So extrahieren Sie AU-BAS-Daten für
GST- und PAYG-Meldungen (Leitfaden 2026)

Der Aufbau einer BAS: Was die G-Kennzahlen tatsächlich verlangen

Bevor Sie etwas extrahieren, müssen Sie genau wissen, was jede Kennzahl erfordert. Die Business Activity Statement (ATO-Formular NAT 4189) ist keine einzelne Zahl – sie sammelt Daten aus mehreren Bereichen Ihres Unternehmens und fasst sie zu einer Nettoposition zusammen. Für ein typisches GST-registriertes Kleinunternehmen, das vierteljährlich unter Option 1 (berechnen und melden) einreicht, bezieht der GST-Teil allein Daten aus sieben Quellfeldern und durchläuft eine Berechnungskette.

GST-Teil (Option 1 – Berechnungsbogen-Methode):

Die GST-Berechnung durchläuft auf beiden Seiten eine vorhersehbare Kette. Auf der Umsatzseite: G1 abzüglich GST-freier und steuerfreier Anteile (G2 + G3 + G4) ergibt die steuerpflichtigen Umsätze bei G6. Nach Anpassungen bei G7 wird das Ergebnis (G8) durch 11 geteilt, um die GST auf Umsätze bei 1A zu erhalten. Auf der Einkaufsseite: G10 + G11 ergeben G12, dann werden nicht steuerpflichtige Bestandteile (G13 + G14 + G15) abgezogen, um G17 zu erhalten, bei G18 angepasst zu G19, dann G19 ÷ 11 für 1B. Die Netto-Differenz zwischen 1A und 1B ist Ihre GST-Position – entweder eine Zahlung an das ATO oder eine Rückerstattung.

Wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen, enthält die BAS auch PAYG-Quellensteuer-Felder: W1 (gesamte im Zeitraum gezahlte Bruttolöhne) und W2 (gesamte von diesen Löhnen einbehaltene Steuer). Diese müssen mit Ihren bereits gemeldeten Single-Touch-Payroll-(STP)-Meldungen übereinstimmen – eine Abweichung löst ein ATO-Datenabgleichs-Flag aus, dessen Klärung Monate dauern kann. Wenn das ATO vierteljährliche Einkommensteuervorauszahlungen von Ihnen verlangt, sehen Sie auch die PAYG-Raten-Kennzahlen T1 (Ratenzahlungseinkommen) und T2 (Ratenzahlungssatz). Für Unternehmen mit FBT-Verpflichtungen meldet Kennzahl F1 die vom ATO berechnete Fringe-Benefits-Steuerrate.

Die meisten Einzelunternehmer und Kleinstunternehmen mit einem Umsatz unter 10 Millionen AUD können die Simpler BAS nutzen, die den GST-Teil auf nur drei Kennzahlen reduziert: G1, 1A und 1B. Hinter dem vereinfachten Formular müssen jedoch dieselben Quelldaten vorhanden sein – Sie müssen die Gesamtverkäufe, die vereinnahmte GST und die gezahlte GST kennen, unabhängig davon, ob Sie diese über 3 oder 20 Kennzahlen melden. Die Simpler BAS reduziert, was das ATO von Ihnen zu erklären verlangt, nicht, was Sie berechnen müssen.

Warum der vierteljährliche BAS-Sprint mehr schmerzt als nötig

Das ATO sendet Ihre Aktivitätserklärung etwa zwei Wochen vor Quartalsende. Für vierteljährliche Einreicher ist die Einreichungsfrist der 28. des Monats nach Quartalsende – 28. Oktober für Juli–September, 28. Februar für Oktober–Dezember, 28. April für Januar–März und 28. Juli für April–Juni. Das gibt etwa vier Wochen, um drei Monate Transaktionen abzugleichen. Wenn Ihre Buchhaltung kontinuierlich erfolgt – jede Rechnung wird in Xero oder MYOB gebucht, sobald sie eingeht – kann die BAS-Vorbereitung 20 bis 30 Minuten dauern. Das ist für die meisten Kleinunternehmer nicht die Realität.

