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Un lot est le groupe de fichiers créé par un seul téléversement, et c'est l'unité que vous traitez, révisez et exportez. Chaque téléversement depuis le tableau de bord démarre un lot avec son propre nom, et les fichiers qu'il contient sont traités ensemble.

Ce qui constitue un lot

Lorsque vous ajoutez des fichiers sur le tableau de bord, ils sont regroupés en un seul lot et affichés comme un groupe repliable sous Fichiers, avec le nom du lot sur l'en-tête du groupe. Depuis cet en-tête, vous traitez le lot, l'exportez ou le supprimez.

• Un téléversement crée un lot. Les fichiers que vous envoyez ensemble atterrissent dans le même lot, et si vous ajoutez plusieurs PDF à la fois, les pages que vous choisissez dans chacun d'eux rejoignent toutes ce même lot. La seule exception est l'ajout d'un PDF avec d'autres fichiers : le PDF attend que vous choisissiez ses pages, donc ses pages forment leur propre lot et les autres fichiers en forment un autre (voir Téléversement de documents).
• Chaque page de PDF est son propre fichier. Un PDF est découpé en pages avant le téléversement, et un document Word ou un fichier texte est converti en pages — chaque page résultante compte comme un fichier dans le lot et est traitée individuellement ; le nombre de lignes de résultats que ce fichier contribue dépend de son contenu (une page avec une seule valeur produit une ligne, une page listant plusieurs éléments produit une ligne par élément).
• Un fichier appartient à exactement un lot. Les fichiers ne sont pas déplacés entre les lots par la suite, et ils ne peuvent pas être ajoutés à un lot après coup (voir Ajout de fichiers à un lot).
• Un lot appartient au compte qui l'a créé. La liste des Fichiers affiche les lots que vous avez téléversés ou reçus sur votre propre compte.

D'où vient le nom du lot

Les noms de lots sont générés automatiquement. Il n'existe aucun champ pour saisir un nom de lot ni aucune action de renommage — chaque lot est nommé au moment où le téléversement commence.

Un nom de lot a la forme YYMMDD-XXXX :

• YYMMDD — l'année à deux chiffres, le mois et le jour du début du téléversement, afin que la date d'un lot soit lisible d'un coup d'œil.
• XXXX — un code de quatre caractères dérivé de l'heure de la journée, utilisant des chiffres et des lettres majuscules. Deux lots démarrés à des moments différents le même jour reçoivent donc des noms différents.

Comme la date fait partie du nom, la boîte de dialogue d'exportation étiquette les lots d'aujourd'hui avec le libellé Aujourd'hui, et vous pouvez sélectionner uniquement ceux-ci d'un clic. Le même format de nommage est utilisé pour les lots qui arrivent via un Lien de collecte ou la Boîte de réception.

Combien de fichiers un lot peut contenir

Chaque lot a un nombre maximal de fichiers, et ce maximum dépend du forfait associé au compte. Un membre de l'équipe est limité par le forfait du propriétaire de l'équipe, et non par un éventuel forfait personnel.

La limite compte les fichiers, pas les téléversements — et un téléversement reste un lot. Un PDF de 40 pages devient 40 fichiers distincts, mais ils appartiennent tous au même lot, donc ce seul PDF occupe 40 des emplacements de fichiers de ce lot plutôt que de devenir 40 lots. (Un document Word ou un fichier texte compte de la même façon : chaque page après conversion est un fichier.) Si vous sélectionnez plus de pages que la limite ne le permet, l'application vous avertit que les pages supplémentaires seront ignorées. Si un lot devait dépasser la limite, l'application refuse le téléversement et signale que la limite du lot a été dépassée, suggérant une mise à niveau du forfait.

Ceci n'est que la limite par lot. L'application plafonne également le nombre de fichiers non traités qu'un compte peut détenir dans tous les lots à la fois ; voir Limites et spécifications pour le tableau complet, et Forfaits et crédits pour ce que chaque forfait inclut.

Statuts des lots en un coup d'œil

Un lot n'a pas un statut unique. Chaque fichier porte sa propre étiquette de statut dans la liste des fichiers, et l'en-tête du lot résume le lot avec un compte pour chaque état applicable — Terminé, Revu, En cours, Erreur et Prêt — ainsi que le nombre total de fichiers et une barre de progression.

Le filtre Statut du panneau des fichiers utilise les quatre états principaux — Téléversé, Traitement, Terminé et Erreur — pour affiner la liste. Il n'existe pas de statut Annulé distinct pour un fichier : supprimer un lot supprime ses fichiers plutôt que de les laisser marqués comme annulés (voir Supprimer un lot).

