So extrahieren Sie kanadische ROE-Daten in Excel
für die Service-Canada-Compliance
Wenn ein Mitarbeiter ausscheidet – sei es durch Kündigung, Entlassung, fristlose Kündigung oder das Ende eines Saisonvertrags – hat der Arbeitgeber fünf Kalendertage Zeit, um eine Arbeitsbescheinigung (ROE) (Formular INS5153) an Service Canada auszustellen. Diese Frist ist kein internes Gehaltsabrechnungsziel. Sie wird durch den Employment Insurance Act festgelegt, und der EI-Anspruch des Mitarbeiters kann erst bearbeitet werden, wenn die ROE eingegangen ist. Ein Unternehmen mit 200 Mitarbeitern und 15 % jährlicher Fluktuation bearbeitet etwa 30 ROEs pro Jahr. Jede enthält 53 nummerierte Blöcke mit strukturierten Daten – Block 10 (letzter bezahlter Tag), Block 11 (letzter versicherungspflichtiger Tag), Block 15A (versicherungspflichtige Stunden gesamt), Block 15B (versicherungspflichtiger Verdienst gesamt), Block 15C (Kündigungsgrund-Code) und bis zu 53 Abrechnungszeitraum-Einträge in den Blöcken 17A bis 17D. Eine ROE ist kein Kurzformular, und jeder Block darin entscheidet darüber, ob der EI-Anspruch eines Mitarbeiters mit dem richtigen Leistungssatz genehmigt wird oder aufgrund eines einzelnen nicht übereinstimmenden Felds in der Prüfung hängen bleibt.
Was auf einer Arbeitsbescheinigung (ROE) steht – 53 Blöcke, eine Kündigung, Ihre Tabellenspalten
Die Arbeitsbescheinigung (ROE), die durch den ROE-Leitfaden von Service Canada für Arbeitgeber geregelt wird, ist kein zusammenfassendes Dokument. Es ist eine forensische Aufzeichnung der gesamten letzten Beschäftigungsgeschichte des Arbeitnehmers – wie lange er gearbeitet hat, wie viel er in jedem der letzten 53 Abrechnungszeiträume verdient hat, warum er aufgehört hat zu arbeiten und wann die Unterbrechung des Verdienstes begann. Jeder Block beantwortet eine bestimmte Frage, die Service Canada benötigt, um die Anspruchsberechtigung für Arbeitslosengeld (EI) zu prüfen.
Gemäß dem Employment Insurance Act liegt eine Unterbrechung des Verdienstes vor, wenn ein Arbeitnehmer sieben aufeinanderfolgende Kalendertage ohne Arbeit und ohne versicherungspflichtigen Verdienst hat oder voraussichtlich haben wird. Das ist der Auslöser. Die Frist von fünf Kalendertagen für die Ausstellung der ROE beginnt am Ende des Abrechnungszeitraums, in dem diese Unterbrechung eintritt, nicht am letzten Tag der tatsächlichen Arbeit des Arbeitnehmers.
Identitäts- und Arbeitgeberblöcke
Arbeitgeberinformationen
- Block 4 – Geschäftsnummer des Arbeitgebers – die 15-stellige CRA-Kennung. Service Canada verwendet diese, um die ROE mit dem Lohnkonto des Arbeitgebers zu verknüpfen und zu überprüfen, ob EI-Beiträge abgeführt wurden.
- Block 5 – Lohnabrechnungs-Referenznummer – optional, in der Regel der interne Kontocode des Arbeitgebers. Wird verwendet, wenn eine Geschäftsnummer mehrere Lohnkonten abdeckt.
- Block 3 – Name und Adresse des Arbeitgebers – müssen mit den CRA-Aufzeichnungen übereinstimmen. Eine Abweichung hier kann den EI-Antrag verzögern, während Service Canada die Identität des Arbeitgebers überprüft.
