Checklist PO pour le Kessan de mars :
Ce que les achats doivent préparer avant la clôture fiscale

La fenêtre de six semaines que crée chaque clôture de mars

L'exercice fiscal japonais s'étend du 1er avril au 31 mars, et plus de 60 % des sociétés japonaises cotées utilisent ce calendrier — il s'aligne sur l'exercice fiscal gouvernemental ainsi que sur les cycles budgétaires des écoles, des organismes publics et de la plupart des partenaires commerciaux. Pour les services achats et comptabilité d'une société clôturant en mars, les six dernières semaines avant la clôture ne sont pas une période normale. Chaque bon de commande ouvert, chaque expédition en transit et chaque facture impayée devient un jugement de classification : ce coût appartient-il à l'exercice se terminant le 31 mars ou à celui commençant le 1er avril ?

Les décisions prises en février et mars déterminent si les états financiers de la société présentent les bons engagements d'achat et dettes fournisseurs — et une erreur de classification qui repousse un approvisionnement de 5 millions de yens dans le mauvais exercice n'est pas qu'un simple ajustement d'écriture au prochain trimestre. C'est une inexactitude dans le rapport financier de l'exercice en cours.

La Loi relative à l'impôt sur les sociétés (法人税法) exige que les sociétés japonaises conservent les bons de commande et les documents d'achat associés pendant sept ans à compter de la date limite de dépôt de la déclaration fiscale concernée, conformément à l'article 5930 du NTA. En vertu de la Loi sur les sociétés (会社法), les livres comptables — y compris les grands livres d'achats — doivent être conservés pendant dix ans. L'obligation de conservation n'est pas le problème. Le problème est que, dans les six semaines précédant la clôture, chaque bon de commande encore ouvert représente une décision qui n'a pas été prise : la livraison est-elle terminée, la facture est-elle arrivée, quel taux de taxe s'applique, et la date de règlement (締日, shimebi) reporte-t-elle la dépense à l'exercice suivant. Lorsque quarante ou cinquante bons de commande en suspens nécessitent chacune ces quatre décisions, la fenêtre se réduit rapidement.

L'analyse de FujiCore Japan sur les risques de fin d'exercice courants pour les sociétés au Japon et comment les gérer identifie la documentation incomplète et les difficultés de rapprochement comme deux des causes les plus fréquentes de retard de clôture — des problèmes qui s'aggravent lorsque les données d'achat sont dispersées dans des PDF de fournisseurs, des impressions de télécopies et des pièces jointes de courriels plutôt que rassemblées dans un grand livre structuré. La collecte des données est la tâche qui consomme les trois premières semaines de la fenêtre. La liste de contrôle qui suit part du principe que vous souhaitez réduire ces trois semaines à une seule séance.

La checklist des cinq tâches pour le kessan des PO

Chaque tâche ci-dessous est un jugement de rapprochement. Elles sont ordonnées de sorte que chaque étape produise les données nécessaires à l'étape suivante — si vous les réordonnez, vous devrez rouvrir des feuilles de calcul précédentes pour récupérer des informations que vous n'aviez pas saisies la première fois.

1. Identifier chaque PO ouverte avec une livraison en attente

Le premier examen est le plus simple, mais aussi le plus facile à sauter : passez en revue chaque PO émise au cours de l'exercice fiscal et signalez celles dont la livraison n'est pas encore terminée ou dont l'inspection (検収, kenshū) n'a pas été validée. La Loi sur la sous-traitance (下請代金支払遅延等防止法) exige que chaque PO émise à un sous-traitant comporte un numéro de PO unique (発注番号), une date de commande (発注日), une date de livraison (納期), un lieu de livraison (納入場所) et une date d'achèvement de l'inspection (検収完了日), parmi d'autres champs obligatoires — les exigences de champs obligatoires de la JFTC définissent l'ensemble complet. Si le champ de la date d'inspection est vide ou si la date de livraison est dépassée sans réception de marchandises correspondante, la PO est ouverte. Les PO ouvertes avec des dates de livraison en mars sont le sous-ensemble le plus important — les marchandises arrivant dans la dernière semaine de l'exercice fiscal posent une question de clôture.

