Échéance P60 au 31 mai
Ce que les équipes de paie doivent vérifier avant la date limite
La panique liée aux documents P60 ne commence pas le 28 mai. Elle commence le 6 avril — le jour où l'année fiscale se clôt et où l'horloge de huit semaines commence à tourner vers l'échéance légale. Mais le véritable goulot d'étranglement n'est pas le temps que met le logiciel de paie à générer 150 certificats à partir d'un ensemble de données propre. C'est l'audit de la liste des employés, la vérification des NINO, le rapprochement des FPS et le tri des cas particuliers — les départs le 4 avril contre le 8 avril, les administrateurs payés trimestriellement, les employés avec deux lettres de catégorie NI — qui auraient dû être effectués avant que quiconque clique sur « générer ». Dans les entreprises où cet audit est reporté à la mi-mai, les deux dernières semaines du mois deviennent un sprint de corrections, de réémissions en double et de recoupements tardifs qu'une seule matinée de travail de vérification en avril aurait permis d'éviter.
Points clés à retenir
- Le 31 mai n'est pas votre véritable échéance — c'est la date à laquelle chaque certificat doit résister à l'examen des employés, car un NINO erroné imprimé sur un P60 verrouille l'erreur dans le dossier fiscal de cette personne jusqu'à ce qu'un certificat en double soit réémis.
- Votre registre de paie au 6 avril n'est pas la liste de distribution des P60 — un départ le 4 avril ne reçoit aucun certificat, tandis qu'un départ le 8 avril en a besoin, et le logiciel de paie ne peut pas faire cette distinction sans un audit manuel.
- Un après-midi consacré à une vérification du format des NINO sur la liste des employés à la semaine 2 d'avril détecte chaque numéro de sécurité sociale mal formé avant qu'il ne soit imprimé sur un certificat et ne déclenche un été de réémissions en double.
L'horloge de la date limite : ce que la loi exige et pourquoi huit semaines ne sont pas aussi longues qu'elles en ont l'air
L'obligation est claire et ne se plie pas. En vertu du règlement 67 du Income Tax (Pay As You Earn) Regulations 2003 (SI 2003/2682), chaque employeur doit remettre un certificat — le formulaire P60 — à chaque employé présent sur la liste de paie au 5 avril, au plus tard le 31 mai. Le certificat doit contenir l'ensemble complet des champs légaux définis dans la spécification annuelle RD1 de HMRC pour les formulaires P60 de substitution, y compris les montants de salaire et d'impôt répartis entre « cet emploi » et « total de l'année », les cotisations d'assurance nationale détaillées par lettre de catégorie et tranche de revenu, ainsi que les éventuels paiements légaux reçus.
La date limite n'est pas « essayez de le faire d'ici la fin mai ». C'est « avant le 1er juin ». Un P60 émis le 1er juin est en retard. La conséquence pratique pour l'employeur n'est pas une pénalité fixe — HMRC n'impose pas d'amende automatique pour un P60 en retard comme il le fait pour un paiement PAYE en retard — mais cela déclenche une cascade de problèmes en aval. Les employés qui ne reçoivent pas leur P60 ne peuvent pas remplir une déclaration de revenus Self Assessment avec des chiffres exacts. Les employés qui demandent un prêt hypothécaire ou des prestations basées sur le revenu voient leur demande bloquée. Le coût cumulé de la gestion des e-mails de relance de 150 employés et de la réémission des certificats tout au long du mois de juin efface le temps que l'équipe de paie pensait gagner en reportant le travail.
Huit semaines — du 6 avril au 31 mai — semblent généreuses. Ce n'est pas le cas. Les deux premières semaines sont consommées par la date limite finale de soumission FPS du 19 avril et les procédures de clôture de paie associées. Les deux dernières semaines sont consommées par la logistique de distribution et les questions des employés. Cela laisse environ quatre semaines de travail effectif fin avril et début mai pour le travail réel d'audit et de vérification. La liste de contrôle ci-dessous est structurée autour de cette fenêtre de quatre semaines — et chaque élément qui y figure, s'il est ignoré, se manifestera sous forme de demande de correction en juin.
