T4-Frist im Februar
Eine Checkliste zur Vorbereitung kanadischer Lohnbuchhaltungsdaten
Der Kalender sagt, Sie hätten acht Wochen zwischen dem Ende der letzten Dezember-Lohnperiode und der T4-Einreichungsfrist Ende Februar – aber der Kalender ist keine Zeiterfassung. Zwei dieser Wochen werden für den Abschluss der Lohnbuchhaltungs-Jahresendbuchungen, die Ausstellung der letzten Gehaltsabrechnungskorrekturen und den Buchabschluss benötigt. Die letzte Woche ist für die CRA-Übermittlung und die Verteilung an die Mitarbeiter reserviert. Jeder dazwischenliegende Tag wird in drei Richtungen beansprucht: Mitarbeiterfragen zu Anpassungen steuerpflichtiger Leistungen, Anfragen des Finanzcontrollers nach Lohnregisterauszügen und die Stichprobenauswahl des externen Prüfers, die im selben Posteingang eintrifft. Ein kanadischer Lohnbuchhaltungsleiter, der mit der T4-Datenvorbereitung im Februar beginnt, ist bereits im Rückstand. Die folgende Checkliste ist nach Phasen gegliedert – wenn Sie dies vor Ende Januar lesen, beginnen Sie mit Phase 1. Wenn es bereits Februar ist und Phase 1 nicht abgeschlossen ist, führen Sie die Phasen 1 und 2 parallel durch, aber seien Sie sich bewusst, dass jede übersprungene Überprüfung aus Phase 1 zwischen Mai und Oktober als PIER-Prüfungsbescheid der Canada Revenue Agency (CRA) auftauchen wird.
Wichtige Erkenntnisse
- Die T4-Einreichungsfrist ist der 28. Februar – die fünf Überprüfungsphasen können jedoch nur abgeschlossen werden, wenn die Mitarbeiterprüfung in Phase 1 bis zum 15. Januar abgeschlossen ist.
- Eine verspätete Einreichung kostet 100 $ pro Tag – aber eine einzige ausgelassene CPP2-Box-16A-Angabe löst eine PIER-Neuveranlagung mit zusammengesetzten Tageszinsen aus, keine Pauschalstrafe.
- Der Schritt, der die häufigste PIER-Auslöserquelle beseitigt: Extrahieren der T4-Box-Werte direkt aus dem Slip-PDF anstatt sie neu einzutippen.
Die T4-Einreichungsfrist: Was die CRA verlangt und wann
Für das Steuerjahr 2025 muss jeder Arbeitgeber, der im Kalenderjahr Arbeitseinkommen gezahlt hat – Gehälter, Löhne, Provisionen, Boni, steuerpflichtige Leistungen – jedem Arbeitnehmer eine T4 (Vergütungsbescheinigung) ausstellen und die Belege bis zum letzten Tag des Februars bei der CRA einreichen. Im Jahr 2026 fällt der 28. Februar auf einen Samstag, wodurch sich die effektive Frist auf Montag, den 2. März verschiebt. Planen Sie nicht auf den Gnadentag. Planen Sie darauf, rechtzeitig saubere Daten zu haben, um Fehler vor der Einreichung zu erkennen.
Die Einreichungspflicht ist binär – entweder Sie halten die Frist ein oder nicht. Es gibt keine Verlängerung für eine länger als erwartete Migration des Lohnsystems, für einen Lohnbuchhalter, der während des kritischen Zeitfensters abwesend war, oder für eine steuerpflichtige Leistung, die erst Ende Januar entdeckt wurde und eigentlich das ganze Jahr über hätte erfasst werden müssen. Eine verspätete T4-Einreichung führt zu einer Strafe von 100 $ pro Tag, maximal 7.500 $. Die Einreichung von mehr als fünf Belegen in Papierform, wenn die elektronische Einreichung vorgeschrieben ist, löst eine separate Strafe von 125 $ aus. Dies sind die Strafen, die Lohnbuchhalter auswendig lernen. Es sind nicht die Strafen, die wirklich zählen – die PIER-Neuveranlagung, die auf einen falsch abgeglichenen CPP-Beitrag oder einen falsch eingegebenen Steuerbetrag in Box 22 folgt, kostet um Größenordnungen mehr an Korrekturaufwand, Mitarbeiterkommunikation und zusammengesetzten täglichen Zinsen, die ab dem ersten Lohnzeitraum berechnet werden, in dem die Unterzahlung erfolgte.
| Frist | Was getan werden muss | Regel zur elektronischen Einreichung |
|---|---|---|
| Letzter Tag im Februar | T4-Belege an Mitarbeiter verteilt und zusammen mit der T4 Summary (T4SUM) bei der CRA eingereicht | Pflicht bei 6+ Belegen – Internet File Transfer (XML, bis 150 MB) oder Web Forms (bis 100 Belege) |
| 2. März 2026 | Effektive Frist für das Steuerjahr 2025 – der 28. Februar 2026 fällt auf einen Samstag | Gleiche Schwellenwerte für die elektronische Einreichung gelten |
| Jeder Lohnzeitraum | CPP/EI-Abführungen sind das ganze Jahr über fällig – der T4SUM-Abgleich muss mit den kumulierten Abführungen übereinstimmen | Der PD7A-Kontoauszug dient als Quelle für die Abführungen in Line 82 der T4 Summary |
Wenn Ihr Unternehmen die Lohnabrechnung mit Ceridian Dayforce, ADP Workforce Now, QuickBooks Canada Payroll, Wagepoint oder einer durch Übernahme übernommenen Plattform betreibt, erstellt die Software die T4-Belege. Dieser Teil ist automatisiert. Die Lücke zwischen „die PDFs existieren“ und „die CRA hat die Einreichung akzeptiert“ ist der Ort, an dem diese Checkliste lebt – und sie ist größer, als die meisten Lohnbuchhaltungsteams glauben, wenn sie die erste Januar-Tabelle öffnen.
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Phase 1 — Januar, Wochen 1–2: Mitarbeiterdaten-Prüfung (bis 15. Januar abgeschlossen)
Phase 1 ist der Prüfdurchlauf, den jede Lohnbuchhaltung vorhat, aber fast keine tatsächlich einplant. Ihr Ergebnis ist eine einzige Information: „Ist jeder Mitarbeiterdatensatz in meinem Lohnsystem korrekt?“ Die Frage klingt trivial, bis man sie beantwortet. Diese Phase ist unabhängig von der T4-Erstellung – es handelt sich um einen reinen Systemabgleich, der abgeschlossen sein muss, bevor jemand die T4-Daten anfasst, denn Fehler, die nach dem Abgleich entdeckt werden, wirken sich auf alle nachgelagerten Prozesse aus.