Laut einer Studie des Australian Small Business and Family Enterprise Ombudsman verbringen 39 % der Kleinunternehmen mehr als sechs Stunden pro Woche mit regulatorischer Compliance – und die BAS-Einreichung steht im Zentrum dieser Belastung. ScaleSuite schätzt, dass australische Kleinunternehmen gemeinsam über 300 Millionen AUD jährlich für BAS-bezogene Strafen und Zinsen zahlen. Die reine vierteljährliche Vorbereitung beansprucht bei Eigenregie typischerweise 4 bis 6 Stunden pro BAS, also 16 bis 24 Stunden pro Jahr.

Der Zeitaufwand ist nicht nur eine Frage der Stunden. Eine Strafe für verspätete Einreichung (FTL) wird für jeden 28-Tage-Zeitraum fällig, in dem eine BAS überfällig ist – beginnend bei 313 AUD pro Zeitraum für kleine Unternehmen – und der allgemeine Zinszuschlag (GIC) erhöht sich täglich auf ausstehende Beträge. Ein Café in Canberra mit 680.000 AUD Umsatz vergaß, seine BAS für das Dezemberquartal einzureichen, und erhielt eine Strafe von 313 AUD, obwohl es in diesem Quartal einen Netto-GST-Erstattungsanspruch hatte. Die Strafe gilt für verspätete Einreichung, nicht nur für verspätete Zahlung.

Tabellenkalkulationen und BAS-Rechnervorlagen – wie BASCalc und verschiedene auf Etsy und unabhängigen Seiten verkaufte Excel-Arbeitsmappen – erledigen die Arithmetik, sobald Daten eingegeben sind. Sie können keine Lieferantenrechnung lesen. Die Lücke zwischen „Ich habe eine PDF von meinem Lieferanten“ und „Ich habe eine Zahl in Zelle G11“ bleibt in den meisten Arbeitsabläufen von Kleinunternehmen völlig manuell. Dieselbe Dokument-zu-Tabellenkalkulation-Lücke, die den Lohnabgleich betrifft – behandelt in unserem Leitfaden zu den Kosten der manuellen PAYG-Zusammenfassungsverarbeitung – gilt gleichermaßen für die BAS-Vorbereitung, mit dem entscheidenden Unterschied, dass sie sich viermal im Jahr wiederholt statt einmal.

Schritt 1: Alles sammeln, was die BAS benötigt

Vor der Extraktion müssen alle Quelldokumente an einem Ort sein. Eine vierteljährliche BAS stützt sich in der Regel auf drei Dokumentenkategorien:

Akzeptierte Formate sind PDFs, JPGs, PNGs und Screenshots. Ein Foto eines Papierbelegs, das Sie mit Ihrem Telefon aufgenommen haben, ist zulässig. Ziel sind nicht perfekt organisierte Dateien – die Extraktion verarbeitet jede Datei einzeln –, sondern Vollständigkeit. Eine einzige fehlende Lieferantenrechnung mit 1.100 $ (einschließlich 100 $ GST) mindert Ihren 1B-Gutschriftbetrag um 100 $ und erhöht Ihre fällige Netto-GST um denselben Betrag. Über ein Quartal hinweg können bereits drei oder vier fehlende Rechnungen eine Erstattungsposition in eine Zahlungsposition verwandeln – und Sie werden es erst erfahren, wenn der Datenabgleich des ATO dies aufdeckt.

Schritt 2: BAS-Kennzahlen den Extraktionsfeldern zuordnen

Dieser Schritt verwandelt einen generischen Extraktionsworkflow in eine BAS-spezifische Ausgabe. Statt willkürlicher Felder aus jedem Dokument definieren Sie Spalten, die direkt den BAS-Anforderungen entsprechen.

