Reconciliação do Anexo 02 do IVA do Sri Lanka
começa na fatura

O que é o Schedule 02 e onde ele alimenta a declaração

O VAT Schedule 02 é o anexo de entrada para compras locais no Sri Lanka. Ele fica ao lado do Schedule 01 (imposto de saída), Schedule 03 (importações), Schedule 04 (notas de crédito e débito) e dos anexos de exportação e insumos presumidos. O Schedule 02 não é um documento que você cria. Ele é um anexo à declaração mensal ou trimestral de VAT, e suas colunas vêm diretamente do modelo do próprio Inland Revenue Department.

O Quick Guide to filing VAT do IRD define nove campos para o anexo de IVA de entrada. Vale a pena lê-los como uma especificação, porque cada um deles precisa ser obtido de uma fatura que nunca foi criada para corresponder a eles.

O anexo não funciona sozinho. O valor total das compras locais do Schedule 02 é levado para o cage I da declaração, e o total do IVA para o cage 6. A soma da coluna Disallowed VAT se junta aos valores não permitidos do Schedule 03 e é declarada no cage 8. Notas de crédito e débito do lado da compra ficam no Schedule 04 e ajustam os totais de compra em vez de formar um grupo separado.

O Schedule 02 é a evidência do IVA de entrada que você credita. Se as linhas estiverem erradas, os valores da declaração construídos sobre elas estarão errados na mesma direção.

Desde 1º de julho de 2025, declarações e anexos devem ser enviados eletronicamente pelo portal e-Services da IRD; o envio manual exige aprovação prévia da IRD. Isso elimina a alternativa em papel. O que você preparar precisa estar pronto para upload antes de o portal ser relevante.

Onde os campos das faturas de fornecedores e do Schedule 02 divergem

Os nove campos são simples por si só. A dificuldade é que a fatura fiscal de um fornecedor raramente os apresenta nesse formato, e alguns dos descompassos são fáceis de cometer sem perceber.

Valor da compra exclui IVA. A maioria das faturas torna o total a pagar o número mais proeminente na página, e é nesse número que o olho pousa primeiro. O Schedule 02 quer o valor antes do IVA. Inserir o valor bruto onde o campo espera o líquido e cada valor subsequente, incluindo a verificação de IVA contra a fatura, concordará consigo mesmo enquanto estará errado.

O TIN do fornecedor tem nove dígitos. É o número de identificação fiscal do fornecedor, não um número de registro da empresa e não um número de telefone. Se um fornecedor imprime seus detalhes de registro de IVA em uma nota de rodapé em vez de uma caixa rotulada, o campo ainda precisa conter esses nove dígitos, porque a IRD vincula compras a fornecedores por esse identificador.

O Tax Invoice No precisa corresponder, caractere por caractere. O número que você insere é comparado com o número que o fornecedor informou. Sob a especificação revisada de fatura fiscal, o número de série segue um formato estruturado (ano, mês, um código de organização e um serial numérico), e quaisquer espaços ou caracteres transpostos transformam uma fatura genuína em um registro sem correspondência.

A Invoice Date é MM/DD/YYYY no arquivo. Documentos do Sri Lanka comumente mostram DD/MM/YYYY. Redigitar uma data é onde 03/04 e 04/03 trocam silenciosamente, o que importa porque a data ajuda a decidir a alíquota e o período.

No r/srilanka, um empresário descreveu a carga de conciliação nos mesmos termos: "Faturas, anexos de IVA, detalhes de fornecedores, informações de exportação/alfândega, notas de crédito etc... e se algo não corresponder, você basicamente está vasculhando Excel, o ERP, e-mails e documentos tentando descobrir o que deu errado" e perguntou se alguém havia encontrado uma maneira de "pegar incompatibilidades ou itens faltantes antes de enviar para o RAMIS" (r/srilanka). A dor não é a velocidade de digitação. É não saber, antes do envio, quais linhas estão erradas. É nessa etapa que a conciliação da declaração de IVA é ganha ou perdida.

