캐나다 ROE 데이터를 Excel로 추출하는 방법
— Service Canada EI 규정 준수 가이드 (2026)
매달 약 25만 명의 캐나다 직원이 사직, 해고, 정리해고, 출산휴가, 퇴직 등으로 퇴사합니다. 각 퇴사 후 5일 이내에 고용주는 퇴사 직원에게 고용기록부를 발급하고 Service Canada에 사본을 제출해야 합니다. ROE는 캐나다 국세청(CRA)에 제출하는 세금 명세서가 아닙니다. 고용보험 규정에 따라 관리되는 독립적인 연방 문서로, 퇴사 직원이 EI 혜택을 받을 자격이 있는지, 얼마를 받을 수 있는지, 얼마나 오래 받을 수 있는지를 결정하는 유일한 목적을 가집니다. Ceridian Dayforce 또는 ADP Canada를 통해 급여를 운영하는 고용주는 소프트웨어를 통해 ROE를 발급합니다. 시스템은 급여 기록에서 Block 10, Block 11(마지막 보험가입일), Block 15A(총 보험가입시간), Block 15B(총 보험가입소득), Block 15C(사유코드: A~N), Block 17A~17D(최대 53개 개별 급여지급기간)를 자동으로 채웁니다. 그러나 Service Canada에 제출할 월간 EI 요약을 작성하거나 내부 HR 퇴사 보고서를 작성할 때, 이 53개 블록의 데이터는 자동으로 스프레드시트에 들어가지 않습니다. 누군가 직접 다시 입력해야 합니다. ROE 1건당 3분 — 각 급여 제공업체의 서로 다른 양식 레이아웃에서 각 블록을 찾고, 급여 대장과 보험가입시간 합계를 대조하고, 사유코드 문자가 실제 퇴사 유형과 일치하는지 확인 — 연간 27건의 퇴사 처리는 모든 시간이 중요한 규정 준수 기간에 순수 타이핑 작업만 1시간 이상 소요됩니다. 수동 ROE 처리가 캐나다 기업에 퇴사 1건당 실제로 얼마나 비용이 드는지에 대한 분석은 수동 ROE 처리 비용 분석을 참조하세요.
핵심 요점
- 매달 다시 입력하는 53개 블록의 EI 관련 데이터는 이미 급여 시스템에 있습니다. 이 데이터와 스프레드시트 사이를 가로막는 유일한 장애물은 Ceridian, ADP, QuickBooks가 동일한 ROE 구조를 완전히 다른 시각적 레이아웃으로 표시한다는 사실입니다.
- 1월 ROE의 Block 15C에 잘못된 문자가 하나 입력되면 이는 단순한 스프레드시트 오타가 아닙니다. 1월부터 중단된 EI 혜택 지급으로, Service Canada는 양식을 수정할 때까지 지급을 보류하며, 직원은 21일간의 조사 기간 동안 해당 소득 없이 생활하게 됩니다.
- 열 스키마를 한 번만 정의하세요 — Block 15A 총 보험가입시간, Block 15B 총 보험가입소득, Block 15C 사유코드 — 25건의 ROE를 한 번에 업로드하면 AI가 픽셀 좌표가 아닌 블록 라벨을 읽고 각 값을 찾아내므로 어떤 급여 제공업체의 양식이든 관계없습니다.
ROE에는 무엇이 포함되나 — 직원의 EI 미래를 결정하는 53개 블록
Service Canada가 INS5153 양식으로 지정한 고용기록부(ROE)는 캐나다 고용 행정에서 가장 체계화된 정부 양식 중 하나입니다. 53개의 번호가 매겨진 블록은 각각 고용보험(EI) 자격 계산에 반영되는 특정 데이터 포인트를 담고 있습니다. 연간 소득과 공제액을 CRA에 보고하는 T4 슬립과 달리, ROE는 단일 고용 종료 사유를 다른 기관인 ESDC 산하 Service Canada에 보고하며, 목적도 다릅니다. 바로 EI 급여 자격 판정입니다. 각 블록이 무엇을 보고하는지, 그리고 직원의 EI 청구에 왜 중요한지를 이해하는 것이 추출된 스프레드시트의 정확성을 좌우합니다. Block 15C를 잘못 코딩하면 직원이 2주간의 EI 재심사 절차를 겪게 될 수 있습니다.
53개 블록은 네 가지 기능 그룹으로 나뉘며, 각 그룹은 스프레드시트 열 집합으로 변환됩니다:
고용주 및 직원 신원
- 블록 1 — 고용주 이름 및 주소. CRA에 등록된 법인 정보와 일치해야 합니다. ROE와 고용주의 급여 계정 간 이름 불일치는 EI 처리를 지연시킬 수 있습니다.
- 블록 3 — 고용주 급여 참조 번호. 15자리 사업자 번호로, T4 신고에 사용되는 것과 동일한 식별자입니다. ROE를 CRA 사업자 등록부의 올바른 고용주 법인에 연결합니다.
