Warum das P45-Formulardie Lohnbuchhaltung in UK mehr kostet als gedacht

2024 wechselten 34 % der britischen Erwerbsbevölkerung den Arbeitgeber oder verließen den Arbeitsmarkt ganz – rund 11 Millionen Menschen, so die CIPD-Analyse der Annual Population Survey. Jeder einzelne dieser Austritte löste eine gesetzliche Pflicht gemäß Regulation 36 der Income Tax (PAYE) Regulations 2003 aus: Der Arbeitgeber muss innerhalb des Austrittsabrechnungszeitraums oder „ohne unangemessene Verzögerung“ ein P45 ausstellen. Diese Pflicht ist nicht das Problem. Das Problem ist, dass trotz der Digitalisierung von Teil 1 des P45 durch Real Time Information (RTI) im Jahr 2013 die restlichen drei Teile – 1A für die Unterlagen des Arbeitnehmers, 2 und 3 für den neuen Arbeitgeber – immer noch einer Verteilungskette folgen, die 1944, dem Jahr der Einführung des Formulars, entworfen wurde. Irgendwo in dieser Kette, zwischen einem Austrittsdatum und der ersten Gehaltsabrechnung bei einem neuen Job, geht Papier verloren, werden Zahlen falsch eingetippt und die Systeme von HMRC greifen auf einen Notfallsteuersatz zurück, den der Arbeitnehmer wochenlang – oder für immer – nicht bemerkt.

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Gestapelte P45-Austrittsformulare auf einem Schreibtisch zur manuellen Verarbeitung und Dateneingabe in eine Tabellenkalkulation

Wichtige Erkenntnisse

  1. Elf Millionen Jobwechsel in UK im Jahr 2024 lösten elf Millionen P45 aus – und bei einer konservativen Fehlerrate pro Feld ist statistisch gesehen jedes zehnte manuell neu abgetippte P45 mit mindestens einer falschen Ziffer im Lohnsystem.
  2. Die wahren Kosten entstehen nicht durch das Korrekturtelefonat mit HMRC – sondern durch die vor fünf Jahren falsch getippte NI-Nummer, die unentdeckt im Lohnarchiv schlummert und auf eine Prüfung wartet, die ein Bußgeld von bis zu 3.000 £ pro Mitarbeiter auslöst.
  3. Die P45-Daten sind bereits auf dem Formular gedruckt – extrahieren Sie sie direkt, und der Lohnbuchhalter wird zum Prüfer, der die Lücke zwischen der Lohnabrechnung von Arbeitgeber A und der Lohnabrechnung von Arbeitgeber B ohne einen einzigen Tastendruck zur Datenerfassung schließt.

Das Formular, das RTI überflüssig machen sollte

Bevor RTI 2013 in Kraft trat, war der gesamte P45 eine physische Papierkette: Der Arbeitgeber füllte vier Durchschläge aus, schickte Teil 1 an HMRC und übergab die Teile 1A, 2 und 3 dem ausscheidenden Mitarbeiter. Verzögerungen, verlorene Post und manuelle Dateneingabe bei HMRC waren an der Tagesordnung. RTI wurde als strukturelle Lösung verkauft: Abgangsinformationen sollten elektronisch von der Full Payment Submission (FPS) des Arbeitgebers direkt und nahezu in Echtzeit an HMRC fließen. Teil 1 wurde überflüssig – die Lohnsoftware erstellt die FPS, HMRC erhält die Daten, der Steuerdatensatz des Mitarbeiters wird aktualisiert.

Genau hier endete die digitale Transformation.

Die Teile 1A, 2 und 3 bleiben physische Dokumente. Der Mitarbeiter muss sie erhalten – auf Papier oder als PDF, ausgedruckt oder per E-Mail aus der Lohnsoftware des Arbeitgebers. Teil 1A muss der Mitarbeiter für seine eigenen Unterlagen behalten. Die Teile 2 und 3 muss er seinem neuen Arbeitgeber aushändigen, der vor der ersten Lohnabrechnung das bisherige Jahresbrutto, die bisherige Jahressteuer, den Steuerfreibetragscode und die Sozialversicherungsnummer manuell in sein Lohnsystem eingeben muss. Gemäß HMRC-Regeln wird der Mitarbeiter bei der ersten Lohnabrechnung ohne P45 in einen Notsteuercode eingestuft. Das Formular, das 2013 obsolet werden sollte, ist 2026 immer noch der einzige Mechanismus zur Übertragung kumulierter Steuerdaten zwischen zwei nicht verbundenen Lohnsystemen.