Qui vous devez vérifier, pas seulement pour qui vous devez générer : Un employé présent sur la liste de paie au 5 avril reçoit un P60 — y compris quelqu'un qui a commencé le 1er avril, un directeur payé trimestriellement, et un départ le 8 avril. Un employé parti le 4 avril reçoit un P45, pas un P60 — et émettre un P60 à un employé parti crée de la confusion chez HMRC et pour le nouvel employeur de l'employé. La liste des employés dans votre logiciel de paie au 6 avril n'est pas automatiquement la liste de distribution P60 correcte — elle nécessite un passage d'audit.
Qui reçoit un P60 — et qui n'en reçoit pas : l'audit de la liste des employés
Le critère légal est binaire : la personne figurait-elle sur votre fiche de paie au 5 avril ? Mais un registre de paie au 6 avril contient des personnes qui ne devraient pas figurer sur la liste des P60, et il en manque d'autres dont le statut mérite un second examen. Réaliser l'audit implique de passer en revue la liste des employés et d'attribuer à chaque entrée une décision concernant le P60 ainsi que les justificatifs correspondants.
| Situation de l'employé | P60 requis ? | Pourquoi |
|---|---|---|
| Employé en continu toute l'année, toujours sur la fiche de paie au 5 avril | Oui | Éligibilité légale claire |
| Départ le 4 avril | Non — P45 uniquement | Pas sur la fiche de paie au 5 avril. Le P45 émis au départ couvre la période jusqu'à la date de départ |
| Départ le 8 avril | Oui | Figurait sur la fiche de paie au 5 avril. Le P60 couvre l'année complète ; un P45 est également émis pour la période résiduelle d'avril |
| Embauche le 1er avril, toujours employé au 5 avril | Oui | Même un seul jour sur la fiche de paie au 5 avril déclenche l'obligation du P60 |
| Dirigeant rémunéré trimestriellement, dernier paiement en mars, toujours dirigeant au 5 avril | Oui | Relation d'emploi existante au 5 avril, indépendamment de la fréquence des paiements |
| Employé en congé sans solde prolongé, toujours sous contrat au 5 avril | Oui | Emploi non rompu ; le P60 peut indiquer un salaire nul pour une partie de l'année |
| Sous-traitant CIS payé brut avec déductions | Non | Les déductions CIS sont déclarées séparément via les déclarations CIS, pas via le PAYE. Les sous-traitants reçoivent des relevés CIS, pas des P60 |
| Employé réembauché — départ en septembre, réembauche en mars, sur la fiche de paie au 5 avril | Oui | Le P60 couvre uniquement la période allant de la date de réembauche à la fin de l'année. La période d'emploi initiale était couverte par le P45 émis au départ en septembre |
| Retraité percevant une pension professionnelle via la fiche de paie | Oui | La pension est traitée comme un revenu d'emploi aux fins du PAYE ; le P60 est émis par l'administrateur du régime de pension |
La source la plus fréquente d'erreurs dans la liste des P60 est le salarié parti au cours de la première semaine d'avril. Le logiciel de paie les affichera comme actifs pendant la période de paie de mars — leur date de départ en avril est enregistrée dans le système comme un changement à venir qui peut ne pas avoir été traité avant la génération des P60. Si l'équipe génère les P60 en sélectionnant « tous les employés » sans d'abord effectuer un audit des dates de départ, les salariés partis entre le 6 et le 8 avril reçoivent des P60 dont ils n'ont pas besoin, en plus des P45 qu'ils ont déjà reçus. La correction implique l'émission d'un P60 révisé marqué « duplicata » et une note manuelle à l'employé — évitable avec un filtre par plage de dates de 10 minutes avant la génération.
Vérification des numéros NI, des références PAYE et des informations des employés avant la génération
Dès qu'un P60 quitte votre bureau avec un numéro d'assurance nationale incorrect, l'erreur est verrouillée dans le dossier fiscal de l'employé jusqu'à ce qu'une correction soit émise — et le processus de correction n'est pas un simple « réimpression avec le bon numéro ». Dans le cadre du RTI, le numéro NI est la clé primaire qui relie chaque soumission FPS au compte HMRC de l'individu. Un P60 avec un NINO erroné produit une discordance que les systèmes de HMRC peuvent ne pas signaler avant des mois, lorsque l'employé dépose une déclaration d'auto-évaluation et que les chiffres de la déclaration ne correspondent pas aux données déclarées par l'employeur.
La passe de vérification avant génération contrôle trois catégories de données — et deux d'entre elles ne peuvent pas être détectées par le logiciel de paie seul, car le logiciel suppose que ses propres enregistrements sont corrects.
