Polen KSeF 2026–2027: Wie die verpflichtende
E-Rechnung Ihren AP-Workflow verändert
Am 1. Februar 2026 hat Polen den Schalter umgelegt. KSeF (Krajowy System e-Faktur) – die nationale E-Rechnungsplattform des Landes – wurde von freiwillig auf verpflichtend für Großunternehmen umgestellt. Ab dem 1. April erfasste sie praktisch jedes mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen im Land. Wenn Ihr Unternehmen von oder nach Polen kauft oder verkauft, hat sich die Art und Weise, wie Rechnungen zwischen Ihnen und Ihren Geschäftspartnern fließen, gerade geändert – und zwar nicht im Sinne eines „PDF-Anhangs", den Sie gewohnt sind.
Wichtige Erkenntnisse
- Das KSeF-Mandat in Polen wird von fast jedem AP-Team als Compliance-Projekt behandelt – API anbinden, XML abrufen und Rechnungen genau wie vor Februar 2026 weiterverarbeiten.
- Dieses XML enthält bereits über 300 strukturierte Felder mit jeder Position, jedem Steuersatz und jeder NIP-Nummer – es herunterzuladen, nur um es erneut in Ihr ERP einzugeben, bedeutet, strukturierte Daten zu erhalten und sie wieder in manuelle Arbeit zu verwandeln.
- Lassen Sie Ihr AP-System KSeF-XML direkt verarbeiten, und die Rechnungseingabe verschwindet – die letzten manuellen Berührungspunkte sind nicht mehr die Rechnung, sondern die Lieferscheine und Stundenzettel, für die ImageToTable.ai entwickelt wurde.
Was Polens Ansatz von anderen EU-Ländern unterscheidet
Die meisten E-Rechnungsvorschriften der EU folgen einem Muster: Regierungen legen eine Reihe zugelassener Plattformen fest, Unternehmen wählen eine aus, und Rechnungen fließen über ein Netzwerk interoperabler Anbieter. Frankreich baut sein PDP-Modell (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) mit mehreren zertifizierten Plattformen auf. Deutschlands kommende Pflicht ist ähnlich dezentralisiert. Italiens Sistema di Interscambio (SdI) war die Vorlage, der viele andere folgten.
Polen hat einen völlig anderen Weg gewählt.
KSeF ist eine einheitliche, staatseigene, zentrale Plattform. Es gibt keinen Marktplatz zertifizierter Anbieter. Jede polnische B2B-Rechnung läuft über ein System, betrieben vom Finanzministerium, mit einem einzigen XML-Schema – der logischen Struktur FA(3). Eine Rechnung existiert rechtlich erst, wenn KSeF sie validiert und eine eindeutige KSeF-Identifikationsnummer vergibt. Dies ist ein Clearance-Modell: Der Staat sieht jede Rechnung, bevor eine der Parteien sie als erledigt betrachtet.
Warum ist das für Ihren AP-Workflow wichtig? Bei den Multi-Plattform-Modellen in Frankreich oder Deutschland haben Sie Optionen – Sie können einen Anbieter wählen, der zu Ihren bestehenden Tools passt. Bei KSeF gibt es genau ein System, in das Sie integrieren müssen. Der Vorteil: Ein Standard bedeutet eine vorhersehbare Datenstruktur. Der Nachteil: Wenn Ihr ERP nicht mit der KSeF-API kommunizieren kann, gibt es keinen alternativen Weg.
Polen war auch schneller als die EU selbst. KSeF wurde erstmals 2021 konzipiert, erhielt 2022 die EU-Ausnahmegenehmigung (Beschluss (EU) 2022/1003 des Rates) und ging 2022 freiwillig in Betrieb – Jahre vor den Fristen des EU-ViDA-Rahmens (Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter) für grenzüberschreitende E-Rechnungen (2030–2035). Das bedeutet, dass Polens Vorschrift älter ist und teilweise über das hinausgeht, was ViDA verlangt. Unternehmen in Polen arbeiten faktisch mit einem Pre-ViDA-Compliance-Modell, das später an EU-weite Standards angepasst werden muss – eine zusätzliche Zukunftssicherung, die in den meisten KSeF-Leitfäden nicht erwähnt wird.
