カナダのROEデータをExcelに抽出する方法
Service CanadaのEIコンプライアンス対応（2026年版ガイド）
毎月、約25万人のカナダ人従業員が退職、一時解雇、解雇、産休、定年退職などで職を離れます。各離職から5暦日以内に、雇用主は退職する従業員に雇用記録書（ROE、様式INS5153）を発行し、Service Canadaに写しを提出しなければなりません。ROEはカナダ歳入庁に提出する税務申告書ではありません。これは雇用保険規則に基づく独立した連邦文書であり、その唯一の目的は、退職する従業員がEI給付の受給資格があるかどうか、受給額、受給期間を判断することです。Ceridian DayforceまたはADP Canadaで給与を処理している雇用主は、ソフトウェアを通じてROEを発行します。システムは、ブロック10（最終支払日）、ブロック11（最終被保険日）、ブロック15A（被保険者時間数の合計）、ブロック15B（被保険者収入の合計）、ブロック15C（理由コード：AからN）、およびブロック17Aから17D（最大53の個別給与支払期間）を給与記録から自動入力します。しかし、Service Canada向けの月次EIサマリーを作成したり、社内の人事離職レポートに入力したりする段階になると、これら53ブロックのデータは自動的にスプレッドシートには反映されません。誰かが手入力する必要があります。ROE1件あたり3分かかります。各給与プロバイダーの微妙に異なるフォームレイアウトで各ブロックを探し、被保険者時間数の合計を給与台帳と照合し、理由コードの文字が実際の離職区分と一致することを確認する作業です。年間27件の離職がある場合、1時間以上の純粋な転記作業を、1時間が貴重なコンプライアンス期間内に費やすことになります。手作業によるROE処理がカナダの企業に離職1件あたり実際にどれだけのコストをもたらすかの内訳については、手動ROE処理コストの分析をご覧ください。
重要なポイント
- 毎月手入力しているEI関連データの53ブロックは、すでに給与システムに存在しています。スプレッドシートに反映されない唯一の理由は、Ceridian、ADP、QuickBooksが同じROE構造をまったく異なる視覚レイアウトで表示するためです。
- 1月のROEのブロック15Cで文字を1つ間違えると、それは単なるスプレッドシートのタイプミスではありません。1月から停止されたEI給付金の支払いであり、フォームを修正するまでService Canadaは支払いを再開せず、従業員は21日間の調査期間中ずっとその収入なしで生活することになります。
- 列スキーマを一度定義すれば（ブロック15A 被保険者時間数の合計、ブロック15B 被保険者収入の合計、ブロック15C 理由コード）、25件のROEを1つのバッチとしてアップロードするだけで、AIはどの給与プロバイダーのフォームに表示されているかに関係なく、ピクセル座標ではなくブロックラベルを読み取ってすべての値を特定します。
ROEに記載されている内容 — 従業員のEI将来を左右する53のブロック
雇用記録書（ROE）は、Service Canadaが指定する様式INS5153であり、カナダの雇用管理において最も構造化された政府書類の一つです。53の番号付きブロックがあり、それぞれが雇用保険（EI）の受給資格計算に反映される特定のデータ項目を保持しています。年間収入と控除をCRAに報告するT4スリップとは異なり、ROEは単一の雇用離職の状況を別の機関 — Employment and Social Development Canada（ESDC）傘下のService Canada — に、別の目的、すなわちEI給付資格の決定のために報告します。各ブロックが何を報告し、従業員のEI申請にとってなぜ重要なのかを理解することが、抽出したスプレッドシートが正確であるか、それとも誤ってコード化されたブロック15Cが従業員を2週間のEI再審査プロセスに送り込むかを決定します。
53のブロックは4つの機能グループに分けられ、各グループはスプレッドシートの列セットに変換されます：
雇用主と従業員の識別（ブロック1〜8）
- ブロック1 — 雇用主の名称と住所。CRAに登録されている法人と一致している必要があります。ROEと雇用主の給与口座の間の名称不一致は、EI処理を遅延させる可能性があります。
