すべてのアカウントには専用のEmail Inboxアドレスがあります。メールを転送するか、サプライヤーやクライアントにアドレスを共有すると、添付ファイルがアカウント内のファイルとして保存され、処理できる状態になります。送信側はアカウントを持っている必要も、ダッシュボードを見ることもありません。

受信ボックスのアドレスを確認する場所

アドレスはアカウント作成時に自動的に生成されます。ダッシュボードを開き、次のいずれかの方法で確認できます：

• アップロードボタンの横にある追加方法メニューを開き、Email Inboxを選択します。
• アップロードパネルのまたは受信方法の下にあるEmail Inboxカードで設定をクリックします。

どちらの方法でもEmail Inboxダイアログが開きます。受信ボックスアドレスはコピーボタンとともに表示されます。形式は[email protected]のようになり、アカウントのメールプレフィックスと短いアカウントコードで構成されています。同じダイアログに、以下で説明するすべての設定があります。

アドレス自体を制御する2つのコントロールがあります：

• 受信ボックスを有効化 — マスタースイッチです。オフにすると、そのアドレスに送信されたメールは取得されません。
• アドレス再生成 — 新しいアドレスを発行します。古いアドレスはすぐに使えなくなるため、以前共有した相手には新しいアドレスを伝える必要があります。

ファイルを送信するには、自分のメールボックスからアドレスにメールを転送するか、文書を持っている相手にアドレスを直接共有します。添付ファイルはバックグラウンドで収集されるため、送信側がログインする必要はありません。

対応している添付ファイル

画像、PDF、Word文書、プレーンテキストファイルに対応しています。古いバイナリ形式の.docには対応していません。Wordで開き、.docxとして保存してください。

添付ファイルが何として扱われるかは、その種類によって異なります。画像は1つのファイルです。PDFはページごとに分割され、各ページが独自のドキュメント（1ファイル）になります。つまり、10ページのPDFは同じバッチ内の10ファイルとして届き、そのバッチのスロットを10個使用します（10個のバッチになるわけではありません）。各ファイルは個別に処理され、そのページの内容に応じて、結果が1行になることも複数行になることもあります。Wordまたはテキストファイルはまずページに変換され、各ページが同様に1ファイルになります。

1通のメール内のすべての添付ファイルは、プランのバッチ容量にも収まる必要があります。これは、ダッシュボードからのアップロードに適用されるバッチごとの最大値と同じです。合計がそれを超える場合、メールは拒否され、複数のメールにファイルを分割することを提案するメモが添えられます。バッチごとの数値については、制限と仕様を参照してください。

メールのPDF制限が高い理由。 1,000ページ、50 MBという数値は、到着時にすでにPDFだったPDFにのみ適用されます。Wordまたはテキストの添付ファイルは異なります。処理前にページに変換する必要があり、その変換がより遅いステップであるため、製品の他の場所で使用されている標準のファイル1つにつき50ページの変換制限が維持されます。メールで送信されたWordまたはテキストファイルが50ページを超えて変換される場合、分割を求めるメモとともに拒否されます。通常のアップロードに同じ制限がどのように適用されるかについては、ドキュメントのアップロードを参照してください。

デフォルトでは、受信ボックスは実際の添付ファイルのみを読み取ります。添付ファイルのないメールはメモとともに拒否されます。ダイアログの処理対象で、これをメール本文（メール本文のみが処理され、添付ファイルがあっても無視されます）または両方（添付ファイルと本文がそれぞれ独自の項目になります）に切り替えることができます。

受信メールの自動処理

デフォルトでは、メールで届いた添付ファイルは、自分でアップロードしたファイルと同様に、処理を開始するまでファイル一覧で待機します。事前に必要な列がわかっている場合は、Email Inboxダイアログで自動処理をオンにしてテンプレートを選択します。以降、受信した各バッチは自動的に処理が開始されます。

1. 自動処理をオンにします。
2. テンプレートを選択します。これは添付ファイルの読み取りに使用する列セットです。テンプレートとその列の仕組みについては、テンプレートと列を参照してください。

