PAYG-Zusammenfassung Frist 14. Juli
Eine Checkliste zur Lohnabrechnungsvorbereitung für 2026
Das Geschäftsjahr 2025-26 endet am 30. Juni. Am Morgen des 1. Juli beginnen zwei Uhren zu ticken. Die erste – sichtbar im Kalender jedes Lohnbuchhalters – zählt herunter bis zum 14. Juli, dem Stichtag für die STP-Finalisierung und die Ausstellung von PAYG-Zahlungsnachweisen an Mitarbeiter, die nicht über STP gemeldet werden. Die zweite Uhr, weniger sichtbar, aber ebenso unerbittlich, wird von 14 Millionen australischen Arbeitnehmern angetrieben, die ab dem 1. Juli ihre Steuererklärungen einreichen können. Jeder Mitarbeiter, der sich zwischen dem 1. und 14. Juli bei myGov einloggt, erwartet, dass seine Einkommensaufstellung als „Steuerbereit“ gekennzeichnet ist. Jeder Mitarbeiter, der seine finalisierten Daten nicht sehen kann, ruft die Lohnabrechnung an. Das ist der Juli-Engpass – und der einzig verlässliche Schutz davor ist eine Checkliste, die abgearbeitet wird, bevor die Uhr abläuft.
Wichtige Erkenntnisse
- Am 1. Juli beginnen zwei Uhren zu ticken: die sichtbare 14.-Juli-Frist in Ihrem Kalender und die unsichtbare Uhr, die von 14 Millionen Arbeitnehmern angetrieben wird, die sich am selben Morgen bei myGov einloggen und „Steuerbereite“ Einkommensaufstellungen erwarten.
- Die Frist am 14. Juli gibt Ihnen nach Abschluss der letzten Juni-Lohnabrechnung nur etwa drei tatsächliche Arbeitstage, um die Daten jedes Mitarbeiters abzugleichen – und das Payday-Super-Compliance-Fenster (gültig ab 1. Juli 2026) verbraucht zwei dieser Tage mit der SG-Beitragsverarbeitung.
- Definieren Sie „bereit“ neu: vom Output zum Input. Bis zum 10. Juli muss eine maschinell extrahierte Tabelle vorliegen, in der jede Zeile verifiziert, jedes Flag in der berechneten Spalte geprüft und alle Beteiligten – Finanzen, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater – aus denselben abgestimmten Daten schöpfen.
Der PAYG-Zeitplan Juli–August: Vier Termine, die Ihren Lohnmonat bestimmen
Bevor wir zur Checkliste kommen, verstehen Sie die Reihenfolge. Jeder Termin löst den nächsten aus – und wenn Sie einen verpassen, verkürzt sich die Zeit für den darauffolgenden.
| Datum | Anforderung | Betroffene | Folgen bei Versäumnis |
|---|---|---|---|
| 7. Juli | Mitarbeiteraktienprogramm (ESS)-Auszüge an Mitarbeiter ausstellen | Arbeitgeber mit ESS-Vereinbarungen | Mitarbeiter können Steuererklärung nicht abschließen; ATO-Nachfassaktion |
| 14. Juli | STP-Abschlusserklärung + PAYG-Zahlungsnachweise an Mitarbeiter, die nicht über STP gemeldet werden | Alle STP-meldenden Arbeitgeber; Arbeitgeber mit STP-befreiten oder aufgeschobenen Zahlungsempfängern | Mitarbeiter sehen keine steuerfertigen Einkommensnachweise in myGov; verspätete Ausstellung kann ATO-Strafen nach sich ziehen |
| 28. Juli | Q4 (April–Juni) Super-Garantie-Beiträge fällig + Q4-BAS-Einreichung und -Zahlung | Alle Arbeitgeber | Super-Garantie-Zuschlag (Strafe) fällig; Verspätungszuschlag für BAS-Einreichung |
| 14. August | Jahresbericht der PAYG-Zahlungsnachweise (NAT 3447) einreichen | Arbeitgeber, die traditionelle PAYG-Nachweise ausgestellt haben | ATO-Nachfassaktion bei Nicht-Einreichung; Datenabgleichslücken zwischen gemeldeten Abzügen und BAS-Summen |
Zwei weitere Termine liegen außerhalb der Hauptreihenfolge, betreffen aber bestimmte Arbeitgebergruppen. 30. September – STP-Abschluss für nahestehende Zahlungsempfänger (Geschäftsführer, Familienmitglieder eines Familienunternehmens, Treuhandbegünstigte). 31. Oktober – PAYG-Einbehalt bei nicht angegebener ABN: Jahresbericht (NAT 3448) für Zahlungen an Lieferanten ohne ABN.
