P60-Frist 31. Mai
Was die Lohnbuchhaltung vor dem Stichtag prüfen muss
Die P60-Panik beginnt nicht am 28. Mai. Sie beginnt am 6. April – dem Tag, an dem das Steuerjahr endet und die Acht-Wochen-Uhr bis zur gesetzlichen Frist zu ticken anfängt. Der eigentliche Engpass ist aber nicht die Zeit, die die Lohnsoftware braucht, um aus einem sauberen Datensatz 150 Bescheinigungen zu erstellen. Es ist die Prüfung der Mitarbeiterliste, die NINO-Überprüfung, der FPS-Abgleich und die Bearbeitung von Sonderfällen – Ausgeschiedene am 4. April vs. 8. April, vierteljährlich bezahlte Geschäftsführer, Mitarbeiter mit zwei NI-Beitragsgruppen – die vor dem Klick auf „Erstellen“ hätte erledigt sein müssen. In Firmen, die diese Prüfung auf Mitte Mai verschieben, werden die letzten zwei Wochen des Monats zu einem Sprint aus Korrekturen, doppelten Ausstellungen und nächtlichen Quervergleichen – den ein einziger Vormittag Prüfarbeit im April verhindert hätte.
Wichtigste Erkenntnisse
- Der 31. Mai ist nicht Ihre eigentliche Frist – es ist das Datum, bis zu dem jede Bescheinigung der Prüfung durch den Mitarbeiter standhalten muss, denn eine falsche NINO auf einem P60 verankert den Fehler im Steuerkonto der Person, bis eine Ersatzbescheinigung ausgestellt wird.
- Ihre Lohnliste vom 6. April ist nicht die P60-Verteilerliste – ein am 4. April Ausgeschiedener erhält keine Bescheinigung, ein am 8. April Ausgeschiedener benötigt eine, und die Lohnsoftware kann diese Unterscheidung ohne manuelle Prüfung nicht treffen.
- Ein Nachmittag für ein NINO-Format-Check über die Mitarbeiterliste in Woche 2 des Aprils fängt jede fehlerhafte Sozialversicherungsnummer ab, bevor sie auf einer Bescheinigung landet und einen Sommer voller Doppelausstellungen auslöst.
Die Deadline-Uhr: Was das Gesetz verlangt und warum acht Wochen kürzer sind, als sie aussehen
Die Verpflichtung ist klar und unnachgiebig. Gemäß Regulation 67 der Income Tax (Pay As You Earn) Regulations 2003 (SI 2003/2682) muss jeder Arbeitgeber jedem Arbeitnehmer, der am 5. April auf der Gehaltsliste stand, spätestens bis zum 31. Mai eine Bescheinigung — das Formular P60 — ausstellen. Die Bescheinigung muss alle gesetzlich vorgeschriebenen Felder gemäß der jährlichen RD1-Spezifikation des HMRC für Ersatz-P60-Formulare enthalten, einschließlich der Gehalts- und Steuerbeträge, aufgeteilt nach "diesem Beschäftigungsverhältnis" und "Jahresgesamtbetrag", der nach Buchstabenkategorie und Verdienstgrenze aufgeschlüsselten Sozialversicherungsbeiträge sowie etwaiger gesetzlicher Zahlungen.
Die Frist ist nicht "versuchen Sie, es bis Ende Mai zu schaffen." Sie lautet "vor dem 1. Juni." Eine am 1. Juni ausgestellte P60 ist verspätet. Die praktische Konsequenz für den Arbeitgeber ist keine feste Geldstrafe — das HMRC verhängt keine automatische Strafe für eine verspätete P60, wie es bei einer verspäteten PAYE-Zahlung der Fall ist —, aber sie löst eine Kette von Folgeproblemen aus. Arbeitnehmer, die ihre P60 nicht erhalten, können ihre Steuererklärung nicht mit genauen Zahlen ausfüllen. Arbeitnehmer, die einen Hypotheken- oder einkommensabhängigen Leistungsantrag stellen, sehen ihren Antrag ins Stocken geraten. Die kumulierten Kosten für die Bearbeitung von Nachfrage-E-Mails von 150 Mitarbeitern und die Neuausstellung von Bescheinigungen im gesamten Juni machen jede Zeit zunichte, die die Lohnbuchhaltung durch das Aufschieben der Arbeit zu sparen glaubte.
Acht Wochen — vom 6. April bis zum 31. Mai — klingen großzügig. Sind sie nicht. Die ersten zwei Wochen werden durch die endgültige FPS-Einreichungsfrist am 19. April und die damit verbundenen Lohnabschlussverfahren verbraucht. Die letzten zwei Wochen werden durch die Verteilungslogistik und Mitarbeiteranfragen verbraucht. Bleiben etwa vier Arbeitswochen Ende April und Anfang Mai für die eigentliche Prüfungs- und Verifizierungsarbeit. Die folgende Checkliste ist auf dieses Vier-Wochen-Fenster ausgerichtet — und jeder Punkt darauf ist etwas, das, wenn es übersprungen wird, im Juni als Korrekturanforderung auftauchen wird.