Arbeitnehmerinformationen
- Block 8 – Sozialversicherungsnummer (SIN) des Arbeitnehmers – die neunstellige Kennung, die Service Canada verwendet, um die ROE dem EI-Antrag des Arbeitnehmers zuzuordnen. Eine falsche SIN bedeutet, dass der Antrag des Arbeitnehmers nicht bearbeitet werden kann, bis der Fehler korrigiert ist.
- Block 6 – Name und Adresse des Arbeitnehmers – müssen mit der bei Service Canada hinterlegten SIN übereinstimmen. Der Nachname bestimmt den ersten Abgleich; der Vorname bestätigt ihn.
- Block 10 – Erster Arbeitstag – das Datum, an dem der Arbeitnehmer zu arbeiten begann. Legt den gesamten Beschäftigungszeitraum fest, der die Anzahl der versicherungspflichtigen Stunden beeinflusst, die für den EI-Anspruch erforderlich sind.
Daten- und Zeitraum-Blöcke – Was die Trennung definiert
| Block | Feld | Verwendung durch Service Canada | Extraktionsspalte |
|---|---|---|---|
| 10 | Letzter bezahlter Tag | Markiert das Ende des Beschäftigungszeitraums. Nicht immer der letzte Arbeitstag – Urlaubsabgeltung kann ihn verlängern. | "Letzter bezahlter Tag" |
| 11 | Letzter Tag der versicherungspflichtigen Beschäftigung | Häufig identisch mit Block 10. Abweichend, wenn der Arbeitnehmer eine Zahlung für einen Zeitraum nach dem letzten Arbeitstag erhält (z. B. eine Abfindung). Service Canada nutzt dies zur Berechnung des Beginns des Qualifikationszeitraums. | "Letzter versicherungspflichtiger Tag" |
| 12 | Datum des Rückrufs | Gilt nur für vorübergehende Entlassungen. Erwartet der Arbeitgeber einen Rückruf, handelt es sich nicht um eine dauerhafte Kündigung – dies beeinflusst die Pflicht des Arbeitnehmers, während des EI-Bezugs Arbeit zu suchen. | "Erwartetes Rückrufdatum" |
| 14 | Voraussichtliches Rückrufdatum | Wird verwendet, wenn das genaue Rückrufdatum unsicher ist, aber innerhalb eines bekannten Zeitfensters liegt. Der Arbeitnehmer ist in diesem Zeitraum von der aktiven Arbeitssuche befreit. | "Erwartetes Rückrufffenster" |
Versicherungspflichtige Stunden und Verdienst – Die Blöcke, die die Leistung berechnen
| Block | Feld | Verwendung durch Service Canada | Extraktionsspalte |
|---|---|---|---|
| 15A | Versicherungspflichtige Stunden insgesamt | Bestimmt, ob der Arbeitnehmer genügend Stunden für den EI-Bezug in seiner Region hat. Die erforderliche Stundenzahl variiert je nach Region (420–700 Stunden, abhängig von der regionalen Arbeitslosenquote). Dies ist die mit Abstand folgenreichste Zahl auf der Arbeitsbescheinigung (ROE). | "Versicherungspflichtige Stunden insgesamt" |
| 15B | Versicherungspflichtiger Verdienst insgesamt | Die Summe aller versicherungspflichtigen Einkünfte während des Beschäftigungszeitraums – in der Regel der letzten 52 Wochen. Service Canada verwendet die besten Wochen innerhalb dieser Summe zur Berechnung des wöchentlichen EI-Leistungssatzes. | "Versicherungspflichtiger Verdienst insgesamt" |
| 15C | Versicherungspflichtiger Verdienst nach Abrechnungszeitraum | Die Aufschlüsselung der Einkünfte über die letzten Abrechnungszeiträume. Block 16 gibt die Gesamtzahl der gemeldeten Abrechnungszeiträume an; die Blöcke 17A bis 17D listen periodenspezifische Einkünfte, Stunden und versicherungspflichtige Beträge für bis zu 53 Zeiträume auf. | "Zeitraum 1 Stunden" bis "Zeitraum 53 Verdienst" |
