SA100-Selbstbewertungsdaten in Excel extrahieren
(Anleitung 2026)

Was im SA100 steckt – und welche Zahlen in Ihre Tabelle gehören

Das SA100 ist das Hauptformular von HMRC für die Selbstveranlagung zur Einkommensteuer. Es erfasst persönliche Daten, eine Zusammenfassung Ihrer Einkunftsquellen, Rentenbeiträge, Gift-Aid-Zahlungen und die gesamte Steuerberechnung – alles, was HMRC benötigt, um Ihre Steuerschuld für das Steuerjahr vom 6. April bis 5. April zu ermitteln. Die vollständige Anleitung zum Ausfüllen umfasst die SA150-Notizen, derzeit 44 Seiten, das Formular selbst folgt jedoch einer sechsseitigen Struktur, nummeriert von TR1 bis TR6.

Das SA100 enthält rund 60 Datenfelder auf TR1–TR6. Für die meisten Freiberufler und Kleinunternehmer sind nur 10–15 dieser Felder jedes Jahr dynamisch – der Rest sind persönliche Daten, Kästchenerklärungen und Ja/Nein-Weiterleitungsfragen, die korrekt sein müssen, sich aber nicht jährlich ändern. Zu wissen, welche Felder die beweglichen Teile sind, entscheidet darüber, ob Ihre Tabelle alles erfasst, was Ihr Steuerberater benötigt – in einer Spaltenanordnung oder in vieren.

Diese 10–15 Felder müssen in Ihrer Tabelle erfasst werden. Und das ist noch vor den Ergänzungsseiten. Bei selbstständiger Tätigkeit kommen mit der SA103 (kurz oder lang, je nachdem, ob der Umsatz die Umsatzsteuerschwelle überschreitet) Betriebseinnahmen, abzugsfähige Ausgaben, Investitionsabzüge und Gewinn oder Verlust hinzu. Ein Vermieter fügt die SA105 mit Mieteinnahmen, Finanzierungskosten, Reparaturen und Nettoeinkünften aus Vermietung hinzu. Ein Kapitalgewinn aus Aktien oder Immobilien erfordert die SA108. Jede Ergänzungsseite fügt 5–10 weitere dynamische Zahlen zur selben Tabelle hinzu. Die SA100 allein kann 8 Spalten ergeben. Ein Selbstständiger mit Vermietungseinkünften benötigt möglicherweise 15–18 Spalten, die alle mit den an HMRC übermittelten Zahlen übereinstimmen müssen.

Warum SA100-Daten immer noch manuell in Tabellen landen

Wäre die SA100 eine API – ein strukturierter Datenfeed von HMRC-Systemen direkt in Ihr FreeAgent, Xero oder Excel – gäbe es nichts zu extrahieren. Doch die SA100, mit der die meisten Selbstständigen arbeiten, ist kein Datenfeed. Sie ist ein PDF aus dem HMRC-Onlineportal, ein E-Mail-Anhang Ihres Steuerberaters mit der von ihm erstellten Erklärung zur Prüfung oder – für die 3 %, die noch auf Papier einreichen – ein ausgedrucktes Formular, das an HMRC geschickt und dann eingescannt wird. Jedes dieser Formate ist ein visuelles Layout von Daten, keine strukturierten Daten.

Softwareansichten der SA100 verschlimmern dies auf eine für die Selbstveranlagung typische Weise. Die P60-Daten eines Angestellten stecken in einem einzigen Format: der Lohnsteuerbescheinigung eines Arbeitgebers, einer Lohnabrechnungssoftware. Die Daten eines selbstständigen SA100-Einreichers stammen aus mehreren Quellen – das HMRC-Onlineportal bündelt Zahlen aus Ihren SA103-Selbstständigkeitsseiten, Ihren SA105-Einkünften aus Vermietung und Verpachtung sowie etwaigen Arbeitseinkünften aus SA102-Seiten und erstellt dann eine Berechnung, die auf alle zurückgreifen kann. Das gerenderte PDF aus dem HMRC-Portal lässt sich nicht als Tabelle exportieren. Das PDF Ihres Steuerberaters zur Prüfung kann anders formatiert sein als die HMRC-Version. Die Papier-SA100, die Sie vor zwei Jahren eingereicht haben, hat gar keine digitale Datenebene.

