Cómo extraer datos del ROE canadiense a Excel
para cumplir con Service Canada
Cuando un empleado se va — ya sea por renuncia, despido, cese o fin de un contrato estacional — el empleador tiene cinco días calendario para emitir un Registro de Empleo (formulario INS5153) a Service Canada. Ese plazo no es un objetivo interno de nómina. Está establecido por la Ley del Seguro de Empleo, y la solicitud de EI del empleado no puede procesarse hasta que se reciba el ROE. Una empresa de 200 personas con una rotación anual del 15% procesa aproximadamente 30 ROE al año. Cada uno contiene 53 bloques numerados de datos estructurados: Bloque 10 (último día pagado), Bloque 11 (último día asegurable), Bloque 15A (total de horas asegurables), Bloque 15B (total de ganancias asegurables), Bloque 15C (código de motivo), y hasta 53 entradas de período de pago en los Bloques 17A a 17D. Un ROE no es un formulario breve, y cada bloque determina si la solicitud de EI de un empleado se aprueba con la tasa de beneficio correcta o queda en revisión porque un solo campo no coincide.
Qué contiene un ROE — 53 bloques, una separación de empleado, sus columnas de hoja de cálculo
El Registro de Empleo (ROE), regido por la guía del ROE de Service Canada para empleadores, no es un documento resumido. Es un registro forense de la historia laboral reciente completa del empleado: cuánto tiempo trabajó, cuánto ganó en cada uno de los últimos 53 períodos de pago, por qué dejó de trabajar y cuándo comenzó la interrupción de las ganancias. Cada bloque responde una pregunta específica que Service Canada necesita para determinar la elegibilidad para los beneficios del Seguro de Empleo (EI).
Según la Ley del Seguro de Empleo, una interrupción de las ganancias ocurre cuando un empleado tiene — o se espera que tenga — siete días calendario consecutivos sin trabajo y sin ganancias asegurables. Ese es el detonante. El plazo de cinco días calendario para emitir el ROE comienza al final del período de pago en que ocurre esa interrupción, no desde el último día de trabajo físico del empleado.
Bloques de identidad y del empleador
Información del empleador
- Bloque 4 — Número de empresa del empleador — el identificador de 15 caracteres de la CRA. Service Canada lo usa para vincular el ROE con la cuenta de nómina del empleador y verificar que se remitieron las primas del EI.
- Bloque 5 — Número de referencia de nómina — opcional, generalmente el código de cuenta interno del empleador. Se usa cuando un Número de empresa cubre múltiples cuentas de nómina.
- Bloque 3 — Nombre y dirección del empleador — debe coincidir con los registros de la CRA. Una discrepancia aquí puede retrasar la reclamación del EI mientras Service Canada verifica la identidad del empleador.
Información del empleado
- Bloque 8 — Número de Seguro Social (SIN) del empleado — el identificador de nueve dígitos que Service Canada usa para emparejar el ROE con la reclamación del EI del empleado. Un SIN incorrecto significa que la reclamación del empleado no puede continuar hasta que se corrija.
- Bloque 6 — Nombre y dirección del empleado — debe coincidir con el SIN registrado en Service Canada. El apellido impulsa la coincidencia inicial; el nombre de pila la confirma.
- Bloque 10 — Primer día trabajado — la fecha en que el empleado comenzó a trabajar. Establece el período total de empleo, lo que afecta la cantidad de horas asegurables necesarias para calificar para el EI.