Ausstellungsgrund — Block 16 (Kündigungsgrund-Code)
| Code | Bedeutung | Auswirkung auf den EI-Anspruch |
|---|---|---|
| A | Arbeitsmangel / Vertrags- oder Saisonende | Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf reguläres EI (vorbehaltlich der Stundenanforderung). Der häufigste Code für Entlassungen und Saisonende. |
| B | Streik oder Aussperrung | Der Arbeitnehmer hat während eines Arbeitskampfes in der Regel keinen Anspruch auf reguläres EI. |
| D | Krankheit oder Verletzung | Der Arbeitnehmer kann Anspruch auf EI-Krankengeld haben (bis zu 26 Wochen). Erfordert ein ärztliches Attest. Die Kündigungsgrund-Codes D und E verwenden unterschiedliche Leistungsarten. |
| E | Kündigung / Freiwilliges Ausscheiden | Der Arbeitnehmer hat in der Regel keinen Anspruch auf reguläres EI, es sei denn, er kann einen „triftigen Grund" nachweisen – eine höhere Hürde, bei der der Arbeitnehmer zeigen muss, dass er keine zumutbare Alternative hatte. |
| F | Mutterschaft | Löst EI-Mutterschaftsgeld aus (bis zu 15 Wochen). Muss innerhalb des Zeitraums liegen, der 12 Wochen vor dem voraussichtlichen Geburtstermin beginnt. |
| G | Kurzarbeit | Ein staatliches Programm, bei dem Arbeitnehmer eine reduzierte Woche arbeiten und teilweise EI erhalten. Erfordert eine vorherige Genehmigung durch Service Canada. |
| H | Kurzarbeit – bereits gemeldet | Fortsetzung einer Kurzarbeitsregelung. Wird verwendet, wenn in Block 16 einer früheren Arbeitsbescheinigung (ROE) bereits Code G gemeldet wurde. |
| J | Lehringsausbildung | Arbeitnehmer nimmt an einer Lehringsausbildung teil. Kann während der Ausbildung Anspruch auf EI haben. |
| K | Palliativpflege / Pflege eines Familienmitglieds / Pflege eines schwer kranken Kindes | Löst EI-Pflegegeld aus. Die Dauer variiert je nach Leistungsart – Palliativpflege bis zu 26 Wochen, Pflege eines Familienmitglieds bis zu 35 Wochen bei Kindern. |
| M | Entlassung / Suspendierung | Der Arbeitnehmer kann Anspruch auf EI haben, wenn die Entlassung nicht auf Fehlverhalten zurückzuführen war. Service Canada prüft die Umstände jeder Entlassung – „entlassen" ist nicht gleichbedeutend mit „nicht anspruchsberechtigt". |
| N | Beurlaubung | Unbezahlter Urlaub. Das Arbeitsverhältnis besteht fort, aber die Vergütung endet. Der Kündigungsgrund-Code N allein schließt den Arbeitnehmer nicht vom EI aus. |
| P | Elternzeit | Löst EI-Elterngeld aus (Standard bis zu 35 Wochen oder verlängert bis zu 61 Wochen mit reduziertem Satz). Kann zwischen den Eltern aufgeteilt werden. |
| Z | Palliativpflege / Pflege eines Familienmitglieds – bereits gemeldet | Fortsetzung einer Pflegefreistellung, für die bereits eine frühere Arbeitsbescheinigung (ROE) mit Code K ausgestellt wurde. |
Ein einziger falscher Kündigungsgrund-Code – die Eingabe von „A“ für eine Kündigung durch den Arbeitnehmer statt „E“ – löst im Lohnabrechnungssystem keine Warnung aus. Er führt zu einer falschen Anspruchsprüfung für das Arbeitslosengeld (EI), einer verzögerten Antragsbearbeitung und einem Anruf eines ehemaligen Mitarbeiters, der nicht versteht, warum seine Leistungen abgelehnt wurden. Der Kündigungsgrund-Code ist ein einzelner Buchstabe, aber er entscheidet darüber, ob ein EI-Anspruch eröffnet oder geschlossen wird.