Der Zeitplan: Drei Phasen, eine harte Wahrheit
Die Einführung erfolgt nach Größe. Das Detail, das in den meisten Zeitplänen fehlt: Der 1. Februar bedeutete nicht nur „Großunternehmen müssen ausstellen“. Ab diesem Datum musste jedes polnische Unternehmen mit Umsatzsteuer-ID – unabhängig von seiner Größe – technisch in der Lage sein, Eingangsrechnungen über KSeF zu empfangen. Wenn Sie ein kleines polnisches Unternehmen sind, das von einem großen Lieferanten kauft, brauchten Sie eine Möglichkeit, Ihre eingehenden Rechnungen aus KSeF abzurufen – Monate bevor Ihre eigene Ausstellungspflicht begann.
| Phase | Datum | Wer | Was ändert sich |
|---|---|---|---|
| Phase 1 | 1. Februar 2026 | Großunternehmen: Umsatz 2024 über 200 Mio. PLN (~46 Mio. €) | Müssen alle B2B-Rechnungen über KSeF ausstellen. Jedes Unternehmen unabhängig von der Größe muss ab diesem Datum in der Lage sein, KSeF-Eingangsrechnungen zu empfangen. |
| Phase 2 | 1. April 2026 | Alle übrigen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen (außer Kleinstunternehmer) | Volle Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Transaktionen. PDFs und Papierrechnungen sind für betroffene Transaktionen nicht mehr rechtsgültig. |
| Phase 3 | 1. Januar 2027 | Kleinstunternehmer mit monatlichem Rechnungsumsatz ≤ 10.000 PLN (~2.300 €) | Letzte Gruppe wird einbezogen. Außerdem: Strafverfolgung beginnt und KSeF-Nummer ist in Banküberweisungsreferenzen erforderlich. |
Das gesamte Kalenderjahr 2026 fungiert als Übergangszeit: keine finanziellen Strafen, die Behörden setzen auf Aufklärung und Anpassung. Außerhalb von KSeF ausgestellte Rechnungen, die im System hätten sein müssen, können weiterhin als nicht rechtmäßig ausgestellt gelten – die Strafe enthält nur kein Bußgeld. Das ändert sich am 1. Januar 2027, wenn Sanktionen von bis zu 100 % des Mehrwertsteuerbetrags pro nicht konformer Rechnung gemäß Artikel 106ni des polnischen Umsatzsteuergesetzes durchsetzbar werden.
So verändert KSeF Ihren AP-Workflow Tag für Tag
Vor KSeF sah ein typischer polnischer AP-Workflow so aus: Der Lieferant sendet eine PDF-Rechnung per E-Mail → Der AP-Sachbearbeiter lädt den Anhang herunter → Gibt die Daten manuell ins ERP ein → Leitet zur Genehmigung weiter → Plant die Zahlung.
Mit KSeF reißt das erste Glied dieser Kette. Der Lieferant übermittelt eine strukturierte XML-Datei an KSeF. Die Plattform validiert sie – prüft die XML-Schema-Konformität und die Berechtigung des Ausstellers – und vergibt eine KSeF-Nummer. Der Käufer erhält die Rechnung nicht vom Lieferanten. Der Käufer ruft sie aus KSeF ab, entweder über die KSeF-Steuerzahleranwendung (Aplikacja Podatnika KSeF), die KSeF-Integration seines ERPs oder einen Intermediär.