Für ein Unternehmen mit dem vereinfachten BAS (Simpler BAS) ist die Spaltenliste kurz:

Für das vollständige BAS (Option 1, Berechnungsbogen-Methode) benötigen Sie mehr Detailtiefe. Jede Lieferantenrechnung fließt je nachdem, ob es sich um einen Investitions- oder Nicht-Investitionskauf handelt, in G10 oder G11 ein, und der GST-Anteil fließt in 1B. Ein praktischer Spaltensatz:

Die von Ihnen eingegebenen Spaltennamen werden zu den Überschriften Ihrer endgültigen Ausgabetabelle. Dies ist die Benutzerdefinierte Spaltenextraktion: Sie legen fest, was Sie als Spaltenüberschriften haben möchten, und die KI findet die passenden Daten in jedem Dokument, indem sie die semantische Bedeutung jedes Feldes versteht – nicht, wo es auf der Seite steht. Eine Lieferantenrechnung von Bunnings und eine Rechnung eines freiberuflichen Auftragnehmers sehen völlig unterschiedlich aus. Vorlagenbasierte OCR würde für jedes Format eine separate Parsing-Vorlage benötigen, und beim ersten Layoutwechsel eines Lieferanten wäre die Vorlage kaputt. Die semantische Extraktion liest beide und findet den „Rechnungsbetrag“, ohne sich um Layout-Unterschiede zu kümmern.

Wenn Ihr Unternehmen sowohl steuerpflichtige als auch steuerfreie Umsätze abwickelt (häufig bei Exporteuren, Gesundheitsdienstleistern oder Lebensmittelbetrieben), fügen Sie eine Spalte wie „GST-Status (steuerpflichtig / steuerfrei / Export)“ hinzu – die KI kann die korrekte Klassifizierung aus dem Dokumentinhalt ableiten und so die richtige BAS-Kennzahl (G2 oder G3 statt der Hauptkette G1→1A) zuordnen, ohne manuelle Sortierung.

Schritt 3: Extrahieren — Dokumente in strukturierte Daten umwandeln

Nachdem die Dokumente gesammelt und die Spaltendefinitionen festgelegt wurden, dauert der Extraktionsschritt nur wenige Minuten.

Laden Sie alle Quelldokumente für das Quartal hoch – Verkaufsrechnungen, Einkaufsbelege, Lieferantenrechnungen – in einem einzigen Batch. Das Tool verarbeitet jede Datei unabhängig und findet Werte, die Ihren Spaltendefinitionen entsprechen. Da die Verarbeitung parallel über alle Dateien läuft, dauern 50 Rechnungen nicht 50-mal länger als eine; ein typischer Batch von 30–50 Dokumenten ist in unter einer Minute abgeschlossen.

Das Ergebnis ist eine einzelne Tabelle, in der jede Zeile ein Dokument und jede Spalte dem von Ihnen definierten Feld entspricht. Vierzig Lieferantenrechnungen mit den Spalten „Lieferantenname“, „Rechnungsbetrag (inkl. GST)“ und „GST-Betrag“ ergeben 40 Zeilen strukturierter Daten – bereit zur Summierung in G10, G11 und 1B.

Führen Sie für Verkaufsrechnungen einen separaten Batch mit verkaufsseitigen Spalten (Gesamtumsatz, GST auf Verkäufe, ggf. Exportbetrag) durch, und die G1- und 1A-Seite wird befüllt. Zwei Batches decken die gesamte BAS-Datenpipeline ab: einer für Einkäufe (für G10, G11 und 1B), einer für Verkäufe (für G1 und 1A). Für die PAYG-Quellensteuer-Seite – W1 und W2 – können Sie diese Beträge entweder direkt aus den STP-Berichten Ihres Lohnsystems entnehmen (die zuverlässigste Methode) oder sie aus Lohnabrechnungen extrahieren, indem Sie denselben Spaltenzuordnungsansatz verwenden, der in unserem Leitfaden zur PAYG-Zahlungsbeleg-Extraktion beschrieben ist.

Schritt 4: GST-Berechnungen prüfen und abstimmen

In diesem Schritt werden die BAS-Zahlen vor der Einreichung einem Stresstest unterzogen. Die Extraktionsausgabe liefert Ihnen Rohsummen; Sie prüfen nun, ob die GST-Arithmetik stimmt.