Überprüfen Sie die Sozialversicherungsnummer und den legalen Namen jedes Mitarbeiters anhand der CRA-Daten
Eine einzige falsche Ziffer in einer SIN – vertauscht, fehlend oder dem falschen Mitarbeiter zugeordnet – führt zur Ablehnung der gesamten T4-Einreichung. Die CRA gleicht SINs zum Zeitpunkt der elektronischen Übermittlung mit dem Sozialversicherungsregister ab. Nicht übereinstimmende SINs führen zur Ablehnung des einzelnen Belegs oder, je nach Einreichungsmethode, des gesamten Batches. Fristenrelevanz: Wird ein SIN-Fehler nach der Erstellung der T4-Belege, aber vor der Einreichung entdeckt, muss der betroffene Beleg mit der korrigierten SIN neu erstellt werden. Wird der Fehler nach der Einreichung entdeckt, muss eine korrigierte T4 eingereicht werden – was mindestens eine Stunde Korrekturaufwand pro Beleg verursacht. Führen Sie eine SIN-Formatprüfung durch: alle neun Ziffern, bestätigt die Luhn-Prüfsumme, Format NNN-NNN-NNN. Bei Mitarbeitern, deren SIN mit einer 9 beginnt – was auf einen vorübergehenden Aufenthaltsstatus hinweist – bestätigen Sie, dass die SIN noch gültig und nicht abgelaufen ist.
Legen Sie die T4-Verteilerliste fest – wer ausgeschieden ist, wer neu eingestellt wurde und wer seinen Status geändert hat
Die Mitarbeiterliste Ihrer Lohnbuchhaltungssoftware vom 1. Januar ist nicht automatisch die T4-Verteilerliste. Ein Mitarbeiter, der im Kalenderjahr 500 $ oder mehr verdient hat und im November 2025 ausgeschieden ist, benötigt dennoch eine T4 – aber sein Datensatz wurde möglicherweise archiviert, seine SIN wurde möglicherweise deaktiviert und seine Postanschrift ist möglicherweise veraltet. Ein Mitarbeiter, dessen Status im Laufe des Jahres von Vollzeit auf Vertrag geändert wurde, benötigt möglicherweise eine T4A für den Vertragsteil und eine T4 für den Beschäftigungsteil. Erstellen Sie einen Bericht, der alle Personen anzeigt, die im Kalenderjahr von einem beliebigen Lohnkonto ein Beschäftigungsentgelt erhalten haben, einschließlich ausgeschiedener Mitarbeiter, Saisonarbeiter und Mitarbeiter in langfristiger Erwerbsunfähigkeit. Gleichen Sie dies mit dem aktuellen Lohnregister ab. Grenzfall: Ein ausgeschiedener Mitarbeiter, der im Januar 2026 eine Nachzahlung für im Dezember 2025 geleistete Arbeit erhält – diese Zahlung gehört zum Steuerjahr 2026, nicht zur T4 für 2025. Das Zahlungsdatum bestimmt das Steuerjahr, nicht das Arbeitsdatum.
Steuerpflichtige Leistungen abstimmen – die Positionen, die nicht auf dem Gehaltszettel stehen, aber auf dem T4 erscheinen müssen
Jede steuerpflichtige Leistung und Zulage, die der Arbeitnehmer im Laufe des Jahres erhalten hat, muss in Box 14 (Erwerbseinkommen) gemeldet und im Bereich „Sonstige Angaben“ mit dem entsprechenden Code separat ausgewiesen werden. Dies umfasst die Pauschalbesteuerung für Firmenwagen und Betriebskosten (Code 34), vom Arbeitgeber gezahlte Gruppenlebensversicherungsprämien (Code 30 für Prämien bei einer Deckung > 25.000 $), zinslose oder zinsgünstige Darlehen (Code 36), Arbeitgeberbeiträge zu einem RPP (gemeldet in Box 20 und der Rentenanpassung in Box 52) sowie Leistungen aus Aktienoptionen (Codes 38-41 oder 90-92, je nach Jahr und Einreichungsdatum). Das Fristrisiko besteht nicht darin, eine Leistung zu vergessen – die Lohnsoftware kann diese nachverfolgen –, sondern die Leistung, die in einer separaten Tabelle, einem HR-System oder einem Spesenverwaltungstool erfasst wurde, das nicht in die Lohnabrechnung eingeflossen ist. Typische Lücke: Eine Firmenwagenleistung, die der HR-Administrator mit der vorgeschriebenen Formel der CRA berechnet, aber nie in das Lohnmodul eingegeben hat – sie existiert in einer Tabelle auf einem gemeinsamen Laufwerk, und am 27. Februar fragt jemand, ob sie berücksichtigt wurde.
Mitarbeiter in mehreren Provinzen identifizieren und Provinz-Beschäftigungscodes bestätigen
Ein Mitarbeiter, der die ersten sechs Monate des Jahres in Ontario und die zweiten sechs Monate in Alberta gearbeitet hat, muss auf seinem T4 die korrekte Provinz für jeden Zeitraum ausweisen. Der Provinzcode auf dem T4 bestimmt, welche Provinzsteuersätze die CRA auf die Steuererklärung des Mitarbeiters anwendet – ein falscher Code bedeutet ein Jahr lang falsche Provinzsteuerabzüge, die der Mitarbeiter im April des folgenden Jahres entdeckt. Für 2025 umfassen die Provinzcodes ON, BC, AB, SK, MB, QC, NB, NS, PE, NL, YT, NT und NU. Für Mitarbeiter, die aus einer anderen Provinz als dem physischen Büro des Arbeitgebers remote arbeiten, bestätigen Sie, welche Arbeits- und Steuervorschriften der Provinz gelten – die Antwort hängt vom Arbeitsvertrag und den Bestimmungen der CRA zur Bestimmung der Beschäftigungsprovinz ab, nicht von der Postanschrift des Mitarbeiters.
Ziel von Phase 1: Bis zum 15. Januar ist jeder Mitarbeiterdatensatz überprüft – SINs korrekt, Verteilerliste festgelegt, steuerpflichtige Leistungen erfasst, Provinzkürzel bestätigt. Der Rest der Checkliste hängt davon ab, dass dies zutrifft. Eine in Phase 3 korrigierte SIN kostet eine Stunde Nacharbeit. Eine in Phase 4 entdeckte steuerpflichtige Leistung kostet die Abgabefrist.
Phase 2 – Januar, Wochen 3–4: Abgleich der T4-Boxen mit der Lohnbuchhaltung (bis 31. Januar abschließen)
In Phase 2 wird jeder Wert auf dem T4-Schein jedes Mitarbeiters mit dem Lohnjournal abgeglichen, bevor der Schein eingereicht wird. Dies ist die Phase mit dem höchsten Risiko – ein Abgleichsfehler führt zu einer Diskrepanz bei der CRA, die Monate später im Rahmen des PIER-Programms auftaucht. Zu diesem Zeitpunkt ist der für den Abgleich zuständige Lohnbuchhalter möglicherweise nicht mehr im Unternehmen, und die ursprüngliche Tabelle ist in einem Backup vergraben.