Die strukturelle Realität: RTI hat den Arbeitgeber-zu-HMRC-Teil des P45 digitalisiert. Für den Arbeitgeber-zu-Arbeitgeber-Teil hat es nichts getan. Jeder Teil des Abgangsprozesses, den RTI nicht erreicht hat, ist jetzt eine Nahtstelle zwischen Systemen – und an jeder Nahtstelle tippt ein Mensch.

Ein P45 für jeden Abgang: Die Menge, die niemand zählt

Der P45 ist kein gelegentliches Dokument. Er wird für jedes Ausscheiden ausgestellt – Kündigung, Entlassung, Ruhestand, fristlose Kündigung, Ende eines befristeten Vertrags, sogar Todesfall. Bei einer Wirtschaft mit 34 % Arbeitskräftefluktuation und rund 33 Millionen PAYE-Beschäftigten ist die Rechnung einfach: Millionen von P45s pro Steuerjahr. Die 34 % des CIPD teilen sich auf in 27,4 %, die zu einem neuen Arbeitgeber wechseln, und 6,6 %, die aus dem Arbeitsmarkt ausscheiden. Selbst wenn man nur die Jobwechsler betrachtet – deren P45s physisch einen neuen Arbeitgeber erreichen müssen – sind das jährlich fast 9 Millionen P45s auf dem Transportweg.

Die Fluktuation ist nicht gleichmäßig. Das Gastgewerbe hat eine Fluktuation von 52 %. Baugewerbe, Einzelhandel und freiberufliche Dienstleistungen liegen deutlich über dem nationalen Durchschnitt. Ein Bauunternehmen mit 400 Bauarbeitern verarbeitet in einem Jahr mehr P45s als ein ähnlich großes Finanzdienstleistungsunternehmen in fünf Jahren. Eine Hotelkette mit 1.200 Mitarbeitern über saisonale Spitzen hinweg stellt möglicherweise 600 P45s pro Jahr aus. In diesen Branchen mit hoher Fluktuation ist die P45-Pipeline kein Compliance-Nachgedanke – sie ist eine wiederkehrende operative Belastung, die in niemandes Personalbudget explizit eingeplant ist.

Die nachgelagerten Zahlen verstärken das Ausmaß. Eine mittelgroße Lohnabrechnungsstelle, die 30 KMU-Kunden mit durchschnittlich 15 Mitarbeitern betreut, verwaltet 450 P45s pro Jahr – nur für Abgänge. Eine Steuerberatungskanzlei, die für 100 Mandanten Selbstauskunften erstellt, benötigt P45-Zahlen aus den vorherigen Beschäftigungen jedes Mandanten während des Steuerjahres, oft über mehrere Jobs hinweg. In jedem dieser Szenarien existiert der P45. Die Daten sind auf der Seite gedruckt. Aber sie von der Seite in das System zu übertragen, das sie benötigt – Lohnsoftware, Steuererklärung, Berechnung von Leistungsansprüchen – ist immer noch eine Tippübung.

Das Vier-Teile-Verteilungsproblem

Um zu verstehen, warum die P45 weiterhin eine strukturelle Schwachstelle ist, muss man jeden Teil auf seinem vorgesehenen Weg verfolgen – und sehen, wo die Brüche auftreten.

Teil 1 — HMRC. Diesen Teil hat RTI gelöst. Die Lohnsoftware übermittelt ihn als Teil des FPS am oder vor dem letzten Zahltag des Mitarbeiters. HMRC empfängt ihn. Der Steuerdatensatz des Mitarbeiters wird aktualisiert. Dieser Abschnitt der Reise ist seit 2013 digital und funktioniert größtenteils.

