So extrahieren Sie japanische Steuererklärungsdaten in Excel
für die schnelle Einreichung (Leitfaden 2026)
Rund 4 Millionen Einzelunternehmer und Freiberufler in Japan reichen jedes Jahr zwischen dem 16. Februar und dem 15. März eine Kakutei Shinkoku (確定申告) ein. Das Formular B (B様式), das sie einreichen – über Blatt 1, Blatt 2 und die ergänzende Einnahmen- und Ausgabenübersicht – enthält über 50 verschiedene Datenfelder: Einnahmensummen, Ausgabenkategorien, sechs Arten von Abzügen mit eigenen Berechnungsbereichen, zu versteuerndes Einkommen, Steuerbeträge und vorausgezahlte Steuergutschriften. Wenn Sie Ihre Unterlagen einem Steuerberater (税理士) übergeben, möchte dieser in der Regel kein Papierformular. Er möchte eine Tabellenkalkulation – eine Zeile pro Steuerjahr, jedes Feld in einer eigenen Spalte, bereit für den Import in seine Analysesoftware. Das manuelle Eintippen jedes Felds dauert etwa zwei Stunden. Mit Extraktion landen dieselben Daten in unter 15 Minuten in Excel – und die Spaltendefinition, die Sie einmal einrichten, funktioniert auch im nächsten Jahr und im Jahr darauf.
Wichtige Erkenntnisse
- Eine japanische Steuererklärung (確定申告書B様式) enthält über 50 Felder auf Blatt 1, Blatt 2 und der Einnahmen- und Ausgabenübersicht – und ob Sie freee, Yayoi oder den NTA-Vorbereitungsbereich verwenden, Ihr Steuerberater tippt jedes Feld dennoch erneut in seine eigene Analysetabelle.
- freee, Yayoi und die NTA rendern denselben Abzugsblock bei leicht unterschiedlichen Zeilenpositionen und Schriftgrößen. Ein vorlagenbasiertes Tool, das auf die Ausgabe von freee kalibriert ist, richtet jedes Feld auf einem Yayoi-Ausdruck falsch aus – weil es Koordinaten liest, nicht die Bedeutung.
- Semantische Extraktion identifiziert „Medizinische Ausgaben-Abzüge (医療費控除)" anhand seiner Beschriftung, nicht anhand seiner Position auf der Seite. Definieren Sie die Spaltennamen einmal, extrahieren Sie die Erklärung jedes Jahres aus jeder Quelle, und eine berechnete Spalte kennzeichnet automatisch Rechenfehler bei Abzügen, bevor die Daten Ihren Steuerberater erreichen.
Was ein japanisches Steuerformular enthält – und was jeder Abschnitt für die Extraktion bedeutet
Die japanische Einkommensteuererklärung für Privatpersonen verwendet das Formular B (確定申告書B様式), herausgegeben von der National Tax Agency (国税庁, NTA) gemäß Artikel 120 des Einkommensteuergesetzes (所得税法第120条). Das Formular besteht aus zwei Blättern und einem ergänzenden Dokument – jedes mit einem eigenen Extraktionsprofil.
Die über 50 Felder des Formulars sind nicht als durchgehende Tabelle angeordnet – sie sind in sieben unabhängige Berechnungsblöcke mit Zwischensummen, Querverweisen zwischen den Blättern und Feldern, die automatisch aus früheren Abschnitten befüllt werden, gegliedert. Manuelle Übertragung aus diesem Layout in Excel ist der Punkt, an dem sich Fehler häufen.
Blatt 1 (第一表): Kernberechnung
- Einkommensblock (収入金額等) – Geschäftseinkommen (事業), Immobilieneinkommen (不動産), Gehaltseinkommen (給与), sonstige Einkünfte (雑). Werte werden aus der Einnahmen- und Ausgabenübersicht übernommen.
- Ausgabenblock (所得金額) – Nettoeinkommen pro Kategorie nach Abzug der notwendigen Ausgaben (必要経費). Jede Einkommensart hat eine eigene Abzeile.
- Abzugsblock (所得から差し引かれる金額) – sieben Abzugsarten in festem Layout: Sozialversicherung (社会保険料控除), Kleinunternehmer-Gegenseitigkeitshilfe (小規模企業共済等), Lebensversicherung (生命保険料控除), Erdbebenversicherung (地震保険料控除), medizinische Kosten (医療費控除), Ehegatte (配偶者控除) und Angehörige (扶養控除). Jede ist eine einzelne Zeile mit einem Wertfeld.
