캐나다 ROE 데이터를 Excel로 추출하는 방법
Service Canada 규정 준수를 위해
직원이 사직, 정리해고, 징계해고 또는 계절 계약 만료로 퇴사하는 경우, 고용주는 5일 이내에 Service Canada에 고용기록부(INS5153 양식)를 제출해야 합니다. 이 기한은 내부 급여 목표가 아닙니다. 고용보험법에 따라 설정된 기한이며, ROE가 접수되어야만 직원의 EI 청구를 처리할 수 있습니다. 200명 규모의 회사에서 연간 이직률이 15%라면 매년 약 30건의 ROE를 처리합니다. 각 ROE에는 53개의 번호가 매겨진 구조화 데이터 블록(Block 10(최종 급여 지급일), Block 11(최종 보험가입일), Block 15A(총 보험가입시간), Block 15B(총 보험가입소득), Block 15C(사유코드), 그리고 Block 17A~17D에 걸친 최대 53개의 급여지급기간 항목)이 포함되어 있습니다. ROE는 간단한 양식이 아니며, 각 블록은 직원의 EI 청구가 적절한 급여율로 승인되거나, 단일 필드 불일치로 인해 검토 단계에서 멈추는지를 결정합니다.
ROE의 구성 — 53개 블록, 한 건의 근로자 이직, 스프레드시트 열
고용기록부(ROE)는 Service Canada의 고용주용 ROE 가이드에 따라 관리되며, 요약 문서가 아닙니다. 이는 근로자의 최근 전체 근무 이력 — 근무 기간, 최근 53개 급여지급기간 각각의 소득, 근무 중단 사유, 소득 중단 시작일 — 을 기록한 법적 증빙 문서입니다. 각 블록은 Service Canada가 고용보험(EI) 수급 자격을 판단하는 데 필요한 특정 질문에 답합니다.
고용보험법에 따라 소득 중단은 근로자가 7일 연속으로 근무하지 않고 보험가입소득이 없는 경우(또는 그럴 것으로 예상되는 경우) 발생합니다. 이것이 트리거입니다. ROE 발급을 위한 5일 시한은 근로자의 실제 마지막 근무일이 아닌, 해당 중단이 발생한 급여지급기간 종료일부터 시작됩니다.
신원 및 고용주 블록
고용주 정보
- 블록 4 — 고용주 사업자 번호 — 15자리 CRA 식별자입니다. Service Canada는 이를 사용하여 ROE를 고용주의 급여 계정에 연결하고 EI 보험료가 납부되었는지 확인합니다.
- 블록 5 — 급여 참조 번호 — 선택 사항이며, 일반적으로 고용주의 내부 계정 코드입니다. 하나의 사업자 번호가 여러 급여 계정을 포함하는 경우 사용됩니다.
- 블록 3 — 고용주 이름 및 주소 — CRA 기록과 일치해야 합니다. 불일치 시 Service Canada가 고용주 신원을 확인하는 동안 EI 청구가 지연될 수 있습니다.
근로자 정보
- 블록 8 — 근로자 사회보험번호(SIN) — Service Canada가 ROE를 근로자의 EI 청구와 연결하는 9자리 식별자입니다. SIN이 잘못되면 수정될 때까지 근로자의 청구가 진행될 수 없습니다.
- 블록 6 — 근로자 이름 및 주소 — Service Canada에 등록된 SIN과 일치해야 합니다. 성이 초기 매칭을 결정하고 이름이 이를 확인합니다.
- 블록 10 — 첫 근무일 — 근로자가 업무를 시작한 날짜입니다. 총 고용 기간을 설정하며, 이는 EI 자격에 필요한 보험가입시간 수에 영향을 미칩니다.