Teil 1A — Mitarbeiterunterlagen. Der Arbeitgeber erstellt diesen zusammen mit den Teilen 2 und 3. Er muss den Mitarbeiter erreichen – idealerweise am letzten Arbeitstag oder mit der letzten Gehaltsabrechnung. In der Praxis hängt der Zeitpunkt davon ab, wann die letzte Lohnabrechnung verarbeitet wird. Wenn das Endgehalt erst nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters berechnet wird – was bei Urlaubsabgeltung, Abfindungen oder Boni üblich ist – wird die P45 später ausgestellt. Der Mitarbeiter, der am 10. ausgeschieden ist und am 17. eine neue Stelle angetreten hat, hat beim neuen Arbeitgeber bereits die erste Gehaltsabrechnung erhalten, bevor die P45 eintrifft. Zu diesem Zeitpunkt sind die Teile 2 und 3 verspätet. Die Lohnuhr beim neuen Arbeitgeber ist bereits abgelaufen.

Teile 2 und 3 — Neuer Arbeitgeber. Der Mitarbeiter muss diese dem neuen Arbeitgeber vor der ersten Gehaltsabrechnung persönlich aushändigen. Wenn sie zu spät oder gar nicht eintreffen, greift die Lohnabteilung auf die HMRC-Starter-Checkliste zurück, die einen anfänglichen Steuercode ohne Jahresbeträge vergibt. Die Starter-Checkliste bestimmt, ob der Mitarbeiter einen kumulativen Code (wenn dies der einzige Job ist und keine andere Beschäftigung im Steuerjahr vorlag) oder einen BR-Code (bei einem Zweitjob) erhält. Wenn die Checkliste falsch ausgefüllt wird – z. B. die Erklärung „Dies ist mein einziger Job", obwohl es ein Zweitjob ist – ist der Steuercode von Anfang an falsch. Und anders als die P45 enthält die Starter-Checkliste keine früheren Verdienstdaten. Sie kann die kumulative Steuerberechnung nicht fortsetzen. Sie kann nur raten.

Es gibt eine weniger offensichtliche Fehlerart: das Szenario der verspäteten P45. Wie die Dokumentation von BrightPay für Lohnbuchhalter explizit den Fall behandelt, dass „ein neuer Mitarbeiter seinem neuen Arbeitgeber manchmal eine P45 nach der ersten Gehaltsabrechnung und nach Übermittlung einer FPS-Meldung an HMRC aushändigt." Bis die P45 eintrifft, hat HMRC möglicherweise bereits einen Steuercode basierend auf den Daten der Starter-Checkliste ausgestellt. Der Lohnbuchhalter muss nun entscheiden: den von HMRC ausgestellten Code oder die P45-Daten verwenden? Die Dokumentation weist an, den von HMRC gesendeten Code zu verwenden – was bedeutet, dass die P45-Daten, die der Mitarbeiter zwei Wochen lang verfolgt hat, möglicherweise gar nicht eingegeben werden. Das Formular ist angekommen. Es kam nur zu spät, um noch relevant zu sein.

Die Verteilungskette hat mindestens sieben Übergabepunkte: letzte Lohnabrechnung → P45-Erstellung → Teil 1 via FPS → Teile 1A/2/3 an Mitarbeiter → Mitarbeiter behält 1A → Mitarbeiter übergibt 2/3 an neuen Arbeitgeber → neuer Arbeitgeber gibt Daten in Lohnabrechnung ein → neue FPS-Übermittlung. Jeder Pfeil ist ein Bruchpunkt. Keine einzelne Stelle besitzt die gesamte Kette.

Von fehlendem Teil 2 bis zur Notsteuer: Die Kostenkaskade

Wenn Teile 2 und 3 den neuen Arbeitgeber vor der ersten Lohnabrechnung nicht erreichen, wird der Arbeitnehmer in eine Notsteuerklasse eingestuft – in der Regel 1257L W1 (Woche 1) oder 1257L M1 (Monat 1). Diese Codes behandeln jeden Abrechnungszeitraum als eigenständigen Steuerzeitraum ohne unterjährige Anpassung. Der persönliche Freibetrag wird gleichmäßig auf die Abrechnungszeiträume verteilt, anstatt kumulativ auf das bisherige Gesamteinkommen angewendet zu werden.

Die Rechnung ist schonungslos. Bei einem Jahresgehalt von 30.000 £ zahlt ein Arbeitnehmer mit dem kumulativen Code 1257L etwa 290 £ Steuern pro Monat. Beim Notsteuer-Code M1 beträgt der Abzug etwa 400 £ – eine Differenz von 100 bis 150 £ pro Monat. Für einen Arbeitnehmer, der gerade einen neuen Job begonnen hat, möglicherweise nach einer Einkommenspause, ist diese Minderung des Nettogehalts um 100 £ kein abstraktes Compliance-Problem. Es ist ein echter Liquiditätsschock.