- ブロック3 — 雇用主の給与参照番号。15文字の事業者番号（9桁+RP0001）で、T4申告で使用されるものと同じ識別子です。ROEをCRAの事業者登録簿の正しい雇用主エンティティに結び付けます。
- ブロック4 — 従業員の氏名と住所。従業員のSIN記録と一致している必要があります。ここでの不一致——SINカードの旧姓に対するROEの結婚後の姓——は、EI処理遅延の一般的な原因です。
- ブロック5 — 従業員のSIN。9桁。Service CanadaがROEを従業員のEI申請に照合するために使用する主キーです。1桁の転記ミスで、ROEが別の人のファイルに送られます。
雇用の期間と時期（ブロック9〜14）
- ブロック10 — 最初の勤務日。雇用の初日。ブロック11と組み合わせて、総雇用期間を決定し、Service Canadaが受給資格期間を確立するために使用します。
- ブロック11 — 支払いの最終日。必ずしも従業員が働いた最終日ではなく、雇用主が従業員に支払った最終日です。雇用主が予告に代わる支払いを行う場合、この日付は実際の退職日より後になります。この違いは重要です。なぜなら、ROE発行の5日間の期限はこの日付から始まり、最終勤務日からではないからです。
- ブロック12 — 最終給与支払期間終了日。従業員が被保険者収入を受け取った最後の完全な給与支払期間の終了日。Service Canadaはこれを使用して、直近の被保険者収入の週から従業員の給付率を計算します。
被保険者時間数、収入、理由（ブロック15A～15C）
- ブロック15A — 総被保険者時間数。資格期間（直近52週間または全雇用期間のうち短い方）中に、従業員が被保険者収入を得た時間の合計です。これはROE上で最も重要な数値であり、従業員が雇用保険受給資格基準を満たすかどうかを決定します。この基準は地域の失業率に応じて420時間から700時間の範囲です。失業率6%の地域では700時間の被保険者時間数が必要です。失業率13.1%以上の地域では420時間のみで済みます。ブロック15Aが過少報告され、基準を下回ると、雇用保険の申請は却下されます — 遅延ではなく却下です — 修正されるまでは。2025暦年については、一時的な統一入所要件により全地域で最低420時間が必要ですが、2026年には変動基準に戻りました。
- ブロック15B — 総被保険者収入。資格期間中に雇用保険料が支払われた収入の総額です。これにより、従業員の週次雇用保険給付額が決まります — 週平均被保険者収入の55%、最高で週695ドル（2026年の最高被保険者収入65,700ドルに基づく）。ブロック15Bが過少計上されると、従業員の給付額が直接減少します。
- ブロック15C — 本ROE発行理由。1文字のコードです。この項目は誤りがあってはならない項目であり、最も頻繁に争われる項目でもあります。以下の専用セクションを参照してください。
給与支払期間の詳細（ブロック16～17D）
- ブロック16 — 給与支払期間の種類。週次、隔週、月2回、または月次。Service Canadaがブロック17A～17Dの支払期間をどのように解釈するかを決定します。ブロック16と実際の給与支払頻度が一致しないと、Service Canadaが給付額を誤って計算します。
- ブロック17A～17D — 給与支払期間の詳細。最大53行の明細で、各行には以下が含まれます：給与支払期間の開始日（17A）、給与支払期間の終了日（17B）、その期間の被保険者時間数（17C）、その期間の被保険者収入（17D）。これらは時系列順に、最も新しい期間（PP 1）が最初、最も古い期間（PP 53）が最後に配置されます。Service Canadaは、地域の失業率に応じて、直近14～22週間の被保険者収入を使用して給付額を計算するため、これらの期間レベルの詳細は監査証跡としてだけでなく、雇用保険給付計算への直接的な入力となります。
- 特別支給金（ブロック17E～17J）。休暇手当、法定休日手当、退職手当、および離職時に支払われるその他の金銭。それぞれに雇用保険上の独自の配分ルールがあります。例えば、離職時に支払われる休暇手当は、離職週から将来に向けて配分されるため、雇用保険給付期間の開始が遅れる可能性があります。
