E-Rechnung in Deutschland 2026–2027:
Was Finanzteams vor Januar 2027 wissen müssen
Die am meisten unterschätzte Dimension der deutschen B2B-E-Rechnungspflicht ist nicht das XRechnung-Format oder die Umsatzschwelle von 800.000 Euro. Es ist die dreijährige Lücke zwischen „muss empfangen" und „muss ausstellen". Seit dem 1. Januar 2025 ist jedes in Deutschland tätige Unternehmen – von der Drei-Personen-GmbH bis zum DAX-Konzern – gesetzlich verpflichtet, strukturierte elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zu empfangen. Die meisten dieser Unternehmen müssen jedoch selbst noch keine ausstellen – das wird erst 2027 oder 2028 Pflicht. Diese Lücke schafft ein spezifisches operatives Problem, das kein Zeitplan adressiert: Wie verarbeitet man XML-Rechnungen, wenn die eigene Buchhaltung noch auf PDFs basiert?
Das Wichtigste in Kürze
- Seit dem 1. Januar 2025 sind alle deutschen Unternehmen gesetzlich verpflichtet, strukturierte E-Rechnungen zu empfangen – doch die öffentliche Debatte konzentriert sich so sehr auf die Ausstellungsfrist 2027, dass die meisten Mittelstands-AP-Teams noch nicht einmal eine XRechnung-XML-Datei öffnen können.
- Versendet ein Lieferant PDF statt der gesetzlich vorgeschriebenen XRechnung, handelt es sich nicht um eine geringfügige Abweichung – laut einem BMF-Schreiben vom Juni 2025 kann der Vorsteuerabzug aus dieser Rechnung vollständig versagt werden, was aus einem Formatfehler einen direkten Liquiditätsverlust macht.
- Sie müssen DATEV oder Lexware nicht ersetzen – ImageToTable.ai normalisiert XRechnung-XML, ZUGFeRD-PDFs und Papierrechnungen in eine einzige Tabelle, die Ihr Buchhaltungssystem importieren kann, und schließt so die Empfangslücke, bevor ein Lieferant ohne Vorwarnung umstellt.
Die rechtliche Grundlage: Wachstumschancengesetz und §14 UStG
Die E-Rechnungspflicht in Deutschland ist keine Richtlinie oder Branchenempfehlung. Es handelt sich um eine Änderung des Umsatzsteuergesetzes (UStG), die durch das Wachstumschancengesetz beschlossen wurde. Der Bundesrat stimmte am 22. März 2024 zu, das Gesetz trat am 27. März 2024 in Kraft (veröffentlicht im Bundesgesetzblatt BGBl. I 2024 Nr. 108). Die E-Rechnungsvorschriften finden sich in Artikel 23 dieses Gesetzes.
Die Kernänderung betrifft §14 UStG (gesetze-im-internet.de), der neu definiert, was eine gültige Rechnung für inländische B2B-Umsätze ist. Nach §14 Absatz 1 Satz 3 UStG ist eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) nun: ein Dokument, das in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine per E-Mail versendete PDF – selbst wenn sie von einer Buchhaltungssoftware erstellt wurde – erfüllt diese Definition nicht. Sie enthält keine strukturierte Datenschicht, keine maschinenlesbare semantische Auszeichnung und kann ohne erneute Extraktion der Inhalte nicht automatisch vom ERP-System des Empfängers verarbeitet werden.
Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ergibt sich aus §14 Absatz 2 Satz 2 Nr. 1 UStG n.F. – für inländische B2B-Umsätze zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen muss die Rechnung als strukturierte elektronische Rechnung ausgestellt werden. Die administrative Umsetzung wurde in zwei BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025 detailliert beschrieben; die BMF-FAQ zur E-Rechnung wurde zuletzt im März 2026 aktualisiert.
Deutschland sicherte sich für diese Pflicht eine EU-Ausnahmegenehmigung durch einen Durchführungsbeschluss des Rates vom 25. Juli 2023, der es dem Land erlaubt, die inländische B2B-E-Rechnung vor der vollständigen Anwendung des ViDA-Rahmens (Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter) einzuführen. Die Pflicht ist explizit an die europäische Norm EN 16931 und die Syntaxliste gemäß Richtlinie 2014/55/EU angelehnt.
