Was ist ein CFDI?
Ein Leitfaden für Einsteiger in Mexikos elektronisches Rechnungssystem

Sie haben einen CFDI erhalten. Was sehen Sie da?

Die Abkürzung CFDI steht für Comprobante Fiscal Digital por Internet — digitaler Steuerbeleg via Internet. Es handelt sich um das verbindliche elektronische Rechnungsformat Mexikos, das seit 2014 für jede geschäftliche Transaktion im Land vorgeschrieben ist, als die Regierung die elektronische Rechnungsstellung für alle Steuerpflichtigen verpflichtend machte. Aber es als „elektronische Rechnung" zu bezeichnen, wird dem Vorgang nicht gerecht. In den meisten Ländern bedeutet eine elektronische Rechnung eine PDF-Datei, die von einer Buchhaltungssoftware erstellt und per E-Mail an den Kunden gesendet wird. In Mexiko ist ein CFDI ein XML-Dokument, das eine behördliche Validierungsstelle durchläuft, bevor es rechtsgültig wird – und die Regierung erhält in Echtzeit eine Kopie jeder validierten Rechnung.

So verstehen Sie den Unterschied am einfachsten. In den USA oder Europa lautet die Rechnungsabfolge: Ausstellen → Senden → später melden (am Monatsende oder bei der Steuererklärung). In Mexiko lautet die Abfolge: Erzeugen → Validieren → Stempeln → sofort melden (in Echtzeit). Die mexikanische Regierung sieht die Transaktion, bevor Ihr Unternehmen sie sieht. Die Rechnung existiert rechtlich nicht, bis das System der Regierung sie genehmigt hat.

Die beiden Dateien im Anhang der E-Mail Ihres Lieferanten stellen zwei Ansichten derselben Transaktion dar. Die XML-Datei (eXtensible Markup Language) ist das rechtlich maßgebliche Dokument – sie enthält die strukturierten Daten, die digitalen Signaturen sowohl des Ausstellers als auch der staatlichen Zertifizierungsstelle sowie die eindeutige Kennung, die diese Transaktion dauerhaft mit der Steuerinfrastruktur Mexikos verbindet. Das PDF ist eine für Menschen lesbare visuelle Darstellung, die von der SAT reguliert wird und einen QR-Code enthalten muss, der auf das Überprüfungsportal der Regierung verweist, aber kein eigenständiges rechtliches Gewicht hat. Bei Widersprüchen hat das XML Vorrang. Wenn Sie eine Transaktion gegenüber der SAT nachweisen müssen, legen Sie das XML vor. Wenn Sie Aufzeichnungen für die vorgeschriebene fünfjährige Aufbewahrungsfrist archivieren, behalten Sie das XML.

Warum Mexiko dieses System einführte – Vom Papier zur Echtzeit-Abwicklung

Mexiko war eines der ersten Länder der Welt, das die elektronische Rechnungsstellung verpflichtend einführte – und zwar aufgrund spezifischer Probleme, die Papierrechnungen verursachten. Vor dem CFDI stellten Unternehmen physische Steuerbelege aus – gedruckte, mehrfach ausgeführte Formulare – und die SAT (Servicio de Administración Tributaria, Mexikos Bundessteuerbehörde) hatte keine Echtzeit-Transparenz darüber, wer wem was verkaufte. Unternehmen konnten Rechnungen über Beträge ausstellen, die von der tatsächlichen Transaktion abwichen. Sie konnten Rechnungen für nie stattgefundene Transaktionen ausstellen – eine Praxis namens facturación falsa (falsche Rechnungsstellung), die den mexikanischen Staat jährlich Milliarden Pesos kostete. Die Prüfungskapazität beschränkte sich auf Stichproben. Die Kluft zwischen dem, was erklärt wurde, und dem, was tatsächlich geschah, war groß genug, um ein strukturelles Problem für die Steuererhebung darzustellen.