HMRC gibt an, dass Steuerklassenkorrekturen „bis zu 35 Tage ab Arbeitsbeginn dauern können". In der Praxis hängt der Zeitplan von drei separaten Systemen ab, die zusammenwirken müssen: Der vorherige Arbeitgeber muss die Abgangs-FPS übermittelt haben, der neue Arbeitgeber muss die Einstiegs-FPS übermittelt haben, und die Systeme von HMRC müssen beide abgleichen. Eine Verzögerung an irgendeiner Stelle verschiebt das Korrekturfenster über 35 Tage hinaus. Der Arbeitnehmer, der für zwei Abrechnungszeiträume notbesteuert wurde, wird möglicherweise für einen dritten notbesteuert – und dann fehlen ihm 300 bis 450 £. HMRC wird die Überzahlung erstatten, aber der Erstattungsmechanismus hängt davon ab, was als Nächstes passiert. Erfolgt die Korrektur noch im selben Steuerjahr, passt der Arbeitgeber die künftigen Abzüge an. Erfolgt sie nach Ende des Steuerjahres – was bei verspäteten Korrekturen vorkommen kann – muss der Arbeitnehmer die Erstattung direkt über das persönliche Steuerkonto oder telefonisch beantragen. HMRC schätzt, dass bis zu eine Million Menschen pro Jahr es versäumen, zu viel gezahlte Steuern zurückzufordern.

Die breiteren Statistiken zu Steuerklassenfehlern erzählen dieselbe Geschichte aus der anderen Richtung. Im Steuerjahr 2023/24 zahlten 5,6 Millionen Menschen zu viel Einkommensteuer – insgesamt 3,5 Milliarden £. Untersuchungen von The Tax Refund Company ergaben, dass 36 % der Arbeitnehmer in einem Zeitraum von vier Jahren mindestens einmal in einer falschen Steuerklasse waren und dabei durchschnittlich 204 £ verloren. Nicht alle diese Fehler gehen auf fehlende P45 zurück. Aber ein fehlender P45 ist die strukturell am besten vermeidbare Ursache in der Kette – und die am weitesten verteilte. Es gibt kein einzelnes Lohnabrechnungssystem, keinen einzelnen Arbeitgeber, keinen einzelnen HMRC-Prozess, der die Übergabe besitzt. Daher gibt es keine einzelne Instanz, die für die Behebung verantwortlich gemacht werden kann.

Warum der Papierbeleg bleibt: Beharrungskraft trifft auf das Backup-Problem

Der eigene Transformationsfahrplan des HMRC, veröffentlicht im Juli 2025, listet über 50 Projekte auf: ein neues PAYE-Portal, die Digitalisierung der Erbschaftssteuerdienste, eine KI-gestützte Compliance-Engine, Sprachbiometrie für Hotlines. Das Wort „P45“ kommt kein einziges Mal vor. In einer Behörde, die „die Abhängigkeit von Papier-Steuerbescheiden reduziert“ und „neue Wege testet, um Menschen über Änderungen ihrer Steuersituation zu informieren“, fehlt das Arbeitgeberwechsel-Formular – das Dokument, das mehr als jedes andere einzelne Blatt Papier darüber entscheidet, ob ein Arbeitnehmer einen neuen Job mit dem richtigen Steuerschlüssel beginnt – in der digitalen Agenda.

Dafür gibt es zwei Gründe, und sie sind struktureller, nicht bürokratischer Natur.

Erstens: Der P45 dient als Backup-System. Wenn RTI-FPS-Meldungen fehlschlagen, wenn die Lohnsoftware eine beschädigte Datei produziert, wenn ein Arbeitgeber online gemeldet hat, der neue Arbeitgeber aber keine elektronischen Steuerschlüssel empfangen kann, weil seine Software veraltet ist – der Papier-P45 ist die Notlösung. Solange das Backup existiert, muss die primäre RTI-Pipeline nicht perfekt sein. Das Backup zu entfernen würde erfordern, RTI wirklich fehlertolerant zu machen, was ein weitaus größeres Projekt ist als die Ausstellung eines digitalen Formulars. Aus Sicht des HMRC sind die Kosten für die Abschaffung des Papier-P45 nicht die Kosten des Formulars selbst. Es sind die Kosten, die gesamte digitale Infrastruktur so robust zu machen, dass das Backup nicht mehr benötigt wird. Diese Rechnung wird nie in einem Transformationsfahrplan aufgeführt, weil niemand danach gefragt hat.

