So extrahieren Sie SA100-Self-Assessment-Daten
in Excel (Leitfaden 2026)

Was im SA100 steckt – und welche Zahlen in Ihre Tabelle gehören

Das SA100 ist das Hauptformular von HMRC für die Selbstveranlagung zur Einkommensteuer. Es erfasst persönliche Daten, eine Zusammenfassung Ihrer Einkunftsquellen, Rentenbeiträge, Gift-Aid-Zahlungen und die gesamte Steuerberechnung – alles, was HMRC benötigt, um Ihre Steuerschuld für das Steuerjahr vom 6. April bis 5. April zu ermitteln. Die vollständige Anleitung zum Ausfüllen umfasst die SA150-Notizen, derzeit 44 Seiten, das Formular selbst folgt jedoch einer sechsseitigen Struktur, nummeriert von TR1 bis TR6.

Das SA100 enthält rund 60 Datenfelder auf TR1–TR6. Für die meisten Freiberufler und Kleinunternehmer sind nur 10–15 dieser Felder jedes Jahr dynamisch – der Rest sind persönliche Daten, Kästchenerklärungen und Ja/Nein-Weiterleitungsfragen, die korrekt sein müssen, sich aber nicht jährlich ändern. Zu wissen, welche Felder die beweglichen Teile sind, entscheidet darüber, ob Ihre Tabelle alles erfasst, was Ihr Steuerberater benötigt – in einer Spaltenanordnung oder in vieren.

Diese 10–15 Felder sind es, die Ihre Tabelle erfassen muss. Und das ist noch bevor ergänzende Seiten ins Spiel kommen. Wenn Sie Einkünfte aus selbstständiger Arbeit haben, fügt die SA103 (kurz oder vollständig, je nachdem, ob der Umsatz die VAT-Schwelle überschreitet) Geschäftseinnahmen, abzugsfähige Ausgaben, Kapitalabschreibungen und Nettogewinn oder -verlust hinzu. Ein Vermieter fügt die SA105 mit Mieteinnahmen, Finanzierungskosten, Reparaturen und Netto-Mieteinkünften hinzu. Ein Kapitalgewinn aus Aktien oder Immobilien fügt die SA108 hinzu. Jede ergänzende Seite fügt 5–10 weitere dynamisch wechselnde Zahlen zur selben Tabelle hinzu. Die SA100 allein kann 8 Spalten erzeugen. Eine selbstständige Person mit Mieteinkünften benötigt möglicherweise 15–18 Spalten, die alle mit den an HMRC übermittelten Zahlen übereinstimmen müssen. Eine seitenweise Feldreferenz für TR1–TR6 und alle ergänzenden Formulare finden Sie in unserem vollständigen Leitfaden zur SA100-Datenextraktion im Vereinigten Königreich.

Warum SA100-Daten immer noch manuell in Tabellen landen

Wäre die SA100 eine API – ein strukturierter Datenfeed von HMRC-Systemen direkt in Ihr FreeAgent, Xero oder Excel – gäbe es nichts zu extrahieren. Doch die SA100, mit der die meisten Selbstständigen arbeiten, ist kein Datenfeed. Sie ist ein PDF aus dem HMRC-Onlineportal, ein E-Mail-Anhang Ihres Steuerberaters mit der von ihm erstellten Erklärung zur Prüfung oder – für die 3 %, die noch auf Papier einreichen – ein ausgedrucktes Formular, das an HMRC geschickt und dann eingescannt wird. Jedes dieser Formate ist ein visuelles Layout von Daten, keine strukturierten Daten.

Softwareansichten der SA100 verschlimmern dies auf eine für die Selbstveranlagung typische Weise. Die P60-Daten eines Angestellten stecken in einem einzigen Format: der Lohnsteuerbescheinigung eines Arbeitgebers, einer Lohnabrechnungssoftware. Die Daten eines selbstständigen SA100-Einreichers stammen aus mehreren Quellen – das HMRC-Onlineportal bündelt Zahlen aus Ihren SA103-Selbstständigkeitsseiten, Ihren SA105-Einkünften aus Vermietung und Verpachtung sowie etwaigen Arbeitseinkünften aus SA102-Seiten und erstellt dann eine Berechnung, die auf alle zurückgreifen kann. Das gerenderte PDF aus dem HMRC-Portal lässt sich nicht als Tabelle exportieren. Das PDF Ihres Steuerberaters zur Prüfung kann anders formatiert sein als die HMRC-Version. Die Papier-SA100, die Sie vor zwei Jahren eingereicht haben, hat gar keine digitale Datenebene.

