Ein Stapel ist die Gruppe von Dateien, die durch einen einzelnen Upload entsteht, und die Einheit, die verarbeitet, überprüft und exportiert wird. Jeder Upload über das Dashboard startet einen Stapel mit eigenem Namen, und die darin enthaltenen Dateien werden gemeinsam behandelt.

Was als Stapel gilt

Wenn Dateien über das Dashboard hinzugefügt werden, werden sie in einem Stapel gesammelt und als eine einklappbare Gruppe unter Dateien angezeigt, mit dem Stapelnamen in der Gruppenkopfzeile. Über diese Kopfzeile wird der Stapel verarbeitet, exportiert oder gelöscht.

• Ein Upload erzeugt einen Stapel. Die gemeinsam gesendeten Dateien landen im selben Stapel. Werden mehrere PDFs gleichzeitig hinzugefügt, gehören die ausgewählten Seiten aller PDFs zu diesem einen Stapel. Eine Ausnahme ist das Hinzufügen eines PDFs zusammen mit anderen Dateien: Das PDF wartet auf die Seitenauswahl, daher bilden seine Seiten einen eigenen Stapel und die anderen Dateien einen weiteren (siehe Dokumente hochladen).
• Jede PDF-Seite ist eine eigene Datei. Ein PDF wird vor dem Upload in Seiten aufgeteilt, und ein Word-Dokument oder eine Textdatei wird in Seiten umgewandelt – jede resultierende Seite zählt als eine Datei im Stapel und wird einzeln verarbeitet. Wie viele Ergebniszeilen diese Datei beiträgt, hängt von ihrem Inhalt ab (eine Seite mit einem einzelnen Wert ergibt eine Zeile, eine Seite mit vielen Einträgen ergibt eine Zeile pro Eintrag).
• Eine Datei gehört zu genau einem Stapel. Dateien werden später nicht zwischen Stapeln verschoben und können nicht nachträglich zu einem Stapel hinzugefügt werden (siehe Dateien zu einem Stapel hinzufügen).
• Ein Stapel gehört zu dem Konto, das ihn erstellt hat. Die Dateiliste zeigt die Stapel, die auf dem eigenen Konto hochgeladen oder empfangen wurden.

Woher der Stapelname stammt

Stapelnamen werden automatisch generiert. Es gibt kein Feld zum Eingeben eines Stapelnamens und keine Umbenennungsaktion – jeder Stapel wird in dem Moment benannt, in dem das Hochladen beginnt.

Ein Stapelname hat die Form YYMMDD-XXXX:

• YYMMDD – das zweistellige Jahr, der Monat und der Tag, an dem das Hochladen begann, sodass das Datum eines Stapels auf einen Blick erkennbar ist.
• XXXX – ein vierstelliger Code, der aus der Tageszeit abgeleitet wird, unter Verwendung von Ziffern und Großbuchstaben. Zwei Stapel, die am selben Tag zu unterschiedlichen Zeiten gestartet wurden, erhalten daher unterschiedliche Namen.

Da das Datum Teil des Namens ist, kennzeichnet der Exportdialog Stapel von heute mit einem Heute-Label, und Sie können nur diese mit einem Klick auswählen. Das gleiche Namensformat wird für Stapel verwendet, die über einen Sammlungslink oder den E-Mail-Posteingang eingehen.

Wie viele Dateien ein Stapel aufnehmen kann

Jeder Stapel hat eine maximale Anzahl von Dateien, und dieses Maximum hängt vom Plan hinter dem Konto ab. Ein Teammitglied ist durch den Plan des Team-Inhabers begrenzt, nicht durch einen persönlichen Plan.

Das Limit zählt Dateien, nicht Uploads – und ein Upload bleibt ein Stapel. Ein 40-seitiges PDF wird zu 40 separaten Dateien, aber alle gehören zum selben Stapel, sodass dieses eine PDF 40 der Datei-Plätze dieses Stapels belegt, anstatt zu 40 Stapeln zu werden. (Ein Word-Dokument oder eine Textdatei zählt auf die gleiche Weise: Jede Seite nach der Konvertierung ist eine Datei.) Wenn Sie mehr Seiten auswählen, als das Limit erlaubt, warnt die App, dass die zusätzlichen Seiten ignoriert werden. Wenn ein Stapel das Limit überschreiten würde, lehnt die App den Upload ab und meldet, dass das Stapellimit überschritten wurde, und schlägt ein Plan-Upgrade vor.

Dies ist nur das Limit pro Stapel. Die App begrenzt auch, wie viele unverarbeitete Dateien ein Konto gleichzeitig über alle Stapel hinweg halten kann; siehe Limits & Spezifikationen für die vollständige Tabelle und Pläne & Credits für das, was jeder Plan enthält.

Batch-Status auf einen Blick

Ein Batch hat keinen einzigen Status. Jede Datei trägt ihr eigenes Status-Tag in der Dateiliste, und die Batch-Kopfzeile fasst den Batch mit einer Anzahl für jeden zutreffenden Zustand zusammen — Fertig, Überprüft, Läuft, Fehler und Bereit — zusammen mit der Gesamtzahl der Dateien und einem Fortschrittsbalken.

Der Status-Filter im Dateibereich verwendet die vier Hauptzustände — Hochgeladen, Verarbeitung, Abgeschlossen und Fehler — um die Liste einzugrenzen. Es gibt keinen separaten Status Abgebrochen für eine Datei: Das Entfernen eines Batches löscht dessen Dateien, anstatt sie als abgebrochen zu markieren (siehe Batch löschen).