Der schnellste Plausibilitätstest: Bei einem Bruttobetrag (inkl. GST) entspricht der GST-Anteil dem Gesamtbetrag geteilt durch 11. Eine Lieferantenrechnung über 2.200 $ inkl. GST sollte 200 $ GST ausweisen. Wenn die Extraktion 2.200 $ als „Rechnungsbetrag“ und 180 $ als „GST-Betrag“ ausgibt, hatte die Rechnung entweder eine nicht standardmäßige GST-Behandlung (eine gemischte Lieferung mit sowohl steuerpflichtigen als auch steuerfreien Bestandteilen) oder die Extraktion hat ein Feld falsch identifiziert. Markieren Sie dies und prüfen Sie das Original.

Ein praktischer Abstimmungs-Workflow für das Quartal:

Wenn alle Extraktionsergebnisse in einer einzigen Tabelle vorliegen, ist die Abstimmung durchgängig nachvollziehbar. Sortieren Sie nach Lieferant, filtern Sie nach Datumsbereich (um sicherzustellen, dass jedes Dokument im richtigen BAS-Quartal liegt), und prüfen Sie einzelne Zeilen stichprobenartig gegen die Original-PDFs. Das ATO verlangt eine Aufbewahrung von fünf Jahren; die Extraktionstabelle zusammen mit den Quelldateien erfüllt diese Anforderung.

Schritt 5: Nach Excel exportieren und für die Einreichung vorbereiten

Exportieren Sie die Extraktionsergebnisse mit den verifizierten Zahlen als Excel-Datei (.xlsx). Wenn Ihre Buchhaltungssoftware (Xero, MYOB, QuickBooks Online) die SBR-fähige Einreichung direkt beim ATO unterstützt, verwenden Sie die Tabelle als Referenz, während Sie die BAS in der Software ausfüllen. Wenn Sie über das ATO Business Portal oder myGov (für Einzelunternehmer) einreichen, wird die Tabelle zu Ihrem primären Arbeitsdokument – jede Summe wird direkt einer BAS-Kennzahl zugeordnet.

Für eine vierteljährliche BAS nach Option 1 sollte Ihr Export eine klare Zuordnung zu jeder Kennzahl bieten:

• G1 — Summe aller Rechnungsbeträge für das Quartal
• 1A — Summe der GST auf diese Umsätze (oder G8 ÷ 11)
• G10/G11 — Summe der Investitions- bzw. Nicht-Investitionskäufe
• 1B — Summe der GST auf diese Einkäufe (oder G19 ÷ 11)
• W1/W2 — aus dem Lohnsystem (STP-verifiziert)
• T1/T2 — aus der ATO-Ratenzahlungsmitteilung (falls zutreffend)

Die BAS- und GST-Tipps des ATO empfehlen, die Zahlen mit Ihren Aufzeichnungen abzugleichen, zu bestätigen, dass Einkäufe und Verkäufe im richtigen Zeitraum gemeldet werden, und nur die zutreffenden Abschnitte auszufüllen. Eine aus den Extraktionsergebnissen erstellte Tabelle macht alle drei Prüfungen schnell: Sortieren Sie nach Datum, um die zeitliche Richtigkeit zu bestätigen, filtern Sie nach Einkaufsart, um die Klassifizierung G10 vs. G11 zu prüfen, und verwenden Sie Spaltensummen als direkte Eingaben für die Kennzahlen. Das ATO empfiehlt außerdem, nur ganze Dollar-Beträge einzutragen – Cent-Beträge weglassen und nicht aufrunden.

Mehrere BAS-Zeiträume in einem Durchgang verarbeiten

Die meisten kleinen Unternehmen stellen ihren Betrieb zwischen den BAS-Zeiträumen nicht ein. Die Belege des letzten Quartals ähneln denen des vorherigen – gleiche Lieferanten, vergleichbare Rechnungsformate, identische Spaltenanforderungen. Die von Ihnen definierte Extraktionseinrichtung (Spaltennamen, GST-Prüfregeln) gilt für jedes folgende Quartal ohne erneute Konfiguration.

