Comment extraire les données BAS australiennes pour
la déclaration TPS et PAYG (guide 2026)

L'anatomie d'un BAS : ce que ces rubriques G exigent réellement

Avant d'extraire quoi que ce soit, vous devez savoir exactement ce que chaque rubrique exige. La déclaration d'activité (formulaire ATO NAT 4189) n'est pas un chiffre unique — elle collecte des données provenant de plusieurs domaines de votre entreprise et les regroupe en une position nette. Pour une petite entreprise typique enregistrée à la TPS (taxe sur les produits et services) et déposant sa déclaration trimestriellement selon l'option 1 (calculer et déclarer), la section TPS à elle seule puise dans sept champs sources et les fait passer par une chaîne de calcul.

Section TPS (option 1 — méthode de la feuille de calcul) :

Le calcul de la TPS suit une chaîne prévisible des deux côtés. Côté ventes : G1 moins les portions exonérées de TPS et taxées sur les intrants (G2 + G3 + G4) produit les ventes imposables à G6. Après ajustements à G7, le résultat (G8) est divisé par 11 pour produire le chiffre de TPS sur les ventes à 1A. Côté achats : G10 + G11 produisent G12, puis les composantes non imposables (G13 + G14 + G15) sont soustraites pour obtenir G17, ajustées à G18 pour atteindre G19, puis G19 ÷ 11 pour 1B. La différence nette entre 1A et 1B est votre position TPS — soit un paiement à l'ATO, soit un remboursement.

Si vous avez des employés, le BAS exige également des champs de retenue à la source PAYG : W1 (total des salaires bruts versés au cours de la période) et W2 (total de l'impôt retenu sur ces salaires). Ces montants doivent correspondre à ce que vos soumissions Single Touch Payroll (STP) ont déjà déclaré — un écart déclenche un signalement de croisement de données de l'ATO qui peut prendre des mois à résoudre. Si l'ATO vous impose des prépaiements trimestriels de l'impôt sur le revenu, vous verrez également les rubriques d'installments PAYG T1 (revenu d'installment) et T2 (taux d'installment). Pour les entreprises ayant des obligations FBT, la rubrique F1 déclare l'installment de taxe sur les avantages sociaux calculé par l'ATO.

La plupart des travailleurs indépendants et des micro-entreprises dont le chiffre d'affaires est inférieur à 10 millions de dollars peuvent utiliser le BAS simplifié, qui réduit la section TPS à seulement trois rubriques : G1, 1A et 1B. Derrière le formulaire simplifié, les mêmes données sources doivent néanmoins exister — vous devez connaître le total des ventes, la TPS collectée et la TPS payée, que vous les déclariez sur 3 ou 20 rubriques. Le BAS simplifié réduit ce que l'ATO vous demande de déclarer, pas ce que vous devez calculer.

Pourquoi le Sprint Trimestriel du BAS Fait Plus Mal Qu'Il Ne Devrait

L'ATO envoie votre relevé d'activité environ deux semaines avant la fin de chaque trimestre. Pour les déclarants trimestriels, la date limite de dépôt est le 28 du mois suivant la clôture du trimestre — 28 octobre pour juillet–septembre, 28 février pour octobre–décembre, 28 avril pour janvier–mars et 28 juillet pour avril–juin. Cela laisse environ quatre semaines pour rapprocher trois mois de transactions. Lorsque votre comptabilité est faite au fur et à mesure — chaque facture codée dans Xero ou MYOB dès son arrivée — la préparation du BAS peut prendre 20 à 30 minutes. Ce n'est pas la réalité pour la plupart des propriétaires de petites entreprises.

Selon une recherche du Médiateur australien des petites entreprises et de l'entreprise familiale, 39 % des petites entreprises consacrent plus de six heures par semaine à la conformité réglementaire — et le dépôt du BAS est au cœur de ce fardeau. ScaleSuite estime que les petites entreprises australiennes paient collectivement plus de 300 millions de dollars par an en pénalités et intérêts liés au BAS. La préparation trimestrielle seule consomme généralement 4 à 6 heures par BAS pour un propriétaire d'entreprise qui le fait lui-même, soit 16 à 24 heures sur une année.

