Checklist de PO para o Kessan de Março:
O que o Procurement Precisa Antes do Fechamento Fiscal

A Janela de Seis Semanas Que Todo Kessan de Março Cria

O ano fiscal japonês vai de 1º de abril a 31 de março, e mais de 60% das empresas japonesas de capital aberto usam esse calendário — ele se alinha ao ano fiscal do governo e aos ciclos orçamentários de escolas, órgãos públicos e da maioria dos parceiros comerciais. Para os departamentos de compras e contabilidade de uma empresa com kessan em março, as seis semanas finais antes do fechamento não são um período normal. Cada PO em aberto, cada remessa em trânsito e cada fatura não paga se torna um julgamento de classificação: esse custo pertence ao ano fiscal que termina em 31 de março ou ao que começa em 1º de abril?

As decisões tomadas em fevereiro e março determinam se as demonstrações financeiras da empresa mostram as obrigações de compra e contas a pagar corretas — e uma classificação incorreta que empurra uma aquisição de ¥5 milhões para o ano fiscal errado não é apenas um ajuste contábil no próximo trimestre. É uma distorção no relatório financeiro do ano corrente.

A Lei do Imposto de Renda Pessoa Jurídica (法人税法) exige que as empresas japonesas retenham ordens de compra e documentos de aquisição relacionados por sete anos a partir da data-limite de declaração do imposto correspondente, conforme o Artigo 5930 da NTA. De acordo com a Lei das Sociedades por Ações (会社法), os livros contábeis — incluindo os registros de compras — devem ser retidos por dez anos. O requisito de retenção não é o problema. O problema é que, nas seis semanas antes do kessan, cada PO ainda em aberto representa uma decisão que não foi tomada: a entrega está completa, a fatura chegou, qual alíquota de imposto se aplica e o dia de fechamento (締日, shimebi) empurra a despesa para o próximo ano fiscal. Quando quarenta ou cinquenta POs pendentes precisam dessas quatro decisões cada, a janela encolhe rapidamente.

A análise da FujiCore Japan sobre riscos comuns de fim de ano fiscal para empresas no Japão identifica documentação incompleta e dificuldades de reconciliação como duas das causas mais frequentes de atraso no fechamento — problemas que se agravam quando os dados de compras estão espalhados por PDFs de fornecedores, impressões de fax e anexos de e-mail, em vez de reunidos em um único registro estruturado. Reunir os dados é a tarefa que consome as primeiras três semanas da janela. A lista de verificação a seguir pressupõe que você deseja reduzir essas três semanas a uma única sessão.

Checklist de Cinco Tarefas para o PO de Kessan

Cada tarefa abaixo é um julgamento de conciliação. Ela está ordenada de forma que cada etapa produza dados que a próxima etapa precisa — se você reordená-las, se verá reabrindo planilhas anteriores para recuperar informações que não capturou na primeira vez.

1. Identificar Todos os POs em Aberto com Entrega Pendente

A primeira varredura é a mais simples, mas a mais facilmente ignorada: percorra cada PO emitido durante o ano fiscal e sinalize aqueles cuja entrega ainda não foi concluída ou cuja inspeção (検収, kenshū) não foi aprovada. A Lei da Subcontratação (下請代金支払遅延等防止法) exige que cada PO emitido para um subcontratado tenha um número de PO único (発注番号), uma data de pedido (発注日), uma data de entrega (納期), um local de entrega (納入場所) e uma data de conclusão da inspeção (検収完了日), entre outros campos obrigatórios — os requisitos de campos obrigatórios da JFTC definem o conjunto completo. Se o campo da data de inspeção estiver em branco ou a data de entrega tiver passado sem um recebimento de mercadorias correspondente, o PO está em aberto. POs em aberto com datas de entrega em março são o subconjunto que mais importa — mercadorias que chegam na última semana do ano fiscal são uma questão de corte.

Um PO emitido em setembro com entrega programada para abril do ano seguinte é direto: a obrigação de compra pertence ao próximo ano fiscal. Um PO emitido em fevereiro com entrega programada para 25 de março é o que requer atenção — se as mercadorias chegarem em 28 de março, a despesa é deste ano fiscal; se chegarem em 3 de abril, pertence ao ano seguinte. A classificação depende da data real de entrega, não da programada, o que significa que o PO de 25 de março não pode ser fechado na planilha de kessan até que alguém confirme se a entrega ocorreu.

