カナダのROEデータをExcelに抽出する方法
— Service Canada EIコンプライアンス対応ガイド（2026年版）

ROEに記載されているもの — 従業員の雇用保険の将来を左右する53のブロック

雇用記録書（ROE）は、Service CanadaによってフォームINS5153として指定されており、カナダの雇用管理において最も構造化された政府フォームの1つです。53の番号付きブロックがあり、それぞれが雇用保険の受給資格計算に反映される特定のデータポイントを保持しています。年間の収入と控除をCRAに報告するT4スリップとは異なり、ROEは単一の雇用離職の状況を別の機関（Employment and Social Development Canada（ESDC）の下にあるService Canada）に、別の目的（雇用保険給付の受給資格の決定）で報告します。各ブロックが何を報告し、それが従業員の雇用保険申請にとってなぜ重要なのかを理解することが、抽出したスプレッドシートが正確であるか、それともブロック15Cの誤コードが従業員を2週間の雇用保険再審査プロセスに送り込むかを左右します。

53のブロックは4つの機能グループに分類され、各グループはスプレッドシートの列セットに変換されます。

このブロック構造が抽出に与える実際的な影響として、25件の離職をカバーするスプレッドシートは、25行と約15〜20列の本人情報・要約フィールドを生成します。さらに、給与支払期間の詳細が必要な場合は、従業員ごとに53行の期間レベルデータが別テーブルに追加されます。そのグリッドへの手入力 — 各給与プロバイダーのROEでBlock 15Aの被保険者時間数を探し、入力し、給与台帳の年度累計時間数と照合する作業 — に時間がかかります。そして、その時間は給与システムがすでに保持しているデータに費やされているのです。

同じROEデータがカナダの給与ソフトウェア間で異なって見える理由

Service CanadaのROE仕様は53ブロックのデータ内容を義務付けていますが、ページレイアウトは義務付けていません。その結果、各給与ソフトウェアプロバイダーは、同一のブロックデータ — Block 10、Block 11、Block 15A、Block 15B、Block 15C、Blocks 17A–17D — を、完全に独自の視覚的配置で載せたROEを生成します。これは、HMRCがフィールド内容は義務付けるがレイアウトは義務付けない英国のP45と同じ設計原則です。

Ceridian Dayforceは、本人情報ブロック（1〜8）を上部の単一テーブルに印刷し、被保険者時間数と収入（15A/15B）を別の要約ブロックに、支払期間（17A〜17D）を2ページ目の横向きレイアウトに配置するかもしれません。ADP CanadaのWorkforce Nowは、ブロックを2列の縦向きレイアウトで順次配置するかもしれません。QuickBooks Canada Payrollは、理由コードブロック（15C）を右上隅に目立つように配置し、その下に被保険者時間数と収入を置くかもしれません。Wagepointは、支払期間をコンパクトなグリッドにした簡略化フォーマットを使用するかもしれません。Ceridianの出力用に設定されたテンプレートベースのOCRツールは、Block 15Aの座標がレイアウトごとに異なるため、ADPの出力では失敗します。

Block 15Aの被保険者時間数フィールドは、実際の雇用保険（EI）に影響を与える形でこの問題を顕在化させます。資格期間中に910時間働いた従業員 — 低失業率地域の700時間のしきい値を超える — は有効なEI申請資格があります。給与システムが910と報告し、抽出が910を生成すれば、申請は進みます。しかし、ADPレイアウトとCeridianレイアウトで位置が異なるためにBlock 15Aを誤読するテンプレートベースの抽出 — 910ではなく91を生成 — は、従業員を資格しきい値未満に落とします。Service Canadaは受け取ったROEをそのまま処理し、法的に給付を受ける権利がある人に却下通知を送ります。抽出エラーが申請却下に連鎖したのです。

テンプレート不要の意味論的抽出は、このクラスのエラー全体を回避します。各給与プロバイダーのROE上でBlock 15Aがどこにあるかをツールに教える代わりに、カスタム列抽出は出力列を「Block 15A 総被保険者時間数」と定義し、AIがブロックの意味を理解して各ROE上の値を見つけられるようにします。同じ列定義が、同じバッチ内のCeridian ROE、ADP ROE、QuickBooks ROE、Wagepoint ROEを処理します — AIがフォームの座標ではなくブロックの意味論を読み取るからです。

