Como Extrair Dados do ROE Canadense para o Excel
para Conformidade com o Service Canada
Quando um funcionário sai — seja por demissão voluntária, dispensa, desligamento ou término de contrato sazonal — o empregador tem cinco dias corridos para emitir um Registo de Emprego (formulário INS5153) ao Service Canada. Esse prazo não é uma meta interna da folha de pagamento. Ele é estabelecido pela Lei do Seguro-Emprego, e o pedido de benefícios do funcionário não pode ser processado até que o ROE seja recebido. Uma empresa de 200 pessoas com rotatividade anual de 15% processa cerca de 30 ROEs por ano. Cada um contém 53 blocos numerados de dados estruturados — Bloco 10 (último dia pago), Bloco 11 (último dia segurável), Bloco 15A (total de horas seguráveis), Bloco 15B (total de rendimentos seguráveis), Bloco 15C (código do motivo) e até 53 entradas de período de pagamento nos Blocos 17A a 17D. Um ROE não é um formulário curto, e cada bloco determina se o pedido de benefícios de um funcionário é aprovado na taxa correta ou fica retido em revisão porque um único campo não se reconcilia.
O que contém um ROE — 53 Blocos, uma Separação de Funcionário, suas Colunas de Planilha
O Registo de Emprego (ROE), regido pelo guia do ROE do Service Canada para empregadores, não é um documento resumido. É um registro forense de todo o histórico de trabalho recente do funcionário — quanto tempo trabalhou, quanto ganhou em cada um dos últimos 53 períodos de pagamento, por que parou de trabalhar e quando começou a interrupção de rendimentos. Cada bloco responde a uma pergunta específica que o Service Canada precisa para determinar a elegibilidade para os benefícios do Seguro-Emprego (EI).
De acordo com a Lei do Seguro-Emprego, uma interrupção de rendimentos ocorre quando um funcionário tem — ou espera-se que tenha — sete dias corridos consecutivos sem trabalho e sem rendimentos seguráveis. Esse é o gatilho. O prazo de cinco dias corridos para emissão do ROE começa a contar a partir do final do período de pagamento em que essa interrupção ocorre, e não a partir do último dia de trabalho físico do funcionário.
Blocos de Identidade e do Empregador
Informações do Empregador
- Bloco 4 — Número de Empresa do Empregador — o identificador de 15 caracteres da CRA. O Service Canada usa isso para vincular o ROE à conta de folha de pagamento do empregador e verificar se as contribuições para o EI foram remetidas.
- Bloco 5 — Número de Referência da Folha de Pagamento — opcional, geralmente o código de conta interno do empregador. Usado quando um Número de Empresa cobre várias contas de folha de pagamento.
- Bloco 3 — Nome e Endereço do Empregador — deve corresponder aos registros da CRA. Uma incompatibilidade aqui pode atrasar o pedido de EI enquanto o Service Canada verifica a identidade do empregador.
Informações do Funcionário
- Bloco 8 — Número de Seguro Social (SIN) do Funcionário — o identificador de nove dígitos que o Service Canada usa para corresponder o ROE ao pedido de EI do funcionário. Um SIN errado significa que o pedido do funcionário não pode prosseguir até ser corrigido.
- Bloco 6 — Nome e Endereço do Funcionário — deve corresponder ao SIN registrado no Service Canada. O sobrenome conduz a correspondência inicial; o nome próprio a confirma.
- Bloco 10 — Primeiro Dia Trabalhado — a data em que o funcionário começou a trabalhar. Estabelece o período total de emprego, que afeta o número de horas seguráveis necessárias para se qualificar para o EI.