Le coût en temps ne concerne pas seulement les heures. Une pénalité pour défaut de dépôt (FTL) s'applique pour chaque période de 28 jours où un BAS est en retard — à partir de 313 $ par période pour les petites entités — et les intérêts généraux (GIC) s'accumulent quotidiennement sur les montants impayés. Un café de Canberra avec un chiffre d'affaires de 680 000 $ a oublié de déposer son BAS du trimestre de décembre et a reçu une pénalité de 313 $ malgré une position de remboursement net de TPS pour ce trimestre. La pénalité s'applique au dépôt tardif, pas seulement au paiement tardif.

Les feuilles de calcul et les modèles de calculatrice BAS — comme BASCalc et divers classeurs Excel vendus sur Etsy et des sites indépendants — gèrent l'arithmétique une fois les données saisies. Ils ne peuvent pas lire une facture fournisseur. L'écart entre « J'ai un PDF de mon fournisseur » et « J'ai un nombre dans la cellule G11 » reste entièrement manuel dans la plupart des flux de travail des petites entreprises. Le même écart document-à-feuille de calcul qui affecte le rapprochement de la paie — couvert dans notre guide sur les coûts de traitement manuel des relevés PAYG — s'applique également à la préparation du BAS, avec la différence clé qu'il se répète quatre fois par an au lieu d'une.

Étape 1 : Rassemblez tout ce que le BAS exige

Avant l'extraction, tous les documents sources doivent être réunis au même endroit. Un BAS trimestriel s'appuie généralement sur trois catégories de documents :

Les formats acceptés incluent les PDF, JPG, PNG et captures d'écran. Une photo d'un reçu papier prise avec votre téléphone est acceptable. L'objectif n'est pas d'avoir des fichiers parfaitement organisés — l'extraction traite chaque fichier individuellement — mais d'avoir des fichiers complets. Une seule facture fournisseur omise de 1 100 $ (dont 100 $ de TPS) sous-estime votre crédit à la rubrique 1B de 100 $ et surestime votre TPS nette à payer du même montant. Sur un trimestre, l'omission de seulement trois ou quatre factures peut faire passer une position de remboursement à un paiement — et vous ne le saurez pas avant que le recoupement de données de l'ATO ne le détecte.

Étape 2 : Associer les rubriques BAS aux champs d'extraction

Cette étape transforme un flux d'extraction générique en résultats spécifiques au BAS. Au lieu d'extraire des champs aléatoires de chaque document, vous définissez des colonnes qui correspondent directement à ce que le BAS demande.

Pour une entreprise utilisant le BAS simplifié, la liste des colonnes est courte :

Pour le BAS complet (Option 1, méthode de la feuille de calcul), vous avez besoin de plus de granularité. Chaque facture fournisseur contribue à G10 ou G11 selon qu'il s'agit d'un achat en capital ou hors capital, et la composante TPS contribue à 1B. Un ensemble de colonnes pratique :

Les noms de colonnes que vous saisissez deviennent les en-têtes de votre tableau de sortie final. C'est l'Extraction de colonnes personnalisées : vous définissez ce que vous voulez comme en-têtes de colonnes, et l'IA localise les données correspondantes sur chaque document en comprenant la signification sémantique de chaque champ — et non sa position sur la page. Une facture fournisseur de Bunnings et une facture d'un entrepreneur indépendant ne se ressemblent pas du tout. L'OCR basé sur des modèles nécessiterait un modèle d'analyse distinct pour chaque format, et dès qu'un fournisseur modifie sa mise en page, le modèle casse. L'extraction sémantique lit les deux et trouve « Total de la facture » sans se soucier des différences de mise en page.

Si votre entreprise gère à la fois des ventes avec TPS et des ventes sans TPS (courant pour les exportateurs, les prestataires de santé ou les entreprises alimentaires), ajoutez une colonne comme « Statut TPS (Taxable / Sans TPS / Exportation) » — l'IA peut déduire la classification correcte du contenu du document, alimentant la bonne rubrique BAS (G2 ou G3 par rapport à la chaîne principale G1→1A) sans tri manuel.