Die folgende Checkliste deckt die Frist vom 14. Juli ab – den ressourcenintensivsten Termin – mit Vorbereitung für den Jahresbericht vom 14. August im selben Arbeitsablauf. Führen Sie die Schritte in der Reihenfolge aus: Jeder Abschnitt baut auf dem vorherigen auf.
Phase 1: Vor dem 30. Juni – Datenbereinigung (Abschluss vor Geschäftsjahresende)
Mitarbeiterdaten im Lohnsystem prüfen
Bestätigen Sie, dass TFN, Namensschreibweise, Geburtsdatum und Adresse jedes Mitarbeiters mit den ATO-Daten übereinstimmen. Ein falscher TFN ist der häufigste Auslöser für STP-Datenrückweisungen und PAYG-Abweichungen. Führen Sie einen TFN-Validierungsbericht in Ihrer Lohnsoftware aus – die meisten Programme erkennen TFNs, die den ATO-Prüfalgorithmus nicht bestehen. Korrigieren Sie Fehler vor dem letzten Juni-Lohnlauf. Frist: Nach dem 30. Juni erfordert eine Korrektur ein Update-Event im STP, was die Finalisierung erschwert.
Letzten Lohnlauf des Geschäftsjahres abstimmen
Der letzte Lohnlauf vor dem 30. Juni bestimmt das zugehörige Geschäftsjahr – maßgeblich ist das Zahlungsdatum, nicht das Arbeitsdatum. Überschreitet der Lohnzeitraum den 30. Juni (z. B. 23. Juni bis 6. Juli) und liegt das Zahlungsdatum am oder nach dem 1. Juli, gehört die gesamte Zahlung zum Geschäftsjahr 2026-27. Prüfen Sie, wie Ihre Lohnsoftware mit solchen Überschneidungen umgeht – Xero, MYOB und Employment Hero handhaben dies unterschiedlich. Eine falsche Annahme Ihrerseits ist die häufigste Ursache für Bruttozahlungsdifferenzen, die bei der Juli-Abstimmung auffallen.
Meldefähige Nebenleistungen für das FBT-Jahr prüfen
Das FBT-Jahr läuft vom 1. April bis 31. März – nicht das Geschäftsjahr. Die meldefähigen Nebenleistungsbeträge (RFBA) für die PAYG-Zusammenfassungen 2025-26 basieren auf den FBT-Erklärungen für den Zeitraum 1. April 2025 bis 31. März 2026. Stellen Sie sicher, dass die RFBA-Beträge in Ihrem Lohnsystem mit den Werten aus Ihrer FBT-Erklärung übereinstimmen. Ein korrekt gemeldeter, aber nicht im Lohnsystem aktualisierter RFBA erscheint falsch auf den Mitarbeiterzusammenfassungen – bei Unterbewertung drohen dem Mitarbeiter ein unerwarteter Medicare-Zuschlag oder eine HELP-Rückzahlungspflicht, wenn das ATO die korrekten Daten abgleicht.
Alle Abfindungszahlungen des Jahres identifizieren und klassifizieren
Für jeden Mitarbeiter, der im Geschäftsjahr ausgeschieden ist, prüfen: Wurde eine ETP-Zahlungszusammenfassung (NAT 70868) innerhalb von 14 Tagen nach Zahlung ausgestellt? Wurden die Pauschalbeträge korrekt klassifiziert (A für nicht genommenen Jahresurlaub, B für nicht genommene Langzeitdienstfreistellung, D für steuerfreie Abfindung, E für Nachzahlung)? Ein falsch klassifizierter Pauschalbetrag – Typ A statt Typ D – führt dazu, dass die Einkommensbescheinigung des Mitarbeiters steuerpflichtiges Einkommen ausweist, wo ein steuerfreier Betrag stehen sollte. Der Mitarbeiter bemerkt dies bei der Steuererklärung; die Korrektur erfordert die Neuausstellung der Zusammenfassung, eine korrigierte STP-Meldung und die Bearbeitung der Beschwerde des Mitarbeiters.