ROE抽出ワークフローの設定

手作業によるROE転記を置き換えるワークフローは3つのステップで構成され、設定ステップ（列の定義）は一度行うだけで、すべての離職、すべての給与計算プロバイダー、毎月末のEIレポートに再利用できます。

このワークフローは、任意の数の離職と任意の組み合わせの給与計算プロバイダーに対応します。列定義は、53ブロックのROE形式が雇用保険規則で定められているため、月や年をまたいで再利用できます。Service Canadaがブロックを変更するのは、議会が法律を改正した場合のみです。オーストラリアと英国の年度末給与計算書類に適用する同等のワークフローについては、オーストラリアのPAYG支払いサマリー抽出および英国のP45離職者データ抽出（新入社員処理用）のガイドをご覧ください。

National Payroll Institute（NPI）は、ROEを提出する前に構造化された照合を推奨しています。ブロック15Aの総被保険者時間数が全給与支払期間の時間数の合計（全期間のブロック17C）と一致すること、ブロック15Bの総被保険者収入が全給与支払期間の収入の合計（全期間のブロック17D）に資格期間に配分された特別支払いを加えたものと一致すること、そしてブロック15Cが実際の離職事情と一致することを確認してください。この照合を省略し、Service Canadaが自動検証または従業員自身のEI申請を通じて不一致を検出した場合、修正プロセスには修正済みROE、改訂されたEI給付計算、そして従業員への遡及的な支払い調整が数週間かかる可能性があります。照合パスは抽出されたスプレッドシートでは数分で完了します。サマリー時間数の不一致が目に見えない25件の手入力ROEでは数時間かかります。

理由コードの問題：Block 15Cが絶対に間違えてはいけない項目である理由

ROEのBlock 15Cは、雇用終了の理由をService Canadaに伝える1文字のコード（全11種類）です。この項目は、従業員が雇用保険（EI）を受給できるかどうか、待機期間の長さ、給付が即時開始されるか不支給期間後に開始されるかを左右するため、フォーム上で最も重要な項目です。給与ソフトの画面で理由コードを誤って入力し、それが人事の退職管理スプレッドシートに誤って転記されると、従業員が異議申し立てをせざるを得ない給付決定につながります。

以下は、最も一般的な理由コードと、それぞれが従業員のEI申請に与える影響です：

残りのコード — B（ストライキ/ロックアウト）、C（学校復帰）、D（病気または負傷）、F（出産）、G（退職）、H（ワークシェアリング）、J（見習い訓練）、P（育児）、Z（介護） — には、それぞれ独自の雇用保険受給資格ルールがあります。コードMとして入力されたコードAは、対象となる一時解雇を受給資格喪失の可能性に変えます。コードAとして入力されたコードEは、自主退職を表面上の一時解雇に変え、従業員がその後EIを申請した場合、Service Canadaが雇用主に連絡し、雇用主が「従業員が辞めた」と答えた時点で調査が開始されます。調査中は従業員の給付金支払いは停止されます — 通常、Service Canadaのサービス基準で21日から28日間 — そして、雇用主が誤ったコードを発行した場合、それを修正する責任は雇用主にあります。

エッジケース：ROEが標準でない場合

同一従業員に対する複数のROE（給与計算プロバイダーの変更）

雇用主が年度途中で給与計算ソフトを変更した場合 — 例えばADPからCeridianに移行した場合 — 新しい給与計算システムには、旧システムで蓄積された従業員の被保険者時間数と被保険者収入の記録がありません。標準的な手順は、移行日までの期間をカバーするコードKのROEを旧システムから発行し、その後新しいシステムで新たに開始することです。従業員は、実質的に1つの継続的な雇用に対して2つのROEを受け取ります。抽出の目的では、2つのROEを一緒に処理し、合計を合算する必要があります：ROE #1のブロック15A + ROE #2のブロック15A = 雇用期間の総被保険者時間数。抽出された2行を合計する単一の計算列により、この集計が自動化されます。