A taxa e a data que definem o valor do IVA

O Valor do IVA não é um campo que você pode copiar de um total. Ele deve ser igual ao valor da compra multiplicado pela alíquota em vigor na data da fatura. Essa regra se torna uma armadilha real na mudança de alíquota. O IRD confirma que a alíquota padrão do IVA passou para 18% com efeito a partir de 1º de janeiro de 2024, acima dos 15%, que se aplicava aos períodos tributáveis de 1º de setembro de 2022 a 31 de dezembro de 2023 (IRD, Imposto sobre o Valor Agregado).

Um lote preparado após a mudança convida a um erro específico: aplicar 18% a tudo, incluindo faturas datadas antes de 1º de janeiro de 2024 que foram cobradas a 15%. A validação do próprio arquivo do cronograma espera que o valor do IVA se mova com a alíquota para a data da fatura, então uma alíquota uniforme produz linhas que a aritmética não pode aceitar.

A mesma data da fatura decide a qual período tributável uma compra pertence. Uma compra registrada no período errado não é um problema de arredondamento, é uma declaração que cai fora da janela na qual o IVA de entrada de compras locais pode ser reivindicado. O calendário de declaração do IRD aumenta a pressão: o pagamento de um mês vence até o dia 20 do mês seguinte, enquanto a própria declaração vence até o último dia desse mês seguinte. A janela de preparação é curta e abre antes de muitos fornecedores terminarem de declarar o próprio lado.

Um fluxo de trabalho de IVA comparável, orientado por prazos, aparece no ciclo de preparação mensal do UVA na Alemanha, onde a mesma lógica se aplica: a etapa de declaração é rápida, e a etapa de extração é o que consome o calendário.

Notas de crédito, duplicatas e as duas vias do RAMIS

Duas coisas afastam os totais do Schedule 02 de uma simples soma de compras, e ambas são tratadas fora das linhas de fatura.

Notas de crédito e débito são o Schedule 04. Uma nota de crédito fiscal reduz o valor da compra e o VAT; uma nota de débito fiscal os aumenta. O schedule tem um indicador "Emitido por Mim": o fornecedor insere "Y" para uma nota que emitiu, e o comprador insere "N" para a mesma nota. Uma nota de crédito inserida com o sinal errado, ou tratada como outra compra, não apenas distorce uma linha. Ela altera o total que flui para a declaração.

O RAMIS agora tem duas fontes para registros de compra. Quando um fornecedor transmite dados de fatura pela Web API do IRD, os Schedule 01 e Schedule 04 do fornecedor populam automaticamente o Schedule 02 e o Schedule 04 do comprador no RAMIS. O comprador deve revisar e aprová-los, após o que o status se torna "Matched". Compras de fornecedores que não integraram a Web API são enviadas como arquivo Excel (CSV) ou pela interface de Envio de Registro de Schedule. Registros enviados não podem ser editados ou excluídos, e qualquer correção precisa passar por uma nota de crédito ou débito fiscal (aviso do IRD sobre integração de dados de fatura de VAT).

O risco de duplicidade é estrutural. A mesma compra pode aparecer uma vez na via preenchida automaticamente e novamente no arquivo que você envia, e parecerá duas compras até que os totais se recusem a reconciliar.

Isso é um fluxo de trabalho que a etapa de preparação precisa antecipar, não um recurso que qualquer ferramenta de extração forneça. O que a etapa de preparação pode fazer é dar a cada linha uma fonte e um status, para que uma duplicata seja visível antes de chegar ao RAMIS.

Quem prepara o quê

Em muitas PMEs do Sri Lanka, uma única pessoa acumula as duas funções, mas o trabalho se divide em duas tarefas que falham de maneiras diferentes.

• O contador ou assistente de contabilidade reúne as faturas fiscais de fornecedores e notas de crédito do período e as transforma em linhas: TIN do fornecedor, número da fatura, data da fatura, descrição, valor excluindo VAT e VAT. Este é o trabalho de extração.
• O contador ou preparador de impostos revisa essas linhas, decide se algum VAT é não dedutível, concilia os totais com cage I e cage 6, aprova os registros pré-preenchidos no RAMIS e envia a declaração. Este é o trabalho de julgamento e envio.