Blatt 2 (第二表) und Einnahmen- und Ausgabenübersicht
- Blatt-2-Felder – Einkommensaufschlüsselung nach Quellenart, Berechnung des Arbeitseinkommens (給与所得の計算), öffentliche Rentenabzüge, Spendenabzüge (寄附金控除), ausländische Steuergutschriften (外国税額控除) sowie Adressen von Angehörigen/Ehepartnern zur Wohnsitzprüfung.
- Einnahmen- und Ausgabenübersicht (収支内訳書 oder 青色申告決算書) – das Einnahmen-Ausgaben-Kontobuch, das in Blatt 1 einfließt. Die weiße Steuererklärung (白色申告) verwendet die vereinfachte Einnahmen- und Ausgabenübersicht (収支内訳書); die blaue Steuererklärung (青色申告) verwendet den detaillierten Buchführungsabschluss (青色申告決算書) mit doppelter Buchführung. Gemäß Artikel 25-2 des Sondermaßnahmengesetzes zur Besteuerung (租税特別措置法第25条の2) haben Einreicher der blauen Steuererklärung Anspruch auf einen Sonderabzug von ¥650.000 – den größten Einzelabzug auf dem Formular.
Die zentrale Extraktionsherausforderung: Der Abzugsblock von Blatt 1 ist ein vertikales Layout mit einer Zeile pro Abzug, während die Einkommensaufschlüsselung von Blatt 2 ein horizontales Layout mit mehreren Spalten ist. Ein vorlagenbasiertes OCR-Tool, das für ein Layout konfiguriert ist, scheitert am anderen. Semantische Extraktion liest jedes Feld nach dem, was es darstellt – „medizinischer Kostenabzug“ ist derselbe Wert, ob er in Zeile 28 von Blatt 1 oder in Zeile 8 einer gedruckten e-Tax-Bestätigung erscheint –, sodass dieselbe Spaltendefinition über beide Blätter, über verschiedene Jahresformulare und über Formulare verschiedener Software (freee, Yayoi oder den NTA-Vorbereitungsbereich) hinweg funktioniert.
Warum Buchhaltungssoftware allein nicht die Tabelle erzeugt, die Ihr Steuerberater benötigt
Die drei dominierenden Buchhaltungsplattformen Japans — freee Accounting (freee会計), Yayoi Accounting (弥生会計) und MoneyForward Cloud Accounting (マネーフォワード クラウド会計) — erzeugen jeweils eine Steuererklärung als Endprodukt: ein PDF- oder e-Tax-XML-Paket, bereit für die elektronische Einreichung. Die Software optimiert auf den Einreichungs-Endpunkt. Was sie nicht erzeugt, ist eine Excel-Arbeitsmappe, in der jede Zeile ein Steuerjahr und jede Spalte ein Feld aus der Erklärung ist — das Format, das ein Steuerberater nutzt, um Anomalien zu erkennen, Jahresvergleiche zu prüfen und zu verifizieren, dass die Abzugssummen auf Blatt 1 mit den Belegübersichten auf Blatt 2 übereinstimmen.
Ein Steuerberater, der Ihre Erklärung prüft, öffnet nicht das PDF und liest es Zeile für Zeile. Er importiert die Daten in seine eigene Analyseschablone — eine Tabelle mit Regeln für die bedingte Formatierung, jahresübergreifenden Abweichungsprüfungen und Schwellenwerten für die Abzugsberechtigung. Wenn Sie ihm ein PDF geben, tippt er die Daten in diese Vorlage. Wenn Sie ihm eine Excel-Datei mit derselben Spaltenstruktur geben, die er bereits verwendet, beginnt die Prüfung sofort.
Es gibt ein zweites Szenario, in dem Software allein nicht ausreicht: Papiererklärungen aus früheren Jahren. Ein Freiberufler, der 2023 und 2024 auf Papier eingereicht hat und 2025 zu freee wechselte, hat zwei Jahre Daten, die nur als gedruckte Formulare in einem Ordner existieren. Wenn der Steuerberater das Einkommen von 2023 mit 2025 vergleichen muss — für einen Kreditantrag, eine Visumsverlängerung oder eine Prüfung — müssen diese Papierformulare digitalisiert werden. Das manuelle Abtippen von zwei Jahren Erklärungen in eine Tabelle dauert etwa zwei Stunden pro Jahr. Extraktion verwandelt zwei Jahre in 30 Minuten Scannen und Spaltendefinition.