Wenn Sie mit Einreichungen im Rückstand sind und mehrere Quartale aufholen müssen, oder wenn Sie proaktiv das aktuelle Quartal zusammen mit einer Überprüfung des vorherigen verarbeiten möchten, erledigt die Batch-Verarbeitung dies sauber. Trennen Sie die Belege nach BAS-Zeitraum in Ordner (Q1 Jul–Sep, Q2 Okt–Dez usw.), führen Sie dieselbe Spaltendefinition für jeden Ordner aus und erhalten Sie eine separate Ausgabetabelle pro Quartal. Die Extraktionslogik bleibt unverändert; nur die Eingabedateien unterscheiden sich. Drei separate manuelle Dateneingabe-Marathons werden zu drei Batch-Durchläufen mit einer gespeicherten Konfiguration.

Dies ist auch zum Geschäftsjahresende nützlich, wenn ein BAS-Berater oder Buchhalter nach dem Gesamtjahresbild fragt. Vier vierteljährliche Extraktionstabellen werden in Minuten zu einer jährlichen Zusammenfassung zusammengeführt, wobei jede Transaktion auf ihr Quelldokument zurückverfolgt werden kann. Derselbe Batch-Konsolidierungsansatz – die Verarbeitung mehrerer Zeiträume strukturierter Formulare in einheitliche Tabellen – wird in unserem Leitfaden zur Batch-Verarbeitung von UK SA100-Steuererklärungen ausführlich behandelt, wo das Muster der vierteljährlichen-zu-jährlichen Konsolidierung derselben Logik unter einem anderen Steuergesetz folgt.

FAQ

Kann die KI-Extraktion handschriftliche Belege für die BAS verarbeiten?

Ja. Das zugrunde liegende Vision-Modell liest Handschrift und gedruckten Text mit derselben semantischen Logik. Ein handschriftlicher Beleg eines Handwerkerlieferanten mit handschriftlich notiertem „Gesamtbetrag 385 $ (inkl. GST)“ unten erzeugt dieselbe strukturierte Ausgabe wie eine getippte Rechnung. Wenn der GST-Betrag nicht separat ausgewiesen ist, können Sie eine berechnete Spalte verwenden – nennen Sie eine Spalte GST-Betrag (Gesamtsumme ÷ 11) und die KI führt die Berechnung während der Extraktion durch und gibt die GST-Komponente direkt aus, ohne dass Nacharbeiten in Excel erforderlich sind.

Was ist, wenn eine Lieferantenrechnung den GST-Betrag nicht separat ausweist?

Australische Steuerrechnungen über 82,50 $ sind gesetzlich verpflichtet, den GST-Betrag separat auszuweisen. Tut eine Rechnung dies nicht und ist der Gesamtbetrag als inklusive GST gekennzeichnet, verwenden Sie eine berechnete Spalte: GST-Betrag (Rechnungsbetrag ÷ 11). Dies ist für die standardmäßige 10 % GST gültig. Wenn die Rechnung eine gemischte Lieferung umfasst – teils steuerpflichtig, teils GST-frei – müssen Sie die Transaktion manuell prüfen und ggf. aufteilen. Rechnungen mit gemischten Lieferungen von Lieferanten aus den Bereichen Gesundheit, Bildung oder Lebensmittel sind die häufigste Ursache für dieses Problem.

Reicht das Tool die BAS direkt beim ATO ein?

Nein. Das Tool extrahiert Daten aus Dokumenten in strukturierte Tabellen – es reicht keine Steuerformulare ein und interagiert nicht mit ATO-Systemen. Sie verwenden die Ausgabe als Arbeitsdaten, um die BAS in Ihrer Buchhaltungssoftware (Xero, MYOB), im ATO Business Portal oder über Ihren BAS-Agenten zu vervollständigen. Das Tool ersetzt den manuellen Dateneingabeschritt; es ersetzt nicht den Einreichungsschritt oder die rechtliche Erklärung, dass die Informationen korrekt sind.

Wie ist das im Vergleich zur BAS-Vorbereitungsfunktion von Xero?