Der gemeinsame Nenner: Alle diese Formate – HMRC-Onlineportal-PDF, Steuerberater-PDF, eingescannte Papier-SA100, Ausdrucke von Ergänzungsseiten – enthalten dieselben benannten Felder: UTR, Arbeitseinkommen, Dividendeneinkünfte, Mietgewinn, Spenden, gesamte Steuerschuld. Aber sie ordnen sie unterschiedlich an. Ein vorlagenbasiertes OCR-Tool, das Felder an festen Positionen erwartet – der traditionelle Ansatz zur Formularextraktion – scheitert, sobald sich das Layout ändert. Und bei der Selbstveranlagung ändert sich das Layout immer, weil HMRC das SA100-Formular jährlich aktualisiert und verschiedene Softwareanbieter es anders darstellen.

Hier ersetzt die benutzerdefinierte Spaltenextraktion die layoutabhängige Extraktion durch etwas, das mit jedem SA100-Format funktioniert. Statt dem Tool zu sagen, wo die UTR auf jeder Seite sitzt – Koordinaten, Begrenzungsrahmen, Pixelabstände – sagen Sie ihm, welche Daten Sie wollen: „UTR“, „Arbeitseinkommen“, „Selbstständiger Nettogewinn“, „Gesamte Steuerschuld“, „Vorauszahlungen“. Die KI liest jede SA100, indem sie versteht, was jedes beschriftete Feld bedeutet, nicht wo es auf dem Papier erscheint. Dieselbe Spaltendefinition funktioniert mit HMRC-Portal-PDFs, Steuerberater-Prüfexemplaren und eingescannten Papiererklärungen – denn die Worte „Unique Taxpayer Reference“ bedeuten dasselbe, egal in welchem Quadranten der Seite sie stehen.

Einrichtung Ihrer SA100-Extraktion: Eine wiederverwendbare Spaltendefinition

Der Workflow, der die manuelle SA100-Transkription ersetzt, besteht aus drei Schritten. Der Konfigurationsschritt – die Definition Ihrer Spalten – wird einmal durchgeführt und für jedes Steuerjahr, jedes SA100-Format und jede Charge von Ergänzungsseiten wiederverwendet.

Drei SA100-Extraktionsszenarien, die jede Steuerfrist wiederkehren

Die SA100-Extraktion ist nicht für jeden gleich, der sie benötigt. Die folgenden drei Szenarien decken die häufigsten Muster ab – und jedes ändert, welche Spalten Sie definieren und wie Ihre Ausgabetabelle verwendet wird.

Der Freiberufler, der seine eigenen Steuerunterlagen führt

Ein freiberuflicher Grafikdesigner mit einem Einzelunternehmen, bescheidenen Dividendenerträgen aus einem Aktien-ISA und keinen Einkünften aus Vermietung reicht jedes Jahr ein SA100 mit einem SA103-Vollformular für Selbstständige ein. Seine Spaltendefinition ist einfach: UTR, NINO, Umsatz aus Selbstständigkeit, abzugsfähige Ausgaben, Nettogewinn, erhaltene Dividenden, Rentenbeiträge, Spenden, gesamte Steuerschuld, Vorauszahlungen, erstatteter Saldo. Er extrahiert ein einzelnes SA100-PDF aus seinem HMRC-Download – eine Datenzeile – und speichert die Tabelle zusammen mit dem PDF in einem nach Steuerjahr benannten Ordner.

Dieses Szenario hat kein hohes Volumen, aber hohe Einsätze. Der Freiberufler benötigt genaue Zahlen, da die Tabelle seine einzige strukturierte Aufzeichnung dessen ist, was er eingereicht hat. Wenn das HMRC 18 Monate später eine Prüfung einleitet, zieht der Freiberufler die Tabelle heran, um sie mit Kontoauszügen und Rechnungen abzugleichen. Die Extraktion beseitigt Übertragungsfehler – vertippte Ziffern, vertauschte Dezimalstellen, die falsche Vorauszahlungszahl aus dem falschen Feld – die diesen Abgleich von vornherein unzuverlässig machen.