- 블록 4 — 직원 이름 및 주소. 직원의 SIN 기록과 일치해야 합니다. ROE의 결혼 후 성과 SIN 카드의 결혼 전 성이 다른 경우는 EI 처리 지연의 흔한 원인입니다.
- 블록 5 — 직원 SIN. 9자리 숫자입니다. Service Canada가 ROE를 직원의 EI 청구와 대조하는 데 사용하는 기본 키입니다. 숫자 하나만 잘못 입력되어도 ROE가 다른 사람의 파일로 전송됩니다.
고용 시기 및 기간
- 블록 10 — 첫 근무일. 고용 시작일입니다. 블록 11과 결합하여 총 고용 기간이 결정되며, Service Canada는 이를 통해 자격 기간을 설정합니다.
- 블록 11 — 급여 지급 마지막 날. 반드시 직원이 근무한 마지막 날은 아닙니다. 고용주가 급여를 지급한 마지막 날입니다. 고용주가 사전 통지 대신 급여를 지급하는 경우 이 날짜는 실제 해고일보다 늦습니다. ROE 발급 5일 기한이 근무 마지막 날이 아닌 이 날짜부터 시작되므로 이 구분이 중요합니다.
- 블록 12 — 최종 급여지급기간 종료일. 직원이 보험가입소득을 받은 마지막 완전한 급여지급기간의 종료일입니다. Service Canada는 이를 사용하여 최근 주의 보험가입소득에서 직원의 급여율을 계산합니다.
보험가입시간, 소득 및 사유코드
- 블록 15A — 총 보험가입시간. 자격 기간 동안 직원이 보험가입소득을 받은 시간의 총합입니다. 이는 ROE에서 가장 중요한 단일 숫자로, 직원이 EI 자격 기준을 충족하는지 여부를 결정합니다. 실업률 6% 지역의 직원은 700시간의 보험가입시간이 필요합니다. 실업률 13.1% 이상 지역의 직원은 420시간만 필요합니다. 블록 15A가 과소 보고되어 기준 이하로 떨어지면 EI 청구는 지연되는 것이 아니라 거부되며, 수정될 때까지 거부 상태가 유지됩니다. 2025년에는 모든 지역에서 임시 균일 요건에 따라 최소 420시간이 필요했지만, 2026년에는 가변 기준으로 되돌아갔습니다.
- 블록 15B — 총 보험가입소득. 자격 기간 동안 EI 보험료가 납부된 총 소득 금액입니다. 이는 직원의 주간 EI 급여율을 결정합니다. 블록 15B가 과소 계산되면 직원의 급여액이 직접적으로 줄어듭니다.
- 블록 15C — 본 ROE 발급 사유. 단일 문자 코드입니다. 이 필드는 오류가 있어서는 안 되며, 가장 자주 이의가 제기되는 필드이기도 합니다. 아래 전용 섹션을 참조하십시오.
급여지급기간 세부정보
- 블록 16 — 급여지급기간 유형. 주급, 격주급, 반월급 또는 월급입니다. Service Canada가 블록 17A–17D의 급여지급기간을 해석하는 방식을 결정합니다. 블록 16과 실제 급여 지급 빈도가 일치하지 않으면 Service Canada가 급여율을 잘못 계산하게 됩니다.
- 블록 17A–17D — 급여지급기간 세부정보. 최대 53개의 행으로 구성되며, 각 행에는 급여지급기간 시작일(17A), 급여지급기간 종료일(17B), 해당 기간의 보험가입시간(17C), 해당 기간의 보험가입소득(17D)이 포함됩니다. 이는 가장 최근 기간(PP 1)이 먼저, 가장 오래된 기간(PP 53)이 마지막에 오도록 시간순으로 정렬됩니다. Service Canada는 급여율 계산을 위해 지역 실업률에 따라 최근 14주에서 22주간의 보험가입소득을 사용하므로, 이러한 기간별 세부정보는 단순한 감사 추적이 아니라 EI 급여 계산에 직접 투입되는 데이터입니다.
- 특별 지급금. 휴가비, 법정 공휴일 수당, 퇴직금 및 고용 종료 시 지급되는 기타 금전입니다. 각 항목에는 EI 목적을 위한 고유한 할당 규칙이 있습니다. 예를 들어, 고용 종료 시 지급되는 휴가비는 종료 주부터 시작하여 이후 기간으로 할당되므로 EI 급여 지급 시작이 지연될 수 있습니다.
