カナダのROEデータをExcelに抽出する方法
Service Canadaのコンプライアンス対応
従業員が退職する場合（自己都合、レイオフ、解雇、季節契約の終了など）、雇用主は5暦日以内に雇用記録書（INS5153様式）をService Canadaに提出しなければなりません。この期限は社内の給与目標ではなく、雇用保険法で定められています。ROEが受理されるまで、従業員の雇用保険（EI）申請は処理されません。年間離職率15％の200人規模の企業では、年間約30件のROEを処理します。各ROEには53の番号付きブロック（ブロック10：最終給与支払日、ブロック11：最終被保険日、ブロック15A：総被保険者時間数、ブロック15B：総被保険者収入、ブロック15C：理由コード、およびブロック17A～17Dにわたる最大53件の給与支払期間エントリ）が含まれます。ROEは簡易書式ではなく、各ブロックが従業員のEI申請が適切な給付率で承認されるか、単一フィールドの不一致により審査保留となるかを左右します。
雇用記録書（ROE）の内容 — 53ブロック、1件の従業員離職、そしてスプレッドシートの列
雇用記録書（ROE）は、Service Canadaの雇用主向けROEガイドに準拠しており、単なる要約書類ではありません。これは、従業員の直近の全就労履歴を詳細に記録する書類です。つまり、従業員がどのくらいの期間働いたか、直近53の給与支払期間ごとにいくら稼いだか、なぜ仕事を辞めたか、そして収入の中断がいつ始まったかが記録されます。各ブロックは、Service Canadaが雇用保険（EI）給付の受給資格を判断するために必要な特定の質問に答えるものです。
雇用保険法では、従業員が7暦日連続して就労せず、かつ被保険者収入がない場合、またはその状態が見込まれる場合に、収入の中断が発生したとみなされます。これがトリガーです。ROE発行のための5暦日のカウントは、その中断が発生した給与支払期間の終了日から始まります。従業員の最終出勤日からではありません。
本人確認および雇用主ブロック
雇用主情報
- ブロック4 — 雇用主の事業者番号 — 15桁のCRA識別子です。Service Canadaはこれを使用して、ROEを雇用主の給与口座にリンクし、EI保険料が納付されたことを確認します。
- ブロック5 — 給与参照番号 — 任意項目で、通常は雇用主の内部アカウントコードです。1つの事業者番号で複数の給与口座を管理する場合に使用されます。
- ブロック3 — 雇用主の名称および住所 — CRAの記録と一致している必要があります。ここに不一致があると、Service Canadaが雇用主の身元確認を行う間、EI申請が遅れる可能性があります。
従業員情報
- ブロック8 — 従業員の社会保険番号（SIN） — Service CanadaがROEを従業員のEI申請に紐付けるために使用する9桁の識別子です。SINが間違っていると、訂正されるまで従業員の申請は進みません。
- ブロック6 — 従業員の氏名および住所 — Service Canadaに登録されているSINの情報と一致している必要があります。姓が最初の照合に使用され、名前がそれを確定します。
- ブロック10 — 最初の就労日 — 従業員が働き始めた日付です。総雇用期間を確定し、これはEIの受給資格に必要な被保険者時間数に影響します。
日付と期間ブロック — 離職を定義するもの
| ブロック | フィールド | Service Canadaでの用途 | 抽出列 |
|---|---|---|---|
| 10 | 最終支給日 | 雇用期間の終了を示します。必ずしも最終出勤日とは限らず、有給休暇の支給により延長される場合があります。 | "最終支給日" |
| 11 | 被保険雇用最終日 | 多くの場合、ブロック10と同じです。最終出勤日以降の期間に対する支払い（例：和解金）があった場合に異なります。Service Canadaはこれを用いて受給資格期間の開始日を計算します。 | "被保険最終日" |
| 12 | 再雇用予定日 | 一時的な一時解雇にのみ適用されます。雇用主が従業員を再雇用する予定の場合、この日付により永久的な解雇ではないことが確定し、雇用保険受給中の求職活動義務に影響します。 | "再雇用予定日" |