Ziel von Phase 1: Bis zum 30. Juni sind alle Mitarbeiterdatensätze im Lohnsystem korrekt, jede Zahlung dem richtigen Geschäftsjahr zugeordnet und jede Abfindung klassifiziert. Phase 2 – Extraktion und Abstimmung – ist nur so sauber wie die Daten aus Phase 1.
Phase 2: 1.–10. Juli – Extraktion und Abstimmung
Alle PAYG-Zahlungsbelege erstellen und sammeln – digital und in Papierform
Für STP-gemeldete Arbeitnehmer: Ihre Lohnsoftware hat die Daten bereits übermittelt. Sie müssen keine Papierbelege erstellen – der STP-Abschluss ersetzt sie. Für STP-befreite oder -aufgeschobene Arbeitnehmer: Erstellen Sie die Zahlungsbelege aus Ihrer Lohnsoftware und speichern Sie sie als PDFs. Für nahestehende Zahlungsempfänger, die Zwischenbelege erhalten, während der STP-Abschluss bis zum 30. September verlängert wird: Erstellen Sie die Zwischenbelege jetzt – sie werden im September erneut abgeglichen, müssen aber bis zum 14. Juli verteilt sein. Für Drittbescheinigungen (Arbeitnehmerüberlassung, verbundene Unternehmen): Sammeln Sie alle PDFs, die von externen Quellen eingegangen sind. Erstellen Sie einen einzigen Ordner – digital oder physisch – der alle zu verarbeitenden Belege enthält. Wenn Papierbelege von Drittanbietern bis zum 5. Juli nicht eingetroffen sind, haken Sie sofort nach.
Alle Belege in eine einzige Abstimmungs-Tabelle extrahieren
Dieser Schritt entscheidet, ob der Rest der Checkliste Stunden oder Tage dauert. Definieren Sie Ihr Spaltenschema – Mitarbeitername, TFN, ABN des Zahlers, Bruttozahlungen, einbehaltene Steuer gesamt, RFBA, RESC, Zulagen, Pauschalbeträge A–E, Zeitraum Beginn, Zeitraum Ende – und laden Sie alle Belege in einem Durchgang hoch. Die Extraktions-Engine verarbeitet alle Formate – Xero-PDFs, MYOB-Layouts, Employment-Hero-Belege, eingescannte Papierbescheinigungen von Drittanbietern – im selben Durchgang, da sie jedes Feld nach seiner semantischen Bedeutung und nicht nach seiner Position auf der Seite liest. Das Ergebnis ist eine Tabelle mit einer Zeile pro Mitarbeiter und Belegart. Für die PAYG-Belegextraktion ist die entscheidende Designentscheidung, ob während der Extraktion berechnete Spalten verwendet werden sollen – mit eingebetteten Validierungsregeln (SG-Compliance-Prüfung, Erkennung von Ausreißern beim effektiven Steuersatz), die Unstimmigkeiten markieren, bevor die Tabelle geöffnet wird.
Extrahierte Daten mit dem Lohnsystem abgleichen
Vergleichen Sie die Extraktionstabelle mit dem Jahresmeldebericht des Lohnsystems und prüfen Sie: (a) Die gesamten Bruttozahlungen aller Belege stimmen mit dem Jahresverdienstbericht des Lohnsystems überein. (b) Die insgesamt einbehaltene Steuer aller Belege entspricht der Summe der PAYG-Einbehalte aus den vier vierteljährlichen BAS (Felder W1 für Löhne und Gehälter, W2 für Einbehalte). (c) Die Anzahl der Mitarbeiter in der Extraktion entspricht der Anzahl der Mitarbeiter, die einen Zahlungsbeleg erhalten haben (zählt Vollzeit-, Teilzeit- und Gelegenheitsmitarbeiter mit Steuerabzug sowie ehemalige Mitarbeiter – ausgenommen sind Auftragnehmer mit ABN, sofern kein freiwilliger Abzug erfolgte, und Mitarbeiter ohne Steuerabzug unterhalb des Steuerfreibetrags). (d) Für jeden Mitarbeiter mit einem RFBA ungleich Null bestätigen Sie, dass der Betrag mit der FBT-Erklärung übereinstimmt und der Mitarbeiter tatsächlich einen meldepflichtigen Sachbezug erhalten hat.
