Échéance du 14 juillet pour le résumé PAYG
Une checklist de préparation des données de paie pour 2026
L'exercice 2025-26 se clôture le 30 juin. Le matin du 1er juillet, deux horloges se mettent en marche. La première — visible sur le calendrier de chaque responsable paie — compte à rebours jusqu'au 14 juillet, date à laquelle la finalisation STP doit être achevée et les relevés PAYG remis aux employés non déclarés via STP. La seconde horloge, moins visible mais tout aussi implacable, est alimentée par 14 millions d'employés australiens qui peuvent déposer leur déclaration d'impôt dès le 1er juillet. Chaque employé qui se connecte à myGov entre le 1er et le 14 s'attend à voir son relevé de revenus marqué « Prêt pour la déclaration ». Chaque employé qui ne voit pas ses données finalisées appelle la paie. C'est le coup de feu de juillet — et la seule défense fiable est une checklist exécutée avant que le temps ne s'écoule.
Points clés à retenir
- Le 1er juillet, deux horloges se mettent en marche : l'échéance visible du 14 juillet sur votre calendrier, et l'horloge invisible alimentée par 14 millions d'employés se connectant à myGov le même matin en s'attendant à des relevés de revenus « Prêts pour la déclaration ».
- L'échéance du 14 juillet ne vous laisse qu'environ trois jours ouvrables pour rapprocher les données de chaque employé après la dernière paie de juin — et la fenêtre de conformité Payday Super (effective au 1er juillet 2026) en consomme deux avec le traitement des cotisations SG.
- Redéfinissez « prêt » de la sortie à l'entrée : d'ici le 10 juillet, un seul tableur extrait par machine doit exister où chaque ligne est vérifiée, chaque indicateur de colonne calculée examiné, et chaque partie prenante — finances, auditeur, conseiller fiscal — s'appuie sur les mêmes données rapprochées.
Le calendrier PAYG de juillet-août : quatre dates clés pour votre cycle de paie
Avant d'aborder la liste de contrôle, comprenez la séquence. Chaque date déclenche une cascade vers la suivante — et en manquer une réduit le temps disponible pour la suivante.
| Date | Obligation | Qui est concerné | Conséquence en cas de non-respect |
|---|---|---|---|
| 7 juillet | Émission des relevés du régime d'actions des salariés (ESS) aux employés | Employeurs avec des dispositifs ESS | L'employé ne peut pas remplir sa déclaration d'impôt ; suivi de conformité par l'ATO |
| 14 juillet | Déclaration de finalisation STP + émission des relevés de paiement PAYG aux employés non déclarés via STP | Tous les employeurs déclarant en STP ; employeurs avec des bénéficiaires exonérés ou différés du STP | Les employés ne voient pas leurs relevés de revenus prêts pour l'impôt dans myGov ; l'émission tardive peut entraîner des pénalités de l'ATO |
| 28 juillet | Échéance des cotisations de garantie de super pour le T4 (avril-juin) + dépôt et paiement du BAS du T4 | Tous les employeurs | Application de la charge de garantie de super (pénalité) ; pénalité pour dépôt tardif du BAS |
| 14 août | Dépôt du rapport annuel des relevés de paiement PAYG (NAT 3447) | Employeurs ayant émis des relevés PAYG traditionnels | Suivi de non-dépôt par l'ATO ; écarts de concordance des données entre les retenues déclarées et les totaux BAS |
Deux dates supplémentaires existent en dehors de la séquence principale mais concernent des catégories d'employeurs spécifiques. 30 septembre — Finalisation STP pour les bénéficiaires étroitement liés (dirigeants, membres de la famille d'une entreprise familiale, bénéficiaires de fiducie). 31 octobre — Retenue PAYG où le rapport annuel ABN non cité (NAT 3448) pour les paiements aux fournisseurs n'ayant pas fourni d'ABN.
La liste de contrôle qui suit couvre l'échéance du 14 juillet — la date la plus gourmande en ressources — avec la préparation du rapport annuel du 14 août intégrée dans le même flux de travail. Exécutez dans l'ordre : chaque section dépend de l'achèvement de la précédente.
Phase 1 : Avant le 30 juin — Préparation des données (À terminer avant la fin de l'exercice)
Vérifier les données des employés dans le système de paie
Confirmez que le TFN, l'orthographe du nom, la date de naissance et l'adresse de chaque employé correspondent aux registres de l'ATO. Un TFN non conforme est la cause la plus fréquente de rejet des données STP et d'erreurs sur les relevés PAYG. Générez un rapport de validation des TFN depuis votre logiciel de paie — la plupart des plateformes signalent les TFN qui échouent à l'algorithme de somme de contrôle de l'ATO. Corrigez toute divergence avant la dernière paie de juin. Date limite : après le 30 juin, corriger une donnée employé nécessite un événement de mise à jour dans STP, ce qui ajoute une étape à la finalisation.