Box 14 abstimmen — Arbeitsentgelt
Box 14 ist die Summe aller steuerpflichtigen Zahlungen an den Arbeitnehmer im Kalenderjahr: Gehälter und Löhne, Prämien und Provisionen, steuerpflichtige Zulagen und Sachbezüge aus dem Bereich „Sonstige Angaben“, Urlaubsgeld und Nachzahlungen. Ausgeschlossen sind Arbeitgeberbeiträge zu einem RPP, Beträge, die auf einer T4A gemeldet werden, und steuerfreie Zulagen. Für jeden Arbeitnehmer muss Box 14 auf der T4 den gesamten Bruttoverdienst aus der Lohnbuchhaltung zuzüglich des Geldwerts der steuerpflichtigen Sachbezüge, die nicht bereits im Bruttogehalt enthalten sind, entsprechen. Eine Abweichung von auch nur wenigen Dollar – verursacht durch einen Rundungsfehler oder einen korrigierten Gehaltszettel, der im System aktualisiert, aber bei der T4-Erstellung nicht berücksichtigt wurde – führt zu einer PIER-Markierung. Prüfschritt: Erstellen Sie einen Bericht aus Ihrer Lohnsoftware, der die gesamten Jahresverdienste jedes Arbeitnehmers anzeigt. Vergleichen Sie diesen mit Box 14 auf dem T4-Entwurf. Untersuchen Sie jede Abweichung von mehr als 2 $.
Box 16 (CPP) und Box 26 (CPP-Beitragspflichtiges Einkommen) abstimmen — und Box 16A (CPP2) prüfen
Box 16 meldet die gesamten CPP-Beiträge des Arbeitnehmers für das Jahr. Box 26 meldet das beitragspflichtige Einkommen, auf dessen Grundlage diese Beiträge berechnet wurden. Das PIER-Programm der CRA dividiert Box 16 durch (Box 26 abzüglich des Freibetrags von 3.500 $) und vergleicht das Ergebnis mit dem gesetzlichen Satz – 5,95 % für das Steuerjahr 2025. Weicht der effektive Satz ab, wird der Arbeitnehmer markiert. Die schnelle Prüfung: Für jeden Arbeitnehmer mit einem Einkommen auf oder über dem YMPE 2025 von 71.300 $ sollte Box 16 den Höchstbeitrag von 4.034,10 $ ausweisen. Für jeden Arbeitnehmer mit einem Einkommen unter dem YMPE sollte Box 16 ÷ (Box 26 − 3.500 $) = 0,0595 ergeben. Box 16A — CPP2: Diese Box wurde für das Steuerjahr 2024 eingeführt und erfasst die zweiten zusätzlichen CPP-Beiträge (CPP2) in Höhe von 4 % auf das beitragspflichtige Einkommen zwischen dem YMPE (71.300 $ für 2025) und dem YAMPE (81.200 $ für 2025). Wenn ein Arbeitnehmer im Jahr 2025 78.000 $ verdient hat, sollte sein CPP2-Beitrag in Box 16A (78.000 $ − 71.300 $) × 4 % = 268 $ betragen. Der maximale CPP2-Beitrag für 2025 beträgt 396 $. Wenn Ihre Lohnsoftware im Laufe des Jahres aktualisiert wurde oder Sie Arbeitnehmer haben, deren Einkommen während eines Abrechnungszeitraums die YMPE-Schwelle überschreitet, prüfen Sie, ob CPP2 nur auf Einkommen über dem YMPE abgezogen wurde und der Gesamtbetrag den Jahreshöchstbetrag nicht überschreitet. Eine leere Box 16A, wenn das Einkommen des Arbeitnehmers den YMPE überschritten hat, ist der häufigste CPP-bezogene PIER-Auslöser für die Steuerjahre 2024 und 2025.
Box 18 (EI-Prämien) und Box 24 (EI-Beitragspflichtiges Einkommen) abstimmen
Für 2025 beträgt der EI-Arbeitnehmerbeitragssatz 1,64 % auf das beitragspflichtige Einkommen bis zu 65.700 $, was einer maximalen Arbeitnehmerprämie von 1.077,48 $ entspricht. Box 18 sollte die gesamten einbehaltenen EI-Prämien ausweisen. Box 24 sollte das gesamte beitragspflichtige Einkommen ausweisen – in den meisten Fällen gleich Box 14 bis zum Höchstbetrag. Übersteigt das beitragspflichtige Einkommen des Arbeitnehmers den Höchstbetrag, sollte Box 24 65.700 $ und Box 18 1.077,48 $ anzeigen. Prüfungs-Sonderfall: Ein Arbeitnehmer, der im Laufe des Jahres von einem Arbeitsort in Quebec zu einem in Ontario wechselt, hat während des Quebec-Teils reduzierte EI-Prämien (QPIP ersetzt EI-Elternleistungen) und während des Ontario-Teils die regulären EI-Prämien. Das Abrechnungssystem muss diese anteilige Berechnung korrekt verfolgen, und die T4 muss die Aufteilung widerspiegeln. Ein Arbeitnehmer, der das ganze Jahr nur QPIP bezieht, erhält ein Relevé 1, keine T4 – bestätigen Sie, dass Arbeitnehmer in Quebec korrekt aus dem T4-Batch ausgeschlossen werden.
Box 22 – Einbehaltene Einkommensteuer – mit den PD7A-Abführungsbeträgen abstimmen
Box 22 weist die gesamte im Laufe des Jahres vom Gehalt des Arbeitnehmers einbehaltene Bundes- und Landeseinkommensteuer aus. Dieser Betrag muss mit den kumulierten Abführungen auf den PD7A-Auszügen des Arbeitgebers übereinstimmen. Die Vorgehensweise bei der Prüfung: Summieren Sie Box 22 über alle Arbeitnehmer. Vergleichen Sie mit der gesamten gemäß PD7A abgeführten Einkommensteuer. Weichen die Summen um mehr als eine Rundungstoleranz ab, ist einer von vier Fällen eingetreten: Eine Abführung wurde dem falschen Lohnkonto gutgeschrieben, ein Abzugszeitraum wurde storniert, aber der Jahresgesamtwert nicht korrigiert, ein gesetzlicher Abzug (CPP/EI/Einkommensteuer) wurde falsch klassifiziert, oder eine manuelle Korrektur wurde direkt in das Lohnbuch eingegeben, ohne einen entsprechenden Abführungseintrag. Verfolgen Sie jede Abweichung einzeln – verrechnen Sie sie nicht miteinander. Eine Überabführung von 500 $ für Arbeitnehmer A plus eine Unterabführung von 500 $ für Arbeitnehmer B ergibt in der T4 Summary nicht Null.
