So extrahieren Sie SA100 Self Assessment-Daten
in Excel (Leitfaden 2026)

Was im SA100 steckt – und welche Zahlen in Ihre Tabelle gehören

Das SA100 ist das Hauptformular von HMRC für die Selbstveranlagung zur Einkommensteuer. Es erfasst persönliche Daten, eine Zusammenfassung Ihrer Einkunftsquellen, Rentenbeiträge, Gift-Aid-Zahlungen und die gesamte Steuerberechnung – alles, was HMRC benötigt, um Ihre Steuerschuld für das Steuerjahr vom 6. April bis 5. April zu ermitteln. Die vollständige Anleitung zum Ausfüllen umfasst die SA150-Notizen, derzeit 44 Seiten, das Formular selbst folgt jedoch einer sechsseitigen Struktur, nummeriert von TR1 bis TR6.

Das SA100 enthält rund 60 Datenfelder auf TR1–TR6. Für die meisten Freiberufler und Kleinunternehmer sind nur 10–15 dieser Felder jedes Jahr dynamisch – der Rest sind persönliche Daten, Kästchenerklärungen und Ja/Nein-Weiterleitungsfragen, die korrekt sein müssen, sich aber nicht jährlich ändern. Zu wissen, welche Felder die beweglichen Teile sind, entscheidet darüber, ob Ihre Tabelle alles erfasst, was Ihr Steuerberater benötigt – in einer Spaltenanordnung oder in vieren.

Diese 10–15 Felder sind das, was Ihre Tabelle erfassen muss. Und das ist noch vor den Ergänzungsseiten. Wenn Sie selbstständige Einkünfte haben, fügt die SA103 (kurz oder voll, je nachdem, ob der Umsatz die VAT-Schwelle überschreitet) Geschäftseinkünfte, zulässige Ausgaben, Kapitalzulagen und Nettogewinn oder -verlust hinzu. Ein Vermieter fügt die SA105 mit Mieteinnahmen, Finanzierungskosten, Reparaturen und Netto-Mieteinkünften hinzu. Ein Kapitalgewinn aus Aktien oder Immobilien fügt die SA108 hinzu. Jede Ergänzungsseite fügt 5–10 weitere dynamisch wechselnde Zahlen zur selben Tabelle hinzu. Die SA100 allein kann 8 Spalten erzeugen. Eine selbstständige Person mit Mieteinkünften benötigt möglicherweise 15–18 Spalten, die alle mit den an HMRC übermittelten Zahlen übereinstimmen müssen. Für eine seitenweise Feldreferenz zu TR1–TR6 und allen Ergänzungsformularen siehe unseren vollständigen Leitfaden zur UK SA100-Datenextraktion.

Warum SA100-Daten immer noch manuell in Tabellen landen

Wäre die SA100 eine API – ein strukturierter Datenfeed von HMRC-Systemen direkt in Ihr FreeAgent, Xero oder Excel – gäbe es nichts zu extrahieren. Doch die SA100, mit der die meisten Selbstständigen arbeiten, ist kein Datenfeed. Sie ist ein PDF aus dem HMRC-Onlineportal, ein E-Mail-Anhang Ihres Steuerberaters mit der von ihm erstellten Erklärung zur Prüfung oder – für die 3 %, die noch auf Papier einreichen – ein ausgedrucktes Formular, das an HMRC geschickt und dann eingescannt wird. Jedes dieser Formate ist ein visuelles Layout von Daten, keine strukturierten Daten.

Softwareansichten der SA100 verschlimmern dies auf eine für die Selbstveranlagung typische Weise. Die P60-Daten eines Angestellten stecken in einem einzigen Format: der Lohnsteuerbescheinigung eines Arbeitgebers, einer Lohnabrechnungssoftware. Die Daten eines selbstständigen SA100-Einreichers stammen aus mehreren Quellen – das HMRC-Onlineportal bündelt Zahlen aus Ihren SA103-Selbstständigkeitsseiten, Ihren SA105-Einkünften aus Vermietung und Verpachtung sowie etwaigen Arbeitseinkünften aus SA102-Seiten und erstellt dann eine Berechnung, die auf alle zurückgreifen kann. Das gerenderte PDF aus dem HMRC-Portal lässt sich nicht als Tabelle exportieren. Das PDF Ihres Steuerberaters zur Prüfung kann anders formatiert sein als die HMRC-Version. Die Papier-SA100, die Sie vor zwei Jahren eingereicht haben, hat gar keine digitale Datenebene.