Alle Abweichungen in der Abstimmung prüfen und beheben
Jeder Mitarbeiter, dessen Bruttozahlung oder einbehaltene Steuer zwischen der extrahierten Zusammenfassung und dem Lohnsystem abweicht, muss geprüft werden. Häufige Ursachen, die in unter 10 Minuten behoben sind: (a) eine manuelle Gehaltsanpassung im Lohnsystem nach Erstellung der Zusammenfassung, (b) ein im Juni gezahlter Bonus, der erst im Juli abgerechnet wurde (gehört nach ATO-Zahlungsdatum ins nächste Finanzjahr), (c) eine Gehaltsumwandlung, die als Standard-SG statt RESC codiert ist – die Bruttozahlung stimmt, aber das RESC-Feld ist falsch. Seltener, aber zeitaufwändiger: (d) ein Mitarbeiter, der von zwei verschiedenen Unternehmen derselben Unternehmensgruppe bezahlt wird – jedes Unternehmen hat eine eigene Zusammenfassung erstellt, und der Lohnsystembericht deckt nur ein Unternehmen ab, (e) ein Arbeitnehmer, der in einem Berichtszeitraum als Angestellter und in einem anderen als Auftragnehmer geführt wird – die Zusammenfassung deckt nur den Angestelltenzeitraum ab, das Lohnregister kann jedoch beide enthalten. Leiten Sie jede ungeklärte Abweichung vor dem 10. Juli an den Lohnsoftwareanbieter oder Steuerberater weiter – die verbleibenden vier Tage sind für Verteilung und Abschluss vorgesehen, nicht für Prüfungen.
Ziel von Phase 2: Bis zum 10. Juli sind alle Zusammenfassungen extrahiert, abgestimmt und etwaige Abweichungen behoben. Die Extraktionstabelle ist die maßgebliche Quelle für alle drei Interessengruppen (Finanzen, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater). Phase 3 – Finalisierung und Verteilung – ist ein Bestätigungsschritt, kein Schritt zur Datenkorrektur.
Phase 3: 11.–14. Juli – Finalisierung und Verteilung
STP-Abschlusserklärung einreichen
Reichen Sie über Ihre STP-fähige Lohnsoftware die Abschlusserklärung für alle fremdbestimmten Arbeitnehmer ein. Dadurch werden deren Einkommensnachweise in myGov als „Steuerbereit" markiert. Vor dem Absenden prüfen Sie den STP-Abschlussbericht – die meisten Lohnplattformen bieten eine Vorschaufunktion – und bestätigen Sie, dass die Summen mit Ihrer abgeglichenen Extraktionstabelle übereinstimmen. Bei im Laufe des Jahres ausgeschiedenen Arbeitnehmern prüfen Sie, ob das Enddatum korrekt ist und die Abschlusserklärung alle Zahlungen bis zu diesem Datum umfasst. Für nahestehende Zahlungsempfänger, die vorläufige traditionelle Zusammenfassungen ausstellen, während die STP-Abschlusserklärung auf den 30. September verschoben wird, führen Sie jetzt keine Abschlusserklärung durch – stellen Sie jedoch sicher, dass die vorläufigen Zusammenfassungen bis zum 14. Juli verteilt werden. Hinweis: Ab dem 1. Juli 2026 verlangt Payday Super, dass SG-Beiträge innerhalb von sieben Werktagen nach jedem Zahltag auf den Konten der Arbeitnehmer eingehen. Die ersten Lohnläufe nach dem 1. Juli unterliegen dieser Regel – stellen Sie sicher, dass Ihre Lohnsoftware und Ihr Super Clearing House für die neuen Fristen konfiguriert sind.