Sonstige Informationscodes prüfen: RPP (Box 20/52), Gewerkschaftsbeiträge (Box 44), Spenden (Box 46)
Box 20 meldet die Beiträge des Arbeitnehmers zum registrierten Rentenplan (RPP) – diese müssen mit den gesamten RPP-Abzügen laut Lohnbuchhaltung übereinstimmen. Box 52 meldet die Rentenanpassung (Pension Adjustment, PA), die den RRSP-Beitragsraum des Arbeitnehmers reduziert – die PA wird berechnet als (9 × jährliche Rentengutschriften) minus 600 $, und eine falsch gemeldete PA wirkt sich auf den Steuerbescheid (Notice of Assessment) des Arbeitnehmers aus. Box 44 meldet Gewerkschaftsbeiträge, die gemäß Paragraph 8(1)(i) des Einkommensteuergesetzes abzugsfähig sind. Box 46 meldet Spenden, die über den Lohnabzug getätigt wurden. Diese Felder werden häufig als letztes geprüft, da sie im Bereich „Sonstige Informationen“ des T4 und nicht im Kern-Box-Raster liegen – ein Lohnbuchhalter, der die Boxen 14 bis 26 geprüft hat, könnte den Ausdruck als vollständig betrachten. Jedes Feld auf dem T4 ist Teil der Steuererklärung des Arbeitnehmers. Eine Auslassung in Box 44 bedeutet, dass der Arbeitnehmer den Abzug für Gewerkschaftsbeiträge nicht geltend machen kann – und er wird dies entdecken, wenn sein Steuerberater nach dem Betrag fragt.
Ziel von Phase 2: Bis zum 31. Januar wurde jeder Box-Wert auf jedem T4-Entwurf mit dem Lohnjournal, dem PD7A und dem Plan der steuerpflichtigen Leistungen abgeglichen. Jede Abweichung von mehr als 2 $ wurde untersucht und entweder korrigiert oder mit einer Erklärung dokumentiert. Falls die T4-Entwürfe noch nicht erstellt wurden, führen Sie den Abgleich mit dem Lohnjournal durch – die Zahlen sind im System vorhanden, auch wenn die formatierten Scheine noch nicht vorliegen.
Phase 3 – Februar, Wochen 1–2: Erstellung der T4 Summary (1.–14. Februar)
Die T4 Summary (T4SUM) ist das Kontrolldokument, das bei der Einreichung bei der CRA zusammen mit den T4-Scheinen übermittelt wird. Es summiert jeden Box-Wert über alle Mitarbeiter und gleicht die kumulierten Abzüge mit den Arbeitgeberbeiträgen ab. Eine Unstimmigkeit in der T4SUM – selbst wenn jeder einzelne T4-Schein korrekt ist – führt zur Aufforderung der CRA zur Abgleichsprüfung (PD4R). Phase 3 ist keine reine Dateneingabe. Es ist eine abschließende Validierungsprüfung, die testet, ob die in Phase 2 verifizierten Zahlen zu einer verteidigungsfähigen Einreichung führen.
T4SUM zusammenstellen: Summen prüfen und Line 80 mit Line 82 abstimmen
Die T4SUM enthält eine Zeile für jede Box-Summe – Line 14 (Gesamtarbeitseinkommen), Line 16 (gesamte CPP-Beiträge), Line 16A (gesamte CPP2-Beiträge), Line 18 (gesamte EI-Prämien), Line 19 (gesamte Gewerkschaftsbeiträge), Line 22 (gesamte abgezogene Einkommensteuer) und Line 52 (gesamte Rentenanpassung). Line 80 summiert Lines 16, 16A, 18, 19 und 22, um die gemeldeten Gesamtabzüge zu ermitteln. Line 82 ist die Summe der im Laufe des Jahres gemäß PD7A an die CRA geleisteten Zahlungen. Die Differenz zwischen Line 80 und Line 82 ist entweder eine Überzahlung (Line 84) oder ein Saldo (Line 86). In der Regel berechnet oder erstattet die CRA eine Differenz von 2 $ oder weniger nicht. Der häufigste T4SUM-Fehler: Line 82 wird vom falschen PD7A oder von einer Teilerklärung kopiert, die nicht die endgültigen Zahlungen des Kalenderjahres widerspiegelt. Ziehen Sie den PD7A für das gesamte Kalenderjahr heran. Überprüfen Sie die Zahlungssumme mit dem Lohnverbindlichkeitskonto des Hauptbuchs.
PIER-Simulation vor der Einreichung durchführen
Simulieren Sie vor der Einreichung, was das PIER-Programm (Prüfung des renten- und versicherungspflichtigen Einkommens) der CRA tun wird, wenn es Ihre Daten erhält. Für jeden Mitarbeiter: Teilen Sie Box 16 durch (Box 26 − 3.500 $) – das Ergebnis sollte 0,0595 für Mitarbeiter auf oder unter dem YMPE betragen. Teilen Sie Box 18 durch Box 24 – das Ergebnis sollte 0,0164 für Mitarbeiter auf oder unter dem Höchstbetrag von 65.700 $ betragen. Bestätigen Sie für Mitarbeiter, die eine der Höchstgrenzen erreicht haben, dass der Box-Wert dem Höchstwert für 2025 entspricht. Für Mitarbeiter mit mehreren Lohnkonten unter derselben Unternehmensnummer aggregiert die CRA alle T4s für PIER-Zwecke – stellen Sie sicher, dass Box 28 (Befreit von CPP/QPP, EI oder PPIP) korrekt ausgefüllt ist, wenn das Einkommen eines Mitarbeiters von CPP- oder EI-Beiträgen befreit ist. Ein pensionierter Mitarbeiter, der nach dem 70. Lebensjahr Renteneinkünfte vom selben Arbeitgeber erhält, ist von CPP befreit – wenn für diesen Mitarbeiter nicht der Code „06“ in Box 28 gemeldet wird, löst dies eine PIER-Berechnung aus, die davon ausgeht, dass CPP hätte abgezogen werden müssen.
Kontaktinformationen und Zertifizierung vorbereiten
Die T4SUM erfordert einen Kontaktnamen und eine Telefonnummer (Lines 76 und 78), unter denen die CRA bei Rückfragen anrufen kann. Dies sollte jemand sein, der von März bis Oktober erreichbar ist – nicht der Lohnbuchhalter, der im März Urlaub macht. Die T4SUM erfordert außerdem eine Zertifizierungsunterschrift einer autorisierten Person. Wenn die Kontaktperson und der autorisierte Unterzeichner unterschiedliche Personen sind, stellen Sie sicher, dass die Kontaktperson Zugriff auf die zugrunde liegenden Lohnabrechnungsdaten hat und etwaige von der CRA angefragte Unstimmigkeiten erklären kann.
Ziel von Phase 3: Bis zum 14. Februar ist die T4SUM zusammengestellt, jede Summe stimmt auf den Cent genau, die Abstimmung von Line 80 zu 82 ist mit Dokumentation für etwaige Differenzen abgeschlossen, und die Kontaktperson weiß, dass sie die Kontaktperson ist.