Der gemeinsame Nenner: Alle diese Formate – HMRC-Onlineportal-PDF, Steuerberater-PDF, eingescannte Papier-SA100, Ausdrucke von Ergänzungsseiten – enthalten dieselben benannten Felder: UTR, Arbeitseinkommen, Dividendeneinkünfte, Mietgewinn, Spenden, gesamte Steuerschuld. Aber sie ordnen sie unterschiedlich an. Ein vorlagenbasiertes OCR-Tool, das Felder an festen Positionen erwartet – der traditionelle Ansatz zur Formularextraktion – scheitert, sobald sich das Layout ändert. Und bei der Selbstveranlagung ändert sich das Layout immer, weil HMRC das SA100-Formular jährlich aktualisiert und verschiedene Softwareanbieter es anders darstellen.

Hier ersetzt die benutzerdefinierte Spaltenextraktion die layoutabhängige Extraktion durch etwas, das mit jedem SA100-Format funktioniert. Statt dem Tool zu sagen, wo die UTR auf jeder Seite sitzt – Koordinaten, Begrenzungsrahmen, Pixelabstände – sagen Sie ihm, welche Daten Sie wollen: „UTR“, „Arbeitseinkommen“, „Selbstständiger Nettogewinn“, „Gesamte Steuerschuld“, „Vorauszahlungen“. Die KI liest jede SA100, indem sie versteht, was jedes beschriftete Feld bedeutet, nicht wo es auf dem Papier erscheint. Dieselbe Spaltendefinition funktioniert mit HMRC-Portal-PDFs, Steuerberater-Prüfexemplaren und eingescannten Papiererklärungen – denn die Worte „Unique Taxpayer Reference“ bedeuten dasselbe, egal in welchem Quadranten der Seite sie stehen.

Einrichten Ihrer SA100-Extraktion: Eine wiederverwendbare Spaltendefinition

Der Workflow, der die manuelle SA100-Übertragung ersetzt, umfasst drei Schritte. Der Konfigurationsschritt – das Definieren Ihrer Spalten – wird einmal durchgeführt und für jedes Steuerjahr, jedes SA100-Format und jeden Stapel mit ergänzenden Seiten wiederverwendet.

Drei SA100-Extraktionsszenarien, die sich jede Steuerfrist wiederholen

Die SA100-Extraktion sieht nicht für alle gleich aus, die sie benötigen. Die folgenden drei Szenarien decken die häufigsten Muster ab – und jedes verändert, welche Spalten Sie definieren und wie Ihre Ausgabetabelle verwendet wird.

Der Freiberufler, der seine eigenen Steuerunterlagen führt

Ein freiberuflicher Grafikdesigner mit einem selbstständigen Gewerbe, bescheidenen Dividendeneinkünften aus einem Aktien-ISA und keinen Einkünften aus Immobilien reicht jedes Jahr ein SA100 mit einer vollständigen SA103-Selbstständigkeitsseite ein. Seine Spaltendefinition ist unkompliziert: UTR, NINO, Selbstständigkeitsumsatz, zulässige Ausgaben, Nettogewinn, erhaltene Dividenden, Rentenbeiträge, Gift Aid, gesamte Steuerschuld, Payments on Account, erstatteter Saldo. Er extrahiert ein einzelnes SA100-PDF aus seinem HMRC-Download – eine Datenzeile – und speichert die Tabelle neben dem PDF in einem nach Steuerjahr benannten Ordner.

Dieses Szenario ist nicht volumenstark, aber risikoreich. Der Freiberufler benötigt genaue Zahlen, da die Tabelle seine einzige strukturierte Aufzeichnung dessen ist, was er eingereicht hat. Wenn HMRC 18 Monate später eine Prüfung eröffnet, ist die Tabelle das, was der Freiberufler heranzieht, um sie mit Kontoauszügen und Rechnungen abzugleichen. Die Extraktion beseitigt Übertragungsfehler – vertippte Ziffern, vertauschte Dezimalstellen, die falsche Payment-on-Account-Zahl aus dem falschen Feld – die diesen Abgleich von vornherein unzuverlässig machen.