PAYG-Zahlungszusammenfassungen an Nicht-STP-Mitarbeiter verteilen
Für Arbeitnehmer, die nicht über STP gemeldet werden – STP-befreite Zahlungsempfänger, Arbeitnehmer aus der Vorübergangszeit, nahestehende Zahlungsempfänger mit vorläufigen Zusammenfassungen und Empfänger von Drittbescheinigungen – verteilen Sie deren PAYG-Zahlungszusammenfassungen bis zum 14. Juli. Jede Zusammenfassung muss eine vollständige und genaue Aufzeichnung der geleisteten Zahlungen und der einbehaltenen Steuern sein. Verteilungsmethoden: E-Mail (PDF-Anhang), physische Post (gedruckte Bescheinigung) oder persönliche Übergabe. Führen Sie ein Verteilungsprotokoll – Ausstellungsdatum, Methode und Empfänger – für Ihre eigenen Compliance-Unterlagen. Arbeitnehmer, die ihre Zusammenfassung nicht bis zum 14. Juli erhalten, können ihre Steuererklärung nicht korrekt ausfüllen, und das ATO hält den Arbeitgeber für die Verzögerung verantwortlich.
Mitarbeiter über ihre Einkommensnachweise informieren
Senden Sie eine kurze E-Mail an alle Mitarbeiter (oder veröffentlichen Sie einen Beitrag in Ihrem Intranet), in der Sie Folgendes erläutern: (a) STP-gemeldete Arbeitnehmer können ihren Einkommensnachweis über myGov abrufen – er sollte nach der Abschlusserklärung des Arbeitgebers als „Steuerbereit" markiert sein, (b) Arbeitnehmer, die eine traditionelle PAYG-Zahlungszusammenfassung erhalten haben, sollten die Zahlen dieser Zusammenfassung für ihre Steuererklärung verwenden, (c) falls eine Zahl im Einkommensnachweis oder in der Zahlungszusammenfassung nicht mit den Erwartungen des Arbeitnehmers übereinstimmt, sollte dieser zuerst die Lohnbuchhaltung kontaktieren – nicht das ATO. Dieser letzte Punkt ist entscheidend: Ein Arbeitnehmer, der eine Zahl direkt beim ATO anfragt, löst eine Datenabgleichsprüfung aus, die länger dauert und mehr Parteien einbezieht als eine interne Lohnkorrektur. Proaktive Kommunikation reduziert das Volumen der Mitarbeiteranfragen im Juli-August, indem sie an den richtigen Kanal weiterleitet.
Ziel Phase 3: bis 14. Juli ist der STP-Abschluss abgeschlossen, jeder Mitarbeiter hat seine Jahresendabrechnung (digitale Einkommensbescheinigung oder traditionelle PAYG-Zusammenfassung) und die Mitarbeiter wissen, an wen sie sich bei Fragen wenden können. Der Juli-Stress ist bewältigt. Phase 4 – der ATO-Jahresbericht – hat einen vollen Monat Vorbereitungszeit.
Phase 4: 15. Juli – 14. August – ATO-Jahresbericht und Prüfungsvorbereitung
Jahresbericht der PAYG-Zahlungszusammenfassung vorbereiten (NAT 3447)
Wenn Sie traditionelle PAYG-Zahlungszusammenfassungen ausgestellt haben (Nicht-STP-Mitarbeiter, Zwischenzusammenfassungen für eng verbundene Zahlungsempfänger, Zertifikate Dritter), müssen Sie bis zum 14. August eine PAYG-Zahlungszusammenfassungserklärung (NAT 3447) beim ATO einreichen. Dieses Formular fasst alle ausgestellten Zahlungszusammenfassungen zusammen – gesamte Bruttozahlungen, einbehaltene Steuern und Anzahl der Zusammenfassungen pro PAYG-Typ. Ihre abgestimmte Extraktionstabelle aus Phase 2 liefert die Zahlen – die SUMME der Spalten Bruttozahlungen und Einbehaltene Steuern, gefiltert nach Zusammenfassungstyp, falls Sie mehrere Typen ausgestellt haben. Gleichen Sie diese Summen mit Ihren vierteljährlichen BAS-Einbehaltungszahlen (Felder W1 und W2) ab. Jede Abweichung zwischen dem Jahresbericht und der BAS-Summe löst eine ATO-Anfrage aus.