| 14 | 再雇用予定期間 | 正確な再雇用日は不明だが、おおよその期間が分かっている場合に使用します。この期間中、従業員は積極的な求職活動が免除されます。 | "再雇用予定期間" |
被保険者時間数と収入 — 給付額を計算するブロック
| ブロック | フィールド | Service Canadaでの用途 | 抽出列 |
|---|---|---|---|
| 15A | 総被保険者時間数 | 従業員がその地域で雇用保険の受給資格を得るのに十分な時間数があるかを判断します。必要時間数は地域によって異なります（地域の失業率に応じて420～700時間）。これは雇用記録書上、最も重要な数値です。 | "総被保険者時間数" |
| 15B | 総被保険者収入 | 雇用期間中（通常は過去52週間）のすべての被保険者収入の合計です。Service Canadaはこの総額の中から最良の週を基に週間雇用保険給付額を計算します。 | "総被保険者収入" |
| 15C | 給与支払期間別被保険者収入 | 最終給与支払期間における収入の内訳です。ブロック16は報告された総給与支払期間数を示し、ブロック17Aから17Dは最大53期間分の期間固有の収入、時間数、被保険者金額を記載します。 | "期間1 時間数" から "期間53 収入" |
発行理由 — ブロック16（理由コード）
| コード | 意味 | 雇用保険（EI）受給資格への影響 |
|---|---|---|
| A | 仕事不足／契約または季節の終了 | 従業員は通常の雇用保険（EI）給付の受給資格があります（被保険者時間数の要件を満たす場合）。レイオフや季節雇用の終了で最も一般的なコードです。 |
| B | ストライキまたはロックアウト | 労働争議中は、従業員は通常、通常の雇用保険（EI）給付の受給資格がありません。 |
| D | 疾病または負傷 | 従業員は雇用保険（EI）疾病給付（最長26週間）の受給資格がある場合があります。医師の診断書が必要です。理由コードDとEでは、使用する給付の種類が異なります。 |
| E | 退職／自己都合退職 | 従業員は通常、通常の雇用保険（EI）給付の受給資格がありません。ただし、「正当な理由」を証明できる場合は除きます。これは、従業員に他に合理的な選択肢がなかったことを示す必要がある、より厳しい基準です。 |
| F | 出産 | 雇用保険（EI）出産給付（最長15週間）の対象となります。出産予定日の12週間前から始まる期間内である必要があります。 |
| G | ワークシェアリング | 従業員が週の労働時間を短縮し、部分的に雇用保険（EI）を受給する政府プログラムです。Service Canadaによる事前承認が必要です。 |
| H | ワークシェアリング — 既報告 | ワークシェアリング制度の継続です。以前の雇用記録書（ROE）のブロック16でコードGが既に報告されている場合に使用します。 |
| J | 見習い訓練 | 見習い訓練に参加している従業員。訓練中に雇用保険（EI）の受給資格がある場合があります。 |
| K | 緩和ケア／家族介護／重病の子の世話 | 雇用保険（EI）介護給付の対象となります。期間は給付の種類によって異なります。緩和ケアは最長26週間、家族介護（子の場合）は最長35週間です。 |
| M | 解雇／停職 | 解雇が不正行為によるものでない場合、従業員は雇用保険（EI）の受給資格がある場合があります。Service Canadaは各解雇の状況を調査します。「解雇された」ことは「受給資格がない」ことと同じではありません。 |
| N | 休職 | 無給休暇。従業員の雇用関係は継続しますが、収入は停止します。理由コードNのみでは、従業員の雇用保険（EI）受給資格は失われません。 |
| P | 育児 | 雇用保険（EI）育児給付（標準：最長35週間、または減額率で最長61週間の延長）の対象となります。両親間で共有できます。 |
| Z | 緩和ケア／家族介護 — 既報告 | コードKの雇用記録書（ROE）が既に発行されている介護休暇の継続です。 |
たった一文字の理由コードの誤り — 退職を示す「E」ではなく「A」を入力してしまう — は、給与システムでは警告を発しません。しかし、それは誤ったEI受給資格の判定、申請の遅延、そして給付金がなぜ却下されたのか理解できない元従業員からの電話を引き起こします。理由コードはたった一文字ですが、EI申請の開始と終了を左右するのです。