Zweitens: Die Übergabe liegt zwischen Arbeitgebern, und der Zuständigkeitsbereich des HMRC ist Steuerzahler ↔ HMRC. Die P45-Lücke besteht im Raum zwischen der Lohnabrechnungsausgabe von Arbeitgeber A und der Lohnabrechnungseingabe von Arbeitgeber B. Dieser Raum wird vom HMRC nicht so reguliert wie FPS-Meldungen. Es gibt keinen „elektronischen P45-Übergabestandard“. Es gibt kein vorgeschriebenes Format für die Teile 1A, 2 und 3 über HMRCs Designspezifikation für gedruckte P45s hinaus – A4 weißes Papier, mindestens 80 g/m², nur reine schwarze Tinte. Die Spezifikation regelt, wie das Formular aussieht, nicht, wie seine Daten zwischen Systemen übertragen werden. Diese Lücke zu schließen ist niemandes Aufgabe.

Der manuelle Eingabefaktor, den niemand misst

Die Nahtstellen zwischen Systemen – zwischen dem P45-PDF und dem Eingabebildschirm der neuen Lohnbuchhaltung, zwischen dem Papierformular und der Tabelle – sind die Stellen, an denen Daten neu abgetippt werden. Und beim Abtippen passieren Fehler.

Die Forschung zur manuellen Dateneingabe geht bei geschulten Mitarbeitern von einer Fehlerrate auf Feldebene von 1 % bis 4 % aus. In der Lohnbuchhaltung haben Branchenumfragen ergeben, dass etwa 20 % aller Lohnabrechnungen mindestens einen Fehler enthalten – nicht 20 % der Felder, sondern 20 % der gesamten Abrechnungszyklen. Für einen mittelständischen Arbeitgeber mit 200 Abgängern pro Jahr, wobei jedes P45 etwa 10 eingabefähige Felder enthält – Sozialversicherungsnummer, Austrittsdatum, Steuerklasse, bisher gezahltes Gesamtgehalt, bisher gezahlte Gesamtsteuer, Studienkredit-Indikator, Wochen-/Monatsnummer und die persönlichen Daten des Mitarbeiters – sind das 2.000 pro Jahr eingegebene Felder. Bei einer Fehlerrate von 1 % auf Feldebene: 20 falsch eingegebene Felder. Bei der realistischeren Rate von 3 % unter Lohnbuchhaltungsbedingungen – Zeitdruck, Formatunterschiede zwischen Arbeitgebern, P45s, die als Scans statt als durchsuchbare PDFs eingehen – sind es 60 Fehler pro Jahr.

Die Fehlerrate auf Datensatzebene steigt schneller, als Lohnbuchhaltungsteams erwarten. Bei 10 Feldern pro P45 und einer Fehlerrate von 1 % auf Feldebene liegt die Fehlerrate auf Datensatzebene – die Wahrscheinlichkeit, dass ein bestimmtes P45 mindestens einen Fehler enthält – bei etwa 9,6 % (1 − 0,99¹⁰). Fast jedes zehnte manuell eingegebene P45 enthält mindestens einen Fehler. Für das Lohnbuchhaltungsbüro mit 450 Mitarbeitern sind das etwa 45 P45s pro Jahr mit einem Datenfehler irgendwo im Datensatz – und jedes davon ist ein potenziell falscher Steuerschlüssel, eine potenzielle Korrektur eines doppelten P45, eine potenzielle HMRC-Compliance-Anfrage.

