P60-Frist 31. Mai
Was Payroll-Teams vor dem Stichtag prüfen müssen
Die P60-Papierkram-Panik beginnt nicht am 28. Mai. Sie beginnt am 6. April – dem Tag, an dem das Steuerjahr endet und die Acht-Wochen-Uhr in Richtung der gesetzlichen Frist zu ticken beginnt. Der eigentliche Engpass ist jedoch nicht die Zeit, die Payroll-Software benötigt, um 150 Bescheinigungen aus einem sauberen Datensatz zu generieren. Es sind die Mitarbeiterlisten-Prüfung, die NINO-Verifizierung, der FPS-Abgleich und die Sonderfall-Triage – Austritte am 4. April vs. 8. April, vierteljährlich bezahlte Direktoren, Mitarbeiter mit zwei NI-Kategoriebuchstaben – die hätten erledigt werden müssen, bevor jemand auf „Generieren" geklickt hat. In Unternehmen, in denen diese Prüfung bis Mitte Mai aufgeschoben wird, werden die letzten zwei Wochen des Monats zu einem Sprint aus Korrekturen, doppelten Neuausstellungen und nächtlichem Quervergleichen – was ein einziger Verifizierungsmorgen im April verhindert hätte.
Wichtigste Erkenntnisse
- Der 31. Mai ist nicht Ihre eigentliche Frist – es ist das Datum, bis zu dem jede Bescheinigung der Mitarbeiterprüfung standhalten muss, denn eine falsche NINO auf einem P60 verankert den Fehler im Steuerdatensatz dieser Person, bis eine Duplikat-Bescheinigung neu ausgestellt wird.
- Ihre Payroll-Register vom 6. April ist nicht die P60-Verteilungsliste – ein Austritt am 4. April erhält keine Bescheinigung, während ein Austritt am 8. April eine benötigt, und Payroll-Software kann diese Unterscheidung ohne manuelle Prüfung nicht treffen.
- Ein Nachmittag mit NINO-Formatprüfung über die Mitarbeiterliste in Woche 2 des Aprils fängt jede fehlerhafte National Insurance-Nummer ab, bevor sie auf einer Bescheinigung gedruckt wird und einen Sommer voller Duplikat-Neuausstellungen auslöst.
Die Deadline-Uhr: Was das Gesetz verlangt und warum acht Wochen nicht so lang sind, wie sie aussehen
Die Verpflichtung ist klar und lässt keine Ausnahmen zu. Gemäß Regulation 67 der Income Tax (Pay As You Earn) Regulations 2003 (SI 2003/2682) muss jeder Arbeitgeber jedem Arbeitnehmer, der am 5. April auf der Gehaltsliste stand, spätestens bis zum 31. Mai eine Bescheinigung – Formular P60 – aushändigen. Die Bescheinigung muss den vollständigen Satz gesetzlich vorgeschriebener Felder gemäß der jährlichen RD1-Spezifikation von HMRC für Ersatz-P60-Formulare enthalten, einschließlich der Lohn- und Steuerbeträge, aufgeschlüsselt nach „diese Beschäftigung" und „Jahresgesamtbetrag", der National Insurance-Beiträge, aufgeschlüsselt nach Kategoriebuchstabe und Verdienstband, sowie etwaiger gesetzlicher Zahlungen.
Die Frist ist nicht „versuchen Sie, es bis Ende Mai zu schaffen". Sie lautet „vor dem 1. Juni". Eine P60, die am 1. Juni ausgestellt wird, ist zu spät. Die praktische Konsequenz für den Arbeitgeber ist keine feste Strafe – HMRC verhängt keine automatische Geldbuße für eine verspätete P60, wie es bei einer verspäteten PAYE-Zahlung der Fall ist –, aber sie löst eine Kette nachgelagerter Probleme aus. Arbeitnehmer, die ihre P60 nicht erhalten, können ihre Selbstveranlagung (Self Assessment) nicht mit korrekten Zahlen ausfüllen. Arbeitnehmer, die eine Hypothek oder einkommensabhängige Leistungen beantragen, sehen ihren Antrag ins Stocken geraten. Die kumulativen Kosten für die Beantwortung von Nachfrage-E-Mails von 150 Mitarbeitern und die Neuausstellung von Bescheinigungen im gesamten Juni machen jeden Zeitgewinn zunichte, den sich die Gehaltsabrechnungsabteilung durch die Verschiebung der Arbeit erhofft hatte.
Acht Wochen – vom 6. April bis zum 31. Mai – klingen großzügig. Sind sie aber nicht. Die ersten zwei Wochen werden durch die endgültige FPS-Einreichungsfrist am 19. April und die damit verbundenen Gehaltsabschlussverfahren verbraucht. Die letzten zwei Wochen werden durch Verteilungslogistik und Mitarbeiteranfragen verbraucht. Das lässt ungefähr vier Arbeitswochen Ende April und Anfang Mai für die eigentliche Prüf- und Verifizierungsarbeit übrig. Die folgende Checkliste ist auf dieses Vier-Wochen-Fenster ausgerichtet – und jeder Punkt darauf wird, wenn er übersprungen wird, im Juni als Korrekturanfrage wieder auftauchen.