Das BAS-Modul von Xero arbeitet mit Transaktionen, die bereits in Xero erfasst sind. Wenn Sie eine PDF-Lieferantenrechnung erhalten, muss dennoch jemand die Beträge eingeben – entweder durch manuelles Erstellen einer Rechnung oder durch Verwendung des Hubdoc-Erfassungstools von Xero, das auf vorlagenbasierter OCR basiert und bei nicht standardmäßigen Layouts oft korrigiert werden muss. Die KI-Extraktion übernimmt den Schritt vor der Buchhaltungssoftware: Sie verwandelt einen Stapel PDFs, Fotos und Scans in eine strukturierte Datentabelle, auf die Sie bei der Erstellung von Transaktionen zurückgreifen können. Die beiden Tools adressieren unterschiedliche Phasen des Workflows: Die Extraktion deckt Dokument → Daten ab; Xero deckt Daten → BAS-Einreichung ab.

Was passiert, wenn ich einen Fehler in einer bereits eingereichten BAS mache?

Bei kleinen Fehlern innerhalb der Anpassungsgrenzen des ATO können Sie den Betrag in Ihrer nächsten BAS korrigieren, indem Sie die Anpassung bei Kennzahl G7 (Umsatzseite) oder G18 (Einkaufsseite) melden. Bei größeren Fehlern reichen Sie eine Korrektur über das ATO Business Portal oder Ihre Buchhaltungssoftware ein. Das ATO zeigt sich in der Regel kulant, wenn Fehler proaktiv und vor der Einleitung einer Prüfung korrigiert werden. Wenn Sie Ihre Extraktionstabellen als Nachweisbelege aufbewahren, können Sie jede Unstimmigkeit bis zum Ursprungsdokument zurückverfolgen – was die Erklärung eines Fehlers gegenüber dem ATO zu einer Sache von Minuten macht, nicht von Tagen der Rekonstruktion.

Ist die BAS dasselbe wie eine IAS (Instalment Activity Statement)?

Nein – obwohl das Formular ähnlich aussieht. Eine IAS wird von Unternehmen verwendet, die nicht für GST (Waren- und Dienstleistungssteuer) registriert sind, aber zur Meldung der PAYG-Quellensteuer oder von PAYG-Ratenzahlungen verpflichtet sind. Sie meldet weniger Steuerarten: keine GST-Kennzahlen, sondern nur PAYG-Quellensteuer- und PAYG-Ratenzahlungsbeträge. Eine IAS wird auch monatlich von Unternehmen eingereicht, deren jährliche PAYG-Quellensteuer 25.000 AUD übersteigt. Der Extraktionsworkflow ist identisch – Sie definieren weniger Spalten, da keine GST-Kennzahlen anfallen – aber dieselben Dokumenttypen (Lohnabrechnungen, Einkommensnachweise) speisen denselben Prozess. Für einen tieferen Vergleich, wie verschiedene Länder die Lohnsteuerberichterstattung auf entsprechenden Formularen handhaben, lesen Sie unseren Leitfaden zur Extraktion von UK-P60-Daten für den Lohnabgleich.

Reduziert die Simpler BAS meinen Extraktionsaufwand?

Teilweise. Die Simpler BAS erfordert nur G1, 1A und 1B – das reduziert die Anzahl der Kennzahlen, die Sie berechnen müssen. Um diese drei Beträge jedoch korrekt zu ermitteln, müssen Sie dennoch Ihre gesamten steuerpflichtigen Umsätze, die gesamte GST auf Umsätze und die gesamte GST auf Einkäufe kennen. Diese zugrundeliegenden Daten schrumpfen nicht, nur weil das Formular kürzer ist. Wo die Simpler BAS hilft, ist, dass Sie G10 nicht von G11 oder G2 nicht von G3 trennen müssen – alle Einkäufe können für die 1B-Berechnung zusammengefasst werden und alle Umsätze für 1A. Weniger Kennzahlenunterscheidungen bedeuten weniger Spalten, die Sie bei der Extraktion definieren müssen.