Das CFDI-System wurde schrittweise eingeführt. Im Jahr 2004 wurde die elektronische Rechnungsstellung als optionale Alternative zum Papier verfügbar. Im Jahr 2010 machte die Regierung sie für große Unternehmen verpflichtend. Im Jahr 2014 wurde die Pflicht auf alle Steuerzahler in Mexiko ausgeweitet – von multinationalen Konzernen bis hin zu freiberuflichen Fachkräften und Kleinunternehmern. Im Jahr 2022 wurde das System auf die aktuelle Version CFDI 4.0 aktualisiert, die strengere Anforderungen an die Empfängerprüfung hinzufügte und das System der Stornierungsgrundcodes formalisierte.

Das Design des Systems löst ein Problem der Steuerdurchsetzung, indem es die traditionelle Reihenfolge von Rechnung, Versand und Meldung umkehrt. Im alten Modell sahen die Steuerbehörden Transaktionen Wochen oder Monate nach ihrem Eintreten – lange genug, um Unstimmigkeiten zu vertuschen. Im CFDI-Modell wird jede Rechnung im Moment der Erstellung validiert und in einer zentralen Datenbank registriert. Die SAT kann diese Datenbank in Echtzeit abfragen. Sie kann Rechnungen verschiedener Steuerzahler abgleichen, um Unstimmigkeiten zu erkennen. Sie kann Stornierungsmuster identifizieren, die darauf hindeuten, dass ein Unternehmen Rechnungen ausstellt und storniert, um das gemeldete Einkommen zu manipulieren. Das System wurde für Transparenz entwickelt – und diese Transparenz erstreckt sich auch auf Ihr Unternehmen als Käufer. Jede CFDI, die Ihre Lieferanten Ihnen ausstellen, wird in der SAT-Datenbank gegen Ihre RFC erfasst und schafft so eine dauerhafte, prüfbare Spur jeder B2B-Transaktion, die Ihr Unternehmen in Mexiko durchführt.

Die drei Akteure: SAT, PAC und der Steuerpflichtige

Ein CFDI gelangt nicht direkt vom Lieferanten zum Käufer. Er durchläuft einen Zwischenschritt, den die Rechnungssysteme der meisten Länder nicht kennen. Die Rollen der drei Beteiligten – und die Reihenfolge ihres Zusammenwirkens – zu verstehen, ist die Grundlage für das Verständnis aller weiteren Aspekte des Systems.

Die Abfolge – Steuerpflichtiger erstellt → PAC prüft → SAT empfängt – erfolgt bei einem korrekt formatierten CFDI in Sekundenschnelle. Das bedeutet: Wenn Ihr Lieferant Ihnen die Rechnung per E-Mail sendet, hat das Dokument bereits einen behördlichen Genehmigungsprozess durchlaufen. Hätte der PAC sie abgelehnt – wegen einer ungültigen RFC, eines Strukturfehlers oder eines widerrufenen CSD-Zertifikats –, hätte der Lieferant sie Ihnen nicht als gültigen CFDI senden können.

Der Aufbau eines CFDI: Was in der XML steckt

Wenn Sie eine CFDI-XML-Datei öffnen, sehen Sie eine Hierarchie von getaggten Elementen – eine Mischung aus Datencxport und Steuerformular. Genau das ist es auch. Das CFDI-4.0-Schema, definiert in Anlage 20 der Resolución Miscelánea Fiscal, legt genau fest, welche Elemente in welcher Reihenfolge und mit welchen zulässigen Werten vorhanden sein müssen. Hier sind die wichtigsten Felder, wenn Sie CFDI-Rechnungen von der Empfängerseite verarbeiten:

Einige dieser Felder – Uso CFDI, Régimen Fiscal, Método de Pago – haben keine Entsprechung in einer Standard-US- oder -EU-Rechnung. Sie existieren, weil der CFDI gleichzeitig als Steuerdokument dient. Der Aussteller teilt Ihnen nicht nur mit, was er verkauft hat. Er teilt dem SAT die genaue steuerliche Behandlung der Transaktion, Ihre beabsichtigte Nutzung des Kaufs und die folgende Zahlungsstruktur mit. Die Felder, die Sie ignorieren, weil sie nicht zum Standard-Rechnungsformat Ihres ERP passen, sind genau die Felder, mit denen das SAT prüft, ob Ihre Steuerposition mit Ihrer wirtschaftlichen Tätigkeit übereinstimmt.

