Checkliste für den März-Abschluss:
Was die Beschaffung vor dem Jahresabschluss benötigt

Das Sechs-Wochen-Fenster, das jeder März-Abschluss schafft

Das japanische Geschäftsjahr läuft vom 1. April bis zum 31. März, und über 60 % der börsennotierten japanischen Unternehmen nutzen diesen Kalender – er deckt sich mit dem Regierungsgeschäftsjahr sowie mit den Budgetzyklen von Schulen, öffentlichen Einrichtungen und den meisten Handelspartnern. Für die Einkaufs- und Buchhaltungsabteilungen eines Unternehmens mit März-Abschluss sind die letzten sechs Wochen vor dem Abschluss kein normaler Zeitraum. Jeder offene Auftrag, jede unterwegs befindliche Lieferung und jede unbezahlte Rechnung wird zu einer Klassifizierungsentscheidung: Gehören diese Kosten zum am 31. März endenden Geschäftsjahr oder zu dem, das am 1. April beginnt?

Die Entscheidungen im Februar und März bestimmen, ob der Jahresabschluss des Unternehmens die korrekten Kaufverpflichtungen und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen ausweist – und eine Fehlklassifizierung, die einen Einkauf im Wert von 5 Millionen Yen in das falsche Geschäftsjahr verschiebt, ist nicht nur eine Umbuchung im nächsten Quartal. Es ist eine Falschdarstellung im aktuellen Jahresabschluss.

Das Körperschaftsteuergesetz verlangt von japanischen Unternehmen, Bestellungen und zugehörige Beschaffungsunterlagen sieben Jahre ab dem Abgabetermin der relevanten Steuererklärung aufzubewahren, gemäß NTA Artikel 5930. Nach dem Gesellschaftsgesetz müssen Buchhaltungsunterlagen – einschließlich Einkaufsjournale – zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungspflicht ist nicht das Problem. Das Problem ist, dass in den sechs Wochen vor dem Abschluss jeder noch offene Auftrag eine Entscheidung darstellt, die noch nicht getroffen wurde: Ist die Lieferung abgeschlossen, ist die Rechnung eingegangen, welcher Steuersatz gilt, und verschiebt der Abrechnungstag die Ausgabe in das nächste Geschäftsjahr. Wenn für vierzig oder fünfzig offene Aufträge jeweils diese vier Entscheidungen getroffen werden müssen, schrumpft das Zeitfenster schnell.

Die Analyse von FujiCore Japan zu häufigen Jahresendrisiken für japanische Unternehmen identifiziert unvollständige Dokumentation und Abstimmungsschwierigkeiten als zwei der häufigsten Ursachen für Verzögerungen beim Abschluss – Probleme, die sich verschlimmern, wenn Beschaffungsdaten über PDFs von Lieferanten, Faxausdrucke und E-Mail-Anhänge verstreut sind, anstatt in einem strukturierten Journal zusammengefasst zu werden. Das Sammeln der Daten ist die Aufgabe, die die ersten drei Wochen des Fensters verschlingt. Die folgende Checkliste geht davon aus, dass Sie diese drei Wochen auf eine einzige Sitzung verkürzen möchten.

Die Fünf-Aufgaben-Checkliste für den Kessan-Bestellbeleg

Jede der folgenden Aufgaben ist ein Abstimmungsurteil. Die Reihenfolge ist so gewählt, dass jeder Schritt die Daten liefert, die der nächste Schritt benötigt – wenn Sie die Reihenfolge ändern, müssen Sie frühere Tabellenblätter erneut öffnen, um Informationen abzurufen, die Sie beim ersten Mal nicht erfasst haben.

1. Alle offenen Bestellungen mit ausstehender Lieferung identifizieren

Der erste Scan ist der einfachste, wird aber am leichtesten übersprungen: Gehen Sie jede Bestellung durch, die während des Geschäftsjahres ausgestellt wurde, und markieren Sie diejenigen, bei denen die Lieferung noch nicht abgeschlossen oder die Prüfung (検収, Kenshū) noch nicht freigegeben ist. Das Subunternehmergesetz (下請代金支払遅延等防止法) verlangt, dass jede an einen Subunternehmer ausgestellte Bestellung eine eindeutige Bestellnummer (発注番号), ein Bestelldatum (発注日), ein Lieferdatum (納期), einen Lieferort (納入場所) und ein Datum des Prüfungsabschlusses (検収完了日) sowie weitere Pflichtfelder enthält – die Pflichtfeldanforderungen der JFTC definieren den vollständigen Satz. Wenn das Feld für das Prüfungsdatum leer ist oder das Lieferdatum ohne entsprechenden Wareneingang überschritten wurde, ist die Bestellung offen. Offene Bestellungen mit Lieferterminen im März sind die Teilmenge, die am wichtigsten ist – Waren, die in der letzten Woche des Geschäftsjahres eintreffen, sind eine Frage des Stichtags.