이 블록 구조가 추출에 미치는 실질적인 결과는, 25건의 퇴직을 다루는 스프레드시트가 25개의 행과 약 15~20개의 신원 및 요약 필드 열을 생성한다는 것입니다. 여기에 급여지급기간 세부 정보가 필요하면 직원별로 기간 수준 데이터 53개 행이 별도 테이블에 추가됩니다. 이 그리드에서 수작업으로 입력하는 과정 — 각 급여 제공업체의 고용기록부(ROE)에서 Block 15A의 보험가입시간을 찾고, 입력하고, 급여 대장의 연간 누계 시간 합계와 대조하는 작업 — 에서 시간이 소요됩니다. 그리고 이는 급여 시스템이 이미 보유한 데이터에 투자하는 시간입니다.
핵심 추출 원칙: 스프레드시트에 필요한 열을 지정하면 — "Block 10 첫 근무일," "Block 11 마지막 급여일," "Block 15A 총 보험가입시간," "Block 15B 총 보험가입소득," "Block 15C 사유코드" — AI는 블록 라벨의 의미를 이해하여 각 ROE에서 해당 값을 찾습니다. 페이지에서의 위치가 아니라요. 동일한 열 정의가 Ceridian, ADP, QuickBooks, Wagepoint 및 기타 급여 소프트웨어의 ROE 출력에서도 작동하는 이유는 AI가 양식 템플릿이 아닌 블록 의미를 읽기 때문입니다.
동일한 ROE 데이터가 캐나다 급여 소프트웨어별로 다르게 보이는 이유
Service Canada의 ROE 사양은 53개 블록의 데이터 내용을 규정합니다. 페이지 레이아웃은 규정하지 않습니다. 그 결과 모든 급여 소프트웨어 제공업체는 동일한 블록 데이터 — Block 10, Block 11, Block 15A, Block 15B, Block 15C, Blocks 17A–17D — 를 각자 고유한 시각적 배열로 담은 ROE를 생성합니다. 이는 HMRC가 필드 내용은 규정하지만 레이아웃은 규정하지 않는 영국 P45의 설계 원칙과 동일합니다.
Ceridian Dayforce는 신원 블록(1~8)을 상단에 단일 테이블로 인쇄하고, 보험가입시간 및 소득(15A/15B)은 별도 요약 블록에, 급여지급기간(17A~17D)은 가로 방향의 두 번째 페이지에 배치할 수 있습니다. ADP Canada의 Workforce Now는 블록을 2단 세로 레이아웃으로 순차 배치할 수 있습니다. QuickBooks Canada Payroll은 사유코드 블록(15C)을 오른쪽 상단에 눈에 띄게 배치하고 그 아래에 보험가입시간과 소득을 배치할 수 있습니다. Wagepoint는 급여지급기간을 간결한 그리드로 표시하는 단순화된 형식을 사용할 수 있습니다. Ceridian 출력용으로 구성된 템플릿 기반 OCR 도구는 Block 15A의 좌표가 레이아웃마다 다르기 때문에 ADP에서는 작동하지 않습니다.
Block 15A 보험가입시간 필드는 실제 EI 결과를 초래하는 방식으로 이 차이를 드러냅니다. 자격 기간 동안 910시간을 근무한 직원 — 저실업 지역의 700시간 기준을 초과 — 은 유효한 EI 청구권이 있습니다. 급여 시스템이 910을 보고하고 추출 결과가 910이면 청구가 진행됩니다. 그러나 Ceridian 레이아웃과 다른 ADP 레이아웃의 위치 때문에 Block 15A를 잘못 읽어 91을 생성하는 템플릿 기반 추출은 직원을 자격 기준 미만으로 떨어뜨립니다. Service Canada는 접수된 ROE를 그대로 처리하여 법적으로 급여를 받을 자격이 있는 사람에게 거부 통지서를 보냅니다. 추출 오류가 청구 거부로 이어진 것입니다.
템플릿 불필요 의미 기반 추출은 이러한 오류 유형 전체를 방지합니다. 도구에 각 급여 제공업체의 ROE에서 Block 15A가 어디에 있는지 가르치는 대신, 맞춤 열 추출은 출력 열을 "Block 15A 총 보험가입시간"으로 정의하고 AI가 블록의 의미를 이해하여 각 ROE에서 값을 찾도록 합니다. 동일한 열 정의가 같은 배치에서 Ceridian ROE, ADP ROE, QuickBooks ROE, Wagepoint ROE를 처리합니다 — AI가 양식 좌표가 아닌 블록 의미를 읽기 때문입니다.
파일은 안전하게 처리되며 저장되지 않습니다.
ROE 추출 워크플로 설정
수동 ROE 전사를 대체하는 워크플로는 세 단계로 구성되며, 구성 단계인 열 정의는 한 번만 설정하면 모든 퇴직, 모든 급여 제공자, 모든 월말 EI 보고서에 재사용할 수 있습니다.