Einrichten Ihres Workflows zur Extraktion von Steuererklärungen
Der Workflow, der das erneute Abtippen einer Steuererklärung ersetzt, umfasst drei Schritte. Der erste – das Definieren Ihrer Spalten – ist die einmalige Einrichtung. Ist sie abgeschlossen, funktioniert sie für jede jährliche Steuererklärung, jede Einreichungsmethode und sowohl für weiße als auch für blaue Steuererklärungen.
Definieren Sie Ihre Spalten – einmalig, für jedes Steuerjahr
Geben Sie die Feldnamen genau so ein, wie sie als Spaltenüberschriften erscheinen sollen. Der Standardsatz für Formular B umfasst vier Gruppen: Einnahmefelder – Geschäftseinkommen (事業所得, 収入金額), Immobilieneinkommen (不動産所得), Arbeitseinkommen (給与所得), Sonstiges Einkommen (雑所得); Ausgabenfelder – Notwendige Ausgaben (必要経費), Nettoeinkommen pro Kategorie; Abzugsfelder – Sozialversicherung (社会保険料控除), Lebensversicherung (生命保険料控除), Erdbebenversicherung (地震保険料控除), Medizinische Ausgaben (医療費控除), Ehegattenabzug (配偶者控除), Unterhaltsberechtigte (扶養控除), Grundabzug (基礎控除), Spendenabzug (寄附金控除); Steuerfelder – Steuerpflichtiges Einkommen (課税所得金額), Berechnete Steuer (算出税額), Dividendenanrechnung (配当控除), Ausländische Steueranrechnung (外国税額控除), Vorauszahlung (予定納税額), Quellensteuer (源泉徴収税額), Endsteuerbetrag oder Erstattung (納付税額 oder 還付税額). Dies ist die Benutzerdefinierte Spaltenextraktion: Sie definieren das Ausgabeschema, und die KI ordnet jedes Feld auf dem Formular Ihrer Spalte anhand der semantischen Bedeutung zu – unabhängig davon, ob das Formular von freee (das Abzugsfelder in einer anderen Schriftgröße als Yayoi druckt) oder vom NTA-Vorbereitungsbereich (der bestimmte Blöcke umsortiert) erstellt wurde.
Laden Sie Blatt 1, Blatt 2 und die Einnahmen- und Ausgabenübersicht in einem Batch hoch
Scannen oder fotografieren Sie alle Seiten der Steuererklärung – Blatt 1 (第一表), Blatt 2 (第二表) und die Einnahmen- und Ausgabenübersicht (収支内訳書 oder 青色申告決算書) – und laden Sie sie in einem Upload hoch. Die Batch-Verarbeitung behandelt die gesamte Steuererklärung als einen einzigen Auftrag: Jede Seite wird unabhängig verarbeitet, die KI lokalisiert jedes Feld über die Seiten hinweg, und alle Ergebnisse werden zu einer Zeile in der Tabelle zusammengeführt. Eine typische Steuererklärung umfasst vier bis sechs Seiten – zwei für Blatt 1, eine für Blatt 2 und ein bis drei für die Einnahmen- und Ausgabenübersicht, je nach Anzahl der Einnahmequellen. Der Upload akzeptiert Scans von einem Dokumentenscanner, Fotos von einem Smartphone oder PDF-Exporte aus Buchhaltungssoftware. Bei mehrjährigen Steuererklärungen laden Sie alle Jahre in einem Batch hoch – die KI verarbeitet das Formular jedes Jahres unabhängig und gibt eine Zeile pro Jahr aus.