Die Präzision ist entscheidend. In einer deutschen Betriebsprüfung reicht „die Verordnung schreibt E-Rechnungen vor" nicht aus, um einen Feststellungsbescheid zu entkräften. „§14 Absatz 2 Satz 2 Nr. 1 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes (BGBl. I 2024 Nr. 108) schreibt strukturierte, EN 16931-konforme elektronische Rechnungen für inländische B2B-Umsätze vor" hingegen schon. Die genaue Rechtsgrundlage ist die Compliance-Position.
Der Drei-Phasen-Zeitplan – und was jede Phase in der Praxis bedeutet
Die Pflicht tritt nicht auf einmal in Kraft. Sie wird über vier Kalenderjahre in drei Phasen eingeführt, wobei das entscheidende Kriterium die Unternehmensgröße gemessen am Gesamtumsatz des Vorjahres ist. Die folgende Tabelle ordnet jeder Phase die konkrete Verpflichtung zu.
| Phase | Inkrafttreten | Wer muss empfangen | Wer muss ausstellen | Übergangsregelung |
|---|---|---|---|---|
| Phase 1 | 1. Jan. 2025 | Alle inländischen B2B-Unternehmen – keine Größenausnahme, keine Kleinunternehmerregelung | Noch keine Ausstellungspflicht | Papier und PDF können bis 31. Dez. 2026 mit Zustimmung des Empfängers versendet werden |
| Phase 2 | 1. Jan. 2027 | Fortlaufend – alle Unternehmen | Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 € | KMU ≤ 800.000 € können bis 31. Dez. 2027 weiter Papier/PDF versenden; bestehende EDI-Verbindungen sind bis 31. Dez. 2027 bestandsgeschützt |
| Phase 3 | 1. Jan. 2028 | Fortlaufend – alle Unternehmen | Alle inländischen B2B-Unternehmen, unabhängig von der Größe | Keine weiteren Übergangsregelungen. EDI-Verbindungen müssen EN 16931-konform sein |
Quellen: §14 UStG; BMF E-Rechnung FAQ (März 2026); EU-Länderblatt zur elektronischen Rechnungsstellung – Deutschland.
Drei wichtige Klarstellungen, die viele Übersichten auslassen:
Die 800.000-€-Schwelle bezieht sich auf den Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres. Wenn Ihr Umsatz 2026 über 800.000 € lag, müssen Sie ab Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Lag er darunter, ist Ihre Ausstellungsfrist Januar 2028 – es sei denn, Ihr Umsatz 2027 überschreitet die Schwelle; dann beginnt Ihre Pflicht im Folgejahr.
Der Empfang ist bereits verpflichtend, ausnahmslos. Auch ein Kleinunternehmer nach §19 UStG muss strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Die „Kleinunternehmerregelung“ gilt nur für das Ausstellen. Seit dem 1. Januar 2025 erfüllt die Angabe einer E-Mail-Adresse, die XML-Dateianhänge akzeptiert, zwar technisch den Buchstaben des Gesetzes – aber der Empfänger hat dann eine unlesbare Datei und jedes Mal, wenn ein Lieferant auf elektronisch umstellt, einen manuell zu bearbeitenden Ausnahmefall.
Kleinbetragsrechnungen (<250 €) und Fahrausweise sind ausgeschlossen. Gemäß §33 und §34 UStDV sind Rechnungen unter 250 € sowie Fahrausweise, die als Rechnung für Beförderungsleistungen dienen, von der strukturierten Formatpflicht befreit. Steuerfreie Leistungen nach §4 Nr. 8-29 UStG (z. B. bestimmte Finanz- und Versicherungsdienstleistungen) sind ebenfalls ausgenommen.
Mit der gestaffelten Einführung liegt Deutschland vor dem ViDA-Zeitplan für die nationale E-Rechnung, der eine Compliance-Frist zum 1. Januar 2035 vorsieht. Die grenzüberschreitende digitale Meldeverpflichtung (DRR) nach ViDA tritt jedoch bereits am 1. Juli 2030 in Kraft – das bedeutet, dass deutsche Unternehmen, die jetzt für den Inlandsverkehr E-Rechnungsfähig werden, das technisch anspruchsvollere Problem bereits gelöst haben, bevor die grenzüberschreitende Pflicht kommt. Für den vollständigen europäischen Zeitplan aller Mitgliedstaaten siehe unsere Übersicht zur E-Rechnung in Europa 2026–2027.