Wen Sie verifizieren müssen, nicht nur, für wen Sie generieren müssen: Ein Arbeitnehmer, der am 5. April auf der Gehaltsliste steht, erhält eine P60 – einschließlich jemandem, der am 1. April begonnen hat, einem vierteljährlich bezahlten Geschäftsführer und einem Ausscheider am 8. April. Ein Arbeitnehmer, der am 4. April ausgeschieden ist, erhält eine P45, keine P60 – und die Ausstellung einer P60 an einen Ausscheider erzeugt Verwirrung bei HMRC und beim neuen Arbeitgeber des Arbeitnehmers. Die Liste der Arbeitnehmer in Ihrer Gehaltsabrechnungssoftware am 6. April ist nicht automatisch die korrekte P60-Verteilungsliste – sie benötigt einen Prüfdurchlauf.
Wer eine P60 bekommt – und wer nicht: Die Mitarbeiterlisten-Prüfung
Der gesetzliche Test ist binär: War die Person am 5. April auf der Gehaltsliste? Aber eine Gehaltsliste vom 6. April enthält Personen, die nicht auf der P60-Liste stehen sollten, und es fehlen Personen, deren Status eine zweite Prüfung erfordert. Die Prüfung bedeutet, die Mitarbeiterliste durchzugehen und jeden Eintrag mit einer P60-Entscheidung und den dazugehörigen Belegen zu versehen.
| Mitarbeiterszenario | P60 erforderlich? | Begründung |
|---|---|---|
| Durchgehend das ganze Jahr beschäftigt, noch am 5. April auf der Gehaltsliste | Ja | Eindeutige gesetzliche Berechtigung |
| Austritt am 4. April | Nein – nur P45 | Nicht am 5. April auf der Gehaltsliste. P45 beim Austritt deckt den Zeitraum bis zum Austrittsdatum ab |
| Austritt am 8. April | Ja | War am 5. April auf der Gehaltsliste. P60 deckt das ganze Jahr; P45 wird auch für den April-Restzeitraum ausgestellt |
| Beginn am 1. April, noch am 5. April beschäftigt | Ja | Selbst ein Tag auf der Gehaltsliste am 5. April löst die P60-Pflicht aus |
| Geschäftsführer mit vierteljährlicher Zahlung, letzte Zahlung im März, noch am 5. April Geschäftsführer | Ja | Beschäftigungsverhältnis besteht am 5. April unabhängig von der Zahlungshäufigkeit |
| Mitarbeiter in längerer unbezahlter Freistellung, noch vertraglich am 5. April beschäftigt | Ja | Beschäftigung nicht beendet; P60 kann für einen Teil des Jahres Nullvergütung ausweisen |
| CIS-Subunternehmer mit Bruttozahlung und Abzügen | Nein | CIS-Abzüge werden separat über CIS-Meldungen gemeldet, nicht über PAYE. Subunternehmer erhalten CIS-Abrechnungen, keine P60s |
| Wiedereingestellter Mitarbeiter – Austritt im September, Wiedereinstellung im März, am 5. April auf der Gehaltsliste | Ja | P60 deckt nur den Zeitraum ab Wiedereinstellungsdatum bis Jahresende. Der ursprüngliche Beschäftigungszeitraum wurde durch die beim Austritt im September ausgestellte P45 abgedeckt |
| Rentner, der Betriebsrente über die Gehaltsabrechnung erhält | Ja | Rente wird für PAYE-Zwecke als Arbeitseinkommen behandelt; P60 wird vom Pensionskassenverwalter ausgestellt |
Die häufigste Fehlerquelle bei P60-Listen sind Ausgeschiedene, die in der ersten Aprilwoche gegangen sind. Die Gehaltsabrechnungssoftware zeigt sie noch als aktiv im März-Abrechnungszeitraum an – ihr Austrittsdatum im April liegt im System als zukünftige Änderung vor, die möglicherweise vor dem P60-Erstellungslauf noch nicht verarbeitet wurde. Wenn das Team P60s durch Auswahl "aller Mitarbeiter" erstellt, ohne zuvor eine Austrittsdatum-Prüfung durchzuführen, erhalten Ausgeschiedene vom 6.–8. April unnötige P60s zusätzlich zu den bereits erhaltenen P45s. Die Korrektur umfasst die Ausstellung einer überarbeiteten P60 mit dem Vermerk "Duplikat" und einen manuellen Hinweis an den Mitarbeiter – vermeidbar durch einen 10-minütigen Datumsbereichs-Filter vor der Erstellung.