Dies ist eine grundlegende Neuverkabelung der Kreditorenbuchhaltung. In der Praxis ändert sich Folgendes:
Rechnungen kommen als strukturierte Daten, nicht als PDFs
Das FA(3)-XML-Schema enthält über 300 definierte Felder: NIP (Steueridentifikationsnummer), Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Positionen mit Nettobeträgen und Umsatzsteuersätzen, Zahlungsbedingungen und eine eindeutige KSeF-ID. Dies sind maschinenlesbare Daten – kein Dokumentenbild. Für AP-Teams bedeutet dies, dass Rechnungskopf- und Positionsdaten direkt in Ihr ERP fließen können, ohne manuelle Erfassung – vorausgesetzt, Ihr AP-System kann XML verarbeiten und nicht nur PDFs parsen.
Zustimmung des Käufers (zgoda odbiorcy) nicht mehr erforderlich
Unter KSeF 1.0 (freiwillige Phase) musste der Käufer dem Erhalt von Rechnungen im strukturierten Format zustimmen – ein Konzept namens zgoda odbiorcy (Käuferzustimmung). Ohne Zustimmung reichte der Aussteller die Rechnung zwar bei KSeF ein, musste aber zusätzlich eine PDF- oder Papierkopie übermitteln. Unter dem verpflichtenden KSeF 2.0-Regime ist die vorherige Zustimmung des Käufers nicht mehr erforderlich. Sobald einer Rechnung eine KSeF-Nummer zugewiesen wurde, gilt sie rechtlich als dem Käufer zugestellt – vorausgesetzt, die NIP des Käufers ist korrekt angegeben. Schluss mit Streitigkeiten à la „Ich habe sie nicht erhalten". Die Rechnung existiert in KSeF, und es liegt in Ihrer Verantwortung, sie abzurufen.
KSeF-Nummer wird zum Anker für alle nachgelagerten Prozesse
Die eindeutige KSeF-Identifikationsnummer, die jeder Rechnung zugewiesen wird, ist keine optionale Metadaten – sie ist die rechtliche Identität der Rechnung. Ab Januar 2027 muss diese Nummer in den Banküberweisungsreferenzen erscheinen. Wenn Ihr Zahlungssystem sie nicht enthält, kann die Überweisung im Rahmen des polnischen Split-Payment-Mechanismus (podzielona płatność) abgelehnt werden. Für AP-Teams: Jeder Rechnungsdatensatz in Ihrem ERP muss nun sowohl die interne Rechnungsnummer des Lieferanten als auch die KSeF-Nummer erfassen. Dies sind unterschiedliche Identifikatoren mit unterschiedlichen Zwecken, und sie stehen nicht immer in einer Eins-zu-eins-Beziehung.
Offline-Modus fügt zeitliche Variable hinzu
KSeF 2.0 enthält einen permanenten Offline-Modus (Offline24): Ist KSeF nicht verfügbar, können Unternehmen strukturierte Rechnungen außerhalb der Plattform ausstellen, sofern sie bis zum nächsten Werktag mit korrektem QR-Code übermittelt werden. Das gesetzliche Ausstellungsdatum der Rechnung bleibt jedoch das Datum im Feld P_1 – nicht das KSeF-Übermittlungsdatum. Eine am Freitag datierte Rechnung, die KSeF am Montag erhält, gilt rechtlich als am Freitag ausgestellt. AP-Teams müssen diese zeitliche Lücke bei der Erfassung des Eingangsdatums berücksichtigen, insbesondere bei Monatsabschlüssen, wo eine eintägige Verzögerung eine Rechnung in einen anderen Abrechnungszeitraum verschieben kann.
Die versteckte Chance: KSeF-XML sind bereits strukturierte Daten. Vor KSeF musste ein AP-Team beim Erhalt einer polnischen Rechnung Daten aus einem PDF extrahieren – manuell oder mit Extraktionstools. Mit KSeF liegen die Rechnungsdaten in einer definierten Feldstruktur vor. Die meisten ERPs bilden KSeF-XML-Felder jedoch nicht automatisch auf ihre AP-Module ab – eine Konfiguration ist nötig. Und wenn ein polnischer Lieferant auch Begleitdokumente sendet – Lieferscheine, Stundenzettel, Verträge –, treffen diese weiterhin als PDFs oder gescannte Bilder neben der strukturierten Rechnung ein. Die Herausforderung verschiebt sich vom „Alles aus PDFs extrahieren" zum „strukturierte XML-Daten mit unstrukturierten Begleitdokumenten abgleichen".