Blocos de Data e Período — O Que Define a Separação
| Bloco | Campo | Para Que o Service Canada o Utiliza | Coluna de Extração |
|---|---|---|---|
| 10 | Último Dia Remunerado | Marca o fim do período de emprego. Nem sempre é o último dia de trabalho físico do funcionário — o pagamento de férias pode estendê-lo. | "Último Dia Remunerado" |
| 11 | Último Dia de Emprego Segurável | Frequentemente igual ao Bloco 10. Difere quando o funcionário recebe um pagamento por um período após seu último dia de trabalho (ex.: um acordo). O Service Canada usa isso para calcular o início do período de qualificação. | "Último Dia Segurável" |
| 12 | Data de Reconvocação | Aplica-se apenas a licenças temporárias. Se o empregador espera reconvocar o funcionário, esta data estabelece que não se trata de uma rescisão permanente — afetando a obrigação do funcionário de procurar trabalho enquanto recebe o seguro-desemprego (EI). | "Data de Reconvocação Esperada" |
| 14 | Data Prevista de Reconvocação | Usada quando a data exata de reconvocação é incerta, mas dentro de um prazo conhecido. O funcionário fica isento da procura ativa de emprego durante este período. | "Janela de Reconvocação Esperada" |
Horas e Rendimentos Seguráveis — Os Blocos Que Calculam o Benefício
| Bloco | Campo | Para Que o Service Canada o Utiliza | Coluna de Extração |
|---|---|---|---|
| 15A | Total de Horas Seguráveis | Determina se o funcionário tem horas suficientes para se qualificar para o EI em sua região. As horas necessárias variam por região (420–700 horas, dependendo da taxa de desemprego regional). Este é o número mais importante no ROE. | "Total de Horas Seguráveis" |
| 15B | Total de Rendimentos Seguráveis | A soma de todos os rendimentos seguráveis durante o período de emprego — normalmente as últimas 52 semanas. O Service Canada usa as melhores semanas dentro deste total para calcular a taxa semanal do benefício do EI. | "Total de Rendimentos Seguráveis" |
| 15C | Rendimentos Seguráveis por Período de Pagamento | A discriminação dos rendimentos ao longo dos períodos de pagamento finais. O Bloco 16 fornece o número total de períodos de pagamento informados; os Blocos 17A a 17D listam os rendimentos, horas e valores seguráveis específicos de cada período para até 53 períodos. | "Horas do Período 1" a "Rendimentos do Período 53" |
Motivo da Emissão — Bloco 16 (Código do Motivo)
| Código | Significado | Impacto na Elegibilidade ao Seguro-Emprego (EI) |
|---|---|---|
| A | Falta de trabalho / Fim de contrato ou temporada | O funcionário é elegível para benefícios regulares do EI (sujeito ao requisito de horas). O código mais comum para demissões e fim de emprego sazonal. |
| B | Greve ou lockout | O funcionário geralmente não é elegível para benefícios regulares do EI durante um conflito trabalhista. |
| D | Doença ou lesão | O funcionário pode se qualificar para benefícios de doença do EI (até 26 semanas). Requer atestado médico. Os códigos de motivo D e E usam diferentes tipos de benefícios. |
| E | Demissão voluntária / Saída voluntária | O funcionário geralmente não é elegível para benefícios regulares do EI, a menos que possa demonstrar "justa causa" — um padrão mais rigoroso que exige que o funcionário mostre que não tinha alternativa razoável. |
| F | Maternidade | Aciona os benefícios de maternidade do EI (até 15 semanas). Deve estar dentro do período que começa 12 semanas antes da data prevista do parto. |
| G | Compartilhamento de trabalho | Um programa governamental onde os funcionários trabalham uma semana reduzida e recebem EI parcial. Requer pré-aprovação do Service Canada. |
| H | Compartilhamento de trabalho — já relatado anteriormente | Continuação de um acordo de compartilhamento de trabalho. Usado quando o Bloco 16 em um ROE anterior já relatou o Código G. |
| J | Treinamento de aprendiz | Funcionário participando de treinamento de aprendizagem. Pode se qualificar para o EI durante o treinamento. |
| K | Cuidados compassivos / Cuidador familiar / Cuidado de criança gravemente doente | Aciona os benefícios de cuidador do EI. A duração varia conforme o tipo de benefício — cuidados compassivos até 26 semanas, cuidador familiar até 35 semanas para crianças. |
| M | Demissão / Suspensão | O funcionário pode se qualificar para o EI se a demissão não foi por má conduta. O Service Canada investiga as circunstâncias de cada demissão — "demitido" não é o mesmo que "inelegível". |
| N | Licença não remunerada | Licença não remunerada. A relação de emprego do funcionário continua, mas os rendimentos param. O código de motivo N sozinho não desqualifica o funcionário do EI. |
| P | Parental | Aciona os benefícios parentais do EI (padrão até 35 semanas ou estendido até 61 semanas com taxa reduzida). Pode ser compartilhado entre os pais. |
| Z | Cuidados compassivos / Cuidador familiar — já relatado anteriormente | Continuação de uma licença de cuidador onde um ROE anterior com o Código K já foi emitido. |
Um único código de motivo errado — inserir "A" para uma demissão voluntária em vez de "E" — não gera um aviso no sistema de folha de pagamento. Ele produz uma determinação incorreta de elegibilidade ao seguro-desemprego (EI), um pedido atrasado e uma ligação de um ex-funcionário que não entende por que seus benefícios foram negados. O código do motivo é uma única letra, mas controla se um pedido de EI é aberto ou encerrado.
