So extrahieren Sie japanische Steuererklärungsdaten in Excel
für die schnelle Einreichung (Leitfaden 2026)
Rund 4 Millionen Einzelunternehmer und Freiberufler in Japan reichen jedes Jahr zwischen dem 16. Februar und dem 15. März eine Kakutei Shinkoku (確定申告) ein. Das von ihnen verwendete Formular B (B様式) – bestehend aus Blatt 1, Blatt 2 und der ergänzenden Einkommensaufstellung – enthält über 50 verschiedene Datenfelder: Gesamteinnahmen, Ausgabenkategorien, sechs Arten von Abzügen mit eigenen Berechnungsbereichen, zu versteuerndes Einkommen, Steuerbeträge und vorausgezahlte Steuergutschriften. Wenn Sie Ihre Unterlagen einem Steuerberater (税理士) übergeben, möchte dieser in der Regel kein Papierformular. Er möchte eine Tabelle – eine Zeile pro Steuerjahr, jedes Feld in einer eigenen Spalte, bereit zum Import in seine Analysesoftware. Das manuelle Abtippen jedes einzelnen Feldes dauert etwa zwei Stunden. Mit einer Extraktion landen dieselben Daten in unter 15 Minuten in Excel – und die einmal eingerichtete Spaltendefinition funktioniert im nächsten Jahr und im Jahr darauf weiter.
Die wichtigsten Erkenntnisse
- Eine japanische Steuererklärung (確定申告書B様式) enthält über 50 Felder auf Blatt 1, Blatt 2 und der Einkommensaufstellung – und egal, ob Sie freee, Yayoi oder den NTA-Vorbereitungsbereich nutzen, Ihr Steuerberater gibt jedes Feld dennoch manuell in seine eigene Analysetabelle ein.
- freee, Yayoi und die NTA stellen denselben Abzugsblock in leicht unterschiedlichen Zeilenpositionen und Schriftgrößen dar. Ein vorlagenbasiertes Tool, das auf die Ausgabe von freee kalibriert ist, verschiebt jedes Feld bei einem Yayoi-Ausdruck – weil es Koordinaten und nicht die Bedeutung liest.
- Die semantische Extraktion identifiziert „Krankheitskostenabzug (医療費控除)“ anhand seiner Bezeichnung, nicht seiner Position auf der Seite. Definieren Sie die Spaltennamen einmal, extrahieren Sie die Erklärung jedes Jahres aus jeder Quelle, und eine berechnete Spalte markiert automatisch Rechenfehler bei den Abzügen, bevor die Daten Ihren Steuerberater erreichen.
Was ein japanisches Steuerformular enthält – und was jeder Abschnitt für die Extraktion bedeutet
Die japanische Einkommensteuererklärung für natürliche Personen verwendet das Formular B (確定申告書B様式), herausgegeben von der Nationalen Steuerbehörde (国税庁, NTA) gemäß Artikel 120 des Einkommensteuergesetzes (所得税法第120条). Das Formular besteht aus zwei Blättern und einem Anhang – jedes mit einem eigenen Extraktionsprofil.
Die über 50 Felder des Formulars sind nicht als durchgehende Tabelle angeordnet – sie sind in sieben unabhängige Berechnungsblöcke mit Zwischensummen, Querverweisen zwischen den Blättern und Feldern unterteilt, die sich automatisch aus früheren Abschnitten füllen. Die manuelle Übertragung aus diesem Layout in Excel ist die Hauptfehlerquelle.
Blatt 1 (第一表): Kernberechnung
- Einkommensblock (収入金額等) – Betriebseinkünfte (事業), Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung (不動産), Arbeitseinkünfte (給与), sonstige Einkünfte (雑). Werte werden aus der Gewinn- und Verlustrechnung übernommen.
- Ausgabenblock (所得金額) – Nettoeinkommen pro Kategorie nach Abzug der notwendigen Ausgaben (必要経費). Jede Einkunftsart hat eine eigene Abzugszeile.
- Abzugsblock (所得から差し引かれる金額) – sieben Abzugsarten in festem Layout: Sozialversicherungsbeiträge (社会保険料控除), Kleinunternehmer-Versicherung (小規模企業共済等), Lebensversicherung (生命保険料控除), Erdbebenversicherung (地震保険料控除), Krankheitskosten (医療費控除), Ehegattenfreibetrag (配偶者控除) und Unterhaltsfreibetrag (扶養控除). Jeder ist eine einzelne Zeile mit einem Wertfeld.