Die sechs CFDI-Typen – und warum es nicht nur einen gibt

Ein CFDI ist kein einzelner Dokumenttyp mit Varianten. Das Feld Tipo de Comprobante (Belegtyp) kennzeichnet sechs verschiedene Dokumentkategorien, jede mit eigenem Zweck, rechtlicher Wirkung und Verarbeitungsimplikationen:

Für die meisten AP-Teams, die mit mexikanischen Lieferanten arbeiten, sind die relevanten Typen im Tagesgeschäft Ingreso (die zu zahlende Rechnung) und Pago (der Zahlungsbeleg). Die entscheidende Erkenntnis: Ein Ingreso mit PPD-Vermerk und der zugehörige Pago sind zwei separate XML-Dateien mit zwei verschiedenen UUIDs, die jedoch ein einziges Geschäftsereignis abbilden – und Ihr Buchhaltungssystem muss diese verknüpfen. Eine praktische Anleitung dazu finden Sie in unserem CFDI-Extraktionsleitfaden.

XML vs. PDF: Das sichtbare Dokument ist nicht die eigentliche Rechnung

Dieses Konzept verdient einen eigenen Abschnitt, da es das häufigste Missverständnis bei Teams ist, die neu mit mexikanischen Rechnungen arbeiten – und das mit den höchsten Compliance-Kosten bei Fehlern.

Wenn Ihr Lieferant eine CFDI ausstellt, werden zwei Darstellungen der Transaktion erstellt. Die XML-Datei wird vom System des Lieferanten generiert, digital mit dessen CSD-Zertifikat signiert, vom PAC validiert und gestempelt und an das SAT übermittelt. Sie enthält die vollständigen strukturierten Daten: jedes Feld der obigen Tabelle in einer Hierarchie, die SAT-Systeme automatisch parsen können. Diese Datei hat rechtliche Gültigkeit. Gemäß CFF Artikel 30 müssen sowohl Aussteller als auch Empfänger sie mindestens fünf Jahre aufbewahren.

Das PDF wird vom System des Lieferanten als visuelle Darstellung einer Teilmenge der XML-Daten erstellt. Es ist reguliert – es muss einen zweidimensionalen QR-Barcode enthalten, der auf die SAT-CFDI-Prüfseite verlinkt, und mindestens die in der SAT-Resolución Miscelánea Fiscal festgelegten Felder anzeigen – aber es ist nicht das Dokument, das das mexikanische Recht als Rechnung anerkennt. Der Zweck des PDFs ist es, Menschen etwas Lesbares zu bieten und ein physisches Dokument für den Warentransport bereitzustellen. Es war nie als Datenquelle für Ihr Buchhaltungssystem gedacht.

Sie können die Echtheit jeder CFDI selbst prüfen. Besuchen Sie das SAT-Prüfportal (verificacfdi.facturaelectronica.sat.gob.mx), geben Sie die UUID aus dem XML, die RFC des Ausstellers und die RFC des Empfängers ein. Das SAT zeigt den aktuellen Status der CFDI an – gültig, storniert oder nicht gefunden – sowie das Zertifizierungsdatum. So können Sie bestätigen, dass eine erhaltene CFDI echt und nicht storniert ist, ohne sich auf die Aussage des Lieferanten oder das Erscheinungsbild des PDFs verlassen zu müssen.