2. Conciliar Notas de Entrega (納品書) com Cada PO em Aberto

Uma vez identificados os POs em aberto, o próximo passo é a primeira etapa da conciliação tripla (三点照合): verificar se a nota de entrega — a confirmação do fornecedor sobre o que foi realmente enviado — concorda com o que o PO pediu. Uma nota de entrega em um fluxo de compras japonês carrega o número do PO, nomes dos itens (品名), quantidades entregues e data de entrega. Os campos a comparar:

• Correspondência do nome do item: um PO pode listar "parafuso SUS304 M8×30" e a nota de entrega pode abreviar para "SUSボルト M8." Eles se referem ao mesmo item, mas um PROCV no texto bruto retorna #N/D. A correspondência deve ser verificada por alguém que conheça as convenções de nomenclatura do fornecedor — ou por uma etapa de extração que leia a identidade do item pelo significado, não pela igualdade da string.
• Correspondência de quantidade: um PO pode pedir em lotes (1式) e a nota de entrega detalha o lote em peças individuais (5個). As quantidades são números diferentes que representam a mesma entrega. A comparação deve levar em conta o mapeamento da unidade de medida — um humano ou uma IA que possa resolver "1 lote = 5 peças" a partir do contexto.
• Data de entrega vs. data do PO: a data da nota de entrega confirma quando as mercadorias chegaram, que é o evento que determina a classificação do ano fiscal para a despesa.

Notas de entrega que correspondem ao PO em item, quantidade e data se tornam a base para a comparação da fatura na próxima etapa. Notas de entrega que mostram remessas parciais (数量不足) ou itens discrepantes criam a lista de exceções — o subconjunto de POs que exigem comunicação com o fornecedor antes que o kessan possa ser fechado.

3. Correspondência de Faturas (請求書) com Cada Par PO/Nota de Entrega

Com o PO e a nota de entrega correspondidos, a fatura é o terceiro documento na verificação de três vias e aquele que determina o saldo de contas a pagar (買掛金) no final do ano fiscal. A fatura japonesa contém campos que não aparecem em faturas ocidentais: os dados de transferência bancária do fornecedor (振込先 — nome do banco, agência, número da conta), as condições de pagamento expressas como um composto de data de fechamento (20日締翌月末払い) e, desde outubro de 2023, o número de registro da fatura qualificada (インボイス登録番号) exigido para solicitações de crédito de imposto de entrada.

A comparação de faturas verifica três itens em relação ao par PO/nota de entrega correspondido:

• Valor faturado vs. valor do PO: os valores das linhas da fatura (金額) devem corresponder aos valores das linhas do PO para as quantidades entregues. Uma discrepância neste estágio — a fatura cobra ¥520 por unidade quando o PO especificava ¥480 — é um erro de preço ou uma alteração de preço não aprovada que deve ser resolvida antes da aprovação do pagamento.
• Detalhamento do imposto sobre consumo: a fatura deve discriminar o imposto sobre consumo por categoria de alíquota — 10% alíquota padrão (bens e serviços padrão), 8% alíquota reduzida (alimentos, bebidas não alcoólicas, jornais por assinatura) e isento de imposto (非課税 — exportações, certos serviços médicos e educacionais). Esse detalhamento é exigido para a solicitação de crédito de imposto de entrada na declaração de imposto sobre consumo (消費税申告) e deve estar alinhado com a classificação fiscal aplicada a cada item de linha do PO.
• Data de vencimento do pagamento: derivada das condições de pagamento (支払条件) no PO. Se o PO disser 20日締翌月末払い e a fatura for datada de 25 de fevereiro com um período de faturamento encerrando no dia 20, o pagamento vence até o final de março — tornando-se uma obrigação do ano fiscal corrente. Se o PO disser 月末締翌々月末払い e o faturamento encerrar em 31 de março, o pagamento vence até o final de maio — uma saída de caixa do próximo ano fiscal, mas uma despesa do ano fiscal corrente. A distinção entre o momento do caixa e o reconhecimento da despesa é a decisão de corte discutida na próxima seção.