Bloques de Fechas y Períodos — Lo que Define la Separación
| Bloque | Campo | Para qué lo usa Service Canada | Columna de Extracción |
|---|---|---|---|
| 10 | Último día por el que se pagó | Marca el final del período de empleo. No siempre es el último día de trabajo físico del empleado — el pago de vacaciones puede extenderlo. | "Último día pagado" |
| 11 | Último día de empleo asegurable | A menudo es el mismo que el Bloque 10. Difiere cuando el empleado recibe un pago por un período posterior a su último día de trabajo (ej., un acuerdo). Service Canada lo usa para calcular el inicio del período de calificación. | "Último día asegurable" |
| 12 | Fecha de recontratación | Aplica solo a despidos temporales. Si el empleador espera recontratar al empleado, esta fecha establece que no se trata de una terminación permanente — afectando la obligación del empleado de buscar trabajo mientras recibe prestaciones de empleo. | "Fecha esperada de recontratación" |
| 14 | Fecha prevista de recontratación | Se usa cuando la fecha exacta de recontratación es incierta pero está dentro de un período conocido. El empleado está exento de la búsqueda activa de empleo durante este período. | "Ventana de recontratación esperada" |
Horas y Ganancias Asegurables — Los Bloques que Calculan la Prestación
| Bloque | Campo | Para qué lo usa Service Canada | Columna de Extracción |
|---|---|---|---|
| 15A | Total de horas asegurables | Determina si el empleado tiene suficientes horas para calificar para prestaciones de empleo en su región. Las horas requeridas varían según la región (420–700 horas, dependiendo de la tasa de desempleo regional). Este es el número más importante del ROE. | "Total de horas asegurables" |
| 15B | Total de ganancias asegurables | La suma de todas las ganancias asegurables durante el período de empleo — típicamente las últimas 52 semanas. Service Canada usa las mejores semanas dentro de este total para calcular la tasa semanal de la prestación de empleo. | "Total de ganancias asegurables" |
| 15C | Ganancias asegurables por período de pago | El desglose de ganancias en los períodos de pago finales. El Bloque 16 da el número total de períodos de pago reportados; los Bloques 17A a 17D enumeran las ganancias, horas y montos asegurables específicos de cada período para hasta 53 períodos. | "Horas Período 1" a "Ganancias Período 53" |
Motivo de Emisión — Bloque 16 (Código de Motivo)
| Código | Significado | Impacto en la Elegibilidad para el SE |
|---|---|---|
| A | Falta de trabajo / Fin de contrato o temporada | El empleado es elegible para beneficios regulares del SE (sujeto al requisito de horas). El código más común para despidos y fin de temporada. |
| B | Huelga o cierre patronal | El empleado generalmente no es elegible para beneficios regulares del SE durante un conflicto laboral. |
| D | Enfermedad o lesión | El empleado puede calificar para beneficios por enfermedad del SE (hasta 26 semanas). Requiere un certificado médico. Los códigos de motivo D y E usan diferentes tipos de beneficios. |
| E | Renuncia / Salida voluntaria | El empleado generalmente no es elegible para beneficios regulares del SE a menos que pueda demostrar una "causa justificada", un estándar más alto que requiere que el empleado demuestre que no tenía una alternativa razonable. |
| F | Maternidad | Activa los beneficios de maternidad del SE (hasta 15 semanas). Debe ser dentro del período que comienza 12 semanas antes de la fecha prevista de parto. |
| G | Trabajo compartido | Un programa gubernamental donde los empleados trabajan una semana reducida y reciben SE parcial. Requiere aprobación previa de Service Canada. |
| H | Trabajo compartido — reportado previamente | Continuación de un acuerdo de trabajo compartido. Se usa cuando el Bloque 16 de un ROE anterior ya reportó el Código G. |
| J | Capacitación de aprendiz | Empleado que asiste a capacitación de aprendizaje. Puede calificar para el SE mientras está en capacitación. |
| K | Cuidado compasivo / Cuidador familiar / Cuidado de niño gravemente enfermo | Activa los beneficios de cuidado del SE. La duración varía según el tipo de beneficio: cuidado compasivo hasta 26 semanas, cuidador familiar hasta 35 semanas para niños. |
| M | Despido / Suspensión | El empleado puede calificar para el SE si el despido no fue por mala conducta. Service Canada investiga las circunstancias de cada despido: "despedido" no es lo mismo que "no elegible". |
| N | Permiso sin goce de sueldo | Permiso no remunerado. La relación laboral del empleado continúa pero cesan las ganancias. El código de motivo N por sí solo no descalifica al empleado del SE. |
| P | Parental | Activa los beneficios parentales del SE (estándar hasta 35 semanas o extendido hasta 61 semanas a una tasa reducida). Puede ser compartido entre los padres. |
| Z | Cuidado compasivo / Cuidador familiar — reportado previamente | Continuación de un permiso de cuidado donde ya se emitió un ROE anterior con el Código K. |
Un solo código de motivo incorrecto —ingresar "A" para una renuncia en lugar de "E"— no genera una advertencia en el sistema de nómina. Produce una determinación incorrecta de elegibilidad para el seguro de empleo (EI), una demora en la solicitud y una llamada telefónica de un exempleado que no entiende por qué le negaron los beneficios. El código de motivo es una sola letra, pero controla si una solicitud de EI se abre o se cierra.