출력 열을 한 번 정의하면 모든 급여 제공자에 적용됩니다
열 머리글로 표시될 필드 이름을 정확히 입력합니다. 포괄적인 고용기록부(ROE) 규정 준수 워크북의 경우 실용적인 기본 세트는 다음과 같습니다: 직원 이름, 직원 SIN, 블록 10 첫 근무일, 블록 11 마지막 급여일, 블록 12 최종 급여지급기간 종료일, 블록 14 예상 복귀일, 블록 15A 총 보험가입시간, 블록 15B 총 보험가입소득, 블록 15C 사유코드, 블록 16 급여지급기간 유형, 블록 17A 시작일(PP 1), 블록 17B 종료일(PP 1), 블록 17C 보험가입시간(PP 1), 블록 17D 보험가입소득(PP 1), ... PP 53까지 계속됩니다. 이것이 맞춤 열 추출입니다: 출력 스키마를 정의하면 AI가 각 ROE의 블록을 열에 매핑하여 모든 급여 제공자 형식에서 블록 번호와 의미적 의미를 기준으로 일치시킵니다.
추출 중 즉시 검증을 위해 계산 열을 추가합니다: "시간 확인"과 같은 열을 정의하면 AI가 추출 시 교차 검증을 수행하고 보험가입시간 총계가 기간별 세부 정보와 일치하지 않는 행을 표시합니다. 이렇게 하면 스프레드시트를 열기 전에 가장 일반적인 데이터 무결성 문제를 발견할 수 있습니다.
모든 ROE를 한 번에 업로드합니다
한 달 치 전체 ROE를 드롭합니다 — Ceridian PDF 15개, ADP PDF 8개, ROE Web을 사용하지 않는 이전 고용주로부터 종이 양식을 받은 계약직 직원의 스캔 종이 ROE 4개. 일괄 처리는 이 모든 것을 단일 작업으로 처리합니다: 각 ROE는 열 스키마가 적용되어 독립적으로 처리되며 모든 결과는 하나의 통합 스프레드시트로 병합됩니다. AI는 급여 소프트웨어의 PDF 내보내기, 인쇄된 ROE 스캔본, 휴대폰 사진을 동일하게 처리합니다 — 매체가 아닌 내용을 읽습니다.
내보내기, 검증 및 Service Canada에 제출합니다
Excel 파일을 다운로드합니다 — 요약 필드의 경우 ROE당 한 행이며, 필요한 경우 급여지급기간 세부 정보는 별도 탭에 있습니다. 검증 확인을 실행합니다: 모든 직원의 블록 15A 합계가 급여 등록부의 연초 이후 시간과 일치합니까? 모든 블록 15C 사유코드가 유효한 세트(A/E/M/N/K/P/J/Z) 내에 있습니까? 블록 11 마지막 급여일이 현재 날짜로부터 5일 이내여서 적시 발급을 확인할 수 있습니까? 불일치 사항을 검토용으로 표시하고, 필요한 경우 원천 급여 기록을 수정한 후 법정 기한 내에 ROE Web을 통해 ROE를 제출하거나 직원에게 종이 사본을 제공합니다. 검증 스프레드시트는 영구적인 규정 준수 기록으로도 사용됩니다 — 고용보험 규정은 사용자가 해당 연도 이후 6년 동안 ROE 기록을 보관하도록 요구합니다.
이 워크플로는 모든 규모의 퇴직 건수와 모든 급여 제공자 조합에 적용됩니다. 열 정의는 53개 블록으로 구성된 ROE 형식이 고용보험 규정에 따라 규정되어 있으므로 월과 연도를 넘어 재사용할 수 있습니다. Service Canada는 의회가 법률을 개정할 때만 블록을 변경합니다. 호주와 영국의 연말 급여 문서에 적용되는 동일한 워크플로는 호주 PAYG 급여 요약 추출 및 신규 입사자 처리를 위한 영국 P45 퇴직자 데이터 추출 가이드를 참조하십시오.
전국 급여 연구소(NPI)는 ROE 제출 전 구조화된 대조를 권장합니다. Block 15A 총 보험가입시간이 모든 급여지급기간 시간의 합계와 일치하는지, Block 15B 총 보험가입소득이 모든 급여지급기간 소득의 합계에 자격 기간에 배분된 특별 지급액을 더한 값과 일치하는지, Block 15C가 실제 퇴직 사유와 일치하는지 확인해야 합니다. 이 대조를 건너뛰고 Service Canada가 자동 검증이나 직원 본인의 EI 청구를 통해 불일치를 발견하면, 수정 절차에는 수정된 ROE, 수정된 EI 급여 계산, 그리고 직원에 대한 수 주간의 소급 지급 조정이 포함될 수 있습니다. 대조 과정은 추출된 스프레드시트에서는 몇 분이 걸립니다. 요약 시간 불일치가 육안으로 보이지 않는 수동 입력 ROE 25건에서는 몇 시간이 걸립니다.
