So extrahieren Sie kanadische T4-Daten in Excel
für die Jahresend-Lohnabrechnung (Leitfaden 2026)
Bis zum letzten Tag im Februar eines jeden Jahres muss jeder kanadische Arbeitgeber jedem Mitarbeiter, der im Kalenderjahr mehr als 500 $ verdient hat, eine T4 (Erklärung des gezahlten Arbeitsentgelts) ausstellen und die T4-Zusammenfassung bei der Canada Revenue Agency (CRA) einreichen. Diese Frist verwandelt rund 19 Millionen T4-Belege in ein nationales Lohnabrechnungsereignis – und für Unternehmen ohne vollständig integrierte Lohn-zu-Buchhaltungs-Schnittstellen auch in einen Marathon manueller Dateneingabe. Ein mittelständisches Unternehmen, das die Lohnabrechnung über Ceridian Dayforce oder ADP Canada mit 200 Mitarbeitern abwickelt, verbringt die letzten zwei Februarwochen damit, Box 14 (Arbeitseinkommen), Box 22 (Abgeführte Einkommensteuer), Box 16 (CPP-Beiträge) und Box 18 (EI-Prämien) aus gedruckten oder per E-Mail versandten T4-PDFs in eine Jahresend-Abstimmungstabelle neu einzutippen. Bei zwei Minuten pro Beleg – das Auffinden der richtigen Box im jeweils leicht unterschiedlichen T4-Layout des Lohnabrechnungsanbieters, das Abgleichen der CPP-pensionsfähigen Einkünfte mit dem Beitragsbetrag, die Prüfung, dass Box 14 plus steuerpflichtige Zuwendungen der T4-Zusammenfassungssumme entspricht – sind das über sechs Stunden reine Übertragungsarbeit in einem Compliance-Fenster, in dem jede Stunde zählt.
Die wichtigsten Erkenntnisse
- 200 T4-Belege bei zwei Minuten pro Stück verschlingen sechs Stunden eines Februar-Compliance-Fensters allein für das Neuabtippen – und keine dieser Minuten wird für die Lohnabrechnungsmathematik aufgewendet, die wirklich zählt.
- Diese sechs Stunden werden nicht durch Steuerberechnungen oder Abstimmungslogik verbraucht – sie verbrennen damit, neu zu lernen, wo jeder Lohnabrechnungsanbieter Box 16 auf seinem Formular platziert hat, für CPP-Beitragsdaten, die bei Ceridian, ADP und QuickBooks identisch sind.
- Benennen Sie Ihre Spalten einmal – „Box 14 (Arbeitseinkommen)“, „Box 16 (CPP)“, „Box 18 (EI)“ – und die KI liest jeden T4-Beleg nach Box-Bedeutung statt Box-Position, über alle Lohnabrechnungsanbieter hinweg, die Sie derzeit nutzen und später hinzufügen.
Was auf einem T4 steht – und warum jede Box-Nummer für Ihre Tabelle wichtig ist
Der T4, offiziell die Erklärung des gezahlten Arbeitsentgelts, ist eine gesetzliche Informationsmeldung gemäß dem Arbeitgeberleitfaden RC4120 der Canada Revenue Agency (CRA). Sein Inhalt ist kein Vorschlag von Gehaltsabrechnungs-Designern – er wird durch das Einkommensteuergesetz vorgeschrieben, und jedes Ersatz-T4-Format muss dieselben nummerierten Boxen enthalten. Das Kalenderjahr läuft vom 1. Januar bis 31. Dezember, und jeder T4 deckt diesen vollen Zwölfmonatszeitraum für jeden Arbeitnehmer ab.
Zu verstehen, was jede Box meldet – und nicht nur ihre Nummer zu kennen – entscheidet darüber, ob Ihre extrahierte Tabelle beim ersten Durchlauf mit Ihrer T4-Zusammenfassung übereinstimmt oder einen Nachmittag voller Querverweise mit den Gehaltsregistern verursacht. Hier sind die Felder, die für die meisten Jahresabschlussarbeiten relevant sind:
Identitäts- und Referenzfelder
- Name und Adresse des Arbeitnehmers – müssen mit dem CRA-Datensatz des Arbeitnehmers übereinstimmen. Eine Abweichung beim Nachnamen kann dazu führen, dass der Datenabgleich der CRA den Beleg beanstandet.
