Multi-Page Merge combina los resultados extraídos que pertenecen al mismo documento en un solo registro. Cuando un documento se carga como varios archivos — el anverso y reverso de una tarjeta de identificación fotografiados por separado, un extracto bancario dividido en varias páginas, un contrato escaneado en partes — cada archivo se procesa de forma independiente y produce sus propios resultados. Activar Multi-Page Merge indica a la aplicación cómo reconocer qué filas pertenecen juntas y cómo combinarlas en un solo grupo de fusión.
Por qué el mismo documento puede aparecer como varias filas
Cada archivo que se carga se procesa de forma independiente y produce su propio resultado. Una sola carga puede a su vez producir varias filas — una página de un extracto bancario puede contener una docena de transacciones, cada una convirtiéndose en su propia fila. Así, un documento que llega como tres archivos no produce una fila de resultados; produce tres conjuntos separados de filas, uno por archivo.
Los casos comunes donde un documento se divide en varios archivos incluyen:
- Una tarjeta de identificación fotografiada como dos imágenes: el anverso contiene el nombre y el número de identificación, el reverso contiene la dirección y la fecha de vencimiento.
- Un extracto bancario que se extiende a lo largo de varias páginas: el número de cuenta aparece una vez en la parte superior de la página 1, mientras que la tabla de transacciones continúa en las páginas siguientes.
- Un contrato de varias páginas escaneado página por página, donde un número de contrato o un bloque de firma aparece solo en algunas de las páginas.
Multi-Page Merge funciona sobre filas, no páginas. Primero decide qué filas pertenecen juntas, luego combina los valores en cada grupo. Las reglas de agrupación se guardan en una plantilla, por lo que una vez configuradas se aplican a cada lote procesado con esa plantilla.
Tres formas de agrupar archivos en un registro
En la configuración de la plantilla, usted elige exactamente uno de los tres modos de fusión. Cada uno responde a la misma pregunta — "¿qué resultados pertenecen juntos?" — de una manera diferente.
Sequential Merge
Este modo lee sus archivos en orden de carga. Mientras una columna elegida permanezca vacía o igual, esos archivos permanecen juntos como un registro. En el momento en que la columna muestra un valor nuevo, diferente, un nuevo registro comienza desde allí. Esto es adecuado para documentos donde un valor identificador aparece una vez — por ejemplo, un número de factura impreso solo en la página 1, o un nombre que aparece en la parte superior de cada contrato.
Cuando elige Sequential Merge, también elige Where to break — la condición que inicia un nuevo registro. Break on value change está seleccionado por defecto.
| Condición de ruptura | Qué inicia un nuevo registro |
|---|---|
| Break on value change (predeterminado) | Los archivos se siguen en orden de carga. Mientras la columna elegida esté vacía o sin cambios, permanecen en el mismo registro. El primer archivo donde la columna muestra un valor diferente comienza un nuevo registro. |
| Break on a blank item | Un archivo donde cada columna regresa completamente vacía se trata como un separador. Todo lo anterior se convierte en un registro, y el archivo inmediatamente después inicia uno nuevo. |
| Break when a value appears | El archivo donde la columna elegida tiene por primera vez cualquier contenido — sin importar lo que diga — inicia un nuevo registro. Útil para un sello, una marca de verificación o cualquier campo cuya presencia marque un nuevo documento. |
| Break on a specific value | El archivo donde la columna elegida coincide con el texto o patrón que usted ingresa inicia un nuevo registro. El texto simple funciona tal cual; un patrón como INV-\d+ coincide con un formato en lugar de un valor fijo. |
Match by Value
Este modo ignora el orden de carga. Los archivos que compartan el mismo valor en una columna elegida se combinan en un solo registro, sin importar cuán separados se hayan cargado. Es adecuado para un lote donde los archivos de diferentes documentos están mezclados, por ejemplo, documentos de aduanas de varios pedidos fotografiados sin un orden particular, donde el número de pedido es el valor que identifica qué archivos pertenecen juntos.
Debido a que compara cada resultado con todos los demás, este modo requiere que la columna elegida esté presente y se lea correctamente en cada archivo que deba agruparse. Si el valor de un archivo para esa columna resulta vacío, ese archivo se deja como su propio registro en lugar de emparejarse con un grupo.
Fixed Count
Este modo ignora el contenido por completo: cada N archivos consecutivos se convierten en un registro. Introduzca el tamaño del grupo (N) y la aplicación combina los archivos en bloques fijos. Está pensado para un registro que siempre se compone del mismo número de elementos diferentes, por ejemplo, un registro de gastos que siempre consta de una foto del recibo, una captura de pantalla del pago bancario y un correo de aprobación, tres archivos por registro.