Eine Bestellung, die im September für eine Lieferung im April des folgenden Jahres ausgestellt wurde, ist eindeutig: Die Beschaffungsverpflichtung gehört zum nächsten Geschäftsjahr. Eine Bestellung, die im Februar für eine Lieferung am 25. März ausgestellt wurde, erfordert Aufmerksamkeit – wenn die Ware am 28. März eintrifft, gehört die Ausgabe zum laufenden Geschäftsjahr; trifft sie am 3. April ein, gehört sie zum nächsten Jahr. Die Klassifizierung hängt vom tatsächlichen Lieferdatum ab, nicht vom geplanten, was bedeutet, dass die Bestellung vom 25. März in der Kessan-Tabelle erst geschlossen werden kann, wenn jemand bestätigt hat, ob die Lieferung erfolgt ist.

2. Lieferscheine (納品書) mit jeder offenen Bestellung abgleichen

Sobald offene Bestellungen identifiziert sind, ist der nächste Schritt der erste Teil des Dreifachabgleichs (三点照合): die Überprüfung, ob der Lieferschein – die Bestätigung des Lieferanten über die tatsächlich versendeten Waren – mit dem übereinstimmt, was bestellt wurde. Ein Lieferschein in einem japanischen Beschaffungsworkflow enthält die Bestellnummer, Artikelnamen (品名), gelieferte Mengen und das Lieferdatum. Die zu vergleichenden Felder:

• Übereinstimmung des Artikelnamens: Eine Bestellung kann „SUS304 M8×30 Schraube“ aufführen, und der Lieferschein kann dies auf „SUS-Schraube M8“ abkürzen. Diese beziehen sich auf denselben Artikel, aber ein SVERWEIS auf den Rohtext gibt #NV zurück. Die Übereinstimmung muss von jemandem überprüft werden, der die Namenskonventionen des Lieferanten kennt – oder durch einen Extraktionsschritt, der die Artikelidentität anhand der Bedeutung und nicht der Zeichenfolgengleichheit ermittelt.
• Mengenübereinstimmung: Eine Bestellung kann in Losen (1式) bestellen, und der Lieferschein schlüsselt das Los in einzelne Stücke (5個) auf. Die Mengen sind unterschiedliche Zahlen, die dieselbe Lieferung darstellen. Der Vergleich muss die Zuordnung der Maßeinheiten berücksichtigen – ein Mensch oder eine KI, die aus dem Kontext „1 Los = 5 Stücke“ auflösen kann.
• Lieferdatum vs. Bestelldatum: Das Datum des Lieferscheins bestätigt, wann die Ware eingetroffen ist, was das Ereignis ist, das die Klassifizierung der Ausgabe für das Geschäftsjahr bestimmt.

Lieferscheine, die in Artikel, Menge und Datum mit der Bestellung übereinstimmen, bilden die Grundlage für den Rechnungsvergleich im nächsten Schritt. Lieferscheine, die Teillieferungen (数量不足) oder abweichende Artikel zeigen, erstellen die Ausnahmeliste – die Teilmenge der Bestellungen, die eine Kommunikation mit dem Lieferanten erfordern, bevor der Kessan abgeschlossen werden kann.

3. Rechnungen (請求書) mit jedem zugeordneten Paar aus Bestellung und Lieferschein abgleichen

Nachdem Bestellung und Lieferschein abgeglichen sind, ist die Rechnung das dritte Dokument im Dreifachabgleich und dasjenige, das den Saldo der Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (買掛金) zum Geschäftsjahresende bestimmt. Die japanische Rechnung enthält Felder, die auf westlichen Rechnungen nicht vorkommen: die Banküberweisungsdaten des Lieferanten (振込先 — Bankname, Filialname, Kontonummer), die Zahlungsbedingungen als zusammengesetzter Abrechnungstag (20日締翌月末払い) und, seit Oktober 2023, die Qualifizierte-Rechnung-Registrierungsnummer (インボイス登録番号), die für Vorsteuerabzugsansprüche erforderlich ist.

Der Rechnungsabgleich prüft drei Dinge anhand des zugeordneten Paares aus Bestellung und Lieferschein:

• Rechnungsbetrag vs. Bestellbetrag: Die Rechnungspositionsbeträge (金額) sollten den Bestellpositionsbeträgen für die gelieferten Mengen entsprechen. Eine Abweichung in dieser Phase – die Rechnung berechnet ¥520 pro Einheit, während die Bestellung ¥480 vorsah – ist ein Preisirrtum oder eine nicht genehmigte Preisänderung, die vor der Zahlungsfreigabe geklärt werden muss.
• Aufschlüsselung der Verbrauchssteuer: Die Rechnung muss die Verbrauchssteuer nach Steuersatzkategorie aufschlüsseln – 10 % Normalsatz (Standardwaren und -dienstleistungen), 8 % ermäßigter Satz (Lebensmittel, alkoholfreie Getränke, Abonnementzeitungen) und steuerbefreit (非課税 — Exporte, bestimmte medizinische und Bildungsdienstleistungen). Diese Aufschlüsselung ist für den Vorsteuerabzugsanspruch in der Verbrauchssteuererklärung (消費税申告) erforderlich und muss mit der Steuerklassifizierung übereinstimmen, die auf jede Bestellposition angewendet wurde.
• Zahlungsziel: Abgeleitet aus den Zahlungsbedingungen (支払条件) in der Bestellung. Wenn die Bestellung 20日締翌月末払い besagt und die Rechnung vom 25. Februar mit einem Abrechnungszeitraum, der am 20. endet, datiert ist, ist die Zahlung bis Ende März fällig – eine Verpflichtung des laufenden Geschäftsjahres. Wenn die Bestellung 月末締翌々月末払い besagt und die Abrechnung am 31. März endet, ist die Zahlung bis Ende Mai fällig – ein Mittelabfluss des nächsten Geschäftsjahres, aber ein Aufwand des laufenden Geschäftsjahres. Die Unterscheidung zwischen Zahlungszeitpunkt und Aufwandserfassung ist die Abgrenzungsentscheidung, die im nächsten Abschnitt behandelt wird.

Der Dreifachabgleich ist der Kontrollpunkt, der Überzahlungen, Doppelzahlungen und die Erfassung von Aufwendungen im falschen Geschäftsjahr verhindert. Jeder abgeglichene Dreifach aus Bestellung, Lieferschein und Rechnung erzeugt einen sauberen Verbindlichkeitseintrag. Jedes nicht abgeglichene Paar – bei dem eines der drei Dokumente fehlt oder abweicht – ist ein Abstimmungsposten, der bis zur Klärung nachverfolgt werden muss, bevor der Jahresabschluss abgeschlossen werden kann.

Das zugrunde liegende Abgleichsproblem – warum dieselbe Transaktion in den drei Dokumenten unterschiedlich beschrieben wird und warum die vorlagenbasierte OCR es nicht lösen kann – wird ausführlich in unserem Artikel über das Problem des Abgleichs von 発注書, 納品書 und 請求書 im japanischen Beschaffungswesen behandelt.

4. Jede PO-Position nach Umsatzsteuersatz klassifizieren

Das japanische System mit zwei Umsatzsteuersätzen in Kombination mit dem ab Oktober 2023 geltenden qualifizierten Rechnungssystem (インボイス制度) bedeutet, dass für den Vorsteuerabzug auf der Beschaffungsseite (仕入税額控除) jeder Einkauf nach Steuersatz kategorisiert werden muss. Dies ist keine Aufgabe, die nur zum Jahresende anfällt – aber zum Jahresende wird die Kategorisierung geprüft, da die Umsatzsteuererklärung für das Geschäftsjahr zwölf Monate Beschaffungsdaten zusammenfasst und jede Fehlklassifizierung, die in einem einzelnen Monat unbemerkt blieb, den Jahresgesamtwert verzerren kann.

Eine einzelne PO kann Positionen mit drei verschiedenen Steuerbehandlungen enthalten: Standardwaren zu 10 %, Lebensmittel oder Getränke zum ermäßigten Satz von 8 % und exportbezogene Artikel als steuerfrei. Die Rechnung muss die Umsatzsteuer für jede Steuerklasse separat ausweisen, und die PO-Daten müssen übereinstimmen. Wenn die Rechnung eines Lieferanten für eine Lebensmittelposition, die 8 % betragen sollte, 10 % Umsatzsteuer ausweist, wird die Abweichung bei diesem Schritt erkannt – nicht Monate später, wenn das Finanzamt (税務署) sie bei einer Prüfung beanstandet.

Die Klassifizierungsregel pro Position ist unkompliziert, aber die Menge ist der Reibungspunkt. Eine Beschaffungsabteilung mit fünfzig POs pro Monat und durchschnittlich vier Positionen pro PO hat 200 Klassifizierungen vorzunehmen. Über zwölf Monate summiert sich die jährliche Gesamtzahl auf 2.400 Klassifizierungen – und wenn ein einzelner Mitarbeiter diese überprüft, indem er jede PO-PDF öffnet und jede Positionsbeschreibung mit den Steuersatzregeln abgleicht, dauert die Aufgabe Tage. Die Steuerklassifizierung ist eine abgeleitete Spalte in einem Extraktions-Workflow: Die KI liest die Artikelbeschreibung, wendet die Zweisatzregel an und füllt während der Extraktion eine Spalte „Steuerklassifizierung“ aus – sodass der jährliche PO-Batch mit bereits zugewiesenen Steuerklassen ankommt und der Überprüfungsschritt zu einer Stichprobenkontrolle von Ausreißern wird, anstatt zu einer zeilenweisen Durchsicht.