- Sozialversicherungsnummer (SIN) – neun Ziffern im Format XXX XXX XXX. Der Identitätsschlüssel des Arbeitnehmers für alle bundesstaatlichen Steuer- und Leistungsprogramme (CPP, EI, Einkommensteuer).
- Geschäftsnummer des Arbeitgebers – das 15-stellige Kennzeichen (9-stellige BN + RP0001), das jeden T4-Beleg für die CRA-Einreichung mit der richtigen Arbeitgeberentität verknüpft.
Einkommens- und Abzugsfelder
- Box 14 – Employment Income – das gesamte Bruttoarbeitsentgelt, das im Kalenderjahr gezahlt wurde. Dies ist die Hauptzahl, die der Arbeitnehmer in Zeile 10100 seiner T1-Erklärung angibt. Muss mit den Gesamtsummen Ihres Gehaltsregisters übereinstimmen.
- Box 22 – Income Tax Deducted – die gesamte einbehaltene Bundes- und Landeseinkommensteuer. Die Summe über alle Arbeitnehmer sollte der über Ihr Gehaltskonto an die CRA abgeführten Steuer entsprechen.
- Box 24 – EI Insurable Earnings – das maximale versicherbare Entgelt, auf das EI-Prämien berechnet wurden, gedeckelt durch das jährliche Höchstversicherungsentgelt (YMIE).
- Box 26 – CPP/QPP Pensionable Earnings – das Entgelt, auf das CPP-Beiträge berechnet wurden, gedeckelt durch das jährliche Höchstrentenentgelt (YMPE).
CPP- und EI-Beitragsfelder
- Box 16 — Arbeitnehmerbeiträge zum CPP — der gesamte vom Gehalt des Arbeitnehmers abgezogene CPP-Beitrag. Für das Steuerjahr 2025 (gemeldet auf T4, die bis Februar 2026 eingereicht werden) beträgt der Satz 5,95 % auf das rentenversicherungspflichtige Einkommen zwischen dem Freibetrag von 3.500 $ und dem YMPE von 68.500 $.
- Box 16A — Arbeitnehmerbeiträge zum CPP2 — seit 2024 neu, meldet die zweiten zusätzlichen CPP-Beiträge (4 % Satz) auf Einkommen zwischen der ersten Obergrenze (YMPE) und der zweiten Obergrenze (YAMPE, 79.400 $ für 2025). Falls Ihre Lohnbuchhaltungssoftware nicht für CPP2 aktualisiert wurde und diese Beiträge in Box 16 zusammenfasst, stimmen Ihre Summen nicht mit den CRA-Zahlungen überein – dies ist ein häufiger, stiller Fehler, der erst auffällt, wenn die T4-Zusammenfassung von den eigenen CPP-Beitragsaufzeichnungen der CRA abweicht.
- Box 18 — Arbeitnehmerbeiträge zur EI — der gesamte abgezogene EI-Beitrag. Für das Steuerjahr 2025 beträgt der Satz außerhalb Quebecs 1,64 % auf das versicherungspflichtige Einkommen bis zum MIE von 65.700 $. Die CRA multipliziert Box 18 mit dem Arbeitgebersatz, um Ihre Zahlungen zu überprüfen. Für das Steuerjahr 2026 (T4, die Sie nächstes Jahr vorbereiten) sinkt der Satz auf 1,63 % und der MIE steigt auf 68.900 $ – allein die Satzänderung führt zu einer Diskrepanz, wenn Ihr Lohnsystem die Sätze von 2026 auf eine T4-Abstimmung für 2025 anwendet.
- Box 20 — RPP-Beiträge — Beiträge zu einem registrierten Pensionsplan (sowohl laufende als auch nachträgliche Dienstjahre), die der Arbeitnehmer in seiner T1 als Abzug geltend machen kann. Erscheint nur, wenn der Arbeitnehmer an einem registrierten Pensionsplan teilnimmt.