Phase 4 — Februar, Woche 3: Elektronische Einreichung bei der CRA (15.–21. Februar)
Die elektronische Einreichung ist für Arbeitgeber verpflichtend, die sechs oder mehr T4-Ausstellungsbelege ausstellen. Die CRA hat die Schwelle von 50 Belegen gesenkt – wenn Sie mehr als fünf Angestellte haben, müssen Sie elektronisch einreichen. Die beiden Methoden sind Internet File Transfer und Web Forms. Beide erfordern, dass die Daten im XML-Format vorliegen, und beide validieren das XML-Schema bei der Übermittlung – ein Validierungsfehler um 21:00 Uhr am 27. Februar ist das Szenario, das diese Phase verhindern soll.
Übermittlungsmethode wählen und XML-Ausgabe prüfen
Internet File Transfer akzeptiert eine XML-Datei, die von einer zertifizierten Lohnabrechnungssoftware oder einem internen System erstellt wurde. Die Datei kann bis zu 150 MB komprimiert (maximal 1 GB unkomprimiert) sein und muss einen T619-Elektronischen-Übermittlungsdatensatz enthalten. Web Forms ist eine browserbasierte Anwendung, die das XML-Format aus den eingegebenen Daten erstellt – geeignet für bis zu 100 Belege. Unabhängig von der Methode: Führen Sie das XML vor dem Einreichen durch das Validierungstool Ihrer Lohnabrechnungssoftware. Die CRA validiert die Übermittler-Kontonummer anhand der Anmeldedaten, die Unternehmensnummer anhand des Lohnkontos, das E-Mail-Adressfeld (jetzt Pflichtfeld) und das XML-Schema. Seit Januar 2025 müssen alle Meldungen einer einzelnen Einreichung denselben Informationsrückmeldungstyp haben – Sie können T4- und T4A-Belege nicht in einem XML-Batch mischen. Seit Oktober 2025 lehnt die CRA XML-Dateien ab, die optionale Felder ohne Werte enthalten – entfernen Sie alle leeren optionalen Tags.
Frühzeitig einreichen – bis zum 21. Februar einreichen, auch wenn die Frist der 2. März ist
Die CRA garantiert keine Systemverfügbarkeit in den letzten Tagen der Einreichungssaison. Eine abgelehnte XML-Einreichung am 27. Februar, die eine Neuformatierung, erneute Validierung und erneute Einreichung erfordert, bedeutet, dass Sie um 22 Uhr XML-Tags korrigieren, während die Frist in Stunden gemessen wird. Reichen Sie bis zum 21. Februar ein. Wenn die Einreichung angenommen wird, gibt Ihnen die Bestätigungsnummer eine Woche Spielraum. Wenn die Einreichung abgelehnt wird, haben Sie eine Woche Zeit, um das Format zu korrigieren und erneut einzureichen. Die Ablehnungsgründe sind in der Regel technischer Natur – ein Schema-Konflikt, eine fehlende Übermittler-Kontonummer, eine falsche Unternehmensnummer – und können nach Identifizierung in Minuten behoben werden. Das Risiko liegt nicht in der Komplexität der Behebung. Es liegt in der verbleibenden Zeit, wenn Sie feststellen, dass Sie sie durchführen müssen.
Einreichungsbestätigung und die ursprünglichen Lohnunterlagen aufbewahren
Die CRA verlangt von Arbeitgebern, Lohnunterlagen sechs Jahre nach Ende des letzten Steuerjahres, auf das sie sich beziehen, aufzubewahren. Für das Steuerjahr 2025 bedeutet dies, die Unterlagen mindestens bis zum 31. Dezember 2031 aufzubewahren. Bewahren Sie die Einreichungsbestätigung, die endgültige XML-Datei, die T4SUM, die PIER-Simulationskalkulationstabelle, die in Phase 2 verwendeten Lohnregisterauszüge und die Abstimmung der steuerpflichtigen Leistungen auf. Wenn im August eine PIER-Prüfung eintrifft und der Lohnbuchhalter, der die T4s erstellt hat, das Unternehmen verlassen hat, sind diese Unterlagen die einzige Möglichkeit, zu reagieren, ohne die gesamte Einreichung aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren.
Phase 5 — Februar, Woche 4: Verteilung und Nachbereitung (22.–28. Februar)
Phase 5 ist die kürzeste Phase, entscheidet aber darüber, ob die Einreichung erfolgreich war oder ob Sie im März korrigierte T4s ausstellen müssen. Die Einreichung bei der CRA ist abgeschlossen – die abschließende Checkliste betrifft die Zustellung der Belege an die Mitarbeiter und die Vorbereitung auf die eingehenden Rückfragen.
T4-Slips an Mitarbeiter verteilen – elektronisch oder in Papierform, bis zur Frist
Arbeitgeber müssen T4-Slips bis zum letzten Tag im Februar an die Mitarbeiter ausstellen. Für die elektronische Verteilung – PDF-Kopien per E-Mail oder über ein Mitarbeiterportal – ist die Zustimmung des Mitarbeiters erforderlich, die idealerweise beim Onboarding oder vor der Verteilung eingeholt wurde. Für Papierkopien senden Sie diese an die letzte bekannte Adresse des Mitarbeiters. Bei ehemaligen Mitarbeitern: Vergewissern Sie sich, dass die Postanschrift aktuell ist – ein T4, das an eine vor 18 Monaten verlassene Adresse geschickt wird, erreicht den Empfänger nicht, und wenn er es nicht erhält, landet der Anruf bei der Lohnbuchhaltung. Für das Steuerjahr 2025 müssen T4-Slips den Mitarbeitern auch über CRA My Account zur Verfügung stehen – dies entbindet den Arbeitgeber jedoch nicht von der Pflicht, den Slip direkt auszustellen.
Bereiten Sie einen Workflow für korrigierte T4-Slips vor – nicht für Ihre Fehler, sondern für die Korrekturen, die von Mitarbeitern eingehen
Jeden Februar überprüft ein Teil der Mitarbeiter seinen T4 und meldet einen Fehler, den der Arbeitgeber nicht bemerkt hat. Die häufigsten: Ein Mitarbeiter, der im Laufe des Jahres umgezogen ist und dessen Code für den Beschäftigungsprovinz falsch ist; ein steuerpflichtiger Vorteil, der fälschlicherweise ausgeschlossen wurde, weil die Personalabteilung ihn als nicht steuerpflichtig eingestuft hat; und der Mitarbeiter, der darauf besteht, dass Box 14 falsch ist, weil sie einen Bonus enthält, den er vergessen hat. Korrigierte T4-Slips werden elektronisch mit derselben Methode wie das Original eingereicht – der Slip muss als „AMENDED“ gekennzeichnet sein und alle Box-Werte enthalten, nicht nur die korrigierten. Wenn die Korrektur Box 16, 16A oder 18 betrifft, muss der Arbeitgeber auch die zusätzlichen CPP-, CPP2- oder EI-Beträge sowie den Arbeitgeberanteil abführen – und die CRA berechnet Zinsen ab dem ersten Lohnzeitraum, in dem die Unterzahlung hätte erfolgen müssen. Das korrigierte Verfahren finden Sie im Begleitartikel zu warum die manuelle T4-Eingabe ein PIER-Problem verursacht, das sich jeden Februar verschärft.