Die Kosten dieser Fehler sind nicht allein die Korrekturzeit, obwohl auch diese erheblich ist – ein einziger falscher Steuerschlüssel kann einen Anruf bei der HMRC, eine korrigierte FPS-Übermittlung, einen korrigierten Gehaltszettel und ein Gespräch mit einem Mitarbeiter, der den Fehler bemerkt hat, erfordern. Die wahren Kosten sind die kumulative Compliance-Exposition. Die HMRC verlangt von Arbeitgebern, Lohnunterlagen mindestens drei Jahre lang aufzubewahren. Bei einer Prüfung muss der Arbeitgeber nachweisen können, dass die Zahlen in seinem Lohnsystem mit den Zahlen auf den Quelldokumenten übereinstimmen. Eine Tabelle mit einer falsch eingegebenen P45-Zahl – ohne Prüfpfad, der zeigt, wann der Fehler eingeführt wurde, von wem oder wie der ursprüngliche Wert lautete – ist ein nicht verifizierbarer Datensatz. Die Strafe für unzureichende Aufzeichnungen beträgt bis zu 3.000 £ pro Mitarbeiter. Das korrekt eingegebene P45 begründet keine Haftung. Das P45, das mit einer falschen Ziffer eingegeben wurde, und zwar vor fünf Jahren, das still im Archiv schlummert, tut dies sehr wohl.

Das systemische Versagen liegt nicht am P45 selbst. Es ist die Kombination aus der Verteilung von vierteiligen Papierdokumenten und manueller Dateneingabe – ein Prozess von 1944, aufgepfropft auf ein digitales RTI-Rückgrat von 2013, wobei die Nahtstelle zwischen ihnen mit Tastaturanschlägen gefüllt wird, die niemand prüft.

Den Kreislauf durchbrechen: Was sich ändert, wenn die Tastatur verschwindet

Das P45-Problem ist nicht dadurch lösbar, dass man HMRC auffordert, das Formular abzuschaffen. Das Papier dient als Backup-Funktion, auf die RTI angewiesen ist, und die Transformationsprioritäten von HMRC liegen woanders. Lösbar ist die Tipparbeit.

Wenn ein P45 eintrifft – sei es als PDF aus der Gehaltsabrechnungssoftware des vorherigen Arbeitgebers, als Scan eines Papierformulars von einem Pre-RTI-Nachzügler oder als Foto, das ein Ausscheidender von seinem letzten Job geschickt hat – müssen die darauf enthaltenen Daten nicht neu abgetippt werden. Dokumentextraktionswerkzeuge, die die semantische Struktur eines P45 verstehen, können die Steuerklasse, die bisherigen Lohn- und Steuerbeträge, das Austrittsdatum, die Sozialversicherungsnummer und den Studienkredit-Indikator direkt von der Seite lesen. Die Ausgabe ist kein PDF. Es ist eine strukturierte Datenzeile – dieselben Spalten, die ein Gehaltsabrechnungsadministrator in eine Tabelle tippen würde, erzeugt in Sekunden. Die Tastatur, die die Nahtstelle zwischen Systemen war, wird zu einem Überprüfungsschritt statt zu einem Erstellungsschritt.

Das ist es, was der Begleitartikel zu P45-Austrittsdaten für die Gehaltsabrechnung in Excel extrahieren im Detail behandelt: wie man ein P45 aus jedem Format – gedruckt, gescannt, PDF – in strukturierte Gehaltsdaten umwandelt, ohne ein einziges Feld neu abzutippen. Die Technologie existiert. Das P45 existiert. Die Lücke dazwischen wird in Tastenanschlägen gemessen.

Für den weiteren Kontext, warum die manuelle Eingabe von Gehaltsdaten in der gesamten Steuerdokumentenlandschaft des Vereinigten Königreichs ein strukturelles Risiko bleibt, zeigt die Analyse der manuellen P60-Dateneingabe in der britischen Gehaltsabrechnung dasselbe Muster – Jahresendbescheinigungen, die von Software erstellt, von Menschen konsumiert und in Tabellen getippt werden – und was es die Abteilungen kostet, die sie verarbeiten.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich ein Ersatz-P45 bekommen, wenn ich meines verloren habe?

Nein. HMRC stellt klar, dass frühere Arbeitgeber kein Ersatz-P45 ausstellen können. Wenn Sie Ihr P45 verlieren oder nie erhalten, muss Ihr neuer Arbeitgeber stattdessen die HMRC-Starter-Checkliste verwenden. Das bedeutet, dass Sie nicht von der kumulativen Steuerberechnung profitieren, die das P45 ermöglicht – Sie werden wahrscheinlich in einen Notsteuertarif eingestuft, bis HMRC Ihre Daten korrigiert.