Une PO émise en septembre pour une livraison prévue en avril de l'année suivante est simple : l'obligation d'achat appartient à l'exercice suivant. Une PO émise en février pour une livraison prévue le 25 mars est celle qui nécessite une attention particulière — si les marchandises arrivent le 28 mars, la dépense est de cet exercice ; si elles arrivent le 3 avril, elle appartient à l'exercice suivant. La classification dépend de la date de livraison réelle, et non de la date prévue, ce qui signifie que la PO du 25 mars ne peut pas être clôturée dans le tableur kessan tant que quelqu'un n'a pas confirmé si la livraison a eu lieu.

2. Faire correspondre les bordereaux de livraison (納品書) à chaque PO ouverte

Une fois les PO ouvertes identifiées, l'étape suivante est la première étape du rapprochement à trois (三点照合) : vérifier que le bordereau de livraison — la confirmation par le fournisseur de ce qui a été réellement expédié — correspond à ce qui a été commandé dans la PO. Un bordereau de livraison dans un flux d'achat japonais comporte le numéro de PO, les noms des articles (品名), les quantités livrées et la date de livraison. Les champs à comparer :

• Correspondance des noms d'articles : une PO peut mentionner « vis SUS304 M8×30 » et le bordereau de livraison peut l'abréger en « vis SUS M8 ». Ils désignent le même article, mais un RECHERCHEV sur le texte brut renvoie #N/A. La correspondance doit être vérifiée par une personne connaissant les conventions de dénomination du fournisseur — ou par une étape d'extraction qui lit l'identité de l'article par le sens plutôt que par l'égalité des chaînes.
• Correspondance des quantités : une PO peut commander par lots (1式) et le bordereau de livraison détaille le lot en pièces individuelles (5個). Les quantités sont des nombres différents représentant la même livraison. La comparaison doit tenir compte de la correspondance des unités de mesure — un humain ou une IA capable de déduire « 1 lot = 5 pièces » du contexte.
• Date de livraison vs date de PO : la date du bordereau de livraison confirme quand les marchandises sont arrivées, ce qui est l'événement déterminant pour la classification de la dépense dans l'exercice fiscal.

Les bordereaux de livraison qui correspondent à la PO en termes d'article, de quantité et de date deviennent la base de la comparaison avec la facture à l'étape suivante. Les bordereaux de livraison qui indiquent des livraisons partielles (数量不足) ou des articles divergents créent la liste des exceptions — le sous-ensemble de PO qui nécessitent une communication avec le fournisseur avant que le kessan puisse être clôturé.

3. Faire correspondre les factures (請求書) à chaque paire bon de commande-bon de livraison appariée

Une fois le bon de commande et le bon de livraison appariés, la facture est le troisième document du rapprochement à trois et celui qui détermine le solde des comptes fournisseurs (買掛金) à la fin de l'exercice. La facture japonaise comporte des champs absents des factures occidentales : les coordonnées bancaires du fournisseur (振込先 — nom de la banque, agence, numéro de compte), les conditions de paiement exprimées sous forme de date de clôture composée (20日締翌月末払い) et, depuis octobre 2023, le numéro d'enregistrement de facture qualifiée (インボイス登録番号) requis pour les demandes de crédit de taxe sur les intrants.

La comparaison des factures vérifie trois éléments par rapport à la paire bon de commande-bon de livraison appariée :

