Lista de Verificación de PO para el Cierre de Marzo:
Lo que Compras Necesita Antes del Cierre Fiscal

La ventana de seis semanas que crea cada cierre de marzo

El año fiscal japonés va del 1 de abril al 31 de marzo, y más del 60% de las empresas japonesas que cotizan en bolsa usan este calendario, ya que se alinea con el año fiscal del gobierno y con los ciclos presupuestarios de escuelas, organismos públicos y la mayoría de los socios comerciales. Para los departamentos de compras y contabilidad de una empresa con cierre en marzo, las últimas seis semanas antes del cierre no son un período normal. Cada PO abierta, cada envío en tránsito y cada factura impaga se convierte en un juicio de clasificación: ¿este costo pertenece al año fiscal que termina el 31 de marzo o al que comienza el 1 de abril?

Las decisiones tomadas en febrero y marzo determinan si los estados financieros de la empresa muestran las obligaciones de compra y las cuentas por pagar correctas. Una clasificación errónea que traslade una compra de ¥5 millones al año fiscal equivocado no es solo un ajuste contable el próximo trimestre: es una declaración incorrecta en el informe financiero del año en curso.

La Ley del Impuesto sobre Sociedades (法人税法) exige que las empresas japonesas conserven las órdenes de compra y los documentos de adquisición relacionados durante siete años a partir de la fecha límite de presentación de la declaración de impuestos correspondiente, según el Artículo 5930 de la NTA. De acuerdo con la Ley de Sociedades (会社法), los libros contables —incluidos los libros de compras— deben conservarse durante diez años. El requisito de conservación no es el problema. El problema es que, en las seis semanas previas al cierre, cada PO que sigue abierta representa una decisión que no se ha tomado: ¿se completó la entrega?, ¿llegó la factura?, ¿qué tasa impositiva aplica?, y ¿la fecha de liquidación (締日, shimebi) traslada el gasto al siguiente año fiscal? Cuando cuarenta o cincuenta PO pendientes requieren cada una estas cuatro decisiones, la ventana se reduce rápidamente.

El análisis de FujiCore Japan sobre los riesgos comunes de fin de año para las empresas en Japón identifica la documentación incompleta y las dificultades de conciliación como dos de las causas más frecuentes de retraso en el cierre. Estos problemas se agravan cuando los datos de adquisiciones están dispersos en PDF de proveedores, impresiones de fax y archivos adjuntos de correo electrónico, en lugar de estar reunidos en un libro de contabilidad estructurado. Reunir los datos es la tarea que consume las primeras tres semanas de la ventana. La lista de verificación que sigue asume que desea reducir esas tres semanas a una sola sesión.

La Lista de Verificación de Cinco Tareas para el PO de Cierre Fiscal

Cada tarea a continuación es un juicio de conciliación. Está ordenada de modo que cada paso produce los datos que el siguiente necesita; si las reordena, se encontrará reabriendo hojas de cálculo anteriores para recuperar información que no capturó la primera vez.

1. Identificar Cada PO Abierto con Entrega Pendiente

El primer análisis es el más simple, pero el que más fácilmente se omite: revise cada PO emitido durante el año fiscal y marque aquellos cuya entrega aún no esté completa o cuya inspección (検収, kenshū) no haya sido aprobada. La Ley de Subcontratación (下請代金支払遅延等防止法) exige que cada PO emitido a un subcontratista lleve un número de PO único (発注番号), una fecha de pedido (発注日), una fecha de entrega (納期), un lugar de entrega (納入場所) y una fecha de finalización de la inspección (検収完了日), entre otros campos obligatorios; los requisitos de campos obligatorios de la JFTC definen el conjunto completo. Si el campo de fecha de inspección está en blanco o la fecha de entrega ha pasado sin una recepción de mercancía correspondiente, el PO está abierto. Los PO abiertos con fechas de entrega en marzo son el subconjunto que más importa: las mercancías que llegan en la última semana del año fiscal son una cuestión de corte.