Der Steuerberater, der SA100s seiner Mandanten in großem Umfang verarbeitet

Eine kleine Steuerkanzlei mit 80 Einzelunternehmer- und Vermieter-Mandanten erhält während des Einreichungszeitraums von Dezember bis Januar SA100s in verschiedenen Formaten: HMRC-Portal-PDFs von digital-affinen Mandanten, Scans von Papier-SA100s von Mandanten, die per Post einreichen, E-Mail-Anhänge von Steuerberatern früherer Kanzleien sowie PDFs aus der eigenen Steuersoftware der Kanzlei mit Entwurfsberechnungen. Die Kanzlei benötigt eine Tabelle pro Mandant – jeweils mit demselben Spaltenlayout –, die geprüft, mit den zugrunde liegenden Unterlagen abgeglichen und zu den Arbeitspapieren des Mandanten abgelegt werden kann.

Der Batch-Extraktions-Workflow bewältigt dies auf natürliche Weise. Der Steuerberater definiert einmal einen Standardsatz an Spalten – der das SA100-Hauptformular plus die gängigsten Felder der Ergänzungsseiten abdeckt – und verarbeitet alle 80 Mandanten in einem einzigen Batch-Upload. Jedes SA100 (und die dazugehörigen Ergänzungsseiten) wird zu einer Zeile. Da die Batch-Extraktion die Ergebnisse in einer einzigen Tabelle zusammenführt, erhält der Steuerberater eine Excel-Arbeitsmappe mit 80 Zeilen und identischen Spalten, bereit zur Prüfung. Die Kanzlei kann außerdem einen Sammellink ausgeben – eine teilbare URL, über die Mandanten ihre SA100-PDFs direkt in die Verarbeitungswarteschlange der Kanzlei hochladen können, ohne ein Konto erstellen zu müssen. Der Mandant öffnet den Link, gibt einen Verifizierungscode ein und lädt die Datei hoch – sie landet automatisch in der Warteschlange des Steuerberaters.

Making Tax Digital: Vorbereitung auf vierteljährliche Updates

Ab dem 6. April 2026 tritt die bedeutendste Änderung der britischen Self Assessment seit ihrer Einführung 1996 in Kraft. Making Tax Digital for Income Tax Self Assessment (MTD for ITSA) wird für Einzelunternehmer und Vermieter mit qualifizierendem Einkommen – kombinierte Selbstständigkeits- und Vermietungseinkünfte – über £50.000 verpflichtend. Rund 780.000 Steuerpflichtige fallen in diese erste Welle. Die Schwelle sinkt im April 2027 auf £30.000, was weitere 970.000 Personen betrifft, und im April 2028 auf £20.000.

Unter MTD for ITSA wird die jährliche SA100-Einreichung zu einem ganzjährigen digitalen Meldezyklus: vier Quartalsupdates, die Einnahmen und Ausgaben zusammenfassen, gefolgt von einer abschließenden Jahresendmeldung – das funktionale Äquivalent zur SA100 – die bis zum 31. Januar eingereicht werden muss. Jedes Quartalsupdate hat eine feste Frist: 7. August, 7. November, 7. Februar und 7. Mai. Der alte Workflow – 12 Monate Belege in einem Schuhkarton sammeln, im Januar zusammenrechnen, einmal im Jahr einreichen – erfüllt die Compliance-Anforderungen nicht mehr. Wenn Ihre Einreichung jährlich bleibt – Sie unter den MTD-Schwellenwerten liegen – deckt die SA100-Januar-Frist-Checkliste dieselben Sammelarbeiten bis zur Frist am 31. Januar ab.

Die praktische Konsequenz für die Extraktion ist, dass die SA100 zu einer vierteljährlichen Übung wird, nicht zu einer jährlichen Nachtschicht. Statt im Januar eine SA100-PDF zu extrahieren und fertig zu sein, extrahiert der Freiberufler oder Steuerberater vierteljährlich vier Einnahmen- und Ausgabenübersichten plus eine Jahresend-SA100. Eine wiederverwendbare Spaltendefinition – dieselbe wie für die jährliche SA100, angepasst um vierteljährliche kumulative Summen – bedeutet, dass der Extraktionsschritt pro Quartal Sekunden dauert, statt der Stunden, die die manuelle Übertragung viermal im Jahr erfordern würde.