A verificação de três vias é o ponto de controle que evita pagamento excessivo, pagamento duplicado e o registro de despesas no ano fiscal errado. Cada tripla PO/nota de entrega/fatura correspondida produz uma entrada de contas a pagar limpa. Cada par não correspondido — onde um dos três documentos está ausente ou em desacordo — é um item de conciliação que deve ser rastreado até a resolução antes que o kessan possa ser encerrado.

O problema subjacente de correspondência — por que a mesma transação é descrita de forma diferente nos três documentos e por que o OCR baseado em modelo falha em resolvê-lo — é abordado em detalhes em nosso artigo sobre o problema de correspondência 発注書-納品書-請求書 em compras japonesas.

4. Classificar Cada Item de PO por Alíquota de Imposto sobre Consumo

O sistema de alíquotas duplas do imposto sobre consumo do Japão, combinado com o Sistema de Faturas Qualificadas (インボイス制度) que entrou em vigor em outubro de 2023, significa que o crédito de imposto sobre consumo na aquisição (仕入税額控除) exige que cada compra seja categorizada por alíquota. Esta não é uma tarefa apenas de final de ano — mas é no final do ano que a categorização é auditada, pois a declaração de imposto sobre consumo do exercício fiscal agrega doze meses de dados de aquisição, e qualquer classificação incorreta que passou despercebida em um único mês pode distorcer o total anual.

Uma única PO pode conter itens com três tratamentos fiscais diferentes: mercadorias padrão a 10%, alimentos ou bebidas a 8% (alíquota reduzida) e itens relacionados à exportação como isentos de imposto. A fatura deve declarar separadamente o imposto sobre consumo para cada faixa de alíquota, e os dados da PO devem corresponder. Se a fatura de um fornecedor declarar 10% de imposto sobre consumo em um item alimentício que deveria ser 8%, a discrepância é detectada nesta etapa — não meses depois, quando a repartição fiscal (税務署) a levantar durante uma auditoria.

A regra de classificação por item é direta, mas o volume é o atrito. Um departamento de compras com cinquenta PO por mês e uma média de quatro itens por PO tem 200 classificações para atribuir. Distribuídas por doze meses, o total anual é de 2.400 classificações — e se um único funcionário estiver verificando isso abrindo cada PDF de PO e conferindo a descrição de cada item com as regras de alíquota, a tarefa consome dias. A classificação fiscal é uma coluna inferida em um fluxo de extração: a IA lê a descrição do item, aplica a regra de alíquota dupla e preenche uma coluna de Classificação Fiscal durante a extração — de modo que o lote anual de dados de PO chega com as classes fiscais já atribuídas, e a etapa de verificação se torna uma verificação pontual de valores atípicos, em vez de uma revisão item por item.

5. Aplicar o Corte de Compras — A Qual Exercício Fiscal Esta Despesa Pertence

O corte de compras (仕入の期間帰属) é o julgamento contábil que determina se uma transação de aquisição é registrada no exercício fiscal que termina em 31 de março ou no que começa em 1º de abril. A regra segundo o GAAP japonês é o regime de competência (発生主義): a despesa é registrada no período em que os bens ou serviços são recebidos, não quando o pagamento é feito. A questão prática na janela de seis semanas é: para cada PO em aberto, a entrega ocorreu até 31 de março?

Três cenários cobrem a maioria dos casos. Mercadorias entregues e inspecionadas até 31 de março: a despesa pertence ao exercício fiscal atual — a fatura pode chegar em abril, mas a obrigação foi incorrida em março, e o lançamento de contas a pagar é registrado como um passivo de março (未払金). Mercadorias pedidas, mas ainda não enviadas: a PO está em aberto, mas ainda não existe obrigação — nada é registrado, e a PO simplesmente é transferida para o plano de aquisições do próximo exercício fiscal. Mercadorias em trânsito (未着品): as mercadorias saíram do fornecedor antes de 31 de março, mas chegaram ao comprador após 1º de abril. O tratamento do corte depende dos termos de envio — se o contrato especificar o local do comprador como ponto de entrega, a despesa pertence ao próximo exercício fiscal; se for o local do fornecedor, é deste exercício fiscal. O campo de local de entrega (納入場所) da PO informa qual é o caso, pois especifica onde a entrega é considerada ocorrida.