Wie ausländische Unternehmen auf CFDI stoßen

Wenn Ihr Unternehmen keine juristische Person in Mexiko hat, begegnen Sie dem CFDI-System hauptsächlich in einem Szenario: Ihr Unternehmen kauft Waren oder Dienstleistungen von einem mexikanischen Lieferanten, und der Lieferant muss zur Dokumentation der Transaktion einen CFDI ausstellen. Dies ist unabhängig vom Standort des Käufers verpflichtend – ein mexikanischer Lieferant, der an ein US-Unternehmen verkauft, muss dennoch einen CFDI ausstellen, von der PAC stempeln lassen und an das SAT übermitteln.

In diesem Szenario hat Ihr Unternehmen wahrscheinlich keine RFC – Mexikos 12- oder 13-stellige Steueridentifikationsnummer. Ihr Lieferant verwendet die generische RFC für ausländische Empfänger: XEXX010101000. Diese RFC teilt dem SAT mit, dass der Empfänger ein ausländisches Unternehmen ohne mexikanische Steuerregistrierung ist. Das funktioniert, hat aber Einschränkungen: Da Tausende nicht verbundener ausländischer Unternehmen dieselbe RFC teilen, gibt es für das SAT oder Ihre internen Systeme keine Möglichkeit, Rechnungen allein anhand der RFC der richtigen Entität zuzuordnen. Wenn Ihre Organisation mehrere Tochtergesellschaften oder Abteilungen hat, die CFDI-Rechnungen von mexikanischen Lieferanten erhalten, benötigen Sie einen internen Routing-Mechanismus – basierend auf dem Lieferantennamen, der Bestellreferenz oder der E-Mail-Adresse des Empfängers – um jede Rechnung an die richtige Bearbeitungswarteschlange zu leiten.

Wenn Ihr Unternehmen eine juristische Person in Mexiko hat, besitzt diese eine eigene RFC und muss CFDI-Rechnungen unter dieser RFC erhalten, nicht unter der generischen. Dies ist unerlässlich, um IVA-Vorsteuerabzüge geltend zu machen und Betriebsausgaben in mexikanischen Steuererklärungen abzusetzen – die Verwendung von XEXX010101000, wenn Sie eine gültige RFC haben, führt zum Verlust dieser Steuervorteile.

Die CFDI-Version 4.0 führte eine Änderung ein, die ausländische Käufer direkt betrifft: Die RFC des Empfängers, der rechtliche Name (razón social) und die Postleitzahl des steuerlichen Wohnsitzes müssen exakt mit dem Steuerzahlerregister des SAT übereinstimmen. Für die generische ausländische RFC XEXX010101000 wird diese Validierung automatisch erfüllt, da die RFC selbst deklariert: „Dies ist ein ausländischer Empfänger." Wenn Ihr Unternehmen jedoch eine mexikanische RFC erhalten hat, muss der Lieferant Ihren beim SAT registrierten Namen – bis hin zur exakten Groß-/Kleinschreibung, Leerzeichen und Akzenten – eingeben. Eine Abweichung von nur einem Zeichen führt zur Ablehnung des CFDI durch die PAC. Aus diesem Grund bestehen mexikanische Lieferanten seit 2022 verstärkt darauf, vor der Rechnungsstellung Ihre Constancia de Situación Fiscal (Steuerstatusbescheinigung) anzufordern: Sie müssen Ihre Daten exakt so eingeben, wie das SAT sie führt, sonst stempelt die PAC das Dokument nicht.

Was Sie mit CFDI-Rechnungen wirklich tun müssen

Nachdem Sie das System verstanden haben, finden Sie hier die praktische Checkliste für den Umgang mit CFDI-Rechnungen, die Ihr Unternehmen von mexikanischen Lieferanten erhält:

1. Speichern Sie die XML, nicht nur das PDF. Wenn ein Lieferant Ihnen beide Dateien per E-Mail sendet, archivieren Sie die XML in Ihrem Dokumentenmanagementsystem. Das PDF ist für die visuelle Prüfung nützlich, aber die XML ist das, was das SAT als Rechnung betrachtet. Beide müssen fünf Jahre lang aufbewahrt werden. Wenn Sie nur das PDF speichern, fehlt Ihnen das rechtlich maßgebliche Dokument.