사유코드 문제: Block 15C가 절대 틀려서는 안 되는 필드인 이유
ROE의 Block 15C는 고용 종료 사유를 Service Canada에 알리는 단일 문자입니다. 이 필드는 직원이 EI를 받을 수 있는지 여부, 대기 기간의 길이, 급여가 즉시 시작되는지 또는 자격 상실 기간 후에 시작되는지를 결정하기 때문에 양식에서 가장 중요한 필드입니다. 급여 소프트웨어 화면에서 잘못 입력된 사유코드가 HR 퇴사 스프레드시트에 잘못 전사되면, 직원이 이의를 제기해야 하는 급여 결정으로 이어집니다.
다음은 가장 일반적인 사유코드와 각 코드가 직원의 EI 청구에 미치는 의미입니다:
| 코드 | 정의 | EI 결과 | 가장 일반적인 상황 |
|---|---|---|---|
| A | 업무 부족 | EI 지급 가능 — 표준 대기 기간 적용. 직원이 해고를 초래하지 않았습니다. 이는 EI 승인을 받는 가장 간단한 경로입니다. | 계절적 일시 해고, 생산 둔화, 신규 업무 없는 계약 완료. 건설 및 관광 업계에서 11월~12월에 이 코드를 많이 사용합니다. |
| E | 자발적 퇴사 | 직원이 퇴사에 '정당한 사유'가 있는 경우에만 EI 지급 가능 — 이는 직원이 입증해야 합니다. 정당한 사유 없는 자발적 퇴사는 지연이 아닌 자격 박탈로 이어집니다. 입증 책임은 퇴사하는 직원에게 있습니다. | 새 직장을 위한 사직, 이사, 복학. 퇴사 후 EI를 신청하는 직원은 건설적 해고, 직장 내 괴롭힘, 또는 고용 조건의 중대한 일방적 변경을 입증해야 합니다. |
| M | 해고 | EI 자격이 박탈될 수 있음 — 해고가 EI법상 위법 행위에 해당하는지 여부에 따라 다릅니다. 무능력으로 인한 해고는 자동으로 자격이 박탈되지 않습니다. 절도나 사기로 인한 해고는 자격이 박탈됩니다. | 사유 있는 해고 — 성과, 출결, 정책 위반. 고용주는 코드를 뒷받침하기 위해 위법 행위를 문서화해야 하며, Service Canada는 EI 청구를 결정하기 전에 상황을 확인하기 위해 고용주에게 연락할 수 있습니다. |
| N | 휴직 | 일반적으로 EI 자격을 유발하지 않음. 고용 관계가 유지되기 때문입니다. 직원은 EI법상 '실업자'가 아닙니다. 질병, 출산, 육아, 돌봄 휴직의 경우 직원이 EI 특별 급여를 받기 위해 자발적으로 떠난 경우 예외가 있습니다. | 무급 개인 휴가, 교육 휴가, 안식년. 휴직 중 N코드 고용기록부(ROE)를 받았으나 이후 EI를 신청하는 직원은 실제 급여 자격 사유를 반영한 다른 고용기록부(ROE)가 필요할 수 있습니다. |
| K | 급여 서비스 제공자 변경 / 소유권 변경 | 고용 관계는 지속됨 — 이는 고용주가 급여 제공자나 법인 구조를 변경할 때 행정적 사유로 발행되는 고용기록부(ROE)입니다. 이 고용기록부(ROE)에서 EI 청구가 발생해서는 안 되며, Service Canada가 이를 수신하면 고용이 진행 중임을 확인하기 위해 고용주에게 연락합니다. | 회사 인수, 합병, 또는 급여 시스템 마이그레이션. 직원은 승계 고용주 아래에서 계속 근무합니다. 새 고용주의 급여 시스템은 이전 시점부터 보험가입시간과 소득을 계속 누적합니다. |
나머지 코드 — B, C(복학), D(질병 또는 부상), F(출산), G(퇴직), H(일자리 나누기), J(견습 훈련), P(육아), Z(간병) — 각각 고유한 EI 자격 규칙이 적용됩니다. A 코드를 M 코드로 입력하면 적격한 일시해고가 잠재적 자격박탈 사유로 전환됩니다. E 코드를 A 코드로 입력하면 자발적 사직이 명백한 일시해고로 전환되어, 해당 직원이 이후 EI를 청구할 경우 서비스 캐나다가 고용주에게 연락했을 때 고용주가 "직원이 그만두었습니다"라고 답변하면서 조사가 시작됩니다. 조사가 진행되는 동안 직원의 급여 지급은 중단되며, 고용주가 잘못된 코드를 발급한 경우 이를 정정할 책임은 고용주에게 있습니다.