5暦日が聞こえより厳しい理由
ROEの5暦日という期限は、従業員の最終勤務日からではなく、収入の中断が発生した給与支払期間の終了日から測定されます。隔週給与の場合、この期限は最終出社日から最大19日まで延びる可能性があります。従業員が給与支払期間の初日に退職し、中断が7暦日後に始まり、給与支払期間が14日目に終了し、そこから5日のカウントが始まって19日目に達します。しかし、週払い給与の場合 — 建設業、接客業、農業で一般的 — その期間はより狭まります。従業員が金曜日に最終シフトを終え、同日に給与支払期間が終了すると、すぐに時計が動き始めます。ROEは翌週の水曜日までにService Canadaに届かなければなりません。
ROE Web電子提出システムは、フォームが完成すれば送信時間をゼロにします。しかし、ボトルネックは送信ではありません。それはデータ入力です — 給与システムレポートから15～25の記入ブロックを読み取り、ROE Webフォームに入力し、ブロック15A（総被保険者時間数）がブロック17Aから17Dの給与支払期間の時間数の合計と一致することを照合することです。この照合作業を各離職者に対して手動で行うため、5日の猶予は決して余裕があるものではありません。
Service Canadaの罰則体系は明確です：5暦日以内にROEを発行しなかった雇用主は、最大2,000ドルの罰金、最大6ヶ月の禁固、またはその両方に処される可能性があります。罰則は雇用主単位ではなく、違反ごとに課されます。1年間に5件のROE遅延は、5件の個別の違反となります。
抽出が手動ROEデータ入力を置き換える方法
ROEはデータ密度の高いフォームです。53のブロックがあり、それぞれに特定の種類の情報が含まれています。抽出では、各ブロックをスプレッドシートの列として扱い、フォーム上のすべてのフィールドを構造化データセルにマッピングします。
ROE列テンプレートを定義する
給与計算レポートに必要なすべてのブロックの列を作成します。ブロック3（雇用主名）、ブロック4（事業者番号）、ブロック6（従業員名）、ブロック8（SIN）、ブロック10（最初の就労日）、ブロック11（被保険雇用の最終日）、ブロック12（賃金支払いの最終日）、ブロック15A（総被保険者時間数）、ブロック15B（総被保険者収入）、ブロック15C（理由コード）、ブロック16（総給与支払期間数）、ブロック17A～17D（53期間分の行）。検証用の列も追加します。「時間数チェック」（ブロック15Aは全期間の時間数の合計と一致するか？）、「理由コード有効」（コードがA/B/D/E/F/G/H/J/K/M/N/P/Zのセットに含まれているか？）、「離職後の支払い」（最終給与支払期間後に支払われた金銭 — 休暇精算、退職金 — でService Canadaへの報告が必要なもの）。テンプレートを保存します。
給与計算レポートまたはROE Webドラフトから抽出する
ほとんどの給与計算システム（Ceridian Dayforce、ADP Workforce Now、QuickBooks Payroll、Wagepoint、Rise）は、電子申請前にROEデータレポートを生成します。そのレポート（または個々のROEのPDFエクスポート）をバッチとしてアップロードします。抽出エンジンはすべてのROEのすべてのブロックを読み取り、各フィールドを定義した列にマッピングします。給与計算システムがService Canadaの標準形式とは異なるレイアウトでROEを生成する場合（CeridianのROEレポートとADPのもの、Wagepointのものなど）、抽出はそのバリエーションを処理します。位置ではなく、ブロック番号とラベルの意味に基づいて読み取るためです。
確認して申請する
例外ベースで抽出結果を確認します。理由コードが有効なセットに含まれていない行、ブロック15Aが期間の時間数合計と一致しない行、またはブロック18～21（最終給与支払期間後の配分された収入）が個別の報告を必要とする支払いを示している行をフィルタリングします。残りの行はそのままROE Web申請に渡されます。スプレッドシートの各行が1つのROE提出に対応します。英国の主要な退職者文書に適用される同等のワークフローについては、UK P45退職者データ抽出（給与計算向け）のガイドをご覧ください。