Exportieren Sie nach Excel und beginnen Sie die Prüfung
Laden Sie die extrahierten Daten als Excel-Datei herunter. Sie haben nun eine Zeile pro Steuerjahr, wobei jedes Formularfeld in einer eigenen Spalte steht – das genaue Format, das ein Steuerberater verwendet. Die Tabelle kann sofort in Yayoi, freee oder MoneyForward importiert werden, um sie mit Ihren Büchern abzugleichen. Wichtiger noch: Fügen Sie eine berechnete Spalte hinzu – „Abzugssumme vs. Blatt-1-Prüfung (Sozialversicherung + Lebensversicherung + Medizinisch + Ehegatte + Unterhalt + Grundabzug + Sonstiges = Gesamtabzüge auf Blatt 1? ‚OK‘ : ‚ABWEICHUNG‘)“ – und die Extraktion kennzeichnet jede arithmetische Abweichung zwischen den einzelnen Abzugsfeldern und der gedruckten Summe, bevor die Daten den Steuerberater erreichen. Ein einzelnes ABWEICHUNG-Flag zeigt Ihnen, welche Zeile genauer geprüft werden muss, statt den Fehler erst beim Abstimmungsgespräch des Steuerberaters zu entdecken.
Dasselbe Spaltenschema funktioniert im nächsten Jahr und für Steuererklärungen, die auf unterschiedliche Weise eingereicht werden – per freee-generiertem PDF, Yayoi-Ausdruck, NTA-Vorbereitungsbereich-Ausgabe oder einem gescannten Exemplar eines handschriftlich ausgefüllten Papierformulars von 2022. Das Formularlayout, das durch die jährlichen Anweisungen der NTA (確定申告の手引き) festgelegt wird, kann sich zwischen den Jahren leicht verschieben, aber die Feldnamen und ihre semantische Bedeutung ändern sich nicht. Was sich jedes Jahr ändert, ist, wie nah die Frist am 15. März liegt – und wenn die Spalten im Januar eingerichtet werden, ist das Einreichungsfenster im Februar für die Überprüfung gedacht, nicht für die Dateneingabe.
Dateien werden sicher verarbeitet und nicht gespeichert.
Umgang mit dem Abzugsblock: Wo manuelle Übertragung schiefgeht
Der Abzugsbereich auf Blatt 1 (所得から差し引かれる金額) ist als vertikale Liste der Abzugsarten angeordnet, jeweils mit einer zweiteiligen Struktur: einem Zahlungsbetrag (支払金額, der im Jahr für diese Kategorie insgesamt gezahlte Betrag) und einem Abzugsbetrag (控除額, der Betrag, der das zu versteuernde Einkommen nach Anwendung der gesetzlichen Höchstgrenzen tatsächlich reduziert). Die Beziehung zwischen beiden ist nicht eins zu eins – jede Abzugsart hat ihre eigene Höchstgrenze und Berechnungsformel, die im Einkommensteuergesetz festgelegt sind. Hier entstehen bei der manuellen Übertragung die meisten Fehler: Ein Übertragender kopiert den Zahlungsbetrag in die Abzugsspalte, wendet die falsche Höchstgrenze an oder überspringt ein Feld ganz, weil das Nummerierungssystem des Formulars es leicht macht, eine Zeile zu verlieren.
| Abzugsart | Japanisch (Formularfeld) | Gesetzliche Obergrenze | Extraktionshinweis |
|---|---|---|---|
| Sozialversicherung | 社会保険料控除 | Voller gezahlter Betrag | Umfasst die nationale Rente (国民年金), Krankenversicherung (国民健康保険) und Arbeitnehmerversicherung. Keine Obergrenze — die Extraktion muss den Zahlungsbetrag unverändert erfassen. |
| Kleinunternehmer-Gegenseitigkeitshilfe | 小規模企業共済等掛金控除 | Voller gezahlter Betrag | iDeCo (イデコ)-Beiträge, Kleinunternehmer-Gegenseitigkeitshilfe (小規模企業共済) und Behindertenunterstützungs-Gegenseitigkeitshilfe (心身障害者扶養共済). Getrennt von der Sozialversicherung. |
| Lebensversicherung | 生命保険料控除 | ¥120.000 insgesamt (über allgemeine, individuelle Renten- und Pflegekategorien, je ¥40.000) | Drei Unterkategorien im Formular. Die Extraktion muss jede Unterkategorie separat erfassen, wenn der Steuerberater eine granulare Aufschlüsselung benötigt. |