날짜 및 기간 블록 — 고용 종료를 정의하는 요소
| 블록 | 항목 | Service Canada의 활용 목적 | 추출 열 |
|---|---|---|---|
| 10 | 최종 급여 지급일 | 고용 기간의 종료를 표시합니다. 반드시 직원의 마지막 실제 근무일과 일치하지는 않으며, 휴가비로 인해 연장될 수 있습니다. | "최종 급여 지급일" |
| 11 | 보험 가입 고용 종료일 | 블록 10과 동일한 경우가 많습니다. 직원이 마지막 근무일 이후 기간에 대한 지급(예: 합의금)을 받는 경우 차이가 발생합니다. Service Canada는 이를 기준으로 수급 자격 기간 시작일을 계산합니다. | "최종 보험 가입일" |
| 12 | 복귀 예정일 | 일시적 해고에만 적용됩니다. 고용주가 직원을 복귀시킬 예정인 경우, 이 날짜는 영구 해고가 아님을 입증하며, 이는 직원의 실업급여 수급 중 구직 활동 의무에 영향을 미칩니다. | "복귀 예정일" |
| 14 | 복귀 예정일(예상) | 정확한 복귀일이 불확실하지만 알려진 기간 내에 있는 경우 사용됩니다. 이 기간 동안 직원은 적극적인 구직 활동 의무가 면제됩니다. | "복귀 예정 기간" |
보험 가입 시간 및 소득 — 급여를 산정하는 블록
| 블록 | 항목 | Service Canada의 활용 목적 | 추출 열 |
|---|---|---|---|
| 15A | 총 보험 가입 시간 | 해당 지역에서 실업급여 수급 자격을 갖추기에 충분한 시간인지 판단합니다. 필요 시간은 지역(실업률)에 따라 다릅니다(420~700시간). 이는 고용기록부에서 가장 중요한 숫자입니다. | "총 보험 가입 시간" |
| 15B | 총 보험 가입 소득 | 고용 기간(일반적으로 최근 52주) 동안의 모든 보험 가입 소득의 합계입니다. Service Canada는 이 총액 내에서 최상의 주를 기준으로 주간 실업급여 금액을 계산합니다. | "총 보험 가입 소득" |
| 15C | 급여 지급 기간별 보험 가입 소득 | 최종 급여 지급 기간에 대한 소득 내역입니다. 블록 16은 보고된 총 급여 지급 기간 수를 제공하며, 블록 17A~17D는 최대 53개 기간에 대한 기간별 소득, 시간 및 보험 가입 금액을 나열합니다. | "기간 1 시간" ~ "기간 53 소득" |
발급 사유 — 블록 16 (사유코드)
| 코드 | 의미 | EI 자격 영향 |
|---|---|---|
| A | 업무 부족 / 계약 또는 시즌 종료 | 직원은 정규 EI 급여를 받을 자격이 있습니다(시간 요건 충족 시). 정리해고 및 계절 고용 종료 시 가장 흔한 코드입니다. |
| B | 파업 또는 직장폐쇄 | 직원은 일반적으로 노동 분규 중 정규 EI 급여를 받을 자격이 없습니다. |
| D | 질병 또는 부상 | 직원은 EI 질병 급여(최대 26주)를 받을 자격이 있을 수 있습니다. 의사 진단서가 필요합니다. 사유코드 D와 E는 다른 급여 유형을 사용합니다. |
| E | 자발적 퇴사 | 직원은 일반적으로 정규 EI 급여를 받을 자격이 없습니다. 단, '정당한 사유'를 입증할 수 있는 경우는 예외입니다. 이는 직원이 합리적인 대안이 없었음을 증명해야 하는 더 높은 기준입니다. |
| F | 출산 | EI 출산 급여(최대 15주)를 개시합니다. 예정일 12주 전부터 시작되는 기간 내에 해당해야 합니다. |