ファイルは安全に処理され、保存されることはありません。
エッジケース：ROEが定型外の場合
複数のブロック15C — 従業員に複数の退職理由がある場合
退職には複数の労働市場イベントが伴うことがあります。育児休業中（コードP）の従業員が休業中にレイオフされた場合（コードA）は、最も最近のイベントであるレイオフを理由コードとし、育児休業はコメント欄に記載する必要があります。抽出結果では、コメント欄に副次的な理由が含まれている行にフラグを立てる必要があります。単一の理由コードではService Canadaに完全な状況が伝わらないからです。これを誤ると、従業員が本来とは異なるEI給付区分（育児給付ではなく通常給付、またはその逆）に振り分けられる可能性があります。
漁業従事者のためのROE — 別途Z様式
自営漁業従事者は、異なるブロック構成（15Aではなく15Z、16ではなく16Z）を持つ別のROE様式（Zシリーズ）を使用します。事業所で一般従業員と自営漁業従事者の両方を雇用している場合、2種類のROEは別々の文書セットとして、それぞれ異なる列定義で処理する必要があります。漁業従事者用ROEの抽出列は、EI漁業規則に基づき収入と時間数の計算方法が異なるため、標準的なROEとは構造的に異なります。
従業員が理由コードに異議を唱えた場合
コードE（自己都合退職）のROEを受け取ったものの、実際には解雇に等しい扱いを受けたと考える従業員は、Service Canadaに裁定を請求できます。裁定期間中、ROEデータは凍結され、雇用主はService Canadaの決定なしに理由コードを修正できません。抽出結果は、雇用主が何をいつ提出したかの記録として機能し、元のROE提出時に各ブロックがどのように表示されていたかのタイムスタンプ付き監査証跡を提供します。
よくある質問
抽出エンジンは英語とフランス語の両方のROE様式に対応していますか？
はい。ROEはバイリンガル様式であり、すべてのブロックは英語とフランス語の両方でラベル付けされています（例：「Total insurable hours / Nombre total d'heures assurables」）。抽出エンジンは両方の言語を読み取り、ブロック値を英語で定義した列名にマッピングします。ブロック番号（10、11、15A、15Bなど）は言語に依存しないアンカーです。
紙のコピーやスキャンしたPDFからROEデータを抽出できますか？
はい。抽出エンジンは、スキャンした紙のROE、給与システムからのPDFエクスポート、ROE Webの下書き印刷物を同様に読み取ります。ほとんどの雇用主にとってROE Webが必須となって以来、紙のROEはあまり一般的ではありませんが、組織がスキャンしたコピーを保管している場合や、以前の給与システムからの紙のROEを受け取った場合でも、抽出エンジンはそれらを処理します。唯一の制約は可読性であり、これは人間が様式を読む場合と同じです。
抽出は53の給与支払期間ブロック（16 + 17A-D）を1回のパスで処理しますか？
はい。「期間1 開始日」「期間1 終了日」「期間1 時間数」「期間1 収入」から「期間53」まで期間列を定義すると、抽出エンジンがROEに存在する期間を自動的に入力します。従業員の実際の勤務履歴を超える期間は空白のままになります。ブロック16の「総給与支払期間数」フィールドは、入力が期待される期間列の数を示します。抽出出力に対する検証チェックとして使用してください。ROEデータが年末の給与調整とどのように統合されるかについては、ガイド「年末給与計算のためのカナダT4スリップデータ抽出」をご参照ください。
従業員が複数の州で働いていた場合、ROEにそれを反映する必要がありますか？
ROE自体は連邦政府の書類であり、州の機関ではなくService Canadaに報告されます。ただし、従業員の居住州は、EIの受給資格に必要な被保険者時間数と利用可能な給付週数を決定するために使用される地域の失業率に影響します。ROEは就業州を報告する必要はありませんが、従業員のEI申請書ではそれが求められます。抽出出力には、従業員の申請提出をサポートするために、ブロック3の雇用主の州を含める必要があります。