| Erdbebenversicherung | 地震保険料控除 | ¥50.000 | Einzelnes Feld; unkompliziert zu extrahieren. Bei älteren Formularen oft mit langfristiger Sachversicherung (長期損害保険料) kombiniert. |
| Medizinische Ausgaben | 医療費控除 | Min(¥2.000.000, tatsächliche Ausgaben − ¥100.000 oder 5 % des Einkommens) | Zwei Felder im Formular: gesamte gezahlte medizinische Ausgaben (支払医療費) und Versicherungserstattungen (保険金等補填額). Der Abzugsbetrag wird berechnet. Die Extraktion muss beide Eingaben erfassen, um die Berechnung zu überprüfen. |
| Ehegattenabzug | 配偶者控除 | ¥380.000 (allgemein) bis ¥480.000 (älterer Ehegatte, 70+) | Hängt von der Einkommensklasse des Ehegatten und dem Einkommen des Steuerpflichtigen ab. Das Formularfeld ist ein einzelner Abzugsbetrag — die Qualifikationsbedingungen stehen auf Blatt 2. |
| Unterhaltsberechtigte | 扶養控除 | ¥380.000–¥630.000 pro Unterhaltsberechtigtem (altersabhängig) | Mehrere Zeilen für Unterhaltsberechtigte auf Blatt 2. Blatt 1 zeigt den aggregierten Abzugsgesamtbetrag. Die Kreuzprüfung zwischen beiden Blättern erkennt Fehllesungen. |
Jede Abzugsart belegt eine feste Zeilenposition im Formular — Sozialversicherung ist immer Zeile 21, Lebensversicherung Zeile 24, medizinische Ausgaben Zeile 27 — aber der gedruckte Wert unterscheidet sich für jeden Steuerpflichtigen. Ein vorlagenbasiertes OCR-Tool, das „Zeile 21, Spalte 3" als Sozialversicherungsabzug liest, scheitert an einem von Yayoi generierten Formular, bei dem der Abzugsblock aufgrund einer anderen Schriftart um eine Zeile nach unten verschoben ist. Semantische Extraktion liest „das Feld mit der Bezeichnung 社会保険料控除" — seine Position auf der Seite ist irrelevant.
Die berechnete Spalte, die jeden Abzugsfehler erkennt: Definieren Sie eine Prüfspalte — „Abzugskreuzprüfung (Blatt-1-Gesamtsumme vs. Summe der Einzelfelder — Übereinstimmung? 'OK' : 'PRÜFEN')". Die Extraktion summiert jedes einzelne Abzugsfeld und vergleicht es mit der gedruckten Gesamtsumme auf Blatt 1. Ein einziges PRÜFEN in einer Reihe von OKs zeigt Ihnen, dass ein Abzugsfeld falsch gelesen wurde — und die Tabellenkalkulation ermöglicht es Ihnen, genau dieses Feld zu korrigieren, anstatt die gesamte Abzugsspalte erneut zu prüfen. Bei einem Grenzsteuersatz von 20 % bedeuten übersehene ¥50.000 medizinische Abzüge ¥10.000 unnötige Steuern — und die Prüfspalte erkennt dies, bevor der Steuerberater es tut.
Extrahierte Daten in den Workflow Ihres Steuerberaters übernehmen
Die extrahierte Excel-Datei lässt sich direkt in den Workflow eines japanischen Steuerberaters integrieren. Die meisten Steuerberater nutzen eine von drei Plattformen – Yayoi Tax (弥生シリーズ), TKC (FX2/MX-Serie) oder MJS Accounting (会計大将) – und alle drei unterstützen CSV-Importe mit individuellem Feld-Mapping. Die extrahierte Tabelle wird zur Arbeitsgrundlage des Steuerberaters: CSV öffnen, Spalten dem internen Kontenplan zuordnen, und die Daten fließen direkt in die Prüfungsvorlage. Kein Abtippen, kein Umweg über Drucken-Scannen-OCR.
Für Freiberufler, die über mehrere Jahre arbeiten, liefert die Mehrjahres-Extraktion einen Datensatz, der bisher nur mit stundenlanger Handarbeit möglich war: Jahresvergleich in derselben Zeile. Tabelle öffnen, nach Jahr sortieren, und jede Spalte wird zu einer Zeitreihe – Umsatzwachstum in Spalte B, Abzugsnutzung in Spalte H, effektiver Steuersatz in Spalte Q. Ein Steuerberater, der drei Jahreserklärungen prüft, erkennt einen Umsatzrückgang von 300.000 ¥ im Jahr 2024 gegenüber 2023 und eine Erholung 2025 in unter 30 Sekunden, wenn die Daten bereits in Spalten vorliegen. Sind sie auf drei PDFs verteilt, dauert derselbe Vergleich fünf Minuten pro Feld – und die meisten Felder bleiben ungeprüft.