Warum fünf Kalendertage enger sind, als es klingt
Die Frist von fünf Kalendertagen für die ROE wird ab dem Ende des Abrechnungszeitraums gemessen, in dem die Unterbrechung des Verdienstes eintritt – nicht ab dem letzten Arbeitstag des Mitarbeiters. Bei einer zweiwöchentlichen Lohnabrechnung kann dies bedeuten, dass sich die Frist auf bis zu 19 Tage ab dem letzten physischen Arbeitstag verlängert: Der Mitarbeiter scheidet am Tag 1 des Abrechnungszeitraums aus, die Unterbrechung beginnt sieben aufeinanderfolgende Tage später, und der Abrechnungszeitraum endet an Tag 14, wodurch eine Fünf-Tage-Uhr startet, die bis Tag 19 läuft. Bei einer wöchentlichen Lohnabrechnung – üblich im Baugewerbe, Gastgewerbe und der Landwirtschaft – ist das Zeitfenster jedoch enger. Die letzte Schicht eines Mitarbeiters an einem Freitag, ein Abrechnungszeitraum, der am selben Tag endet, und die Uhr beginnt sofort: Die ROE muss bis zum folgenden Mittwoch bei Service Canada eingehen.
Das elektronische Meldesystem ROE Web reduziert die Übertragungszeit auf null, sobald das Formular ausgefüllt ist. Der Engpass ist jedoch nicht die Übertragung. Es ist die Dateneingabe – das Ablesen von 15 bis 25 ausgefüllten Blöcken aus einem Lohnabrechnungssystembericht, deren Eingabe in das ROE-Web-Formular und die Gegenprüfung, ob Block 15A (versicherungspflichtige Stunden insgesamt) mit der Summe der Abrechnungszeitraum-Stunden in den Blöcken 17A bis 17D übereinstimmt. Dieser Abstimmungsschritt, der manuell für jede Trennung durchgeführt wird, ist der Punkt, an dem das Fünf-Tage-Fenster nicht dehnbar ist.
Das Sanktionssystem von Service Canada ist klar: Ein Arbeitgeber, der es versäumt, eine ROE innerhalb von fünf Kalendertagen auszustellen, kann mit einer Geldstrafe von bis zu 2.000 $, einer Freiheitsstrafe von bis zu sechs Monaten oder beidem belegt werden. Die Strafe gilt pro Verstoß, nicht pro Arbeitgeber. Fünf verspätete ROEs in einem Jahr sind fünf separate Verstöße.
Wie die Extraktion die manuelle ROE-Dateneingabe ersetzt
Das ROE-Formular ist datenintensiv – 53 Blöcke, jeder mit einer bestimmten Art von Information. Die Extraktion behandelt jeden Block als eine Spalte in einer Tabelle und ordnet jedes Feld des Formulars einer strukturierten Datenzelle zu.
Definieren Sie Ihre ROE-Spaltenvorlage
Erstellen Sie Spalten für jeden Block, den Ihre Lohnabrechnung benötigt: Block 3 Arbeitgebername, Block 4 Geschäftsnummer, Block 6 Mitarbeitername, Block 8 SIN, Block 10 Erster Arbeitstag, Block 11 Letzter Tag des versicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnisses, Block 12 Letzter Tag, für den gezahlt wurde, Block 15A Versicherungspflichtige Stunden insgesamt, Block 15B Versicherungspflichtiger Verdienst insgesamt, Block 15C Kündigungsgrund-Code, Block 16 Abrechnungszeiträume insgesamt, Block 17A bis 17D (53 Zeitraumzeilen). Fügen Sie Validierungsspalten hinzu: „Stundenprüfung“ (entspricht Block 15A der Summe aller Zeitraumstunden?), „Kündigungsgrund-Code gültig“ (ist der Code in der Menge A/B/D/E/F/G/H/J/K/M/N/P/Z?), „Blöcke nach Austritt“ (alle nach dem letzten Abrechnungszeitraum gezahlten Beträge – Urlaubsabgeltung, Abfindung –, über die Service Canada informiert werden muss). Speichern Sie die Vorlage.