Lots et modèles

Un lot n'est pas lié à un modèle lors du téléversement des fichiers. Le modèle est choisi au moment du traitement : le lot utilise le modèle actuellement sélectionné dans le panneau Colonnes de données, et ce modèle est enregistré avec les fichiers qu'il a traités.

• Vous pouvez traiter le même lot à nouveau avec un modèle différent. Sélectionnez un autre modèle et exécutez le lot à nouveau ; la nouvelle exécution utilise le nouveau modèle pour ses colonnes. Voir Modèles & colonnes pour comprendre comment fonctionnent les modèles et leurs colonnes.
• Une exécution de traitement utilise un seul modèle. Tous les fichiers soumis ensemble sont traités avec les mêmes colonnes, et le résultat de chaque fichier appartient au modèle avec lequel il a été traité.
• Un lot en mode To Word n'utilise aucun modèle. Ce mode renvoie la page entière sous forme de document Word au lieu d'extraire des colonnes. Voir To Word.
• La fusion multipage fonctionne au sein d'un seul lot. Lorsque la fusion est activée dans le modèle, les lignes des fichiers de ce lot sont combinées ; les lignes ne sont jamais fusionnées entre deux lots. Voir Fusion multi-pages.

Ajout de fichiers à un lot

Sur le tableau de bord, chaque téléversement démarre un nouveau lot — aucune action ne permet d'ajouter des fichiers à un lot existant. Téléverser d'autres fichiers plus tard, que le lot précédent vienne d'être créé ou ait déjà été traité et exporté, produit un nouveau lot avec un nouveau nom. Les fichiers déjà exportés restent dans leur lot d'origine.

Les lots qui collectent des fichiers automatiquement se comportent légèrement différemment. Les fichiers arrivant via un Lien de collecte ou la Boîte de réception peuvent rejoindre le lot le plus récent de cette même source tant qu'il n'est pas encore traité et qu'il reste de la place. Une fois le traitement commencé sur un fichier de ce lot, ou lorsque le lot est plein, l'arrivée suivante démarre un nouveau lot.

Suppression d'un lot

L'icône de corbeille sur l'en-tête d'un lot supprime l'intégralité du lot. L'application vous demande d'abord de confirmer, car les fichiers et leurs résultats sont supprimés de votre compte et cette action est irréversible.

Les crédits sont gérés en fonction de l'avancement de chaque fichier :

• Les fichiers encore en attente dans la file sont remboursés. La confirmation vous indique combien de fichiers en file seront remboursés, par exemple "3 fichier(s) en file seront remboursés. Supprimer ce lot ?"
• Les fichiers déjà en cours de traitement ne sont pas remboursés. Si un fichier a commencé son traitement, la confirmation vous avertit que les crédits déjà facturés pour celui-ci ne seront pas restitués. La suppression du lot n'interrompt pas ce traitement, et son résultat est écarté.

Vous pouvez également tout supprimer d'un coup depuis votre profil avec Supprimer l'historique, qui applique la même règle : les fichiers en file sont remboursés, les fichiers déjà en cours de traitement ne le sont pas.

Exportation d'un lot

L'icône de téléchargement sur l'en-tête d'un lot exporte ce lot, et la boîte de dialogue d'exportation multi-lots vous permet de cocher plusieurs lots et de les exporter ensemble. Une exportation utilise les fichiers de chaque lot et le modèle avec lequel ces fichiers ont été traités, y compris les paramètres de fusion multipage ; elle ne relance pas le traitement. Avant d'exporter, l'application vérifie que chaque fichier du lot est terminé et vous avertit si certains sont encore en attente, en erreur ou sans résultat. Les détails étape par étape figurent sur la page Export.

Questions fréquentes

Puis-je renommer un lot ?

Non. Les noms de lots sont générés automatiquement à partir de la date et de l'heure du téléversement, et il n'existe aucune action de renommage.

Puis-je ajouter des fichiers à un lot déjà exporté ?

Non. Un nouveau téléversement crée un nouveau lot, même si vous souhaitiez poursuivre un lot précédent. Le lot exporté ne conserve que les fichiers qu'il contenait déjà.

Que se passe-t-il si je supprime un lot pendant son traitement ?

Les fichiers du lot sont supprimés immédiatement. Les fichiers qui n'avaient pas commencé sont remboursés ; ceux déjà en cours de traitement ne le sont pas, et ils sont laissés pour se terminer en arrière-plan, leur résultat étant ignoré.

Les membres de l'équipe partagent-ils les lots ?

Non. Un lot appartient au compte qui l'a créé. Une équipe partage le forfait et les crédits, mais les lots de chaque membre restent dans leur propre liste de Fichiers.