Étape 3 : Extraction — Transformez les documents en données structurées

Une fois les documents rassemblés et les définitions de colonnes établies, l'étape d'extraction ne prend que quelques minutes.

Téléversez tous les documents sources du trimestre — factures de vente, reçus d'achat, factures fournisseurs — en un seul lot. L'outil traite chaque fichier indépendamment, en localisant les valeurs qui correspondent à vos définitions de colonnes. Comme le traitement s'exécute en parallèle sur tous les fichiers, 50 factures ne prennent pas 50 fois plus de temps qu'une seule ; un lot typique de 30 à 50 documents est traité en moins d'une minute.

Le résultat est un tableau unique où chaque ligne correspond à un document et chaque colonne correspond au champ que vous avez défini. Quarante factures fournisseurs avec des colonnes pour « Nom du fournisseur », « Total de la facture (TPS incluse) » et « Montant de la TPS » produisent 40 lignes de données structurées — prêtes à être additionnées dans G10, G11 et 1B.

Pour les factures de vente, exécutez un lot séparé avec les colonnes côté ventes (Total des ventes, TPS sur les ventes, Montant des exportations le cas échéant) et le côté G1 et 1A se remplit. Deux lots couvrent l'ensemble du pipeline de données BAS : un pour les achats (alimentant G10, G11 et 1B), un pour les ventes (alimentant G1 et 1A). Pour le côté retenue à la source PAYG — W1 et W2 — vous pouvez soit récupérer ces chiffres directement à partir des rapports STP de votre système de paie (la méthode la plus fiable), soit les extraire des relevés de paie en utilisant la même approche de mappage de colonnes décrite dans notre guide d'extraction des relevés de paiement PAYG.

Étape 4 : Vérifier les calculs de TPS et rapprocher

Cette étape met à l'épreuve les chiffres du BAS avant le dépôt. La sortie d'extraction vous donne des totaux bruts ; vous vérifiez maintenant que l'arithmétique de la TPS tient.

Le contrôle de cohérence le plus rapide : pour tout total TPS incluse, la composante TPS est égale au total divisé par 11. Une facture fournisseur affichant 2 200 $ TPS incluse devrait comporter 200 $ de TPS. Si l'extraction produit 2 200 $ dans « Total de la facture » et 180 $ dans « Montant de la TPS », soit la facture avait un traitement de TPS non standard (une fourniture mixte avec des composantes taxables et exonérées de TPS), soit l'extraction a mal identifié un champ. Signalez-le et vérifiez l'original.

Un flux de travail de rapprochement pratique pour le trimestre :

Avec toute la sortie d'extraction dans une seule feuille de calcul, le rapprochement est visible de bout en bout. Triez par fournisseur, filtrez par plage de dates (en confirmant que chaque document tombe dans le bon trimestre BAS), et vérifiez ponctuellement les lignes individuelles par rapport aux PDF originaux. L'ATO exige la conservation des documents pendant cinq ans ; la feuille de calcul d'extraction plus les fichiers sources satisfont à cette exigence.

Étape 5 : Exporter vers Excel et préparer le dépôt

Une fois les chiffres vérifiés, exportez le résultat de l'extraction sous forme de fichier Excel (.xlsx). Si votre logiciel comptable (Xero, MYOB, QuickBooks Online) prend en charge le dépôt compatible SBR directement auprès de l'ATO, utilisez le tableur comme référence tout en remplissant le BAS dans le logiciel. Si vous déposez via le portail professionnel de l'ATO ou via myGov (pour les travailleurs indépendants), le tableur devient votre principal document de travail — chaque total correspond directement à une rubrique du BAS.