Daten aus Lohnabrechnungsberichten oder ROE-Web-Entwürfen extrahieren
Die meisten Lohnabrechnungssysteme – Ceridian Dayforce, ADP Workforce Now, QuickBooks Payroll, Wagepoint, Rise – erstellen vor der elektronischen Übermittlung einen ROE-Datenbericht. Laden Sie diesen Bericht (oder PDF-Exporte einzelner ROEs) als Batch hoch. Die Extraktions-Engine liest jeden Block auf jedem ROE und ordnet jedes Feld der von Ihnen definierten Spalte zu. Falls Ihr Lohnabrechnungssystem das ROE in einem anderen Layout als dem Standardformat von Service Canada erstellt – Ceridians ROE-Bericht im Vergleich zu ADP oder Wagepoint –, bewältigt die Extraktion die Abweichung, da sie nach Blocknummer und Label-Semantik liest, nicht nach Position.
Überprüfen und einreichen
Überprüfen Sie das Extraktionsergebnis ausnahmebasiert – filtern Sie nach Zeilen, in denen der Kündigungsgrund-Code nicht im gültigen Satz enthalten ist, Block 15A nicht mit der Summe der Zeitraumstunden übereinstimmt oder die Blöcke 18 bis 21 (zugewiesene Verdienste nach dem letzten Abrechnungszeitraum) auf Zahlungen hinweisen, die separat gemeldet werden müssen. Die verbleibenden Zeilen gelangen direkt zur ROE-Web-Übermittlung – jede Zeile der Tabelle entspricht einer ROE-Einreichung. Für den entsprechenden Workflow, angewendet auf das wichtigste Austrittsdokument des Vereinigten Königreichs, lesen Sie unseren Leitfaden zur Extraktion von UK-P45-Austrittsdaten für die Lohnabrechnung.
Dateien werden sicher verarbeitet und nicht gespeichert.
Sonderfälle: Wenn eine ROE nicht dem Standardfall entspricht
Mehrere Blöcke 15C — Wenn der Arbeitnehmer mehr als einen Kündigungsgrund hatte
Manche Trennungen umfassen mehrere arbeitsmarktbezogene Ereignisse. Ein Arbeitnehmer in Elternzeit (Code P), der während der Elternzeit entlassen wird (Code A), benötigt einen Kündigungsgrund-Code, der das letzte Ereignis – die Entlassung – erfasst, während die Elternzeit im Kommentarfeld dokumentiert wird. Das Extraktionsergebnis sollte Zeilen markieren, in denen das Kommentarfeld einen sekundären Grund enthält, da ein einzelner Kündigungsgrund-Code Service Canada nicht das vollständige Bild liefert. Ein Fehler hier führt dazu, dass der Arbeitnehmer möglicherweise dem falschen EI-Leistungsstrom zugeordnet wird – reguläre Leistungen statt Elterngeld oder umgekehrt.
ROE für Fischer – Das separate Z-Formular
Selbstständige Fischer verwenden ein anderes ROE-Format (die Z-Serie) mit einer anderen Blockstruktur – Block 15Z statt 15A, Block 16Z statt 16. Wenn Ihr Unternehmen sowohl reguläre Angestellte als auch selbstständige Fischer beschäftigt, müssen die beiden ROE-Typen als separate Dokumentensätze mit separaten Spaltendefinitionen verarbeitet werden. Die Extraktionsspalten für ein Fischer-ROE unterscheiden sich strukturell von einem Standard-ROE, da die Verdienste und Stunden gemäß den EI-Fischereiverordnungen anders berechnet werden.
