Comment extraire les données des RE canadiens dans Excel
pour la conformité Service Canada
Lorsqu'un employé quitte son poste — que ce soit par démission, licenciement, congédiement ou fin d'un contrat saisonnier — l'employeur dispose de cinq jours calendaires pour remettre un relevé d'emploi (formulaire INS5153) à Service Canada. Ce délai n'est pas un objectif interne de paie. Il est fixé par la Loi sur l'assurance-emploi, et la demande d'assurance-emploi de l'employé ne peut être traitée tant que le RE n'est pas reçu. Une entreprise de 200 personnes avec un taux de roulement annuel de 15 % traite environ 30 RE par an. Chacun contient 53 blocs numérotés de données structurées — Bloc 10 (dernier jour payé), Bloc 11 (dernier jour assurable), Bloc 15A (total des heures assurables), Bloc 15B (total de la rémunération assurable), Bloc 15C (code de motif), et jusqu'à 53 entrées de période de paie réparties dans les Blocs 17A à 17D. Un RE n'est pas un formulaire court, et chaque bloc détermine si la demande d'assurance-emploi d'un employé est approuvée au bon taux de prestations ou bloquée en révision parce qu'un seul champ ne concorde pas.
Contenu d'un RE — 53 cases, une cessation d'emploi, vos colonnes de tableur
Le relevé d'emploi, régi par le guide du RE de Service Canada pour les employeurs, n'est pas un document récapitulatif. Il s'agit d'un dossier détaillé de l'ensemble du parcours professionnel récent de l'employé — la durée de son emploi, ses gains pour chacune des 53 dernières périodes de paie, la raison de la cessation d'emploi et la date de début de l'interruption de revenus. Chaque case répond à une question précise dont Service Canada a besoin pour déterminer l'admissibilité aux prestations d'assurance-emploi (AE).
En vertu de la Loi sur l'assurance-emploi, une interruption de revenus survient lorsqu'un employé a — ou est censé avoir — sept jours civils consécutifs sans travail et sans rémunération assurable. C'est le déclencheur. Le délai de cinq jours civils pour délivrer le RE commence à la fin de la période de paie au cours de laquelle cette interruption se produit, et non à partir du dernier jour de travail physique de l'employé.
Identité et coordonnées de l'employeur
Renseignements sur l'employeur
- Case 4 — Numéro d'entreprise de l'employeur — l'identifiant de 15 caractères de l'ARC. Service Canada l'utilise pour lier le RE au compte de paie de l'employeur et vérifier que les cotisations d'AE ont été versées.
- Case 5 — Numéro de référence de la paie — facultatif, généralement le code de compte interne de l'employeur. Utilisé lorsqu'un seul numéro d'entreprise couvre plusieurs comptes de paie.
- Case 3 — Nom et adresse de l'employeur — doit correspondre aux registres de l'ARC. Une divergence peut retarder la demande d'AE pendant que Service Canada vérifie l'identité de l'employeur.
Renseignements sur l'employé
- Case 8 — Numéro d'assurance sociale (NAS) de l'employé — l'identifiant à neuf chiffres que Service Canada utilise pour faire correspondre le RE à la demande d'AE de l'employé. Un NAS erroné empêche le traitement de la demande jusqu'à ce qu'il soit corrigé.
- Case 6 — Nom et adresse de l'employé — doit correspondre au NAS enregistré auprès de Service Canada. Le nom de famille sert à la correspondance initiale ; le prénom la confirme.
- Case 10 — Premier jour travaillé — la date à laquelle l'employé a commencé à travailler. Établit la période d'emploi totale, ce qui influe sur le nombre d'heures assurables nécessaires pour être admissible à l'AE.