XRechnung vs. ZUGFeRD: Keine Entweder-oder-Entscheidung
Die beiden konformen Formate unter der deutschen Pflicht sind XRechnung und ZUGFeRD. Beide entsprechen EN 16931 – aber sie übermitteln Rechnungsdaten grundlegend unterschiedlich, und die Wahl zwischen ihnen ist keine Frage des einen oder anderen. Die meisten Unternehmen werden beide verarbeiten müssen, da verschiedene Lieferanten unterschiedliche Formate verwenden.
XRechnung: Reines XML, keine visuelle Ebene
XRechnung ist Deutschlands nationale Core Invoice Usage Specification (CIUS) von EN 16931, gepflegt von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards). Es handelt sich um ein reines XML-Format – kein PDF, keine visuelle Darstellung, nur strukturierte Datenfelder nach einem strengen Schema. Die aktuelle Pflichtversion ist XRechnung 3.0.1 (gültig ab 1. Februar 2024), die drei Pflichtfelder einführte, die in früheren Versionen fehlten: BT-23 (Geschäftsprozessart), BT-34 (elektronische Adresse des Verkäufers) und BT-49 (elektronische Adresse des Käufers). Eine vorläufige XRechnung 4.0 wurde 2026 zum Testen veröffentlicht, basierend auf UBL 2.5- und CII D25A-Syntaxen, aber es wurde noch kein verbindliches Einführungsdatum festgelegt.
XRechnung ist seit dem 27. November 2020 das Pflichtformat für B2G-Rechnungen (Business-to-Government). Für B2B ist es eines von zwei zugelassenen Formaten. Die praktische Konsequenz: Wenn Sie bereits öffentliche Stellen in Deutschland berechnen, erzeugen Sie bereits XRechnungen, und die B2B-Pflicht bringt auf Ausstellerseite keine neue Formatbelastung mit sich.
ZUGFeRD: Hybrid-PDF mit eingebettetem XML
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Hybridformat, das vom FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland) betreut wird. Es kombiniert ein menschenlesbares PDF/A-3-Dokument mit einer eingebetteten strukturierten XML-Ebene – so kann dieselbe Datei von einem Menschen gelesen und von einem ERP-System verarbeitet werden. Die aktuelle Version ist ZUGFeRD 2.2, und sie ist technisch identisch mit dem französischen Factur-X-Standard (die deutsch-französische Zusammenarbeit bedeutet, dass ZUGFeRD und Factur-X dieselbe Spezifikation sind, nur mit länderspezifischen Namen).
Wichtiges Detail: Nicht jede ZUGFeRD-Datei ist eine konforme E-Rechnung. ZUGFeRD definiert fünf Konformitätsprofile – MINIMUM, BASIC, COMFORT (EN16931), EXTENDED und XRECHNUNG. Nur das COMFORT/EN16931-Profil und höher erfüllen die deutschen B2B-E-Rechnungspflichten. Ein Lieferant, der eine ZUGFeRD-Rechnung im BASIC-Profil sendet, hat etwas gesendet, das aussieht wie eine E-Rechnung – ein Hybrid-PDF mit eingebettetem XML –, aber es erfüllt nicht die gesetzliche Definition nach §14 UStG. Das ist die Compliance-Falle, auf die die meisten kleinen Unternehmen zuerst stoßen werden.