Archivieren Sie die Abstimmungsarbeitsmappe – sie ist Ihre erste Verteidigungslinie gegen den PIER-Brief
Wenn das PIER-Programm der CRA Ihre T4-Daten abgleicht und einen Mitarbeiter aufgrund einer CPP- oder EI-Diskrepanz markiert – normalerweise zwischen Mai und Oktober –, fordert der Brief Sie auf, die gemeldeten Beträge zu erläutern oder zu korrigieren. Die Abstimmungsarbeitsmappe aus Phase 2, in der jeder Box-Wert mit dem Lohnregister abgeglichen wurde, ist Ihre Antwort. Sie zeigt, dass die gemeldeten Zahlen mit dem Lohnsystem übereinstimmen und dass jede vom PIER-Programm markierte Diskrepanz ein echter Lohnfehler und kein Übertragungsfehler ist. Ohne diese Arbeitsmappe erfordert die PIER-Antwort die Rekonstruktion der Box-Werte aus dem Lohnregister für jeden markierten Mitarbeiter einzeln – mit einem Aufwand von etwa vier Stunden pro Antwort.
Die Checkliste ist abgeschlossen, wenn: alle T4-Slips bei der CRA eingereicht und an die Mitarbeiter verteilt wurden, die T4SUM akzeptiert wurde, die Einreichungsbestätigung aufbewahrt wird, das Abstimmungs-Arbeitsblatt archiviert ist und der Workflow für korrigierte T4-Slips für die Mitarbeiteranfragen bereitsteht, die innerhalb von zwei Wochen nach der Verteilung eingehen werden.
Drei häufige Fallstricke, die jede Phase dieser Checkliste überdauern
Selbst mit einer siebzehnstufigen Prüf-Checkliste treten drei Probleme häufiger auf als alle anderen – nicht weil sie technisch komplex sind, sondern weil sie an der Schnittstelle zwischen Lohnbuchhaltung, Personalwesen und Finanzen liegen, wo keine einzelne Abteilung die Datenhoheit besitzt.
CPP2 Box 16A – Die Box, die es vor 2024 nicht gab
Der zweite zusätzliche CPP-Beitrag (CPP2) und die entsprechende Box 16A wurden für das Steuerjahr 2024 eingeführt. Für Lohnabrechnungssysteme, die rechtzeitig aktualisiert wurden, ist dies unkompliziert. Für Organisationen, die ältere Versionen von Lohnsoftware verwenden, manuelle CPP-Berechnungen in Excel für einen Teil der Mitarbeiter durchführen oder eine durch Übernahme übernommene Lohnplattform betreiben, die nie für CPP2 aktualisiert wurde, ist Box 16A entweder leer oder falsch befüllt. Eine leere Box 16A für einen Mitarbeiter, dessen Einkommen das YMPE überstieg, bedeutet, dass das PIER-Programm der CRA 0 $ an CPP2-Beiträgen sieht, wo ein Wert vorhanden sein sollte. Für 2025 beträgt der maximale CPP2-Beitrag 396 $ pro Mitarbeiter – ein ausreichend kleiner Betrag, dass die PIER-Kennzeichnung unbemerkt bleiben könnte, bis der Steuerbescheid des Mitarbeiters auf eine CPP2-Diskrepanz verweist. Die Lösung: Erstellen Sie vor der Einreichung einen Bericht, der jeden Mitarbeiter zeigt, dessen Einkommen 2025 das YMPE von 71.300 $ überstieg, und überprüfen Sie, dass Box 16A einen Wert ungleich Null enthält, es sei denn, der Mitarbeiter hat eine gültige CPP2-Befreiung. Für Mitarbeiter, die im Laufe des Jahres die Alterskategorie gewechselt haben – 18 Jahre alt werden (CPP beginnt) oder 70 Jahre alt werden (CPP endet) – überprüfen Sie die anteilige CPP2-Beitragsgrenze.
Mitarbeiter in mehreren Provinzen und über Zuständigkeitsgrenzen hinweg
Ein Mitarbeiter, der im selben Kalenderjahr in zwei Provinzen gearbeitet hat oder von Quebec (wo QPP und QPIP CPP bzw. EI ersetzen) in eine andere Provinz gezogen ist, erfordert zwei Überprüfungsebenen: den Provinz-Beschäftigungscode auf dem T4 und die Aufteilung von CPP/QPP und EI/QPIP auf der Abrechnungsseite. Ein Quebecer Mitarbeiter, der im Juli nach Ontario wechselte, hat QPP-Beiträge bis Juni und CPP-Beiträge ab Juli. Der T4 muss den reinen CPP-Anteil widerspiegeln, während der RL-1 (Relevé 1) von Revenu Québec den QPP-Anteil erfasst. Die CRA vergleicht Box 16 des T4 mit Box 26 – wenn Box 26 die rentenpflichtigen Einkünfte des gesamten Jahres widerspiegelt, Box 16 jedoch nur die CPP-Beiträge des halben Jahres, führt die PIER-Verhältnisberechnung zu einer scheinbaren Unterdeckung. Die Lösung besteht darin, Box 26 für den Quebec-Zeitraum korrekt zu reduzieren – Box 26 sollte nur die rentenpflichtigen Einkünfte für den Zeitraum widerspiegeln, in dem der Mitarbeiter außerhalb von Quebec war. Dies ist ein Konfigurationsproblem des Lohnabrechnungssystems, kein Dateneingabeproblem, und es ist eine der häufigsten Ursachen für PIER-Auflistungen bei Arbeitgebern mit Belegschaften in mehreren Zuständigkeitsbereichen.
Der steuerpflichtige Vorteil, der in einer Tabelle lebt, nicht in der Lohnbuchhaltung
Private Nutzung eines Firmenfahrzeugs. Vom Arbeitgeber bezahltes Parken in einem Bürogebäude in der Innenstadt. Beiträge zur Gruppenlebensversicherung für eine Deckung über 25.000 $ hinaus. Arbeitgeberbeiträge zu einem RESP. Studiengebührenerstattung über dem Schwellenwert der CRA. Jeder dieser Punkte ist ein steuerpflichtiger Vorteil, der in Box 14 erscheinen und im Bereich „Sonstige Informationen“ mit einem Code gekennzeichnet werden muss. Das Lohnbuchhaltungssystem kennt sie – wenn jemand sie eingegeben hat. Die Personalabteilung kennt sie – wenn der Vorteil im Leistungsverwaltungssystem erfasst wurde. Der Arbeitnehmer kennt sie – als er den Vorteil erhalten hat. Die Lücke liegt in der Übergabe. Ein Firmenwagenvorteil, den der Personalverwalter im Januar in einer Tabelle berechnet, auf einem gemeinsamen Laufwerk gespeichert und nie in das Lohnmodul hochgeladen hat, wird nicht auf dem T4 erscheinen. Der Arbeitnehmer erhält ein T4, das Box 14 um den Wert des Vorteils zu niedrig ausweist, reicht seine Steuererklärung ein und erhält Monate später einen Änderungsbescheid, wenn die CRA die Fahrzeugbesitzdaten mit dem gemeldeten Einkommen abgleicht. Der Abgleich in Schritt 3 von Phase 1 – das Überprüfen jedes bekannten steuerpflichtigen Vorteils gegen die Jahresendwerte des Lohnsystems – ist die einzige Verteidigung gegen diese Lücke.