Blocs de date et de période — Ce qui définit la séparation
| Bloc | Champ | Utilité pour Service Canada | Colonne d'extraction |
|---|---|---|---|
| 10 | Dernier jour rémunéré | Marque la fin de la période d'emploi. Ne correspond pas toujours au dernier jour de travail physique — l'indemnité de vacances peut le prolonger. | "Dernier jour rémunéré" |
| 11 | Dernier jour d'emploi assurable | Souvent identique au bloc 10. Diffère lorsque l'employé reçoit un paiement pour une période postérieure à son dernier jour de travail (p. ex., une indemnité de départ). Service Canada l'utilise pour calculer le début de la période de référence. | "Dernier jour assurable" |
| 12 | Date de rappel | S'applique uniquement aux mises à pied temporaires. Si l'employeur prévoit rappeler l'employé, cette date établit qu'il ne s'agit pas d'un licenciement permanent, ce qui influe sur l'obligation de l'employé de chercher un emploi pendant qu'il touche l'AE. | "Date de rappel prévue" |
| 14 | Date de rappel prévue | Utilisée lorsque la date de rappel exacte est incertaine mais se situe dans une fenêtre connue. L'employé est dispensé de recherche active d'emploi durant cette période. | "Fenêtre de rappel prévue" |
Heures assurables et rémunération assurable — Les blocs qui calculent la prestation
| Bloc | Champ | Utilité pour Service Canada | Colonne d'extraction |
|---|---|---|---|
| 15A | Total des heures assurables | Détermine si l'employé cumule suffisamment d'heures pour être admissible à l'AE dans sa région. Le nombre d'heures requis varie selon la région (420 à 700 heures, selon le taux de chômage régional). C'est le chiffre le plus important du RE. | "Total des heures assurables" |
| 15B | Total de la rémunération assurable | Somme de toutes les rémunérations assurables durant la période d'emploi — généralement les 52 dernières semaines. Service Canada utilise les meilleures semaines de ce total pour calculer le taux de prestation hebdomadaire de l'AE. | "Total de la rémunération assurable" |
| 15C | Rémunération assurable par période de paie | Ventilation des gains sur les dernières périodes de paie. Le bloc 16 indique le nombre total de périodes de paie déclarées ; les blocs 17A à 17D énumèrent les gains, les heures et les montants assurables propres à chaque période, pour un maximum de 53 périodes. | "Heures Période 1" à "Gains Période 53" |
Motif de délivrance — Case 16 (Code de motif)
| Code | Signification | Impact sur l'admissibilité à l'AE |
|---|---|---|
| A | Manque de travail / Fin de contrat ou de saison | L'employé est admissible aux prestations régulières d'AE (sous réserve du nombre d'heures requis). Code le plus courant pour les mises à pied et la fin d'emploi saisonnier. |
| B | Grève ou lock-out | L'employé n'est généralement pas admissible aux prestations régulières d'AE durant un conflit de travail. |
| D | Maladie ou blessure | L'employé peut être admissible aux prestations de maladie de l'AE (jusqu'à 26 semaines). Un certificat médical est requis. Les codes D et E utilisent différents types de prestations. |
| E | Démission / Départ volontaire | L'employé n'est généralement pas admissible aux prestations régulières d'AE, sauf s'il peut démontrer un « motif valable » — un critère plus strict exigeant qu'il prouve n'avoir eu aucune autre solution raisonnable. |
| F | Maternité | Déclenche les prestations de maternité de l'AE (jusqu'à 15 semaines). Doit se situer dans la période commençant 12 semaines avant la date prévue de l'accouchement. |
| G | Travail partagé | Programme gouvernemental où les employés travaillent une semaine réduite et reçoivent une partie de l'AE. Nécessite une approbation préalable de Service Canada. |
| H | Travail partagé — déjà déclaré | Prolongation d'une entente de travail partagé. Utilisé lorsque la case 16 d'un RE précédent indiquait déjà le code G. |
| J | Formation d'apprenti | Employé suivant une formation d'apprenti. Peut être admissible à l'AE pendant la formation. |
| K | Soins compassionnels / Proche aidant / Soins d'un enfant gravement malade | Déclenche les prestations de soignant de l'AE. La durée varie selon le type de prestations — soins compassionnels jusqu'à 26 semaines, proche aidant jusqu'à 35 semaines pour les enfants. |
| M | Congédiement / Suspension | L'employé peut être admissible à l'AE si le congédiement n'est pas dû à une inconduite. Service Canada enquête sur les circonstances de chaque congédiement — « congédié » n'est pas synonyme de « inadmissible ». |
| N | Congé sans solde | Congé non rémunéré. La relation d'emploi se poursuit mais la rémunération cesse. Le code N seul ne rend pas l'employé inadmissible à l'AE. |
| P | Parental | Déclenche les prestations parentales de l'AE (standard jusqu'à 35 semaines ou prolongées jusqu'à 61 semaines à taux réduit). Peut être partagé entre les parents. |
| Z | Soins compassionnels / Proche aidant — déjà déclaré | Prolongation d'un congé de soignant pour lequel un RE avec le code K a déjà été émis. |
Un seul code de motif erroné — saisir « A » pour une démission au lieu de « E » — ne génère aucun avertissement dans le système de paie. Il entraîne une détermination incorrecte de l'admissibilité à l'assurance-emploi (AE), un retard dans le traitement de la demande et un appel d'un ancien employé qui ne comprend pas pourquoi ses prestations ont été refusées. Le code de motif est une simple lettre, mais il détermine si une demande d'AE est ouverte ou fermée.