| G | 워크 셰어링 | 직원이 단축 근무를 하고 부분 EI를 받는 정부 프로그램입니다. Service Canada의 사전 승인이 필요합니다. |
| H | 워크 셰어링 — 이전 보고됨 | 워크 셰어링 협정의 연속입니다. 이전 ROE의 블록 16에 이미 코드 G가 보고된 경우 사용됩니다. |
| J | 견습 훈련 | 견습 훈련에 참석하는 직원입니다. 훈련 중 EI를 받을 자격이 있을 수 있습니다. |
| K | 자비 간병 / 가족 돌봄 / 중증 아동 간병 | EI 돌봄 급여를 개시합니다. 기간은 급여 유형에 따라 다릅니다. 자비 간병은 최대 26주, 가족 돌봄은 아동의 경우 최대 35주입니다. |
| M | 해고 / 정직 | 해고가 비위 행위가 아닌 경우 직원은 EI를 받을 자격이 있을 수 있습니다. Service Canada는 각 해고 상황을 조사합니다. '해고됨'이 '자격 없음'과 동일한 의미는 아닙니다. |
| N | 휴직 | 무급 휴가입니다. 직원의 고용 관계는 지속되지만 소득은 중단됩니다. 사유코드 N만으로는 직원의 EI 자격이 상실되지 않습니다. |
| P | 육아 | EI 육아 급여(표준 최대 35주 또는 감액된 비율로 최대 61주까지 연장 가능)를 개시합니다. 부모 간에 분할할 수 있습니다. |
| Z | 자비 간병 / 가족 돌봄 — 이전 보고됨 | 코드 K가 포함된 이전 ROE가 이미 발급된 돌봄 휴가의 연속입니다. |
사유코드를 하나만 잘못 입력해도 — 퇴직인데 "A" 대신 "E"를 입력하는 경우 — 급여 시스템에서는 경고가 발생하지 않습니다. 하지만 이는 잘못된 EI 자격 판정, 지연된 청구, 그리고 혜택이 거부된 이유를 이해하지 못하는 전 직원의 항의 전화로 이어집니다. 사유코드는 단 한 글자에 불과하지만, EI 청구의 개시와 종료를 결정합니다.
5일의 기한이 생각보다 촉박한 이유
ROE 발급의 5일 기한은 근로자의 마지막 근무일이 아닌, 소득 중단이 발생한 급여지급기간 종료일부터 계산됩니다. 격주 급여의 경우, 이 기한은 마지막 실제 근무일로부터 최대 19일까지 연장될 수 있습니다. 근로자가 급여지급기간 첫날에 퇴사하고, 7일 연속 결근 후 소득 중단이 시작되며, 급여지급기간은 14일째 종료되어 5일의 카운트다운이 시작되어 19일째까지 이어집니다. 그러나 건설, 접객, 농업 분야에서 흔한 주급 급여의 경우, 이 기간은 더 좁습니다. 근로자가 금요일에 마지막 교대 근무를 하고, 같은 날 급여지급기간이 종료되면 즉시 카운트다운이 시작되어, ROE는 다음 주 수요일까지 Service Canada에 도착해야 합니다.
ROE Web 전자 제출 시스템은 양식 작성이 완료되면 전송 시간을 0으로 단축합니다. 하지만 병목 현상은 전송이 아닙니다. 데이터 입력입니다. 급여 시스템 보고서에서 15~25개의 기재 항목을 읽고, 이를 ROE Web 양식에 입력한 후, Block 15A(총 보험가입시간)가 Block 17A~17D의 급여지급기간 시간 합계와 일치하는지 교차 확인하는 과정입니다. 각 퇴사 건에 대해 수동으로 수행되는 이 확인 단계에서 5일의 기한은 결코 넉넉하지 않습니다.
Service Canada의 벌칙 체계는 명확합니다: 5일 이내에 ROE를 발급하지 않은 고용주는 최대 $2,000의 벌금, 6개월 이하의 징역, 또는 두 가지 모두에 처해질 수 있습니다. 벌칙은 고용주당이 아니라 위반 건당 부과됩니다. 1년에 ROE를 5회 지연 발급하면 5건의 별도 위반이 됩니다.