Direkter Vergleich
| Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD (COMFORT/EN16931+) |
|---|---|---|
| Datenformat | Reines XML (UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII) | Hybrid: PDF/A-3 + eingebettetes XML (CII) |
| Menschenlesbar | Nein – erfordert Viewer oder Parser | Ja – PDF-Ebene in jedem Reader sichtbar |
| Haupteinsatz | B2G (öffentliche Hand), auch für B2B akzeptiert | B2B (gewerblich), dominant im Mittelstand |
| Leitweg-ID | Erforderlich für B2G (BT-10) | Optional; nicht erforderlich für B2B |
| Dateigröße | Sehr klein (nur XML) | Größer (PDF + XML) |
| Archivierung | XML muss im Originalformat archiviert werden (8 Jahre) | PDF/A-3 ist archivierungsfähig; XML muss ebenfalls erhalten bleiben |
| Zuständige Stelle | KoSIT (xeinkauf.de) | FeRD (ferd-net.de) |
Ein BMF-Schreiben vom Juni 2025 führte eine wichtige Auslegungsregel für ZUGFeRD-Hybridrechnungen ein: Der strukturierte XML-Teil hat Vorrang vor der menschenlesbaren PDF-Ebene. Bei Abweichungen zwischen den beiden Darstellungen gelten die XML-Daten für Umsatzsteuerzwecke. Dies kehrt die bisherige Regel um, nach der das PDF als maßgebliche Version galt. Es bedeutet auch, dass der Vorsteuerabzug nach §15 UStG nur auf Basis der maschinenlesbaren Daten erfolgen kann – wenn das XML unvollständig oder nicht konform ist, kann der Empfänger den Vorsteuerabzug nicht geltend machen, selbst wenn die PDF-Ebene korrekt aussieht.
Was die Pflicht NICHT verlangt (obwohl viele es annehmen)
Drei Merkmale anderer europäischer E-Rechnungssysteme werden häufig – und fälschlicherweise – der deutschen Pflicht zugeschrieben. Diese Klarstellung ist nützlicher als eine weitere technische Spezifikation, denn diese Missverständnisse verursachen unnötige Compliance-Ängste in kleinen und mittleren Finanzteams.
Keine Leitweg-ID für B2B
Die Leitweg-ID (Buyer-Reference-Routing-ID) ist eine strukturierte Kennung, die Rechnungen an die richtige öffentliche Stelle in der deutschen Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltung weiterleitet. Sie besteht aus drei durch Bindestriche getrennten Segmenten – einem festen Präfix (bis zu 12 Zeichen), einer eindeutigen Unterkennung (bis zu 30) und einer Prüfziffer (2). Sie ist nur für B2G-Rechnungen erforderlich, die über die bundesweiten ZRE- oder landesspezifischen OZG-RE-Übermittlungsportale gesendet werden.
Für B2B-Transaktionen ist keine Leitweg-ID erforderlich. Das BMF-FAQ bestätigt dies ausdrücklich. Wenn in Ihrer B2B-Rechnungsvorlage ein Feld für eine Käuferreferenz vorhanden ist, genügt ein Platzhalterwert. Unternehmen müssen sich nicht registrieren oder eine Routing-ID beschaffen, um E-Rechnungen mit gewerblichen Geschäftspartnern auszutauschen.
Keine staatliche Clearing-Plattform
Anders als Italien (Sistema di Interscambio, SdI), Frankreich (PPF/PA-Netzwerk) oder Belgien (Peppol-basiertes Clearing) hat Deutschland ein dezentrales Betriebsmodell für B2B-E-Rechnungen gewählt. Es gibt keine zentrale staatliche Plattform, über die Rechnungen vor der Zustellung geleitet oder validiert werden müssen. Rechnungen werden direkt zwischen Geschäftspartnern über jeden vereinbarten Kanal ausgetauscht – E-Mail, Peppol, EDI, direkte API – solange das strukturierte Format die EN 16931-Anforderungen erfüllt.
Dies ist ein bedeutender Unterschied für den Mittelstand. In Frankreich muss sich jedes Unternehmen bei einer zugelassenen Plattform (Plateforme Agréée) registrieren, und das staatliche Verzeichnis verfolgt jeden Empfänger. In Deutschland hält sich der Staat aus dem B2B-Übertragungsweg heraus. Der Nachteil: Es gibt keine offizielle Validierungsebene, die Formatfehler abfängt, bevor eine Rechnung Ihren Geschäftspartner erreicht. Der Sender – und nur der Sender – ist für die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich.