A decisão de corte de compras para cada PO em aberto não é uma fórmula — é um julgamento caso a caso que exige os dados da PO, o comprovante de entrega, os termos de envio e a data real de entrega. Ter todos esses dados em uma planilha estruturada, com uma linha por PO e colunas para cada insumo de decisão, é a diferença entre uma revisão de corte que leva uma tarde e uma que se arrasta até a última semana de março com documentos ainda sendo localizados.

Quando o Dia de Fechamento (締日) Define em Qual Ano Fiscal a Despesa é Registrada

As condições de pagamento japonesas introduzem uma complexidade que a maioria das equipes contábeis ocidentais nunca encontra: o dia de fechamento (締日) embutido na expressão das condições de pagamento não determina apenas quando o pagamento vence — ele determina a qual período de faturamento do mês a transação pertence e, por extensão, em qual ano fiscal do contas a pagar ela será alocada.

Uma condição de pagamento escrita como "20日締翌月末払い" significa que o período de faturamento fecha no dia 20 de cada mês e o pagamento vence até o final do mês seguinte. Um PO emitido em 10 de março sob essas condições significa que a transação cai no período de faturamento que fecha em 20 de março — tornando-a uma despesa de março, pagável até o final de abril. Um PO emitido em 25 de março sob as mesmas condições cai no período de faturamento que fecha em 20 de abril — tornando-a uma despesa de abril, pagável até o final de maio, e pertencente ao próximo ano fiscal. A diferença é a data do PO em relação ao dia de fechamento: antes do dia 20 significa este ano fiscal; após o dia 20 significa o próximo ano fiscal.

Para "月末締翌月末払い" (fechamento no final do mês, pagamento até o final do mês seguinte), o corte é o limite do mês calendário. Qualquer PO com data de entrega em março é uma despesa de março — pagável até o final de abril. Para "月末締翌々月末払い" (fechamento no final do mês, pagamento até o final do mês seguinte ao próximo), o dinheiro é movimentado dois meses depois, mas o reconhecimento da despesa permanece no mês de entrega. Uma entrega em março sob condições de 翌々月払い significa pagamento em maio, mas a despesa é registrada em março — o atraso no pagamento afeta o fluxo de caixa, não o reconhecimento da despesa.

A implicação prática para o checklist do kessan: o dia de fechamento extraído do campo de condições de pagamento do PO determina a qual período de faturamento a transação pertence, o que por sua vez determina se o lançamento de contas a pagar cai no balanço patrimonial deste ano fiscal. Se o dia de fechamento em um PO com data de entrega em março for o dia 20 e a entrega ocorreu em 18 de março, a despesa é um passivo do ano corrente. Se o dia de fechamento for o dia 20 e a entrega ocorreu em 22 de março, é do próximo ano. A extração deve capturar não apenas a string bruta das condições de pagamento, mas o dia de fechamento como um valor estruturado — para que a decisão de corte possa ser tomada comparando a data de entrega com o dia de fechamento, em vez de ler o texto das condições de pagamento de cada PO novamente.

O guia de processamento em lote para compras japonesas cobre como um painel mensal de PO agrupa obrigações de pagamento por dia de fechamento — a mesma estrutura de painel, aplicada aos POs de todo o ano fiscal, produz a visão por dia de fechamento que torna a revisão de corte sistemática, em vez de documento por documento.

Comprimindo a Coleta: De Cinquenta PDFs a Uma Planilha Pronta para o Fechamento

A lista de verificação acima — cinco tarefas em cinquenta ou mais POs — pressupõe que os dados dos POs já estejam em uma planilha. Na maioria dos departamentos de compras, não estão. Eles residem nos PDFs originais, impressões de fax e anexos de e-mail dos fornecedores, e as primeiras três semanas da janela de seis semanas são gastas extraindo-os — digitando números de PO, nomes de itens, quantidades, valores, condições de pagamento e datas de entrega de cada documento para uma planilha, linha por linha. Quando a planilha está pronta, restam três semanas para executar a lista de verificação de cinco tarefas.