Alles für die fünfjährige Aufbewahrungspflicht archivieren
Das ATO verlangt von Arbeitgebern, Lohnunterlagen – einschließlich PAYG-Zahlungszusammenfassungen – fünf Jahre ab dem Datum ihrer Erstellung oder Beschaffung aufzubewahren. Speichern Sie in einem strukturierten, durchsuchbaren Ort: (a) die abgestimmte Extraktionstabelle (Excel-Format, eine Datei pro Steuerjahr) – dies ist Ihr durchsuchbarer Index für zukünftige ATO-Prüfungen oder Mitarbeiteranfragen, (b) alle ursprünglichen PAYG-Zusammenfassungs-PDFs und Scans, sortiert nach Steuerjahr und Mitarbeiter, (c) die STP-Abschlussbestätigung aus Ihrer Lohnsoftware, (d) den eingereichten NAT 3447-Jahresbericht und die Einreichungsbestätigung. Eine Tabelle mit maschinell extrahierten Feldern ist ein durchsuchbares Archiv; ein Ordner mit nicht extrahierten PDFs, sortiert nach Mitarbeiternamen, ist ein Aktenschrank. Der Unterschied wird beim ersten Mal deutlich, wenn Sie eine ATO-Anfrage zu einem bestimmten Mitarbeiter von vor drei Steuerjahren beantworten müssen. Die UK-P60-Mai-Frist und die P11D-Juli-Frist folgen dem gleichen Vorbereitungsablauf unter anderen Steuerkalendern – die Dokumententypen unterscheiden sich, aber die Checklistenstruktur (prüfen → extrahieren → abstimmen → verteilen → einreichen → archivieren) ist universell.
Häufig gestellte Fragen
Was passiert, wenn ich die Frist zum 14. Juli versäume?
Für die STP-Finalisierung: Es gibt keine direkte finanzielle Strafe für das Versäumen des 14. Juli, aber Mitarbeiter können ihre Steuererklärung erst abschließen, wenn ihre Einkommensaufstellung als „Steuerbereit“ markiert ist. Das ATO kann bei erheblicher Verspätung eine Erklärung anfordern, und wiederholte Verspätungen über mehrere Jahre können zu verstärkter Prüfung führen. Sie können beim ATO einen Aufschub beantragen, wenn Sie die Frist nicht einhalten können – Anträge werden einzeln geprüft. Für traditionelle PAYG-Zahlungsbelege: Verspätete Ausstellung kann Strafen im Rahmen des ATO-Systems für Nichtabgabe nach sich ziehen. Die praktischen Kosten sind oft höher als die Strafe: Mitarbeiter, die ihre Steuererklärung nicht einreichen können, weil ein Beleg fehlt, werden sich beschweren und die Lohnbuchhaltung zusätzlich belasten, die zu dieser Zeit bereits mit BAS-Einreichung und Q4-Superzahlungen beschäftigt ist.
Wie wirkt sich Payday Super (ab 1. Juli 2026) auf die Arbeitsbelastung im Juli aus?
Payday Super verlangt, dass SG-Beiträge innerhalb von sieben Werktagen nach jedem Zahltag beim Superfonds des Mitarbeiters eingehen – und ersetzt damit die derzeitige vierteljährliche Beitragsfrist. Für den Lohnzyklus im Juli 2026 bedeutet dies, dass für die ersten ab dem 1. Juli abgerechneten Lohnläufe die Superbeiträge bis etwa zum 10.–12. Juli gezahlt werden müssen (abhängig vom genauen Zahltag und dem Sieben-Werktage-Fenster). Dies überschneidet sich mit dem Zeitfenster für die STP-Finalisierung und die PAYG-Belegverteilung. Lohnbuchhaltungen, die sowohl die Jahresendfinalisierung als auch den ersten Payday-Super-konformen Beitragslauf gleichzeitig bearbeiten, sind in ihrer Kapazität eingeschränkt – die obige Checkliste verlagert Abstimmungsarbeiten in das Zeitfenster vom 1.–10. Juli, um das Fenster vom 11.–14. Juli für die Finalisierung und Superabwicklung freizumachen.