추출 기능이 수동 ROE 데이터 입력을 대체하는 방법
ROE는 데이터 밀도가 높은 양식으로, 53개의 블록으로 구성되어 있으며 각 블록은 특정 유형의 정보를 담고 있습니다. 추출 기능은 각 블록을 스프레드시트의 열로 처리하여 양식의 모든 필드를 구조화된 데이터 셀에 매핑합니다.
ROE 열 템플릿 정의
급여 보고에 필요한 모든 블록에 대한 열을 생성합니다: 블록 3 고용주명, 블록 4 사업자번호, 블록 6 직원명, 블록 8 SIN, 블록 10 첫 근무일, 블록 11 보험 고용 마지막일, 블록 12 급여 지급 마지막일, 블록 15A 총 보험가입시간, 블록 15B 총 보험가입소득, 블록 15C 사유코드, 블록 16 총 급여지급기간, 블록 17A~17D(53개 기간 행). 검증 열을 추가합니다: "시간 확인"(블록 15A가 모든 기간 시간의 합계와 일치하는지), "사유코드 유효"(코드가 A/B/D/E/F/G/H/J/K/M/N/P/Z 세트에 속하는지), "이직 후 블록"(마지막 급여지급기간 이후 지급된 금액(휴가 정산금, 퇴직금 등)으로 Service Canada에 보고가 필요한 항목). 템플릿을 저장합니다.
급여 보고서 또는 ROE Web 초안에서 추출
대부분의 급여 시스템(Ceridian Dayforce, ADP Workforce Now, QuickBooks Payroll, Wagepoint, Rise)은 전자 제출 전에 ROE 데이터 보고서를 생성합니다. 해당 보고서(또는 개별 ROE의 PDF 내보내기 파일)를 배치로 업로드합니다. 추출 엔진은 모든 ROE의 모든 블록을 읽고 각 필드를 사용자가 정의한 열에 매핑합니다. 급여 시스템이 Service Canada의 표준 형식과 다른 레이아웃으로 ROE를 생성하는 경우(Ceridian의 ROE 보고서 대 ADP, Wagepoint 등), 추출 엔진은 위치가 아닌 블록 번호와 레이블 의미를 기준으로 읽기 때문에 이러한 차이를 처리합니다.
검증 및 제출
예외 기준으로 추출 결과를 검토합니다. 사유코드가 유효한 세트에 속하지 않는 행, 블록 15A가 기간 시간 합계와 일치하지 않는 행, 또는 블록 18~21(마지막 급여지급기간 이후 할당된 소득)이 별도 보고가 필요한 지급 항목을 나타내는 행을 필터링합니다. 나머지 행은 ROE Web 제출로 직접 전달됩니다. 스프레드시트의 각 행은 하나의 ROE 제출에 매핑됩니다. 영국의 주요 퇴사자 문서에 대한 동등한 워크플로우는 영국 P45 퇴사자 데이터 추출(급여용) 가이드를 참조하십시오.
파일은 안전하게 처리되며 저장되지 않습니다.
예외 사례: 일상적이지 않은 ROE 상황
복수 Blocks 15C — 피고용인이 퇴직 사유를 두 개 이상 가진 경우
일부 이직은 복수의 노동시장 사건을 수반합니다. 육아휴직(코드 P) 중인 피고용인이 휴직 중 해고(코드 A)되는 경우, 가장 최근 사건인 해고를 사유코드로 기재하고 육아휴직은 Comments 블록에 기록해야 합니다. 추출 결과는 Comments 블록에 2차 사유가 포함된 행을 표시해야 합니다. 단일 사유코드로는 Service Canada에 전체 상황이 전달되지 않기 때문입니다. 이를 잘못 처리하면 피고용인이 잘못된 EI 급여 경로(육아휴직 대신 일반 급여, 또는 그 반대)로 안내될 수 있습니다.