Uma abordagem diferente começa com a extração, em vez da lista de verificação. Em vez de abrir cada PDF e redigitá-lo, você define o esquema de colunas uma vez — os doze a quinze campos que todo PO carrega — e processa todos os POs do ano fiscal completo em um único lote. A Extração de Colunas Personalizadas significa que você digita os nomes dos campos desejados como cabeçalhos de coluna (Número do PO, Fornecedor, Nome do Item, Quantidade, Preço Unitário, Valor da Linha, Data de Entrega, Local de Entrega, Condições de Pagamento, Classificação do Imposto sobre Consumo, Valor Total) e a IA localiza cada valor em cada documento entendendo o que significa, não onde está. Um número de PO ainda é um número de PO, seja impresso no canto superior direito de um PDF da Mitsubishi Chemical ou escrito à mão na margem de um formulário de fax de um subcontratado. A abordagem semântica não se importa com o layout — ela se importa com a identidade do campo.

Três recursos de extração são especialmente importantes para o prazo de fechamento. O processamento em lote significa que você carrega todos os cinquenta POs de uma vez e os resultados são mesclados em uma única planilha — o tempo de extração para cinquenta documentos é aproximadamente o mesmo que para um. As colunas calculadas permitem que a IA analise as convenções japonesas de condições de pagamento durante a extração: uma coluna definida como Dia de Liquidação (extrair o número do dia das Condições de Pagamento; se "20日締" então 20, se "月末締" então 31) gera o dia de liquidação estruturado de que a decisão de corte de compras precisa. As colunas inferidas atribuem a classificação do imposto sobre consumo por item — 10% Padrão, 8% Reduzido ou Isento — com base na descrição do item, de modo que a visão discriminada do imposto seja preenchida sem uma passagem de classificação separada. O fluxo de trabalho completo de extração para POs japoneses é abordado passo a passo no guia para extrair dados de pedidos de compra japoneses para o Excel.

Como Importar Dados de PO para o Software de Contabilidade Antes do Prazo

Quando os dados de PO do ano fiscal estão estruturados em uma planilha, importá-los para o software de contabilidade ou compras é a última etapa antes de gerar os relatórios de kessan. As plataformas de contabilidade japonesas suportam universalmente importações de dados estruturados — o gargalo sempre foi estruturar os dados de PO, não a etapa de importação em si.

Yayoi (弥生会計), líder de mercado em contabilidade para PMEs japonesas, aceita importações CSV para dados do razão de compras. As colunas extraídas de PO mapeiam diretamente para os nomes de campo do Yayoi: Número do PO → 伝票番号, Fornecedor → 仕入先, Valor → 金額. Yayoi Sales (弥生販売), o módulo complementar de compras e estoque, importa dados de PO para seu módulo de compras — um pipeline dedicado que reduz a etapa de extração para importação a um upload de arquivo, com vinculação automática aos lançamentos contábeis correspondentes no 弥生会計. A data de corte de compras — derivada da data de entrega, não da data do PO — determina a classificação do ano fiscal na função de fechamento de período do Yayoi.

freee, a plataforma de contabilidade em nuvem usada por mais de 70.000 PMEs japonesas, suporta importação CSV com geração automática de lançamentos contábeis (自動仕訳). Dados de PO extraídos com classificação de imposto sobre consumo por item alimentam diretamente o relatório de imposto de alíquota dupla do freee — os totais da alíquota padrão de 10% e da alíquota reduzida de 8% são calculados durante a importação, e a saída preenche o cálculo da declaração de imposto sobre consumo que o freee gera automaticamente. Para a verificação de conformidade com o Sistema de Fatura Qualificada (インボイス制度), o número de registro de fatura do fornecedor — se extraído junto com os dados de PO — é transportado para o lançamento contábil de compras, atendendo ao requisito de documentação para créditos de imposto sobre consumo.

MoneyForward Cloud Accounting (マネーフォワード クラウド会計), principal concorrente do freee com o maior número de conexões de API com instituições financeiras no Japão, aceita importações CSV em lote em seu módulo de gestão de compras. Kanjo Bugyo (勘定奉行), o conjunto da OBC para empresas japonesas de médio porte, importa dados de PO com a alocação de custos por departamento (部門別原価管理) preservada — o centro de custo do PO flui automaticamente para relatórios segmentados de P&L.

O ponto em comum entre todas as quatro plataformas é que a capacidade de importação existe. O que não existe — o que o prazo de seis semanas antes do kessan torna dolorosamente visível — é uma maneira automatizada de transformar cinquenta POs de formulários PDF em formato CSV pronto para importação sem redigitação manual. Fechar essa lacuna é a diferença entre um fechamento de kessan que corre até o prazo e um que termina com tempo para revisar os números antes de serem arquivados.