5. Periodenabgrenzung des Einkaufs anwenden – Zu welchem Geschäftsjahr gehört diese Ausgabe?

Die Periodenabgrenzung des Einkaufs (仕入の期間帰属) ist die buchhalterische Beurteilung, die bestimmt, ob eine Beschaffungstransaktion im am 31. März endenden Geschäftsjahr oder im am 1. April beginnenden erfasst wird. Die Regel nach japanischen GAAP ist die periodengerechte Abgrenzung (発生主義): Die Ausgabe wird in dem Zeitraum erfasst, in dem die Waren oder Dienstleistungen empfangen werden, nicht wenn die Zahlung erfolgt. Die praktische Frage im Sechs-Wochen-Fenster lautet: Hat für jede offene PO die Lieferung bis zum 31. März stattgefunden?

Drei Szenarien decken die meisten Fälle ab. Waren, die bis zum 31. März geliefert und geprüft wurden: Die Ausgabe gehört zum laufenden Geschäftsjahr – die Rechnung mag im April eingehen, aber die Verpflichtung entstand im März, und die Verbindlichkeit wird als März-Verbindlichkeit (未払金) gebucht. Bestellte, aber noch nicht versandte Waren: Die PO ist offen, aber es besteht noch keine Verpflichtung – es wird nichts gebucht, und die PO geht einfach in den Beschaffungsplan des nächsten Geschäftsjahres über. Waren auf dem Transportweg (未着品): Die Waren haben den Lieferanten vor dem 31. März verlassen, sind aber nach dem 1. April beim Käufer eingetroffen. Die Behandlung der Periodenabgrenzung hängt von den Lieferbedingungen ab – wenn der Vertrag den Standort des Käufers als Lieferpunkt festlegt, gehört die Ausgabe zum nächsten Geschäftsjahr; wenn es der Standort des Lieferanten ist, zum laufenden Geschäftsjahr. Das Feld „Lieferort“ (納入場所) der PO gibt Aufschluss darüber, da es angibt, wo die Lieferung als erfolgt gilt.

Die Entscheidung zur Periodenabgrenzung des Einkaufs für jede offene PO ist keine Formel – es ist eine Einzelfallbeurteilung, die die PO-Daten, den Lieferschein, die Lieferbedingungen und das tatsächliche Lieferdatum erfordert. All diese Daten in einer strukturierten Tabelle zu haben, mit einer Zeile pro PO und Spalten für jede Entscheidungsgrundlage, macht den Unterschied zwischen einer Abgrenzungsprüfung, die einen Nachmittag dauert, und einer, die sich bis in die letzte Märzwoche hinzieht, während noch Dokumente gesucht werden.

Wann der 締日 bestimmt, in welches Geschäftsjahr die Rechnung fällt

Japanische Zahlungsbedingungen bringen eine Besonderheit mit sich, auf die die meisten westlichen Buchhaltungsteams nie stoßen: Der in den Zahlungsbedingungen enthaltene 締日 bestimmt nicht nur, wann die Zahlung fällig ist – er bestimmt, zu welchem monatlichen Abrechnungszeitraum die Transaktion gehört und damit, in welchem Geschäftsjahr sie in den Verbindlichkeiten landet.

Eine Zahlungsbedingung wie „20日締翌月末払い“ bedeutet, dass der Abrechnungszeitraum am 20. eines jeden Monats endet und die Zahlung bis zum Ende des Folgemonats fällig ist. Ein am 10. März unter diesen Bedingungen ausgestellter Auftrag fällt in den Abrechnungszeitraum, der am 20. März endet – er ist also ein Aufwand für März, zahlbar bis Ende April. Ein am 25. März unter denselben Bedingungen ausgestellter Auftrag fällt in den Abrechnungszeitraum, der am 20. April endet – er ist ein Aufwand für April, zahlbar bis Ende Mai, und gehört zum nächsten Geschäftsjahr. Der Unterschied liegt im Verhältnis des Auftragsdatums zum 締日: vor dem 20. bedeutet dieses Geschäftsjahr; nach dem 20. bedeutet nächstes Geschäftsjahr.

Bei „月末締翌月末払い“ (Monatsende als Stichtag, Zahlung bis Ende des Folgemonats) ist der Stichtag die Kalendermonatsgrenze. Jeder Auftrag mit einem Lieferdatum im März ist ein Aufwand für März – zahlbar bis Ende April. Bei „月末締翌々月末払い“ (Monatsende als Stichtag, Zahlung bis Ende des übernächsten Monats) verschiebt sich der Zahlungseingang um zwei Monate, aber die Aufwandsverbuchung bleibt im Liefermonat. Eine Lieferung im März unter 翌々月払い-Bedingungen bedeutet Zahlung im Mai, aber der Aufwand wird im März verbucht – der Zahlungsverzug betrifft den Cashflow, nicht die Aufwandsverbuchung.