Un PO emitido en septiembre con entrega programada para abril del año siguiente es sencillo: la obligación de compra pertenece al próximo año fiscal. Un PO emitido en febrero con entrega programada para el 25 de marzo es el que requiere atención: si las mercancías llegan el 28 de marzo, el gasto es de este año fiscal; si llegan el 3 de abril, pertenece al siguiente. La clasificación depende de la fecha de entrega real, no de la programada, lo que significa que el PO del 25 de marzo no puede cerrarse en la hoja de cálculo de cierre fiscal hasta que alguien confirme si la entrega ocurrió.

2. Cotejar los Albaranes (納品書) con Cada PO Abierto

Una vez identificados los PO abiertos, el siguiente paso es la primera etapa de la conciliación triple (三点照合): verificar que el albarán —la confirmación del proveedor de lo que realmente se envió— coincida con lo que el PO ordenó. Un albarán en un flujo de trabajo de compras japonés lleva el número de PO, nombres de artículos (品名), cantidades entregadas y fecha de entrega. Los campos a comparar:

• Coincidencia de nombre de artículo: un PO puede listar "tornillo SUS304 M8×30" y el albarán puede abreviarlo a "SUSボルト M8." Se refieren al mismo artículo, pero un BUSCARV en texto sin formato devuelve #N/A. La coincidencia debe ser verificada por alguien que conozca las convenciones de nomenclatura del proveedor, o mediante un paso de extracción que lea la identidad del artículo por significado en lugar de igualdad de cadenas.
• Coincidencia de cantidad: un PO puede pedir en lotes (1式) y el albarán desglosa el lote en piezas individuales (5個). Las cantidades son números diferentes que representan la misma entrega. La comparación debe tener en cuenta la correspondencia de unidades de medida —un humano o una IA que pueda resolver "1 lote = 5 piezas" a partir del contexto.
• Fecha de entrega vs. fecha de PO: la fecha del albarán confirma cuándo llegaron las mercancías, que es el evento que determina la clasificación del gasto en el año fiscal.

Los albaranes que coinciden con el PO en artículo, cantidad y fecha se convierten en la base para la comparación de facturas en el siguiente paso. Los albaranes que muestran entregas parciales (数量不足) o artículos discrepantes crean la lista de excepciones —el subconjunto de PO que requieren comunicación con el proveedor antes de que el cierre fiscal pueda finalizar.

3. Cotejar las facturas (請求書) con cada par cotejado de pedido-albarán

Una vez cotejados el pedido y el albarán, la factura es el tercer documento en la cotejación triple y el que determina el saldo de las cuentas por pagar (買掛金) al cierre del ejercicio fiscal. La factura japonesa incluye campos que no aparecen en las facturas occidentales: los datos de transferencia bancaria del proveedor (振込先 — nombre del banco, sucursal, número de cuenta), las condiciones de pago expresadas como un compuesto de día de cierre (20日締翌月末払い) y, desde octubre de 2023, el número de registro de factura cualificada (インボイス登録番号) requerido para las solicitudes de crédito fiscal por el impuesto soportado.

La comparación de facturas verifica tres aspectos con respecto al par cotejado de pedido-albarán:

• Importe facturado vs. importe del pedido: los importes de las líneas de la factura (金額) deben coincidir con los importes de las líneas del pedido para las cantidades entregadas. Una discrepancia en esta etapa — la factura cobra ¥520 por unidad cuando el pedido especificaba ¥480 — es un error de precio o un cambio de precio no aprobado que debe resolverse antes de la aprobación del pago.
• Desglose del impuesto al consumo: la factura debe detallar el impuesto al consumo por categoría de tasa — 10% tasa estándar (bienes y servicios estándar), 8% tasa reducida (alimentos, bebidas no alcohólicas, periódicos por suscripción) y exento (非課税 — exportaciones, ciertos servicios médicos y educativos). Este desglose es necesario para la solicitud de crédito fiscal por el impuesto soportado en la declaración del impuesto al consumo (消費税申告), y debe coincidir con la clasificación fiscal aplicada a cada línea del pedido.
• Fecha de vencimiento del pago: derivada de las condiciones de pago (支払条件) del pedido. Si el pedido indica 20日締翌月末払い y la factura tiene fecha del 25 de febrero con un período de facturación que cierra el día 20, el pago vence a finales de marzo — lo que lo convierte en una obligación del ejercicio fiscal actual. Si el pedido indica 月末締翌々月末払い y la facturación cierra el 31 de marzo, el pago vence a finales de mayo — una salida de efectivo del siguiente ejercicio fiscal pero un gasto del ejercicio fiscal actual. La distinción entre el momento del efectivo y el reconocimiento del gasto es la decisión de corte que se analiza en la siguiente sección.

La cotejación triple es el punto de control que evita el pago excesivo, el pago duplicado y el registro de gastos en el ejercicio fiscal incorrecto. Cada tripleta cotejada de pedido-albarán-factura produce una entrada limpia de cuentas por pagar. Cada par no cotejado — donde uno de los tres documentos falta o no coincide — es una partida de conciliación que debe rastrearse hasta su resolución antes de que se pueda cerrar el kessan.

El problema subyacente de cotejación — por qué la misma transacción se describe de manera diferente en los tres documentos y por qué el OCR basado en plantillas no logra resolverlo — se trata en detalle en nuestro artículo sobre el problema de cotejación 発注書-納品書-請求書 en las adquisiciones japonesas.

4. Clasifique cada línea de pedido por tipo de IVA

El sistema de IVA con dos tipos impositivos de Japón, combinado con el Sistema de Facturas Cualificadas (インボイス制度) que entró en vigor en octubre de 2023, implica que la deducción del IVA soportado en las compras (仕入税額控除) exige clasificar cada compra por tipo impositivo. No es una tarea solo de fin de año, pero es entonces cuando se audita la clasificación, porque la declaración del IVA del ejercicio fiscal agrega doce meses de datos de compras y cualquier error de clasificación que pasara desapercibido en un solo mes puede distorsionar el total anual.

Un solo pedido puede incluir líneas con tres tratamientos fiscales distintos: bienes estándar al 10%, alimentos o bebidas al tipo reducido del 8% y artículos relacionados con exportaciones como exentos. La factura debe detallar por separado el IVA de cada tramo, y los datos del pedido deben coincidir. Si la factura de un proveedor declara un 10% de IVA en una línea de alimentos que debería ser del 8%, la discrepancia se detecta en este paso, no meses después cuando la oficina tributaria (税務署) la plantee durante una auditoría.

La regla de clasificación por línea es sencilla, pero el volumen es la dificultad. Un departamento de compras con cincuenta pedidos al mes y un promedio de cuatro líneas por pedido tiene que asignar 200 clasificaciones. Repartidas en doce meses, el total anual es de 2.400 clasificaciones, y si un solo empleado las verifica abriendo cada PDF de pedido y comprobando la descripción de cada línea con las reglas de tipos impositivos, la tarea consume días. La clasificación fiscal es una columna inferida en un flujo de extracción: la IA lee la descripción del artículo, aplica la regla de los dos tipos y rellena una columna de Clasificación Fiscal durante la extracción, de modo que los datos anuales de pedidos llegan con las clases ya asignadas y el paso de verificación se convierte en una comprobación puntual de valores atípicos, no en una revisión línea por línea.

5. Aplique el corte de compras: ¿a qué ejercicio fiscal pertenece este gasto?

El corte de compras (仕入の期間帰属) es el juicio contable que determina si una transacción de compra se registra en el ejercicio que finaliza el 31 de marzo o en el que comienza el 1 de abril. Según los PCGA japoneses, la norma es el devengo (発生主義): el gasto se registra en el período en que se reciben los bienes o servicios, no cuando se realiza el pago. La pregunta práctica en la ventana de seis semanas es: para cada pedido abierto, ¿se ha producido la entrega antes del 31 de marzo?