• Montant facturé vs montant du bon de commande : les montants des lignes de facture (金額) doivent correspondre aux montants des lignes du bon de commande pour les quantités livrées. Un écart à ce stade — la facture facture 520 ¥ par unité alors que le bon de commande spécifiait 480 ¥ — constitue une erreur de prix ou une modification de prix non approuvée qui doit être résolue avant l'approbation du paiement.
• Ventilation de la taxe à la consommation : la facture doit détailler la taxe à la consommation par catégorie de taux — taux standard de 10 % (biens et services standard), taux réduit de 8 % (aliments, boissons non alcoolisées, journaux sur abonnement) et exonérations (非課税 — exportations, certains services médicaux et éducatifs). Cette ventilation est requise pour la demande de crédit de taxe sur les intrants dans la déclaration de taxe à la consommation (消費税申告) et doit correspondre à la classification fiscale appliquée à chaque article du bon de commande.
• Date d'échéance du paiement : dérivée des conditions de paiement (支払条件) du bon de commande. Si le bon de commande indique 20日締翌月末払い et que la facture est datée du 25 février avec une période de facturation se clôturant le 20, le paiement est dû à la fin mars — ce qui en fait une obligation de l'exercice en cours. Si le bon de commande indique 月末締翌々月末払い et que la facturation se clôture le 31 mars, le paiement est dû à la fin mai — une sortie de trésorerie de l'exercice suivant mais une charge de l'exercice en cours. La distinction entre le moment du paiement et la comptabilisation de la charge est la décision de clôture abordée dans la section suivante.

Le rapprochement à trois est le point de contrôle qui empêche les trop-payés, les doubles paiements et l'enregistrement de charges sur le mauvais exercice. Chaque triplet bon de commande-bon de livraison-facture apparié produit une écriture de compte fournisseur nette. Chaque paire non appariée — où l'un des trois documents est manquant ou en désaccord — constitue un élément de rapprochement qui doit être suivi jusqu'à résolution avant la clôture du kessan.

Le problème sous-jacent du rapprochement — pourquoi la même transaction est décrite différemment dans les trois documents et pourquoi l'OCR basé sur des modèles échoue à le résoudre — est traité en détail dans notre article sur le problème de rapprochement 発注書-納品書-請求書 dans les achats au Japon.

4. Classer chaque ligne de commande par taux de TVA

Le système de TVA à deux taux du Japon, combiné au système de factures qualifiées (インボイス制度) entré en vigueur en octobre 2023, implique que le crédit de taxe en amont côté achats (仕入税額控除) exige que chaque achat soit catégorisé par taux de TVA. Il ne s'agit pas d'une tâche réservée à la fin de l'année — mais c'est à ce moment-là que la catégorisation est vérifiée, car la déclaration de TVA pour l'exercice fiscal agrège douze mois de données d'achats et toute erreur de classification passée inaperçue sur un seul mois peut fausser le total annuel.

Un seul bon de commande peut comporter des lignes relevant de trois régimes de TVA différents : biens standard à 10 %, produits alimentaires ou boissons au taux réduit de 8 %, et articles liés à l'exportation exonérés. La facture doit indiquer séparément la TVA pour chaque tranche de taux, et les données du bon de commande doivent correspondre. Si la facture d'un fournisseur mentionne une TVA à 10 % sur une ligne alimentaire qui devrait être à 8 %, l'écart est détecté à cette étape — et non des mois plus tard lorsque le bureau des impôts (税務署) le soulève lors d'un contrôle.

La règle de classification par ligne est simple, mais le volume constitue la difficulté. Un service achats traitant cinquante bons de commande par mois avec une moyenne de quatre lignes par bon doit attribuer 200 classifications. Sur douze mois, le total annuel atteint 2 400 classifications — et si un seul employé vérifie ces données en ouvrant chaque PDF de bon de commande et en contrôlant chaque description de ligne par rapport aux règles de taux, la tâche prend des jours. La classification fiscale est une colonne inférée dans un workflow d'extraction : l'IA lit la description de l'article, applique la règle des deux taux et remplit une colonne Classification fiscale lors de l'extraction — ainsi, le lot annuel de données de bons de commande arrive avec les classes fiscales déjà attribuées, et l'étape de vérification se limite à un contrôle ponctuel des anomalies plutôt qu'à une revue ligne par ligne.

5. Appliquer la coupure des achats — À quel exercice cette dépense appartient-elle ?

La coupure des achats (仕入の期間帰属) est le jugement comptable qui détermine si une transaction d'achat est enregistrée dans l'exercice se terminant le 31 mars ou dans celui commençant le 1er avril. Selon les PCGR japonais, la règle est la comptabilité d'engagement (発生主義) : la dépense est comptabilisée dans la période où les biens ou services sont reçus, et non lors du paiement. La question pratique dans la fenêtre de six semaines est : pour chaque bon de commande ouvert, la livraison a-t-elle eu lieu au 31 mars ?