Überprüfung von NI-Nummern, PAYE-Referenzen und Mitarbeiterdaten vor der Erstellung
In dem Moment, in dem ein P60 Ihr Büro mit einer falschen National Insurance-Nummer verlässt, ist der Fehler bis zur Ausstellung einer Korrektur im Steuerdatensatz des Mitarbeiters gespeichert – und der Korrekturprozess ist kein einfaches „Neuausdrucken mit der richtigen Nummer“. Unter RTI ist die NI-Nummer der Primärschlüssel, der jede FPS-Übermittlung mit dem HMRC-Konto der Person verknüpft. Ein P60 mit einer falschen NINO erzeugt eine Diskrepanz, die von den HMRC-Systemen möglicherweise erst Monate später erkannt wird, wenn der Mitarbeiter eine Self-Assessment-Steuererklärung einreicht und die Zahlen in der Erklärung nicht mit den vom Arbeitgeber gemeldeten Daten übereinstimmen.
Der Prüfungsdurchlauf vor der Erstellung kontrolliert drei Datenkategorien – und zwei davon können von der Lohnabrechnungssoftware allein nicht erkannt werden, da die Software davon ausgeht, dass ihre eigenen Datensätze korrekt sind.
NINO-Format und -Eigentümerschaft
Eine gültige NINO besteht aus neun Zeichen: zwei Buchstaben, sechs Ziffern, ein Suffixbuchstabe (A, B, C oder D). Häufige Fehler sind eine vertauschte Ziffer (QQ 12 34 56 C wird zu QQ 12 43 56 C), ein bei einer Datenmigration verlorener Suffixbuchstabe und eine temporäre Referenznummer (TN-Präfix gefolgt von einem Datum), die nie aktualisiert wurde, als die dauerhafte NINO einging. Führen Sie eine Formprüfung für jede NINO in der Mitarbeiterliste durch – wenn Ihre Lohnabrechnungssoftware einen Massenexport bietet, markiert eine einzige Excel-Formel nicht konforme Einträge: =AND(LEN(A2)=9,ISNUMBER(VALUE(MID(A2,3,6))),OR(RIGHT(A2,1)={"A","B","C","D"})). Mitarbeiter, deren NINO mit TN beginnt oder leer ist, benötigen vor der P60-Erstellung eine Nachverfolgung.
Integrität der PAYE-Referenz
Die PAYE-Referenz des Arbeitgebers erscheint auf jedem P60 und folgt dem Format drei Ziffern, Schrägstrich, bis zu zehn alphanumerische Zeichen (z. B. 123/AB45678). Das dreistellige Präfix ist die HMRC-Steueramtsnummer, die dem Arbeitgeberschema zugewiesen ist. Wenn Ihre Organisation mehrere PAYE-Schemata betreibt – eine gängige Einrichtung für Gruppen mit Tochtergesellschaften oder getrennten Lohnabrechnungen für verschiedene Standorte – bestätigen Sie, dass jeder Mitarbeiter vor der Erstellung von P60s dem korrekten Schemareferenz zugeordnet ist. Ein Mitarbeiter unter PAYE-Schema 123/AB45678, der in den P60-Stapel für Schema 456/CD12345 aufgenommen wird, erzeugt eine Bescheinigung, die mit keinem HMRC-Datensatz übereinstimmt.
Aktualität von Mitarbeitername und -adresse
Eine Namensänderung, die im HR-System aktualisiert, aber nicht mit der Lohnabrechnung synchronisiert wurde – eine häufige Lücke in Unternehmen, in denen HR und Lohnabrechnung getrennte Plattformen sind – erzeugt einen P60 mit dem früheren Namen des Mitarbeiters. Obwohl HMRC hauptsächlich über die NINO abgleicht, führt die Namensabweichung zu Verwirrung für den Mitarbeiter und untergräbt die Nützlichkeit der Bescheinigung als Einkommensnachweis für Dritte (Hypothekengeber, Vermieter). Gleichen Sie den Mitarbeiternamen in der Lohnabrechnung mit dem HR-System ab oder bestätigen Sie ihn direkt mit den Mitarbeitern während der April-Lohnabschlusskommunikation. Adressen sind für den HMRC-Abgleich weniger kritisch, aber für die Papierverteilung von P60s relevant.
Keine dieser Prüfungen erfordert Zugriff auf die Systeme von HMRC. Es handelt sich um interne Datenintegritätsprüfungen, die einen Nachmittag in Anspruch nehmen und die Fehler aufdecken, die – einmal auf einer P60 gedruckt und einem Mitarbeiter ausgehändigt – zu einem sechswöchigen Korrekturprozess mit doppelten Bescheinigungen und Erläuterungsschreiben führen.