Blatt 2 (第二表) und Gewinn- und Verlustrechnung
- Felder von Blatt 2 – Einkommensaufschlüsselung nach Quellenart, Berechnung der Arbeitseinkünfte (給与所得の計算), Abzüge für öffentliche Renten, Spendenabzüge (寄附金控除), ausländische Steuergutschriften (外国税額控除) sowie Adressen von Angehörigen/Ehegatten zur Wohnsitzprüfung.
- Gewinn- und Verlustrechnung (収支内訳書 oder 青色申告決算書) – das Einnahmen-Ausgaben-Konto, das in Blatt 1 einfließt. Bei der weißen Steuererklärung (白色申告) wird die vereinfachte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (収支内訳書) verwendet; bei der blauen Steuererklärung (青色申告) der detaillierte Jahresabschluss (青色申告決算書) mit doppelter Buchführung. Gemäß Artikel 25-2 des Gesetzes über besondere Steuermaßnahmen (租税特別措置法第25条の2) haben Nutzer der blauen Steuererklärung Anspruch auf einen Sonderabzug von 650.000 Yen – den größten Einzelabzug im Formular.
Die zentrale Extraktionsherausforderung: Der Abzugsblock von Blatt 1 hat ein vertikales Layout mit einer Zeile pro Abzug, während die Einkommensaufschlüsselung von Blatt 2 ein horizontales Layout mit mehreren Spalten aufweist. Ein vorlagenbasiertes OCR-Tool, das für ein Layout konfiguriert ist, scheitert am anderen. Die semantische Extraktion liest jedes Feld nach seiner Bedeutung – „Krankheitskostenabzug“ ist derselbe Wert, egal ob er in Zeile 28 von Blatt 1 oder in Zeile 8 einer gedruckten e-Tax-Bestätigung erscheint – daher funktioniert dieselbe Spaltendefinition über beide Blätter, über verschiedene Formularlayouts verschiedener Jahre und über Formulare, die von unterschiedlicher Software (freee, Yayoi oder der eigenen Vorbereitungsecke der NTA) erstellt wurden.
Warum Buchhaltungssoftware allein nicht die Tabelle liefert, die Ihr Steuerberater braucht
Die drei dominierenden Buchhaltungsplattformen Japans – freee Accounting (freee会計), Yayoi Accounting (弥生会計) und MoneyForward Cloud Accounting (マネーフォワード クラウド会計) – erstellen jeweils eine Steuererklärung als Endprodukt: ein PDF- oder e-Tax-XML-Paket, bereit zur elektronischen Einreichung. Die Software ist auf den Abgabezweck optimiert. Was sie nicht liefert, ist eine Excel-Arbeitsmappe, in der jede Zeile ein Steuerjahr und jede Spalte ein Feld aus der Erklärung ist – das Format, das ein Steuerberater nutzt, um Anomalien zu erkennen, Trends im Jahresvergleich zu prüfen und zu verifizieren, dass die Abzugssummen auf Blatt 1 mit den Belegen auf Blatt 2 übereinstimmen.
Ein Steuerberater, der Ihre Erklärung prüft, öffnet nicht das PDF und liest es Zeile für Zeile. Er importiert die Daten in seine eigene Analysevorlage – eine Tabelle mit Regeln für bedingte Formatierung, Abweichungsprüfungen über Jahre hinweg und Schwellenwerten für die Abzugsfähigkeit. Wenn Sie ihm ein PDF geben, tippt er die Daten in diese Vorlage ab. Wenn Sie ihm eine Excel-Datei mit der gleichen Spaltenstruktur geben, die er bereits verwendet, beginnt die Prüfung sofort.