Der Schritt, der das Abtippen ersetzt
Jede Phase dieser Checkliste setzt voraus, dass Daten verfügbar sind – dass Sie den Box-14-Wert aus dem Lohnregister sehen, mit dem T4-Entwurf vergleichen und die Abweichung markieren können. In einer Multi-Plattform-Lohnbuchhaltungsumgebung – Ceridian Dayforce für die Zentrale, ADP Workforce Now für die erworbene Tochtergesellschaft, QuickBooks Canada Payroll für die projektbasierte Abteilung – existieren die Daten in drei separaten Systemen, die jeweils T4-Belege in einem visuell unterschiedlichen Layout erstellen. Der Lohnbuchhalter, der diese PDFs im Februar öffnet und 12 Box-Werte pro Mitarbeiter in eine Abgleichstabelle abtippt, fügt eine Transkriptionsebene über die Überprüfungsebene – und bei einer Fehlerrate von 0,5 % bis 1 % pro Feld führt ein Batch mit 150 Mitarbeitern zu 9 bis 18 Transkriptionsfehlern, bevor der Abgleich überhaupt beginnt.
Die Alternative – das direkte Extrahieren von T4-Daten aus dem Beleg-PDF in eine Tabelle, wobei dasselbe Spaltenschema auf jeden Beleg angewendet wird, unabhängig davon, welche Lohnplattform ihn erstellt hat – eliminiert den Transkriptionsschritt vollständig. Jeder Box-Wert erscheint in der Tabelle in derselben Spaltenposition für jeden Mitarbeiter, und der Abgleich in Phase 2 wird zu einem Vergleich zweier maschinell erstellter Datensätze (Lohnregister vs. extrahiertes T4) anstatt einer visuellen Prüfung von 1.800 handgetippten Zahlen. Die vollständige Extraktionsworkflow finden Sie in der Anleitung zum Extrahieren kanadischer T4-Belegdaten in Excel. Für den Batch-Ansatz, der alle 150 T4s der Mitarbeiter in eine CRA-fertige Tabelle verarbeitet, siehe die Batch-T4-Verarbeitungsanleitung. Und wenn Sie messen möchten, was der Transkriptionsschritt tatsächlich kostet – nicht in Arbeitsstunden, sondern in der PIER-Antwort, der geänderten Einreichung und den Opportunitätskosten, die das Abtippen auslöst –, dann schlüsselt die vierzeilige Kostenberechnung für die manuelle T4-Verarbeitung jeden Dollar nach Quelle auf.
Die gleiche Checkliste, verschiedene Steuerbehörden
Das strukturelle Problem – ein Lohnabrechnungssystem erstellt eine Jahresendbescheinigung, und die Daten müssen vor einer gesetzlichen Frist überprüft, abgeglichen und eingereicht werden – ist nicht nur in Kanada bekannt. Im Vereinigten Königreich deckt die Checkliste zur P60-Frist zum 31. Mai die gleiche Überprüfungssequenz für HMRC-P60-Jahresendbescheinigungen ab: Prüfung der Mitarbeiterliste im April, P60-zu-FPS-Abgleich Ende April/Anfang Mai, Zusammenstellung von P14/P35 und elektronische Übermittlung. Die Steuerbehörde ändert sich, die gesetzlichen Verweise ändern sich, die Box-Bezeichnungen ändern sich – aber die Überprüfungsschritte sind identisch, weil die Lücke zwischen dem, was ein Lohnabrechnungssystem ausgibt, und dem, was eine Steuerbehörde verlangt, in allen Rechtsräumen die gleiche strukturelle Lücke ist. In Australien bildet die Checkliste zur PAYG-Frist zum 14. Juli das gleiche Muster auf das STP-Finalisierungsfenster ab: TFN-Überprüfung vor dem 30. Juni, Extraktion und Abgleich der Zahlungsübersichten in den ersten 10 Julitagen, Einreichung des ATO-Jahresberichts bis zum 14. August. Die Vier-oder-Fünf-Phasen-Struktur – Datenprüfung, Abgleich, Zusammenfassungserstellung, elektronische Einreichung, Verteilung – funktioniert für den Jahresendmeldezyklus jedes Landes, weil die Reihenfolge dessen, was überprüft werden muss, bevor etwas eingereicht werden kann, keine politische Entscheidung ist. Es ist ein Informationsabhängigkeitsdiagramm.
FAQ: Vorbereitung auf die T4-Februarfrist und CRA-Einreichung
Wann ist die T4-Einreichungsfrist für das Steuerjahr 2025?
Die T4-Einreichungsfrist für das Steuerjahr 2025 ist der 28. Februar 2026. Da der 28. Februar auf einen Samstag fällt, verlängert die CRA die Frist auf den nächsten Werktag – Montag, den 2. März 2026. Sowohl die T4-Slips als auch die T4 Summary (T4SUM) müssen bis zu diesem Datum bei der CRA eingereicht und an die Mitarbeiter verteilt werden. Die Frist gilt sowohl für elektronische als auch für Papier-Einreicher, wobei die elektronische Einreichung für Arbeitgeber, die sechs oder mehr T4-Slips ausstellen, verpflichtend ist. Arbeitgeber mit fünf oder weniger Slips können weiterhin auf Papier einreichen, aber die elektronische Einreichung verringert das Risiko von Dateneingabefehlern bei der CRA und bietet eine sofortige Bestätigung der Übermittlung.
Was ist Box 16A, und wann muss sie ausgefüllt werden?
Box 16A wurde für das Steuerjahr 2024 eingeführt, um die zweiten zusätzlichen Canada Pension Plan-Beiträge (CPP2) zu melden. Sie muss für jeden Mitarbeiter ausgefüllt werden, dessen rentenpflichtiges Einkommen die jährliche Höchstgrenze des rentenpflichtigen Einkommens (YMPE) überstiegen hat. Für das Steuerjahr 2025 beträgt die YMPE 71.300 $ und die jährliche zusätzliche Höchstgrenze des rentenpflichtigen Einkommens (YAMPE) 81.200 $. Wenn ein Mitarbeiter zwischen 71.300 $ und 81.200 $ verdient hat, müssen Sie CPP2-Beiträge von 4 % auf das Einkommen über 71.300 $ in Box 16A melden. Der maximale CPP2-Beitrag für 2025 beträgt 396 $. Wenn der Mitarbeiter 71.300 $ oder weniger verdient hat, sollte Box 16A 0,00 $ anzeigen – nicht leer gelassen werden. Eine leere Box 16A löst ein CRA-PIER-Flag aus, da das System nicht zwischen „kein CPP2 erforderlich“ und „CPP2 war erforderlich, wurde aber nicht gemeldet“ unterscheiden kann. Selbst wenn ein Mitarbeiter, der 90.000 $ verdient, seinen CPP2-Beitrag bereits maximiert hat, muss Box 16A 396 $ anzeigen.