Abgleich der P60-Werte mit den endgültigen FPS-Meldungen
Die auf einer P60 gedruckten Werte stammen nicht aus einer separaten Jahresendberechnung. Sie sind eine Zusammenfassung derselben Daten, die HMRC über jede Full Payment Submission gemeldet wurden, die während des Steuerjahres eingereicht wurde. Im Rahmen des Real Time Information (RTI)-Systems – verpflichtend seit April 2013 – erzeugt jeder Gehaltslauf eine FPS, die Bezüge, Steuern, National Insurance und gesetzliche Zahlungen jedes Mitarbeiters für diesen Zeitraum meldet. Die letzte FPS des Steuerjahres, gekennzeichnet mit einem Jahresendindikator, teilt HMRC mit, dass keine weiteren Meldungen folgen. Die P60 ist die mitarbeiterbezogene Zusammenfassung dessen, was diese zwölf (oder zweiundfünfzig) FPS-Meldungen gemeldet haben.
Der Abgleich des P60-Entwurfs mit den FPS-Summen ist daher kein „nice-to-have“-Verifizierungsschritt. Es ist die einzige Möglichkeit, Abweichungen zu erkennen, bevor die Bescheinigung den Mitarbeiter erreicht. Die drei Werte, die am häufigsten zu Abweichungen beim Abgleich führen – und bei denen eine Diskrepanz zwischen der P60 und dem HMRC-Datensatz des Mitarbeiters eine formelle Prüfung auslöst – sind:
| Wert | Quelle in den FPS-Daten | Häufige Ursache für Abweichungen beim Abgleich | Lösung |
|---|---|---|---|
| Bezüge in diesem Beschäftigungsverhältnis | Summe aller FPS-Felder „steuerpflichtiger Lohn“ für das Steuerjahr, nur dieser Arbeitgeber | Unterjährige Korrektur über eine zusätzliche FPS, die in der Gehaltsabrechnung angewendet, aber nicht im P60-Erzeugungsmodul berücksichtigt wurde | P60-Neugenerierung aus den angepassten Gehaltsdaten erzwingen oder manuell korrigierte P60 ausstellen |
| Einbehaltene Steuern | Summe aller FPS-Felder „einbehaltene Steuern“ | Eine nach dem Dezember-Gehaltslauf angewendete Steuerklassenänderung wurde von der Gehaltsabrechnung rückdatiert, die entsprechende FPS jedoch nicht neu eingereicht; die P60 zeigt den korrigierten kumulierten Wert, HMRC hält den unkorrigierten | Zusätzliche FPS für den betroffenen Zeitraum einreichen, dann P60 neu generieren |
| NI-Kategoriebuchstabe | In jeder FPS pro Zeitraum gemeldet | Mitarbeiter erreichte unterjährig das gesetzliche Rentenalter – NI-Buchstabe wechselte von A auf C. Die P60 zeigt beide Buchstaben in separaten Zeilen, aber die FPS hat möglicherweise nur den endgültigen Buchstaben erfasst, wenn die Änderung verspätet angewendet wurde | NI-Tabellenbuchstaben anhand des Geburtsdatums des Mitarbeiters prüfen. Wenn die unterjährige Änderung in der Gehaltsabrechnung übersehen wurde, ist ein Earlier Year Update (EYU) – jetzt eine zusätzliche FPS – erforderlich |
Die praktische Methode: Exportieren Sie die P60-Entwurfsdaten in eine Tabellenkalkulation, ziehen Sie die Jahreswerte aus der endgültigen FPS-Datei oder dem Lohnabrechnungssoftware-Bericht und führen Sie eine spaltenweise Abweichungsprüfung durch. Jede Zeile, in der die Lohn- oder Steuerabweichungen die Rundungstoleranz (ein paar Pence) überschreiten, rechtfertigt eine Untersuchung. Für Lohnabrechnungsteams, die dies manuell erledigen — P60-Zahlen von gedruckten Bescheinigungen in eine Abstimmungstabelle übertragen — wird die Prüfung selbst zum Zeitengpass. Ein mittelständisches Unternehmen mit 150 Mitarbeitern und ohne automatisierte Datenextraktion aus P60-PDFs in Excel verbringt die Abstimmungsphase mit dem Abtippen von Zahlen, statt Abweichungen zu analysieren. Siehe unseren Leitfaden zur Extraktion britischer P60-Daten in Excel für die Lohnabrechnungsabstimmung für den spaltenweisen Workflow, der den Übertragungsschritt in eine strukturierte Datenpipeline verwandelt. Für Lohnabrechnungsbüros und Unternehmen mit mehreren Arbeitgebern, die dieselbe Prüfung gleichzeitig über mehrere Kundenlohnabrechnungen durchführen, behandelt unsere Batch-Prüfmethodik den parallelisierten Abstimmungsworkflow, der Dutzende von PAYE-Systemen in einem einzigen Verarbeitungsvorgang bewältigt.