Es gibt ein zweites Szenario, in dem Software allein nicht ausreicht: Papiererklärungen aus Vorjahren. Ein Freiberufler, der 2023 und 2024 auf Papier eingereicht hat und 2025 auf freee umgestiegen ist, hat zwei Jahre Daten, die nur als Ausdrucke in einem Ordner existieren. Wenn der Steuerberater das Einkommen von 2023 mit dem von 2025 vergleichen muss – für einen Kreditantrag, eine Visumsverlängerung oder eine Betriebsprüfung – müssen diese Papierformulare digitalisiert werden. Das manuelle Abtippen von zwei Jahren Steuererklärungen in eine Tabelle dauert etwa zwei Stunden pro Jahr. Die Extraktion verwandelt zwei Jahre in 30 Minuten Scannen und Spaltendefinition.
Einrichten Ihres Workflows zur Steuererklärungsextraktion
Der Workflow, der das Abtippen einer Steuererklärung ersetzt, besteht aus drei Schritten. Der erste – das Definieren Ihrer Spalten – ist die einmalige Einrichtung. Ist dies erledigt, funktioniert es für jede Jahreserklärung, jede Einreichungsmethode und sowohl für weiße als auch für blaue Erklärungen.
Definieren Sie Ihre Spalten – einmalig, für jedes Steuerjahr
Geben Sie die Feldnamen genau so ein, wie sie als Spaltenüberschriften erscheinen sollen. Der Standardsatz für Formular B umfasst vier Gruppen: Einnahmefelder – Geschäftseinkünfte (事業所得, 収入金額), Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung (不動産所得), Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit (給与所得), Sonstige Einkünfte (雑所得); Ausgabenfelder – Notwendige Ausgaben (必要経費), Nettoeinkünfte pro Kategorie; Abzugsfelder – Sozialversicherung (社会保険料控除), Lebensversicherung (生命保険料控除), Erdbebenversicherung (地震保険料控除), Krankheitskosten (医療費控除), Ehegattenabzug (配偶者控除), Unterhaltsberechtigte (扶養控除), Grundfreibetrag (基礎控除), Spendenabzug (寄附金控除); Steuerfelder – Steuerpflichtiges Einkommen (課税所得金額), Berechnete Steuer (算出税額), Dividendenanrechnung (配当控除), Ausländische Steueranrechnung (外国税額控除), Vorauszahlungen (予定納税額), Quellensteuer (源泉徴収税額), Endgültige Steuerschuld oder -erstattung (納付税額 or 還付税額). Dies ist die Benutzerdefinierte Spaltenextraktion: Sie definieren das Ausgabeschema, und die KI ordnet jedes Feld auf dem Formular Ihrer Spalte anhand der semantischen Bedeutung zu – unabhängig davon, ob das Formular von freee (das Abzugsfelder in einer anderen Schriftgröße als Yayoi druckt) oder von der Vorbereitungsecke des NTA (das bestimmte Blöcke umsortiert) erstellt wurde.
Laden Sie Blatt 1, Blatt 2 und die Gewinn- und Verlustrechnung in einem Batch hoch
Scannen oder fotografieren Sie alle Seiten der Steuererklärung – Blatt 1 (第一表), Blatt 2 (第二表) und die Gewinn- und Verlustrechnung (収支内訳書 oder 青色申告決算書) – und laden Sie sie in einem Upload hoch. Die Batch-Verarbeitung behandelt die gesamte Erklärung als einen einzigen Auftrag: Jede Seite wird unabhängig verarbeitet, die KI lokalisiert jedes Feld auf den Seiten, und alle Ergebnisse werden in einer Zeile der Tabelle zusammengeführt. Eine typische Erklärung umfasst vier bis sechs Seiten – zwei für Blatt 1, eine für Blatt 2 und ein bis drei für die Gewinn- und Verlustrechnung, abhängig von der Anzahl der Einnahmequellen. Der Upload akzeptiert Scans von einem Dokumentenscanner, mit einem Smartphone aufgenommene Fotos oder PDF-Exporte aus Buchhaltungssoftware. Für mehrjährige Erklärungen laden Sie alle Jahre in einem Batch hoch – die KI verarbeitet jedes Jahresformular unabhängig und gibt eine Zeile pro Jahr aus.