Pourquoi le délai de cinq jours civils est plus serré qu'il n'y paraît
Le délai de cinq jours civils pour le RE est calculé à partir de la fin de la période de paie au cours de laquelle survient l'interruption de revenus — et non à partir du dernier jour de travail de l'employé. Pour une paie bimensuelle, cela peut signifier que le délai s'étend jusqu'à 19 jours après le dernier jour physique : l'employé quitte le jour 1 de la période de paie, l'interruption commence sept jours consécutifs plus tard, et la période de paie se termine au jour 14, déclenchant un délai de cinq jours qui court jusqu'au jour 19. Mais pour une paie hebdomadaire — courante dans la construction, l'hôtellerie et l'agriculture — la fenêtre est plus étroite. Un dernier quart de travail un vendredi, une période de paie se terminant le même jour, et le délai commence immédiatement : le RE doit parvenir à Service Canada au plus tard le mercredi suivant.
Le système de dépôt électronique RE Web réduit le temps de transmission à zéro une fois le formulaire rempli. Mais le goulot d'étranglement n'est pas la transmission. C'est la saisie des données — lire 15 à 25 blocs remplis à partir d'un rapport du système de paie, les saisir dans le formulaire RE Web, et vérifier que le bloc 15A (total des heures assurables) concorde avec la somme des heures de la période de paie dans les blocs 17A à 17D. Cette étape de rapprochement, effectuée manuellement pour chaque cessation d'emploi, est celle où le délai de cinq jours ne s'étire pas.
Le cadre de pénalités de Service Canada est simple : un employeur qui ne délivre pas un RE dans les cinq jours civils s'expose à une amende pouvant aller jusqu'à 2 000 $, à un emprisonnement maximal de six mois, ou aux deux. La pénalité s'applique par défaut, et non par employeur. Cinq RE en retard en un an, c'est cinq infractions distinctes.
Comment l'extraction remplace la saisie manuelle des données du RE
Le relevé d'emploi (RE) est un formulaire très dense — 53 cases, chacune contenant un type d'information spécifique. L'extraction traite chaque case comme une colonne dans un tableur, en faisant correspondre chaque champ du formulaire à une cellule de données structurée.
Définissez votre modèle de colonnes pour le RE
Créez des colonnes pour chaque case dont votre rapport de paie a besoin : Case 3 Nom de l'employeur, Case 4 Numéro d'entreprise, Case 6 Nom de l'employé, Case 8 NAS, Case 10 Premier jour travaillé, Case 11 Dernier jour d'emploi assurable, Case 12 Dernier jour pour lequel une rémunération a été versée, Case 15A Total des heures assurables, Case 15B Rémunération assurable totale, Case 15C Code de motif, Case 16 Nombre total de périodes de paie, Cases 17A à 17D (53 lignes de période). Ajoutez des colonnes de validation : « Vérification des heures » (le total de la case 15A est-il égal à la somme des heures de toutes les périodes ?), « Code de motif valide » (le code fait-il partie de l'ensemble A/B/D/E/F/G/H/J/K/M/N/P/Z ?), « Montants après la cessation d'emploi » (toute somme versée après la dernière période de paie — indemnité de vacances, indemnité de départ — que Service Canada doit connaître). Sauvegardez le modèle.
Extrayez à partir des rapports de paie ou des brouillons RE Web
La plupart des systèmes de paie — Ceridian Dayforce, ADP Workforce Now, QuickBooks Payroll, Wagepoint, Rise — génèrent un rapport de données RE avant la transmission électronique. Téléchargez ce rapport (ou les exportations PDF de RE individuels) sous forme de lot. Le moteur d'extraction lit chaque case de chaque RE, en faisant correspondre chaque champ à la colonne que vous avez définie. Si votre système de paie génère le RE dans une mise en page différente du format standard de Service Canada — le rapport RE de Ceridian par rapport à celui d'ADP ou de Wagepoint — l'extraction gère la variation car elle lit par numéro de case et par sémantique d'étiquette, et non par position.
Vérifiez et transmettez
Examinez les résultats de l'extraction par exception — filtrez les lignes où le code de motif ne fait pas partie de l'ensemble valide, où la case 15A ne correspond pas au total des heures de la période, ou où les cases 18 à 21 (rémunération répartie après la dernière période de paie) indiquent des paiements nécessitant une déclaration distincte. Les lignes restantes sont transmises directement à RE Web pour soumission — chaque ligne du tableur correspond à une soumission de RE. Pour le flux de travail équivalent appliqué au principal document de départ du Royaume-Uni, consultez notre guide sur l'extraction des données de départ P45 pour la paie au Royaume-Uni.