Abzüge & Anpassungen
- Box 44 — Gewerkschaftsbeiträge — gesamte abgezogene Gewerkschaftsbeiträge, die der Arbeitnehmer in Zeile 21200 seiner T1-Erklärung als Abzug geltend machen kann. Beinhaltet Beiträge für Berufsverbände, wenn die Gewerkschaft die Tarifvertretung ist.
- Box 46 — Spenden für wohltätige Zwecke — Spenden, die per Gehaltsabzug an registrierte Wohltätigkeitsorganisationen geleistet wurden. Separat gemeldet, damit der Arbeitnehmer die Steuergutschrift für Spenden geltend machen kann.
- Box 40 — Sonstige steuerpflichtige Zulagen und Leistungen — der Sammelposten für alles von einem steuerpflichtigen Firmenwagen über Beiträge zur Gruppenlebensversicherung bis hin zu vom Arbeitgeber bezahlten Parkplätzen. Diese Box wird bei manuellen Abstimmungen am ehesten übersehen, da sie eine unsichtbare Kategorie zusammenfasst.
- Box 52 — Pensionsanpassung — der fiktive Wert der im Laufe des Jahres aufgelaufenen Pensionsleistungen. Verringert den RRSP-Beitragsraum des Arbeitnehmers für das folgende Jahr. Nicht zahlungswirksam, hat aber direkte steuerliche Konsequenzen.
Die praktische Konsequenz dieser Boxen-Struktur ist, dass eine T4-Extraktionstabelle für 200 Mitarbeiter 200 Zeilen und je nach Anzahl der optionalen Boxen, die auf Ihre Belegschaft zutreffen, etwa 15 bis 25 Spalten erzeugt. Die manuelle Eingabe in diesem Raster – jede nummerierte Box auf jedem Beleg finden, den Wert eintippen, bestätigen, dass Box 16 + Box 17 (Arbeitgeber-CPP) zusammen mit dem CPP-Zahlungsbetrag des Lohnsystems übereinstimmen – ist der Grund, warum sechs Stunden vergehen.
Das grundlegende Extraktionsprinzip: Sie benennen die Spalten, die Ihre Tabellenkalkulation benötigt – „Box 14 (Employment Income)“, „Box 16 (CPP)“, „Box 18 (EI)“, „Box 22 (Tax Deducted)“ – und die KI findet jeden Wert auf jedem T4, indem sie versteht, was die Box-Bezeichnung bedeutet, nicht wo sie auf der Seite steht. Dieselbe Spaltendefinition funktioniert mit Ceridian, ADP, QuickBooks Canada, Wagepoint, Rise und jedem anderen Lohnabrechnungsprogramm mit Ersatz-T4-Layout, weil die KI die Box-Semantik liest, nicht die Formularvorlage.
Warum dieselben T4-Daten in verschiedenen kanadischen Lohnabrechnungsprogrammen unterschiedlich aussehen
Wenn jedes T4 identisch aussähe – gleiche Box-Positionen, gleiche Beschriftungsplatzierung – wäre die Extraktion mit jedem vorlagenbasierten OCR-Tool ein gelöstes Problem. Aber die Spezifikation der Canada Revenue Agency (CRA) für Ersatz-T4-Formulare erlaubt Abweichungen in Format und Layout, und jedes große Lohnabrechnungssoftware-Unternehmen nutzt diese Erlaubnis.
Ceridian Dayforce druckt Box 14 möglicherweise im oberen linken Quadranten, mit der SIN in einem separaten Kopfblock. ADP Canada's Workforce Now ordnet die Boxen möglicherweise in einem zweispaltigen Raster an. QuickBooks Canada stapelt sie möglicherweise vertikal. Wagepoint verwendet möglicherweise ein vereinfachtes Layout mit nach Kategorie gruppierten Boxen (Einkommen zusammen, Abzüge zusammen). Rise verwendet wiederum eine andere Anordnung. Papierformat, Schriftart und Box-Platzierung liegen im Ermessen des Software-Anbieters – die einzige Einschränkung ist, dass alle Boxen auf dem Formular erscheinen müssen.