Exportieren Sie nach Excel und beginnen Sie mit der Prüfung
Laden Sie die extrahierten Daten als Excel-Datei herunter. Sie haben nun eine Zeile pro Steuerjahr, wobei jedes Formularfeld in einer eigenen Spalte steht – genau das Format, das ein Steuerberater verwendet. Die Tabelle kann sofort in Yayoi, freee oder MoneyForward importiert werden, um sie mit Ihren Büchern abzugleichen. Noch wichtiger: Fügen Sie eine berechnete Spalte hinzu – „Abzugssumme vs. Blatt-1-Prüfung (Sozialversicherung + Lebensversicherung + Krankheitskosten + Ehegatte + Unterhalt + Grundbetrag + Sonstige = Gesamtabzüge auf Blatt 1? 'OK' : 'FEHLER')" – und die Extraktion markiert jede arithmetische Abweichung zwischen den einzelnen Abzugsfeldern und der gedruckten Summe, bevor die Daten den Steuerberater erreichen. Ein einzelner FEHLER-Hinweis zeigt Ihnen, welche Zeile einer zweiten Prüfung bedarf, anstatt den Fehler erst während des Abstimmungsgesprächs des Steuerberaters zu entdecken.
Das gleiche Spaltenschema funktioniert auch im nächsten Jahr und für Steuererklärungen, die auf unterschiedlichen Wegen eingereicht werden – freee-generiertes PDF, Yayoi-Ausdruck, NTA-Vorbereitungsassistent oder ein eingescanntes handschriftliches Papierformular von 2022. Das Formularlayout, das den jährlichen Anweisungen der NTA (確定申告の手引き) folgt, kann von Jahr zu Jahr leicht variieren, aber die Feldnamen und ihre semantische Bedeutung ändern sich nicht. Was sich jedes Jahr ändert, ist die Nähe zum 15. März – und wenn die Spalten im Januar eingerichtet werden, ist das Februar-Fenster für die Überprüfung da, nicht für die Dateneingabe.
Dateien werden sicher verarbeitet und nicht gespeichert.
Der Abzugsblock: Wo die manuelle Übertragung schiefgeht
Der Abzugsbereich auf Blatt 1 (所得から差し引かれる金額) ist als vertikale Liste von Abzugsarten angeordnet, jede mit einer zweiteiligen Struktur: einem Zahlungsbetrag (支払金額, der im Jahr für diese Kategorie insgesamt gezahlte Betrag) und einem Abzugsbetrag (控除額, der Betrag, der nach Anwendung gesetzlicher Höchstgrenzen tatsächlich das zu versteuernde Einkommen mindert). Die Beziehung zwischen beiden ist nicht eins zu eins – jede Abzugsart hat ihre eigene Höchstgrenze und Berechnungsformel, die im Einkommensteuergesetz festgelegt sind. Hier passieren bei der manuellen Übertragung die meisten Fehler: Ein Übertragender kopiert den Zahlungsbetrag in die Abzugsspalte, wendet die falsche Höchstgrenze an oder überspringt ein Feld ganz, weil das Nummerierungssystem des Formulars es leicht macht, eine Zeile zu verlieren.
| Abzugsart | Japanisch (Formularfeld) | Gesetzliche Obergrenze | Extraktionshinweis |
|---|---|---|---|
| Sozialversicherung | 社会保険料控除 | Vollständig gezahlter Betrag | Umfasst die nationale Rente (国民年金), die Krankenversicherung (国民健康保険) und die Angestelltenversicherung. Keine Obergrenze – die Extraktion muss den Zahlungsbetrag unverändert erfassen. |
| Kleinunternehmer-Gegenseitigkeitshilfe | 小規模企業共済等掛金控除 | Vollständig gezahlter Betrag | iDeCo (イデコ)-Beiträge, Kleinunternehmer-Gegenseitigkeitshilfe (小規模企業共済) und Behindertenunterstützungs-Gegenseitigkeitshilfe (心身障害者扶養共済). Getrennt von der Sozialversicherung. |
| Lebensversicherung | 生命保険料控除 | ¥120.000 insgesamt (aufgeteilt auf allgemeine, private Renten- und Pflegekategorien, je ¥40.000) | Drei Unterkategorien im Formular. Die Extraktion muss jede Unterkategorie separat erfassen, wenn der Buchhalter eine detaillierte Aufschlüsselung benötigt. |
| Erdbebenversicherung | 地震保険料控除 | ¥50.000 | Einzelfeld; unkompliziert zu extrahieren. Bei älteren Formularen oft mit der langfristigen Schadenversicherung (長期損害保険料) kombiniert. |