Der gemeinsame Nenner: Alle diese Formate – HMRC-Onlineportal-PDF, Steuerberater-PDF, eingescannte Papier-SA100, Ausdrucke von Ergänzungsseiten – enthalten dieselben benannten Felder: UTR, Arbeitseinkommen, Dividendeneinkünfte, Mietgewinn, Spenden, gesamte Steuerschuld. Aber sie ordnen sie unterschiedlich an. Ein vorlagenbasiertes OCR-Tool, das Felder an festen Positionen erwartet – der traditionelle Ansatz zur Formularextraktion – scheitert, sobald sich das Layout ändert. Und bei der Selbstveranlagung ändert sich das Layout immer, weil HMRC das SA100-Formular jährlich aktualisiert und verschiedene Softwareanbieter es anders darstellen.

Hier ersetzt die benutzerdefinierte Spaltenextraktion die layoutabhängige Extraktion durch etwas, das mit jedem SA100-Format funktioniert. Statt dem Tool zu sagen, wo die UTR auf jeder Seite sitzt – Koordinaten, Begrenzungsrahmen, Pixelabstände – sagen Sie ihm, welche Daten Sie wollen: „UTR“, „Arbeitseinkommen“, „Selbstständiger Nettogewinn“, „Gesamte Steuerschuld“, „Vorauszahlungen“. Die KI liest jede SA100, indem sie versteht, was jedes beschriftete Feld bedeutet, nicht wo es auf dem Papier erscheint. Dieselbe Spaltendefinition funktioniert mit HMRC-Portal-PDFs, Steuerberater-Prüfexemplaren und eingescannten Papiererklärungen – denn die Worte „Unique Taxpayer Reference“ bedeuten dasselbe, egal in welchem Quadranten der Seite sie stehen.

Einrichtung Ihrer SA100-Extraktion: Eine wiederverwendbare Spaltendefinition

Der Workflow, der die manuelle SA100-Übertragung ersetzt, umfasst drei Schritte. Der Konfigurationsschritt – das Definieren Ihrer Spalten – wird einmal durchgeführt und für jedes Steuerjahr, jedes SA100-Format und jede Charge ergänzender Seiten wiederverwendet.

Drei SA100-Extraktionsszenarien, die sich bei jeder Steuerfrist wiederholen

Die SA100-Extraktion sieht nicht für alle gleich aus, die sie benötigen. Die folgenden drei Szenarien decken die häufigsten Muster ab – und jedes verändert, welche Spalten Sie definieren und wie Ihre Ausgabetabelle verwendet wird.

Der Freiberufler, der seine eigenen Steuerunterlagen führt

Ein freiberuflicher Grafikdesigner mit einem selbstständigen Gewerbe, bescheidenen Dividendeneinkünften aus einem Aktien-ISA und keinen Einkünften aus Vermietung reicht jedes Jahr ein SA100 mit einer SA103-Seite für vollständige Selbstständigkeit ein. Seine Spaltendefinition ist unkompliziert: UTR, NINO, Selbstständigkeits-Umsatz, abzugsfähige Ausgaben, Nettogewinn, erhaltene Dividenden, Rentenbeiträge, Gift Aid, gesamte fällige Steuer, Payments on Account, erstatteter Saldo. Er extrahiert ein einzelnes SA100-PDF aus seinem HMRC-Download – eine Datenzeile – und speichert die Tabelle neben dem PDF in einem Ordner, der mit dem Steuerjahr beschriftet ist.

Dieses Szenario hat kein hohes Volumen, aber ein hohes Risiko. Der Freiberufler benötigt genaue Zahlen, da die Tabelle seine einzige strukturierte Aufzeichnung dessen ist, was er eingereicht hat. Wenn HMRC 18 Monate später eine Prüfung eröffnet, ist die Tabelle das, was der Freiberufler heranzieht, um sie mit Kontoauszügen und Rechnungen abzugleichen. Die Extraktion eliminiert Übertragungsfehler – vertippte Ziffern, vertauschte Dezimalstellen, die falsche Payment-on-Account-Zahl aus dem falschen Feld – die diesen Abgleich von Anfang an unzuverlässig machen.