Yayoi (弥生). Der Marktführer unter den Steuerberaterkanzleien. Die Yayoi Tax Suite akzeptiert CSV-Importe für die Migration von Mandantendaten – Mandantendatei öffnen, „外部データ取込" (externer Datenimport) wählen, CSV auswählen und Spalten den Kontofeldern von Yayoi zuordnen. Die Spaltennamen der Extraktion (z. B. „Social Insurance Deduction") lassen sich ohne Umbenennung direkt den Abzugskategorien von Yayoi zuordnen.
TKC (FX2/MX). Die dominierende Plattform für mittelgroße Steuerberaterkanzleien. Das Datenmigrationsprogramm von TKC akzeptiert formatierte CSVs mit Spaltenüberschriften – die extrahierten Daten entsprechen der erwarteten Feldreihenfolge von TKC, wenn die Extraktionsspalten in der Standardreihenfolge von TKC definiert sind. Für Kanzleien, die pro Saison über 100 Mandantenerklärungen bearbeiten, multipliziert sich die Zeitersparnis: 15 Minuten pro Erklärung bei 100 Mandanten ergeben 25 Stunden, die im kürzesten Monat des Jahres zurückgewonnen werden.
MJS Accounting (会計大将). Weit verbreitet sowohl in internen Buchhaltungsabteilungen als auch bei freiberuflichen Steuerberatern. Import über die Funktion „他システムデータ取込" – die Excel-Ausgabe der Extraktion lässt sich ohne Zwischenformatkonvertierung direkt importieren. Die automatischen Prüfungen von MJS (fehlerhafte Abzugssummen, fehlende Pflichtfelder) werden auf den importierten Spaltendaten ausgelöst und bieten eine zweite Validierungsebene nach der eigenen Prüfung der berechneten Spalte durch die Extraktion.
Die Extraktions-Pipeline verbindet sich auch mit den Quelldokumenten, die der Steuererklärung zugrunde liegen. Die Umsatzsummen in Ihrer Steuererklärung stammen aus Rechnungen – und die Extraktion von Daten aus japanischen Rechnungen (請求書) in dieselbe Tabelle gibt dem Steuerberater eine direkte Verbindung von einzelnen Transaktionen zu den Gesamtsummen der Erklärung. Die Ausgabensummen stammen aus Bankbuch-Einträgen – und die Extraktion von Bankbuchdaten (通帳) in Excel erstellt das Journal, das die Ausgabenbeträge in der Einnahmen- und Ausgabenübersicht validiert. Eine Steuererklärung mit extrahierbaren Belegdokumenten ist prüfbar. Eine ohne sie ist eine bloße Behauptung auf Papier.
Die gleiche Extraktionslogik gilt für Steuerbehörden mit ähnlichen Formularen — UK SA100-Selbstauskunft-Extraktion folgt beispielsweise einem identischen Workflow: Spalten für die Felder der Erklärung definieren, die Formularseiten hochladen und eine Excel-Zeile pro Steuerjahr erhalten. Die Sprache des Formulars und die Namen der Abzüge ändern sich — das Extraktionsprinzip und der Effizienzgewinn gegenüber manueller Eingabe jedoch nicht.
Häufig gestellte Fragen
Kann die KI-Extraktion Steuererklärungen verarbeiten, die von verschiedenen Buchhaltungssoftware erstellt wurden?
Ja — und das ist der Kernvorteil der semantischen Extraktion gegenüber template-basierter OCR. Eine von freee erstellte Steuererklärung druckt Abzugsfelder in einer serifenlosen Schrift mit rechtsbündigem Gesamtbetragsfeld. Eine von Yayoi erstellte Erklärung verwendet eine Serifenschrift mit leicht anderem Zeilenabstand. Eine aus dem NTA-Vorbereitungsbereich gedruckte Erklärung folgt einem weiteren Layout mit anderem Abschnittsüberschrift-Stil. Ein für freees Layout konfiguriertes Template würde jedes Feld auf einem Yayoi-Ausdruck falsch ausrichten. Semantische Extraktion liest „den Wert, der mit 課税所得金額 (steuerpflichtiges Einkommen) beschriftet ist" — Schriftart, Zeilenposition und Ausrichtung auf der Seite sind irrelevant. Laden Sie Erklärungen von freee, Yayoi und der NTA-Website in derselben Batch hoch, und die Ausgabespalte „Steuerpflichtiges Einkommen" enthält den korrekten Wert aus jeder.