| Medizinische Ausgaben | 医療費控除 | Min(¥2.000.000, tatsächliche Ausgaben − ¥100.000 oder 5 % des Einkommens) | Zwei Felder im Formular: gezahlte medizinische Ausgaben gesamt (支払医療費) und Versicherungserstattungen (保険金等補填額). Der Abzugsbetrag wird berechnet. Die Extraktion muss beide Eingaben erfassen, um die Berechnung zu überprüfen. |
| Ehegattenabzug | 配偶者控除 | ¥380.000 (allgemein) bis ¥480.000 (älterer Ehegatte, 70+) | Hängt von der Einkommensstufe des Ehegatten und dem Einkommen des Steuerpflichtigen ab. Das Formularfeld ist ein einzelner Abzugsbetrag – die Qualifikationsbedingungen befinden sich auf Blatt 2. |
| Unterhaltsberechtigte | 扶養控除 | ¥380.000–¥630.000 pro unterhaltsberechtigter Person (altersabhängig) | Mehrere Zeilen für Unterhaltsberechtigte auf Blatt 2. Blatt 1 zeigt den aggregierten Abzugsbetrag. Die Kreuzvalidierung zwischen den beiden Blättern erkennt Fehlerfassungen. |
Jede Abzugsart hat eine feste Zeilenposition im Formular – die Sozialversicherung ist immer Zeile 21, die Lebensversicherung Zeile 24, die medizinischen Ausgaben Zeile 27 – aber der gedruckte Wert unterscheidet sich für jeden Steuerpflichtigen. Ein vorlagenbasiertes OCR-Tool, das „Zeile 21, Spalte 3" als Sozialversicherungsabzug liest, wird bei einem Yayoi-generierten Formular versagen, bei dem der Abzugsblock aufgrund einer anderen Schriftart um eine Zeile nach unten verschoben ist. Die semantische Extraktion liest „das mit 社会保険料控除 beschriftete Feld" – seine Position auf der Seite ist irrelevant.
Die berechnete Spalte, die jeden Abzugsfehler erkennt: Definieren Sie eine Prüfspalte – „Abzugskreuzcheck (Blatt 1 Gesamt vs. Summe der Einzelfelder – Übereinstimmung? 'OK' : 'PRÜFEN')". Die Extraktion summiert jedes einzelne Abzugsfeld und vergleicht es mit dem gedruckten Gesamtbetrag auf Blatt 1. Ein einziges „PRÜFEN" in einer Reihe von „OKs" zeigt Ihnen, dass ein Abzugsfeld falsch erfasst wurde – und die Tabelle ermöglicht es Ihnen, genau dieses eine Feld zu korrigieren, anstatt die gesamte Abzugsspalte erneut zu prüfen. Bei einem Grenzsteuersatz von 20 % bedeuten übersehene ¥50.000 medizinische Ausgaben ¥10.000 unnötige Steuern – und die Prüfspalte erkennt dies, bevor der Buchhalter es tut.
Extrahierte Daten in den Workflow Ihres Steuerberaters einbinden
Die extrahierte Excel-Datei fügt sich direkt in den Arbeitsablauf eines japanischen Steuerberaters ein. Die meisten Steuerberater nutzen eine von drei Plattformen – Yayoi Tax (弥生シリーズ), TKC (FX2/MX-Serie) oder MJS Accounting (会計大将) – und alle drei akzeptieren CSV-Importe mit benutzerdefiniertem Feld-Mapping. Die extrahierte Tabelle wird zur Eingabe des Steuerberaters: CSV öffnen, Spalten auf das interne Kontenplan abbilden, und die Daten fließen direkt in die Prüfungsvorlage. Kein Abtippen, kein Umweg über Drucken-Scannen-OCR.
Für Freiberufler, die über mehrere Jahre arbeiten, liefert die mehrjährige Extraktion einen Datensatz, der zuvor nur mit stundenlanger Handarbeit möglich war: jahrgangsübergreifender Vergleich in einer Zeile. Tabelle öffnen, nach Jahr sortieren, und jede Spalte wird zu einer Zeitreihe – Umsatzwachstum in Spalte B, Abzugsnutzung in Spalte H, effektiver Steuersatz in Spalte Q. Ein Steuerberater, der drei Jahre Steuererklärungen prüft, erkennt einen Umsatzrückgang von 300.000 ¥ im Jahr 2024 gegenüber 2023 und eine Erholung 2025 in unter 30 Sekunden, wenn die Daten bereits in Spalten vorliegen. Sind sie auf drei PDFs verteilt, dauert derselbe Vergleich fünf Minuten pro Feld – und die meisten Felder bleiben ungeprüft.