Peppol ist optional, nicht verpflichtend
Deutschland unterstützt Peppol (Pan-European Public Procurement Online) als Zustellnetzwerk, und das Peppol-BIS-3.0-Format gilt als EN-16931-konform. Anders als in Belgien – wo Peppol das verbindliche Austauschprotokoll ist – müssen Unternehmen in Deutschland jedoch nicht an das Peppol-Netzwerk angebunden sein. B2B-E-Rechnungen können per E-Mail-Anhang, sicherem Dateitransfer oder über jeden anderen vereinbarten Kanal übermittelt werden. Peppol-Zugangspunkte stehen Unternehmen zur Verfügung, die eine automatisierte Weiterleitung wünschen, sind aber eine Komfortoption, keine Compliance-Anforderung.
Die Mittelstands-Realität: DATEV, Lexware und der hybride Übergang
Die Mehrheit der 3,6 Millionen deutschen Unternehmen sind kleine und mittlere Unternehmen (KMU) – und die überwältigende Mehrheit von ihnen nutzt eine von zwei Buchhaltungssoftware-Lösungen: DATEV oder Lexware. Dies ist keine reine Marktpräferenz, sondern ein strukturelles Merkmal der deutschen Buchhaltung. Die Beziehung zum Steuerberater ist der Anker der meisten finanziellen Abläufe im Mittelstand, und die dominierende Plattform in diesem Berufsstand ist DATEV. Ein Tool, das sauber nach DATEV exportiert, ist nutzbar. Ein Tool, das dies nicht tut, ist betrieblich unsichtbar.
Dies erzeugt eine spezifische Spannung für die E-Rechnungspflicht. Das Gesetz verlangt strukturiertes XML. Der Steuerberater verarbeitet weiterhin PDFs über DATEV. Das Finanzteam sitzt dazwischen und muss XRechnung und ZUGFeRD von Lieferanten empfangen, während die eigene Ausgangsrechnung – sofern man unter der 800.000-Euro-Schwelle liegt – bis 2028 noch als PDF möglich ist.
| Software | E-Rechnung Empfang | E-Rechnung Ausstellung | DATEV-Integration | Typische Nutzer |
|---|---|---|---|---|
| DATEV | Unterstützt über DATEV Unternehmen online | Unterstützt über DATEV Rechnungswesen | Nativ (DATEV-Ökosystem) | Steuerberater, mittelständische Unternehmen mit externer Buchhaltung |
| Lexware Office | XRechnung und ZUGFeRD 2.x werden unterstützt | Erstellung von XRechnung und ZUGFeRD 2.x | DATEV-Exportdateiformat | Kleine Unternehmen, Solo-Selbstständige, interne Buchhalter |
| SAP | Erfordert Add-On für vollständige EN-16931-Konformität | Erfordert Add-On; Standard-SAP-PDF-Ausgabe ist nicht konform | Über Middleware oder native Konnektoren | DAX, Großunternehmen, internationale Tochtergesellschaften |
| sevDesk | Eingehend XRechnung und ZUGFeRD 2.x | Erstellung von XRechnung und ZUGFeRD 2.x | DATEV-Export-Schnittstelle | Freiberufler, Kleinstunternehmen, Dienstleistungsfirmen |
Die Herausforderung für die meisten Mittelständler ist nicht die Frage nach dem richtigen Format. Sondern dass ihr AP-Prozess auf dem Lesen von PDFs basiert: Der Finanzbuchhalter öffnet den Anhang, erfasst Betrag und Fälligkeitsdatum, gibt sie in Lexware oder DATEV ein und archiviert das PDF. Wenn ein Lieferant auf XRechnung umstellt – eine XML-Datei, die beim Öffnen als Rohcode erscheint –, bricht dieser Workflow zusammen. Die Daten sind eigentlich strukturierter und vollständiger als im PDF, aber ohne Parser nicht nutzbar.
Schätzungsweise nur 20–25 % der deutschen Unternehmen versendeten Anfang 2026 E-Rechnungen, und etwa ein Drittel gab an, diese empfangen zu können. Die Lücke zwischen 25 % und 100 % ist der operative Übergang, der sich bis 2027–2028 vollziehen wird – und die Finanzteams, die jetzt einen Workflow für XML- und PDF-Eingänge vorbereiten, vermeiden das Chaos, wenn ein wichtiger Lieferant ohne Vorwarnung auf elektronische Rechnungen umstellt.