Das ist kein Fehler. Es existiert, weil Arbeitgeber seit Jahrzehnten unterschiedliche Lohnabrechnungssoftware verwenden, und der Ansatz der CRA besteht darin, den Dateninhalt vorzuschreiben, nicht das visuelle Layout. Das Ergebnis für jeden, der eine Extraktion durchführt, ist, dass das T4 jedes Lohnanbieters eine Layout-Variante desselben zugrunde liegenden Datenschemas ist – und ein vorlagenbasiertes Extraktionstool, das auf Ceridians Layout trainiert wurde, wird bei ADP scheitern.
Box 16 und Box 17 machen dies auf eine Weise sichtbar, die echte Zeit kostet. Der CPP-Beitrag des Arbeitnehmers (Box 16) und der CPP-Beitrag des Arbeitgebers (Box 17) müssen miteinander und mit der pensionsfähigen Verdienstsumme in Box 26 übereinstimmen. Ein T4 von Ceridian druckt diese möglicherweise als benachbarte Zeilen in einem Abzugsblock. Ein T4 von QuickBooks platziert Box 16 möglicherweise in einer Spalte „Abzüge“ und Box 17 völlig woanders. Eine Vorlage, die nach „zwei benachbarten CPP-Boxen“ sucht, erfasst ein Format und verfehlt das andere. Semantische Extraktion – Lesen nach Bedeutung statt nach Position – verarbeitet beide Layouts, weil sie versteht, dass „Box 16“ und „Box 17“ unabhängige Datenpunkte sind, unabhängig von ihrer visuellen Nähe.
Dateien werden sicher verarbeitet und nicht gespeichert.
Einrichten Ihres T4-Extraktions-Workflows
Der Workflow, der die manuelle T4-Übertragung ersetzt, umfasst drei Schritte. Der Konfigurationsschritt – das Definieren Ihrer Spalten – wird einmal durchgeführt und dann für jedes Steuerjahr, jeden Gehaltsabrechnungsanbieter und jede Mitarbeitergruppe wiederverwendet.
Definieren Sie Ihre Ausgabespalten
Geben Sie die Feldnamen ein, die extrahiert werden sollen — genau so, wie sie als Spaltenüberschriften erscheinen sollen. Für eine Abstimmungsmappe ist ein praktischer Ausgangssatz: Employee Name, SIN, Box 14 (Employment Income), Box 22 (Income Tax Deducted), Box 16 (CPP Contributions), Box 16A (CPP2 Contributions), Box 18 (EI Premiums), Box 20 (RPP Contributions), Box 24 (EI Insurable Earnings), Box 26 (CPP Pensionable Earnings), Box 44 (Union Dues), Box 46 (Charitable Donations), Box 40 (Other Taxable Benefits). Dies ist eine Benutzerdefinierte Spaltenextraktion: Sie definieren das Ausgabeschema, und die KI ordnet die Boxen jedes Belegs Ihren Spalten zu — dieselben Spaltennamen funktionieren bei jedem Lohnabrechnungsanbieter, da die KI nach Box-Nummer und semantischer Bedeutung zuordnet, nicht nach Vorlagenposition.
Für eine sofortige Validierung während der Extraktion fügen Sie eine berechnete Spalte hinzu: Definieren Sie eine Spalte wie „CPP Check (wenn Box 16 + Box 16A mit Box 26 × 5,95 % innerhalb von 10 $ übereinstimmt, dann ‚OK‘, sonst ‚REVIEW‘)“ — die KI führt die Berechnung während der Extraktion durch und kennzeichnet Zeilen, in denen der CPP-Beitrag nicht mit den gemeldeten rentenversicherungspflichtigen Einkünften übereinstimmt. Dies fängt Überzahlungsfehler ab (ein häufiges Thema in Foren wie r/cantax und r/PersonalFinanceCanada), bevor Sie die Tabelle öffnen, und nicht erst, nachdem Sie bereits bei der CRA eingereicht haben.