季節産業：建設業と観光業のレイオフサイクル

アルバータ州やBC州の建設会社、大西洋州の漁業、バンフやウィスラーの観光業は、予測可能な季節的なレイオフサイクルに従います。シーズン終了後、雇用主は全従業員にコードAの雇用記録書（ROE）を発行します。カルガリーで季節労働者40人を抱える屋根工事会社は、例えば11月30日という同じ日に40枚のROEを発行する可能性があり、5日間の期限があるため、これら40枚すべてを12月5日までにService Canadaに提出しなければなりません。同時に発行されるROEの量が多いため、バッチ抽出は特に価値があります。同じ給与計算プロバイダーからの40枚のROEが、同一のフィールドを使用し、1つのバッチで処理され、40行の1つのスプレッドシートが生成されます。手作業で1枚あたり2分のデータ入力を行うと、12月のある日に転記だけで80分を消費します。Service CanadaのEI報告要件では、季節雇用主が休日期間の郵便遅延を避けるために、ROE Webを通じて電子的にROEを提出することを推奨しています。郵便遅延により、紙のROEが5日間の期限を過ぎる可能性があるためです。

修正ROE：原本に誤りがあった場合

Service Canadaまたは従業員が提出済みのROEに誤りを発見した場合（ブロック15Aの合計の数え間違い、ブロック15Cのコードの誤り、ブロック17の支払期間の省略など）、雇用主は修正ROEを発行しなければなりません。修正版は、修正された値を持つ同じブロック構造を保持します。抽出において、修正ROEは原本と同様に読み取られます。AIはフォームに印刷されている値をそのまま抽出します。違いは、雇用主がコンプライアンススプレッドシートで修正版を原本の置き換えとしてフラグ付けし、最終データが修正を反映していることを確認する必要がある点です。「ROEバージョン（原本/修正）」というラベルの列に、ROEに「修正」ボックスがチェックされているかどうかを読み取って値を入力することで、監査証跡を明確に保ちます。

最終給与支払期間と最終支払日：2週間の予告期間の違い

従業員が6月1日に2週間の予告をし、最終勤務日が6月15日の場合を考えます。雇用主は6月1日〜15日分を支払う代わりに、予告期間に相当する4週間分の給与を支払い、6月29日までの期間をカバーします。ブロック11（最終支払日）は6月15日ではなく6月29日です。ブロック12（最終給与支払期間終了日）は、6月29日を含む給与支払期間の終了日です。雇用記録書（ROE）は、6月29日から5暦日以内にService Canadaへ提出する必要があります。つまり、6月20日ではなく7月4日が期限です。最終勤務日をトリガー日と誤って解釈した人事管理者は、雇用記録書（ROE）を遅延して提出することになります。抽出機能は印刷された日付を正確に取得します。ブロック11の列には6月29日、計算上の期限として6月29日+5=7月4日が取得され、提出日が期限を超えているかを確認する計算列は、コンプライアンス問題になる前に遅延した雇用記録書（ROE）を検出できます。

雇用記録書（ROE）と他の離職書類の比較：カナダの離職フォームが独自である理由

社会保険制度を持つすべての国には雇用離職を記録するフォームがありますが、雇用記録書（ROE）の目的、提出先、データ内容は、他の同等の書類とは一線を画しています。英国のP45は税務書類であり、HMRCに提出して新しい雇用主向けに従業員の税コードを修正するもので、年度累計の給与額と税額が記載されます。オーストラリアには雇用記録書（ROE）やP45に相当する独立した離職フォームはなく、雇用離職はSingle Touch Payroll（STP）を通じて給与イベントとして報告され、退職する従業員の最終給与明細が離職記録として機能します。一方、雇用記録書（ROE）は税務書類でも、給与明細でも、雇用照会書でもありません。これは、雇用保険（EI）関連データの53ブロックからなる法定宣誓書であり、独立した連邦機関であるService Canadaに提出されます。従業員はこれに全面的に依存しています。なぜなら、これがなければ雇用保険（EI）の申請ファイルが存在しないからです。

このため、雇用記録書（ROE）の抽出問題は年1回の年末調整作業であるT4抽出とは明確に異なります。雇用記録書（ROE）の抽出は毎月発生し、イベントによってトリガーされ、期限に追われ、さらに、法的に雇用保険（EI）を受給する権利がある人に対して、欠落した値だけでなく誤った値が給付の不利な決定を引き起こすという追加のリスクを伴います。5日間の法定期限（英国のP45発行の28日間、オーストラリアのSTP確定の7月14日期限と比較して）は、カナダの雇用法において給与関連の政府提出期間として最短です。抽出機能は期限を延長するものではありませんが、その期限内で最大の時間消費要因を取り除きます。

よくある質問