Die deutsche Rechnungsverarbeitung leidet bereits unter hohen manuellen Erfassungskosten. Wie wir in unserer Analyse des Problems der manuellen Rechnungserfassung in Deutschland detailliert dargelegt haben, erfordert jede Papier- oder PDF-Rechnung in unstrukturiertem Format 3–5 Minuten manuelle Eingabe – Kosten, die mit steigendem Rechnungsvolumen schnell explodieren. Die E-Rechnungspflicht soll dies strukturell beseitigen, aber nur, wenn der Empfänger strukturierte Daten verarbeiten kann.
Was Finanzteams jetzt tun sollten – eine 5-Schritte-Roadmap
Dies ist keine Checkliste für einen DAX-Konzern mit eigenem Compliance-Team und sechsstelligem ERP-Budget. Sie richtet sich an den Finanzleiter eines Mittelständlers mit 50–500 Mitarbeitern, bestehender Lexware- oder DATEV-Installation und der Anweisung der Geschäftsführung, den Monatsabschluss nicht zu gefährden.
Prüfen Sie jetzt Ihre Empfangsbereitschaft.
Seit Januar 2025 muss Ihre Organisation in der Lage sein, XRechnung- und ZUGFeRD-Rechnungen zu empfangen. Technisch bedeutet dies mindestens, dass Ihr E-Mail-System XML-Dateianhänge ohne Filterung oder Blockierung akzeptiert. Praktisch bedeutet es, dass jemand in Ihrem Finanzteam die strukturierten Daten aus diesen Dateien extrahieren und in Ihr Buchhaltungssystem eingeben kann. Eine ungelesene Datei im Posteingang erfüllt zwar den Buchstaben des Gesetzes, erzeugt aber jedes Mal eine Ausnahme in der Kreditorenbuchhaltung.
Kartieren Sie Ihren Lieferantenstamm nach Rechtsform.
Ermitteln Sie, welche Ihrer aktuellen Lieferanten in Deutschland ansässig sind. Diese Unternehmen stellen ihre Rechnungsstellung zum 1. Januar 2027 (bei einem Umsatz über 800.000 €) oder zum 1. Januar 2028 (alle anderen) auf XRechnung oder ZUGFeRD um. Grenzüberschreitende Lieferanten aus anderen EU-Staaten unterliegen derzeit nicht der deutschen Pflicht – sie bleiben unter den Regeln ihres Heimatlandes – und B2C-Transaktionen sind vollständig ausgenommen. Diese Kartierung zeigt Ihnen Ihr Risikofenster.
Bestätigen Sie Ihren Ausgangsformat-Pfad.
Wenn Ihr Vorjahresumsatz 800.000 € übersteigt, benötigen Sie bis Januar 2027 einen bestätigten Plan zur Erstellung konformer E-Rechnungen – nicht nur ein Versprechen eines Anbieters. Liegen Sie unter der Schwelle und erwarten nicht, diese vor 2028 zu überschreiten, haben Sie noch Übergangserleichterung bis zum 31. Dezember 2027, müssen aber Ihren Weg zur Konformität dokumentieren. Der häufigste Fehler ist das Warten auf ein ERP-Update, das zu spät kommt oder eine unvollständige EN 16931-Abbildung liefert.
Bauen Sie einen gemischten Kreditoren-Workflow auf.
In den nächsten zwei bis drei Jahren wird Ihr eingehender Rechnungsstrom eine Mischung aus Formaten sein: XRechnung XML, ZUGFeRD-Hybrid-PDFs sowie traditionelle Papier-/PDF-Rechnungen von kleinen Lieferanten und grenzüberschreitenden Anbietern. Der praktischste Ansatz für ein Finanzteam, das sich keine unternehmenseigene AP-Automatisierungsplattform leisten kann, ist ein Tool, das alle eingehenden Rechnungsformate – PDF, Papierscans, Screenshots und die visuelle Ebene von ZUGFeRD-Hybrid-PDFs – in ein einziges Tabellenkalkulations- oder ERP-fähiges Format normalisiert. Dies vermeidet den operativen Split, bei dem „XRechnung durch einen dedizierten XML-Parser läuft, ZUGFeRD durch einen Extraktionspfad und Papier-PDFs manuell erfasst werden", und ersetzt drei Workflows durch einen.
Planen Sie die Archivierung, bevor die erste Rechnung eintrifft.