Die praktische Bedeutung für die Kessan-Checkliste: Der aus dem Zahlungsbedingungsfeld des Auftrags extrahierte 締日 bestimmt, zu welchem Abrechnungszeitraum die Transaktion gehört, was wiederum bestimmt, ob der Verbindlichkeitseintrag in der Bilanz dieses Geschäftsjahres landet. Wenn der 締日 bei einem Auftrag mit Lieferdatum im März der 20. ist und die Lieferung am 18. März erfolgte, ist der Aufwand eine Verbindlichkeit des laufenden Jahres. Wenn der 締日 der 20. ist und die Lieferung am 22. März erfolgte, ist es die des nächsten Jahres. Die Extraktion muss nicht nur den rohen Zahlungsbedingungstext erfassen, sondern den 締日 als strukturierten Wert – damit die Stichtagsentscheidung durch Vergleich des Lieferdatums mit dem 締日 getroffen werden kann, nicht durch erneutes Lesen des Zahlungsbedingungstextes jedes Auftrags.

Die Batch-Verarbeitungsanleitung für die japanische Beschaffung behandelt, wie ein monatliches Auftrags-Dashboard Zahlungsverpflichtungen nach 締日 gruppiert – dieselbe Dashboard-Struktur, angewendet auf die Aufträge des gesamten Geschäftsjahres, ergibt die 締日-Ansicht, die die Stichtagsprüfung systematisch und nicht dokumentenweise macht.

Die Sammlung komprimieren: Von fünfzig PDFs zu einer abschlussfertigen Tabelle

Die obige Checkliste – fünf Aufgaben über fünfzig oder mehr Bestellungen – setzt voraus, dass die Bestelldaten bereits in einer Tabelle vorliegen. In den meisten Beschaffungsabteilungen ist das nicht der Fall. Die Daten befinden sich in den ursprünglichen PDFs, Faxausdrucken und E-Mail-Anhängen der Lieferanten, und die ersten drei Wochen des sechswöchigen Zeitfensters werden damit verbracht, sie zu extrahieren – Bestellnummern, Artikelnamen, Mengen, Beträge, Zahlungsbedingungen und Liefertermine aus jedem Dokument Zeile für Zeile in eine Tabelle einzutippen. Wenn die Tabelle fertig ist, bleiben noch drei Wochen, um die Fünf-Punkte-Checkliste abzuarbeiten.

Ein anderer Ansatz beginnt mit der Extraktion statt mit der Checkliste. Anstatt jede PDF zu öffnen und neu abzutippen, definieren Sie das Spaltenschema einmal – die zwölf bis fünfzehn Felder, die jede Bestellung enthält – und verarbeiten die Bestellungen des gesamten Geschäftsjahres in einem Durchgang. Benutzerdefinierte Spaltenextraktion bedeutet, dass Sie die gewünschten Feldnamen als Spaltenüberschriften eingeben (Bestellnummer, Lieferant, Artikelname, Menge, Einzelpreis, Zeilenbetrag, Lieferdatum, Lieferort, Zahlungsbedingungen, Umsatzsteuerklassifizierung, Gesamtbetrag) und die KI jeden Wert in jedem Dokument lokalisiert, indem sie versteht, was er bedeutet, nicht wo er steht. Eine Bestellnummer bleibt eine Bestellnummer, egal ob sie oben rechts auf einer PDF von Mitsubishi Chemical gedruckt oder handschriftlich am Rand eines Faxformulars eines Subunternehmers notiert ist. Der semantische Ansatz kümmert sich nicht um das Layout – er kümmert sich um die Feldidentität.

Drei Extraktionsfunktionen sind für die Abschlussfrist besonders relevant. Die Stapelverarbeitung bedeutet, dass Sie alle fünfzig Bestellungen auf einmal hochladen und die Ergebnisse in einer einzigen Tabelle zusammengeführt werden – die Extraktionszeit für fünfzig Dokumente ist ungefähr dieselbe wie für eines. Berechnete Spalten ermöglichen es der KI, während der Extraktion japanische Zahlungsbedingungskonventionen zu parsen: Eine Spalte, die als Abrechnungstag (Extrahiere die Tagesnummer aus den Zahlungsbedingungen; wenn "20日締" dann 20, wenn "月末締" dann 31) definiert ist, gibt den strukturierten Abrechnungstag aus, der für die Entscheidung über den Abgrenzungsschnittpunkt benötigt wird. Abgeleitete Spalten weisen die Umsatzsteuerklassifizierung pro Position zu – 10 % Standardsatz, 8 % ermäßigter Satz oder steuerfrei – basierend auf der Artikelbeschreibung, sodass die Steueraufschlüsselungsansicht ohne einen separaten Klassifizierungsdurchlauf befüllt wird. Der vollständige Extraktionsworkflow für japanische Bestellungen wird Schritt für Schritt im Leitfaden zum Extrahieren japanischer Bestelldaten nach Excel behandelt.