Rapprocher la dernière paie de l'exercice financier
La dernière paie avant le 30 juin détermine l'exercice financier des paiements — c'est la date de paiement, et non la date de travail, qui compte pour l'ATO. Si la période de paie chevauche le 30 juin (ex. du 23 juin au 6 juillet) et que la date de paiement est le 1er juillet ou après, la totalité du paiement appartient à l'exercice 2026-27. Vérifiez comment votre logiciel de paie gère ce chevauchement — Xero, MYOB et Employment Hero traitent différemment les paies en limite d'exercice. Un décalage entre votre hypothèse et le traitement du logiciel est la cause la plus fréquente d'un écart de rémunération brute qui apparaît lors du rapprochement de juillet.
Vérifier les avantages accessoires déclarables pour l'année FBT
L'année FBT s'étend du 1er avril au 31 mars — pas l'exercice financier. Les montants des avantages accessoires déclarables (RFBA) pour les relevés PAYG 2025-26 sont basés sur les déclarations FBT pour la période du 1er avril 2025 au 31 mars 2026. Confirmez que les montants RFBA dans votre système de paie correspondent aux chiffres de votre déclaration FBT. Un RFBA correctement déclaré pour le FBT mais non mis à jour dans le système de paie avant le 30 juin apparaîtra incorrectement sur les relevés des employés — et un employé dont le RFBA est sous-estimé pourrait faire face à une surtaxe Medicare ou à une obligation de remboursement HELP inattendue lorsque l'ATO recoupera le chiffre correct.
Identifier et classer tous les versements de fin de contrat de l'année
Pour chaque employé ayant quitté l'entreprise au cours de l'exercice, vérifiez : Un relevé de paiement ETP (NAT 70868) a-t-il été émis dans les 14 jours suivant le paiement ? Les composantes du montant forfaitaire ont-elles été correctement classées (A pour congés annuels non pris, B pour congés de longue durée non pris, D pour indemnité de licenciement exonérée, E pour rappel de salaire) ? Un montant forfaitaire mal classé — Type A saisi alors que le Type D s'imposait — signifie que le relevé de revenus de l'employé déclare un revenu imposable là où un montant exonéré devrait figurer. L'employé le découvre en déclarant ses impôts, et la correction nécessite de réémettre le relevé, de soumettre un rapport STP modifié et de gérer la réclamation de l'employé.
Objectif de la phase 1 : d'ici le 30 juin, chaque fiche employé dans votre système de paie est correcte, chaque paiement est affecté au bon exercice financier, et chaque indemnité de départ est classifiée. La phase 2 — extraction et rapprochement — n'est aussi fiable que les données de la phase 1.
Phase 2 : Du 1er au 10 juillet — Extraction et rapprochement
Générer et collecter tous les relevés de paiement PAYG — numériques et papier
Pour les employés déclarés via STP : votre logiciel de paie a déjà transmis les données. Inutile de générer des relevés papier — la finalisation STP les remplace. Pour les employés exonérés ou différés de STP : générez les relevés depuis votre logiciel de paie et enregistrez-les en PDF. Pour les bénéficiaires proches recevant des relevés provisoires en attendant la finalisation STP repoussée au 30 septembre : générez ces relevés maintenant — ils seront rapprochés en septembre mais doivent être distribués d'ici le 14 juillet. Pour les certificats tiers (agences de travail temporaire, entités liées) : rassemblez tous les PDF reçus de sources externes. Créez un dossier unique — numérique ou physique — contenant tous les relevés à traiter. Si les relevés papier des prestataires tiers ne sont pas arrivés d'ici le 5 juillet, relancez immédiatement.
Extraire tous les relevés dans un seul tableur de rapprochement
Cette étape détermine si le reste de la liste prendra des heures ou des jours. Définissez votre schéma de colonnes — Nom de l'employé, NIF, ABN du payeur, Montants bruts, Total des retenues fiscales, RFBA, RESC, Allocations, Montants forfaitaires A-E, Début de période, Fin de période — et importez tous les relevés en un seul lot. Le moteur d'extraction traite tous les formats — PDF Xero, présentations MYOB, relevés Employment Hero, certificats papier scannés de prestataires tiers — dans le même lot, car il lit chaque champ par son sens sémantique, non par sa position sur la page. Le résultat est un tableur avec une ligne par employé et par type de relevé. Pour l'extraction de relevés PAYG, le choix clé est d'utiliser ou non les colonnes calculées lors de l'extraction — intégrant des règles de validation (vérification de conformité SG, détection des taux d'imposition effectifs aberrants) qui signalent les écarts avant même l'ouverture du tableur.