Gemäß §14b Absatz 1 UStG muss der strukturierte Teil jeder empfangenen und ausgestellten E-Rechnung im ursprünglichen, unveränderten Format für 8 Jahre aufbewahrt werden. Eine PDF-Darstellung ersetzt nicht die XML-Daten. Wenn Ihr aktueller Archivierungsprozess darin besteht, PDFs in einer Ordnerstruktur zu speichern, erfüllt er nicht die Aufbewahrungspflicht für die strukturierte Datenschicht elektronischer Rechnungen. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) verlangen feldgenaue Herkunft, Versionierung und Unveränderbarkeit – fragen Sie Ihren Softwareanbieter vor der Festlegung einer Archivierungsmethode nach einem Muster-Prüfprotokoll.
Häufig gestellte Fragen
Ist eine per E-Mail versendete PDF eine gültige E-Rechnung in Deutschland?
Nein. Gemäß §14 Absatz 1 Satz 3 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes muss eine elektronische Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine PDF – selbst wenn digital erstellt und per E-Mail versendet – enthält keine strukturierten Daten. Sie ist eine visuelle Darstellung, keine maschinenlesbare Datenstruktur. Während der Übergangsfristen (bis 31. Dezember 2026 für alle Unternehmen und bis 31. Dezember 2027 für Kleinunternehmen ≤ 800.000 €) können PDFs weiterhin mit Zustimmung des Empfängers versendet werden – sie gelten jedoch als „sonstige Rechnungen", nicht als E-Rechnungen.
Welches Format soll ich verwenden – XRechnung oder ZUGFeRD?
Wenn Sie öffentliche Auftraggeber in Deutschland berechnen, ist XRechnung für B2G verpflichtend. Wenn Sie andere Unternehmen im Inland berechnen, ist ZUGFeRD (im Profil COMFORT/EN16931 oder höher) für die meisten Unternehmen die praktischere Wahl, da es neben den strukturierten Daten ein menschenlesbares PDF erzeugt – Ihr Empfänger kann die Rechnung auch ohne Parser normal lesen. Ihre Softwareentscheidung bestimmt dies jedoch maßgeblich: Wenn Ihr Buchhaltungsprogramm ZUGFeRD 2.x erzeugt, verwenden Sie dieses. Wenn es XRechnung erzeugt, verwenden Sie jenes. Die wichtige Entscheidung ist nicht das Format – es ist die Sicherstellung, dass das Konformitätsprofil des Formats die EN 16931-Anforderung erfüllt.
Ich bin Kleinunternehmer. Muss ich etwas tun?
Ja – Sie müssen in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen von Ihren deutschen Lieferanten zu empfangen. Die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG befreit Sie nicht von der Empfangsverpflichtung nach §14 UStG. Sie sind derzeit nicht verpflichtet, bis 2028 E-Rechnungen auszustellen (es sei denn, Ihr Umsatz übersteigt 800.000 €), aber wenn ein deutscher Lieferant Ihnen eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung sendet, müssen Sie diese verarbeiten können.
Kann ich die Vorsteuer aus einer PDF-Rechnung nach 2027 geltend machen?
Nur, wenn sich der Lieferant noch in seiner Übergangsfrist befindet. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 800.000 € E-Rechnungen ausstellen. Sendet Ihnen ein solcher Lieferant eine PDF, erfüllt die Rechnung nicht die gesetzlichen Anforderungen des §14 UStG – und Ihr Vorsteuerabzug nach §15 UStG kann versagt werden. Ein BMF-Schreiben vom Juni 2025 stellte zudem klar, dass der Vorsteuerabzug nur auf maschinenlesbare strukturierte Daten gestützt werden kann. Dies ist das finanziell bedeutendste Risiko bei Nichteinhaltung: Ein Formatfehler wird zu einem direkten Kostenpunkt in Höhe des Rechnungs-Mehrwertsteuerbetrags. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die gleiche Regelung unabhängig von der Größe des Lieferanten.
Was ist, wenn ich kein ERP-System habe, das XRechnung lesen kann?