Bestelldaten vor der Frist in die Buchhaltungssoftware einspielen

Sobald die Bestelldaten des Geschäftsjahres strukturiert in einer Tabelle vorliegen, ist der Import in die Buchhaltungs- oder Beschaffungssoftware der letzte Schritt vor der Erstellung der Kessan-Berichte. Japanische Buchhaltungsplattformen unterstützen durchgängig strukturierte Datenimporte – der Engpass lag stets darin, die Bestelldaten in eine strukturierte Form zu bringen, nicht im Importvorgang selbst.

Yayoi (弥生会計), der Marktführer in der japanischen Buchhaltung für KMU, akzeptiert CSV-Importe für Kreditorendaten. Extrahierte Bestellspalten werden direkt auf die Feldnamen von Yayoi abgebildet: Bestellnummer → 伝票番号, Lieferant → 仕入先, Betrag → 金額. Yayoi Sales (弥生販売), das zugehörige Modul für Einkauf und Lagerbestand, importiert Bestelldaten in sein Einkaufsmodul – eine dedizierte Pipeline, die den Schritt von der Extraktion zum Import auf einen Dateiupload reduziert, mit automatischer Verknüpfung zu den entsprechenden Hauptbucheinträgen in 弥生会計. Das Abgrenzungsdatum für Einkäufe – abgeleitet vom Lieferdatum und nicht vom Bestelldatum – bestimmt die Klassifizierung des Geschäftsjahres in der Periodenabschlussfunktion von Yayoi.

freee, die Cloud-Buchhaltungsplattform, die von über 70.000 japanischen KMU genutzt wird, unterstützt CSV-Import mit automatischer Buchungssatzerstellung (自動仕訳). Bestelldaten, die mit der Klassifizierung der Verbrauchssteuer pro Position extrahiert wurden, fließen direkt in die duale Steuersatzberichterstattung von freee ein – die Summen für den 10%-Regelsatz und den 8%-Ermäßigungssatz werden während des Imports berechnet, und die Ausgabe füllt die Berechnung der Verbrauchssteuererklärung, die freee automatisch erstellt. Für die Compliance-Prüfung des qualifizierten Rechnungssystems (インボイス制度) wird die Rechnungsregistrierungsnummer des Lieferanten – sofern sie zusammen mit den Bestelldaten extrahiert wurde – in den Kreditorenbuchungssatz übernommen, wodurch die Dokumentationsanforderung für Vorsteuerabzugsansprüche erfüllt wird.

MoneyForward Cloud Accounting (マネーフォワード クラウド会計), der Hauptkonkurrent von freee mit den meisten API-Verbindungen zu Finanzinstituten in Japan, akzeptiert Batch-CSV-Importe in sein Einkaufsverwaltungsmodul. Kanjo Bugyo (勘定奉行), die Suite von OBC für mittelgroße japanische Unternehmen, importiert Bestelldaten unter Beibehaltung der Kostenverteilung auf Abteilungsebene (部門別原価管理) – die Kostenstelle aus der Bestellung fließt automatisch in die segmentierte GuV-Berichterstattung ein.

Der gemeinsame Nenner aller vier Plattformen ist, dass die Importfunktion existiert. Was nicht existiert – was das sechswöchige Fenster vor dem Kessan schmerzhaft sichtbar macht – ist eine automatisierte Möglichkeit, fünfzig Bestellungen aus PDF-Formularen in ein importbereites CSV-Format zu bringen, ohne manuelles Abtippen. Diese Lücke zu schließen, ist der Unterschied zwischen einem Kessan-Abschluss, der bis zur Frist läuft, und einem, der rechtzeitig fertig wird, um die Zahlen vor der Einreichung zu prüfen.

Vorbereitung auf den Kessan 2027, während der Abschluss 2026 läuft

Die Kessan-Frist ist jährlich, aber die Beschaffungsdaten, die sie speist, fallen monatlich an. Ein Unternehmen, das die Fünf-Punkte-Checkliste im Februar-März 2026 abarbeitet und dann von April bis Juni wieder einzelne POs bearbeitet, wird sich im Februar-März 2027 in derselben Lage wiederfinden: ein Sechs-Wochen-Fenster, fünfzig oder mehr POs, die zusammengesucht werden müssen, und derselbe Abtipp-Aufwand. Die strukturelle Lösung besteht darin, die Extraktion monatlich statt jährlich durchzuführen – jeden Monat den PO-Batch zu verarbeiten, sobald er abgeschlossen ist. Dann beginnt die Jahresabschluss-Checkliste bereits mit zwölf monatlich erstellten Tabellenblättern statt mit fünfzig einzelnen PDFs.