Laden Sie alle T4-PDFs in einem Stapel hoch
Legen Sie den gesamten Ordner ab — 200 PDFs, eine Mischung aus Ceridian-, ADP-, QuickBooks-gedruckten und gescannten Papier-T4s. Die Stapelverarbeitung verarbeitet alle in einem einzigen Auftrag: Jeder Beleg wird unabhängig verarbeitet, und alle Ergebnisse werden in einer einheitlichen Tabelle zusammengeführt. Dateien können PDF-Exporte aus Lohnabrechnungssoftware, Scans gedruckter T4-Belege oder Handyfotos von Papierkopien sein — die KI verarbeitet alle drei.
Exportieren, validieren und abstimmen
Laden Sie die Excel-Datei herunter — eine Zeile pro Mitarbeiter, Spalten in der von Ihnen definierten Reihenfolge. Führen Sie die Validierungsprüfungen durch: Entsprechen die Box-14-Summen über alle Mitarbeiter Ihrem Lohnregister? Entspricht die Box-22-Summe Ihrer jährlichen Steuerabführung? Entspricht Box 16 × (Arbeitgebersatz / Arbeitnehmersatz) = Box 17? Kennzeichnen Sie Abweichungen zur Überprüfung, korrigieren Sie bei Bedarf die Quelldatensätze und reichen Sie die T4 Summary mit den extrahierten Daten bei der CRA ein — ohne die Originalbelege erneut lesen zu müssen.
Dieser Arbeitsablauf funktioniert für jede Anzahl von Mitarbeitern und jede Mischung von Lohnabrechnungsanbietern. Die Spaltendefinition ist über Steuerjahre hinweg wiederverwendbar, da sich die Box-Struktur der CRA nur ändert, wenn sich die Gesetzgebung ändert — und wenn dies der Fall ist, fügen Sie die neue Box zu Ihrer Definition hinzu, ohne den Rest neu aufzubauen. Für den entsprechenden Arbeitsablauf für australische und britische Jahresend-Lohnabrechnungsdokumente finden Sie in unseren Anleitungen zu PAYG-Zahlungsbeleg-Extraktion, AU-BAS-Datenextraktion und UK-P60-Lohnabstimmung.
Sobald die Extraktion abgeschlossen ist, gehört die Validierungsphase dorthin, wo die Expertise einer Lohnbuchhaltungsfachkraft tatsächlich gefragt ist – nicht beim erneuten Abtippen. Das National Payroll Institute (NPI) empfiehlt vor der Einreichung einen strukturierten Abgleich: Prüfen Sie, ob die Summen in Box 14 über alle T4s mit dem Lohnjournal übereinstimmen, ob Box 22 der jährlichen Steuerabführung auf Ihrer PD7A-Aufstellung entspricht und ob Box 16 + Box 17 (Arbeitgeber-CPP) zusammen mit den CPP-Abführungsunterlagen der CRA übereinstimmen. Wenn Sie diese Prüfungen überspringen und das Datenabgleichsprogramm der CRA eine Abweichung meldet, kostet der Korrekturprozess – geänderte T4s, überarbeitete T4 Summary, neu ausgestellte Mitarbeiterkopien – weit mehr Zeit als der Validierungsdurchlauf.
Sonderfälle: Wenn ein T4 nicht dem Standard entspricht
Mitarbeiter in Quebec und die RL-1-Aufteilung
Mitarbeiter, die in Quebec arbeiten, erhalten sowohl ein bundesstaatliches T4 als auch ein Relevé 1 (RL-1) von Revenu Québec. Die beiden Formulare überschneiden sich, duplizieren sich jedoch nicht: Box 14 im T4 weist das gesamte Beschäftigungsentgelt einschließlich des in Quebec erzielten Einkommens aus, während das RL-1 Angaben auf Provinzebene liefert, einschließlich der Beiträge zum Quebec Pension Plan (QPP) zu einem anderen Satz als beim CPP. Der QPP hat einen höheren Beitragssatz (6,40 % im Jahr 2025 gegenüber 5,95 % beim CPP) und eine eigene jährliche Höchstgrenze. Für den Lohnabgleich müssen T4 und RL-1 als zusammengehörige Dokumente verarbeitet werden – Box 14 des T4 abzüglich des Beschäftigungsentgelts im RL-1 ergibt das außerhalb von Quebec erzielte Einkommen, was für Mitarbeiter relevant ist, die im Kalenderjahr in mehreren Provinzen gearbeitet haben.
