Un template est une liste enregistrée et réutilisable des colonnes que vous souhaitez extraire d'un document. Une fois enregistré, chaque futur lot peut le réutiliser au lieu de décrire à nouveau les mêmes colonnes.
Ce qu'est un template
Un template contient la liste des colonnes à extraire. Chaque colonne devient une colonne dans le tableau résultant. Le template lui-même n'est que le conteneur enregistré de cette liste, afin que le même ensemble de colonnes puisse être appliqué lot après lot sans le ressaisir.
Voici la différence entre un template et une exécution ponctuelle :
- Template enregistré — un ensemble de colonnes nommé et réutilisable. Il reste dans votre compte et peut être activé sur n'importe quel lot, ou réutilisé via les autres points d'entrée listés plus bas sur cette page.
- Exécution ponctuelle — les colonnes n'existent que pour cette seule exécution et ne sont pas enregistrées pour être réutilisées. Sur l'application web, cela se produit lorsque le template sélectionné n'a aucune colonne définie : l'IA déduit la structure du tableau à partir du document lui-même. Via l'API, vous pouvez également transmettre une liste de colonnes pour une seule requête, sans créer de template au préalable.
Création, changement et modification de modèles
Les modèles sont gérés depuis le panneau Data Columns du tableau de bord (mode To Table). L'en-tête du panneau affiche le modèle actuellement sélectionné et trois actions :
| Action | Fonction |
|---|---|
| New | Ouvre la boîte de dialogue New Template. Donnez un nom au modèle et, si vous le souhaitez, basez-le sur un modèle existant pour copier les colonnes de ce modèle. Vous pouvez également parcourir la Preset Library pour partir d'un ensemble prêt à l'emploi. |
| Switch | Ouvre la boîte de dialogue Switch Template, qui répertorie vos modèles. Chaque ligne propose Select, Settings, Share et Delete. |
| Settings | Ouvre Template Settings pour le modèle actuel — voir Template-wide settings ci-dessous. |
Pour ajouter une colonne, saisissez son nom dans la zone sous le titre du modèle et cliquez sur Add Column. Si aucun modèle n'est sélectionné, un modèle est créé automatiquement pour vous. Pour modifier une colonne, cliquez sur son icône d'édition dans la liste ; pour la supprimer, cliquez sur l'icône de suppression.
Composition d'une colonne
Chaque colonne comporte exactement deux parties : son nom de colonne et, éventuellement, une Format Requirement. Les deux sont envoyés ensemble lors du traitement du document.
| Partie | Ce qu'elle contrôle |
|---|---|
| Nom de colonne | Le libellé de la colonne de sortie et l'instruction indiquant ce qu'il faut trouver dans le document — par exemple, Invoice Number ou Total Amount. Le nom est également ce que l'IA recherche, il doit donc décrire les données souhaitées. |
| Format Requirement (facultatif) | Une instruction supplémentaire indiquant comment la valeur de cette colonne doit être renvoyée — par exemple, convertir un montant en nombre simple, supprimer un symbole monétaire ou normaliser une date dans un format fixe. Cela s'applique uniquement à cette colonne. Si vous laissez ce champ vide, la valeur est renvoyée telle qu'elle apparaît dans le document. |
Si une colonne comporte une Format Requirement, une icône d'information apparaît à côté de son nom dans la liste afin que vous puissiez lire l'instruction sans ouvrir la boîte de dialogue de modification. Une colonne sans Format Requirement extrait simplement la valeur directement.
La page Custom Columns explique les différentes manières de produire la valeur d'une colonne — lue directement dans le document, calculée à partir d'autres valeurs ou déduite du contexte.
Modification de l'ordre des colonnes
Les colonnes sont extraites et renvoyées dans l'ordre où elles apparaissent dans le Template. Pour modifier cet ordre, faites glisser une colonne par sa poignée dans la liste. Le nouvel ordre est enregistré immédiatement, et le tableau de sortie le suit. Cela est utile lorsque vous souhaitez que la feuille de calcul résultante commence par une colonne particulière.
Paramètres à l'échelle du Template
La boîte de dialogue Template Settings (ouverte avec l'action Settings sur le panneau Data Columns, ou par ligne dans la boîte de dialogue Switch Template) contient des paramètres qui s'appliquent à l'ensemble du Template plutôt qu'à une seule colonne :
- Global Format Requirement — une instruction qui s'applique à chaque colonne du Template, en plus du Format Requirement propre à chaque colonne. Utilisez-la lorsque la même règle de formatage (par exemple, un style de date ou un format de nombre) s'applique à l'ensemble.
- Merge Multiple Results — combine plusieurs lignes extraites en une seule. Il s'agit de la même fonctionnalité décrite sur la page Multi-Page Merge.
AI-Suggested Columns
Lorsque vous commencez à traiter un lot Vers Tableau dont le Template sélectionné n'a pas encore de colonnes, et que le lot contient au moins deux fichiers, l'application web peut vous proposer une liste de colonnes. Quelques fichiers sont échantillonnés, l'IA les lit, et la boîte de dialogue AI-Suggested Columns s'ouvre avec ses suggestions.
- Examinez les noms de colonnes suggérés, modifiez-les, ajoutez les vôtres, ou supprimez ceux que vous ne souhaitez pas.
- Cliquez sur Apply & Process pour enregistrer la liste dans le Template et commencer le traitement.
- Si la suggestion échoue, choisissez Retry ou Define manually.
La suggestion est ignorée lorsque le Template a déjà des colonnes, ou lorsque le lot ne contient qu'un seul fichier — dans ces cas, le traitement démarre directement.
Combien de modèles pouvez-vous avoir
Un compte peut contenir jusqu'à 30 templates. Lorsque vous essayez de créer un nouveau template après avoir atteint cette limite, l'application affiche ce message et le nouveau template n'est pas créé :
Vous avez atteint la limite de 30 templates. Supprimez d'abord un template existant.
Pour libérer un emplacement, ouvrez la boîte de dialogue Switch Template et supprimez un template dont vous n'avez plus besoin.
Où les templates peuvent être réutilisés
Un template n'est pas lié à un seul lot. Le même ensemble de colonnes enregistré peut être appliqué depuis n'importe lequel de ces points d'entrée :
- Web app — sélectionnez le template dans le panneau Data Columns et traitez n'importe quel lot avec celui-ci.
- Google Sheets add-on — la barre latérale utilise les mêmes templates enregistrés, donc un template créé sur le site web y est également disponible.
- API — transmettez l'identifiant du template lors du démarrage d'un lot, au lieu de lister les colonnes dans la requête. Consultez la référence API Templates & Fields pour les détails destinés aux développeurs.
Les templates peuvent également être partagés sous forme de texte : l'action Share dans la boîte de dialogue Switch Template produit un bloc que vous pouvez envoyer à quelqu'un d'autre, qui le colle dans la zone de nom de colonne et clique sur Add Column pour importer les colonnes et les paramètres dans son propre compte.