Trois scénarios couvrent la plupart des cas. Marchandises livrées et inspectées au 31 mars : la dépense appartient à l'exercice en cours — la facture peut arriver en avril, mais l'obligation a été contractée en mars, et l'écriture de compte fournisseur est comptabilisée comme un passif de mars (未払金). Marchandises commandées mais pas encore expédiées : le bon de commande est ouvert mais aucune obligation n'existe encore — rien n'est comptabilisé, et le bon est simplement reporté dans le plan d'achats de l'exercice suivant. Marchandises en transit (未着品) : les biens ont quitté le fournisseur avant le 31 mars mais sont arrivés chez l'acheteur après le 1er avril. Le traitement de la coupure dépend des conditions d'expédition — si le contrat spécifie le lieu de l'acheteur comme point de livraison, la dépense appartient à l'exercice suivant ; si c'est le lieu du fournisseur, elle relève de l'exercice en cours. Le champ Lieu de livraison (納入場所) du bon de commande vous l'indique, car il précise où la livraison est réputée avoir lieu.

La décision de coupure des achats pour chaque bon de commande ouvert n'est pas une formule — c'est un jugement au cas par cas qui nécessite les données du bon de commande, le bon de livraison, les conditions d'expédition et la date de livraison réelle. Disposer de toutes ces données dans un seul tableau structuré, avec une ligne par bon de commande et des colonnes pour chaque élément de décision, fait la différence entre une revue de coupure qui prend un après-midi et une qui s'étend jusqu'à la dernière semaine de mars, les documents étant encore à retrouver.

Quand le jour de clôture (締日) détermine l'exercice fiscal de la facture

Les conditions de paiement japonaises introduisent une subtilité que la plupart des équipes comptables occidentales ne rencontrent jamais : le jour de clôture (締日) intégré dans l'expression des conditions de paiement ne détermine pas seulement la date d'échéance — il détermine à quelle période de facturation appartient la transaction, et par conséquent dans quel exercice fiscal elle sera comptabilisée en tant que dette fournisseur.

Une condition de paiement écrite comme « 20日締翌月末払い » signifie que la période de facturation se clôture le 20 de chaque mois et que le paiement est dû à la fin du mois suivant. Un bon de commande émis le 10 mars selon ces conditions signifie que la transaction tombe dans la période de facturation qui se clôture le 20 mars — ce qui en fait une dépense de mars, payable à la fin d'avril. Un bon de commande émis le 25 mars selon les mêmes conditions tombe dans la période de facturation qui se clôture le 20 avril — ce qui en fait une dépense d'avril, payable à la fin de mai, et appartenant à l'exercice fiscal suivant. La différence réside dans la date du bon de commande par rapport au jour de clôture : avant le 20, c'est l'exercice en cours ; après le 20, c'est l'exercice suivant.

Pour « 月末締翌月末払い » (clôture en fin de mois, paiement à la fin du mois suivant), la limite est la fin du mois civil. Tout bon de commande avec une date de livraison en mars est une dépense de mars — payable à la fin d'avril. Pour « 月末締翌々月末払い » (clôture en fin de mois, paiement à la fin du mois d'après), le décaissement est décalé de deux mois, mais la comptabilisation de la dépense reste dans le mois de livraison. Une livraison en mars selon les conditions 翌々月払い signifie un paiement en mai, mais la dépense est enregistrée en mars — le décalage de paiement affecte la trésorerie, pas la comptabilisation de la dépense.