T4A-Ergänzung für nicht standardmäßige Zahlungen
Wenn ein Mitarbeiter im Kalenderjahr zusätzlich Pensionszahlungen, Abfindungen, Forschungsstipendien oder selbstständige Provisionen erhalten hat, stellt der Arbeitgeber zusätzlich zum T4 ein T4A (Statement of Pension, Retirement, Annuity, and Other Income) aus. Das T4A hat eine eigene Box-Struktur – Box 16 für Pensionszahlungen, Box 26 für Abfindungen, Box 28 für sonstige Einkünfte – und die beiden Belege bilden zusammen das vollständige Einkommensbild des Mitarbeiters. Für die Extraktion behandeln Sie T4 und T4A als separate Dokumente mit separaten Spaltendefinitionen im selben Batch – die KI füllt die Spalten, die sie auf dem jeweiligen Beleg findet, und lässt Felder leer, wo eine Box nicht zutrifft.
Korrigierte und geänderte T4-Formulare
Wenn die CRA ein eingereichtes T4-Formular ablehnt – typischerweise weil die SIN nicht übereinstimmt, die Geschäftsnummer falsch ist oder die Summe einer wichtigen Box nicht mit der T4-Zusammenfassung übereinstimmt – muss der Arbeitgeber ein geändertes T4 ausstellen und erneut einreichen. Der geänderte Beleg behält dieselbe Box-Struktur mit aktualisierten Werten bei. Für die Extraktion liest sich ein geändertes T4 identisch zum Original – die KI extrahiert alle Werte, die auf dem Beleg gedruckt sind. Der Unterschied liegt in der Pflicht des Arbeitgebers, die geänderte Version in der Abstimmungstabelle zu kennzeichnen, um sicherzustellen, dass die endgültige Einreichung bei der CRA die korrigierten Zahlen verwendet. Eine berechnete Spalte, die „Geändert“ gegenüber „Original“ basierend auf einem Häkchen im Belegkopf kennzeichnet, hält den Prüfpfad sauber.
Beschäftigung in mehreren Provinzen
Für Arbeitnehmer, die im Kalenderjahr in mehr als einer Provinz gearbeitet haben – ein häufiges Szenario in Branchen wie Bau, Transport und abgelegenen Camp-Betrieben – sollte das T4 die provinziellen Zuordnungen separat ausweisen. Der T4-Beleg der CRA enthält Boxen für die Provinz der Beschäftigung und das auf jede Provinz entfallende Beschäftigungseinkommen. Wenn Ihre Lohnbuchhaltungssoftware provinzweise Aufschlüsselungen druckt (manche tun das, manche aggregieren), müssen die Extraktionsspalten den Provinzcode und das entsprechende Einkommen für jede Gerichtsbarkeit separat erfassen. Die Provinzsteuersätze und -stufen variieren – Alberta bei 10 % in der ersten Stufe, Ontario bei 5,05 %, Nova Scotia bei 8,79 % – daher beeinflusst die Provinzzuordnung die Steuerschuld des Arbeitnehmers und muss korrekt sein.
FAQ
Funktioniert die Extraktion, wenn T4-Belege als gescannte Papierkopien vorliegen?
Ja. Die Extraktions-Engine liest gescannte Papier-T4s, PDF-Exporte aus Lohnabrechnungssoftware und Handyfotos von gedruckten Belegen gleichermaßen – die KI identifiziert die Boxen anhand ihrer Nummern und Beschriftungen, nicht anhand des Eingabemediums. Ein von Ceridian gedruckter und vom Lohnbuchhaltungsteam gescannter T4-Beleg wird genauso gelesen wie ein direkt aus QuickBooks exportiertes PDF. Die einzige Voraussetzung ist, dass der Scan oder das Foto lesbar ist – dieselbe Voraussetzung wie beim manuellen Lesen des Belegs durch einen Menschen.
Kann die Extraktion die französischsprachigen Boxen auf T4s aus Quebec verarbeiten?