P60s aus mehreren Quellen: Wenn Mitarbeiter Bescheinigungen von mehr als einem Arbeitgeber haben
Ein Mitarbeiter, der während des Steuerjahres zwei gleichzeitige Beschäftigungen hatte — häufig im Gastgewerbe, Einzelhandel und Bildungswesen — erhält von jedem Arbeitgeber eine separate P60. Die Bescheinigungen sind unabhängig: Jede deckt nur den Lohn und die Steuern für dieses spezifische Beschäftigungsverhältnis ab. Der Mitarbeiter, nicht der Arbeitgeber, ist für die Zusammenführung der Zahlen bei der Abgabe der Selbstveranlagungserklärung oder beim Nachweis des Gesamteinkommens verantwortlich.
Für den Arbeitgeber schafft diese Tatsache zwei betriebliche Überlegungen während des P60-Vorbereitungszeitraums. Erstens muss die Zahl der früheren Beschäftigungen auf der P60 — „Lohn aus früheren Beschäftigungen" — die korrekte kumulierte Position zum Zeitpunkt des Eintritts des Mitarbeiters widerspiegeln. Wenn der Mitarbeiter im Laufe des Jahres eingetreten ist und das Lohnabrechnungsteam beim Onboarding einen falschen P45-Wert eingegeben hat, sind die Spalten „Gesamtlohn für das Jahr" und „Gesamtsteuer für das Jahr" — die frühere und aktuelle Beschäftigungen summieren — falsch. Die Spalte „Lohn in dieser Beschäftigung" auf der P60 bleibt korrekt, aber der Mitarbeiter verwendet die Jahresgesamtzahlen bei der Steuererklärung, und eine Abweichung zwischen der P60-Summe und den kombinierten Einkünften in den HMRC-Unterlagen führt zu einer Anfrage.
Zweitens: Wenn Ihr Unternehmen im Laufe des Jahres ein anderes Unternehmen übernimmt und dessen Mitarbeiter im Rahmen von TUPE — der Betriebsübergangsrichtlinie (Transfer of Undertakings, Protection of Employment) — übernimmt, sollten diese Mitarbeiter eine einzige P60 für das gesamte Steuerjahr vom neuen Arbeitgeber erhalten, nicht zwei separate P60s von den alten und neuen Unternehmen. Der neue Arbeitgeber übernimmt die PAYE-Verpflichtungen für das gesamte Jahr. Wenn die Lohnabrechnungssoftware nicht so konfiguriert ist, dass die Jahreswerte der übernommenen Mitarbeiter vor der P60-Erstellung in das neue PAYE-System übernommen werden, zeigen die Bescheinigungen nur den Lohn nach der Übernahme — und den Mitarbeitern fehlen mehrere Monate Einkünfte auf ihrer P60.
Wechsel zwischen Dachgesellschaften: Ein Mitarbeiter, der im Laufe des Jahres von einer Dachgesellschaft zu einer anderen gewechselt ist — häufig im Auftragnehmersektor — erhält zwei separate P60s von zwei verschiedenen Arbeitgebern. Das ist korrekt. Anders als im TUPE-Szenario hat sich der Arbeitgeber nicht durch Rechtsgeschäft geändert; der Mitarbeiter hat ein Beschäftigungsverhältnis beendet und ein neues begonnen. Beide Dachgesellschaften müssen P60s für ihre jeweiligen Beschäftigungszeiträume ausstellen.
Der 4-Wochen-Vorbereitungszeitplan: Vom 6. April bis zum 2. Mai
Dieser Zeitplan geht von einer mittelgroßen Lohnabrechnung aus – 50 bis 500 Mitarbeiter –, die auf Sage, Xero, BrightPay, IRIS, QuickBooks oder einer vergleichbaren Plattform läuft. Die Prüfarbeiten werden in den April vorgezogen, der Mai bleibt für die Erstellung und Verteilung reserviert. Ziel ist es nicht, früh fertig zu sein und zu warten; Ziel ist es, genügend Puffer zu haben, um eine Korrektur – eine falsche NINO, einen vergessenen Austritt, einen falschen FPS-Wert – beheben zu können, ohne dass der Kalender das Tempo vorgibt.
Woche 1 (6.–12. April): Steuerjahr abschließen und Mitarbeiterliste einfrieren
Ergebnisse: (1) Reichen Sie die letzte FPS für das Steuerjahr 2025/26 ein – gekennzeichnet mit dem Jahresendindikator – spätestens bis zum 19. April. (2) Führen Sie die letzte Gehaltsabrechnung des Steuerjahres durch und bestätigen Sie, dass alle Korrekturen, rückwirkenden Anpassungen und fehlenden Zahlungen vor dem Abschluss verarbeitet wurden. (3) Exportieren Sie die vollständige Mitarbeiterliste aus der Gehaltsabrechnung zum Stand 5. April und frieren Sie diese ein – dies ist Ihre P60-Kandidatenliste. (4) Kennzeichnen Sie jeden Eintrag: Austritt vor dem 5. April → P45 bereits ausgestellt, keine P60; Austritt nach dem 5. April → sowohl P45 als auch P60; aktiver Mitarbeiter → P60; Direktor → P60; Rentner → P60; CIS-Subunternehmer → keine P60. Die gekennzeichnete Liste wird zur Prüfungsgrundlage für Woche 2.