L'implication pratique pour la checklist kessan : le jour de clôture extrait du champ des conditions de paiement du bon de commande détermine à quelle période de facturation appartient la transaction, ce qui détermine à son tour si l'écriture de dette fournisseur atterrit dans le bilan de l'exercice en cours. Si le jour de clôture d'un bon de commande avec une date de livraison en mars est le 20 et que la livraison a eu lieu le 18 mars, la dépense est un passif de l'exercice en cours. Si le jour de clôture est le 20 et que la livraison a eu lieu le 22 mars, elle appartient à l'exercice suivant. L'extraction doit capturer non seulement la chaîne brute des conditions de paiement, mais aussi le jour de clôture en tant que valeur structurée — afin que la décision de clôture puisse être prise en comparant la date de livraison au jour de clôture, sans avoir à relire le texte des conditions de paiement de chaque bon de commande.

Le guide de traitement par lots pour les achats japonais explique comment un tableau de bord mensuel des bons de commande regroupe les obligations de paiement par jour de clôture — la même structure de tableau de bord, appliquée à l'ensemble des bons de commande de l'exercice fiscal, produit la vue par jour de clôture qui rend la revue de clôture systématique plutôt que document par document.

Compresser la collecte : de cinquante PDF à un seul tableau prêt pour la clôture

La liste de contrôle ci-dessus — cinq tâches réparties sur cinquante bons de commande ou plus — suppose que les données des bons de commande sont déjà dans un tableur. Dans la plupart des services achats, ce n'est pas le cas. Elles se trouvent dans les PDF originaux, les impressions de fax et les pièces jointes des fournisseurs, et les trois premières semaines de la fenêtre de six semaines sont consacrées à leur extraction — saisir manuellement les numéros de bon de commande, les noms d'articles, les quantités, les montants, les conditions de paiement et les dates de livraison de chaque document dans un tableur, ligne par ligne. Au moment où le tableur est prêt, il ne reste que trois semaines pour exécuter la liste de contrôle des cinq tâches.

Une approche différente commence par l'extraction plutôt que par la liste de contrôle. Au lieu d'ouvrir chaque PDF et de le ressaisir, vous définissez le schéma de colonnes une fois — les douze à quinze champs que chaque bon de commande contient — et vous traitez l'ensemble des bons de commande de l'exercice fiscal en un seul lot. Extraction de colonnes personnalisées signifie que vous saisissez les noms des champs souhaités comme en-têtes de colonnes (Numéro de bon de commande, Fournisseur, Nom de l'article, Quantité, Prix unitaire, Montant de la ligne, Date de livraison, Lieu de livraison, Conditions de paiement, Classification de la taxe à la consommation, Montant total) et l'IA localise chaque valeur sur chaque document en comprenant ce qu'elle signifie, et non où elle se trouve. Un numéro de bon de commande reste un numéro de bon de commande, qu'il soit imprimé en haut à droite sur un PDF de Mitsubishi Chemical ou écrit à la main dans la marge d'un formulaire fax d'un sous-traitant. L'approche sémantique ne se soucie pas de la mise en page — elle se soucie de l'identité du champ.

Trois fonctionnalités d'extraction sont particulièrement importantes pour l'échéance de la clôture. Le Traitement par lots signifie que vous téléchargez les cinquante bons de commande en une seule fois et que les résultats fusionnent en un seul tableur — le temps d'extraction pour cinquante documents est approximativement le même que pour un seul. Les colonnes calculées permettent à l'IA d'analyser les conventions japonaises de conditions de paiement lors de l'extraction : une colonne définie comme Jour de règlement (extraire le numéro du jour des conditions de paiement ; si "20日締" alors 20, si "月末締" alors 31) produit le jour de règlement structuré dont la décision de clôture des achats a besoin. Les colonnes inférées attribuent la classification de la taxe à la consommation par ligne d'article — 10 % Standard, 8 % Réduit ou Exonéré — en fonction de la description de l'article, de sorte que la vue de la répartition de la taxe soit renseignée sans un passage de classification séparé. Le flux de travail complet d'extraction pour les bons de commande japonais est couvert étape par étape dans le guide pour extraire les données des bons de commande japonais vers Excel.

Importer les données des bons de commande dans le logiciel comptable avant la date limite

Une fois les données des bons de commande de l'exercice structurées dans un tableur, leur importation dans le logiciel de comptabilité ou d'approvisionnement constitue la dernière étape avant de pouvoir générer les rapports de clôture. Les plateformes comptables japonaises prennent en charge l'importation de données structurées de manière universelle — le goulot d'étranglement a toujours été l'obtention des données des bons de commande sous forme structurée, et non l'étape d'importation elle-même.