Les fichiers sont traités de manière sécurisée et ne sont pas conservés.
Cas particuliers : quand un RE n'est pas un cas de routine
Blocs 15C multiples — lorsque l'employé a eu plus d'un motif de départ
Certains départs comportent plusieurs événements du marché du travail. Un employé en congé parental (code P) qui est mis à pied pendant ce congé (code A) nécessite un code de motif qui reflète l'événement le plus récent — la mise à pied —, le congé parental étant documenté dans le bloc Commentaires. Le résultat de l'extraction doit signaler les lignes où le bloc Commentaires contient un motif secondaire, car un seul code de motif ne raconte pas toute l'histoire à Service Canada. Se tromper sur ce point peut orienter l'employé vers la mauvaise prestation d'assurance-emploi — prestations régulières au lieu de prestations parentales, ou vice versa.
RE pour les pêcheurs — Le formulaire Z distinct
Les pêcheurs autonomes utilisent un format de RE différent (la série Z) avec une structure de blocs différente — le bloc 15Z au lieu de 15A, le bloc 16Z au lieu de 16. Si votre entreprise emploie à la fois des employés réguliers et des pêcheurs autonomes, les deux types de RE doivent être traités comme des ensembles de documents distincts avec des définitions de colonnes distinctes. Les colonnes d'extraction pour un RE de pêcheur sont structurellement différentes de celles d'un RE standard, car les gains et les heures sont calculés différemment en vertu du Règlement sur l'assurance-emploi concernant la pêche.
Lorsque l'employé conteste le code de motif
Un employé qui reçoit un RE avec le code E (Démission) mais qui estime avoir été congédié de façon déguisée peut demander une décision à Service Canada. Pendant la période d'examen, les données du RE sont gelées — l'employeur ne peut pas modifier le code de motif sans une décision de Service Canada. Le résultat de l'extraction sert de registre pour l'employeur de ce qui a été produit et quand, fournissant une piste d'audit horodatée de chaque bloc tel qu'il apparaissait sur la soumission originale du RE.
FAQ
Le moteur d'extraction comprend-il les formulaires de RE en anglais et en français ?
Oui. Le RE est un formulaire bilingue — chaque bloc est étiqueté en anglais et en français (p. ex., « Total insurable hours / Nombre total d'heures assurables »). Le moteur d'extraction lit les deux langues et fait correspondre les valeurs des blocs aux noms de colonnes que vous avez définis en anglais. Les numéros de blocs (10, 11, 15A, 15B, etc.) sont des ancres indépendantes de la langue.
Puis-je extraire les données d'un RE à partir de copies papier ou de PDF numérisés ?
Oui. Le moteur d'extraction lit aussi bien les RE papier numérisés, les exportations PDF des systèmes de paie et les impressions provisoires du RE Web. Les RE papier sont moins courants depuis que le RE Web est devenu obligatoire pour la plupart des employeurs, mais si votre organisation conserve des copies numérisées ou reçoit des RE papier d'un ancien système de paie, l'extraction les traite. La seule contrainte est la lisibilité — la même contrainte que pour une personne lisant le formulaire.
L'extraction gère-t-elle les 53 blocs de période de paie (16 + 17A-D) en une seule passe ?
Oui. Définissez vos colonnes de période comme « Date de début de la période 1 », « Date de fin de la période 1 », « Heures de la période 1 », « Rémunération de la période 1 » jusqu'à « Période 53 », et le moteur d'extraction remplit les périodes présentes sur le RE. Les périodes au-delà de l'historique de travail réel de l'employé restent vides. Le champ « Nombre total de périodes de paie » du bloc 16 vous indique combien de colonnes de période doivent être remplies — utilisez-le comme vérification de validation par rapport au résultat d'extraction. Pour le contexte plus large de l'intégration des données du RE avec le rapprochement de la paie de fin d'année, consultez notre guide sur l'extraction des données du feuillet T4 canadien pour la paie de fin d'année.
Que faire si l'employé a travaillé dans plusieurs provinces — le RE doit-il le refléter ?
Le RE lui-même est fédéral — il fait rapport à Service Canada, et non à un organisme provincial. Cependant, la province de résidence de l'employé affecte le taux de chômage régional utilisé pour déterminer le nombre d'heures assurables requises pour être admissible à l'assurance-emploi et le nombre de semaines de prestations disponibles. Le RE n'a pas besoin d'indiquer la province d'emploi, mais la demande de prestations d'assurance-emploi de l'employé la demandera. Le résultat d'extraction doit inclure la province de l'employeur du bloc 3 pour faciliter le dépôt de la demande de l'employé.