Wen Sie überprüfen müssen, nicht nur, für wen Sie generieren müssen: Ein am 5. April auf der Gehaltsliste stehender Arbeitnehmer erhält eine P60 — einschließlich jemandem, der am 1. April angefangen hat, einem vierteljährlich bezahlten Geschäftsführer und einem am 8. April ausgeschiedenen Arbeitnehmer. Ein Arbeitnehmer, der am 4. April ausgeschieden ist, erhält eine P45, keine P60 — und die Ausstellung einer P60 an einen Ausgeschiedenen verursacht Verwirrung beim HMRC und beim neuen Arbeitgeber des Arbeitnehmers. Die Liste der Arbeitnehmer in Ihrer Lohnsoftware vom 6. April ist nicht automatisch die korrekte P60-Verteilerliste — sie benötigt eine Prüfungsdurchsicht.
Wer eine P60 bekommt – und wer nicht: Die Mitarbeiterlisten-Prüfung
Der gesetzliche Test ist binär: War die Person am 5. April auf der Gehaltsliste? Aber eine Gehaltsliste vom 6. April enthält Personen, die nicht auf der P60-Liste stehen sollten, und es fehlen Personen, deren Status eine zweite Prüfung erfordert. Die Prüfung bedeutet, die Mitarbeiterliste durchzugehen und jeden Eintrag mit einer P60-Entscheidung und den dazugehörigen Belegen zu versehen.
| Mitarbeiterszenario | P60 erforderlich? | Begründung |
|---|---|---|
| Durchgehend das ganze Jahr beschäftigt, noch am 5. April auf der Gehaltsliste | Ja | Eindeutige gesetzliche Berechtigung |
| Austritt am 4. April | Nein – nur P45 | Nicht am 5. April auf der Gehaltsliste. P45 beim Austritt deckt den Zeitraum bis zum Austrittsdatum ab |
| Austritt am 8. April | Ja | War am 5. April auf der Gehaltsliste. P60 deckt das ganze Jahr; P45 wird auch für den April-Restzeitraum ausgestellt |
| Beginn am 1. April, noch am 5. April beschäftigt | Ja | Selbst ein Tag auf der Gehaltsliste am 5. April löst die P60-Pflicht aus |
| Geschäftsführer mit vierteljährlicher Zahlung, letzte Zahlung im März, noch am 5. April Geschäftsführer | Ja | Beschäftigungsverhältnis besteht am 5. April unabhängig von der Zahlungshäufigkeit |
| Mitarbeiter in längerer unbezahlter Freistellung, noch vertraglich am 5. April beschäftigt | Ja | Beschäftigung nicht beendet; P60 kann für einen Teil des Jahres Nullvergütung ausweisen |
| CIS-Subunternehmer mit Bruttozahlung und Abzügen | Nein | CIS-Abzüge werden separat über CIS-Meldungen gemeldet, nicht über PAYE. Subunternehmer erhalten CIS-Abrechnungen, keine P60s |
| Wiedereingestellter Mitarbeiter – Austritt im September, Wiedereinstellung im März, am 5. April auf der Gehaltsliste | Ja | P60 deckt nur den Zeitraum ab Wiedereinstellungsdatum bis Jahresende. Der ursprüngliche Beschäftigungszeitraum wurde durch die beim Austritt im September ausgestellte P45 abgedeckt |
| Rentner, der Betriebsrente über die Gehaltsabrechnung erhält | Ja | Rente wird für PAYE-Zwecke als Arbeitseinkommen behandelt; P60 wird vom Pensionskassenverwalter ausgestellt |
Die häufigste Fehlerquelle bei P60-Listen sind Ausgeschiedene, die in der ersten Aprilwoche gegangen sind. Die Gehaltsabrechnungssoftware zeigt sie noch als aktiv im März-Abrechnungszeitraum an – ihr Austrittsdatum im April liegt im System als zukünftige Änderung vor, die möglicherweise vor dem P60-Erstellungslauf noch nicht verarbeitet wurde. Wenn das Team P60s durch Auswahl "aller Mitarbeiter" erstellt, ohne zuvor eine Austrittsdatum-Prüfung durchzuführen, erhalten Ausgeschiedene vom 6.–8. April unnötige P60s zusätzlich zu den bereits erhaltenen P45s. Die Korrektur umfasst die Ausstellung einer überarbeiteten P60 mit dem Vermerk "Duplikat" und einen manuellen Hinweis an den Mitarbeiter – vermeidbar durch einen 10-minütigen Datumsbereichs-Filter vor der Erstellung.