Rapprocher les données extraites avec le système de paie
Avec le tableur d'extraction et le rapport cumul annuel du système de paie côte à côte, vérifiez : (a) le total des montants bruts de tous les relevés correspond au rapport cumul annuel des gains, (b) le total des retenues fiscales de tous les relevés correspond à la somme des retenues PAYG sur les quatre BAS trimestriels (cases W1 pour salaires et traitements, W2 pour retenues), (c) le nombre d'employés dans l'extraction est égal au nombre d'employés ayant reçu un relevé de paiement (inclut les employés à temps plein, temps partiel, occasionnels avec retenues fiscales, et anciens employés — exclut les entrepreneurs sous ABN sauf retenue volontaire, et les employés sans retenue fiscale sous le seuil non imposable), (d) pour tout employé avec un RFBA non nul, confirmez que le montant correspond à la déclaration FBT et que l'employé a effectivement reçu un avantage imposable déclaré.
Enquêter et résoudre tous les écarts de rapprochement
Tout employé dont le paiement brut ou la retenue d'impôt diffère entre le récapitulatif extrait et le système de paie nécessite une enquête. Causes courantes résolues en moins de 10 minutes : (a) une écriture manuelle de paie saisie dans le système après la génération du récapitulatif, (b) une prime versée en juin mais traitée dans la paie de juillet (appartient à l'exercice suivant selon les règles de date de paiement de l'ATO), (c) un arrangement de sacrifice salarial codé comme SG standard plutôt que RESC — le paiement brut est correct mais le champ RESC est erroné. Moins courantes mais plus longues : (d) un employé payé par deux entités différentes au sein du même groupe — chaque entité a émis son propre récapitulatif et le rapport du système de paie ne couvre qu'une entité, (e) un travailleur classé comme employé dans une période de déclaration et comme entrepreneur dans une autre — le récapitulatif ne couvre que la période d'emploi mais le registre de paie peut inclure les deux. Signalez tout écart que vous ne pouvez pas expliquer au fournisseur du logiciel de paie ou au conseiller fiscal avant le 10 juillet — les quatre jours restants sont dédiés à la distribution et à la finalisation, pas à l'enquête.
Objectif de la phase 2 : d'ici le 10 juillet, chaque récapitulatif est extrait, rapproché, et tout écart est résolu. Le tableur d'extraction est la source de vérité pour les trois groupes d'intervenants (finance, commissaire aux comptes, conseiller fiscal). La phase 3 — finalisation et distribution — est une étape de confirmation, pas de correction des données.
Phase 3 : Du 11 au 14 juillet — Finalisation et distribution
Soumettre la déclaration de finalisation STP
Via votre logiciel de paie compatible STP, soumettez la déclaration de finalisation pour tous les employés à distance de bras. Cela marque leurs relevés de revenus comme « Prêt pour la déclaration » dans myGov. Avant de soumettre, prévisualisez le rapport de finalisation STP — la plupart des plateformes de paie offrent une fonction de prévisualisation — et confirmez que les totaux correspondent à votre feuille de calcul d'extraction rapprochée. Pour les employés partis en cours d'année, vérifiez que leur date de cessation est correcte et que leur finalisation inclut tous les paiements jusqu'à cette date. Pour les bénéficiaires proches, si vous émettez des résumés traditionnels provisoires tout en reportant la finalisation STP au 30 septembre, ne les finalisez pas maintenant — mais assurez-vous que leurs résumés provisoires sont distribués d'ici le 14 juillet. Remarque : à partir du 1er juillet 2026, Payday Super exige que les cotisations SG parviennent aux fonds des employés dans les sept jours ouvrables suivant chaque date de paie. Les premières paies après le 1er juillet tombent sous cette règle — confirmez que votre logiciel de paie et votre centre de compensation super sont configurés pour le nouveau calendrier.