Yayoi (弥生). Der Marktführer unter den Steuerberaterkanzleien. Die Yayoi Tax Suite akzeptiert CSV-Importe für die Migration von Mandantendaten – Mandantendatei öffnen, „外部データ取込" (externer Datenimport) auswählen, CSV wählen und Spalten auf Yayoi-Kontofelder abbilden. Die Spaltennamen der Extraktion (z. B. „Sozialversicherungsabzug") lassen sich ohne Umbenennung direkt auf Yayoi-Abzugskategorien abbilden.
TKC (FX2/MX). Die dominierende Plattform für mittelgroße Steuerberaterkanzleien. Das Datenmigrations-Tool von TKC akzeptiert formatierte CSV mit Spaltenüberschriften – die extrahierte Ausgabe entspricht der erwarteten Feldreihenfolge von TKC, wenn die Extraktionsspalten in der TKC-Standardsequenz definiert sind. Für Kanzleien, die pro Saison über 100 Mandantenabschlüsse bearbeiten, vervielfachen sich die Zeitersparnisse: 15 Minuten pro Abschluss bei 100 Mandanten ergeben 25 Stunden gewonnene Zeit im kürzesten Monat des Jahres.
MJS Accounting (会計大将). Weit verbreitet sowohl in internen Buchhaltungsabteilungen als auch bei freien Steuerberatern. Import über die Funktion „他システムデータ取込" – die extrahierte Excel-Ausgabe wird ohne Zwischenformatkonvertierung direkt importiert. Die automatischen Prüfungen von MJS (fehlerhafte Abzugssummen, fehlende Pflichtfelder) werden auf die importierten Spaltendaten angewendet und bieten eine zweite Validierungsebene nach der eigenen berechneten Spaltenprüfung der Extraktion.
Die Extraktionspipeline verbindet sich auch mit den Quelldokumenten, die in die Steuererklärung einfließen. Die Umsatzsummen in Ihrer Steuererklärung stammen aus Rechnungen – und das Extrahieren von Daten aus japanischen Rechnungen (請求書) in dieselbe Tabelle gibt dem Steuerberater eine direkte Verbindung von Einzeltransaktionen zu den aggregierten Zahlen in der Erklärung. Die Ausgabensummen stammen aus Bankbuch-Einträgen – und das Extrahieren von Bankbuchdaten (通帳) in Excel erstellt das Journal, das die Ausgabenbeträge in der Gewinn- und Verlustrechnung validiert. Eine Steuererklärung mit extrahierbaren Belegen ist prüfbar. Eine ohne ist eine bloße Behauptung auf Papier.
Die gleiche Extraktionslogik gilt für Steuerhoheitsgebiete mit ähnlichen Formularen – die Extraktion der UK-SA100-Selbstveranlagung folgt beispielsweise einem identischen Workflow: Spalten für die Felder der Steuererklärung definieren, die Formularseiten hochladen und eine Excel-Zeile pro Steuerjahr erhalten. Die Sprache des Formulars und die Namen der Abzüge ändern sich – das Extraktionsprinzip und der Effizienzgewinn gegenüber der manuellen Eingabe jedoch nicht.
Häufig gestellte Fragen
Kann die KI-Extraktion Steuererklärungen verarbeiten, die von verschiedenen Buchhaltungsprogrammen erstellt wurden?