Der Steuerberater, der SA100s von Mandanten in großem Umfang verarbeitet

Eine kleine Steuerkanzlei mit 80 Einzelunternehmer- und Vermieter-Mandanten erhält SA100s in verschiedenen Formaten während des Abgabefensters von Dezember bis Januar: HMRC-Portal-PDFs von digital affinen Mandanten, Scans der Papier-SA100 von Mandanten, die per Post einreichen, E-Mail-Anhänge von Steuerberatern früherer Kanzleien sowie PDFs aus der eigenen Steuersoftware der Kanzlei mit vorläufigen Berechnungen. Die Kanzlei benötigt eine Tabelle pro Mandant – jeweils mit demselben Spaltenlayout –, die geprüft, mit den zugrunde liegenden Unterlagen abgeglichen und zu den Arbeitspapieren des Mandanten abgelegt werden kann.

Der Batch-Extraktions-Workflow bewältigt dies problemlos. Der Steuerberater definiert einmalig einen Standardsatz an Spalten – der das SA100-Hauptformular plus die gängigsten Ergänzungsseitenfelder abdeckt – und verarbeitet alle 80 Mandanten in einem einzigen Batch-Upload. Jede SA100 (und die dazugehörigen Ergänzungsseiten) wird zu einer Zeile. Da die Batch-Extraktion die Ergebnisse in einer einzigen Tabelle zusammenführt, erhält der Steuerberater eine Excel-Arbeitsmappe mit 80 Zeilen und identischen Spalten, bereit zur Prüfung. Die Kanzlei kann außerdem einen Sammellink ausgeben – eine teilbare URL, über die Mandanten ihre SA100-PDFs direkt in die Verarbeitungswarteschlange der Kanzlei hochladen können, ohne ein Konto erstellen zu müssen. Der Mandant öffnet den Link, gibt einen Verifizierungscode ein und lädt die Datei hoch – und sie landet automatisch in der Warteschlange des Steuerberaters.

Making Tax Digital: Vorbereitung auf vierteljährliche Updates

Ab dem 6. April 2026 tritt die bedeutendste Änderung am britischen Self Assessment seit seiner Einführung 1996 in Kraft. Making Tax Digital for Income Tax Self Assessment (MTD for ITSA) wird für Einzelunternehmer und Vermieter mit qualifizierendem Einkommen – kombinierte Einkünfte aus selbstständiger Arbeit und Vermietung – über £50.000 verpflichtend. Rund 780.000 Steuerpflichtige fallen in diese erste Welle. Die Schwelle sinkt im April 2027 auf £30.000, was weitere 970.000 betrifft, und im April 2028 auf £20.000.

Unter MTD for ITSA wird die jährliche SA100-Einreichung zu einem ganzjährigen digitalen Meldezyklus: vier vierteljährliche Updates mit einer Zusammenfassung von Einnahmen und Ausgaben, gefolgt von einer abschließenden Jahresendmeldung – dem funktionalen Äquivalent zur SA100 –, die bis zum 31. Januar einzureichen ist. Jedes vierteljährliche Update hat eine feste Frist: 7. August, 7. November, 7. Februar und 7. Mai. Der alte Workflow – 12 Monate Belege in einem Schuhkarton sammeln, im Januar zusammenrechnen, einmal im Jahr einreichen – erfüllt die Compliance-Anforderungen nicht mehr. Wenn Ihre Einreichung jährlich bleibt – weil Sie unter den MTD-Schwellen liegen –, deckt die SA100-Januar-Frist-Checkliste dieselben Sammelarbeiten im Hinblick auf die Frist zum 31. Januar ab.

Die praktische Konsequenz für die Extraktion ist, dass die SA100 zu einer vierteljährlichen Aufgabe wird, nicht zu einer jährlichen Nachtschicht. Statt im Januar eine SA100-PDF zu extrahieren und fertig zu sein, extrahiert der Freiberufler oder Steuerberater vier vierteljährliche Einnahmen-Ausgaben-Zusammenfassungen plus eine Jahresend-SA100. Eine wiederverwendbare Spaltendefinition – dieselbe wie für die jährliche SA100, angepasst um vierteljährliche kumulative Summen – bedeutet, dass der Extraktionsschritt pro Quartal Sekunden dauert, statt der Stunden, die die manuelle Übertragung viermal im Jahr erfordern würde.

