei nicht erneut ausgeführt. Vor dem Export prüft die App, ob jede Datei im Batch abgeschlossen ist, und warnt, wenn einige noch ausstehen, fehlgeschlagen sind oder kein Ergebnis vorliegt. Die Schritt-für-Schritt-Details finden Sie auf der Seite Export.

Häufige Fragen

Kann ich einen Batch umbenennen?

Nein. Batch-Namen werden automatisch aus Datum und Uhrzeit des Hochladens generiert. Es gibt keine Umbenennungsfunktion.

Kann ich Dateien zu einem bereits exportierten Batch hinzufügen?

Nein. Ein erneutes Hochladen startet einen neuen Batch, auch wenn Sie einen früheren fortsetzen wollten. Der exportierte Batch enthält nur die Dateien, die er bereits hatte.

Was passiert, wenn ich einen Batch lösche, während er verarbeitet wird?

Die Dateien des Batches werden sofort entfernt. Dateien, die noch nicht gestartet wurden, werden erstattet; Dateien, die bereits verarbeitet werden, werden nicht erstattet und laufen im Hintergrund weiter, wobei ihr Ergebnis verworfen wird.

Teilen sich Teammitglieder Batches?

Nein. Ein Batch gehört zu dem Konto, das ihn erstellt hat. Ein Team teilt sich den Plan und die Credits, aber die Batches jedes Mitglieds bleiben in der eigenen Dateiliste.