Cuando varios archivos discrepan en un valor
Una vez que las filas se agrupan, la aplicación las combina campo por campo. Una columna cuyos archivos coinciden todos, o donde solo un archivo tiene un valor, se trata como un valor compartido y se completa en cada fila del registro. Esto es lo que permite, por ejemplo, que un número de cuenta que aparece solo en la página 1 se copie en cada fila de transacción de las páginas posteriores.
Si una columna tiene dos o más valores no vacíos diferentes dentro de un grupo, eso es un conflicto, y usted elige cómo se resuelve. La elección se aplica a toda la plantilla, no a columnas individuales.
| Opción ante conflicto | Qué sucede con la columna en conflicto |
|---|---|
| Combine into one (predeterminado) | Todos los valores diferentes se unen en una sola celda. El separador predeterminado es una barra con espacios (/), y puede cambiarlo en Join Values With, incluida su eliminación para unir valores sin nada entre ellos. |
| Keep all, split into rows | No se adivina nada. En lugar de una fila combinada, obtiene una fila por archivo, para que pueda verificar cada valor usted mismo. Los valores en los que los archivos coinciden aún se completan. |
| Keep the first value | El valor del archivo cargado primero prevalece; los demás se descartan. |
| Keep the last value | El valor del archivo cargado más recientemente prevalece; los demás se descartan. |
Solo las columnas que realmente entran en conflicto se ven afectadas. Las columnas en las que los archivos coinciden, y las columnas que solo un archivo completó, se comparten en todo el registro.
Dónde activarlo
Multi-Page Merge es un ajuste dentro de una plantilla, junto a las demás opciones de la plantilla.
- Abra el panel Data Columns en el panel y haga clic en Settings en el encabezado de la plantilla. (La misma acción Settings aparece en cada fila del diálogo Switch Template).
- En el diálogo Template Settings, busque la fila Merge Multiple Results y actívela.
- Elija un modo de fusión en How to merge. Si eligió Sequential Merge, también elija una condición de ruptura en Where to break y, cuando se le solicite, la columna de datos, el valor o el tamaño del grupo que el modo necesite.
- Elija una opción en Merge Conflict Handling.
El diálogo muestra un resumen en lenguaje sencillo de sus opciones actuales, además de un ejemplo práctico, para que pueda leer lo que hará el ajuste antes de confiar en él. Los cambios se guardan automáticamente: no hay un botón de guardar independiente, y al cerrar el diálogo se conservan. Si una columna, un valor o un tamaño de grupo requerido aún no se ha completado, el diálogo muestra una advertencia de que la configuración no tendrá efecto hasta que se complete; la aplicación no genera un error ante una configuración de fusión incompleta, simplemente deja los resultados sin fusionar.
Como esto se encuentra en los ajustes de la plantilla, es el mismo diálogo descrito en la página Templates & Columns. Un ajuste de fusión siempre pertenece a una plantilla; un lote procesado sin plantilla no tiene un ajuste de plantilla que lo contenga.
Dónde tiene efecto la fusión
Multi-Page Merge no cambia la forma en que se procesan los archivos. Cambia la tabla que se produce al exportar. Funciona dentro de un solo lote y nunca combina filas de lotes diferentes; consulte Batches para saber qué es un lote y cómo los archivos terminan en uno.
- La visualización de resultados en la aplicación es por archivo. Al abrir un archivo para inspeccionar sus filas extraídas, verá los resultados de ese archivo. Las filas no se combinan en esta vista.
- La exportación de un lote aplica la fusión automáticamente. Si la plantilla del lote tiene la fusión activada, la hoja de cálculo exportada se fusiona. No hay un interruptor independiente de "fusionar esta exportación" que deba activarse al exportar.
- La exportación de varios lotes juntos también aplica la fusión, usando los ajustes de plantilla de cada lote, antes de que los lotes se alineen en un solo archivo.
- La fusión se aplica solo cuando el lote se procesó con una plantilla que tiene la fusión activada. El ajuste se lee de la plantilla al exportar, así que si corrige un ajuste de fusión después del procesamiento, la próxima exportación de ese lote usará el ajuste corregido.
El mismo ajuste también rige los resultados enviados al complemento de Google Sheets: cuando la plantilla de un lote tiene la fusión activada, las filas escritas en la hoja son las combinadas.
La confirmación antes de la exportación
De forma predeterminada, al exportar un solo lote con la fusión activada, primero se abre una pantalla de Confirm Merge Before Export. Muestra dos tablas lado a lado — Before merge (raw results) y After merge (export result) — con las filas del mismo grupo de fusión compartiendo un color, para que pueda ver qué filas sin procesar produjeron qué fila combinada. Puede editar un valor sin procesar aquí, ajustar la configuración de fusión directamente en la misma pantalla y luego hacer clic en Confirm & Export para generar el archivo.
Si no desea esta confirmación cada vez, active Skip confirmation before export en la configuración de la plantilla. La exportación de varios lotes juntos no muestra esta pantalla de confirmación; se aplica la fusión y se genera el archivo directamente.