Format et propriété du NINO
Un NINO valide comporte neuf caractères : deux lettres, six chiffres, une lettre suffixe (A, B, C ou D). Les erreurs courantes incluent un chiffre transposé (QQ 12 34 56 C devient QQ 12 43 56 C), une lettre suffixe perdue lors d'une migration de données, et un numéro de référence temporaire (préfixe TN suivi d'une date) qui n'a jamais été mis à jour lorsque le NINO permanent a été reçu. Effectuez un contrôle de format sur chaque NINO de la liste des employés — si votre logiciel de paie dispose d'un export en masse, une seule formule Excel signale les entrées non conformes : =AND(LEN(A2)=9,ISNUMBER(VALUE(MID(A2,3,6))),OR(RIGHT(A2,1)={"A","B","C","D"})). Les employés dont le NINO commence par TN, ou est vide, nécessitent un suivi avant la génération des P60.
Intégrité de la référence PAYE
La référence PAYE de l'employeur apparaît sur chaque P60 et suit le format trois chiffres, barre oblique, jusqu'à dix caractères alphanumériques (par ex. 123/AB45678). Le préfixe à trois chiffres est le numéro de bureau fiscal HMRC attribué au régime de l'employeur. Si votre organisation gère plusieurs régimes PAYE — une configuration courante pour les groupes avec des filiales ou des paies séparées pour différents sites — confirmez que chaque employé est affecté à la bonne référence de régime avant de générer les P60. Un employé sous le régime PAYE 123/AB45678 inclus dans le lot de P60 pour le régime 456/CD12345 générera un certificat qui ne correspond à aucun enregistrement HMRC.
Actualité du nom et de l'adresse de l'employé
Un changement de nom mis à jour dans le système RH mais non synchronisé avec la paie — une lacune courante dans les entreprises où les RH et la paie sont des plateformes distinctes — produit un P60 avec l'ancien nom de l'employé. Bien que HMRC se base principalement sur le NINO, la discordance de nom crée une confusion pour l'employé et compromet l'utilité du certificat comme preuve de revenus pour des tiers (prêteurs hypothécaires, agences de location). Recoupez le nom de l'employé dans la paie avec le système RH, ou confirmez directement avec les employés lors de la communication de clôture de paie d'avril. Les adresses sont moins critiques pour la correspondance HMRC mais importantes pour la distribution papier des P60.
Aucune de ces vérifications ne nécessite d'accéder aux systèmes de l'HMRC. Ce sont des validations internes d'intégrité des données qui prennent un après-midi à exécuter et qui détectent les erreurs qui, une fois imprimées sur un P60 et remises à un employé, deviennent un processus de correction de six semaines impliquant des certificats en double et des lettres explicatives.
Rapprochement des chiffres du P60 avec les dernières soumissions FPS
Les chiffres imprimés sur un P60 ne proviennent pas d'un calcul séparé de fin d'année. Ils sont une agrégation des mêmes données déclarées à l'HMRC via chaque soumission de paiement intégral effectuée au cours de l'année fiscale. Dans le cadre du système Real Time Information (RTI) — obligatoire depuis avril 2013 — chaque traitement de paie génère un FPS qui déclare le salaire, l'impôt, l'assurance nationale et les paiements statutaires de chaque employé pour cette période. Le FPS final de l'année fiscale, marqué d'un indicateur de fin d'année, informe l'HMRC qu'aucune autre soumission ne sera effectuée. Le P60 est le résumé destiné à l'employé de ce que ces douze (ou cinquante-deux) soumissions FPS ont déclaré.