Preparando-se para o Kessan de 2027 enquanto o de 2026 é encerrado

O prazo do kessan é anual, mas os dados de compras que o alimentam são gerados mensalmente. Uma empresa que executa a lista de verificação de cinco tarefas em fevereiro-março de 2026 e depois retoma o processamento de POs uma a uma em abril, maio e junho se encontrará na mesma posição em fevereiro-março de 2027: uma janela de seis semanas, cinquenta ou mais POs para reunir e a mesma carga de trabalho de redigitação. A correção estrutural é realizar a extração mensalmente, em vez de anualmente — processar o lote de POs de cada mês assim que ele é fechado, para que a lista de verificação de final de ano fiscal comece com doze planilhas mensais já montadas, em vez de cinquenta PDFs individuais.

Uma extração mensal em lote com um esquema de doze colunas para POs — as mesmas colunas todos os meses — produz doze planilhas estruturadas quando março chega. Empilhá-las em um único livro-razão anual é uma operação de copiar e colar, pois as colunas se alinham. A lista de verificação de cinco tarefas — identificar POs em aberto, conferir notas de entrega, conferir faturas, classificar impostos, aplicar o corte — é executada com dados já estruturados, em vez de dados que precisam ser extraídos primeiro. O tempo economizado passa da etapa de extração para a etapa de análise: mais tempo para revisar as decisões de corte de compras, mais tempo para verificar a classificação do imposto sobre consumo, mais tempo para identificar as POs atípicas em que o resultado da extração precisa ser verificado em relação ao documento original.

O mesmo benefício de consolidação anual se aplica retroativamente. A Lei do Imposto de Renda Pessoa Jurídica exige a retenção de POs e documentos relacionados por sete anos, e uma auditoria da repartição fiscal (税務調査) pode solicitar registros de compras de qualquer ano dentro desse período. Se as POs de cada ano fiscal fossem processadas em lote no final do ano em um livro-razão estruturado — indexado por número da PO, fornecedor, mês e classificação fiscal — uma solicitação do auditor por "todas as POs acima de ¥1 milhão do Ano Fiscal de 2023" seria respondida filtrando o painel, e não abrindo uma caixa de arquivos físicos. O tempo economizado está na resposta à auditoria, não na etapa de extração.

O mesmo padrão de prazo sazonal se repete em diferentes jurisdições fiscais, com suas próprias datas de corte e convenções documentais. A correria do Self Assessment do Reino Unido, abordada na lista de verificação SA100 de janeiro para freelancers correndo contra o prazo do HMRC, enfrenta o problema estrutural idêntico: um prazo fixo, um ano de documentos dispersos e uma etapa de coleta que consome a janela disponível. Os campos fiscais diferem por jurisdição; o princípio da lista de verificação — identificar os documentos, extrair os dados uma vez, executar a verificação antes do prazo — não difere.

Perguntas Frequentes

Qual é o prazo do final do ano fiscal japonês (kessan) para as empresas?

A data de encerramento do ano fiscal é definida no contrato social da empresa. A data mais comum para empresas japonesas é 31 de março (3月決算), que coincide com o ano fiscal do governo (1º de abril a 31 de março). O prazo para entrega da declaração de imposto de renda corporativo é de dois meses após o encerramento do ano fiscal — 31 de maio para uma empresa com kessan em março. O saldo de contas a pagar em 31 de março deve refletir todas as obrigações de compra incorridas durante o ano fiscal, razão pela qual o período de fevereiro a março se torna um gargalo na conciliação de compras.

O que é o corte de compras (仕入の期間帰属) e por que ele é importante para o kessan?

O corte de compras é o julgamento contábil que atribui cada transação de compra ao ano fiscal correto. De acordo com o regime de competência (発生主義) do GAAP japonês, uma despesa é registrada no período em que os bens ou serviços são recebidos, não quando o pagamento é feito. Para um kessan em 31 de março, uma entrega que chega em 28 de março pertence ao ano fiscal atual; uma entrega em 2 de abril pertence ao próximo. Cada PO em aberto com data de entrega próxima ao limite de 31 de março exige uma decisão de corte, e essa decisão depende da data real de entrega, das condições de envio e do dia de fechamento (締日) nas condições de pagamento — dados que devem ser coletados do PO, da nota de entrega e, frequentemente, de uma comunicação com o fornecedor.