Überprüfung von NI-Nummern, PAYE-Referenzen und Mitarbeiterdaten vor der Erstellung
Sobald eine P60 mit einer falschen National Insurance-Nummer Ihr Büro verlässt, ist der Fehler im Steuerdatensatz des Mitarbeiters festgeschrieben, bis eine Korrektur ausgestellt wird – und der Korrekturprozess ist kein einfaches "Neuausdrucken mit der richtigen Nummer". Im Rahmen von RTI ist die NI-Nummer der primäre Schlüssel, der jede FPS-Übermittlung mit dem HMRC-Konto der Person verknüpft. Eine P60 mit einer falschen NINO führt zu einer Diskrepanz, die von den HMRC-Systemen möglicherweise erst Monate später erkannt wird, wenn der Mitarbeiter eine Selbstveranlagung einreicht und die Zahlen in der Erklärung nicht mit den vom Arbeitgeber gemeldeten Daten übereinstimmen.
Der Überprüfungslauf vor der Erstellung prüft drei Datenkategorien – und zwei davon können von der Lohnsoftware allein nicht erfasst werden, da die Software davon ausgeht, dass ihre eigenen Aufzeichnungen korrekt sind.
NINO-Format und Eigentümerschaft
Eine gültige NINO besteht aus neun Zeichen: zwei Buchstaben, sechs Ziffern, ein Suffix-Buchstabe (A, B, C oder D). Häufige Fehler sind eine vertauschte Ziffer (QQ 12 34 56 C wird zu QQ 12 43 56 C), ein bei einer Datenmigration verlorener Suffix-Buchstabe und eine temporäre Referenznummer (TN-Präfix gefolgt von einem Datum), die nie aktualisiert wurde, als die permanente NINO eintraf. Führen Sie eine Formatprüfung für jede NINO in der Mitarbeiterliste durch – wenn Ihre Lohnsoftware einen Bulk-Export hat, markiert eine einzige Excel-Formel nicht konforme Einträge: =UND(LÄNGE(A2)=9;ISTZAHL(TEIL(A2;3;6));ODER(RECHTS(A2;1)={"A";"B";"C";"D"})). Mitarbeiter, deren NINO mit TN beginnt oder leer ist, benötigen vor der P60-Erstellung eine Nachverfolgung.
PAYE-Referenzintegrität
Die PAYE-Referenz des Arbeitgebers erscheint auf jeder P60 und folgt dem Format drei Ziffern, Schrägstrich, bis zu zehn alphanumerische Zeichen (z. B. 123/AB45678). Der dreistellige Präfix ist die HMRC-Steueramtsnummer, die dem Arbeitgeberplan zugewiesen ist. Wenn Ihre Organisation mehrere PAYE-Pläne betreibt – eine gängige Konstellation bei Gruppen mit Tochtergesellschaften oder getrennten Lohnabrechnungen für verschiedene Standorte – stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter vor der P60-Erstellung dem korrekten Plan zugeordnet ist. Ein Mitarbeiter unter PAYE-Plan 123/AB45678, der in den P60-Batch für Plan 456/CD12345 aufgenommen wird, erzeugt ein Zertifikat, das mit keinem HMRC-Datensatz übereinstimmt.
Aktualität von Mitarbeitername und -adresse
Eine Namensänderung, die im HR-System aktualisiert, aber nicht mit der Lohnabrechnung synchronisiert wurde – eine häufige Lücke in Firmen, in denen HR und Lohnabrechnung separate Plattformen sind – führt zu einer P60 mit dem früheren Namen des Mitarbeiters. Obwohl HMRC primär über die NINO abgleicht, sorgt die Namensdiskrepanz für Verwirrung beim Mitarbeiter und untergräbt die Nützlichkeit des Zertifikats als Einkommensnachweis für Dritte (Hypothekengeber, Vermieter). Gleichen Sie den Mitarbeiternamen in der Lohnabrechnung mit dem HR-System ab oder bestätigen Sie ihn direkt mit den Mitarbeitern während der April-Lohnabschlusskommunikation. Adressen sind für den HMRC-Abgleich weniger kritisch, aber für den Papier-P60-Versand wichtig.
Keine dieser Prüfungen erfordert Zugriff auf HMRC-Systeme. Es sind interne Datenintegritätsvalidierungen, die einen Nachmittag dauern und die Fehler aufdecken, die, einmal auf einer P60 gedruckt und einem Mitarbeiter ausgehändigt, zu einem sechswöchigen Korrekturprozess mit doppelten Zertifikaten und Erläuterungsschreiben führen.