Por qué cinco días calendario es más ajustado de lo que parece
El plazo de cinco días calendario para el ROE se mide desde el final del período de pago en que ocurre la interrupción de las ganancias, no desde el último día de trabajo del empleado. Para una nómina quincenal, esto puede significar que el plazo se extienda hasta 19 días desde el último día físico: el empleado se va el día 1 del período de pago, la interrupción comienza siete días consecutivos después, y el período de pago termina el día 14, iniciando un conteo de cinco días que llega hasta el día 19. Pero para una nómina semanal —común en construcción, hotelería y agricultura— la ventana es más estrecha. El último turno de un empleado un viernes, el período de pago que termina el mismo día, y el reloj comienza de inmediato: el ROE debe llegar a Service Canada el miércoles siguiente.
El sistema de presentación electrónica ROE Web reduce el tiempo de transmisión a cero una vez que se completa el formulario. Pero el cuello de botella no es la transmisión. Es la entrada de datos: leer de 15 a 25 bloques completados de un informe del sistema de nómina, ingresarlos en el formulario ROE Web y verificar que el Bloque 15A (total de horas asegurables) coincida con la suma de las horas del período de pago en los Bloques 17A a 17D. Ese paso de conciliación, realizado manualmente para cada separación, es donde la ventana de cinco días no se estira.
El marco de sanciones de Service Canada es directo: un empleador que no emita un ROE dentro de los cinco días calendario puede enfrentar una multa de hasta $2,000, prisión de hasta seis meses, o ambas. La sanción es por cada incumplimiento, no por empleador. Cinco ROE tardíos en un año son cinco infracciones separadas.
Cómo la extracción reemplaza el ingreso manual de datos del ROE
El ROE es un formulario denso en datos: 53 bloques, cada uno con un tipo específico de información. La extracción trata cada bloque como una columna en una hoja de cálculo, mapeando cada campo del formulario a una celda de datos estructurados.
Defina su plantilla de columnas del ROE
Cree columnas para cada bloque que su informe de nómina necesite: Bloque 3 Nombre del Empleador, Bloque 4 Número de Negocio, Bloque 6 Nombre del Empleado, Bloque 8 SIN, Bloque 10 Primer Día Trabajado, Bloque 11 Último Día de Empleo Asegurable, Bloque 12 Último Día por el que se Pagó, Bloque 15A Total de Horas Asegurables, Bloque 15B Total de Ganancias Asegurables, Bloque 15C Código de Motivo, Bloque 16 Total de Períodos de Pago, Bloques 17A a 17D (53 filas de período). Agregue columnas de validación: "Verificación de Horas" (¿el Bloque 15A es igual a la suma de todas las horas del período?), "Código de Motivo Válido" (¿está el código en el conjunto A/B/D/E/F/G/H/J/K/M/N/P/Z?), "Bloques Después de la Separación" (cualquier dinero pagado después del período de pago final — pago de vacaciones, indemnización — que Service Canada necesita conocer). Guarde la plantilla.
Extraiga de informes de nómina o borradores de ROE Web
La mayoría de los sistemas de nómina — Ceridian Dayforce, ADP Workforce Now, QuickBooks Payroll, Wagepoint, Rise — generan un informe de datos del ROE antes de presentarlo electrónicamente. Cargue ese informe (o exportaciones PDF de ROE individuales) como un lote. El motor de extracción lee cada bloque de cada ROE, mapeando cada campo a la columna que usted definió. Si su sistema de nómina genera el ROE en un diseño diferente al formato estándar de Service Canada — el informe ROE de Ceridian versus el de ADP versus el de Wagepoint — la extracción maneja la variación porque lee por número de bloque y semántica de la etiqueta, no por posición.
Verifique y presente
Revise el resultado de la extracción por excepción — filtre las filas donde el código de motivo no esté en el conjunto válido, donde el Bloque 15A no coincida con el total de horas del período, o donde los Bloques 18 a 21 (ganancias asignadas después del período de pago final) indiquen pagos que requieren informes por separado. Las filas restantes pasan directamente a la presentación en ROE Web — cada fila de la hoja de cálculo corresponde a un envío de ROE. Para conocer el flujo de trabajo equivalente aplicado al documento principal de salida del Reino Unido, consulte nuestra guía sobre extracción de datos de salida del P45 del Reino Unido para nómina.
Los archivos se procesan de forma segura y no se almacenan.