このブロック構造が抽出に与える実際的な影響として、25件の離職をカバーするスプレッドシートは、25行と、本人確認および概要フィールドの約15〜20列を生成します。さらに、支払期間の詳細が必要な場合は、従業員ごとに期間レベルのデータが別テーブルに53行追加されます。そのグリッド全体への手動入力 — 各給与プロバイダーのROEでBlock 15Aの被保険者時間数を探し、入力し、給与台帳の年度累計時間数と照合する — に時間がかかります。そして、その時間は、給与システムがすでに保持しているデータに費やされているのです。
中核となる抽出原則：スプレッドシートに必要な列に名前を付けます — 「Block 10 初勤務日」「Block 11 最終支払日」「Block 15A 被保険者時間数合計」「Block 15B 被保険者収入合計」「Block 15C 理由コード」— するとAIは、ブロックラベルの意味を理解することで各ROE上の各値を特定します。ページ上の位置ではありません。同じ列定義がCeridian、ADP、QuickBooks、Wagepoint、その他あらゆる給与ソフトウェアのROE出力で機能するのは、AIがフォームテンプレートではなくブロックの意味論を読み取るからです。
同じROEデータがカナダの給与ソフトウェアごとに異なって見える理由
Service CanadaのROE仕様では、53ブロックのデータ内容が義務付けられています。ページレイアウトは義務付けられていません。その結果、すべての給与ソフトウェアプロバイダーは、同一のブロックデータ — Block 10、Block 11、Block 15A、Block 15B、Block 15C、Blocks 17A–17D — を、完全に独自のデザインの視覚的配置で含むROEを生成します。これは、HMRCがフィールド内容は義務付けるがレイアウトは義務付けない英国のP45の背後にあるのと同じ設計原則です。
Ceridian Dayforceは、本人確認ブロック（1〜8）を上部の単一テーブルに印刷し、被保険者時間数と収入（15A/15B）を別の概要ブロックに、支払期間（17A–17D）を横向きの2ページ目に印刷する場合があります。ADP CanadaのWorkforce Nowは、ブロックを2列の縦向きレイアウトで順次流す場合があります。QuickBooks Canada Payrollは、理由コードブロック（15C）を右上隅に目立つように配置し、その下に被保険者時間数と収入を配置する場合があります。Wagepointは、支払期間をコンパクトなグリッドにした簡略化された形式を使用する場合があります。Ceridianの出力用に設定されたテンプレートベースのOCRツールは、Block 15Aの座標がレイアウトごとに異なるため、ADPの出力では失敗します。
Block 15Aの被保険者時間数フィールドは、実際のEI影響を伴う形でこれを明らかにします。対象期間に910時間働いた従業員 — 低失業率地域の700時間のしきい値を上回る — は、有効なEI申請資格があります。給与システムが910と報告し、抽出が910を生成すれば、申請は進みます。しかし、ADPレイアウトとCeridianレイアウトで位置が異なるためにBlock 15Aを誤読するテンプレートベースの抽出 — 910ではなく91を生成する — は、従業員を資格のしきい値以下に落とします。Service Canadaは受け取ったROEを処理し、法的に給付を受ける権利がある人に却下通知を送ります。抽出エラーが申請却下に連鎖したのです。
テンプレート不要のセマンティック抽出は、この種のエラーをすべて回避します。ツールに各給与プロバイダーのROE上のBlock 15Aの位置を教える代わりに、カスタム列抽出は出力列を「Block 15A 総被保険者時間数」として定義し、AIが各ROE上の値をブロックの意味を理解して見つけ出します。同じ列定義が、Ceridian ROE、ADP ROE、QuickBooks ROE、Wagepoint ROEを同じバッチで処理します。AIがブロックのセマンティクスを読み取るからであり、フォームの座標を読むからではありません。
ファイルは安全に処理され、保存されません。
ROE抽出ワークフローの設定
手動のROE転記に代わるワークフローは3つのステップで構成され、設定ステップ（列の定義）は、一度行えば、すべての離職、すべての給与プロバイダー、すべての月末のEIレポートで再利用できます。
出力列を定義 — すべての給与プロバイダーで一度だけ