Grenzüberschreitende Komplikationen: Wenn ein polnischer Lieferant einen ausländischen Käufer in Rechnung stellt
Hier schafft KSeF echten operativen Mehraufwand, den die meisten Einführungsleitfäden übergehen.
Polnischer Lieferant → ausländischer Käufer (keine polnische NIP): Der polnische Lieferant muss die Rechnung weiterhin über KSeF ausstellen – auch für innergemeinschaftliche Lieferungen und Exporte. Die Rechnung erhält eine KSeF-Nummer und wird 10 Jahre im KSeF-System archiviert. Der ausländische Käufer hat jedoch keinen Zugriff auf KSeF. Nicht-polnische Unternehmen ohne polnische NIP können sich nicht auf der Plattform anmelden. Daher muss der Lieferant die Rechnung dem Käufer auch auf einem anderen vereinbarten Weg zustellen – in der Regel als PDF mit einem QR-Code, der zur Überprüfung auf den KSeF-Eintrag verlinkt.
Für das AP-Team des ausländischen Käufers ergibt sich ein PDF, das oberflächlich wie eine normale Rechnung aussieht – aber eine KSeF-Nummer enthält, für die das ERP kein Feld hat, und auf eine Plattform verweist, auf die es keinen Zugriff hat. Wenn der Käufer die Echtheit der Rechnung prüfen oder nach Korrekturen suchen muss, ist er vollständig auf den Lieferanten angewiesen. Für ausländische Empfänger gibt es keine Selbstauskunft.
Ausländischer Lieferant → polnischer Käufer: Ausländische Lieferanten ohne polnische Betriebsstätte sind nicht verpflichtet, KSeF zu nutzen. Der polnische Käufer behandelt diese Rechnungen über die Standard-Reverse-Charge-Buchhaltung und meldet sie in seiner JPK_VAT (SAF-T) mit einem speziellen Code für ausländische Rechnungen. Für diese eingehenden ausländischen Rechnungen wird keine KSeF-Nummer generiert. Der Workflow des AP-Teams für nicht-polnische Lieferanten bleibt weitgehend unverändert – zumindest bis die grenzüberschreitenden digitalen Meldevorschriften von ViDA 2030 in Kraft treten.
Die Softwarelandschaft: Was polnische Unternehmen tatsächlich nutzen
Anders als in manchen EU-Ländern, wo E-Rechnung die Auswahl aus einer Liste zertifizierter Anbieter bedeutet, integriert sich KSeF direkt in die Buchhaltungs- und ERP-Software, die Unternehmen bereits einsetzen. Die meisten Plattformen haben während der freiwilligen Phase 2022–2025 KSeF-Module entwickelt. So sieht die Landschaft für AP-Teams aus, die ihre Optionen prüfen:
| Software | Marktposition | KSeF-Bereitschaft | Am besten geeignet für |
|---|---|---|---|
| Comarch ERP Optima | Seit über 20 Jahren dominierendes ERP in Polen | Ausgereifteste KSeF-Implementierung — native FA(3)-Erzeugung, Echtzeit-API-Übermittlung, Offline-Modus mit automatischer Wiederherstellung, Verknüpfung von Korrekturrechnungen | KMU und Mittelstand mit umfassendem Buchhaltungs- + KSeF-Bedarf |
| Sage Symfonia | Starke Präsenz im KMU-Segment, buchhaltungsorientiert | FA(3)-Erzeugung, API-Integration, eingeschränkte Multi-Mandanten-Fähigkeit | KMU im Sage-Ökosystem |
| enova365 | Polnisches Mittelstands-ERP mit modularem Design | FA(3)-Erzeugung, Peppol-Support für grenzüberschreitende EU-Geschäfte, Multi-Mandanten-KSeF-Token-Verwaltung | Mittelständische Unternehmen mit ERP- + KSeF- + Peppol-Bedarf |