2. Extrahieren Sie die UUID und die wichtigsten Felder aus der XML. Die UUID ist die permanente Referenz für diese Transaktion – mit ihr gleichen Sie Zahlungen ab, prüfen den CFDI-Status und reagieren auf Prüfungsanfragen. RFC (Aussteller und Empfänger), Gesamtbetrag, IVA-Aufschlüsselung, Método de Pago (PUE oder PPD) und Fecha sind die Felder, die Sie mindestens in Ihrem Kreditorenbuchhaltungssystem benötigen. Eine detaillierte Anleitung zur Extraktion finden Sie in unserem Leitfaden zur CFDI-Datenextraktion.

3. Prüfen Sie sofort den Método de Pago. Wenn der Wert PPD ist, kennzeichnen Sie diese Rechnung für die Zahlungsverfolgung. Sie erhalten einen oder mehrere Pago-CFDIs, wenn der Lieferant Ihre Zahlungen verbucht – jeder mit einer eigenen UUID und einem Complemento de Pago-Knoten, der auf die ursprüngliche Ingreso-UUID verweist. Erstellen Sie einen Tracking-Mechanismus (eine einfache Tabelle oder die Rechnungs-Zahlungs-Verknüpfung Ihres ERP), um jeden Pago mit seinem Ingreso abzugleichen, sobald sie eingehen.

4. Prüfen Sie den CFDI auf dem SAT-Portal. Geben Sie die UUID, den Aussteller-RFC und den Empfänger-RFC auf der SAT-Verifikationsseite ein. Bestätigen Sie, dass der CFDI als "Vigente" (aktiv/gültig) markiert ist. Führen Sie dies mindestens einmal durch, wenn Sie erstmals eine Rechnung von einem neuen Lieferanten erhalten, und regelmäßig bei hochwertigen Rechnungen.

5. Überwachen Sie Stornierungsanfragen. Wenn Ihr Unternehmen eine mexikanische RFC und Zugang zum SAT-Steuerpostfach (Buzón Tributario) hat, prüfen Sie regelmäßig auf ausstehende Stornierungsanfragen. Wenn ein Lieferant einen CFDI storniert, den Sie bereits verbucht haben, haben Sie 72 Stunden Zeit, um zuzustimmen oder abzulehnen. Wenn Sie nichts tun, wird die Stornierung genehmigt, und Ihr Buchungssatz basiert auf einem ungültigen Dokument.

6. Verwenden Sie die UUID für den Zahlungsabgleich. Wenn Sie den Lieferanten bezahlen, geben Sie die CFDI-UUID im Zahlungsverweis an. Wenn der Lieferant den entsprechenden Pago-CFDI ausstellt, gleichen Sie ihn anhand der UUID mit dem ursprünglichen Ingreso ab. Diese einfache Disziplin – UUID bei jeder Zahlung, UUID bei jedem Abgleich – beseitigt die häufigste Fehlerquelle im mexikanischen Kreditorenabgleich.

Für Kreditorenbuchhaltungsteams, die mehr als eine Handvoll mexikanischer Rechnungen pro Monat bearbeiten, wird die manuelle Verarbeitung auf diesem Detaillierungsgrad nicht nachhaltig – insbesondere die PPD-Verfolgung über mehrere Pago-Ergänzungen hinweg. Eine Übersicht über Batch-Verarbeitungsansätze finden Sie in unseren Leitfäden zur Batch-CFDI-Verarbeitung und zur erschwinglichen CFDI-Extraktion für kleine Unternehmen.

Für einen breiteren Kontext zur Funktionsweise der Dokumentenextraktion in spanischsprachigen Märkten lesen Sie unsere Übersicht über spanische Märkte. Für Preisinformationen bei der Bewertung von Extraktionstools lesen Sie unseren Preisvergleich für KI-Dokumentenextraktion 2026.

Häufig gestellte Fragen

Benötige ich eine mexikanische RFC, um eine CFDI zu erhalten?