Woche 2 (13.–19. April): Mitarbeiterdaten prüfen und Summen abgleichen
Ergebnisse: (1) Führen Sie die NINO-Formatprüfung für jeden für die P60 markierten Mitarbeiter durch. Kennzeichnen Sie leere, mit TN beginnende und nicht konforme NINOs zur Nachverfolgung. (2) Überprüfen Sie die PAYE-Referenz des Arbeitgebers pro Mitarbeiter – insbesondere in Organisationen mit mehreren Schemata. (3) Ziehen Sie die FPS-Jahreswerte für Gehalt, Steuer und NI heran und vergleichen Sie diese mit den P60-Entwurfszahlen. Kennzeichnen Sie Zeilen, bei denen die Abweichung über die Cent-Rundung hinausgeht. (4) Für Mitarbeiter, deren NI-Kategoriebuchstabe sich im Laufe des Jahres geändert hat – am häufigsten A → C bei Erreichen des staatlichen Rentenalters – bestätigen Sie, dass der P60-Entwurf zwei getrennte NI-Zeilen mit korrekter Aufteilung der Einkommensbänder aufweist. (5) Identifizieren Sie Mitarbeiter mit mehreren gleichzeitigen Beschäftigungsverhältnissen und bestätigen Sie, welcher Arbeitgeber für die Ausstellung welcher P60 verantwortlich ist.
Woche 3 (20.–26. April): Bescheinigungen erstellen und bereitstellen
Ergebnisse: (1) Erstellen Sie P60s aus der Gehaltsabrechnungssoftware anhand der verifizierten Mitarbeiterliste – nicht aus dem Rohregister der Gehaltsabrechnung. (2) Prüfen Sie stichprobenartig 10 % der erstellten Bescheinigungen gegen die letzte Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters für das Jahr. Die Jahreswerte der Gehaltsabrechnung müssen exakt mit den Angaben „Gehalt in diesem Beschäftigungsverhältnis" und „einbehaltene Steuer" auf der P60 übereinstimmen. (3) Wenn das Unternehmen P60s elektronisch über ein Gehaltsportal ausstellt (seit April 2023 ohne Zustimmung des Mitarbeiters zulässig), bestätigen Sie, dass jeder markierte Mitarbeiter Portalzugriff hat und kein Konto inaktiv oder gesperrt ist. (4) Für Mitarbeiter, die Papier-P60s erhalten, bestätigen Sie die aktuelle Postanschrift – die hinterlegte Adresse vom April 2025 könnte zwölf Monate veraltet sein. (5) Bereiten Sie als Duplikat gekennzeichnete Bescheinigungen für Mitarbeiter vor, die eine Neuausstellung aus einem früheren Jahr anfordern.
Woche 4 (27. April–2. Mai): Verteilen und dokumentieren
Liefergegenstände: (1) Verteilen Sie alle P60-Formulare — elektronisch oder in Papierform — bis Ende dieser Woche. Die restlichen Maiwochen dienen als Puffer für Korrekturen und Mitarbeiteranfragen, nicht für die Erstverteilung. (2) Senden Sie eine unternehmensweite E-Mail, in der Sie bestätigen, dass die P60-Formulare ausgestellt wurden, wo Mitarbeiter darauf zugreifen können und an wen sie sich bei Fragen wenden können. (3) Protokollieren Sie die Verteilung: eine einfache Tabellenkalkulation mit Mitarbeitername, Ausstellungsdatum, Methode (Portal/E-Mail/Papier) und etwaigen Anmerkungen (Duplikat, korrigiert). Dieses Protokoll ist der Nachweis der Einhaltung, falls ein Mitarbeiter später behauptet, seine Bescheinigung nie erhalten zu haben. (4) Archivieren Sie das P60-Verteilungsprotokoll und bewahren Sie es zusammen mit den Lohnunterlagen auf — die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für PAYE-Unterlagen beträgt drei Jahre ab Ende des Steuerjahres.
Dieser Zeitplan lagert die Prüfarbeiten vor, da der Erstellungsschritt selbst – ein Klick in der Lohnsoftware – nur Minuten dauert. Die vier Wochen Prüfung vor diesem Klick entscheiden darüber, ob die P60s, die am Ende herauskommen, auf Anhieb richtig sind oder einen Sommer voller Korrekturen nach sich ziehen.