| SaldeoSMART | Marktführer für cloudbasierte Dokumenten-Workflows | Schnellster Integrationspfad — fungiert als Vermittler, der Rechnungen in das KSeF-Format umwandelt und Statusmeldungen empfängt | Buchhaltungsbüros und Finanzabteilungen, die eine schnelle Integration ohne API-Entwicklung wünschen |
| wFirma / inFakt | Einzelunternehmer und Kleinstunternehmen | Basis-KSeF-Ausstellung über Weboberfläche | JDG (Einzelunternehmen), Kleinstunternehmer |
| InsERT nexo | Wachsende KMU-Plattform, Cloud-nativ | FA(3)-Erzeugung, starke UX, wettbewerbsfähige Preise | KMU, die eine moderne Cloud-Oberfläche wünschen |
Für Unternehmensanwender bieten SAP (über SAP Document and Reporting Compliance) und Microsoft Dynamics 365 beide KSeF-Module. Große multinationale Konzerne leiten KSeF in der Regel über eine zwischengeschaltete Compliance-Plattform (Vertex, Sovos, EDICOM), anstatt direkte API-Integrationen zu entwickeln.
Wenn Ihr Rechnungsvolumen mehrere Märkte umfasst, suchen Sie nach Plattformen, die sowohl das FA(3)-Schema von KSeF als auch Peppol BIS für den EU-Grenzverkehr unterstützen. enova365 und Unternehmens-Compliance-Plattformen bieten diese duale Unterstützung nativ. Die PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania) wickelt polnische B2G-Transaktionen über Peppol ab – eine separate Pipeline von KSeF B2B.
Was passiert bei Nichteinhaltung
Das polnische Finanzministerium hat ein bewusstes zweistufiges Durchsetzungsmodell entwickelt. Im gesamten Jahr 2026 fallen keine finanziellen Strafen an. Diese Schonfrist gibt Unternehmen Zeit, sich für KSeF zu registrieren, Nutzer zu autorisieren, ihre Software anzubinden und ihre Arbeitsabläufe zu stabilisieren. Allerdings können Rechnungen, die außerhalb von KSeF ausgestellt werden, wenn die Pflicht gilt, weiterhin als nicht rechtsgültig ausgestellt gelten – das bedeutet, der Empfänger kann keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Das ist eine Kostensteigerung von 23 % auf jede nicht konforme Eingangsrechnung, mit oder ohne Bußgeld.
Ab dem 1. Januar 2027 tritt die Strafstruktur gemäß dem KSeF-Gesetz in Kraft:
- Bis zu 100 % des Mehrwertsteuerbetrags auf jede Rechnung, die außerhalb von KSeF ausgestellt wird, wenn die Pflicht besteht. Eine einzelne Rechnung über 50.000 PLN mit 23 % Mehrwertsteuer enthält 11.500 PLN Steuer – und eine gleich hohe Strafe.
- Bis zu 18,7 % des Rechnungsbruttobetrags für mehrwertsteuerbefreite Rechnungen, die außerhalb des Systems ausgestellt werden.
- Strafen für verspätete Offline-Übermittlung bei Nichteinhaltung der Frist zur Übermittlung von Offline-Rechnungen bis zum nächsten Werktag.
Das Ministerium hat erklärt, dass die Strafen verhältnismäßig und einzelfallbezogen angewendet werden – die Höchstbeträge sind Obergrenzen, keine automatischen Bußgelder. Aber allein das Risiko blockierter Vorsteuerabzüge macht die Nichteinhaltung für jedes Unternehmen, das mehr als eine Handvoll B2B-Rechnungen pro Monat ausstellt, kommerziell untragbar.