Por que Cinco Dias Corridos É Mais Apertado do que Parece
O prazo de cinco dias corridos para o ROE é contado a partir do final do período de pagamento em que ocorre a interrupção dos rendimentos — e não a partir do último dia de trabalho do funcionário. Para uma folha de pagamento quinzenal, isso pode significar que o prazo se estende para até 19 dias a partir do último dia físico: o funcionário sai no dia 1 do período de pagamento, a interrupção começa sete dias consecutivos depois, e o período de pagamento termina no dia 14, iniciando uma contagem de cinco dias que vai até o dia 19. Mas para uma folha de pagamento semanal — comum na construção civil, hotelaria e agricultura — a janela é mais estreita. O último turno de um funcionário numa sexta-feira, o período de pagamento terminando no mesmo dia, e a contagem começa imediatamente: o ROE deve chegar ao Service Canada até a quarta-feira seguinte.
O sistema de arquivamento eletrônico ROE Web reduz o tempo de transmissão a zero assim que o formulário é preenchido. Mas o gargalo não é a transmissão. É a entrada de dados — ler de 15 a 25 blocos preenchidos de um relatório do sistema de folha de pagamento, inseri-los no formulário ROE Web e verificar se o Bloco 15A (total de horas seguráveis) corresponde à soma das horas do período de pagamento nos Blocos 17A a 17D. Essa etapa de reconciliação, feita manualmente para cada desligamento, é onde a janela de cinco dias não se estica.
A estrutura de penalidades do Service Canada é direta: um empregador que não emitir um ROE dentro de cinco dias corridos pode enfrentar uma multa de até $2.000, prisão por até seis meses, ou ambos. A penalidade é por falha, não por empregador. Cinco ROEs atrasados em um ano são cinco violações separadas.
Como a Extração Substitui a Inserção Manual de Dados do ROE
O ROE é um formulário denso em dados — 53 blocos, cada um com um tipo específico de informação. A extração trata cada bloco como uma coluna em uma planilha, mapeando cada campo do formulário para uma célula de dados estruturada.
Defina seu modelo de colunas do ROE
Crie colunas para cada bloco que seu relatório de folha de pagamento precisa: Bloco 3 Nome do Empregador, Bloco 4 Número da Empresa, Bloco 6 Nome do Empregado, Bloco 8 SIN, Bloco 10 Primeiro Dia Trabalhado, Bloco 11 Último Dia de Emprego Segurável, Bloco 12 Último Dia Remunerado, Bloco 15A Total de Horas Seguráveis, Bloco 15B Total de Rendimentos Seguráveis, Bloco 15C Código do Motivo, Bloco 16 Total de Períodos de Pagamento, Blocos 17A a 17D (53 linhas de período). Adicione colunas de validação: "Verificação de Horas" (o Bloco 15A é igual à soma de todas as horas do período?), "Código do Motivo Válido" (o código está no conjunto A/B/D/E/F/G/H/J/K/M/N/P/Z?), "Blocos Após a Separação" (quaisquer valores pagos após o período de pagamento final — pagamento de férias, indenização — que o Service Canada precisa saber). Salve o modelo.
Extraia de relatórios de folha de pagamento ou rascunhos do ROE Web
A maioria dos sistemas de folha de pagamento — Ceridian Dayforce, ADP Workforce Now, QuickBooks Payroll, Wagepoint, Rise — gera um relatório de dados do ROE antes do envio eletrônico. Carregue esse relatório (ou exportações em PDF de ROEs individuais) como um lote. O mecanismo de extração lê cada bloco em cada ROE, mapeando cada campo para a coluna que você definiu. Se seu sistema de folha de pagamento gerar o ROE em um layout diferente do formato padrão do Service Canada — relatório ROE do Ceridian versus ADP versus Wagepoint — a extração lida com a variação porque lê pelo número do bloco e semântica do rótulo, não pela posição.
Verifique e envie
Revise a saída da extração por exceção — filtre as linhas onde o código do motivo não está no conjunto válido, onde o Bloco 15A não corresponde ao total de horas do período, ou onde os Blocos 18 a 21 (rendimentos alocados após o período de pagamento final) indicam pagamentos que precisam de relatório separado. As linhas restantes passam diretamente para o envio ao ROE Web — cada linha da planilha corresponde a um envio de ROE. Para o fluxo de trabalho equivalente aplicado ao principal documento de desligamento do Reino Unido, consulte nosso guia sobre extração de dados de desligamento P45 do Reino Unido para folha de pagamento.