Tres escenarios cubren la mayoría de los casos. Mercancías entregadas e inspeccionadas antes del 31 de marzo: el gasto pertenece al ejercicio fiscal actual; la factura puede llegar en abril, pero la obligación se contrajo en marzo y el asiento de cuentas por pagar se registra como un pasivo de marzo (未払金). Mercancías pedidas pero aún no enviadas: el pedido está abierto pero aún no existe obligación; no se registra nada y el pedido simplemente pasa al plan de compras del siguiente ejercicio. Mercancías en tránsito (未着品): las mercancías salieron del proveedor antes del 31 de marzo pero llegaron al comprador después del 1 de abril. El tratamiento del corte depende de las condiciones de envío: si el contrato especifica la ubicación del comprador como punto de entrega, el gasto pertenece al siguiente ejercicio fiscal; si es la del proveedor, pertenece al ejercicio actual. El campo de lugar de entrega (納入場所) del pedido indica cuál es, porque especifica dónde se considera que se produce la entrega.

La decisión de corte de compras para cada pedido abierto no es una fórmula, sino un juicio caso por caso que requiere los datos del pedido, el albarán de entrega, las condiciones de envío y la fecha de entrega real. Tener todos esos datos en una hoja de cálculo estructurada, con una fila por pedido y columnas para cada dato de decisión, es la diferencia entre una revisión de corte que lleva una tarde y una que se alarga hasta la última semana de marzo con documentos aún por localizar.

Cuándo el Día de Cierre (締日) Determina en qué Año Fiscal se Registra la Factura

Las condiciones de pago japonesas introducen una complejidad que la mayoría de los equipos contables occidentales nunca enfrentan: el día de cierre (締日) incluido en la expresión de las condiciones de pago no solo determina cuándo vence el pago, sino que también determina a qué período de facturación del mes pertenece la transacción y, por extensión, en qué año fiscal se registra en las cuentas por pagar.

Una condición de pago escrita como "20日締翌月末払い" significa que el período de facturación cierra el día 20 de cada mes y el pago vence a finales del mes siguiente. Una orden de compra emitida el 10 de marzo bajo estas condiciones significa que la transacción cae en el período de facturación que cierra el 20 de marzo, lo que la convierte en un gasto de marzo, pagadero a finales de abril. Una orden de compra emitida el 25 de marzo bajo las mismas condiciones cae en el período de facturación que cierra el 20 de abril, lo que la convierte en un gasto de abril, pagadero a finales de mayo, y perteneciente al siguiente año fiscal. La diferencia es la fecha de la orden de compra en relación con el día de cierre: antes del día 20 significa este año fiscal; después del día 20 significa el próximo año fiscal.

Para "月末締翌月末払い" (cierre a fin de mes, pago a finales del mes siguiente), el corte es el límite del mes calendario. Cualquier orden de compra con fecha de entrega en marzo es un gasto de marzo, pagadero a finales de abril. Para "月末締翌々月末払い" (cierre a fin de mes, pago a finales del mes siguiente al siguiente), el efectivo se mueve dos meses después, pero el reconocimiento del gasto permanece en el mes de entrega. Una entrega en marzo bajo condiciones de 翌々月払い significa pago en mayo, pero el gasto se registra en marzo; el desfase en el pago afecta el flujo de caja, no el reconocimiento del gasto.