Häufig gestellte Fragen
Wann genau wird KSeF für mein Unternehmen verpflichtend?
Wenn Ihr Umsatz 2024 200 Mio. PLN (~46 Mio. €) überstieg, begann Ihre Ausstellungspflicht am 1. Februar 2026. Alle anderen mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen (außer Kleinstunternehmer) müssen ab dem 1. April 2026 über KSeF ausstellen. Kleinstunternehmer mit monatlichen Rechnungsumsätzen unter 10.000 PLN haben bis zum 1. Januar 2027 Zeit. Allerdings – jedes in Polen mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen, unabhängig von der Größe, muss ab dem 1. Februar 2026 in der Lage sein, Rechnungen aus KSeF zu empfangen.
Muss ich weiterhin PDF-Rechnungen von polnischen Lieferanten akzeptieren?
Nein — sobald KSeF für Ihren Lieferanten gilt, ist die strukturierte XML-Datei in KSeF die rechtlich gültige Rechnung, nicht das PDF. Ausländische Käufer ohne KSeF-Zugriff erhalten weiterhin PDFs mit QR-Codes als praktische Zustellmethode. Das PDF ist eine Kopie zur Vereinfachung — der KSeF-Eintrag ist das rechtliche Original. Für polnische Inlandskäufer gilt die Rechnung als zugestellt, sobald KSeF ihre Nummer vergibt, sofern Ihre NIP korrekt darauf vermerkt ist.
Kann KSeF eine Rechnung ablehnen?
Ja. KSeF lehnt Rechnungen ab, die die XML-Schema-Validierung nicht bestehen oder von unbefugten Personen eingereicht werden. Es prüft jedoch nicht, ob Rechnungsbeträge, Leistungsbeschreibungen oder Steuerberechnungen korrekt sind — dies bleibt in der Verantwortung der Parteien. KSeF validiert Struktur und Berechtigung, nicht die buchhalterische Richtigkeit.
Was passiert bei falscher Käufer-NIP auf einer Rechnung?
Dies ist der häufigste Fehler unter KSeF. Die Korrektur erfordert ein zweistufiges Verfahren: Zuerst eine Korrekturrechnung „auf Null“ ausstellen, die die Originalrechnung neutralisiert, dann eine neue Rechnung mit der korrekten Käufer-NIP ausstellen. Sie können die NIP nicht einfach im Original aktualisieren. Dieses zweistufige Korrekturverfahren ist strenger als vor KSeF und erfordert eine sorgfältige Nachverfolgung in Ihrem AP-System.
Wie lange werden Rechnungen in KSeF gespeichert?
KSeF archiviert alle eingereichten Rechnungen automatisch für 10 Jahre. Unternehmen können ihre historischen Rechnungen jederzeit über die Plattform abrufen. Das Finanzministerium empfiehlt jedoch, eigene Archive zu führen — die Archivierung in KSeF ist ein Compliance-Dienst, kein Backup für Ihre eigenen Aufzeichnungen.
Unterstützt KSeF Anhänge wie Lieferscheine oder Verträge?
FA(3) enthält ein optionales Anhangelement (Załącznik), jedoch mit strengen Einschränkungen: Es darf nur strukturierte steuerrelevante Daten enthalten, keine freien PDFs, JPGs oder Verträge. Die Nutzung des Anhangelements für Werbematerial, Verträge oder Preislisten kann zum Entzug der Anhangsrechte führen. Begleitdokumente wie Lieferscheine und Stundenzettel laufen weiterhin über separate Kanäle, sodass AP-Teams weiterhin eine Mischung aus strukturiertem KSeF-XML und unstrukturierten Begleitdokumenten verarbeiten müssen.
Wie verhält sich KSeF zu Peppol und EU-E-Rechnungsstandards?