Block 15C 추출의 이점: Ceridian에서 발행한 CERB 인쇄 ROE, ADP 인쇄 ROE, QuickBooks 인쇄 ROE의 사유코드 필드는 각각 다른 위치에 나타날 수 있지만, 추출되는 값은 레이블이 지정된 필드의 단일 문자입니다. 의미 기반 추출은 모든 레이아웃에서 "본 ROE 발급 사유: A"를 읽고 Block 15C 열에 "A"를 배치합니다. 문자 자체는 레이아웃에 따라 변하지 않습니다. 추출 과정에서 전사 오류가 발생하지 않습니다. AI는 인쇄된 문자를 읽고 양식에 기재된 내용을 그대로 출력하므로, HR 관리자가 Ceridian ROE를 읽다가 바로 다음에 ADP ROE를 읽을 때 두 레이아웃 사이에서 코드를 잘못 옮겨 적는 상황이 제거됩니다.
예외 사례: 표준이 아닌 ROE
동일 직원에 대한 복수 ROE
고용주가 연도 중에 급여 소프트웨어를 변경하는 경우, 새 급여 시스템에는 이전 시스템에서 누적된 직원의 보험가입시간 및 보험가입소득 기록이 없습니다. 표준 절차는 이전 시스템에서 마이그레이션 날짜까지의 기간을 포함하는 코드 K ROE를 발급한 후, 새 시스템에서 새로 시작하는 것입니다. 직원은 사실상 하나의 연속 고용에 대해 두 개의 ROE를 받게 됩니다. 추출 목적으로는 두 ROE를 함께 처리하고 합계를 더해야 합니다: ROE #1의 Block 15A + ROE #2의 Block 15A = 고용 기간 동안의 총 보험가입시간. 추출된 두 행을 합산하는 단일 계산 열을 사용하면 이 집계가 자동으로 이루어집니다.
계절 산업: 건설 및 관광업의 정리해고 주기
앨버타와 BC주의 건설 회사, 대서양 연안 지역의 어업, 배너프와 휘슬러의 관광업체는 예측 가능한 계절적 정리해고 주기를 따릅니다. 시즌이 종료되면 고용주는 전체 직원에게 사유코드 A의 고용기록부(ROE)를 발급합니다. 캘거리의 지붕 공사업체가 계절 근로자 40명을 고용한 경우, 예를 들어 11월 30일에 40건의 고용기록부(ROE)를 동시에 발급할 수 있으며, 5일 이내 제출 기한에 따라 12월 5일까지 40건 모두 Service Canada에 제출해야 합니다. 동시에 발급되는 고용기록부(ROE)의 양이 많기 때문에 일괄 추출이 특히 유용합니다. 동일한 급여 제공업체에서 동일한 필드를 사용하는 40건의 고용기록부(ROE)를 한 번에 처리하여 40개의 행이 있는 하나의 스프레드시트를 생성합니다. 수동 방식으로 고용기록부(ROE)당 2분씩 데이터를 입력하면 12월의 어느 날 80분을 단순 전사 작업에 소비하게 됩니다. Service Canada의 고용보험(EI) 보고 요건은 계절 고용주가 휴가 기간 동안 우편 지연으로 인해 종이 고용기록부(ROE)가 5일 제출 기한을 넘길 수 있는 상황을 방지하기 위해 ROE Web을 통해 전자적으로 고용기록부(ROE)를 제출할 것을 권장합니다.
수정 고용기록부(ROE): 원본이 잘못된 경우
Service Canada 또는 직원이 제출된 고용기록부(ROE)에서 오류를 발견한 경우, 고용주는 수정된 고용기록부(ROE)를 발급해야 합니다. 수정본은 동일한 블록 구조를 유지하며 수정된 값만 포함합니다. 추출 관점에서 수정된 고용기록부(ROE)는 원본과 동일하게 읽힙니다. AI는 양식에 인쇄된 모든 값을 추출합니다. 차이점은 고용주가 규정 준수 스프레드시트에서 수정본을 원본의 대체본으로 표시하여 최종 데이터가 수정 사항을 반영하도록 해야 한다는 점입니다. "고용기록부(ROE) 버전"이라는 열을 만들어 고용기록부(ROE)에 "수정됨(Amended)" 상자가 체크되어 있는지 여부를 읽어 채우면 감사 추적을 깔끔하게 유지할 수 있습니다.
마지막 급여지급기간과 마지막 지급일: 2주 통보의 차이점
직원이 6월 1일에 2주 통보를 하고 마지막 근무일이 6월 15일인 경우, 고용주는 6월 1일부터 15일까지의 급여 대신 통보를 대신하여 4주 급여를 지급합니다 — 6월 29일까지의 기간을 포함합니다. 블록 11은 6월 15일이 아닌 6월 29일입니다. 블록 12는 6월 29일을 포함하는 급여지급기간 종료일입니다. ROE는 6월 29일로부터 5일 이내에 Service Canada에 제출해야 하며, 이는 6월 20일이 아닌 7월 4일을 의미합니다. 마지막 근무일을 트리거 날짜로 잘못 해석하는 HR 관리자는 ROE를 늦게 제출하게 됩니다. 추출은 인쇄된 날짜를 정확히 캡처합니다 — 블록 11 열의 6월 29일, 계산된 마감일로 6월 29일+5 = 7월 4일 — 그리고 제출 날짜가 마감일을 초과하는지 확인하는 계산 열은 준수 문제가 되기 전에 지연된 ROE를 식별할 수 있습니다.