Abgleich der P60-Werte mit den endgültigen FPS-Meldungen
Die auf einer P60 ausgewiesenen Beträge stammen nicht aus einer separaten Jahresendberechnung. Sie sind die Summe derselben Daten, die HMRC über jede während des Steuerjahres eingereichte Full Payment Submission (FPS) gemeldet wurden. Im Rahmen des Real Time Information (RTI)-Systems – seit April 2013 verpflichtend – erzeugt jeder Lohnlauf eine FPS, die für diesen Zeitraum das Gehalt, die Steuer, die Sozialversicherungsbeiträge und die gesetzlichen Zahlungen jedes Arbeitnehmers meldet. Die letzte FPS des Steuerjahres, gekennzeichnet mit einem Jahresendindikator, teilt HMRC mit, dass keine weiteren Meldungen mehr folgen. Die P60 ist die arbeitnehmerbezogene Zusammenfassung dessen, was die zwölf (oder zweiundfünfzig) FPS-Meldungen gemeldet haben.
Der Abgleich des P60-Entwurfs mit den FPS-Summen ist daher kein „nice-to-have“-Prüfschritt. Es ist die einzige Möglichkeit, Unstimmigkeiten zu erkennen, bevor die Bescheinigung den Arbeitnehmer erreicht. Die drei Werte, die am häufigsten zu Abweichungen führen – und bei denen eine Diskrepanz zwischen der P60 und dem HMRC-Datensatz des Arbeitnehmers eine formelle Prüfung auslöst – sind:
| Wert | Quelle in den FPS-Daten | Häufige Fehlerursache beim Abgleich | Lösung |
|---|---|---|---|
| Bezahlung in diesem Beschäftigungsverhältnis | Summe aller FPS-Felder „steuerpflichtiges Entgelt“ für das Steuerjahr, nur dieser Arbeitgeber | Unterjährige Korrektur, die über eine zusätzliche FPS eingereicht, in der Lohnabrechnung berücksichtigt, aber im P60-Erstellungsmodul nicht abgebildet wurde | Neuerstellung der P60 aus den korrigierten Lohnabrechnungsdaten erzwingen oder manuelle korrigierte P60 ausstellen |
| Einbehaltene Steuer | Summe aller FPS-Felder „einbehaltene Steuer“ | Eine nach dem Dezember-Lohnlauf angewandte Steuerklassenänderung wurde in der Lohnabrechnung rückwirkend berücksichtigt, die entsprechende FPS jedoch nicht neu eingereicht; die P60 zeigt den korrigierten kumulierten Wert, HMRC hat den unkorrigierten | Zusätzliche FPS für den betroffenen Zeitraum einreichen, dann P60 neu erstellen |
| SV-Beitragsgruppenbuchstabe | Wird pro Zeitraum in jeder FPS gemeldet | Arbeitnehmer erreichte unterjährig das Rentenalter – SV-Buchstabe wechselte von A auf C. P60 zeigt beide Buchstaben in separaten Zeilen, aber die FPS hat möglicherweise nur den endgültigen Buchstaben erfasst, wenn die Änderung verspätet angewandt wurde | SV-Tabellenbuchstabe anhand des Geburtsdatums des Arbeitnehmers überprüfen. Wurde die unterjährige Änderung in der Lohnabrechnung versäumt, ist eine Earlier Year Update (EYU) – jetzt eine zusätzliche FPS – erforderlich |
Die praktische Methode: Exportieren Sie die P60-Entwurfsdaten in eine Tabelle, ziehen Sie die Jahresgesamtsummen aus der endgültigen FPS-Datei oder dem Lohnabrechnungsbericht und führen Sie einen spaltenweisen Abweichungscheck durch. Jede Zeile, in der die Lohn- oder Steuerabweichungen die Rundungstoleranz (einige Pence) überschreiten, rechtfertigt eine Untersuchung. Für Lohnabrechnungsteams, die dies manuell erledigen – P60-Werte aus gedruckten Bescheinigungen in eine Abgleichstabelle übertragen – wird die Prüfung selbst zum zeitlichen Engpass. Ein mittelständisches Unternehmen mit 150 Mitarbeitern und ohne automatisierte Datenextraktion aus P60-PDFs in Excel verbringt die Abgleichsphase mit dem Abtippen von Zahlen, anstatt Abweichungen zu analysieren. Siehe unseren Leitfaden zum Extrahieren von UK-P60-Daten in Excel für den Lohnabrechnungsabgleich für den spaltenweisen Workflow, der den Übertragungsschritt in eine strukturierte Datenpipeline verwandelt. Für Lohnabrechnungsbüros und Firmen mit mehreren Arbeitgebern, die dieselbe Prüfung gleichzeitig für mehrere Mandanten-Lohnabrechnungen durchführen, behandelt unsere Batch-Prüfmethodik den parallelisierten Abgleichsworkflow, der Dutzende von PAYE-Systemen in einem einzigen Verarbeitungsdurchlauf handhabt.