知っておくと便利な点がいくつかあります：

• テンプレートが必要です。自動処理では固定の列セットを抽出するため、テンプレートを選択していないとアプリは何を探せばよいかわかりません。メールは引き続き届いてキューに追加されますが、自動的には何も開始されません。ダイアログに警告が表示され、ダッシュボードカードにはテンプレートが必要と表示されます。
• 到着したファイルはグループ化され、1件ずつ処理されるわけではありません。アプリは最後のファイルが到着してから約10秒待機するため、まとめて届いた添付ファイルは1回の処理として扱われます。
• 自動処理は他の処理と同様にクレジットを消費します。各ファイルは処理時にアカウントのレートで課金されます。アカウントに利用可能なクレジットがない場合、ファイルはクレジットが追加されるまでキューに残ります。
• 受信したファイルは、最新のEmail Inboxバッチに追加されます。そのバッチが未処理で空きがある間は追加され、処理が開始された後、またはバッチがいっぱいになった後は、次の到着ファイルが新しいバッチを開始します。受信バッチのグループ化と命名については、バッチを参照してください。
• 選択したテンプレートを削除した場合、アプリは選択をクリアし、次回ダイアログを開いたときに新しいテンプレートの選択を求めます。

受信ボックスに送信できる相手を制限する

送信者ホワイトリストはオプションで、デフォルトではオフです。オフの場合、あなたのアドレスへのメールは（通常の送信者チェックの対象となりますが）任意の送信者から受け付けられます。オンにすると、リストに登録したアドレスのみを受け付けます。

1. Email Inboxダイアログで、セキュリティをオンにします。
2. 承認済み送信者で、エントリを追加して追加をクリックします。[email protected]のような完全なアドレス、または@example.comのようなドメイン全体を追加して、そのドメインのすべての送信者を承認できます。

スイッチをオンにすると、リストにないアドレスからのメールは拒否され、送信者にはアドレスが承認リストにない旨の自動返信が送信されます。照合は完全一致なので、@example.comはドメイン全体を承認し、[email protected]はその1つのアドレスのみを承認します。不要になったエントリは、削除アクションで削除できます。

パスワード保護された添付ファイル

暗号化されたPDF（通常は銀行明細書）は、送信者に事前に復号化を依頼することなく受信ボックスに送信できます。パスワードを一度保存しておくと、自動的に試行されます。

1. Email Inboxダイアログで、PDFパスワードを見つけます。
2. PDFパスワードフィールドにパスワードを入力し、追加をクリックします。最大5つまで保存できます。

暗号化されたPDFが届くと、保存された各パスワードが追加した順に試行されます。いずれかがロックを解除すると、PDFは通常どおり処理され、そのページ数は他のPDFと同様に上記の制限にカウントされます。

保存されたパスワードは最後の文字で終わるヒントとしてのみ表示されるため、パスワード自体を表示せずにエントリを区別できます。保存されたパスワードのいずれもファイルをロック解除できない場合、そのファイルは処理されず、あなたと元の送信者の両方にパスワードが必要であることを説明するメールが送信されます。不足しているパスワードをリストに追加し、送信者にメールを再送信するよう依頼してください。

よくある質問

私のアドレスに送信する人にアカウントは必要ですか？

いいえ。アドレス（または転送されたメールを受け取ること）だけで十分です。送信者はあなたのファイル、バッチ、結果を見ることはできません。

アドレスを再生成すると、古いアドレスはどうなりますか？

すぐに機能しなくなります。その後送信されたものは取得されないため、古いアドレスに送信していた人には新しいアドレスを共有してください。再生成しても、すでに受信したファイルには影響しません。

添付ファイルのないメールの場合はどうなりますか？

処理対象が添付ファイル（デフォルト）に設定されている場合、添付ファイルのないメールは拒否され、送信者に通知が送信されます。メッセージ本文を処理したい場合は、ダイアログで処理対象をメール本文または両方に切り替えてください。