Was nach dem 31. Mai kommt: P11Ds, Korrekturen und die nächste Frist
Die Ausstellung von P60s schließt ein Kapitel des Lohnabschlusszyklus, aber nicht das gesamte Buch. Bis zum 6. Juli – etwa fünf Wochen nach der P60-Frist – müssen Arbeitgeber P11D- und P11D(b)-Formulare beim HMRC einreichen, in denen alle nicht in der Lohnabrechnung erfassten Sachbezüge und Ausgaben des Steuerjahres gemeldet werden. Die Class 1A National Insurance auf diese Bezüge ist bis zum 19. Juli (Postweg) bzw. 22. Juli (elektronisch) fällig. Das P60-Ausstellungsfenster und das P11D-Vorbereitungsfenster überschneiden sich: Während die Lohnabrechnungsabteilung im Mai P60s verteilt, sammelt sie gleichzeitig Daten zu Firmenwagen-Kilometern, privaten Krankenversicherungsprämien und zinslosen Darlehenssalden für die Juli-Meldung der Sachbezüge.
Für jede fehlerhaft ausgestellte P60 – falscher Betrag, vergessener Mitarbeiter, falsche NINO – gibt es je nach Art und Zeitpunkt des Fehlers drei Korrekturwege. Ein einfacher Schreibfehler (falsche NINO, falsch geschriebener Name) erfordert die Ausstellung einer korrigierten Bescheinigung mit dem Vermerk „Duplikat“ und den korrigierten Daten. Ein Lohnabrechnungsdatenfehler (falscher Gehaltsbetrag, weil nie eine korrigierte FPS eingereicht wurde) erfordert zuerst die Einreichung der korrigierten FPS und dann die Neuerstellung der P60 aus den korrigierten Daten. Ein Fehler, der entdeckt wird, nachdem der Mitarbeiter seine Selbstauskunft bereits eingereicht hat, erfordert Koordination: Der Arbeitgeber stellt die korrigierte P60 aus, der Mitarbeiter ändert seine Steuererklärung, und das HMRC gleicht die korrigierten FPS-Daten ab.
Anfragen nach Duplikat-P60s sind ein vorhersehbares Mai-Juni-Volumen: Mitarbeiter verlieren P60s, benötigen sie für Hypothekenanträge oder stellen fest, dass sie die Bescheinigung eines früheren Arbeitgebers verlegt haben. Arbeitgeber müssen auf Anfrage einen Ersatz – mit dem Vermerk „Duplikat“ – ausstellen, und viele Lohnabrechnungsteams unterschätzen den administrativen Aufwand, den dies in den vier Wochen nach dem 31. Mai verursacht. Die Integration der Bearbeitung von Duplikatsanfragen in den Arbeitsablauf nach der Frist, anstatt jede Anfrage als Ad-hoc-Unterbrechung zu behandeln, ist der Unterschied zwischen einem sauberen Juni und einem chaotischen.
FAQ
Was passiert, wenn ich die P60-Frist zum 31. Mai versäume?
Das HMRC verhängt bei verspäteten P60s keine automatischen Strafen wie bei verspäteten PAYE-Zahlungen. Arbeitnehmer, die ihre P60 nicht erhalten, können sich jedoch an das HMRC wenden, das dann den Arbeitgeber zur Einhaltung der Vorschriften auffordern kann. Die praktischen Folgen sind unmittelbarer: Arbeitnehmer können keine Steuererklärungen einreichen, Hypothekenanträge stocken, und eine Flut von Erinnerungs-E-Mails geht ein. Stellen Sie die P60 so schnell wie möglich nach Bekanntwerden der Verzögerung aus und dokumentieren Sie, warum sie verspätet war und wann sie schließlich ausgestellt wurde. Bei wiederholtem Versäumnis – wenn das HMRC ein Muster über mehrere Jahre hinweg erkennt – kann eine Compliance-Prüfung erfolgen.
Kann ich P60s elektronisch statt in Papierform ausstellen?
Ja. Seit April 2023 können Arbeitgeber P60s in elektronischer Form bereitstellen – z. B. als PDF über ein Gehaltsportal oder als E-Mail-Anhang – ohne vorher die ausdrückliche Zustimmung des Arbeitnehmers einholen zu müssen. Die bisherige Anforderung, dass der Arbeitnehmer dem elektronischen Empfang zustimmen muss, wurde aufgehoben. Die elektronische P60 hat die gleiche Rechtsgültigkeit wie eine Papierkopie und muss alle gesetzlich vorgeschriebenen Felder enthalten. Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass der Arbeitnehmer das elektronische Zertifikat einsehen, speichern und ausdrucken kann.
Was ist, wenn ein ehemaliger Arbeitnehmer, der vor dem 5. April ausgeschieden ist, eine P60 anfordert?