Der Steuerberater verarbeitet SA100-Formulare im großen Stil

Eine kleine Steuerkanzlei mit 80 Einzelunternehmern und Vermietern als Mandanten erhält SA100-Formulare während des Abgabefensters von Dezember bis Januar in verschiedenen Formaten: HMRC-Portal-PDFs von digital affinen Mandanten, eingescannte Papier-SA100 von Mandanten, die per Post einreichen, E-Mail-Anhänge von Steuerberatern früherer Kanzleien sowie PDFs aus der eigenen Steuersoftware der Kanzlei mit Entwurfsberechnungen. Die Kanzlei benötigt eine Tabelle pro Mandant – jeweils mit dem gleichen Spaltenlayout – die geprüft, mit den zugrunde liegenden Unterlagen abgeglichen und zu den Arbeitspapieren des Mandanten genommen werden kann.

Der Batch-Extraktions-Workflow erledigt dies ganz natürlich. Der Steuerberater definiert einmal einen standardisierten Spaltensatz – der das Hauptformular SA100 sowie die gängigsten Felder der Anlagen abdeckt – und verarbeitet alle 80 Mandanten in einem Batch-Upload. Jedes SA100 (mit seinen zugehörigen Anlagen) wird zu einer Zeile. Da die Batch-Extraktion die Ergebnisse in einer einzigen Tabelle zusammenführt, erhält der Steuerberater eine Excel-Arbeitsmappe mit 80 Zeilen und identischen Spalten, bereit zur Prüfung. Die Kanzlei kann zudem einen Collection Link ausgeben – eine teilbare URL, über die Mandanten ihre SA100-PDFs direkt in die Verarbeitungswarteschlange der Kanzlei hochladen können, ohne ein Konto erstellen zu müssen. Der Mandant öffnet den Link, gibt einen Bestätigungscode ein und lädt die Datei hoch – und sie landet automatisch in der Warteschlange des Steuerberaters.

Making Tax Digital: Vorbereitung auf vierteljährliche Updates

Ab dem 6. April 2026 tritt die bedeutendste Änderung der britischen Selbstveranlagung seit ihrer Einführung 1996 in Kraft. Making Tax Digital for Income Tax Self Assessment (MTD for ITSA) wird für Einzelunternehmer und Vermieter mit qualifizierenden Einkünften – kombinierte Einkünfte aus Selbstständigkeit und Vermietung – über 50.000 £ verpflichtend. Rund 780.000 Steuerpflichtige fallen in diese erste Welle. Die Schwelle sinkt im April 2027 auf 30.000 £ (weitere 970.000) und im April 2028 auf 20.000 £.

Im Rahmen von MTD for ITSA wird die jährliche SA100-Abgabe zu einem ganzjährigen digitalen Meldezyklus: vier vierteljährliche Zusammenfassungen der Einnahmen und Ausgaben, gefolgt von einer abschließenden Jahreserklärung – dem funktionalen Äquivalent des SA100 –, die bis zum 31. Januar einzureichen ist. Jede vierteljährliche Aktualisierung hat eine feste Frist: 7. August, 7. November, 7. Februar und 7. Mai. Der alte Workflow – 12 Monate Belege sammeln, im Januar zusammenrechnen, einmal im Jahr einreichen – erfüllt die Compliance-Anforderungen nicht mehr.

Die praktische Konsequenz für die Extraktion ist, dass das SA100 zu einer vierteljährlichen Aufgabe wird, nicht zu einer jährlichen Mammutsitzung. Statt im Januar ein SA100-PDF zu extrahieren und fertig zu sein, extrahiert der Freiberufler oder Steuerberater vier vierteljährliche Einnahmen- und Ausgabenzusammenfassungen plus ein Jahresend-SA100. Eine wiederverwendbare Spaltendefinition – dieselbe wie für das jährliche SA100, angepasst um vierteljährliche kumulative Summen – bedeutet, dass der Extraktionsschritt pro Quartal Sekunden dauert, statt der Stunden, die eine manuelle Übertragung viermal im Jahr erfordern würde.