La implicación práctica para la lista de verificación de cierre (kessan): el día de cierre extraído del campo de condiciones de pago de la orden de compra determina a qué período de facturación pertenece la transacción, lo que a su vez determina si la entrada de cuentas por pagar se registra en el balance de este año fiscal. Si el día de cierre en una orden de compra con fecha de entrega en marzo es el día 20 y la entrega ocurrió el 18 de marzo, el gasto es un pasivo del año en curso. Si el día de cierre es el día 20 y la entrega ocurrió el 22 de marzo, es del próximo año. La extracción debe capturar no solo la cadena de condiciones de pago sin procesar, sino también el día de cierre como un valor estructurado, para que la decisión de corte se pueda tomar comparando la fecha de entrega con el día de cierre, en lugar de leer el texto de las condiciones de pago de cada orden de compra de nuevo.

La guía de procesamiento por lotes para adquisiciones japonesas cubre cómo un panel mensual de órdenes de compra agrupa las obligaciones de pago por día de cierre; la misma estructura del panel, aplicada a todas las órdenes de compra del año fiscal completo, produce la vista del día de cierre que hace que la revisión de corte sea sistemática en lugar de documento por documento.

Comprimir la recopilación: de cincuenta PDF a una hoja de cálculo lista para el cierre

La lista de verificación anterior — cinco tareas en cincuenta o más PO — asume que los datos de los PO ya están en una hoja de cálculo. En la mayoría de los departamentos de compras, no es así. Los datos residen en los PDF originales, faxes impresos y archivos adjuntos de correo electrónico de los proveedores, y las primeras tres semanas de la ventana de seis semanas se dedican a extraerlos: escribir números de PO, nombres de artículos, cantidades, montos, condiciones de pago y fechas de entrega de cada documento en una hoja de cálculo fila por fila. Cuando la hoja de cálculo está lista, solo quedan tres semanas para ejecutar la lista de verificación de cinco tareas.

Un enfoque diferente comienza con la extracción en lugar de la lista de verificación. En lugar de abrir cada PDF y volver a escribirlo, define el esquema de columnas una vez — los doce a quince campos que cada PO contiene — y procesa todos los PO del año fiscal completo en un solo lote. La Extracción de Columnas Personalizadas significa que escribe los nombres de los campos que desea como encabezados de columna (Número de PO, Proveedor, Nombre del Artículo, Cantidad, Precio Unitario, Importe de Línea, Fecha de Entrega, Lugar de Entrega, Condiciones de Pago, Clasificación del Impuesto al Consumo, Monto Total) y la IA localiza cada valor en cada documento al comprender lo que significa, no dónde se encuentra. Un número de PO sigue siendo un número de PO, ya sea impreso en la parte superior derecha de un PDF de Mitsubishi Chemical o escrito a mano en el margen de un formulario de fax de un subcontratista. El enfoque semántico no se preocupa por el diseño — se preocupa por la identidad del campo.

Tres funciones de extracción son especialmente relevantes para la fecha límite del cierre. El procesamiento por lotes significa que carga los cincuenta PO a la vez y los resultados se fusionan en una sola hoja de cálculo: el tiempo de extracción para cincuenta documentos es aproximadamente el mismo que para uno. Las columnas calculadas permiten que la IA analice las convenciones japonesas de condiciones de pago durante la extracción: una columna definida como Día de Liquidación (extraer el número del día de las Condiciones de Pago; si "20日締" entonces 20, si "月末締" entonces 31) genera el día de liquidación estructurado que necesita la decisión de corte de compras. Las columnas inferidas asignan la clasificación del impuesto al consumo por línea de artículo — 10% Estándar, 8% Reducido o Exento — basándose en la descripción del artículo, de modo que la vista de desglose de impuestos se complete sin una pasada de clasificación separada. El flujo de trabajo completo de extracción para PO japoneses se cubre paso a paso en la guía para extraer datos de órdenes de compra japonesas a Excel.

Cómo ingresar los datos de las PO en el software de contabilidad antes de la fecha límite

Una vez que los datos de las PO del año fiscal están estructurados en una hoja de cálculo, importarlos al software de contabilidad o de adquisiciones es el último paso antes de poder generar los informes de cierre (kessan). Las plataformas contables japonesas admiten de forma universal la importación de datos estructurados; el cuello de botella siempre ha sido obtener los datos de las PO en un formato estructurado, no el paso de importación en sí.