Rapprocher le brouillon du P60 des totaux FPS n'est donc pas une étape de vérification « facultative ». C'est le seul moyen de détecter les écarts avant que le certificat n'atteigne l'employé. Les trois chiffres qui causent le plus d'écarts de rapprochement — et où un écart entre le P60 et le dossier de l'employé auprès de l'HMRC déclenchera une enquête formelle — sont :
| Chiffre | Source dans les données FPS | Mode de défaillance de rapprochement courant | Résolution |
|---|---|---|---|
| Salaire dans cet emploi | Agrégat de tous les champs « salaire imposable » des FPS pour l'année fiscale, uniquement pour cet employeur | Correction en cours d'année soumise via un FPS supplémentaire appliqué dans la paie mais non reflété dans le module de génération du P60 | Forcer une régénération du P60 à partir des données de paie ajustées, ou émettre un P60 corrigé manuellement |
| Impôt retenu | Agrégat de tous les champs « impôt retenu » des FPS | Un changement de code fiscal appliqué après le traitement de paie de décembre a été rétroactif dans la paie mais le FPS correspondant n'a pas été redéposé ; le P60 affiche le montant cumulé corrigé, l'HMRC détient celui non corrigé | Soumettre un FPS supplémentaire pour la période concernée, puis régénérer le P60 |
| Lettre de catégorie NI | Déclarée par période dans chaque FPS | L'employé a atteint l'âge de la retraite d'État en cours d'année — la lettre NI est passée de A à C. Le P60 affiche les deux lettres sur des lignes séparées mais le FPS peut n'avoir enregistré que la lettre finale si le changement a été appliqué tardivement | Vérifier la lettre du tableau NI par rapport à la date de naissance de l'employé. Si le changement en cours d'année a été manqué dans la paie, une mise à jour d'année antérieure (EYU) — désormais un FPS supplémentaire — est requise |
La méthode pratique : exporter les données du brouillon de P60 vers un tableur, extraire les totaux cumulés de l'année depuis le fichier FPS final ou le rapport du logiciel de paie, puis effectuer une vérification des écarts au niveau des colonnes. Toute ligne où les écarts de salaire ou d'impôt dépassent la tolérance d'arrondi (quelques pence) mérite une enquête. Pour les équipes de paie qui gèrent cela manuellement — en transcrivant les chiffres des P60 depuis des certificats imprimés vers un tableur de rapprochement — l'audit lui-même devient le goulot d'étranglement en termes de temps. Une entreprise de taille moyenne avec 150 employés et sans extraction automatisée des données des PDF P60 vers Excel passe la phase de rapprochement à ressaisir les chiffres plutôt qu'à analyser les écarts. Consultez notre guide d'extraction des données P60 britanniques vers Excel pour le rapprochement de paie pour le flux de travail colonne par colonne qui transforme l'étape de transcription en un pipeline de données structuré. Pour les cabinets de paie et les entreprises multi-employeurs qui exécutent le même audit sur plusieurs paies clients simultanément, notre méthodologie d'audit par lots couvre le flux de rapprochement parallélisé qui gère des dizaines de régimes PAYE en une seule opération de traitement.
P60 multi-sources : lorsque les employés ont des certificats de plus d'un employeur
Un employé qui a occupé deux emplois simultanés au cours de l'année fiscale — courant dans les secteurs de l'hôtellerie, du commerce de détail et de l'éducation — reçoit un P60 distinct de chaque employeur. Les certificats sont indépendants : chacun ne couvre que le salaire et l'impôt de cet emploi spécifique. C'est l'employé, et non l'employeur, qui est responsable de l'agrégation des chiffres lors de la déclaration de revenus ou de la fourniture d'une preuve de revenu total.
Pour l'employeur, ce fait crée deux considérations opérationnelles pendant la fenêtre de préparation des P60. Premièrement, le chiffre de l'emploi antérieur de l'employé sur le P60 — « salaire des emplois précédents » — doit refléter la position cumulée correcte au moment où l'employé a rejoint l'entreprise. Si l'employé a commencé en cours d'année et que l'équipe de paie a saisi un chiffre P45 incorrect lors de l'intégration, les colonnes « salaire total de l'année » et « impôt total de l'année » du P60 — qui font la somme des emplois précédents et actuels — seront erronées. La colonne « salaire de cet emploi » du P60 restera correcte, mais l'employé utilisera les chiffres totaux de l'année lors de sa déclaration de revenus, et un écart entre le total du P60 et le relevé des revenus combinés de HMRC déclenchera une enquête.
Deuxièmement, lorsque votre entreprise acquiert une autre société en cours d'année et reprend ses employés dans le cadre du TUPE — le Transfer of Undertakings (Protection of Employment) regulations — ces employés doivent recevoir un P60 unique couvrant toute l'année fiscale de la part du nouvel employeur, et non deux P60 distincts des anciennes et nouvelles entités. Le nouvel employeur assume les obligations PAYE pour l'année complète. Si le logiciel de paie n'est pas configuré pour fusionner les chiffres cumulés de l'année des employés acquis dans le nouveau régime PAYE avant la génération des P60, les certificats ne montreront que le salaire post-acquisition — et les employés auront plusieurs mois de revenus manquants sur leur P60.