A transferência entre eles é onde horas desaparecem. Entregar uma pasta de PDFs empurra a extração para a pessoa cujo tempo é mais caro. Entregar uma planilha estruturada com as nove colunas já preenchidas, além de uma coluna de arquivo-fonte e uma coluna de exceções, permite que o preparador gaste tempo em julgamento em vez de redigitar.

Transformando faturas nas nove colunas para revisão

Esta é a parte onde nomear suas colunas de saída resolve a maior parte do mapeamento, e é onde a preparação do Schedule 02 realmente acontece. O ImageToTable.ai usa Extração de Colunas Personalizadas: em vez de desenhar caixas ao redor dos campos ou criar um modelo por formato de fornecedor, você digita os nomes das colunas desejadas, e a IA lê cada documento e localiza o valor correspondente pelo significado, não pela posição. Os nomes das colunas que você digita se tornam os cabeçalhos da tabela de saída.

Por causa disso, a abordagem mais limpa é nomear as colunas de acordo com os próprios campos do IRD: "TIN do Fornecedor", "Nº da Fatura Fiscal", "Data da Fatura", "Nome do Fornecedor", "Descrição", "Valor da compra" e "Valor do VAT". Um fornecedor que escreve "Nº da Fatura" e outro que escreve "Número da Fatura Fiscal" ambos resolvem para a mesma coluna, e a saída chega já moldada como o cronograma, em vez de um despejo de faturas. Se seu primeiro objetivo é simplesmente uma planilha funcional, você pode extrair dados de faturas para Excel e renomear depois.

Envie as faturas do período juntas. A ferramenta é prioritária em lote: processa vários arquivos e os mescla em uma única planilha Excel, uma linha por documento, então o lote é uma operação única em vez de uma fatura repetida. O mesmo padrão lida com um mês de faturas de fornecedores em formatos mistos em outras jurisdições, e extração de faturas fiscais específica por país para um regime de VAT diferente.

Dois tipos de coluna fazem um trabalho útil neste lote. coluna calculada permite que a IA calcule enquanto extrai, então uma coluna como Verificação de VAT (Valor do VAT = Valor da compra × 18%?) pode sinalizar as linhas onde o VAT impresso não corresponde ao valor na taxa esperada, que é exatamente onde o erro de taxa e data aparece. coluna inferida permite que a IA preencha um valor que o documento não imprime, por exemplo uma coluna Tipo de Documento (opções: Fatura Fiscal/Nota de Crédito), para que as notas de crédito possam ser separadas das compras em uma única passagem em vez de duas classificações manuais.

Antes de a planilha sair da etapa de preparação, revise-a por exceção, em vez de linha por linha. A revisão assistida por Bbox destaca a origem de um valor na fatura original quando você clica na célula, de modo que um TIN incorreto ou um valor de VAT extraído da linha errada fica visível sem reler a página. Em seguida, trabalhe as verificações que capturam erros sistemáticos: filtre por Document Type, confirme se as notas de crédito têm o sinal correto, ordene por VAT Check e inspecione as linhas sinalizadas, e procure por células em branco em Supplier's TIN ou Tax Invoice No.

Mantenha as colunas operacionais no workbook de revisão e fora do upload oficial: uma coluna Source File para que cada linha rastreie uma fatura, uma coluna de status que indica se uma linha é preenchida automaticamente no RAMIS ou precisa de envio, uma coluna de verificação de duplicatas e um motivo de exceção. O arquivo oficial Schedule 02 contém apenas os nove campos. O workbook de revisão é o que permite ao preparador concordar com a população completa antes de qualquer envio.

Para um período, a preparação ocorre nesta ordem.

O que esta abordagem faz e o que não faz

Seja preciso sobre o limite. A etapa de extração produz as linhas: o TIN do fornecedor, número da fatura, data da fatura, descrição, valor excluindo IVA e IVA, em colunas nomeadas para os campos do Schedule 02, com rastreamento de origem e verificações anexados. É aí que a responsabilidade da ferramenta termina.