Die HMRC-Leitlinien zu MTD for ITSA bestätigen, dass MTD-kompatible Software erforderlich ist – aber die Daten stammen weiterhin aus Dokumenten: Kontoauszügen, Rechnungen, Belegen, Gehaltsabrechnungen und der SA100 selbst. Die Extraktion überbrückt die Lücke zwischen dem Dokument, das Sie erhalten, und dem digitalen Datensatz, den MTD von Ihnen verlangt zu führen.

Validierung Ihrer extrahierten SA100-Daten vor der Weitergabe an den Steuerberater

Selbst bei hoher Extraktionsgenauigkeit verdienen die Daten, die Sie an Ihren Steuerberater senden oder beim Finanzamt einreichen, eine Plausibilitätsprüfung. Die nachfolgenden Prüfungen sind SA100-spezifisch und erfolgen spaltenweise in Excel. Es handelt sich um Formatprüfungen, die die wenigen Zeilen aufdecken sollen, die einen manuellen Abgleich mit der SA100-Quelle erfordern – keine vollständige Prüfung.

Der Wert eines Validierungslaufs für extrahierte SA100-Daten liegt darin, dass er Sekunden pro Zeile dauert statt Minuten. Sie prüfen die Struktur, nicht jede Zahl auf jeder Seite eines sechsseitigen Formulars. Eine Spalte mit 10 Zeilen – eine pro Steuerjahr seit 2016 – lässt sich mit diesen Formeln als bedingte Formatierung in unter einer Minute durchscannen. Die ein oder zwei markierten Zeilen werden manuell gegen das Quell-PDF geprüft, der Rest geht direkt in Ihre Aufzeichnungen oder den Posteingang Ihres Buchhalters.

SA100 vs. P60 und P45: Britische Steuerformulare, die in einer Tabelle landen

Das SA100 ist eines von drei wichtigen HMRC-Steuerdokumenten, die Selbstständige und Lohnbuchhalter in Großbritannien zu verschiedenen Zeitpunkten im Steuerjahr bearbeiten. Jedes Dokument hat einen anderen Zweck, enthält andere Felder und wird zu einem anderen Zeitpunkt in eine Tabelle übernommen – aber alle drei profitieren vom selben Extraktionsansatz.

Eine P60 (Jahresbescheinigung) meldet den Gesamtlohn, die einbehaltene Steuer und die National Insurance-Beiträge eines Arbeitnehmers für das gesamte Steuerjahr – eine Bescheinigung pro Arbeitgeber, ausgestellt bis zum 31. Mai jedes Jahres. Eine P45 (Angaben zum ausscheidenden Arbeitnehmer) enthält die Steuerklasse des Ausscheidenden, die bisherigen Lohn- und Steuerbeträge sowie den Status des Studentendarlehensabzugs – ausgestellt beim Verlassen eines Arbeitsplatzes und vom neuen Arbeitgeber benötigt, um die Lohnabrechnung korrekt einzurichten. Das SA100 fasst Einkünfte aus allen Quellen zusammen – aus Beschäftigung (wobei P60- und P45-Werte in die Beschäftigungsseite einfließen), Selbstständigkeit, Immobilien, Dividenden und mehr – in einer einzigen Steuerberechnung.

Der praktische Zusammenhang ist, dass eine selbstständige Person, die auch Arbeitseinkommen hat, drei Dokumente benötigt, um ihr SA100 auszufüllen: die P60 vom Arbeitgeber (zur Überprüfung des Arbeitseinkommens), alle P45 von unterjährig beendeten Arbeitsverhältnissen und das SA100 selbst (zur Einreichung der Steuererklärung). Jedes Dokument speist einen anderen Teil derselben Tabelle.

Für Lohnbuchhalter, die sowohl P60- als auch P45-Extraktion neben Self Assessment-Daten bearbeiten, finden Sie in unseren Leitfäden Informationen zum Extrahieren von P60-Daten in Excel für den Lohnabgleich, zum Extrahieren von P45-Abgängerdaten für die Verarbeitung neuer Mitarbeiter und zum vollständigen Leitfaden zur P45-Extraktion für Lohnbuchhaltungsteams. Für Kanzleien, die P60-Batches im Auftrag mehrerer Arbeitgeberkunden verarbeiten, behandelt der Leitfaden zur Batch-P60-Prüftabelle den Abgleichprozess über mehrere Arbeitgeber hinweg.

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