Ja – und das ist der Kernvorteil der semantischen Extraktion gegenüber der vorlagenbasierten OCR. Eine von freee erstellte Steuererklärung druckt Abzugsfelder in einer serifenlosen Schriftart mit rechtsbündigem Gesamtbetragsfeld. Eine von Yayoi erstellte Erklärung verwendet eine Serifenschrift mit einem etwas anderen Zeilenabstand. Ein aus der NTA-Vorbereitungsecke gedrucktes Formular folgt wiederum einem anderen Layout mit einem anderen Abschnitts-Header-Stil. Eine für freees Layout konfigurierte Vorlage würde bei einem Yayoi-Ausdruck jedes Feld falsch ausrichten. Die semantische Extraktion liest „den Wert, der als 課税所得金額 (steuerpflichtiges Einkommen) bezeichnet wird" – seine Schriftart, Zeilenposition und Ausrichtung auf der Seite sind irrelevant. Laden Sie Erklärungen von freee, Yayoi und der NTA-Website im selben Batch hoch, und die Ausgabespalte „Steuerpflichtiges Einkommen" enthält den korrekten Wert aus jeder Erklärung.
Was ist mit handschriftlichen Korrekturen oder Anmerkungen auf einer gedruckten Steuererklärung?
Die auf einem Vision-Modell basierende Extraktion kann handschriftlichen Text neben gedruckten Feldern lesen – so wird eine Randnotiz eines Steuerberaters wie „控除追加 ¥45.000" (Abzug hinzufügen ¥45.000) oder ein Häkchen neben einem Feld als zusätzlicher Kontext erfasst. Handschriften, die gedruckte Gitterlinien kreuzen, schräg geschrieben sind oder verblassten Bleistift verwenden, sind jedoch weniger zuverlässig. Bei Erklärungen mit kritischen handschriftlichen Korrekturen – wie einem korrigierten Abzugsbetrag in Rot – überprüfen Sie diese spezifischen Felder manuell, bevor Sie die Tabelle an den Steuerberater senden. Die Extraktion erledigt die Masse der gedruckten Felder; die manuelle Prüfung beschränkt sich auf die handschriftlichen Ausnahmen, nicht auf das gesamte Formular.
Kann ich mehrere Jahre an Erklärungen in einem Batch extrahieren und eine Zeile pro Jahr erhalten?
Ja. Laden Sie alle Jahrgänge – 2023, 2024 und 2025 – in einem Batch hoch. Die Extraktion verarbeitet die Formularseiten jedes Jahres unabhängig und gibt in der zusammengeführten Tabelle eine Zeile pro Steuerjahr aus. Das in Schritt 1 definierte Spaltenschema gilt einheitlich für alle Jahre. Für einen Dreijahresvergleich bedeutet dies etwa 15 gescannte Seiten (fünf pro Jahr), einen einzigen Batch-Upload und eine Excel-Ausgabe mit drei Zeilen – eine pro Jahr, alle Spalten ausgerichtet. Das manuelle Abtippen derselben drei Jahre würde fast sechs Stunden dauern; die Extraktion benötigt 15 Minuten Scannen plus Verarbeitungszeit.
Was ist, wenn meine Steuererklärung sowohl Einkünfte aus Gewerbebetrieb als auch Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit (Gehalt aus einem Nebenjob) enthält?
Das Formular B ist für Personen mit mehreren Einkunftsarten konzipiert – das ist der Normalfall, kein Sonderfall. Wenn Sie Einkünfte aus Gewerbebetrieb (事業所得) aus freiberuflicher Tätigkeit und Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit (給与所得) aus einem Teilzeitjob haben, erscheinen beide im selben Formular: Die Daten zu den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit kommen in den 給与-Abschnitt auf Blatt 2, die Einkünfte aus Gewerbebetrieb in den 事業-Abschnitt auf Blatt 1, und die Nettobeträge fließen in das kombinierte Einkommensfeld. Die Extraktion erfasst beide. Bei Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit stammen die wichtigsten Quellenzahlen vom Lohnsteuerbescheid (源泉徴収票, gensen chōshūhyō), der vom Arbeitgeber ausgestellt wird – wenn Sie sowohl die Steuererklärung als auch den Lohnsteuerbescheid haben, ergibt die Extraktion beider in dieselbe Tabelle für den Steuerberater ein vollständiges Bild: was der Arbeitgeber gemeldet hat vs. was in der endgültigen Erklärung stand.
Berücksichtigt die Extraktion den Unterschied zwischen der weißen (白色申告) und der blauen (青色申告) Steuererklärung?