Was passiert, wenn mein neuer Arbeitgeber die Gehaltsabrechnung vor Erhalt meiner P45 durchführt?

Sie werden in eine Notsteuerklasse eingestuft – in der Regel 1257L W1 oder M1 – die jeden Abrechnungszeitraum unabhängig und nicht kumulativ behandelt. Bei einem Gehalt von 30.000 £ bedeutet dies, dass monatlich etwa 100 bis 150 £ mehr Steuern einbehalten werden als bei der korrekten kumulativen Steuerklasse. Laut HMRC kann die Korrektur bis zu 35 Tage dauern. Die zu viel gezahlte Steuer wird erstattet – entweder durch geringere Abzüge in den folgenden Gehaltsabrechnungen, wenn die Korrektur innerhalb des Steuerjahres erfolgt, oder durch direkten Antrag bei HMRC nach Ende des Steuerjahres.

Warum macht HMRC die gesamte P45 nicht digital?

Teil 1 ist bereits digital – er wird HMRC elektronisch über die RTI-Vollmeldung (Full Payment Submission) übermittelt. Die Teile 1A, 2 und 3 bleiben physisch, da sie eine Übergabefunktion zwischen Arbeitgebern erfüllen, die RTI nicht ersetzen sollte. Die aktuellen Transformationsarbeiten von HMRC priorisieren bürgernahe digitale Dienste – ein neues PAYE-Portal, digitale Steuerklassenbescheide – und nicht die Lücke im Datentransfer zwischen Arbeitgebern. Die Papier-P45 fungiert zudem als System-Backup: Falls RTI-Meldungen fehlschlagen, bietet das Papierformular einen Ausfallmechanismus für die Kontinuität der Steuerdaten.

Wird mein Arbeitgeber bestraft, wenn er keine P45 ausstellt?

Es gibt keine feste, eigenständige Strafe allein für die Nichtausstellung einer P45. Dies kann jedoch zu umfassenderen Feststellungen von PAYE-Verstößen beitragen. Arbeitgebern drohen Strafen von bis zu 3.000 £ pro Arbeitnehmer für unzureichende oder fehlerhafte Lohnunterlagen, und die Strafen für verspätete RTI-Meldungen liegen je nach Unternehmensgröße zwischen 100 und 400 £ pro Monat. Arbeitnehmer, die keine P45 erhalten, können sich an HMRC wenden, was eine Compliance-Prüfung der Lohnabrechnungspraxis des Arbeitgebers auslösen kann.

Erhalte ich mehrere P45, wenn ich im selben Steuerjahr mehrere Jobs hatte?

Ja. Jeder Arbeitgeber, den Sie im Laufe des Steuerjahres verlassen, muss eine separate P45 ausstellen. Wenn Sie zwei Jobs gleichzeitig hatten und beide aufgegeben haben, erhalten Sie zwei P45 – jede zeigt nur den Lohn und die Steuern aus diesem spezifischen Beschäftigungsverhältnis. Dies führt zu einem Problem der Datenzusammenführung: Ihr neuer Arbeitgeber oder Steuerberater muss die Zahlen aus mehreren P45 kombinieren, um Ihre gesamte Steuersituation zu verstehen. Jeder Zusammenführungspunkt ist eine potenzielle Fehlerquelle bei manuellen Berechnungen.

Ist ein P45 dasselbe wie ein P60?

Nein. Ein P45 wird bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses ausgestellt und enthält Ihre Bezüge und Steuern vom Beginn des Steuerjahres bis zum Austrittsdatum. Ein P60 wird am Ende des Steuerjahres (bis zum 31. Mai) an alle Arbeitnehmer ausgegeben, die am 5. April noch auf der Gehaltsliste stehen, und deckt das gesamte Steuerjahr ab. Ein Arbeitnehmer, der im Dezember ausgeschieden ist, erhält im Dezember ein P45. Derselbe Arbeitnehmer erhält von diesem Arbeitgeber kein P60 – der Arbeitgeber, der das P45 ausgestellt hat, muss die Aufzeichnungen jedoch mindestens drei Jahre lang für HMRC-Compliance-Zwecke aufbewahren.

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