Transitions d'entreprise parapluie : Un employé qui est passé d'une entreprise parapluie à une autre en cours d'année — courant dans le secteur de la sous-traitance — aura deux P60 distincts de deux employeurs différents. C'est correct. Contrairement au scénario TUPE, l'employeur n'a pas changé par effet de la loi ; l'employé a mis fin à un emploi et en a commencé un autre. Les deux entreprises parapluie doivent émettre des P60 couvrant leurs périodes d'emploi respectives.
Le calendrier de préparation sur 4 semaines : du 6 avril au 2 mai
Ce calendrier part du principe d'une paie de taille moyenne — 50 à 500 salariés — fonctionnant sous Sage, Xero, BrightPay, IRIS, QuickBooks ou une plateforme équivalente. Il concentre le travail d'audit en avril et réserve mai pour la génération et la distribution. L'objectif n'est pas de finir en avance et d'attendre ; il est de finir avec une marge suffisante pour qu'une correction — un mauvais NINO, un sortant oublié, un chiffre FPS mal aligné — puisse être traitée sans que le calendrier ne dicte la marche à suivre.
Semaine 1 (6–12 avril) : Clôturer l'année fiscale et verrouiller la liste des employés
Livrables : (1) Soumettre le FPS final pour l'année fiscale 2025/26 — marqué de l'indicateur de fin d'année — au plus tard le 19 avril. (2) Exécuter la dernière paie de l'année fiscale et confirmer que toutes les corrections, les ajustements rétroactifs et les paiements manquants sont traités avant la clôture. (3) Exporter la liste complète des employés de la paie au 5 avril et la geler — c'est votre liste de candidats pour les P60. (4) Étiqueter chaque entrée : départ avant le 5 avril → P45 déjà émis, pas de P60 ; départ après le 5 avril → P45 et P60 ; employé actif → P60 ; directeur → P60 ; pensionné → P60 ; sous-traitant CIS → pas de P60. La liste étiquetée devient la référence d'audit pour la semaine 2.
Semaine 2 (13–19 avril) : Vérifier les données des employés et rapprocher les totaux
Livrables : (1) Exécuter le contrôle du format NINO sur chaque employé signalé pour le P60. Signaler les NINO vides, à préfixe TN et non conformes pour suivi. (2) Vérifier la référence PAYE de l'employeur par employé — en particulier dans les organisations à plusieurs régimes. (3) Extraire les totaux FPS cumulés de l'année pour la rémunération, l'impôt et les cotisations NI et les comparer aux chiffres provisoires du P60. Signaler les lignes où l'écart dépasse l'arrondi au centime près. (4) Pour tout employé dont la lettre de catégorie NI a changé en cours d'année — le plus souvent A → C à l'atteinte de l'âge de la pension d'État — confirmer que le projet de P60 affiche deux lignes NI distinctes avec des répartitions correctes des tranches de revenus. (5) Identifier tout employé ayant occupé plusieurs emplois simultanés et confirmer quel employeur est responsable de l'émission de quel P60.
Semaine 3 (20–26 avril) : Générer et préparer les certificats
Livrables : (1) Générer les P60 à partir du logiciel de paie en utilisant la liste des employés vérifiée — et non le registre de paie brut. (2) Contrôler un échantillon de 10 % des certificats générés par rapport au dernier bulletin de paie de l'employé pour l'année. Les chiffres cumulés de l'année du bulletin doivent correspondre exactement aux « rémunération dans cet emploi » et « impôt déduit » du P60. (3) Si l'entreprise émet les P60 par voie électronique via un portail de paie (autorisé sans consentement de l'employé depuis avril 2023), confirmer que chaque employé signalé a accès au portail et qu'aucun compte n'est inactif ou verrouillé. (4) Pour les employés recevant des P60 papier, confirmer les adresses postales actuelles — l'adresse au dossier d'avril 2025 peut être obsolète de douze mois. (5) Préparer des certificats marqués « duplicata » pour tout employé demandant une réémission d'une année antérieure.