列ヘッダーとして表示したいフィールド名を正確に入力してください。包括的な分離コンプライアンスワークブックの場合、実用的な初期セットは次のとおりです: 従業員名、従業員SIN、ブロック10 初勤務日、ブロック11 最終支払日、ブロック12 最終給与支払期間終了日、ブロック14 再雇用予定日、ブロック15A 被保険者時間数合計、ブロック15B 被保険者収入合計、ブロック15C 理由コード、ブロック16 給与支払期間タイプ、ブロック17A 開始日（給与支払期間1）、ブロック17B 終了日（給与支払期間1）、ブロック17C 被保険者時間数（給与支払期間1）、ブロック17D 被保険者収入（給与支払期間1）、... 給与支払期間53まで続きます。これはカスタム列抽出です: 出力スキーマを定義すると、AIが各雇用記録書（ROE）のブロックを列にマッピングします — ブロック番号と意味的な意味を照合して、あらゆる給与プロバイダーの形式に対応します。
抽出中の即時検証のために、計算列を追加してください: 「時間数チェック（ブロック15Aがすべてのブロック17C値の合計と5時間以内に一致する場合は「OK」、それ以外は「要確認」）」のような列を定義します — AIが抽出中にクロスチェックを実行し、被保険者時間数の合計が期間ごとの明細と一致しない行にフラグを立てます。これにより、最も一般的なデータ整合性の問題（スプレッドシートを開く前に、概要と明細の間に不一致を生じさせる誤った時間数の給与支払期間）を検出できます。
すべての雇用記録書（ROE）を一度にアップロード
その月のすべての雇用記録書（ROE）をドロップしてください — CeridianからのPDF 15件、ADPからの8件、およびROE Webを使用しない以前の雇用主から紙のフォームを受け取った請負業者からのスキャン済み紙の雇用記録書（ROE）4件。バッチ処理はこれらすべてを単一のジョブで処理します: 各雇用記録書（ROE）は列スキーマを適用して個別に処理され、すべての結果が1つの統合スプレッドシートにマージされます。AIは給与ソフトウェアからのPDFエクスポート、印刷された雇用記録書（ROE）のスキャン、電話写真を同一に処理します — 媒体ではなく内容を読み取ります。
エクスポート、検証、Service Canadaへの提出
Excelファイルをダウンロードします — サマリーフィールドは雇用記録書（ROE）ごとに1行、必要に応じて給与支払期間の詳細は別のタブに表示されます。検証チェックを実行します: 全従業員のブロック15A合計は給与台帳の年度累計時間数と整合していますか？すべてのブロック15C理由コードは有効なセット（A/E/M/N/K/P/J/Z）内ですか？ブロック11 最終支払日は、適時発行を確認するために現在の日付から5暦日以内ですか？不一致にフラグを立ててレビューし、必要に応じて元の給与記録を修正し、法定期限までにROE Webを通じて雇用記録書（ROE）を提出するか、従業員に紙のコピーを提供してください。検証スプレッドシートは恒久的なコンプライアンス記録としても機能します — 雇用保険規則では、雇用主は雇用記録書（ROE）記録を関連する年の翌年から6年間保持することが義務付けられています。
このワークフローは、分離の数や給与プロバイダーの組み合わせを問わず機能します。列定義は、53ブロックのROE形式が雇用保険規則によって定められているため、月や年をまたいで再利用できます。Service Canadaがブロックを変更するのは、議会が法律を改正した場合のみです。オーストラリアと英国の年末給与文書に適用する同等のワークフローについては、オーストラリアのPAYG支払いサマリー抽出および英国のP45退職者データ抽出（新入社員処理用）のガイドを参照してください。
National Payroll Institute (NPI)は、ROEを提出する前に構造化された照合を推奨しています。ブロック15Aの総被保険者時間数が全給与支払期間の時間数（全期間のブロック17C）の合計と一致すること、ブロック15Bの総被保険者収入が全給与支払期間の収入（全期間のブロック17D）の合計に資格期間に割り当てられた特別支払いを加えたものと一致すること、そしてブロック15Cが実際の分離事情と一致することを確認します。この照合を省略し、Service Canadaが自動検証または従業員自身のEI申請を通じて不一致を検出した場合、修正プロセスには修正済みROE、改訂されたEI給付計算、および従業員への数週間にわたる遡及的な支払い調整が含まれる可能性があります。照合パスは抽出されたスプレッドシートでは数分で完了します。手入力された25件のROEでは、サマリー時間数の不一致が目に見えないため、数時間かかります。