ROE와 기타 고용 종료 문서: 캐나다 고용 종료 양식이 독특한 이유
사회보험 제도가 있는 모든 국가에는 고용 종료를 문서화하는 양식이 있지만, ROE의 목적, 수령인, 데이터 내용은 다른 모든 동등한 문서와 구별됩니다. 영국 P45는 세금 문서입니다 — HMRC에 제출되어 새 고용주를 위한 직원의 세금 코드를 수정하며, 연초부터 현재까지의 급여와 세금 수치를 포함합니다. 호주에는 ROE나 P45에 해당하는 독립적인 고용 종료 양식이 없습니다 — 고용 종료는 Single Touch Payroll(STP)을 통해 급여 이벤트로 보고되며, 퇴사 직원의 최종 급여명세서가 고용 종료 기록으로 사용됩니다. 반면 ROE는 세금 문서도, 급여명세서도, 고용 추천서도 아닙니다. 이는 별도의 연방 기관인 Service Canada에 제출되는 53개 블록의 EI 관련 데이터에 대한 법정 선언이며, 직원이 전적으로 의존합니다. 그것 없이는 EI 청구 파일이 없기 때문입니다.
이로 인해 ROE 추출 문제는 연 1회 연말 정산 작업인 T4 추출과 구별됩니다. ROE 추출은 월간, 이벤트 트리거, 마감 압박이 있으며, 누락된 값뿐만 아니라 잘못된 값도 법적으로 EI를 받을 자격이 있는 사람에게 불리한 급여 결정을 초래할 수 있는 추가 위험이 있습니다. 5일 법정 마감일은 캐나다 고용법에서 가장 짧은 급여 관련 정부 제출 기간입니다. 추출은 마감일을 연장하지 않지만, 그 기간 내에서 가장 큰 시간 소모 요소를 제거합니다.
자주 묻는 질문
ROE가 종이 양식을 스캔한 형태로 들어와도 ROE 추출이 작동합니까?
예. 추출 엔진은 스캔된 종이 ROE, 급여 소프트웨어에서 내보낸 PDF, 인쇄된 양식의 휴대폰 사진에서 Block 10, Block 11, Block 15A, Block 15B, Block 15C 및 모든 급여지급기간 데이터를 동일하게 읽습니다. AI는 입력 매체가 아닌 번호와 레이블로 블록을 식별합니다. ROE Web을 사용하지 않고 퇴사 직원에게 물리적 사본을 우편으로 발송하는 소규모 고용주의 종이 ROE 양식도 Ceridian에서 디지털로 생성된 PDF와 동일한 방식으로 읽힙니다. 유일한 요구 사항은 스캔 또는 사진이 사람이 양식을 읽을 때와 동일하게 판독 가능해야 한다는 것입니다.
ROE Web이란 무엇이며, 추출의 필요성을 없애줍니까?
ROE Web은 Service Canada의 전자 신고 포털로, ROE 제출에 권장되는 방법입니다. 추출의 필요성을 없애지는 않습니다. ROE Web은 신고를 간소화합니다. 데이터를 Service Canada의 온라인 양식에 입력하면 ROE가 전자적으로 제출됩니다. 그러나 ROE Web은 신고 도구일 뿐, 보고 도구는 아닙니다. 신고 후 ROE 데이터는 Service Canada 시스템에 저장되며, HR 스프레드시트에는 저장되지 않습니다. 내부 보고, 경영진 검토 또는 규정 준수 감사를 위해 모든 이직에 대한 월별 요약이 필요한 경우, 제출된 ROE에서 데이터를 추출하여 스프레드시트로 가져와야 합니다. ROE Web은 "Service Canada에 데이터를 보내는" 단계를 처리합니다. 추출은 "데이터를 자체 기록에 저장하는" 단계를 처리하며, 두 단계 모두 필요합니다.
5일 마감 기한은 일괄 처리와 어떻게 상호 작용합니까?
고용보험 규정에 따른 5역일 마감 기한은 소득 중단일부터 시작되며 각 직원별로 독립적으로 적용됩니다. 세 명의 직원이 서로 다른 날짜에 이직하는 경우, 세 개의 독립적인 마감 기한이 있습니다. 일괄 처리는 마감 기한을 변경하지 않습니다. 변경하는 것은 급여 시스템이 ROE를 생성한 후 준비하는 데 걸리는 시간입니다. 15개의 ROE를 함께 일괄 처리하면 추출하는 데 몇 분이 걸릴 수 있습니다. 반면, 세 가지 다른 급여 시스템 출력에서 수동으로 데이터를 입력하는 데는 45분이 걸립니다. 절약된 시간은 HR 관리자가 데이터를 다시 입력하는 대신 정확성을 확인하는 데 사용할 수 있는 시간입니다. 또한 일괄 접근 방식은 Block 11 날짜별로 필터링하여 5일 마감 기한에 임박한 ROE를 표시할 수 있는 단일 스프레드시트를 생성합니다. 이는 수동 처리로는 처음부터 구축하지 않고는 제공할 수 없는 규정 준수 대시보드를 제공합니다.