Semaine 4 (27 avril–2 mai) : Distribution et documentation
Livrables : (1) Distribuer tous les P60 — électroniques ou papier — d'ici la fin de cette semaine. Les semaines restantes de mai servent de marge pour les corrections et les demandes des employés, pas pour une première distribution. (2) Envoyer un e-mail à toute l'entreprise confirmant que les P60 ont été émis, où les employés peuvent y accéder et qui contacter en cas de questions. (3) Journaliser la distribution : un simple tableur indiquant le nom de l'employé, la date d'émission, le mode (portail/e-mail/papier) et toute remarque (duplicata, corrigé). Ce journal constitue la preuve de conformité si un employé prétend ultérieurement n'avoir jamais reçu son certificat. (4) Classer le journal de distribution des P60 et le conserver avec les registres de paie — la durée légale de conservation des registres PAYE est de trois ans à compter de la fin de l'année fiscale.
Ce calendrier concentre le travail de vérification en amont, car l'étape de génération elle-même — cliquer sur un bouton dans le logiciel de paie — ne prend que quelques minutes. Les quatre semaines d'audit avant ce clic déterminent si les P60 qui en sortent sont corrects du premier coup ou nécessitent un été de corrections.
Après le 31 mai : P11D, corrections et prochaine échéance
L'émission des P60 clôt un chapitre du cycle de fin d'année de paie, mais ne referme pas le livre. D'ici le 6 juillet — environ cinq semaines après la date limite des P60 — les employeurs doivent soumettre les formulaires P11D et P11D(b) à HMRC pour déclarer les avantages en nature et dépenses non intégrés à la paie au cours de l'année fiscale. La cotisation de classe 1A sur ces avantages est payable au plus tard le 19 juillet (courrier) ou le 22 juillet (électronique). La fenêtre d'émission des P60 et celle de préparation des P11D se chevauchent : pendant que l'équipe paie distribue les P60 en mai, elle collecte simultanément les données de kilométrage des voitures de fonction, les primes d'assurance santé privée et les soldes de prêts sans intérêt pour la déclaration des avantages de juillet.
Pour tout P60 émis avec une erreur — un chiffre erroné, un salarié oublié, un NINO incorrect — la correction emprunte l'une des trois voies suivantes selon la nature et le moment de l'erreur. Une simple erreur de saisie (mauvais NINO, nom mal orthographié) nécessite l'émission d'un certificat corrigé portant la mention « duplicata » avec les informations corrigées. Une erreur de données de paie (mauvais montant de salaire car un FPS de correction n'a jamais été déposé) nécessite de déposer d'abord le FPS de correction, puis de régénérer le P60 à partir des données corrigées. Une erreur découverte après que le salarié a déjà déposé sa déclaration de revenus nécessite une coordination : l'employeur émet le P60 corrigé, le salarié modifie sa déclaration, et HMRC recoupe les données FPS corrigées.
Les demandes de duplicata de P60 sont un volume prévisible en mai-juin : Les salariés perdent leurs P60, en ont besoin pour des demandes de prêt immobilier, ou découvrent qu'ils ont égaré le certificat d'un ancien employeur. Les employeurs doivent fournir un remplacement — portant la mention « duplicata » — sur demande, et de nombreuses équipes paie sous-estiment le volume administratif que cela génère dans les quatre semaines suivant la date limite du 31 mai. Intégrer la gestion des demandes de duplicata dans le flux de travail post-échéance plutôt que de traiter chaque demande comme une interruption ponctuelle est ce qui distingue un mois de juin fluide d'un mois de juin chaotique.
FAQ
Que se passe-t-il si je rate la date limite du 31 mai pour le P60 ?
Le HMRC n'impose pas de pénalités automatiques pour les P60 en retard comme il le fait pour les paiements tardifs du PAYE. Cependant, les employés qui ne reçoivent pas leur P60 peuvent contacter le HMRC, qui peut alors contacter l'employeur pour demander la conformité. Les conséquences pratiques sont plus immédiates : les employés ne peuvent pas soumettre leur déclaration de revenus, les demandes de prêt immobilier sont bloquées et une vague d'e-mails de relance arrive. Délivrez le P60 dès que possible après avoir découvert le retard et conservez une trace de la raison du retard et de la date de délivrance. Un défaut persistant de délivrance des P60 — lorsque le HMRC constate une tendance sur plusieurs années — peut entraîner un contrôle de conformité.
Puis-je délivrer les P60 par voie électronique au lieu de papier ?