Die HMRC-Leitlinien zu MTD for ITSA bestätigen, dass MTD-kompatible Software erforderlich ist – aber die Daten stammen weiterhin aus Dokumenten: Kontoauszügen, Rechnungen, Quittungen, Gehaltsabrechnungen und dem SA100 selbst. Die Extraktion schließt die Lücke zwischen dem erhaltenen Dokument und der digitalen Aufzeichnung, die MTD von Ihnen verlangt.

Validierung Ihrer extrahierten SA100-Daten vor der Weitergabe an den Steuerberater

Selbst bei hoher Extraktionsgenauigkeit verdienen die Daten, die Sie an Ihren Steuerberater senden oder beim Finanzamt einreichen, eine Plausibilitätsprüfung. Die nachfolgenden Prüfungen sind SA100-spezifisch und erfolgen spaltenweise in Excel. Es handelt sich um Formatprüfungen, die die wenigen Zeilen aufdecken sollen, die einen manuellen Abgleich mit der SA100-Quelle erfordern – keine vollständige Prüfung.

Der Wert einer Validierungsprüfung extrahierter SA100-Daten liegt darin, dass sie Sekunden pro Zeile statt Minuten dauert. Sie prüfen die Struktur, nicht jede Zahl auf jeder Seite eines sechsseitigen Formulars erneut. Eine Spalte mit 10 Zeilen – eine pro Steuerjahr seit 2016 – ist mit diesen als bedingte Formatierungen angewandten Formeln in unter einer Minute durchgesehen. Die ein oder zwei markierten Zeilen werden manuell gegen das Quell-PDF geprüft, der Rest geht direkt in Ihre Unterlagen oder den Posteingang Ihres Steuerberaters.

SA100 vs. P60 und P45: Britische Steuerformulare, die eine Tabelle teilen

Das SA100 ist eines von drei wichtigen HMRC-Steuerdokumenten, mit denen britische Selbstständige und Lohnbuchhalter zu verschiedenen Zeitpunkten im Steuerjahr umgehen. Jedes hat einen anderen Zweck, andere Felder und gelangt zu einem anderen Zeitpunkt in eine Tabelle – aber alle profitieren vom gleichen Extraktionsansatz.

Ein P60 (Jahresbescheinigung) meldet das gesamte Gehalt, die abgeführten Steuern und die National Insurance-Beiträge eines Arbeitnehmers für das gesamte Steuerjahr – eine Bescheinigung pro Arbeitgeber, ausgestellt bis zum 31. Mai eines jeden Jahres. Ein P45 (Bescheinigung bei Austritt) enthält die Steuerklasse des Ausscheidenden, die bisherigen Gehalts- und Steuerbeträge sowie den Status des Studienkreditabzugs – ausgestellt beim Verlassen eines Arbeitsplatzes und vom neuen Arbeitgeber benötigt, um die Lohnabrechnung korrekt einzurichten. Das SA100 fasst Einkünfte aus allen Quellen – Beschäftigung (wo P60- und P45-Werte in die Seite für Arbeitseinkünfte einfließen), Selbstständigkeit, Vermietung, Dividenden und mehr – in einer einzigen Steuerberechnung zusammen.

Der praktische Zusammenhang: Eine selbstständige Person mit zusätzlichem Arbeitseinkommen benötigt drei Dokumente, um ihr SA100 auszufüllen: den P60 vom Arbeitgeber (zur Überprüfung des Arbeitseinkommens), etwaige P45 von unterjährig beendeten Jobs und das SA100 selbst (zur Abgabe der Steuererklärung). Jedes Dokument speist einen anderen Teil derselben Tabelle.

Für Lohnbuchhalter, die sowohl P60- als auch P45-Extraktion neben Self Assessment-Daten durchführen, finden Sie unsere Leitfäden zum Extrahieren von P60-Daten in Excel für den Lohnabgleich, zum Extrahieren von P45-Austrittsdaten für die Verarbeitung neuer Mitarbeiter und zum vollständigen Leitfaden zur P45-Extraktion für Lohnbuchhaltungsteams. Für Kanzleien, die P60-Batches im Auftrag mehrerer Arbeitgeberkunden bearbeiten, deckt der Leitfaden zur Batch-P60-Prüfungstabelle den Abgleich über mehrere Arbeitgeber hinweg ab.

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