Yayoi (弥生会計), el líder del mercado en contabilidad para pymes japonesas, acepta importaciones CSV para los datos del libro de compras. Las columnas extraídas de las PO se asignan directamente a los nombres de campo de Yayoi: Número de PO → 伝票番号, Proveedor → 仕入先, Importe → 金額. Yayoi Sales (弥生販売), el módulo complementario de compras e inventario, importa los datos de las PO en su módulo de compras — un proceso dedicado que reduce el paso de extracción a importación a una simple carga de archivo, con vinculación automática a las entradas correspondientes del libro mayor en 弥生会計. La fecha de corte de compras — derivada de la fecha de entrega y no de la fecha de la PO — determina la clasificación del año fiscal en la función de cierre de período de Yayoi.

freee, la plataforma de contabilidad en la nube utilizada por más de 70,000 pymes japonesas, admite la importación CSV con generación automática de asientos contables (自動仕訳). Los datos de las PO extraídos con la clasificación del impuesto al consumo por línea de artículo se introducen directamente en el informe fiscal de tasa dual de freee — los totales de la tasa estándar del 10% y la tasa reducida del 8% se calculan durante la importación, y el resultado alimenta el cálculo de la declaración del impuesto al consumo que freee genera automáticamente. Para la verificación de cumplimiento del Sistema de Facturas Calificadas (インボイス制度), el número de registro de factura del proveedor — si se extrae junto con los datos de la PO — se traslada al asiento contable de compras, cumpliendo con el requisito de documentación para las reclamaciones de crédito fiscal por compras.

MoneyForward Cloud Accounting (マネーフォワード クラウド会計), el principal competidor de freee con la mayor cantidad de conexiones API con instituciones financieras en Japón, acepta importaciones CSV por lotes en su módulo de gestión de compras. Kanjo Bugyo (勘定奉行), el conjunto de OBC para empresas japonesas de tamaño mediano, importa los datos de las PO con la asignación de costos a nivel de departamento (部門別原価管理) preservada — el centro de costos de la PO fluye automáticamente a los informes segmentados de P&L.

El hilo común en las cuatro plataformas es que la capacidad de importación existe. Lo que no existe — lo que la ventana de seis semanas antes del cierre (kessan) hace dolorosamente visible — es una forma automatizada de convertir cincuenta PO de formularios PDF a un formato CSV listo para importar sin necesidad de volver a escribir manualmente. Cerrar esa brecha es la diferencia entre un cierre contable que se extiende hasta la fecha límite y uno que finaliza con tiempo para revisar las cifras antes de presentarlas.

Preparándose para el Kessan de 2027 mientras se cierra el de 2026

La fecha límite del kessan es anual, pero los datos de adquisiciones que lo alimentan se generan mensualmente. Una empresa que completa la lista de verificación de cinco tareas en febrero-marzo de 2026 y luego reanuda el procesamiento de PO uno por uno durante abril, mayo y junio se encontrará en la misma situación en febrero-marzo de 2027: una ventana de seis semanas, cincuenta o más PO que reunir y la misma carga de trabajo de reescritura. La solución estructural es realizar la extracción mensualmente en lugar de anualmente: procesar el lote de PO de cada mes a medida que se cierra, de modo que la lista de verificación de fin de año fiscal comience con doce hojas de cálculo mensuales ya ensambladas en lugar de cincuenta PDF individuales.