P60 aus mehreren Quellen: Wenn Arbeitnehmer Bescheinigungen von mehr als einem Arbeitgeber haben
Ein Arbeitnehmer, der im Steuerjahr zwei gleichzeitige Beschäftigungen hatte – üblich in Gastgewerbe, Einzelhandel und Bildung – erhält von jedem Arbeitgeber eine separate P60. Die Bescheinigungen sind unabhängig: Jede deckt nur den Lohn und die Steuer für dieses spezifische Beschäftigungsverhältnis ab. Der Arbeitnehmer, nicht der Arbeitgeber, ist dafür verantwortlich, die Zahlen bei der Abgabe einer Selbstveranlagung oder beim Nachweis des Gesamteinkommens zusammenzuführen.
Für den Arbeitgeber ergeben sich daraus zwei betriebliche Aspekte im Vorbereitungszeitraum der P60. Erstens muss die Angabe zum vorherigen Beschäftigungsverhältnis auf der P60 – „Lohn aus früheren Beschäftigungen“ – die korrekte kumulierte Position zum Zeitpunkt des Eintritts des Arbeitnehmers widerspiegeln. Wenn der Arbeitnehmer im Laufe des Jahres begonnen hat und die Lohnbuchhaltung bei der Einstellung einen falschen P45-Wert eingegeben hat, sind die Spalten „Gesamtlohn für das Jahr“ und „Gesamtsteuer für das Jahr“ auf der P60 – die frühere und aktuelle Beschäftigungen summieren – falsch. Die Spalte „Lohn in dieser Beschäftigung“ auf der P60 bleibt korrekt, aber der Arbeitnehmer verwendet die Gesamtjahreszahlen für seine Steuererklärung, und eine Abweichung zwischen dem P60-Gesamtbetrag und den von HMRC erfassten kombinierten Einkünften führt zu einer Nachfrage.
Zweitens: Wenn Ihr Unternehmen im Laufe des Jahres ein anderes Unternehmen übernimmt und dessen Arbeitnehmer im Rahmen von TUPE – der Betriebsübergangsverordnung – übernimmt, sollten diese Arbeitnehmer eine einzige P60 für das gesamte Steuerjahr vom neuen Arbeitgeber erhalten, nicht zwei separate P60s vom alten und neuen Unternehmen. Der neue Arbeitgeber übernimmt die PAYE-Verpflichtungen für das gesamte Jahr. Wenn die Lohnsoftware nicht so konfiguriert ist, dass die Jahresbeträge der übernommenen Arbeitnehmer vor der P60-Erstellung in das neue PAYE-Schema übernommen werden, zeigen die Bescheinigungen nur die Vergütung nach der Übernahme – und den Arbeitnehmern fehlen auf ihrer P60 mehrere Monatsverdienste.
Übergänge bei Dachgesellschaften: Ein Arbeitnehmer, der im Laufe des Jahres von einer Dachgesellschaft zu einer anderen wechselte – üblich im Auftragnehmersektor – erhält zwei separate P60s von zwei verschiedenen Arbeitgebern. Dies ist korrekt. Anders als im TUPE-Szenario hat sich der Arbeitgeber nicht durch Rechtsübergang geändert; der Arbeitnehmer hat ein Beschäftigungsverhältnis beendet und ein neues begonnen. Beide Dachgesellschaften müssen P60s für ihre jeweiligen Beschäftigungszeiträume ausstellen.
Der 4-Wochen-Vorbereitungszeitplan: Vom 6. April bis zum 2. Mai
Dieser Zeitplan geht von einer mittelgroßen Lohnabrechnung aus – 50 bis 500 Mitarbeiter –, die auf Sage, Xero, BrightPay, IRIS, QuickBooks oder einer vergleichbaren Plattform läuft. Die Prüfarbeiten werden in den April vorgezogen, der Mai bleibt für die Erstellung und Verteilung reserviert. Ziel ist es nicht, früh fertig zu sein und zu warten; Ziel ist es, genügend Puffer zu haben, um eine Korrektur – eine falsche NINO, einen vergessenen Austritt, einen falschen FPS-Wert – beheben zu können, ohne dass der Kalender das Tempo vorgibt.
Woche 1 (6.–12. April): Steuerjahr abschließen und Mitarbeiterliste einfrieren
Liefergegenstände: (1) Letzte FPS für das Steuerjahr 2025/26 spätestens bis 19. April mit Jahresendkennzeichen einreichen. (2) Letzte Lohnabrechnung des Steuerjahrs durchführen und sicherstellen, dass alle Korrekturen, rückwirkenden Anpassungen und fehlenden Zahlungen vor Abschluss verarbeitet sind. (3) Vollständige Mitarbeiterliste aus der Lohnabrechnung zum 5. April exportieren und einfrieren – dies ist Ihre P60-Kandidatenliste. (4) Jeden Eintrag kennzeichnen: Austritt vor dem 5. April → P45 bereits ausgestellt, keine P60; Austritt nach dem 5. April → sowohl P45 als auch P60; aktiver Mitarbeiter → P60; Geschäftsführer → P60; Rentner → P60; CIS-Subunternehmer → keine P60. Die gekennzeichnete Liste dient als Prüfgrundlage für Woche 2.