Arbeitnehmer, die vor dem 5. April ausgeschieden sind, erhalten von diesem Beschäftigungsverhältnis keine P60 – ihre bei Austritt ausgestellte P45 dient als Jahresnachweis. Ein ehemaliger Arbeitnehmer hat jedoch das Recht, seine Gehaltsdaten anzufordern, und der Arbeitgeber kann ihm als gute Praxis eine Einkommensbescheinigung für den Beschäftigungszeitraum ausstellen. Dies ist keine gesetzliche P60 und sollte auch nicht als solche bezeichnet werden – kennzeichnen Sie sie als „Einkommensbescheinigung für den Zeitraum [Startdatum] bis [Austrittsdatum]“, um Verwechslungen mit HMRC-Unterlagen zu vermeiden.
Unser Unternehmen hat mehrere PAYE-Systeme. Stellen wir für jedes separate P60s aus?
Ja. Jedes PAYE-System ist für das HMRC eine separate Arbeitgebereinheit. Wenn ein Arbeitnehmer in zwei Systemen geführt wird – z. B. weil das Unternehmen getrennte Gehaltsabrechnungen für verschiedene Abteilungen mit unterschiedlichen Systemreferenzen führt –, sollte er von jedem System eine separate P60 erhalten. Gleiches gilt für eine Unternehmensgruppe: Jede Tochtergesellschaft mit eigenem PAYE-System stellt ihren eigenen Arbeitnehmern eigene P60s aus. Die PAYE-Referenz des Arbeitgebers auf jedem Zertifikat gibt an, welches System es ausgestellt hat.
Erhalten CIS-Subunternehmer Lohnsteuerbescheinigungen?
Nein. Subunternehmer im Baugewerbe (CIS) sind keine Angestellten und nicht im PAYE-Lohnabzugssystem erfasst. Ihre Steuerabzüge werden über das separate CIS-Meldesystem abgewickelt – Auftragnehmer ziehen 20 % (bzw. 30 % bei nicht registrierten Subunternehmern) von Zahlungen ab und reichen monatliche CIS-Meldungen beim HMRC ein. Zum Jahresende erhalten Subunternehmer eine CIS-Bescheinigung über die Abzüge, keine P60. Die Aufnahme eines CIS-Subunternehmers in die P60-Liste ist ein häufiger Fehler bei der Lohnbuchhaltungsprüfung, da die Person im Lohnsystem zwar als Zahlungsempfänger, aber nicht als Arbeitnehmer erscheinen kann.
Was tun, wenn ein Mitarbeiter eine Papier-P60 von einem früheren Arbeitgeber mitbringt und ich sie digitalisieren muss?
Wenn ein neuer Mitarbeiter eine Papier-P45 oder P60 eines früheren Arbeitgebers vorlegt, die in die Lohnunterlagen übernommen werden muss, können die Daten mithilfe KI-gestützter Dokumentenverarbeitung in ein strukturiertes Format extrahiert werden. Die relevanten Felder – Gehalt bis dato, Steuern bis dato, Sozialversicherungsnummer (NINO) und PAYE-Referenz des Arbeitgebers – können aus einem Foto oder Scan des Dokuments erfasst werden, ohne manuelle Übertragung. Siehe unsere detaillierte Anleitung zur P60-Datenextraktion für die spaltenweise Einrichtung.
Ich habe nach der Ausstellung von P60 einen Lohnbuchhaltungsfehler entdeckt. Wie korrigiere ich ihn?
Der Korrekturweg hängt davon ab, wann der Fehler entstanden ist. Lag der Fehler in einer einzelnen FPS-Meldung während des Jahres – etwa ein falscher Gehaltsbetrag für einen einzelnen Zeitraum – müssen Sie eine zusätzliche FPS für dieses Steuerjahr mit den korrigierten Jahresbeträgen einreichen. Seit April 2021 akzeptiert HMRC nur noch zusätzliche FPS-Meldungen für Korrekturen; der frühere Mechanismus der Vorjahresaktualisierung (EYU) wird nicht mehr verwendet. Sobald die korrigierte FPS angenommen wurde, generieren Sie die betroffenen P60 aus den korrigierten Lohnunterlagen neu und stellen Sie sie den betreffenden Mitarbeitern mit dem Vermerk „Ersatz“ oder „Korrektur“ aus. Dokumentieren Sie, welche Bescheinigungen korrigiert wurden und warum – diese Aufzeichnungen sind unerlässlich, falls HMRC später die Abweichung hinterfragt.
Der Unterschied zwischen der Ausstellung von P60s am 28. Mai mit drei ausstehenden Korrekturen und der Ausstellung am 2. Mai, wenn jeder Betrag gegen die FPS-Summen geprüft wurde, sind vier Wochen Prüfungsarbeit, die in den April vorgezogen wurden. Der oben dargestellte Vier-Wochen-Zeitplan ist das Gerüst – der Extraktionsschritt, der aus einem manuellen Transkriptionsmarathon eine Tabellenkalkulationsprüfung macht, ist der Motor.
P60-Datenprüfung startenKeine Anmeldung zum Testen erforderlich. Sichere Verarbeitung mit automatischer Dateilöschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.