Como o dia de fechamento (締日) nas condições de pagamento japonesas afeta a classificação do ano fiscal?

O dia de fechamento embutido em uma condição de pagamento como "20日締翌月末払い" determina a qual período de faturamento mensal a transação pertence. Transações antes do dia 20 do mês são liquidadas juntas; transações após o dia 20 são transferidas para o período de faturamento do mês seguinte. Para um kessan em março, um PO com entrega em 18 de março sob condições 20日締 cai no período de faturamento de março (ano fiscal atual). O mesmo PO com entrega em 22 de março sob as mesmas condições cai no período de faturamento de abril (próximo ano fiscal). O corte é a data de entrega em relação ao dia de fechamento, não em relação a 31 de março — o que significa que o dia de fechamento deve ser extraído como um valor estruturado, não tratado como uma string de texto indiferenciada.

Posso processar todas as POs de um ano fiscal de uma só vez, em vez de uma por uma?

Sim. A extração em lote processa todas as POs do ano fiscal — ou de qualquer subconjunto — em um único upload, e os resultados são mesclados em uma única planilha. O esquema de colunas é definido uma vez e aplicado a cada documento: Número da PO, Fornecedor, Nome do Item, Quantidade, Preço Unitário, Valor da Linha, Data de Entrega, Local de Entrega, Condições de Pagamento, Classificação do Imposto sobre Consumo, Valor Total. Como a IA lê cada campo pelo significado semântico, e não pela posição na página, o mesmo esquema funciona em POs de todos os fornecedores, independentemente do formato — a PO da Mitsubishi Chemical e o fax manuscrito do subcontratado local produzem linhas com estrutura idêntica na mesma planilha.

Como o Sistema de Fatura Qualificada (インボイス制度) afeta os dados de PO no kessan?

Desde outubro de 2023, os créditos de imposto sobre consumo nas compras exigem uma Fatura Qualificada de um Emissor de Fatura Qualificada registrado. Para o kessan, isso significa que o departamento de compras deve verificar se cada fatura de fornecedor usada para solicitar crédito de imposto sobre consumo possui um número de registro válido (インボイス登録番号, começando com "T"). Compras de fornecedores não registrados ainda recebem créditos de imposto sobre consumo transitórios — 80% dedutíveis até setembro de 2026, 50% até setembro de 2029, 30% até setembro de 2031 (conforme reforma tributária de 2026), depois zero — mas o crédito reduzido deve ser calculado separadamente. Os dados da PO com classificação de imposto sobre consumo por item fornecem a base para calcular o crédito de imposto sobre consumo correto sob as regras transitórias.

A mesma extração pode lidar com notas de entrega (納品書) e faturas (請求書) para a verificação de três vias?

O mecanismo de extração lida com todos os tipos de documentos de compras. Para notas de entrega, defina colunas para Número da PO (a chave de junção), Nome do Item, Quantidade Entregue, Data de Entrega. Para faturas, defina colunas para Número da Fatura, Número da PO, Valor Cobrado, Imposto sobre Consumo, Dados de Transferência Bancária (振込先). Processe cada tipo de documento separadamente em lote em sua própria planilha estruturada, e a verificação de três vias se torna um exercício de comparação de colunas entre três planilhas — planilha de PO vs planilha de nota de entrega vs planilha de fatura — em vez de um processo manual de ler cada documento e comparar. O guia de extração de PO única cobre o esquema de colunas para cada tipo de documento.

Por quanto tempo as empresas japonesas devem manter os registros de pedidos de compra?

De acordo com a Lei do Imposto de Renda Pessoa Jurídica (Artigo 59 do Regulamento de Execução da Lei do Imposto de Renda Pessoa Jurídica), os pedidos de compra e os documentos de aquisição relacionados devem ser retidos por sete anos a partir do dia seguinte ao prazo de entrega da declaração fiscal correspondente. De acordo com a Lei das Sociedades por Ações (Artigo 432), os livros contábeis, incluindo os livros-razão de compras, devem ser retidos por dez anos. Se a empresa tiver crédito tributário de prejuízo fiscal a compensar (欠損金の繰越控除), o período de retenção se estende para dez anos também sob a lei tributária. O período mais longo entre os dois se aplica — portanto, o período prático de retenção para registros de compra é de dez anos.