Yayoi (弥生会計), le leader du marché de la comptabilité pour les PME japonaises, accepte les importations CSV pour les données du grand livre des achats. Les colonnes extraites des bons de commande correspondent directement aux noms de champs de Yayoi : numéro de bon de commande → 伝票番号, fournisseur → 仕入先, montant → 金額. Yayoi Sales (弥生販売), le module complémentaire d'achat et de stock, importe les données des bons de commande dans son module d'achat — un pipeline dédié qui réduit l'étape d'extraction à l'importation à un simple téléchargement de fichier, avec un lien automatique vers les écritures correspondantes du grand livre général dans 弥生会計. La date limite d'achat — dérivée de la date de livraison plutôt que de la date du bon de commande — détermine la classification de l'exercice dans la fonction de clôture de période de Yayoi.

freee, la plateforme comptable cloud utilisée par plus de 70 000 PME japonaises, prend en charge l'importation CSV avec génération automatique d'écritures de journal (自動仕訳). Les données des bons de commande extraites avec la classification de la taxe à la consommation par ligne d'article alimentent directement le reporting de freee sur le double taux de taxe — les totaux du taux standard de 10 % et du taux réduit de 8 % sont calculés lors de l'importation, et le résultat alimente le calcul de la déclaration de taxe à la consommation que freee génère automatiquement. Pour la vérification de conformité au système de factures qualifiées (インボイス制度), le numéro d'enregistrement de facture du fournisseur — s'il est extrait en même temps que les données du bon de commande — est transmis à l'écriture de journal d'achat, satisfaisant ainsi à l'exigence documentaire pour les demandes de crédit de taxe sur les intrants.

MoneyForward Cloud Accounting (マネーフォワード クラウド会計), le principal concurrent de freee avec le plus grand nombre de connexions API aux institutions financières au Japon, accepte les importations CSV par lots dans son module de gestion des achats. Kanjo Bugyo (勘定奉行), la suite d'OBC pour les entreprises japonaises de taille moyenne, importe les données des bons de commande en préservant la répartition des coûts par département (部門別原価管理) — le centre de coûts du bon de commande est automatiquement répercuté dans les rapports P&L segmentés.

Le point commun à ces quatre plateformes est que la capacité d'importation existe. Ce qui n'existe pas — ce que la fenêtre de six semaines avant la clôture rend douloureusement visible — est un moyen automatisé de transformer cinquante bons de commande d'un formulaire PDF en un fichier CSV prêt à être importé, sans ressaisie manuelle. Combler cet écart fait la différence entre une clôture qui s'achève juste à la date limite et une autre qui se termine avec le temps de vérifier les chiffres avant leur dépôt.

Préparer le kessan 2027 pendant que celui de 2026 se clôture

La date limite du kessan est annuelle, mais les données d'approvisionnement qui l'alimentent sont générées chaque mois. Une entreprise qui exécute la liste de cinq tâches en février-mars 2026, puis reprend le traitement des bons de commande un par un en avril, mai et juin, se retrouvera dans la même situation en février-mars 2027 : une fenêtre de six semaines, cinquante bons de commande ou plus à rassembler, et la même charge de ressaisie. La solution structurelle consiste à effectuer l'extraction mensuellement plutôt qu'annuellement — traiter chaque lot mensuel de bons de commande dès sa clôture, de sorte que la liste de vérification de fin d'exercice commence avec douze feuilles de calcul mensuelles déjà assemblées, plutôt qu'avec cinquante PDF individuels.