Os arquivos são processados com segurança e não são armazenados.
Casos Especiais: Quando um ROE Não é Rotineiro
Múltiplos Blocos 15C — Quando o Funcionário Teve Mais de Um Motivo para Sair
Algumas separações carregam múltiplos eventos do mercado de trabalho. Um funcionário em licença parental (Código P) que é demitido durante a licença (Código A) requer um código do motivo que capture o evento mais recente — a demissão — com a licença parental documentada no bloco Comentários. A saída da extração deve sinalizar linhas onde o bloco Comentários contém um motivo secundário, porque um único código do motivo não conta a história completa ao Service Canada. Errar isso significa que o funcionário pode ser direcionado para o fluxo errado de benefícios do EI — benefícios regulares em vez de parentais, ou vice-versa.
ROE para Pescadores — O Formulário Z Separado
Pescadores autônomos usam um formato de ROE diferente (a série Z) com uma estrutura de blocos diferente — Bloco 15Z em vez de 15A, Bloco 16Z em vez de 16. Se sua empresa emprega tanto funcionários regulares quanto pescadores autônomos, os dois tipos de ROE devem ser processados como conjuntos de documentos separados, com definições de colunas separadas. As colunas de extração para um ROE de pescador são estruturalmente diferentes de um ROE padrão porque os rendimentos e as horas são calculados de forma diferente sob os Regulamentos de Pesca do EI.
Quando o Funcionário Contesta o Código do Motivo
Um funcionário que recebe um ROE com Código E (Desligamento), mas acredita ter sido demitido de forma construtiva, pode solicitar uma decisão ao Service Canada. Durante o período de decisão, os dados do ROE são congelados — o empregador não pode alterar o código do motivo sem uma decisão do Service Canada. A saída da extração serve como o registro do empregador do que foi arquivado e quando, fornecendo uma trilha de auditoria com registro de data e hora de cada bloco conforme aparecia no envio original do ROE.
FAQ
O mecanismo de extração entende formulários ROE em inglês e francês?
Sim. O ROE é um formulário bilíngue — cada bloco é rotulado em inglês e francês (ex.: "Total insurable hours / Nombre total d'heures assurables"). O mecanismo de extração lê ambos os idiomas e mapeia os valores dos blocos para os nomes de colunas que você definiu em inglês. Os números dos blocos (10, 11, 15A, 15B, etc.) são âncoras independentes de idioma.
Posso extrair dados de ROE de cópias em papel ou PDFs digitalizados?
Sim. O mecanismo de extração lê ROEs em papel digitalizados, exportações em PDF de sistemas de folha de pagamento e impressões de rascunho do ROE Web igualmente. ROEs em papel são menos comuns desde que o ROE Web se tornou obrigatório para a maioria dos empregadores, mas se sua organização mantém cópias digitalizadas ou recebe ROEs em papel de um sistema de folha de pagamento anterior, a extração os processa. A única restrição é a legibilidade — a mesma restrição que uma pessoa teria ao ler o formulário.
A extração lida com os 53 blocos de período de pagamento (16 + 17A-D) em uma única passagem?
Sim. Defina suas colunas de período como "Data de Início do Período 1", "Data de Término do Período 1", "Horas do Período 1", "Rendimentos do Período 1" até "Período 53", e o mecanismo de extração preenche quaisquer períodos presentes no ROE. Períodos além do histórico de trabalho real do funcionário são deixados em branco. O campo "Total de Períodos de Pagamento" no Bloco 16 informa quantas colunas de período você pode esperar preenchidas — use-o como uma verificação de validação em relação ao resultado da extração. Para o contexto mais amplo de como os dados do ROE se integram à reconciliação da folha de pagamento de final de ano, consulte nosso guia sobre extração de dados do comprovante de rendimentos T4 canadense para folha de pagamento de final de ano.
E se o funcionário trabalhou em várias províncias — o ROE precisa refletir isso?
O ROE em si é federal — ele reporta ao Service Canada, não a uma agência provincial. No entanto, a província de residência do funcionário afeta a taxa de desemprego regional usada para determinar o número de horas seguráveis necessárias para se qualificar para o EI e o número de semanas de benefícios disponíveis. O ROE não precisa reportar a província de emprego, mas o pedido de benefícios EI do funcionário solicitará essa informação. O resultado da extração deve incluir a província do empregador do Bloco 3 para apoiar o preenchimento do pedido do funcionário.