Muss ich Mitarbeitern, von denen nie Steuern einbehalten wurden, PAYG-Belege ausstellen?
Nach den ATO-Regeln müssen Sie jedem Arbeitnehmer bis zum 14. Juli einen Zahlungsbeleg ausstellen, „auch wenn der einbehaltene Betrag null ist“. Dies gilt für Mitarbeiter, die unter der Steuerfreigrenze verdient haben (18.200 $ für 2025–26) oder die die Steuerfreigrenze beantragt haben und bei denen keine Steuern auf ihr Einkommen einbehalten wurden. Der Beleg dient dennoch der Aufzeichnung: Er bestätigt das Bruttoeinkommen des Mitarbeiters für das Jahr, was für staatliche Leistungen, Unterhaltsberechnungen oder Kreditanträge relevant sein kann. In der Praxis erstellen viele Arbeitgeber diese Null-Einbehalt-Belege über ihre Lohnsoftware und verteilen sie zusammen mit den Standardbelegen – der Extraktions- und Abstimmungsprozess behandelt sie identisch, da die Felder gleich sind; nur der einbehaltene Steuerbetrag ist null.
Kann ich die STP vor dem 14. Juli für Mitarbeiter finalisieren, die unterjährig ausgeschieden sind?
Ja. Sie können die STP-Daten eines einzelnen Mitarbeiters jederzeit nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses finalisieren – Sie müssen nicht bis zum Ende des Geschäftsjahres warten. Dies ist besonders nützlich für Mitarbeiter, die beispielsweise im März ausgeschieden sind und ihre Steuererklärung vor Juli einreichen möchten. Finalisieren Sie ihre Daten über Ihre STP-fähige Software, sobald ihre letzte Abrechnung verarbeitet ist und alle Beträge (einschließlich etwaiger ETP, Urlaubsabgeltungen und des letzten Superbeitrags) endgültig sind. Die Einkommensaufstellung des Mitarbeiters wird in myGov als „Steuerbereit“ angezeigt, und er kann seine Erklärung einreichen, ohne auf den Finalisierungszyklus im Juli warten zu müssen. Führen Sie Aufzeichnungen darüber, welche Mitarbeiter vorzeitig finalisiert wurden – ihre Jahreswerte zum Zeitpunkt der Finalisierung sollten als vollständig bestätigt sein und sich nach der Finalisierung nicht mehr ändern.
Wie gehe ich vor, wenn ein Mitarbeiter nach Einreichung des Jahresberichts seine PAYG-Abrechnungssumme anzweifelt?
Prüfen Sie die Anfrage anhand Ihrer abgeglichenen Extraktionstabelle und der ursprünglichen Zusammenfassung als PDF. Ergibt die Prüfung einen echten Fehler: (a) stellen Sie dem Mitarbeiter eine korrigierte PAYG-Zahlungsübersicht aus, (b) übermitteln Sie einen korrigierten STP-Bericht (Update-Ereignis), wenn der Mitarbeiter über STP gemeldet wurde, (c) korrigieren Sie Ihren jährlichen PAYG-Zahlungsübersichtsbericht (NAT 3447), falls die Korrektur die gemeldeten Gesamtsummen ändert, und (d) benachrichtigen Sie den Mitarbeiter schriftlich über die Korrektur und geben Sie eine Kopie der korrigierten Übersicht. Hat das Finanzamt den falschen Betrag bereits in der Steuerveranlagung des Mitarbeiters verwendet, muss dieser möglicherweise eine Änderung seiner Steuererklärung beantragen. Die Kosten dieses Korrekturprozesses – in Form von Zeit der Lohnbuchhaltung, Steuerberaterkosten und Frustration des Mitarbeiters – sind die versteckten Kosten des ursprünglichen Fehlers. Deshalb ist Phase 2 (Abgleich) die wichtigste Phase der Checkliste: Fehler, die vor der Finalisierung erkannt und korrigiert werden, kosten Minuten; Fehler, die nach der Einreichung entdeckt werden, kosten Stunden.