Une extraction mensuelle par lots avec un schéma de bons de commande à douze colonnes — les mêmes colonnes chaque mois — produit douze feuilles de calcul structurées à l'arrivée du mois de mars. Les empiler en un grand livre annuel est une opération de copier-coller, car les colonnes correspondent. La liste de cinq tâches — identifier les bons de commande ouverts, faire correspondre les bordereaux de livraison, faire correspondre les factures, classer la taxe, appliquer la clôture — s'exécute sur des données déjà structurées plutôt que sur des données qui doivent d'abord être extraites. Le temps gagné passe de l'étape d'extraction à l'étape d'analyse : plus de temps pour examiner les décisions de clôture des achats, plus de temps pour vérifier la classification de la taxe à la consommation, plus de temps pour repérer les bons de commande aberrants où un résultat d'extraction doit être vérifié par rapport au document source.

Le même avantage de consolidation annuelle s'applique rétroactivement. La Loi relative à l'impôt sur les sociétés exige la conservation des bons de commande et des documents associés pendant sept ans, et un contrôle fiscal (税務調査) peut demander les registres d'achats de n'importe quelle année dans cette fenêtre. Si les bons de commande de chaque exercice étaient traités par lots en fin d'année dans un grand livre structuré — indexé par numéro de bon de commande, fournisseur, mois et classification fiscale — une demande d'auditeur pour « tous les bons de commande supérieurs à ¥1 million de l'exercice 2023 » serait satisfaite en filtrant le tableau de bord, et non en ouvrant une boîte de rangement de fichiers physiques. Le temps gagné réside dans la réponse à l'audit, et non dans l'étape d'extraction.

Le même schéma de délais saisonniers se répète dans différentes juridictions fiscales, avec leurs propres dates de clôture et leurs propres conventions documentaires. La ruée vers l'auto-évaluation au Royaume-Uni, couverte dans la liste de vérification SA100 de janvier pour les freelances courant contre la deadline du HMRC, fait face au problème structurel identique : une date limite fixe, une année de documents éparpillés, et une étape de rassemblement qui consomme la fenêtre disponible. Les champs fiscaux diffèrent selon la juridiction ; le principe de la liste de vérification — identifier les documents, extraire les données une fois, exécuter la vérification avant la date limite — ne change pas.

Questions fréquentes

Quelle est la date de clôture de l'exercice fiscal japonais (kessan) pour les entreprises ?

La date de clôture de l'exercice est fixée dans les statuts de l'entreprise. La date la plus courante pour les entreprises japonaises est le 31 mars (3月決算), qui correspond à l'exercice fiscal gouvernemental (du 1er avril au 31 mars). La date limite de dépôt de la déclaration d'impôt sur les sociétés est de deux mois après la clôture de l'exercice — soit le 31 mai pour une entreprise avec un kessan en mars. Le solde des comptes fournisseurs au 31 mars doit refléter toutes les obligations d'achat engagées au cours de l'exercice, c'est pourquoi la période février-mars devient un goulot d'étranglement pour le rapprochement des achats.

Qu'est-ce que la période de rattachement des achats (仕入の期間帰属) et pourquoi est-elle importante pour le kessan ?

La période de rattachement des achats est le jugement comptable qui attribue chaque transaction d'achat au bon exercice fiscal. Selon la comptabilité d'exercice (発生主義) des PCGR japonais, une dépense est enregistrée dans la période où les biens ou services sont reçus, et non lors du paiement. Pour un kessan au 31 mars, une livraison arrivant le 28 mars appartient à l'exercice en cours ; une livraison le 2 avril appartient au suivant. Chaque bon de commande ouvert avec une date de livraison proche de la limite du 31 mars nécessite une décision de rattachement, et cette décision dépend de la date de livraison réelle, des conditions d'expédition et du jour de clôture (締日) dans les conditions de paiement — des données qui doivent être collectées à partir du bon de commande, du bon de livraison et souvent d'une communication avec le fournisseur.

Comment le jour de clôture (締日) dans les conditions de paiement japonaises affecte-t-il la classification de l'exercice fiscal ?