Pour un BAS trimestriel selon l'option 1, votre exportation doit offrir une visibilité claire sur chaque rubrique :

• G1 — somme de tous les totaux des factures de vente du trimestre
• 1A — somme de la TPS (taxe sur les produits et services) sur ces ventes (ou G8 ÷ 11)
• G10/G11 — somme des totaux des achats d'immobilisations et des achats courants, respectivement
• 1B — somme de la TPS sur ces achats (ou G19 ÷ 11)
• W1/W2 — à partir du système de paie (vérifié via STP)
• T1/T2 — à partir de l'avis d'installments de l'ATO (si applicable)

Les conseils de l'ATO sur le BAS et la TPS recommandent de rapprocher les chiffres de vos registres, de confirmer que les achats et les ventes sont déclarés dans la bonne période, et de ne remplir que les sections applicables. Un tableur construit à partir du résultat d'extraction rend ces trois vérifications rapides : triez par date pour confirmer l'exactitude de la période, filtrez par type d'achat pour confirmer la classification G10 vs G11, et utilisez les totaux de colonnes comme saisies directes des rubriques. L'ATO conseille également de ne saisir que des montants en dollars entiers — laissez de côté les cents et n'arrondissez pas.

Traiter plusieurs périodes de BAS en une seule passe

La plupart des petites entreprises ne cessent pas leurs activités entre les périodes de BAS. Les documents du dernier trimestre ressemblent à ceux du trimestre précédent — mêmes fournisseurs, formats de factures comparables, exigences de colonnes identiques. La configuration d'extraction que vous avez définie (noms de colonnes, règles de vérification de la TPS) s'applique à chaque trimestre suivant sans aucune reconfiguration.

Si vous avez du retard dans vos dépôts et devez rattraper plusieurs trimestres, ou si vous souhaitez de manière proactive traiter le trimestre en cours tout en révisant le précédent, le traitement par lots gère cela proprement. Séparez les documents par période de BAS dans des dossiers (T1 juil.–sept., T2 oct.–déc., etc.), exécutez la même définition de colonnes sur chaque dossier, et obtenez un tableur de sortie distinct par trimestre. La logique d'extraction est inchangée ; seuls les fichiers d'entrée diffèrent. Trois marathons distincts de saisie manuelle deviennent trois exécutions par lots utilisant une seule configuration enregistrée.

C'est tout aussi utile en fin d'exercice lorsqu'un agent BAS ou un comptable demande une vue d'ensemble de l'année. Quatre tableurs d'extraction trimestriels se fusionnent en un résumé annuel en quelques minutes, chaque transaction étant traçable jusqu'à son document source. La même approche de consolidation par lots — traitement de plusieurs périodes de formulaires structurés en tableurs unifiés — est détaillée dans notre guide sur le traitement par lots des déclarations de revenus SA100 au Royaume-Uni, où le modèle de consolidation trimestrielle à annuelle suit la même logique sous un code fiscal différent.

FAQ

L'extraction par IA peut-elle traiter les reçus manuscrits pour le BAS ?

Oui. Le modèle de vision sous-jacent lit l'écriture manuscrite et le texte imprimé avec la même logique sémantique. Un reçu manuscrit d'un fournisseur avec « Total 385 $ (TPS incluse) » griffonné en bas produit la même sortie structurée qu'une facture dactylographiée. Si le montant de la TPS n'est pas indiqué séparément, vous pouvez utiliser une colonne calculée — nommez une colonne Montant TPS (Total ÷ 11) et l'IA effectue le calcul lors de l'extraction, en produisant directement la composante TPS sans aucun travail de suivi dans Excel.

Que faire si une facture fournisseur n'indique pas séparément le montant de la TPS ?

Les factures fiscales australiennes pour les montants supérieurs à 82,50 $ sont légalement tenues d'indiquer le montant de la TPS séparément. Si ce n'est pas le cas et que le total est marqué comme incluant la TPS, utilisez une colonne calculée : Montant TPS (Total facture ÷ 11). Cela est valable pour la TPS standard de 10 %. Si la facture implique une fourniture mixte — en partie imposable, en partie exonérée de TPS — vous devrez vérifier et potentiellement scinder la transaction manuellement. Les factures à fourniture mixte provenant de fournisseurs des secteurs de la santé, de l'éducation ou de l'alimentation sont la source la plus courante de ce problème.