Ja. Das Formular B (B様式) selbst ist für beide Steuererklärungsarten gleich – der Unterschied liegt in den ergänzenden Unterlagen. Personen mit weißer Erklärung reichen die Einnahmen- und Ausgabenaufstellung (収支内訳書) ein, eine einfachere einseitige Zusammenfassung. Personen mit blauer Erklärung reichen den Jahresabschluss für die blaue Steuererklärung (青色申告決算書) ein, der eine Bilanz (貸借対照表), eine Gewinn- und Verlustrechnung (損益計算書) und eine detaillierte Ausgabenaufschlüsselung nach Kategorien enthält. Beide Dokumente können zusammen mit der Steuererklärung selbst im selben Batch hochgeladen werden. Die Extraktion liest die Felder jedes Dokuments unabhängig – die Bilanzfelder der blauen Erklärung (Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Eigenkapital) erscheinen als zusätzliche Spalten in der Ausgabe, über die Standardfelder des Formulars B hinaus.
Muss ich die Originaldokumente der Steuererklärung nach der Extraktion weiterhin aufbewahren?
Nach dem japanischen Gesetz zur elektronischen Buchführung (電子帳簿保存法) können gescannte Kopien von Steuerdokumente als rechtlich zulässige Aufzeichnungen dienen, wenn sie bestimmte Auflösungs- und Zeitstempelanforderungen erfüllen – die Novelle von 2022 hat die Anforderungen für die elektronische Aufbewahrung deutlich gelockert. Allerdings kann die Nationale Steuerbehörde (国税庁) bei einer Steuerprüfung (税務調査) die Originaldokumente anfordern, insbesondere für die Belege zu Abzügen. Beste Praxis für sowohl Freiberufler als auch Steuerberater: Extrahieren Sie die Steuererklärungsdaten für den Analyse-Workflow in Excel, bewahren Sie aber die Original-Papier- oder PDF-Steuererklärungen für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist auf – sieben Jahre für Personen mit blauer Steuererklärung (青色申告), fünf Jahre für Personen mit weißer Steuererklärung (白色申告), gemäß Artikel 231-2 des Einkommensteuergesetzes. Die Extraktion ersetzt den Schritt der manuellen Dateneingabe – sie ersetzt nicht die gesetzliche Aufbewahrungspflicht.
Februar zum Monat der Prüfung machen, nicht der Dateneingabe
Das japanische Steuererklärungsfenster — 16. Februar bis 15. März für die Einkommensteuer (所得税の確定申告) — ist gesetzlich festgelegt. Jedes Jahr stehen 4 Millionen Einzelunternehmer und Freiberufler vor derselben Frist mit derselben Abfolge: die Belege, Kontoauszüge, Versicherungsbescheinigungen und Nachweise für Abzüge des Jahres sammeln; die Gewinn- und Verlustrechnung erstellen; die Steuererklärung ausfüllen oder generieren — und, falls mit einem Steuerberater zusammengearbeitet wird, einen Stapel Dokumente übergeben, die der Berater dann in sein eigenes System überträgt.
Der hier beschriebene Extraktionsworkflow eliminiert den Übertragungsschritt auf beiden Seiten. Für den Freelancer ersetzt ein Nachmittag Scannen zwei Stunden manuelle Feldübertragung. Für den Steuerberater ersetzt ein CSV-Import die Dateneingabe pro Mandant — und die im geschäftigsten Monat des Jahres gewonnene Zeit verlagert sich von Tipparbeit auf Analyse. Die Spalte zur Abzugsprüfung fängt Rechenfehler ab, bevor sie den Schreibtisch des Beraters erreichen. Das einmal definierte Spaltenschema funktioniert für jedes folgende Steuerjahr. Und die Tabellenausgabe — eine Zeile pro Jahr, jedes Feld ausgerichtet — wird zum Datensatz, den der Berater tatsächlich braucht: strukturiert, prüfbar und bereit für die Vergleichsarbeit, die sein Honorar rechtfertigt.
Was sich jedes Jahr ändert, ist nicht die Formularstruktur — der jährliche Steuerleitfaden der NTA (確定申告の手引き) behält dasselbe Feldlayout, dieselbe Abzugsreihenfolge und dieselbe Berechnungslogik bei, mit nur geringfügigen Aktualisierungen für Steuerreformanpassungen. Was sich ändert, ist, wie nah Sie am 15. März sind und wie viel des vorangegangenen Monats Sie damit verbracht haben, Zahlen abzutippen, die bereits auf Papier gedruckt waren.