Ela não envia um cronograma ao RAMIS, aprova ou concilia registros, nem altera um status. Ela não decide se o IVA de entrada é dedutível ou quanto deve ser desconsiderado, porque isso é uma questão contábil e de IVA sobre o fornecimento, não uma questão de extração de dados. Ela não faz a correção fiscal da nota de crédito ou débito e não substitui um consultor tributário quando uma questão de tratamento não pode ser resolvida pelos registros e pela orientação atual do IRD.

As etapas manuais que permanecem são reais. Fornecedores que não se integraram à Web API ainda exigem um arquivo enviado ou entrada de registro. A etapa de conciliação e aprovação no RAMIS é uma ação do contribuinte. E uma etapa de revisão permanece para faturas manuscritas e digitalizações ruins, onde a precisão é menor do que em uma fatura fiscal impressa.

Perguntas frequentes

O Schedule 02 é apenas para compras de fornecedores registrados para IVA?

O Schedule 02 é o cronograma de entrada para compras locais, e o crédito de IVA de entrada que ele suporta depende de uma fatura fiscal válida de um fornecedor registrado. Compras de pessoas não registradas não geram IVA recuperável, mas ainda pertencem aos seus registros e ao seu custeio. Mantenha-os em uma planilha de trabalho e deixe seu contador decidir como eles são tratados.

Qual é a diferença entre o Schedule 02 e o Schedule 03?

O Schedule 02 cobre compras locais. O Schedule 03 cobre importações. Eles são cronogramas separados com janelas de reivindicação separadas, e o IVA desconsiderado de ambos alimenta a cage 8 da declaração. Misturar uma importação no cronograma de compras locais cria um problema de conciliação mais tarde, então mantenha as duas populações separadas desde o início.

Posso enviar meus PDFs de fornecedores diretamente para o portal do IRD?

Não. O IRD aceita um arquivo de cronograma estruturado, não as faturas de origem. Os PDFs precisam se tornar linhas nas nove colunas do Schedule 02 primeiro, seja digitando-os no portal, enviando um CSV preparado ou deixando que os dados de um fornecedor integrado preencham o registro automaticamente. A etapa de extração existe para produzir essas linhas.

Como evito que a mesma fatura apareça duas vezes?

Separe as duas fontes antes de montar a população de envio. Uma compra que um fornecedor já transmitiu pela Web API é revisada e aprovada no RAMIS; ela não deve também aparecer no arquivo que você prepara. Marque a fonte de cada linha, faça a correspondência pelo TIN do fornecedor, número da fatura, data da fatura, valor e valor do VAT, e trate uma compra que apareça em ambos como uma exceção, e não como duas entradas.

Esta ferramenta envia para o RAMIS ou aprova registros por mim?

Não. Ela produz as linhas revisáveis. O envio, a aprovação, o status "Matched" e a própria declaração ficam com você e seu contador no portal e-Services do IRD. O valor da etapa de extração é que o que você leva para esse portal já está estruturado e verificado.

E quanto às faturas datadas antes de 1º de janeiro de 2024?

Elas foram tributadas à taxa antiga de 15%. O valor do VAT no cronograma deve refletir a taxa aplicável na data da fatura, não a taxa atual, então um lote que aplica 18% de forma geral distorcerá essas linhas. Uma verificação calculada do VAT em relação à taxa esperada é a maneira mais rápida de identificá-las.

O cronograma é tão bom quanto suas linhas

O volume de itens de linha em uma declaração de VAT não deve ser confundido com a importância da tarefa. O Schedule 02 é a evidência direta do VAT de entrada que você reivindica, e seus totais são lidos diretamente na declaração. Quando cada fatura de fornecedor se torna uma linha já nomeada para os campos do IRD, contendo o TIN do fornecedor, data da fatura, valor sem VAT e VAT corretamente calculado, a conciliação deixa de ser uma busca em pastas e se torna uma verificação em uma planilha em que você pode confiar. A etapa do portal nunca foi a parte difícil.