理由コードの問題：ブロック15Cは絶対に間違えられないフィールド
ROEのブロック15Cは、雇用終了理由をService Canadaに伝える11種類のコードのうちの1文字です。これは、従業員がEIを受け取れるかどうか、待機期間の長さ、給付が即時開始されるか不支給期間後に開始されるかを決定するため、フォーム上で最も重要なフィールドです。給与ソフトウェア画面で理由コードを誤って入力し、それを人事分離スプレッドシートに誤って転記すると、従業員が異議申し立てをしなければならない給付決定に連鎖します。
以下は、最も一般的な理由コードと、それぞれが従業員のEI申請に与える影響です：
| コード | 定義 | EIへの影響 | 最も一般的な状況 |
|---|---|---|---|
| A | 仕事の不足（レイオフ） | EI支給対象 — 標準的な待機期間。従業員に離職の原因はありません。これはEI承認への最も直接的な経路です。 | 季節的なレイオフ、生産の減速、新たな仕事のない契約完了。建設業と観光業では、11月〜12月にこのコードが頻繁に使用されます。 |
| E | 自己都合退職 | 従業員が退職に「正当な理由」があったことを証明できる場合にのみEI支給対象となります。正当な理由のない自己都合退職は、遅延ではなく失権となります。立証責任は退職する従業員側にあります。 | 新しい仕事への転職、転居、学校への復学。退職後にEIを申請する従業員は、建設的退職、職場でのハラスメント、または雇用条件の重大な一方的変更を立証する必要があります。 |
| M | 解雇（理由のある雇用終了） | EIが失権となる可能性あり — EI法に基づく非行に該当するかどうかによります。能力不足（非行ではない）による解雇は自動的に失権とはなりません。窃盗や詐欺による解雇は失権となります。 | 理由のある雇用終了 — 業績、欠勤、規程違反。雇用主はこのコードを裏付けるために非行を文書化する必要があり、Service CanadaがEI申請を判断する前に状況確認のため雇用主に連絡する場合があります。 |
| N | 休職 | 雇用関係が維持されているため、一般的にEI受給資格には影響しません。従業員はEI法上の「失業者」には該当しません。病気、出産、育児、介護休暇など、従業員がEI特別給付を受けるために自主的に離職した場合には例外があります。 | 無給の私的休暇、教育休暇、サバティカル。休職中の従業員がNコードの雇用記録書（ROE）を受け取り、その後EIを申請する場合、実際の給付対象となる離職理由を反映した別のROEが必要になる場合があります。 |
| K | 給与計算サービス事業者の変更／事業主の変更 | 雇用関係は継続 — これは雇用主が給与計算サービス事業者や企業構造を変更した際に、管理上の理由で発行されるROEです。このROEからEI申請が発生することはなく、Service Canadaが受け取った場合は、雇用が継続中であることを確認するために雇用主に連絡します。 | 会社の買収、合併、または給与システムの移行。従業員は引き続き承継雇用主の下で働きます。新しい雇用主の給与システムは、移行時点から被保険者時間数と収入の積算を継続します。 |
残りのコード — B（ストライキ/ロックアウト）、C（学校復帰）、D（病気または怪我）、F（出産）、G（退職）、H（仕事共有）、J（見習い訓練）、P（育児）、Z（思いやりによる介護）— には、それぞれ独自の雇用保険受給資格ルールがあります。コードAがコードMと入力されると、受給資格のある一時解雇が失格の可能性に変わります。コードEがコードAと入力されると、自主退職が見かけ上の一時解雇に変わり、その後従業員が雇用保険を申請した場合、Service Canadaが雇用主に連絡し、雇用主が「従業員は自己都合で退職した」と答えると調査が開始されます。調査が行われている間、従業員の給付支払いは停止されます — 通常、Service Canadaのサービス基準では21日から28日間 — そして、雇用主が誤ったコードを発行した場合、その修正責任は雇用主にあります。