Le jour de clôture intégré dans une condition de paiement comme « 20日締翌月末払い » détermine à quelle période de facturation mensuelle appartient la transaction. Les transactions avant le 20 du mois sont regroupées ; les transactions après le 20 sont reportées à la période de facturation du mois suivant. Pour un kessan en mars, un bon de commande avec une livraison le 18 mars selon des conditions 20日締 tombe dans la période de facturation de mars (exercice en cours). Le même bon de commande avec une livraison le 22 mars selon les mêmes conditions tombe dans la période de facturation d'avril (exercice suivant). Le rattachement dépend de la date de livraison par rapport au jour de clôture, et non par rapport au 31 mars — ce qui signifie que le jour de clôture doit être extrait comme une valeur structurée, et non traité comme une chaîne de texte indifférenciée.

Puis-je traiter tous les bons de commande d'un exercice fiscal en une seule fois plutôt qu'un par un ?

Oui. L'extraction par lots traite tous les bons de commande de l'exercice fiscal — ou de tout sous-ensemble — en un seul téléchargement, et les résultats sont fusionnés dans un seul tableur. Le schéma de colonnes est défini une fois et appliqué à chaque document : numéro de bon de commande, fournisseur, nom de l'article, quantité, prix unitaire, montant de la ligne, date de livraison, lieu de livraison, conditions de paiement, classification de la taxe à la consommation, montant total. Comme l'IA lit chaque champ par sa signification sémantique plutôt que par sa position sur la page, le même schéma fonctionne pour les bons de commande de tous les fournisseurs, quel que soit le format — le bon de commande de Mitsubishi Chemical et le fax manuscrit du sous-traitant local produisent des lignes structurées de manière identique dans le même tableur.

Comment le système de factures qualifiées (インボイス制度) affecte-t-il les données des bons de commande pour la clôture ?

Depuis octobre 2023, les crédits de taxe en amont pour la taxe à la consommation sur les achats nécessitent une facture qualifiée d'un émetteur de factures qualifiées enregistré. Pour la clôture, cela signifie que le service achats doit vérifier que chaque facture fournisseur utilisée pour les demandes de crédit de taxe en amont porte un numéro d'enregistrement valide (インボイス登録番号, commençant par « T »). Les achats auprès de fournisseurs non enregistrés bénéficient encore de crédits de taxe en amont transitoires — 80 % déductibles jusqu'en septembre 2026, 50 % jusqu'en septembre 2029, 30 % jusqu'en septembre 2031 (selon la réforme fiscale de 2026), puis zéro — mais le crédit réduit doit être calculé séparément. Les données du bon de commande avec la classification de la taxe à la consommation par ligne fournissent la base pour calculer le crédit de taxe en amont correct selon les règles transitoires.

La même extraction peut-elle gérer les bordereaux de livraison (納品書) et les factures (請求書) pour la vérification à trois points ?

Le moteur d'extraction gère tous les types de documents d'approvisionnement. Pour les bordereaux de livraison, définissez des colonnes pour le numéro de bon de commande (la clé de jointure), le nom de l'article, la quantité livrée et la date de livraison. Pour les factures, définissez des colonnes pour le numéro de facture, le numéro de bon de commande, le montant facturé, la taxe à la consommation et les coordonnées bancaires (振込先). Traitez chaque type de document par lots séparément dans son propre tableur structuré, et la vérification à trois points devient un exercice de comparaison de colonnes entre trois tableurs — tableur des bons de commande vs tableur des bordereaux de livraison vs tableur des factures — plutôt qu'un processus de lecture et de comparaison manuelle de chaque document. Le guide d'extraction d'un seul bon de commande couvre le schéma de colonnes pour chaque type de document.

Combien de temps les entreprises japonaises doivent-elles conserver les bons de commande ?

En vertu de la Loi relative à l'impôt sur les sociétés (法人税法施行規則第59条), les bons de commande et les documents d'approvisionnement associés doivent être conservés pendant sept ans à compter du lendemain de la date limite de dépôt de la déclaration fiscale concernée. En vertu de la Loi sur les sociétés (会社法第432条), les livres comptables, y compris les grands livres des achats, doivent être conservés pendant dix ans. Si l'entreprise bénéficie d'un report en avant de pertes fiscales (欠損金の繰越控除), la période de conservation est également étendue à dix ans en vertu de la législation fiscale. La plus longue des deux périodes s'applique — la durée de conservation pratique des bons de commande est donc de dix ans.