Nein. Wenn Ihr Unternehmen keine steuerliche Präsenz in Mexiko hat, kann Ihr Lieferant die generische RFC für ausländische Empfänger XEXX010101000 verwenden. Diese RFC unterstützt jedoch keine IVA-Gutschriften oder Kostenabzüge in Mexiko und bietet keine Rückverfolgbarkeit auf Unternehmensebene (tausende Unternehmen teilen sie sich). Falls Ihr Unternehmen eine mexikanische Tochtergesellschaft mit eigener RFC hat, sollten Sie diese RFC nutzen, um Steuervorteile zu erhalten und saubere Prüfpfade zu schaffen.

Ist das PDF steuerlich gültig oder benötige ich das XML?

Das XML ist das rechtlich gültige Dokument. Das PDF ist eine visuelle Darstellung ohne eigenständige Rechtswirkung. Aussteller und Empfänger müssen das XML gemäß Artikel 30 CFF mindestens fünf Jahre lang aufbewahren. Bei einer SAT-Prüfung wird das XML angefordert, nicht das PDF.

Was ist der Unterschied zwischen einer CFDI und einer normalen elektronischen Rechnung?

Eine normale elektronische Rechnung (wie in den meisten Ländern üblich) ist ein PDF, das vom System des Verkäufers erstellt und an den Käufer gesendet wird – ohne staatliche Beteiligung. Eine CFDI ist ein strukturiertes XML-Dokument, das zur Validierung durch einen staatlich zertifizierten PAC läuft und vor der Rechtsgültigkeit einen digitalen Steuerstempel erhält. Der Staat erhält in Echtzeit eine Kopie jeder CFDI. Der Unterschied liegt in der staatlichen Vorabprüfung versus nachträglicher Meldung.

Warum fragt mein Lieferant ständig nach meiner Constancia de Situación Fiscal?

Weil CFDI 4.0 verlangt, dass die Daten des Empfängers (RFC, gesetzlicher Name, Postleitzahl des Steuersitzes und Steuerregime) exakt mit dem Steuerzahlerregister der SAT übereinstimmen. Bereits ein einzelner Zeichenfehler führt zur Ablehnung durch den PAC. Die Constancia de Situación Fiscal ist das offizielle SAT-Dokument mit Ihren exakt registrierten Daten. Beachten Sie: Seit der Reform 2026 gilt die Bedingung der CFDI-Ausstellung an die Vorlage eines Personalausweises (Cédula) oder einer Constancia de Situación Fiscal als Verstoß gegen Artikel 83 CFF – in der Praxis fordern Lieferanten sie jedoch weiterhin zur Sicherstellung der Datenkorrektheit an.

Was passiert, wenn ich eine CFDI mit einem Fehler in den Firmendaten erhalte?

Der Lieferant muss die fehlerhafte CFDI stornieren (mit Grundcode 01 für Fehler mit zugehörigem Dokument oder 02 für nicht zugehörigen Fehler) und eine korrigierte mit einer neuen UUID ausstellen. Die Stornierung erfordert Ihre Zustimmung innerhalb von 72 Stunden, wenn die CFDI über 1.000 MXN liegt und nicht innerhalb der ersten 72-stündigen Schonfrist. Der Lieferant kann die CFDI nicht einfach bearbeiten und erneut senden – die ursprüngliche UUID wird dauerhaft ungültig.

Kann ich CFDI-XML direkt in Excel konvertieren?

Ja. CFDI-XML-Dateien sind strukturierte Daten – jedes Feld ist getaggt und analysierbar. Das Schema ist jedoch hierarchisch (der Complemento-de-Pago-Knoten ist z. B. in die Haupt-CFDI-Struktur eingebettet), und das Extrahieren von Daten in flache Zeilen erfordert ein Verständnis der Verschachtelung. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur CFDI-zu-Excel-Extraktion finden Sie in unserem CFDI-Extraktionsleitfaden.