Wenn der Arbeitnehmer den Kündigungsgrund-Code anficht
Ein Arbeitnehmer, der ein ROE mit Code E (Kündigung) erhält, aber glaubt, dass er konstruktiv entlassen wurde, kann bei Service Canada eine Entscheidung beantragen. Während des Entscheidungszeitraums sind die ROE-Daten eingefroren – der Arbeitgeber kann den Kündigungsgrund-Code ohne eine Entscheidung von Service Canada nicht ändern. Das Extraktionsergebnis dient als Aufzeichnung des Arbeitgebers darüber, was wann eingereicht wurde, und bietet einen zeitgestempelten Prüfpfad jedes Blocks, so wie er in der ursprünglichen ROE-Übermittlung erschien.
FAQ
Versteht die Extraktions-Engine sowohl englische als auch französische ROE-Formulare?
Ja. Das ROE ist ein zweisprachiges Formular – jeder Block ist sowohl auf Englisch als auch auf Französisch beschriftet (z. B. „Total insurable hours / Nombre total d'heures assurables“). Die Extraktions-Engine liest beide Sprachen und ordnet die Blockwerte den von Ihnen auf Englisch definierten Spaltennamen zu. Die Blocknummern (10, 11, 15A, 15B usw.) sind sprachunabhängige Anker.
Kann ich ROE-Daten aus Papierkopien oder gescannten PDFs extrahieren?
Ja. Die Extraktions-Engine verarbeitet gescannte Papier-ROEs, PDF-Exporte aus Gehaltsabrechnungssystemen und ROE-Web-Entwurfsausdrucke gleichermaßen. Papier-ROEs sind seit der Einführung der ROE-Web-Pflicht für die meisten Arbeitgeber seltener geworden, aber wenn Ihr Unternehmen gescannte Kopien aufbewahrt oder Papier-ROEs von einem früheren Gehaltsabrechnungssystem erhält, verarbeitet die Extraktion diese. Die einzige Einschränkung ist die Lesbarkeit – dieselbe Einschränkung wie beim manuellen Lesen des Formulars.
Verarbeitet die Extraktion die 53 Abrechnungszeitraum-Blöcke (16 + 17A-D) in einem Durchgang?
Ja. Definieren Sie Ihre Zeitraumspalten als „Zeitraum 1 Startdatum“, „Zeitraum 1 Enddatum“, „Zeitraum 1 Stunden“, „Zeitraum 1 Verdienst“ bis „Zeitraum 53“, und die Extraktions-Engine füllt diejenigen Zeiträume aus, die auf der Arbeitsbescheinigung (ROE) vorhanden sind. Zeiträume, die über die tatsächliche Beschäftigungsdauer des Arbeitnehmers hinausgehen, bleiben leer. Das Feld „Gesamtzahl der Abrechnungszeiträume“ in Block 16 gibt an, wie viele Zeitraumspalten befüllt sein sollten – nutzen Sie dies als Validierungsprüfung gegenüber dem Extraktionsergebnis. Für den weiteren Kontext, wie ROE-Daten in die Lohnabschlussabstimmung zum Jahresende integriert werden, lesen Sie unseren Leitfaden zur Extraktion kanadischer T4-Bescheinigungsdaten für den Lohnabschluss zum Jahresende.
Was ist, wenn der Arbeitnehmer in mehreren Provinzen gearbeitet hat – muss die Arbeitsbescheinigung (ROE) das widerspiegeln?
Die Arbeitsbescheinigung (ROE) selbst ist bundesstaatlich – sie wird an Service Canada gemeldet, nicht an eine Provinzbehörde. Die Wohnsitzprovinz des Arbeitnehmers beeinflusst jedoch die regionale Arbeitslosenquote, die zur Bestimmung der Anzahl der versicherungspflichtigen Stunden, die für die EI-Anspruchsberechtigung erforderlich sind, und der Anzahl der verfügbaren Leistungswochen herangezogen wird. Die Arbeitsbescheinigung (ROE) muss die Beschäftigungsprovinz nicht melden, aber der EI-Antrag des Arbeitnehmers wird danach fragen. Das Extraktionsergebnis sollte die Provinz des Arbeitgebers aus Block 3 enthalten, um die Antragstellung des Arbeitnehmers zu unterstützen.