Casos atípicos: cuando un ROE no es rutinario
Múltiples bloques 15C — cuando el empleado tuvo más de un motivo para irse
Algunas separaciones conllevan múltiples eventos del mercado laboral. Un empleado con permiso parental (Código P) que es despedido durante el permiso (Código A) requiere un código de motivo que capture el evento más reciente — el despido —, documentando el permiso parental en el bloque de Comentarios. El resultado de la extracción debe marcar las filas donde el bloque de Comentarios contenga un motivo secundario, porque un solo código de motivo no cuenta la historia completa a Service Canada. Si esto se hace mal, el empleado podría ser dirigido al flujo de prestaciones de EI incorrecto — prestaciones regulares en lugar de parentales, o viceversa.
ROE para Pescadores — El Formulario Z Separado
Los pescadores independientes utilizan un formato de ROE diferente (la serie Z) con una estructura de bloques distinta: Bloque 15Z en lugar de 15A, Bloque 16Z en lugar de 16. Si su empresa emplea tanto a empleados regulares como a pescadores independientes, los dos tipos de ROE deben procesarse como conjuntos de documentos separados con definiciones de columnas separadas. Las columnas de extracción para un ROE de pescador son estructuralmente diferentes de un ROE estándar porque las ganancias y las horas se calculan de manera diferente según el Reglamento de Seguro de Empleo para la Pesca.
Cuando el Empleado Disputa el Código de Motivo
Un empleado que recibe un ROE con Código E (Renuncia) pero cree que fue despedido de manera constructiva puede solicitar una resolución a Service Canada. Durante el período de resolución, los datos del ROE quedan congelados: el empleador no puede modificar el código de motivo sin una decisión de Service Canada. El resultado de la extracción sirve como el registro del empleador de lo que se presentó y cuándo, proporcionando un rastro de auditoría con marca de tiempo de cada bloque tal como apareció en la presentación original del ROE.
Preguntas Frecuentes
¿El motor de extracción comprende tanto los formularios ROE en inglés como en francés?
Sí. El ROE es un formulario bilingüe: cada bloque está etiquetado tanto en inglés como en francés (p. ej., "Total insurable hours / Nombre total d'heures assurables"). El motor de extracción lee ambos idiomas y asigna los valores de los bloques a los nombres de columna que usted definió en inglés. Los números de bloque (10, 11, 15A, 15B, etc.) son anclajes independientes del idioma.
¿Puedo extraer datos de ROE de copias impresas o PDFs escaneados?
Sí. El motor de extracción lee por igual ROE en papel escaneados, exportaciones en PDF de sistemas de nómina e impresiones de borradores de ROE Web. Los ROE en papel son menos comunes desde que ROE Web se volvió obligatorio para la mayoría de los empleadores, pero si su organización conserva copias escaneadas o recibe ROE en papel de un sistema de nómina anterior, la extracción los procesa. La única limitación es la legibilidad, la misma limitación que tendría una persona al leer el formulario.
¿La extracción maneja los 53 bloques de períodos de pago (16 + 17A-D) en una sola pasada?
Sí. Defina sus columnas de período como "Fecha de inicio del período 1", "Fecha de fin del período 1", "Horas del período 1", "Ganancias del período 1" hasta "Período 53", y el motor de extracción completa los períodos que estén presentes en el ROE. Los períodos más allá del historial laboral real del empleado se dejan en blanco. El campo "Total de períodos de pago" en el Bloque 16 le indica cuántas columnas de período esperar completadas; úselo como una verificación de validación contra el resultado de la extracción. Para un contexto más amplio sobre cómo los datos del ROE se integran con la conciliación de nómina de fin de año, consulte nuestra guía sobre extracción de datos del comprobante T4 canadiense para la nómina de fin de año.
¿Qué sucede si el empleado trabajó en varias provincias? ¿El ROE debe reflejar eso?
El ROE en sí es federal: reporta a Service Canada, no a una agencia provincial. Sin embargo, la provincia de residencia del empleado afecta la tasa de desempleo regional utilizada para determinar la cantidad de horas asegurables necesarias para calificar para el EI y la cantidad de semanas de beneficios disponibles. El ROE no necesita reportar la provincia de empleo, pero la solicitud de reclamo de EI del empleado la solicitará. El resultado de la extracción debe incluir la provincia del empleador del Bloque 3 para respaldar la presentación del reclamo del empleado.