Distribuer les relevés de paiement PAYG aux employés non STP
Pour les employés non déclarés via STP — bénéficiaires exemptés STP, employés de la période de pré-transition, bénéficiaires proches recevant des résumés provisoires et destinataires de certificats tiers — distribuez leurs relevés de paiement PAYG d'ici le 14 juillet. Chaque relevé doit être un enregistrement complet et précis des paiements effectués et de l'impôt retenu. Méthodes de distribution : e-mail (pièce jointe PDF), courrier physique (certificat imprimé) ou remise en main propre. Conservez un enregistrement de la distribution — date d'émission, méthode et destinataire — pour vos propres dossiers de conformité. Les employés qui ne reçoivent pas leur relevé d'ici le 14 juillet ne peuvent pas remplir correctement leur déclaration de revenus, et l'ATO tient l'employeur responsable du retard.
Communiquer avec les employés au sujet de leurs relevés de revenus
Envoyez un bref e-mail à tous les employés (ou publiez sur votre intranet) expliquant : (a) les employés déclarés via STP peuvent accéder à leur relevé de revenus via myGov — il doit être marqué « Prêt pour la déclaration » après la finalisation de l'employeur, (b) les employés ayant reçu un relevé de paiement PAYG traditionnel doivent utiliser les chiffres de ce relevé pour leur déclaration de revenus, (c) si un chiffre sur le relevé de revenus ou le relevé de paiement ne correspond pas aux attentes de l'employé, il doit contacter la paie — pas l'ATO — en premier. Ce dernier point est crucial : un employé qui interroge un chiffre directement auprès de l'ATO déclenche une enquête de rapprochement des données qui prend plus de temps et implique plus de parties qu'une correction interne de la paie. Une communication proactive réduit le volume des demandes des employés en juillet-août en les orientant vers le bon canal.
Objectif phase 3 : d'ici le 14 juillet, la finalisation STP est achevée, chaque employé dispose de son récapitulatif de fin d'année (relevé de revenus numérique ou relevé PAYG traditionnel), et les employés savent qui contacter en cas de questions. La période de pointe de juillet est gérée. La phase 4 — le rapport annuel à l'ATO — dispose d'un mois complet pour se préparer.
Phase 4 : 15 juillet – 14 août — Rapport annuel à l'ATO et préparation à l'audit
Préparer le rapport annuel des relevés de paiement PAYG (NAT 3447)
Si vous avez émis des relevés de paiement PAYG traditionnels (employés non STP, relevés provisoires pour bénéficiaires proches, certificats tiers), vous devez déposer une déclaration récapitulative des relevés de paiement PAYG (NAT 3447) auprès de l'ATO avant le 14 août. Ce formulaire récapitule tous les relevés émis — total des paiements bruts, total des retenues d'impôt, et le nombre de relevés pour chaque type de relevé PAYG. Votre feuille de calcul d'extraction rapprochée de la phase 2 fournit les chiffres — la SOMME des colonnes Paiements bruts et Total des retenues d'impôt, filtrée par type de relevé si vous en avez émis plusieurs. Recoupez ces totaux avec vos chiffres de retenues trimestrielles BAS (cases W1 et W2). Tout écart entre le total du rapport annuel et la somme des BAS déclenche une enquête de l'ATO.
Archiver l'intégralité des documents pour l'obligation de conservation de cinq ans
L'ATO exige des employeurs qu'ils conservent les registres de paie — y compris les relevés de paiement PAYG — pendant cinq ans à compter de leur date de préparation ou d'obtention. Enregistrez dans un emplacement structuré et consultable : (a) la feuille de calcul d'extraction rapprochée (format Excel, un fichier par année fiscale) — c'est votre index consultable pour tout futur examen de l'ATO ou demande d'employé, (b) tous les PDF originaux des relevés de paiement et scans classés par année fiscale et par employé, (c) la confirmation de finalisation STP de votre logiciel de paie, (d) le rapport annuel NAT 3447 déposé et l'accusé de réception de dépôt. Un tableur avec tous les champs extraits automatiquement est une archive consultable ; un dossier de PDF non extraits classés par nom d'employé est un classeur. La différence devient évidente la première fois que vous devez répondre à une question de l'ATO concernant un employé spécifique datant de trois exercices fiscaux. La date limite de mai pour le P60 au Royaume-Uni et la date limite de juillet pour le P11D suivent la même séquence de préparation sous des calendriers fiscaux différents — les types de documents diffèrent, mais la structure de la liste de contrôle (vérifier → extraire → rapprocher → distribuer → déposer → archiver) est universelle.
Questions fréquentes
Que se passe-t-il si je rate la date limite du 14 juillet ?