Woche 2 (13.–19. April): Mitarbeiterdaten prüfen und Summen abstimmen
Liefergegenstände: (1) NINO-Formatprüfung für jeden für die P60 vorgemerkten Mitarbeiter durchführen. Leere, mit TN beginnende und nicht konforme NINOs zur Nachverfolgung markieren. (2) PAYE-Referenz des Arbeitgebers pro Mitarbeiter überprüfen – besonders in Organisationen mit mehreren Abrechnungskreisen. (3) FPS-Jahresgesamtsummen für Gehalt, Steuer und NI abrufen und mit den P60-Entwurfswerten vergleichen. Zeilen mit Abweichungen über Cent-Rundungsdifferenzen hinaus markieren. (4) Bei Mitarbeitern mit unterjährig geändertem NI-Kategoriebuchstaben – am häufigsten A → C bei Erreichen des Rentenalters – bestätigen, dass der P60-Entwurf zwei separate NI-Zeilen mit korrekten Verdienstband-Aufteilungen aufweist. (5) Mitarbeiter mit mehreren gleichzeitigen Beschäftigungsverhältnissen identifizieren und klären, welcher Arbeitgeber für die Ausstellung welcher P60 zuständig ist.
Woche 3 (20.–26. April): Bescheinigungen erstellen und bereitstellen
Liefergegenstände: (1) P60s aus der Lohnsoftware auf Basis der geprüften Mitarbeiterliste erstellen – nicht aus dem Rohdatenregister. (2) Stichprobenartig 10 % der erstellten Bescheinigungen mit der letzten Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters für das Jahr abgleichen. Die Jahresendwerte der Abrechnung müssen exakt mit den Werten für „Gehalt in dieser Beschäftigung“ und „einbehaltene Steuer“ auf der P60 übereinstimmen. (3) Falls das Unternehmen P60s elektronisch über ein Lohnportal ausstellt (seit April 2023 ohne Zustimmung des Mitarbeiters zulässig), bestätigen, dass jeder gekennzeichnete Mitarbeiter Portalzugang hat und kein Konto inaktiv oder gesperrt ist. (4) Bei Mitarbeitern, die Papier-P60s erhalten, aktuelle Postanschriften bestätigen – die hinterlegte Adresse vom April 2025 könnte zwölf Monate veraltet sein. (5) Für Mitarbeiter, die eine Neuausstellung aus einem Vorjahr beantragen, mit „Duplikat“ gekennzeichnete Bescheinigungen vorbereiten.
Woche 4 (27. April – 2. Mai): Verteilen und dokumentieren
Liefergegenstände: (1) Verteilen Sie alle P60-Formulare – elektronisch oder in Papierform – bis Ende dieser Woche. Die restlichen Maiwochen dienen als Puffer für Korrekturen und Mitarbeiteranfragen, nicht für die Erstverteilung. (2) Senden Sie eine unternehmensweite E-Mail, die bestätigt, dass die P60-Formulare ausgestellt wurden, wo Mitarbeiter darauf zugreifen können und an wen sie sich bei Fragen wenden können. (3) Protokollieren Sie die Verteilung: eine einfache Tabelle mit Mitarbeitername, Ausstellungsdatum, Methode (Portal/E-Mail/Papier) und etwaigen Anmerkungen (Duplikat, korrigiert). Dieses Protokoll dient als Nachweis der Einhaltung, falls ein Mitarbeiter später behauptet, sein Zertifikat nie erhalten zu haben. (4) Archivieren Sie das P60-Verteilungsprotokoll und bewahren Sie es zusammen mit den Gehaltsabrechnungsunterlagen auf – die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für PAYE-Unterlagen beträgt drei Jahre ab Ende des Steuerjahres.
Dieser Zeitplan lagert die Prüfarbeiten vor, da der Erstellungsschritt selbst – ein Klick in der Lohnsoftware – nur Minuten dauert. Die vier Wochen Prüfung vor diesem Klick entscheiden darüber, ob die P60s, die am Ende herauskommen, auf Anhieb richtig sind oder einen Sommer voller Korrekturen nach sich ziehen.