어부용 고용기록부(ROE) — 별도 Z-서식
자영업 어부는 다른 ROE 서식(Z-계열)을 사용하며, 블록 구조도 다릅니다(Block 15A 대신 Block 15Z, Block 16 대신 Block 16Z). 일반 직원과 자영업 어부를 모두 고용하는 사업장의 경우, 두 ROE 유형은 별도의 열 정의를 가진 별도의 문서 세트로 처리되어야 합니다. 어부 ROE의 추출 열은 표준 ROE와 구조적으로 다릅니다. 이는 EI 어업 규정에 따라 소득과 시간이 다르게 계산되기 때문입니다.
직원이 사유코드에 이의를 제기하는 경우
Code E(자진퇴사) ROE를 받았지만 건설적 해고라고 생각하는 직원은 Service Canada에 판정을 요청할 수 있습니다. 판정 기간 동안 ROE 데이터는 동결됩니다. 고용주는 Service Canada의 결정 없이 사유코드를 수정할 수 없습니다. 추출 출력물은 원본 ROE 제출 시 각 블록에 나타난 대로, 무엇이 언제 제출되었는지에 대한 고용주의 기록 역할을 하며, 타임스탬프가 찍힌 감사 추적을 제공합니다.
FAQ
추출 엔진이 영어와 프랑스어 ROE 양식을 모두 이해합니까?
예. ROE는 이중 언어 양식입니다. 모든 블록에는 영어와 프랑스어로 라벨이 표시됩니다(예: "Total insurable hours / Nombre total d'heures assurables"). 추출 엔진은 두 언어를 모두 읽고 블록 값을 사용자가 영어로 정의한 열 이름에 매핑합니다. 블록 번호(10, 11, 15A, 15B 등)는 언어와 무관한 기준점입니다.
종이 사본이나 스캔된 PDF에서 ROE 데이터를 추출할 수 있습니까?
예. 추출 엔진은 스캔된 종이 ROE, 급여 시스템에서 내보낸 PDF, ROE Web 초안 출력물을 모두 동일하게 읽습니다. 대부분의 고용주에게 ROE Web이 의무화된 이후 종이 ROE는 덜 일반적이지만, 조직에서 스캔 사본을 보관하거나 이전 급여 시스템의 종이 ROE를 받는 경우 추출이 이를 처리합니다. 유일한 제약은 가독성입니다. 이는 사람이 양식을 읽을 때와 동일한 제약입니다.
추출 시 53개의 급여지급기간 블록(16 + 17A-D)을 한 번에 처리할 수 있습니까?
네, 가능합니다. 기간 열을 "기간 1 시작일", "기간 1 종료일", "기간 1 시간", "기간 1 소득"부터 "기간 53"까지 정의하면 추출 엔진이 ROE에 존재하는 모든 기간을 자동으로 채웁니다. 직원의 실제 근무 이력을 초과하는 기간은 공란으로 남습니다. 블록 16의 "총 급여지급기간 수" 필드는 채워질 것으로 예상되는 기간 열의 개수를 알려주므로, 추출 결과에 대한 검증 확인 용도로 사용할 수 있습니다. ROE 데이터가 연말 급여 정산과 어떻게 통합되는지에 대한 더 넓은 맥락은 연말 급여를 위한 캐나다 T4 슬립 데이터 추출 가이드를 참조하십시오.
직원이 여러 주에서 근무한 경우, ROE에 이를 반영해야 합니까?
ROE 자체는 연방 차원의 문서로, 주 정부 기관이 아닌 Service Canada에 보고됩니다. 그러나 직원의 거주 주는 EI 자격에 필요한 보험가입시간 수와 수급 가능한 혜택 주 수를 결정하는 데 사용되는 지역 실업률에 영향을 미칩니다. ROE에 근무 주를 보고할 필요는 없지만, 직원의 EI 신청서에는 해당 정보가 요구됩니다. 추출 결과에는 직원의 신청 접수를 지원하기 위해 블록 3의 고용주 주 정보가 포함되어야 합니다.