Stapel und Vorlagen

Ein Stapel ist beim Hochladen der Dateien nicht an eine Vorlage gebunden. Die Vorlage wird beim Start der Verarbeitung gewählt: Der Stapel verwendet die aktuell im Bereich Datenspalten ausgewählte Vorlage, und diese Vorlage wird mit den verarbeiteten Dateien gespeichert.

• Derselbe Stapel kann erneut mit einer anderen Vorlage verarbeitet werden. Wählen Sie eine andere Vorlage und führen Sie den Stapel erneut aus; der neue Durchlauf verwendet die neue Vorlage für seine Spalten. Siehe Vorlagen & Spalten für Informationen zur Funktionsweise von Vorlagen und ihren Spalten.
• Ein Verarbeitungslauf verwendet eine Vorlage. Alle gemeinsam eingereichten Dateien werden mit denselben Spalten verarbeitet, und das Ergebnis jeder Datei gehört zu der Vorlage, mit der sie verarbeitet wurde.
• Ein Stapel im Modus Nach Word verwendet keine Vorlage. Dieser Modus gibt die gesamte Seite als Word-Dokument zurück, anstatt Spalten zu extrahieren.
• Mehrseiten-Zusammenführung funktioniert innerhalb eines einzelnen Stapels. Wenn die Vorlage die Zusammenführung aktiviert hat, werden Zeilen aus den Dateien dieses Stapels kombiniert; Zeilen werden niemals über zwei Stapel hinweg zusammengeführt. Siehe Mehrseiten-Zusammenführung.

Hinzufügen von Dateien zu einem Stapel

Im Dashboard startet jeder Upload einen neuen Stapel – es gibt keine Aktion, um Dateien zu einem bereits bestehenden Stapel hinzuzufügen. Das spätere Hochladen weiterer Dateien, unabhängig davon, ob der frühere Stapel gerade erstellt oder bereits verarbeitet und exportiert wurde, erzeugt einen neuen Stapel mit einem neuen Namen. Bereits exportierte Dateien bleiben in ihrem ursprünglichen Stapel.

Stapel, die Dateien automatisch sammeln, verhalten sich etwas anders. Dateien, die über einen Sammlungslink oder den E-Mail-Posteingang eingehen, können sich dem neuesten Stapel aus derselben Quelle anschließen, solange dieser noch unverarbeitet ist und Platz hat. Sobald die Verarbeitung einer Datei in diesem Stapel begonnen hat oder der Stapel voll ist, startet der nächste Eingang einen neuen Stapel.

Löschen eines Stapels

Das Papierkorbsymbol in der Stapelkopfzeile löscht den gesamten Stapel. Die App fragt zuerst nach einer Bestätigung, da die Dateien und ihre Ergebnisse aus Ihrem Konto entfernt werden und diese Aktion nicht rückgängig gemacht werden kann.

Credits werden entsprechend dem Fortschritt jeder Datei behandelt:

• Dateien, die noch in der Warteschlange warten, werden erstattet. Die Bestätigung informiert Sie darüber, wie viele Warteschlangen-Dateien erstattet werden, z. B. „3 Warteschlangen-Datei(en) werden erstattet. Diesen Stapel löschen?"
• Dateien, die bereits verarbeitet werden, werden nicht erstattet. Wenn eine Datei mit der Verarbeitung begonnen hat, warnt die Bestätigung, dass die bereits berechneten Credits nicht zurückerstattet werden. Das Löschen des Stapels stoppt diese Verarbeitung nicht, und ihr Ergebnis wird verworfen.

Sie können auch alles auf einmal aus Ihrem Profil entfernen mit Verlauf löschen, das dieselbe Regel anwendet: Warteschlangen-Dateien werden erstattet, Dateien in Verarbeitung nicht.

Exportieren eines Stapels

Das Download-Symbol in einer Stapelkopfzeile exportiert diesen Stapel, und der Dialog für den Mehrfach-Export ermöglicht es, mehrere Stapel auszuwählen und gemeinsam zu exportieren. Ein Export verwendet die Dateien jedes Stapels und die Vorlage, mit der diese Dateien verarbeitet wurden, einschließlich aller Einstellungen für die Mehrseiten-Zusammenführung; die Verarbeitung wird dabei nicht erneut ausgeführt. Vor dem Export prüft die App, ob jede Datei im Stapel abgeschlossen ist, und warnt, wenn einige noch ausstehend, fehlgeschlagen oder ohne Ergebnis sind. Die Schritt-für-Schritt-Details finden Sie auf der Seite Export.

Häufige Fragen

Kann ich einen Stapel umbenennen?

Nein. Stapelnamen werden automatisch aus Datum und Uhrzeit des Hochladens generiert, und es gibt keine Umbenennungsaktion.

Kann ich Dateien zu einem bereits exportierten Stapel hinzufügen?

Nein. Ein erneutes Hochladen startet einen neuen Stapel, auch wenn ein früherer fortgesetzt werden sollte. Der exportierte Stapel behält nur die Dateien, die er bereits hatte.

Was passiert, wenn ein Stapel während der Verarbeitung gelöscht wird?

Die Dateien des Stapels werden sofort entfernt. Dateien, die noch nicht gestartet wurden, werden erstattet; Dateien, die bereits verarbeitet werden, werden nicht erstattet und im Hintergrund zu Ende verarbeitet, wobei ihr Ergebnis verworfen wird.

Teilen Teammitglieder Stapel?

Nein. Ein Stapel gehört zu dem Konto, das ihn erstellt hat. Ein Team teilt den Plan und die Credits, aber die Stapel jedes Mitglieds bleiben in der eigenen Dateiliste.