Was nach dem 31. Mai kommt: P11Ds, Korrekturen und die nächste Frist
Die Ausstellung von P60s schließt ein Kapitel des Lohnabschlusszyklus, aber nicht das gesamte Buch. Bis zum 6. Juli – etwa fünf Wochen nach der P60-Frist – müssen Arbeitgeber P11D- und P11D(b)-Formulare beim HMRC einreichen, in denen alle nicht in der Lohnabrechnung erfassten Sachbezüge und Ausgaben des Steuerjahres gemeldet werden. Die Class 1A National Insurance auf diese Bezüge ist bis zum 19. Juli (Postweg) bzw. 22. Juli (elektronisch) fällig. Das P60-Ausstellungsfenster und das P11D-Vorbereitungsfenster überschneiden sich: Während die Lohnabrechnungsabteilung im Mai P60s verteilt, sammelt sie gleichzeitig Daten zu Firmenwagen-Kilometern, privaten Krankenversicherungsprämien und zinslosen Darlehenssalden für die Juli-Meldung der Sachbezüge.
Für jede fehlerhaft ausgestellte P60 – falscher Betrag, vergessener Mitarbeiter, falsche NINO – gibt es je nach Art und Zeitpunkt des Fehlers drei Korrekturwege. Ein einfacher Schreibfehler (falsche NINO, falsch geschriebener Name) erfordert die Ausstellung einer korrigierten Bescheinigung mit dem Vermerk „Duplikat“ und den korrigierten Daten. Ein Lohnabrechnungsdatenfehler (falscher Gehaltsbetrag, weil nie eine korrigierte FPS eingereicht wurde) erfordert zuerst die Einreichung der korrigierten FPS und dann die Neuerstellung der P60 aus den korrigierten Daten. Ein Fehler, der entdeckt wird, nachdem der Mitarbeiter seine Selbstauskunft bereits eingereicht hat, erfordert Koordination: Der Arbeitgeber stellt die korrigierte P60 aus, der Mitarbeiter ändert seine Steuererklärung, und das HMRC gleicht die korrigierten FPS-Daten ab.
Anfragen nach Duplikat-P60s sind ein vorhersehbares Mai-Juni-Volumen: Mitarbeiter verlieren P60s, benötigen sie für Hypothekenanträge oder stellen fest, dass sie die Bescheinigung eines früheren Arbeitgebers verlegt haben. Arbeitgeber müssen auf Anfrage einen Ersatz – mit dem Vermerk „Duplikat“ – ausstellen, und viele Lohnabrechnungsteams unterschätzen den administrativen Aufwand, den dies in den vier Wochen nach dem 31. Mai verursacht. Die Integration der Bearbeitung von Duplikatsanfragen in den Arbeitsablauf nach der Frist, anstatt jede Anfrage als Ad-hoc-Unterbrechung zu behandeln, ist der Unterschied zwischen einem sauberen Juni und einem chaotischen.
FAQ
Was passiert, wenn ich die P60-Frist zum 31. Mai versäume?
Das HMRC verhängt bei verspäteten P60s keine automatischen Strafen wie bei verspäteten PAYE-Zahlungen. Arbeitnehmer, die ihre P60 nicht erhalten, können sich jedoch an das HMRC wenden, das dann den Arbeitgeber zur Einhaltung der Vorschriften auffordern kann. Die praktischen Folgen sind unmittelbarer: Arbeitnehmer können keine Steuererklärungen einreichen, Hypothekenanträge stocken, und eine Flut von Erinnerungs-E-Mails geht ein. Stellen Sie die P60 so schnell wie möglich nach Bekanntwerden der Verzögerung aus und dokumentieren Sie, warum sie verspätet war und wann sie schließlich ausgestellt wurde. Bei wiederholtem Versäumnis – wenn das HMRC ein Muster über mehrere Jahre hinweg erkennt – kann eine Compliance-Prüfung erfolgen.
Kann ich P60s elektronisch statt in Papierform ausstellen?
Ja. Seit April 2023 können Arbeitgeber P60s in elektronischer Form bereitstellen – z. B. als PDF über ein Gehaltsportal oder als E-Mail-Anhang – ohne vorher die ausdrückliche Zustimmung des Arbeitnehmers einholen zu müssen. Die bisherige Anforderung, dass der Arbeitnehmer dem elektronischen Empfang zustimmen muss, wurde aufgehoben. Die elektronische P60 hat die gleiche Rechtsgültigkeit wie eine Papierkopie und muss alle gesetzlich vorgeschriebenen Felder enthalten. Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass der Arbeitnehmer das elektronische Zertifikat einsehen, speichern und ausdrucken kann.
Was ist, wenn ein ehemaliger Arbeitnehmer, der vor dem 5. April ausgeschieden ist, eine P60 anfordert?