Eine monatliche Batch-Extraktion mit einem zwölfspaltigen PO-Schema – jeden Monat dieselben Spalten – erzeugt bis März zwölf strukturierte Tabellenblätter. Das Zusammenführen zu einem Jahresbuch ist ein simpler Kopier-Einfüge-Vorgang, da die Spalten übereinstimmen. Die Fünf-Punkte-Checkliste – offene POs identifizieren, Lieferscheine abgleichen, Rechnungen abgleichen, Steuern klassifizieren, Abgrenzung vornehmen – arbeitet dann mit bereits strukturierten Daten, statt mit Daten, die erst extrahiert werden müssen. Die Zeitersparnis verlagert sich vom Extraktions- auf den Analyseschritt: mehr Zeit für die Prüfung der Abgrenzungsentscheidungen, mehr Zeit für die Überprüfung der 消費税-Klassifizierung, mehr Zeit, um Ausreißer-POs zu finden, bei denen ein Extraktionsergebnis mit dem Quelldokument abgeglichen werden muss.

Derselbe jährliche Konsolidierungsvorteil gilt rückwirkend. Das Körperschaftsteuergesetz schreibt eine siebenjährige Aufbewahrung von POs und zugehörigen Dokumenten vor, und eine 税務調査 kann Kaufunterlagen aus jedem Jahr innerhalb dieses Zeitraums anfordern. Wenn die POs jedes Geschäftsjahres zum Jahresende als Batch in ein strukturiertes Buch verarbeitet wurden – indiziert nach PO-Nummer, 仕入先, Monat und Steuerklassifizierung –, wird die Anfrage eines Prüfers nach „allen POs über ¥1 Million aus dem Geschäftsjahr 2023“ durch Filtern im Dashboard beantwortet, nicht durch Öffnen einer Kiste mit physischen Akten. Die Zeitersparnis liegt in der Prüfungsantwort, nicht im Extraktionsschritt.

Dasselbe saisonale Fristmuster wiederholt sich in anderen Steuerjurisdiktionen mit eigenen Stichtagen und eigenen Dokumentenkonventionen. Der UK Self Assessment-Endspurt, behandelt in der SA100-Januar-Checkliste für Freiberufler im Wettlauf mit der HMRC-Frist, steht vor dem identischen strukturellen Problem: eine feste Frist, ein Jahr voller verstreuter Dokumente und ein Sammelschritt, der das verfügbare Zeitfenster auffrisst. Die Steuerfelder unterscheiden sich je nach Jurisdiktion; das Checklisten-Prinzip – die Dokumente identifizieren, die Daten einmal extrahieren, die Prüfung vor der Frist durchführen – tut es nicht.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Stichtag für das japanische Geschäftsjahr (Kessan) für Unternehmen?

Das Ende des Geschäftsjahres wird in der Satzung des Unternehmens festgelegt. Das häufigste Datum für japanische Unternehmen ist der 31. März (3月決算), das mit dem Regierungsgeschäftsjahr (1. April bis 31. März) übereinstimmt. Die Frist für die Einreichung der Körperschaftsteuererklärung beträgt zwei Monate nach Ende des Geschäftsjahres – für ein Unternehmen mit März-Kessan der 31. Mai. Der Saldo der Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen zum 31. März muss alle während des Geschäftsjahres angefallenen Beschaffungsverpflichtungen widerspiegeln, weshalb der Zeitraum Februar-März zu einem Engpass beim Beschaffungsabgleich wird.

Was ist ein Periodenabgrenzungsschnitt (仕入の期間帰属) und warum ist er für Kessan wichtig?

Der Periodenabgrenzungsschnitt ist die buchhalterische Entscheidung, die jede Beschaffungstransaktion dem richtigen Geschäftsjahr zuordnet. Nach den japanischen GAAP auf accrual-Basis (発生主義) wird eine Ausgabe in der Periode erfasst, in der die Waren oder Dienstleistungen empfangen werden, nicht wenn die Zahlung erfolgt. Für einen Kessan zum 31. März gehört eine Lieferung, die am 28. März eintrifft, zum laufenden Geschäftsjahr; eine Lieferung am 2. April gehört zum nächsten. Jeder offene PO mit einem Lieferdatum nahe der Grenze zum 31. März erfordert eine Abgrenzungsentscheidung, die vom tatsächlichen Lieferdatum, den Versandbedingungen und dem Abrechnungstag (締日) in den Zahlungsbedingungen abhängt – Daten, die aus dem PO, dem Lieferschein und oft aus der Kommunikation mit dem Lieferanten erhoben werden müssen.

Wie wirkt sich der Abrechnungstag (締日) in japanischen Zahlungsbedingungen auf die Klassifizierung des Geschäftsjahres aus?