ブロック15Cの抽出アドバンテージ： Ceridianで印刷されたCERB用ROE、ADPで印刷されたROE、QuickBooksで印刷されたROEの理由コード欄は、それぞれ異なる位置に表示される場合があります — しかし、抽出される値（「A」「E」「M」「K」）は、ラベル付きフィールド内の単一の文字です。セマンティック抽出は、どのレイアウトでも「このROEを発行する理由：A」を読み取り、「A」をブロック15C列に配置します。文字自体はレイアウトごとに変わりません。抽出プロセスでは転記エラーが発生しません — AIは印刷された文字を読み取り、フォームに記載されている内容を出力します — これにより、人事管理者がCeridianのROEを読み、次の瞬間にADPのROEを読む際に、2つのレイアウト間でコードを書き間違えるシナリオが排除されます。
エッジケース：標準的でないROEの場合
同一従業員に対する複数のROE（給与計算プロバイダー変更時）
雇用主が年度途中で給与計算ソフトを変更した場合（例えばADPからCeridianへの移行）、新しい給与計算システムには旧システムで蓄積された従業員の被保険者時間数と被保険者収入の記録がありません。標準的な手順は、移行日までの期間をカバーするCode KのROEを旧システムから発行し、その後新しいシステムで新規に開始することです。従業員は実質的に継続した雇用に対して2枚のROEを受け取ります。抽出の目的では、2枚のROEを一緒に処理し、合計を合算する必要があります：ROE #1のBlock 15A + ROE #2のBlock 15A = 雇用期間の総被保険者時間数。抽出された2行を合算する単一の計算列により、この集計が自動化されます。
季節産業：建設業と観光業の一時解雇サイクル
アルバータ州とBC州の建設会社、大西洋州の漁業事業、バンフとウィスラーの観光事業は、予測可能な季節的な一時解雇サイクルに従います。シーズン終了後、雇用主は全従業員にCode AのROEを発行します。カルガリーに40人の季節労働者を抱える屋根工事会社は、同じ日に40枚のROEを発行するかもしれません（例えば11月30日）。5日間の期限により、40枚すべてを12月5日までにService Canadaに提出する必要があります。同時に発行されるROEの量が多いため、バッチ抽出が特に価値があります：同じ給与計算プロバイダーからの40枚のROEを、同一フィールドで、1つのバッチで処理し、40行の1つのスプレッドシートを生成します。ROEあたり2分のデータ入力による手動アプローチでは、12月のある日に純粋な転記だけで80分を消費します。Service CanadaのEI報告要件は、季節雇用主がROE Webを通じて電子的にROEを提出することを推奨しています。これは、紙のROEが5日間の期限を超える可能性がある休日期間の郵便遅延を正確に回避するためです。
修正版ROE：原本に誤りがあった場合
Service Canadaまたは従業員が提出済みのROEに誤りを発見した場合（Block 15Aの合計の数え間違い、Block 15Cのコードの誤り、Block 17の支払期間の記載漏れなど）、雇用主は修正版ROEを発行しなければなりません。修正版は同じブロック構造で、値のみが修正されています。抽出の観点では、修正版ROEは原本とまったく同じように読み取られます。AIはフォームに印刷されている値をそのまま抽出します。違いは、雇用主がコンプライアンススプレッドシートで修正版を原本の置き換えとしてフラグ付けし、最終データが修正を反映していることを確認する必要がある点です。「ROEバージョン（原本/修正版）」というラベルの列に、ROEの「修正版」ボックスにチェックが入っているかどうかを読み取って値を入力することで、監査証跡を明確に保ちます。
最終給与支払期間と最終支払日：2週間の予告期間の区別
従業員が6月1日に2週間の予告をし、最終勤務日が6月15日の場合を考えます。雇用主は、6月1日から15日までの給与を支払う代わりに、予告に代わる給与として4週間分（6月29日までの期間）を支払います。Block 11（最終支払日）は6月15日ではなく6月29日です。Block 12（最終給与支払期間終了日）は、6月29日を含む給与支払期間の終了日です。ROEは6月29日から5暦日以内、つまり6月20日ではなく7月4日までにService Canadaに提出する必要があります。最終勤務日をトリガー日と誤って解釈した人事管理者は、ROEの提出が遅れることになります。抽出では、印刷された日付を正確に取得します（Block 11列には6月29日、計算された期限は6月29日+5日=7月4日）。また、ファイル日付が期限を超えているかどうかをチェックする計算列は、コンプライアンス問題になる前に遅延ROEをフラグ付けできます。