Oui. Depuis avril 2023, les employeurs peuvent fournir les P60 au format électronique — comme un PDF via un portail de paie ou en pièce jointe à un e-mail — sans avoir à obtenir au préalable le consentement explicite de l'employé. L'exigence précédente selon laquelle l'employé devait accepter la réception électronique a été supprimée. Le P60 électronique a la même valeur juridique qu'une copie papier et doit contenir tous les mêmes champs obligatoires. L'employeur doit s'assurer que l'employé peut accéder, enregistrer et imprimer le certificat électronique.
Que faire si un ancien employé parti avant le 5 avril demande un P60 ?
Les employés partis avant le 5 avril ne reçoivent pas de P60 de cet emploi — leur P45, délivré au moment du départ, sert de relevé de l'année à ce jour. Cependant, un ancien employé a le droit de demander ses données de paie, et par souci de bonne pratique, un employeur peut délivrer un relevé de salaire pour la période d'emploi. Il ne s'agit pas d'un P60 légal et il ne doit pas être étiqueté comme tel — marquez-le « relevé de salaire pour la période du [date de début] au [date de départ] » pour éviter toute confusion avec les registres du HMRC.
Notre entreprise a plusieurs régimes PAYE. Délivrons-nous des P60 séparés pour chacun ?
Oui. Chaque régime PAYE est une entité employeur distincte pour le HMRC. Si un employé apparaît sur la paie de deux régimes — par exemple, parce que l'entreprise gère des paies séparées pour différentes divisions sous des références de régime différentes — il doit recevoir un P60 distinct de chaque régime. Le même principe s'applique à un groupe de sociétés : chaque filiale avec son propre régime PAYE délivre ses propres P60 à ses propres employés. La référence PAYE de l'employeur sur chaque certificat identifie le régime qui l'a délivré.
Les sous-traitants CIS reçoivent-ils des P60 ?
Non. Les sous-traitants du régime CIS ne sont pas des salariés et ne sont pas inscrits sur la paie PAYE. Leurs déductions fiscales sont gérées via le système distinct de déclaration CIS — les donneurs d'ordre déduisent 20 % (ou 30 % pour les sous-traitants non enregistrés) des paiements et soumettent des déclarations CIS mensuelles au HMRC. En fin d'année, les sous-traitants reçoivent un relevé de déductions CIS, et non un P60. Inclure un sous-traitant CIS dans la liste des P60 est une erreur courante lors des audits de paie, car la personne peut apparaître dans le système de paie comme bénéficiaire mais pas comme salarié.
Que faire si un employé apporte un P60 papier d'un ancien employeur et que je dois le numériser ?
Si un nouvel employé fournit un P45 ou P60 papier d'un ancien employeur à saisir dans les registres de paie, les données peuvent être extraites dans un format structuré à l'aide d'un traitement documentaire basé sur l'IA. Les champs pertinents — Salaire à ce jour, Impôt à ce jour, NINO et référence PAYE de l'employeur — peuvent être capturés à partir d'une photo ou d'un scan du certificat sans saisie manuelle. Consultez notre guide détaillé d'extraction des données P60 pour la configuration colonne par colonne.
J'ai trouvé une erreur de paie après avoir émis les P60. Comment la corriger ?
La procédure de correction dépend de l'origine de l'erreur. Si l'erreur provient d'un FPS individuel soumis au cours de l'année — un montant de salaire erroné pour une seule période — vous devez soumettre un FPS supplémentaire pour cette année fiscale avec les chiffres cumulés corrigés. Depuis avril 2021, le HMRC n'accepte que les soumissions de FPS supplémentaires pour les corrections ; l'ancien mécanisme EYU n'est plus utilisé. Une fois le FPS corrigé accepté, régénérez les P60 concernés à partir des registres de paie corrigés et remettez-les aux employés concernés en les marquant comme « remplacement » ou « corrigé ». Conservez un enregistrement des certificats corrigés et des raisons de la correction — cette documentation est essentielle si le HMRC interroge ultérieurement l'écart.
La différence entre l'émission des P60 le 28 mai avec trois corrections en attente et leur émission le 2 mai avec chaque chiffre vérifié par rapport aux totaux FPS, ce sont quatre semaines de travail d'audit concentrées en avril. Le calendrier de quatre semaines ci-dessus en est la structure — l'étape d'extraction qui le transforme d'un marathon de transcription manuelle en un audit sur tableur en est le moteur.
Lancez votre audit des données P60Aucune inscription requise pour tester. Traitement sécurisé avec suppression automatique des fichiers après la période de conservation.