Das FA(3)-Schema von KSeF basiert nicht auf der europäischen Norm EN 16931. Es leitet sich stattdessen von Polens SAF-T (JPK)-Struktur ab. Das bedeutet, KSeF-Rechnungen sind standardmäßig nicht Peppol-kompatibel. Polnische Unternehmen, die auch mit EU-Partnern über Peppol handeln, müssen zwei separate Formate und Übermittlungspipelines verwalten. Die PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania) wickelt polnische B2G-Transaktionen mit Peppol BIS ab – völlig getrennt von KSeF B2B. Einige Tools (enova365, Unternehmens-Compliance-Plattformen) überbrücken beide, aber es gibt keine einheitliche Pipeline.
Welche praktischen Schritte sollte mein AP-Team jetzt unternehmen?
Drei unverzichtbare Schritte: (1) Registrieren Sie Ihr Unternehmen in KSeF und autorisieren Sie die richtigen Personen – ohne dies können Sie keine Rechnungen empfangen. (2) Verbinden Sie eine Software, die KSeF-XML verarbeiten kann – sei es das KSeF-Modul Ihres ERP oder ein Vermittler wie SaldeoSMART. (3) Fügen Sie die KSeF-Nummernverfolgung in Ihren AP-Workflow ein – vom Rechnungseingang bis zur Zahlungsreferenz benötigt die KSeF-Nummer ein eigenes Feld und einen Abstimmungsschritt. Alles andere – Genehmigungsrouting, Kontierung, Zahlungsplanung – baut auf diesen drei Grundlagen auf.
Das große Ganze: Strukturierte E-Rechnung als Hebel für die AP-Effizienz
KSeF wird oft als reine Compliance-Last gesehen – ein weiteres staatliches System, das angebunden werden muss. Diese Sichtweise übersieht etwas Wichtiges.
Vor KSeF, wenn Ihr AP-Team eine polnische Rechnung erhielt, waren die Daten in einer PDF eingeschlossen. Jemand musste manuell den Lieferantennamen, die NIP, die Rechnungsnummer, die Positionen, den Umsatzsteuerausweis und den Gesamtbetrag extrahieren und jedes Feld in das ERP eingeben. Es gibt Tools, die dies automatisieren, indem sie KI nutzen, um Daten aus PDF-Rechnungen zu extrahieren, aber es gibt immer einen Schritt der Datenaufbereitung zwischen dem Dokument und Ihrem System.
Unter KSeF kommen die Rechnungsdaten bereits strukturiert an. Der Extraktionsschritt – für die Rechnung selbst – entfällt. Wo Extraktionstools weiterhin wertvoll sind, ist die Überbrückung der Lücke: Verarbeitung der Begleitdokumente, die KSeF nicht abdeckt (Lieferscheine, Verträge, Stundenzettel), Abgleich von KSeF-XML-Daten mit PDF-Kopien zur Erkennung von Duplikaten und automatische Erfassung von Skonti aus Zahlungsbedingungen, die in den strukturierten Daten enthalten sind.
Die AP-Teams, die KSeF ausschließlich als Compliance-Projekt betrachten, werden den Compliance-Haken setzen. Die Teams, die es als Datenqualitäts-Upgrade begreifen – im Bewusstsein, dass strukturierte Rechnungsdaten regelbasierte Genehmigungsroutinen, schnelleren Monatsabschluss und eine vollautomatische Verarbeitung sauberer Rechnungen ermöglichen – werden neben dem Compliance-Haken einen messbaren Effizienzgewinn erzielen.
Die Frage ist nicht, ob Sie sich an KSeF anbinden müssen. Dieser Zug ist im Februar abgefahren. Die Frage ist, ob Ihr AP-Workflow darauf ausgelegt ist, strukturierte Daten zu verarbeiten, oder ob Sie KSeF-XML wie eine PDF behandeln, die Sie herunterladen und neu eingeben müssen.