Ja. T4-Belege für Mitarbeiter in Quebec sind zweisprachig – jede Box ist sowohl auf Englisch als auch auf Französisch beschriftet (z. B. „Employment income / Revenus d'emploi"). Die Extraktions-Engine liest beide Sprachen gleichermaßen und ordnet die Boxwerte den von Ihnen definierten englischen Spaltennamen zu. Die zugrunde liegenden Box-Nummern (14, 16, 18, 22 usw.) sind in beiden Sprachen identisch und dienen als Anker-Identifikator.
Was ist mit der T4 Summary – kann ich daraus auch extrahieren?
Die T4 Summary (Formular T4SUM) ist ein separates Dokument auf Arbeitgeberebene, das alle einzelnen T4-Belege zusammenfasst – gesamtes Erwerbseinkommen, gesamte CPP-Beiträge, gesamte EI-Prämien, gesamte einbehaltene Einkommensteuer. Für den Abgleich sollten Sie die Spaltensummen der Extraktionstabelle mit den Werten der T4 Summary vergleichen. Die Extraktion wird auf einzelnen T4-Belegen durchgeführt, und die SUM-Funktionen der Tabelle liefern die Summenwerte. Wenn die Summe nicht mit der T4 Summary übereinstimmt, liegt die Abweichung in den Quelldokumenten, nicht in der Extraktion – dieselbe Abweichung, die ein manueller Abgleich feststellen würde, nur in Minuten statt Stunden. Für das britische Äquivalent dieses Jahresabschlussproblems finden Sie unseren Leitfaden zur P60-Datenextraktion für den Lohnabgleich im Vereinigten Königreich.
Was, wenn die extrahierten T4-Daten nicht mit dem übereinstimmen, was Mitarbeiter auf ihren Gehaltsabrechnungen sehen?
Jeden Februar füllen sich r/cantax und r/PersonalFinanceCanada mit Beiträgen von Mitarbeitern, deren T4-Box-14-Erwerbseinkommen nicht mit ihrer Jahresend-Gehaltsabrechnung übereinstimmt. Die häufigsten Ursachen: steuerpflichtige Leistungen (vom Arbeitgeber bezahlte Gruppenlebensversicherung, Parkplätze, Fitnessstudio-Mitgliedschaften) waren in Box 14 enthalten, aber auf der Gehaltsabrechnung nicht sichtbar, oder ein im Dezember gezahlter Bonus wurde in der Januar-Lohnrunde verarbeitet und fiel ins nächste Steuerjahr. Für den Arbeitgeber, der den Abgleich durchführt, macht die Extraktionstabelle diese Abweichungen auf einen Blick sichtbar – sortieren Sie nach der Differenz zwischen der extrahierten Box 14 und der Bruttolohnspalte Ihres Lohnregisters, und jede Zeile mit einer Abweichung ist der nächste zu untersuchende Fall. Wenn Sie diese vor der Einreichung erkennen, können Sie den Beleg korrigieren, statt nachträglich eine geänderte T4 auszustellen, nachdem die Canada Revenue Agency (CRA) ein Abgleichs-Abfrageschreiben sendet, das in der Regel Monate nach dem vermeintlichen Abschluss des Steuerjahres eintrifft.
Was passiert, wenn die SIN eines Mitarbeiters auf dem T4 nicht mit den CRA-Daten übereinstimmt?
Das T4-Meldesystem der CRA prüft jede SIN gegen ihre Datenbank und weist Belege zurück, bei denen die SIN nicht mit dem Namen oder Geburtsdatum in der Akte übereinstimmt. Wenn die Extraktion eine offensichtlich fehlerhafte SIN erkennt – falsche Ziffernanzahl, fehlende Zifferngruppe –, markieren Sie diese vor der Einreichung. Eine SIN, die die Formatprüfung besteht, kann jedoch immer noch bei der Namensabstimmung der CRA durchfallen. Die einzige Möglichkeit, diese Zurückweisung zu vermeiden, besteht darin, jede SIN vor der Einreichung mit dem SIN-Bestätigungsschreiben des Mitarbeiters oder dem Lohn-SIN-Prüfdienst der CRA zu verifizieren. Die Extraktionsausgabe dient als Prüfliste – jede Zeile steht für einen Mitarbeiter, und die SIN-Spalte ist das Feld, das Sie überprüfen.