Was ist mit handschriftlichen Korrekturen oder Anmerkungen auf einer gedruckten Steuererklärung?
Die Extraktion mit Vision-Modellen kann handschriftlichen Text neben gedruckten Feldern lesen — so wird eine Randnotiz des Steuerberaters wie „控除追加 ¥45.000" (Abzug ¥45.000 hinzufügen) oder ein Häkchen neben einem Feld als zusätzlicher Kontext erfasst. Handschrift, die gedruckte Gitterlinien kreuzt, schräg geschrieben ist oder verblassten Bleistift verwendet, ist jedoch weniger zuverlässig. Bei Erklärungen mit kritischen handschriftlichen Korrekturen — etwa einem in Rotstift geschriebenen geänderten Abzugsbetrag — überprüfen Sie diese spezifischen Felder manuell, bevor Sie die Tabelle an den Steuerberater senden. Die Extraktion übernimmt die Masse der gedruckten Felder; die manuelle Prüfung beschränkt sich auf die handschriftlichen Ausnahmen, nicht auf das gesamte Formular.
Kann ich mehrere Jahre an Erklärungen in einem Batch extrahieren und eine Zeile pro Jahr erhalten?
Ja. Laden Sie alle Jahre an Erklärungen — 2023, 2024 und 2025 — in einem Batch hoch. Die Extraktion verarbeitet die Formularseiten jedes Jahres unabhängig und gibt eine Zeile pro Steuerjahr in der zusammengeführten Tabelle aus. Das in Schritt 1 definierte Spaltenschema gilt einheitlich für alle Jahre. Für einen Drei-Jahres-Vergleich bedeutet das etwa 15 gescannte Seiten (fünf pro Jahr), einen einzigen Batch-Upload und eine Excel-Ausgabe mit drei Zeilen — eine pro Jahr, alle Spalten ausgerichtet. Manuelles Abtippen für dieselben drei Jahre würde fast sechs Stunden dauern; die Extraktion benötigt 15 Minuten Scannen plus Verarbeitungszeit.
Was ist, wenn meine Steuererklärung sowohl Geschäftseinkünfte als auch Arbeitseinkünfte (Gehalt aus einem Nebenjob) enthält?
Das Formular B ist für Steuerpflichtige mit mehreren Einkunftsarten konzipiert – das ist der Normalfall, kein Sonderfall. Wenn Sie Geschäftseinkünfte (事業所得) aus freiberuflicher Tätigkeit und Arbeitseinkünfte (給与所得) aus einem Teilzeitjob haben, erscheinen beide im selben Formular: Die Arbeitseinkünfte werden im 給与-Abschnitt auf Blatt 2 erfasst, die Geschäftseinkünfte im 事業-Abschnitt auf Blatt 1, und die Nettosummen fließen in das kombinierte Einkommensfeld. Die Extraktion erfasst beides. Bei Arbeitseinkünften stammen die wichtigsten Quellzahlen aus der Lohnsteuerbescheinigung (源泉徴収票, gensen chōshūhyō), die der Arbeitgeber ausstellt – wenn Sie sowohl die Steuererklärung als auch die Lohnsteuerbescheinigung haben, gibt die Extraktion beider Dokumente in dieselbe Tabelle dem Steuerberater das vollständige Bild: was der Arbeitgeber gemeldet hat vs. was in der endgültigen Erklärung aufgeführt wurde.
Berücksichtigt die Extraktion den Unterschied zwischen weißer Steuererklärung (白色申告) und blauer Steuererklärung (青色申告)?