Damit sind Sie nicht allein – ein erheblicher Teil der mittelständischen Unternehmen nutzt Lexware oder DATEV für die Buchhaltung, ohne eine unternehmenseigene AP-Automatisierungsebene. Der minimal realisierbare Ansatz für den Empfang von E-Rechnungen ohne ERP-Parser ist der Einsatz eines Dokumentextraktionstools, das Daten aus PDF-formatierten Dokumenten extrahieren kann – einschließlich der visuellen Ebene von ZUGFeRD-Hybrid-PDFs, Screenshots von in einem Viewer dargestellten XRechnung-Rechnungen sowie herkömmlichen Papier- oder PDF-Rechnungen – und die kombinierten Ergebnisse in einer einzigen Tabelle oder CSV ausgibt, die Ihre Buchhaltungssoftware importieren kann. Dies überbrückt die Lücke zwischen „muss XML empfangen" und „kann nur PDFs verarbeiten", ohne Ihre bestehende Softwarelandschaft zu ersetzen. Die französische Pflicht, die einem ähnlichen Verlauf folgt, steht vor der gleichen Herausforderung – siehe Frankreich E-Rechnung 2026 für die vergleichbare Erfahrung mit Factur-X und dem PPF/PA-Netzwerk.
Was passiert, wenn die XML-Daten und die PDF-Ebene in einer ZUGFeRD-Rechnung voneinander abweichen?
Das XML hat Vorrang. Ein BMF-Schreiben vom Juni 2025 legte fest, dass die strukturierte Datenebene in Hybridrechnungen rechtlich Vorrang vor der visuellen PDF-Darstellung hat. Wenn die beiden Darstellungen voneinander abweichen – beispielsweise zeigt das PDF einen Mehrwertsteuersatz von 19 %, das XML kodiert jedoch einen Satz von 7 % – muss der Empfänger den XML-Wert verarbeiten. Diese Regel gilt auch für den Vorsteuerabzug des Empfängers: Der Abzug muss auf Basis der XML-Daten erfolgen, nicht auf Basis des sichtbaren PDFs.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden und in welchem Format?
Gemäß §14b Absatz 1 UStG müssen sowohl eingehende als auch ausgehende Rechnungen 8 Jahre (handelsrechtlich 10 Jahre) aufbewahrt werden. Bei E-Rechnungen muss der strukturierte XML-Teil im Original und unverändert erhalten bleiben. Eine reine PDF-Darstellung erfüllt die Aufbewahrungspflicht nicht. Das Archivierungssystem muss GoBD-konform sein: feldbezogenes Prüfprotokoll, Unveränderbarkeit, Versionierung und maschinelle Lesbarkeit für den Zugriff durch die Betriebsprüfung.
Der eigentliche Stichtag ist nicht Januar 2027
Die offiziellen Fristen der Verordnung sorgen für Schlagzeilen, doch das entscheidende Datum für Ihre Kreditorenbuchhaltung ist der Tag, an dem Ihr erster wichtiger Lieferant auf E-Rechnung umstellt – und dieser Tag kann jederzeit zwischen heute und 2028 liegen, da Lieferanten oberhalb der 800.000-Euro-Schwelle den Umstieg jederzeit vorziehen können. Vorbereitung bedeutet nicht, eine einzige regulatorische Frist einzuhalten. Es geht darum, sicherzustellen, dass die Rechnung bei der unangekündigten Umstellung nicht ungelesen im Finanzpostfach liegt, während die Zahlungsfrist läuft.
Die gute Nachricht für die meisten Finanzteams im Mittelstand: Die deutsche Verordnung ist strukturell einfacher als ihre französischen oder italienischen Pendants – keine Clearance-Plattform, kein Pflichtnetzwerk, großzügige Übergangsfristen und Formate, die auf demselben EN-16931-Standard basieren, den Ihre Softwareanbieter seit 2020 aktualisieren. Die Anpassung ist inkrementell, nicht architektonisch. Das Risiko liegt nicht in der Verordnung selbst – sondern in der Annahme, dass „2028" oder „800.000 €" bedeuten, dass Sie bis dahin nichts tun müssen. Der Empfang ist bereits verpflichtend. Die Lieferanten stellen bereits um. Die Formatverwirrung erzeugt bereits Ausnahmen in der Kreditorenbuchhaltung. Der richtige Zeitpunkt, um einen Workflow für den Empfang strukturierter Rechnungen aufzubauen, ist vor der ersten eingehenden Rechnung.