ROEと他の退職時文書：カナダの分離フォームが独自である理由
社会保険制度を持つすべての国には雇用関係の終了を記録するためのフォームがありますが、ROEの目的、受取人、データ内容は、他の同等の文書とは一線を画しています。英国のP45は税務文書であり、HMRCに提出されて新しい雇用主のために従業員の税コードを修正し、年度初めからの給与と税額が記載されます。オーストラリアには、ROEやP45に相当する独立した退職時フォームは存在せず、雇用関係の終了はSingle Touch Payroll（STP）を通じて給与イベントとして報告され、退職する従業員の最終給与明細書が分離記録として機能します。対照的に、ROEは税務文書でも、給与明細書でも、雇用照会書でもありません。これは、従業員が完全に依存している、別の連邦機関であるService Canadaに提出される、EI関連データの53ブロックからなる法定宣言書です。なぜなら、それがなければEI請求ファイルが存在しないからです。
このため、ROE抽出の問題は年に一度の年次調整タスクであるT4抽出とは異なります。ROE抽出は毎月発生し、イベントによってトリガーされ、期限に追われ、さらに、値が欠落しているだけでなく誤っている場合にも、法的にEIを受け取る権利がある人に対して不利益な給付決定が下されるという追加のリスクを伴います。5日間の法定期限（英国のP45発行の28日間、オーストラリアのSTP最終化の7月14日と比較して）は、カナダの雇用法において、給与関連の政府提出窓口として最短です。抽出によって期限が延長されるわけではありませんが、その期限内で最大の時間消費要因を取り除くことができます。
よくある質問
ROEが紙の書式をスキャンしたものでも、抽出は機能しますか？
はい。抽出エンジンは、スキャンした紙のROE、給与計算ソフトからのPDF出力、印刷された用紙のスマートフォン写真から、ブロック10、ブロック11、ブロック15A、ブロック15B、ブロック15C、およびすべての給与支払期間データを同一に読み取ります。AIは入力媒体ではなく、ブロック番号とラベルで識別します。ROE Webを使用せず、退職する従業員に物理的なコピーを郵送する小規模事業主からの紙のROE用紙（小売、飲食、農業事業では今でも一般的です）も、Ceridianからデジタル生成されたPDFと同じように読み取られます。唯一の要件は、スキャンまたは写真が判読可能であることです。これは人間が用紙を読む場合と同じ要件です。
ROE Webとは何ですか？抽出の必要性はなくなりますか？
ROE WebはService Canadaの電子申告ポータルであり、ROEを提出するための推奨方法です。抽出の必要性がなくなるわけではありません。ROE Webは申告を簡素化します。Service Canadaのオンラインフォームにデータを入力すると、ROEが電子的に提出されます。しかし、ROE Webは申告ツールであり、報告ツールではありません。申告後、ROEデータはService Canadaのシステム内に保存され、貴社の人事スプレッドシートには保存されません。内部報告、経営陣によるレビュー、コンプライアンス監査のために、すべての離職の月次サマリー（被保険者時間数の合計、被保険者収入の合計、理由コードの内訳）が必要な場合、そのサマリーを作成するには、提出されたROEからスプレッドシートにデータを抽出する必要があります。ROE Webは「Service Canadaへのデータ送信」ステップを処理します。抽出は「自社の記録へのデータ取り込み」ステップを処理し、両方のステップが必要です。
5日間の期限はバッチ処理とどのように関係しますか？