Ja. Das Formular B (B様式) selbst ist für weiße und blaue Steuererklärungen identisch – der Unterschied liegt in den ergänzenden Dokumenten. Bei der weißen Steuererklärung wird die Einnahmen- und Ausgabenübersicht (収支内訳書) beigefügt, eine einfache einseitige Zusammenfassung von Einnahmen und Ausgaben. Bei der blauen Steuererklärung wird der Buchführungsabschluss (青色申告決算書) beigefügt, der eine Bilanz (貸借対照表), eine Gewinn- und Verlustrechnung (損益計算書) und eine detaillierte Aufschlüsselung der Ausgaben nach Kategorien enthält. Beide Dokumente können zusammen mit der Steuererklärung im selben Batch hochgeladen werden. Die Extraktion liest die Felder jedes Dokuments unabhängig – die Bilanzfelder des Buchführungsabschlusses (Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Eigenkapital) erscheinen als zusätzliche Spalten in der Ausgabe, über die Standardfelder des Formulars B hinaus.
Muss ich die Originaldokumente der Steuererklärung nach der Extraktion weiterhin aufbewahren?
Nach dem japanischen Elektronischen Buchführungsgesetz (電子帳簿保存法) können gescannte Kopien von Steuerdokumenten als rechtlich zulässige Aufzeichnungen dienen, sofern sie bestimmte Auflösungs- und Zeitstempelanforderungen erfüllen – die Änderung von 2022 hat die Anforderungen für die elektronische Aufbewahrung erheblich gelockert. Die National Tax Agency (国税庁) kann jedoch bei einer Steuerprüfung (税務調査) die Originaldokumente anfordern, insbesondere für die Belege hinter den Abzügen. Beste Praxis für Freiberufler und Steuerberater: Extrahieren Sie die Steuererklärungsdaten für den Analyse-Workflow in Excel, bewahren Sie aber die Original-Papier- oder PDF-Erklärungen für den gesetzlichen Aufbewahrungszeitraum auf – sieben Jahre für blaue Steuererklärungen (青色申告), fünf Jahre für weiße Steuererklärungen (白色申告), gemäß Artikel 231-2 des Einkommensteuergesetzes. Die Extraktion ersetzt den manuellen Dateneingabeschritt – sie ersetzt nicht die gesetzliche Aufbewahrungspflicht.
Den Februar dem Prüfen widmen statt der Dateneingabe
Das japanische Steuererklärungsfenster — vom 16. Februar bis 15. März für die Einkommensteuer (所得税の確定申告) — ist gesetzlich festgelegt. Jedes Jahr stehen 4 Millionen Einzelunternehmer und Freiberufler vor derselben Frist mit derselben Abfolge: Belege, Sparbücher, Versicherungsbescheinigungen und Nachweise für Abzüge des Jahres sammeln; die Einnahmen- und Ausgabenübersicht erstellen; die Steuererklärung ausfüllen oder generieren — und, falls mit einem Steuerberater zusammengearbeitet wird, einen Stapel Dokumente übergeben, den der Steuerberater anschließend in sein eigenes System abtippt.
Der hier beschriebene Extraktions-Workflow eliminiert den Abtippschritt auf beiden Seiten. Für den Freiberufler ersetzt ein Nachmittag Scannen zwei Stunden manueller Feldübertragung. Für den Steuerberater ersetzt ein CSV-Import die Dateneingabe pro Mandant — und die im geschäftigsten Monat des Jahres gewonnene Zeit verschiebt sich von Tipparbeit zu Analyse. Die Spalte zur Abzugsprüfung fängt Rechenfehler ab, bevor sie auf dem Schreibtisch des Steuerberaters landen. Das Spaltenschema, einmal definiert, funktioniert für jedes folgende Steuerjahr. Und die Tabellenausgabe — eine Zeile pro Jahr, jedes Feld ausgerichtet — wird zum Datensatz, den der Steuerberater tatsächlich benötigt: strukturiert, prüfbar und bereit für die Vergleichsarbeit, die sein Honorar rechtfertigt.
Was sich jedes Jahr ändert, ist nicht die Formularstruktur — der jährliche Steuerleitfaden der NTA (確定申告の手引き) behält dasselbe Feldlayout, dieselbe Abzugsreihenfolge und dieselbe Berechnungslogik bei, mit nur geringfügigen Aktualisierungen für Steuerreform-Anpassungen. Was sich ändert, ist, wie nah Sie dem 15. März sind und wie viel vom vorangegangenen Monat Sie damit verbracht haben, Zahlen abzutippen, die bereits auf Papier gedruckt waren.