AI 추출이 여러 주에서 근무한 직원의 고용기록부(ROE)를 처리할 수 있습니까?
가능합니다. 고용기록부(ROE) 양식에는 Block 8이 포함되어 있으며, 추출 기능이 이를 다른 블록과 함께 읽습니다. 자격 기간 중 일부는 온타리오주에서, 나머지는 퀘벡주에서 근무한 직원의 경우, 고용기록부(ROE)는 최종 고용 주를 반영해야 합니다. 최종 고용 주는 EI 자격 기준과 급여 계산을 결정하는 지역 실업률이 적용되는 주입니다. 추출 기능은 주 코드를 열로 캡처하며, 직원의 근무지 기록과 대조하여 정확성을 확인할 수 있습니다. 지역 실업률 경계는 항상 주 경계와 일치하지 않으므로, 올바른 주를 확인하는 것은 자격 기준을 검증하기 위한 전제 조건입니다.
제출 후에 발견하지 못한 오류가 고용기록부(ROE)에 포함된 경우 어떻게 됩니까?
수정된 고용기록부(ROE)를 발행해야 합니다. 절차는 다음과 같습니다: 오류 식별, 급여 시스템에서 블록 값 수정, "수정됨(Amended)" 상자가 체크된 고용기록부(ROE) 재생성, 그리고 Service Canada에 재제출. 수정된 고용기록부(ROE)는 원본과 동일한 53블록 형식을 따릅니다. 추출 스프레드시트에서 수정된 행이 원본 행을 대체하며, 규정 준수 기록에는 수정 날짜와 사유가 명시되어야 합니다. 가장 효과적인 예방 방법은 위 워크플로우 섹션에서 설명한 대조 과정입니다. 즉, 고용기록부(ROE)가 발행되기 전에 Block 15A를 급여 대장 시간과, Block 15B를 급여 대장 소득과, Block 15C를 퇴직 문서와 대조하는 것입니다.
Service Canada 제출용 고용기록부(ROE) 데이터를 추출하면서 직원 인사 파일용 사본도 보관할 수 있습니까?
가능합니다. 동일한 추출 과정으로 두 가지 목적에 모두 사용할 수 있는 하나의 스프레드시트가 생성됩니다. Service Canada로 제출되는 행은 고용기록부(ROE)가 발행된 날짜와 값을 증명하는 증빙 자료로서 직원의 디지털 인사 파일에 포함되는 행과 동일합니다. 이 이중 기록 유지는 선택 사항이 아닙니다. 고용보험 규정(Employment Insurance Regulations)에 따라 고용주는 발행된 모든 고용기록부(ROE)의 사본을 해당 연도 이후 6년간 보관해야 합니다. 고용기록부(ROE)당 하나의 행으로 구성되고 타임스탬프가 찍혀 문서 관리 시스템에 저장된 추출 스프레드시트는 보관 요건을 충족하며, Service Canada 감사 또는 전 직원의 EI 재심사 시 서류 캐비닛을 뒤지는 대신 스프레드시트 검색으로 신속하게 자료를 찾을 수 있습니다.
복사본을 다시 복사한 ROE에서도 추출이 가능합니까?
추출 정확도는 복사 횟수가 아닌 가독성에 따라 결정됩니다. 원본 종이 ROE를 1차 스캔한 경우 텍스트가 선명하고 블록 라벨이 뚜렷하여 높은 정확도로 추출됩니다. 반면, 3차 복사본에서는 텍스트가 저하되어 블록 번호가 흐려지거나 보험가입시간 수치가 인접 열과 구분되지 않을 수 있으며, 이 경우 AI가 저하된 픽셀에서 문자를 복원하지 못할 수 있습니다. 추출 엔진은 데이터를 임의로 생성하지 않으며, 읽을 수 있는 내용만 출력합니다. 사람이 Block 15A의 시간 수치를 읽기 어려울 정도로 문서가 손상되었다면 AI도 마찬가지로 어려움을 겪을 가능성이 높습니다. 실용적인 권장 사항은 반복적인 복사로 인한 품질 저하를 피하기 위해 원본 ROE 또는 가장 깨끗한 사본을 스캔하는 것입니다. 종이 ROE에서 ROE Web으로 전환하는 고용주의 경우, 추출 단계가 전환 기간 동안 디지털 브리지 역할을 할 수 있습니다. 마지막 종이 ROE를 한 번 스캔하여 데이터를 추출하고, 이후부터는 ROE Web을 통해 제출하십시오.