Die HMRC-Leitfaden zu MTD for ITSA bestätigt, dass MTD-kompatible Software erforderlich ist – aber die Daten stammen weiterhin aus Dokumenten: Kontoauszügen, Rechnungen, Belegen, Gehaltsabrechnungen und der SA100 selbst. Die Extraktion überbrückt die Lücke zwischen dem Dokument, das Sie erhalten, und dem digitalen Datensatz, den MTD von Ihnen verlangt.

Validierung Ihrer extrahierten SA100-Daten vor der Weitergabe an den Steuerberater

Selbst bei hoher Extraktionsgenauigkeit verdienen die Daten, die Sie an Ihren Steuerberater senden oder beim Finanzamt einreichen, eine Plausibilitätsprüfung. Die nachfolgenden Prüfungen sind SA100-spezifisch und erfolgen spaltenweise in Excel. Es handelt sich um Formatprüfungen, die die wenigen Zeilen aufdecken sollen, die einen manuellen Abgleich mit der SA100-Quelle erfordern – keine vollständige Prüfung.

Der Wert eines Validierungslaufs für extrahierte SA100-Daten liegt darin, dass er pro Zeile Sekunden statt Minuten dauert. Sie prüfen die Struktur, nicht jede Zahl auf jeder Seite eines sechsseitigen Formulars. Eine Spalte mit 10 Zeilen – eine pro Steuerjahr seit 2016 – lässt sich mit diesen Formeln als bedingte Formatierung in unter einer Minute durchsehen. Die ein oder zwei markierten Zeilen werden manuell gegen das Quell-PDF geprüft, der Rest fließt direkt in Ihre Aufzeichnungen oder in den Posteingang Ihres Steuerberaters.

SA100 vs. P60 und P45: Britische Steuerformulare, die eine Tabellenkalkulation teilen

Die SA100 ist eines von drei wichtigen HMRC-Steuerdokumenten, mit denen britische Selbstständige und Lohnbuchhalter zu verschiedenen Zeitpunkten im Steuerjahr arbeiten. Jedes dient einem anderen Zweck, enthält andere Felder und gelangt zu einem anderen Zeitpunkt in eine Tabellenkalkulation – aber alle drei profitieren vom selben Extraktionsansatz.

Eine P60 (Jahresbescheinigung) meldet das Gesamtgehalt, die einbehaltene Steuer und die National Insurance-Beiträge eines Arbeitnehmers für das gesamte Steuerjahr – eine Bescheinigung pro Arbeitgeber, ausgestellt bis zum 31. Mai jedes Jahres. Eine P45 (Angaben zum Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis) enthält die Steuerklasse des Ausscheidenden, die bisherigen Gehalts- und Steuerbeträge sowie den Status der Studienkredit-Rückzahlung – ausgestellt beim Ausscheiden aus einem Job und vom neuen Arbeitgeber benötigt, um die Lohnabrechnung korrekt einzurichten. Die SA100 fasst Einkünfte aus allen Quellen zusammen – Beschäftigung (wobei P60- und P45-Werte in die Beschäftigungsseite einfließen), Selbstständigkeit, Immobilien, Dividenden und mehr – in eine einzige Steuerberechnung.

Der praktische Zusammenhang ist, dass eine selbstständige Person mit zusätzlichem Arbeitseinkommen drei Dokumente benötigt, um ihre SA100 auszufüllen: die P60 vom Arbeitgeber (zur Überprüfung des Beschäftigungseinkommens), alle P45 von unterjährig beendeten Jobs und die SA100 selbst (zur Einreichung der Steuererklärung). Jedes Dokument speist einen anderen Teil derselben Tabellenkalkulation.

Für Lohnbuchhalter, die sowohl P60- als auch P45-Extraktion neben Self Assessment-Daten bearbeiten, finden Sie unsere Anleitungen zum Extrahieren von P60-Daten in Excel für die Lohnabstimmung, zum Extrahieren von P45-Ausscheiderdaten für die Verarbeitung neuer Mitarbeiter und zum vollständigen Leitfaden zur P45-Extraktion für Lohnbuchhaltungsteams. Für Kanzleien, die P60-Stapel im Auftrag mehrerer Arbeitgeberkunden verarbeiten, deckt der Leitfaden zur Stapel-P60-Prüftabelle den Workflow zur Abstimmung mehrerer Arbeitgeber ab.

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