Arbeitnehmer, die vor dem 5. April ausgeschieden sind, erhalten von diesem Beschäftigungsverhältnis keine P60 – ihre bei Austritt ausgestellte P45 dient als Jahresnachweis. Ein ehemaliger Arbeitnehmer hat jedoch das Recht, seine Gehaltsdaten anzufordern, und der Arbeitgeber kann ihm als gute Praxis eine Einkommensbescheinigung für den Beschäftigungszeitraum ausstellen. Dies ist keine gesetzliche P60 und sollte auch nicht als solche bezeichnet werden – kennzeichnen Sie sie als „Einkommensbescheinigung für den Zeitraum [Startdatum] bis [Austrittsdatum]“, um Verwechslungen mit HMRC-Unterlagen zu vermeiden.
Unser Unternehmen hat mehrere PAYE-Systeme. Stellen wir für jedes separate P60s aus?
Ja. Jedes PAYE-System ist für das HMRC eine separate Arbeitgebereinheit. Wenn ein Arbeitnehmer in zwei Systemen geführt wird – z. B. weil das Unternehmen getrennte Gehaltsabrechnungen für verschiedene Abteilungen mit unterschiedlichen Systemreferenzen führt –, sollte er von jedem System eine separate P60 erhalten. Gleiches gilt für eine Unternehmensgruppe: Jede Tochtergesellschaft mit eigenem PAYE-System stellt ihren eigenen Arbeitnehmern eigene P60s aus. Die PAYE-Referenz des Arbeitgebers auf jedem Zertifikat gibt an, welches System es ausgestellt hat.
Erhalten CIS-Subunternehmer Lohnsteuerbescheinigungen (P60)?
Nein. Subunternehmer im Baugewerbe (CIS) sind keine Angestellten und nicht im PAYE-Lohnabzugssystem erfasst. Ihre Steuerabzüge werden über das separate CIS-Meldesystem abgewickelt – Auftragnehmer ziehen 20 % (bzw. 30 % bei nicht registrierten Subunternehmern) von Zahlungen ab und reichen monatliche CIS-Meldungen beim HMRC ein. Zum Jahresende erhalten Subunternehmer eine CIS-Bescheinigung über die Abzüge, keine P60. Die Aufnahme eines CIS-Subunternehmers in die P60-Liste ist ein häufiger Fehler bei der Lohnbuchhaltungsprüfung, da die Person im Lohnsystem zwar als Zahlungsempfänger, aber nicht als Arbeitnehmer erscheinen kann.
Was tun, wenn ein Mitarbeiter eine Papier-P60 von einem früheren Arbeitgeber mitbringt und ich sie digitalisieren muss?
Wenn ein neuer Mitarbeiter eine Papier-P45 oder P60 eines früheren Arbeitgebers vorlegt, die in die Lohnunterlagen übernommen werden muss, können die Daten mithilfe KI-gestützter Dokumentenverarbeitung in ein strukturiertes Format extrahiert werden. Die relevanten Felder – Gehalt bis dato, Steuern bis dato, Sozialversicherungsnummer (NINO) und PAYE-Referenz des Arbeitgebers – können aus einem Foto oder Scan des Dokuments erfasst werden, ohne manuelle Übertragung. Siehe unsere detaillierte Anleitung zur P60-Datenextraktion für die spaltenweise Einrichtung.
Ich habe nach der Ausstellung von P60 einen Lohnbuchhaltungsfehler entdeckt. Wie korrigiere ich ihn?
Der Korrekturweg hängt davon ab, wann der Fehler entstanden ist. Lag der Fehler in einer einzelnen FPS-Meldung während des Jahres – etwa ein falscher Gehaltsbetrag für einen einzelnen Zeitraum – müssen Sie eine zusätzliche FPS für dieses Steuerjahr mit den korrigierten Jahresbeträgen einreichen. Seit April 2021 akzeptiert HMRC nur noch zusätzliche FPS-Meldungen für Korrekturen; der frühere Mechanismus der Vorjahresaktualisierung (EYU) wird nicht mehr verwendet. Sobald die korrigierte FPS angenommen wurde, generieren Sie die betroffenen P60 aus den korrigierten Lohnunterlagen neu und stellen Sie sie den betreffenden Mitarbeitern mit dem Vermerk „Ersatz“ oder „Korrektur“ aus. Dokumentieren Sie, welche Bescheinigungen korrigiert wurden und warum – diese Aufzeichnungen sind unerlässlich, falls HMRC später die Abweichung hinterfragt.
Der Unterschied zwischen der Ausstellung von P60s am 28. Mai mit drei ausstehenden Korrekturen und der Ausstellung am 2. Mai, wenn jeder Betrag gegen die FPS-Summen geprüft wurde, sind vier Wochen Prüfungsarbeit, die in den April vorgezogen wurden. Der oben dargestellte Vier-Wochen-Zeitplan ist das Gerüst – der Extraktionsschritt, der aus einem manuellen Transkriptionsmarathon eine Tabellenkalkulationsprüfung macht, ist der Motor.
P60-Datenprüfung startenKeine Anmeldung zum Testen erforderlich. Sichere Verarbeitung mit automatischer Dateilöschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.