Was passiert, wenn die T4-Summenmeldungen nicht mit der PD7A übereinstimmen?
Wenn Line 80 (die in der T4-Zusammenfassung gemeldeten Gesamtabzüge) nicht mit Line 82 (die Gesamteinzahlungen laut PD7A) übereinstimmt, fordert die CRA mit einer PD4R-Anfrage zur Abstimmung auf. Diese Anfrage verlangt von Ihnen, die Differenz zu erklären oder die Meldung zu korrigieren. Führt die Differenz zu einem Zahlungsrückstand – d. h. Sie haben in der T4-Zusammenfassung mehr Abzüge gemeldet, als Sie eingezahlt haben –, setzt die CRA den Fehlbetrag zuzüglich täglicher Zinseszinsen fest, berechnet ab dem ersten Lohnzahlungszeitraum, in dem die Unterzahlung hätte erfolgen müssen. Führt die Differenz zu einer Überzahlung, können Sie eine Übertragung auf ein anderes Konto, eine Übertragung auf ein anderes Jahr oder eine Rückerstattung beantragen. Die häufigste Ursache für eine PD4R: Die für Line 82 verwendete PD7A spiegelt nicht die Einzahlungen des gesamten Kalenderjahres wider. Ziehen Sie immer die PD7A für den Zeitraum 1. Januar bis 31. Dezember heran, bevor Sie die T4-Zusammenfassung ausfüllen.
Kann ich T4-Slips über CRA My Business Account einreichen?
Ja. CRA My Business Account bietet Zugang sowohl zu Internet File Transfer als auch zu Web Forms für die elektronische Einreichung. Internet File Transfer akzeptiert eine XML-Datei mit bis zu 150 MB komprimiert (maximal 1 GB unkomprimiert), die von zertifizierter Lohnbuchhaltungssoftware oder einem internen System erstellt wurde. Web Forms ist eine browserbasierte Anwendung, die das XML aus den von Ihnen eingegebenen Daten erstellt und für bis zu 100 Slips geeignet ist. Beide Methoden erfordern einen gültigen Web Access Code (WAC), den Sie über den Online-Web-Access-Code-Dienst der CRA oder telefonisch unter 1-800-959-5525 (Geschäftskundenanfragen) abrufen können. Wenn Sie Represent a Client (RAC) nutzen, um im Namen eines Arbeitgebers einzureichen, greifen Sie über das RAC-Portal auf dieselben Einreichungsmethoden zu. Die wichtigste Voraussetzung ist, dass die Übermittler-Kontonummer im XML mit den Anmeldedaten für den Zugriff auf das Einreichungssystem übereinstimmt – eine Abweichung führt zur automatischen Ablehnung.
Wie kann ich einen T4-Fehler nach der Einreichung am schnellsten korrigieren?
Reichen Sie einen korrigierten T4-Slip mit dem Vermerk „AMENDED“ über dieselbe elektronische Einreichungsmethode ein, die auch für die ursprüngliche Übermittlung verwendet wurde. Der korrigierte Slip muss alle Box-Werte enthalten – nicht nur die korrigierten –, da die CRA den ursprünglichen Slip in ihren Aufzeichnungen durch die korrigierte Version ersetzt. Wenn die Korrektur Box 16 (CPP), Box 16A (CPP2) oder Box 18 (EI) betrifft, berechnen Sie den zusätzlich geschuldeten Betrag, zahlen Sie ihn zusammen mit dem Arbeitgeberanteil ein und berechnen Sie Zinsen ab dem ersten Lohnzahlungszeitraum, in dem die Unterzahlung hätte erfolgen müssen. Wenn die Korrektur die Gesamtsummen der T4-Zusammenfassung ändert, müssen Sie möglicherweise auch eine korrigierte T4-Zusammenfassung einreichen. Bei Änderungen, die nur die persönliche Steuererklärung des Arbeitnehmers betreffen – wie z. B. ein korrigierter Beschäftigungsprovinzcode ohne Anpassung von CPP, EI oder Einkommensteuer – reicht der korrigierte T4-Slip allein aus. Eine vollständige Analyse, wie manuelle T4-Eingabefehler den PIER-Korrekturzyklus auslösen, finden Sie im Begleitartikel zu warum manuelle T4-Eingabe jeden Februar schlimmer wird.
Wie früh sollte ich mit der T4-Vorbereitung beginnen, um den Februar-Stress zu vermeiden?
Phase 1 – die Prüfung der Mitarbeiterdaten mit SINs, Verteilerliste, steuerpflichtigen Leistungen und Provinzcodes – sollte in der ersten Januarwoche beginnen, unmittelbar nach Abschluss des letzten Dezember-Lohnzeitraums. Phase 2 – die Box-für-Box-Abstimmung von Lohnabrechnung zu T4 – erfordert die T4-Entwürfe aus Ihrer Lohnsoftware, die in der Regel Mitte bis Ende Januar verfügbar sind. Phase 3 – die T4SUM-Erstellung – setzt den Abschluss von Phase 1 und 2 voraus und sollte bis zur zweiten Februarwoche abgeschlossen sein. Phase 4 – die elektronische Übermittlung an die CRA – sollte in der dritten Februarwoche erfolgen, um einen Puffer für abgelehnte Einreichungen zu haben. Die Lohnabrechnungsteams, die im Februar mit der T4-Vorbereitung beginnen, sind diejenigen, die im März korrigierte Auszüge einreichen. Die obige Checkliste ist auf diesen Zeitplan abgestimmt – wenn Sie dies Ende Januar lesen, können Sie Phase 1 und 2 in parallele Abläufe zusammenfassen, aber Sie werden nicht die Gründlichkeit der Überprüfung erreichen, die ein Start Anfang Januar bietet.
Der 28. Februar ist nicht die Frist. Es ist das Ende einer Kette von Abhängigkeiten, die am ersten Arbeitstag im Januar beginnt. Der Lohnbuchhalter, der diese Checkliste abarbeitet, wird um den 20. Februar herum feststellen, dass die Einreichung abgeschlossen ist, die Verteilerliste überprüft wurde, das Abstimmungs-Arbeitsblatt archiviert ist und die verbleibenden acht Tage als Puffer dienen. Am 2. März um 17 Uhr ist der Unterschied zwischen diesem Lohnbuchhalter und demjenigen, der am 15. Februar mit der Datenvorbereitung begonnen hat, keine Frage des Aufwands. Es ist eine Frage davon, welche Phase im Januar abgeschlossen wurde.