Pour la finalisation STP : aucun pénalité financière directe pour non-respect du 14 juillet, mais les employés ne peuvent pas remplir leur déclaration d'impôt tant que leur relevé de revenus n'est pas marqué « Prêt pour l'impôt ». L'ATO peut demander des explications en cas de retard important, et des retards répétés sur plusieurs années peuvent attirer son attention. Vous pouvez demander un report à l'ATO si vous ne pouvez pas respecter la date limite — les demandes sont étudiées au cas par cas. Pour les relevés de paiement PAYG traditionnels : un retard peut entraîner des pénalités dans le cadre du régime de défaut de dépôt de l'ATO. Le coût pratique est souvent plus élevé que la pénalité : les employés qui ne peuvent pas déclarer leurs impôts faute de relevé déposeront des plaintes, ce qui mobilise l'équipe paie déjà occupée par la déclaration BAS et les paiements super du T4.
Comment Payday Super (à partir du 1er juillet 2026) affecte-t-il la charge de travail de la date limite de juillet ?
Payday Super exige que les cotisations SG parviennent au fonds de super de l'employé dans les sept jours ouvrables suivant chaque date de paie — remplaçant la date limite trimestrielle actuelle. Pour le cycle de paie de juillet 2026, cela signifie que les premières paies traitées à partir du 1er juillet doivent avoir leurs cotisations super versées vers le 10-12 juillet (selon la date de paie exacte et la fenêtre de sept jours ouvrables). Cela chevauche la période de finalisation STP et de distribution des relevés PAYG. Les équipes paie qui traitent simultanément la finalisation de fin d'année et la première exécution conforme à Payday Super sont en sous-capacité — la liste de contrôle ci-dessus anticipe le travail de rapprochement dans la fenêtre du 1er au 10 juillet pour libérer la fenêtre du 11 au 14 juillet pour la finalisation et le traitement super.
Dois-je émettre des relevés PAYG aux employés qui n'ont jamais eu de retenue d'impôt ?
Selon les règles de l'ATO, vous devez remettre un relevé de paiement à chaque travailleur avant le 14 juillet « même si le montant retenu est nul ». Cela s'applique aux employés qui ont gagné en dessous du seuil d'exonération (18 200 $ pour 2025-26) ou qui ont demandé le seuil d'exonération et n'ont eu aucun impôt retenu sur leurs gains. Le relevé sert toujours à la tenue de registres : il confirme les gains bruts de l'employé pour l'année, ce qui peut être pertinent pour les prestations gouvernementales, les évaluations de pension alimentaire ou les demandes de prêt. En pratique, de nombreux employeurs génèrent ces relevés à retenue nulle via leur logiciel de paie et les distribuent avec les relevés standard — le processus d'extraction et de rapprochement les traite de manière identique car les champs sont les mêmes ; seule la valeur de l'impôt retenu est nulle.
Puis-je finaliser STP tôt — avant le 14 juillet — pour les employés partis en cours d'année ?
Oui. Vous pouvez finaliser les données STP d'un employé individuel à tout moment après la fin de son emploi — vous n'avez pas besoin d'attendre la fin de l'année financière. C'est particulièrement utile pour les employés partis, par exemple, en mars et qui souhaitent déclarer leurs impôts avant juillet. Finalisez leurs données via votre logiciel compatible STP dès que leur dernier salaire est traité et que tous les chiffres (y compris les éventuels ETP, paiements de congés non pris et la dernière cotisation super) sont définitifs. Le relevé de revenus de l'employé apparaîtra comme « Prêt pour l'impôt » dans myGov, et il pourra déclarer sans attendre le cycle de finalisation de juillet. Conservez un registre des employés finalisés tôt — leurs chiffres cumulés annuels au moment de la finalisation doivent être confirmés comme complets et ne doivent pas changer après la finalisation.
Comment gérer un employé qui conteste son montant de relevé PAYG après le dépôt du rapport annuel ?
Vérifiez la contestation dans votre feuille de rapprochement et le relevé PDF original. Si une erreur réelle est constatée : (a) délivrez un relevé PAYG corrigé à l'employé, (b) soumettez un rapport STP modifié (événement de mise à jour) si l'employé était déclaré via STP, (c) modifiez votre rapport annuel de relevés PAYG (NAT 3447) si la correction change les totaux déclarés, et (d) informez l'employé par écrit de la correction et fournissez une copie du relevé modifié. Si l'ATO a déjà utilisé le montant erroné dans l'avis d'imposition de l'employé, celui-ci devra peut-être demander une modification de sa déclaration de revenus. Le coût de cette correction — en temps pour le responsable paie, le conseiller fiscal et la frustration de l'employé — est le coût caché de l'erreur initiale. C'est pourquoi la phase 2 (rapprochement) est la plus importante de la liste : les erreurs détectées et corrigées avant la finalisation coûtent des minutes ; les erreurs détectées après le dépôt coûtent des heures.