Una extracción por lotes mensual con un esquema de PO de doce columnas (las mismas columnas cada mes) produce doce hojas de cálculo estructuradas para cuando llegue marzo. Apilarlas en un libro de contabilidad anual es una operación de copiar y pegar porque las columnas coinciden. La lista de verificación de cinco tareas (identificar PO abiertos, cotejar notas de entrega, cotejar facturas, clasificar impuestos, aplicar el corte) se ejecuta sobre datos que ya están estructurados en lugar de datos que primero deben extraerse. El tiempo ahorrado se traslada del paso de extracción al paso de análisis: más tiempo para revisar las decisiones de corte de compras, más tiempo para verificar la clasificación del impuesto al consumo, más tiempo para detectar los PO atípicos donde el resultado de la extracción debe verificarse con el documento fuente.

El mismo beneficio de consolidación anual se aplica de forma retroactiva. La Ley del Impuesto sobre Sociedades exige la conservación de PO y documentos relacionados durante siete años, y una auditoría de la oficina de impuestos (税務調査) puede solicitar registros de compras de cualquier año dentro de ese período. Si los PO de cada año fiscal se procesaran por lotes al final del año en un libro de contabilidad estructurado (indexado por número de PO, proveedor, mes y clasificación fiscal), una solicitud del auditor de "todos los PO superiores a ¥1 millón del año fiscal 2023" se responde filtrando el panel de control, no abriendo una caja de archivos físicos. El tiempo ahorrado está en la respuesta a la auditoría, no en el paso de extracción.

El mismo patrón de plazos estacionales se repite en todas las jurisdicciones fiscales con sus propias fechas de corte y sus propias convenciones documentales. La crisis de la Autoevaluación del Reino Unido, cubierta en la lista de verificación SA100 de enero para autónomos que corren contra el plazo de HMRC, enfrenta el mismo problema estructural: una fecha límite fija, un año de documentos dispersos y un paso de recopilación que consume la ventana disponible. Los campos fiscales difieren según la jurisdicción; el principio de la lista de verificación (identificar los documentos, extraer los datos una vez, ejecutar la verificación antes de la fecha límite) no cambia.

Preguntas Frecuentes

¿Cuál es la fecha límite del año fiscal japonés (kessan) para las empresas?

La fecha de cierre del año fiscal se establece en los estatutos de la empresa. La fecha más común para las empresas japonesas es el 31 de marzo (3月決算), que coincide con el año fiscal del gobierno (del 1 de abril al 31 de marzo). La fecha límite para presentar la declaración del impuesto sobre sociedades es dos meses después del cierre del año fiscal — el 31 de mayo para una empresa con cierre en marzo. El saldo de cuentas por pagar al 31 de marzo debe reflejar todas las obligaciones de compra incurridas durante el año fiscal, razón por la cual el período de febrero a marzo se convierte en un momento crítico para la conciliación de adquisiciones.

¿Qué es el corte de compras (仕入の期間帰属) y por qué es importante para el kessan?

El corte de compras es el juicio contable que asigna cada transacción de adquisición al año fiscal correcto. Según la base de acumulación (発生主義) de los PCGA japoneses, un gasto se registra en el período en que se reciben los bienes o servicios, no cuando se realiza el pago. Para un kessan del 31 de marzo, una entrega que llega el 28 de marzo pertenece al año fiscal actual; una entrega el 2 de abril pertenece al siguiente. Cada PO abierta con una fecha de entrega cercana al límite del 31 de marzo requiere una decisión de corte, y dicha decisión depende de la fecha de entrega real, las condiciones de envío y el día de cierre (締日) en las condiciones de pago — datos que deben recopilarse del PO, del albarán de entrega y, a menudo, de una comunicación con el proveedor.

¿Cómo afecta el día de cierre (締日) en las condiciones de pago japonesas a la clasificación del año fiscal?