L'outil dépose-t-il directement le BAS auprès de l'ATO ?

Non. L'outil extrait les données des documents dans des feuilles de calcul structurées — il ne dépose pas de formulaires fiscaux et n'interagit pas avec les systèmes de l'ATO. Vous utilisez la sortie comme données de travail pour compléter le BAS dans votre logiciel de comptabilité (Xero, MYOB), le portail d'entreprise de l'ATO, ou via votre agent BAS. L'outil remplace l'étape de saisie manuelle des données ; il ne remplace pas l'étape de dépôt ni la déclaration légale selon laquelle les informations sont correctes.

Comment cela se compare-t-il à l'utilisation de la fonction de préparation BAS de Xero ?

Le module BAS de Xero fonctionne avec les transactions déjà saisies dans Xero. Si vous recevez une facture fournisseur en PDF, quelqu'un doit encore saisir les montants — soit en créant une facture manuellement, soit en utilisant l'outil de capture Hubdoc de Xero, qui repose sur une OCR basée sur des modèles et nécessite souvent des corrections pour les mises en page non standard. L'extraction par IA gère l'étape précédant le logiciel de comptabilité : transformer une pile de PDF, de photos et de scans en un tableau de données structuré que vous pouvez consulter lors de la création de transactions. Les deux outils abordent différentes étapes du flux de travail : l'extraction couvre document → données ; Xero couvre données → dépôt BAS.

Que faire si je fais une erreur sur un BAS déposé ?

Pour les petites erreurs dans les limites d'ajustement de l'ATO, vous pouvez corriger le montant dans votre prochain BAS en déclarant l'ajustement à la rubrique G7 (côté ventes) ou G18 (côté achats). Pour les erreurs plus importantes, déposez une révision via le portail professionnel de l'ATO ou votre logiciel de comptabilité. L'ATO est généralement compréhensif si les erreurs sont corrigées de manière proactive et avant qu'il n'initie un contrôle. Conserver vos feuilles de calcul d'extraction comme documents justificatifs vous permet de retracer tout écart jusqu'à son document source — ce qui rend l'explication d'une erreur à l'ATO une question de minutes, et non de jours de reconstitution.

Le BAS est-il la même chose qu'un IAS (déclaration d'activité par acomptes) ?

Non — bien que le formulaire se ressemble. Un IAS est utilisé par les entreprises non inscrites à la TPS (taxe sur les produits et services) mais tenues de déclarer la retenue à la source PAYG ou les acomptes PAYG. Il déclare moins de types de taxes : pas de rubriques TPS, uniquement les montants de retenue à la source PAYG et d'acomptes PAYG. Un IAS est également déposé mensuellement par les entreprises dont la retenue à la source PAYG annuelle dépasse 25 000 $. Le processus d'extraction est identique — vous définissez moins de colonnes puisqu'aucune rubrique TPS ne s'applique — mais les mêmes types de documents (résumés de paie, registres de revenus) alimentent le même processus. Pour une comparaison plus approfondie de la façon dont différents pays gèrent la déclaration de la taxe sur les salaires sur des formulaires équivalents, consultez notre guide sur l'extraction de données P60 au Royaume-Uni pour le rapprochement de la paie.

Le BAS simplifié réduit-il ma charge de travail d'extraction ?

Partiellement. Le BAS simplifié ne requiert que G1, 1A et 1B — réduisant le nombre de rubriques que vous devez calculer. Cependant, pour arriver à ces trois montants correctement, vous devez toujours connaître vos ventes imposables totales, la TPS totale sur les ventes et la TPS totale sur les achats. Ces données sous-jacentes ne diminuent pas parce que le formulaire est plus court. Là où le BAS simplifié aide, c'est que vous n'avez pas besoin de séparer G10 de G11, ni G2 de G3 — tous les achats peuvent être totalisés ensemble pour le calcul de 1B, et toutes les ventes ensemble pour 1A. Moins de distinctions de rubriques signifie moins de colonnes à définir lors de l'extraction.