雇用保険規則に基づく5暦日の期限は、収入の中断日（従業員が被保険者収入を受け取らなくなった日）から起算され、従業員ごとに独立して適用されます。3人の従業員が異なる日に離職した場合、3つの独立した期限が発生します。バッチ処理によって期限が変わることはありません。変わるのは、給与計算システムがROEを生成してから、それを準備するのにかかる時間です。15件のROEをまとめて処理する場合、抽出には数分かかります。一方、3つの異なる給与計算システムの出力から手動でデータを入力するには45分かかります。節約された時間は、人事管理者がデータを再入力するのではなく、正確性を検証するために使うことができます。また、バッチ処理では、ブロック11の日付でフィルタリングして5日間の期限が迫っているROEを表面化できる単一のスプレッドシートが生成され、手動処理ではゼロから構築しない限り提供できないコンプライアンスダッシュボードを実現します。
AI抽出は、複数の州で働いた従業員のROEに対応できますか？
はい、対応可能です。ROEフォームにはブロック8（雇用州）があり、抽出機能は他のブロックと一緒にこれを読み取ります。資格期間の一部をオンタリオ州で、残りをケベック州で働いた従業員の場合、ROEには最終雇用州を反映させる必要があります。これは、EI受給資格の基準額と給付額の計算を決定する地域失業率の対象となる州です。抽出機能は州コードを列として取得するため、従業員の勤務地記録と照合して正確性を確認できます。地域失業率の境界（EI経済圏として知られています）は、州境と常に一致するとは限りません（例：オンタリオ州北部はオンタリオ州南部とは別の経済圏です）。そのため、正しい州を確認することは、受給資格基準額を検証するための前提条件となります。
提出後に気付かなかったエラーがROEにあった場合はどうなりますか？
修正版ROEを発行する必要があります。手順は次のとおりです。エラーを特定し（通常、従業員がService CanadaからEI請求の不一致について連絡を受けた際に発覚します）、給与システムでブロック値を修正し、「修正済み」ボックスにチェックを入れてROEを再生成し、Service Canadaに再提出します（ROE Web経由の電子提出、または紙での提出）。修正版ROEは、原本と同じ53ブロック形式です。抽出スプレッドシートでは、修正版の行が元の行と置き換わり、コンプライアンス記録には修正日と理由を記載する必要があります。最も効果的な予防策は、上記のワークフローセクションで説明した照合プロセス、つまりROEが手元を離れる前に、ブロック15Aを給与台帳の時間数と、ブロック15Bを給与台帳の収入と、ブロック15Cを退職関連書類と照合することです。
Service Canadaに提出するROEデータを抽出すると同時に、従業員の人事ファイル用にコピーを保管することはできますか？
はい、可能です。同じ抽出処理で、両方の目的に使用できる1つのスプレッドシートが生成されます。Service Canadaに送付される行（ROE Webや紙のフォームに入力するデータ）は、従業員のデジタル人事ファイルに、ROEが発行された日付と値の証明として保存される行と同じものです。この二重記録の維持は任意ではありません。雇用保険規則では、雇用主は発行したすべてのROEのコピーを、関連する年の翌年から6年間保管することが義務付けられています。ROEごとに1行のデータが抽出され、タイムスタンプが付与されて文書管理システムに保存されたスプレッドシートは、この保管要件を満たし、Service Canadaの監査や元従業員のEI再審査時の検索を、書類キャビネットの発掘ではなく、スプレッドシートの検索で済ませられるようにします。
コピーのコピーでも抽出は機能しますか？
抽出精度は世代数ではなく、読みやすさに依存します。紙の雇用記録書（ROE）を初回スキャンしたものは、文字が鮮明でブロックラベルが明確なため、高い精度で抽出できます。一方、3世代目のコピーでは文字が劣化し、ブロック番号が薄くなったり、被保険者時間数が隣の列にぼやけて溶け込んだりする場合があり、AIが劣化したピクセルから文字を復元できないことがあります。抽出エンジンはデータを捏造せず、読み取れたものだけを出力します。もし人間がBlock 15Aの時間数を読めないほど文書が劣化しているなら、AIも同様に困難を伴うでしょう。実用的な推奨事項は、コピーを重ねて世代損失を蓄積させるのではなく、原本の雇用記録書（ROE）、または入手可能な最も鮮明なコピーをスキャンすることです。紙のROEからROE Webへの移行を進める雇用主にとって、この抽出ステップは移行期間中のデジタルブリッジとして機能します。最後の紙のROEを一度スキャンしてデータを抽出し、今後はROE Webを通じて提出してください。