Der in einer Zahlungsbedingung wie „20日締翌月末払い" eingebettete Abrechnungstag bestimmt, zu welchem monatlichen Abrechnungszeitraum die Transaktion gehört. Transaktionen vor dem 20. des Monats werden gemeinsam abgerechnet; Transaktionen nach dem 20. werden in den Abrechnungszeitraum des nächsten Monats verschoben. Bei einem März-Kessan fällt ein PO mit einer Lieferung am 18. März unter den Bedingungen von 20日締 in den Abrechnungszeitraum März (laufendes Geschäftsjahr). Derselbe PO mit einer Lieferung am 22. März unter denselben Bedingungen fällt in den Abrechnungszeitraum April (nächstes Geschäftsjahr). Der Abgrenzungspunkt ist das Lieferdatum relativ zum Abrechnungstag, nicht relativ zum 31. März – was bedeutet, dass der Abrechnungstag als strukturierter Wert extrahiert werden muss und nicht als undifferenzierter Textstring behandelt werden darf.

Kann ich Bestellungen für ein ganzes Geschäftsjahr auf einmal verarbeiten, anstatt einzeln?

Ja. Die Batch-Extraktion verarbeitet alle Bestellungen für das Geschäftsjahr – oder eine beliebige Teilmenge – in einem Upload, und die Ergebnisse werden in einer einzigen Tabelle zusammengeführt. Das Spaltenschema wird einmal definiert und auf jedes Dokument angewendet: Bestellnummer, Lieferant, Artikelname, Menge, Einzelpreis, Zeilenbetrag, Lieferdatum, Lieferort, Zahlungsbedingungen, Umsatzsteuerklassifizierung, Gesamtbetrag. Da die KI jedes Feld anhand der semantischen Bedeutung und nicht anhand der Position auf der Seite liest, funktioniert dasselbe Schema für Bestellungen aller Lieferanten, unabhängig vom Format – die Bestellung von Mitsubishi Chemical und das handschriftliche Fax des lokalen Subunternehmers erzeugen identisch strukturierte Zeilen in derselben Tabelle.

Wie wirkt sich das Qualifizierte-Rechnung-System (インボイス制度) auf die Bestelldaten für den Jahresabschluss aus?

Seit Oktober 2023 ist für den Vorsteuerabzug der Umsatzsteuer bei Einkäufen eine qualifizierte Rechnung eines registrierten qualifizierten Rechnungsausstellers erforderlich. Für den Jahresabschluss bedeutet dies, dass die Beschaffungsabteilung überprüfen muss, ob jede für den Vorsteuerabzug verwendete Lieferantenrechnung eine gültige Registrierungsnummer (インボイス登録番号, beginnend mit „T") trägt. Einkäufe bei nicht registrierten Lieferanten erhalten weiterhin übergangsweise Vorsteuerabzüge – 80 % abzugsfähig bis September 2026, 50 % bis September 2029, 30 % bis September 2031 (gemäß Steuerreform 2026), danach null –, aber der reduzierte Abzug muss separat berechnet werden. Die Bestelldaten mit der Umsatzsteuerklassifizierung pro Position bilden die Grundlage für die korrekte Berechnung des Vorsteuerabzugs nach den Übergangsregelungen.

Kann dieselbe Extraktion Lieferscheine (納品書) und Rechnungen (請求書) für den Dreifachabgleich verarbeiten?

Die Extraktions-Engine verarbeitet alle Arten von Beschaffungsdokumenten. Definieren Sie für Lieferscheine Spalten für Bestellnummer (der Verbindungsschlüssel), Artikelname, gelieferte Menge, Lieferdatum. Definieren Sie für Rechnungen Spalten für Rechnungsnummer, Bestellnummer, Rechnungsbetrag, Umsatzsteuer, Bankverbindung (振込先). Verarbeiten Sie jeden Dokumententyp separat in seiner eigenen strukturierten Tabelle, und der Dreifachabgleich wird zu einer Spaltenvergleichsübung über drei Tabellen hinweg – Bestelltabelle vs. Lieferscheintabelle vs. Rechnungstabelle – anstatt zu einem manuellen „Jedes Dokument lesen und vergleichen"-Prozess. Die Anleitung zur Einzelbestell-Extraktion behandelt das Spaltenschema für jeden Dokumententyp.

Wie lange müssen japanische Unternehmen Bestellunterlagen aufbewahren?

Gemäß dem Körperschaftsteuergesetz (法人税法施行規則第59条) müssen Bestellungen und zugehörige Beschaffungsdokumente sieben Jahre ab dem Tag nach Ablauf der Einreichungsfrist der betreffenden Steuererklärung aufbewahrt werden. Nach dem Gesellschaftsgesetz (会社法第432条) müssen Buchhaltungsunterlagen einschließlich Einkaufsjournale zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Wenn das Unternehmen einen Verlustvortrag (欠損金の繰越控除) hat, verlängert sich die Aufbewahrungsfrist auch nach dem Steuerrecht auf zehn Jahre. Es gilt der längere Zeitraum – daher beträgt die praktische Aufbewahrungsfrist für Bestellunterlagen zehn Jahre.