El día de cierre incluido en una condición de pago como "20日締翌月末払い" determina a qué período de facturación mensual pertenece la transacción. Las transacciones antes del día 20 del mes se liquidan juntas; las transacciones posteriores al día 20 pasan al período de facturación del mes siguiente. Para un kessan de marzo, un PO con entrega el 18 de marzo bajo condiciones de cierre el día 20 pertenece al período de facturación de marzo (año fiscal actual). El mismo PO con una entrega el 22 de marzo bajo las mismas condiciones pertenece al período de facturación de abril (año fiscal siguiente). El corte se basa en la fecha de entrega en relación con el día de cierre, no en relación con el 31 de marzo — lo que significa que el día de cierre debe extraerse como un valor estructurado, no tratarse como una cadena de texto indiferenciada.

¿Puedo procesar todas las PO de un año fiscal de una sola vez en lugar de una por una?

Sí. La extracción por lotes procesa todas las PO del año fiscal — o de cualquier subconjunto — en una sola carga, y los resultados se fusionan en una única hoja de cálculo. El esquema de columnas se define una vez y se aplica a cada documento: Número de PO, Proveedor, Nombre del Artículo, Cantidad, Precio Unitario, Importe por Línea, Fecha de Entrega, Lugar de Entrega, Condiciones de Pago, Clasificación del Impuesto al Consumo, Importe Total. Dado que la IA lee cada campo por su significado semántico y no por su posición en la página, el mismo esquema funciona en todas las PO de cualquier proveedor, independientemente del formato — la PO de Mitsubishi Chemical y el fax manuscrito del subcontratista local producen filas con estructura idéntica en la misma hoja de cálculo.

¿Cómo afecta el Sistema de Facturas Cualificadas (インボイス制度) a los datos de PO para el cierre fiscal?

Desde octubre de 2023, las deducciones del impuesto al consumo soportado en compras requieren una Factura Cualificada de un Emisor de Facturas Cualificadas registrado. Para el cierre fiscal, esto significa que el departamento de compras debe verificar que cada factura de proveedor utilizada para reclamar la deducción del impuesto soportado tenga un número de registro válido (インボイス登録番号, que comienza con "T"). Las compras a proveedores no registrados aún reciben deducciones transitorias del impuesto soportado — 80% deducible hasta septiembre de 2026, 50% hasta septiembre de 2029, 30% hasta septiembre de 2031 (según la reforma fiscal de 2026), y luego cero — pero el crédito reducido debe calcularse por separado. Los datos de la PO con la clasificación del impuesto al consumo por línea de artículo proporcionan la base para calcular la deducción correcta del impuesto soportado según las reglas transitorias.

¿Puede la misma extracción manejar albaranes (納品書) y facturas (請求書) para la conciliación triple?

El motor de extracción maneja todos los tipos de documentos de compras. Para albaranes, defina columnas para Número de PO (la clave de unión), Nombre del Artículo, Cantidad Entregada, Fecha de Entrega. Para facturas, defina columnas para Número de Factura, Número de PO, Importe Facturado, Impuesto al Consumo, Datos Bancarios (振込先). Procese cada tipo de documento por lotes por separado en su propia hoja de cálculo estructurada, y la conciliación triple se convierte en un ejercicio de comparación de columnas entre tres hojas de cálculo — hoja de PO vs hoja de albarán vs hoja de factura — en lugar de un proceso manual de leer y comparar cada documento. La guía de extracción de una sola PO cubre el esquema de columnas para cada tipo de documento.

¿Por cuánto tiempo deben las empresas japonesas conservar los registros de órdenes de compra?

Según la Ley del Impuesto sobre Sociedades (法人税法施行規則第59条), las órdenes de compra y los documentos de adquisición relacionados deben conservarse durante siete años a partir del día siguiente a la fecha límite de presentación de la declaración de impuestos correspondiente. De acuerdo con la Ley de Sociedades (会社法第432条), los libros contables, incluidos los libros mayores de compras, deben conservarse durante diez años. Si la empresa tiene una pérdida fiscal arrastrable (欠損金の繰越控除), el período de conservación se extiende a diez años también según la ley fiscal. Se aplica el período más largo de los dos, por lo que el período práctico de conservación de los registros de compras es de diez años.