Données BAS australiennes vers Excel
Pas à pas

L'anatomie d'une BAS : ce que les libellés G exigent réellement

Avant de pouvoir extraire quoi que ce soit, vous devez savoir exactement ce qu'attend la BAS. La Déclaration d'activité commerciale (formulaire ATO NAT 4189) n'est pas un simple chiffre. C'est un ensemble de champs étiquetés, chacun puisant dans une partie différente de vos registres comptables. Pour une petite entreprise assujettie à la TPS qui déclare trimestriellement, les sections principales se décomposent comme suit.

Section TPS (Option 1 — calcul et déclaration trimestrielle) :

Si vous avez des employés, la BAS exige également les champs retenue d'impôt PAYG : W1 (salaires bruts totaux versés) et W2 (total de l'impôt retenu sur ces salaires). Si l'ATO vous impose des acomptes trimestriels d'impôt sur le revenu, vous verrez aussi les libellés acompte PAYG T1 (revenu d'acompte) et T2 (taux d'acompte). La plupart des travailleurs indépendants et des micro-entreprises dont le chiffre d'affaires est inférieur à 10 millions de dollars peuvent utiliser la BAS simplifiée, qui réduit la section TPS à seulement trois champs : G1, 1A et 1B. Mais l'exigence sous-jacente en matière de données ne disparaît pas — vous devez toujours connaître vos ventes totales, la TPS perçue et la TPS payée, que vous les déclariez sur 3 libellés ou 20.

Le calcul de la GST suit une chaîne prévisible : le total des ventes en G1 est réduit des parts exonérées de GST et soumises à la taxe d’amont (G2 + G3 + G4) pour obtenir les ventes imposables (G6). Après ajustements (G7), le résultat (G8) est divisé par 11 pour produire le montant de GST sur les ventes à la case 1A. La même logique s’applique en sens inverse pour les achats : G10 + G11 donnent G12, moins les composantes non imposables (G13 + G14 + G15) pour obtenir G17, ajusté en G18, puis G19 ÷ 11 pour 1B. La différence entre 1A et 1B correspond à votre position nette de GST pour le trimestre — soit un paiement à l’ATO, soit un remboursement.

Pourquoi la course au BAS trimestriel est plus pénible qu’elle ne devrait l’être

L’ATO envoie votre relevé d’activité environ deux semaines avant la fin de la période de déclaration. La date limite de dépôt pour les déclarants trimestriels est le 28 du mois suivant la clôture du trimestre — 28 octobre pour le trimestre juillet-septembre, 28 février pour octobre-décembre, etc. Cela vous laisse environ quatre semaines pour rapprocher trois mois de transactions. Si votre comptabilité est tenue au fil de l’eau — chaque facture correctement codée dans Xero ou MYOB dès réception — préparer le BAS peut prendre 20 à 30 minutes. Mais ce n’est pas la réalité pour la plupart des petits entrepreneurs.

Un utilisateur de Reddit sur r/AusFinance a décrit le problème avec précision : « Si le BAS devient une chasse au trésor trimestrielle, le vrai problème n’est généralement pas Xero, mais un codage brouillon et des reçus non saisis au fur et à mesure. » La chasse au trésor est bien réelle. Les factures fournisseurs arrivent sous forme de PDF dans les courriels. Les reçus traînent dans une boîte à chaussures ou dans la galerie photo du téléphone. Les relevés bancaires doivent être recoupés avec les transactions codées manuellement. Quand l’échéance du BAS approche, vous ne préparez pas une déclaration de revenus — vous reconstruisez trois mois de réalité financière à partir de preuves éparpillées.

Le coût d’une erreur n’est pas anodin. L’ATO applique une pénalité pour défaut de dépôt (FTL) pour chaque période de 28 jours de retard du BAS, et les intérêts généraux (GIC) s’accumulent quotidiennement sur les montants impayés. Selon l’analyse de ScaleSuite, les petites entreprises australiennes paient collectivement plus de 300 millions de dollars par an en pénalités et intérêts liés au BAS. Même sans pénalités, le coût en temps est le vrai fardeau : le Médiateur australien des petites entreprises et des entreprises familiales rapporte que 39 % des petites entreprises consacrent plus de six heures par semaine à la conformité réglementaire — et le dépôt du BAS est au cœur de cette charge.

Les tableurs aident, mais seulement si les chiffres y sont saisis. BASCalc et autres modèles Excel peuvent gérer l’arithmétique une fois les données entrées. Ils ne peuvent pas lire une facture. L’écart entre « j’ai un PDF de mon fournisseur » et « j’ai un nombre dans la cellule G11 » reste entièrement manuel dans la plupart des flux de travail des petites entreprises.

Étape 1 : Rassemblez tout ce qu'exige la BAS

Avant l'extraction, vous devez avoir tous les documents sources au même endroit. Une BAS trimestrielle s'appuie généralement sur trois catégories de documents :

Les formats acceptés incluent PDF, JPG, PNG et captures d'écran. Une photo de reçu prise avec votre téléphone est valable. L'objectif n'est pas d'avoir des fichiers parfaitement organisés — l'étape d'extraction traite chaque fichier individuellement — mais de s'assurer que rien ne manque. Une seule facture fournisseur oubliée de 1 100 $ incluant 100 $ de TPS signifie que votre crédit 1B est sous-estimé de 100 $ et que votre TPS nette à payer est surestimée du même montant.

Étape 2 : Associer les libellés BAS aux champs d’extraction

Cette étape transforme un simple flux « extraire des données » en un résultat propre au BAS. Au lieu d’extraire des champs aléatoires de chaque document, vous définissez les colonnes qui correspondent directement à ce que demande le BAS.

Pour une entreprise utilisant le BAS simplifié, la liste des colonnes est courte :

Pour le BAS complet (Option 1, méthode de la feuille de calcul), vous avez besoin de plus de granularité. Chaque facture fournisseur alimente G10 ou G11 selon qu’il s’agit d’un achat d’immobilisation ou non, et la part de TVA alimente 1B. Un jeu de colonnes pratique ressemble à ceci :

Les noms de colonnes que vous saisissez deviennent les en-têtes de votre tableau de sortie final. C’est le mécanisme central de l’extraction par colonnes personnalisées : vous définissez ce que vous voulez, et l’IA localise les données correspondantes sur chaque document en comprenant la signification du champ — et non son emplacement sur la page. Une facture fournisseur de Bunnings et une facture d’un prestataire indépendant ne se ressemblent pas du tout. Une OCR traditionnelle basée sur des modèles aurait besoin d’un modèle d’analyse distinct pour chaque format. L’extraction sémantique lit les deux et trouve « Total facture » sans se soucier de la mise en page.

Si votre entreprise traite à la fois des ventes avec et sans TVA (courant pour les exportateurs, les professionnels de santé ou les commerces alimentaires), ajoutez une colonne comme « Statut TVA (Taxable / Sans TVA / Exportation) » afin que l’extraction capture le type de chaque transaction, alimentant ainsi le bon libellé BAS (G2 ou G3 par rapport à la chaîne principale G1→1A).

Étape 3 : Extraction — Transformez les documents en données structurées

Une fois vos documents rassemblés et vos colonnes définies, l'extraction ne prend que quelques minutes.

Téléchargez tous les documents source du trimestre — factures de vente, reçus d'achat, factures fournisseurs — en un seul lot. L'outil traite chaque fichier indépendamment, en repérant les valeurs correspondant à vos définitions de colonnes. Comme le traitement s'effectue en parallèle sur tous les fichiers, 50 factures ne prennent pas 50 fois plus de temps qu'une seule ; un lot typique de 30 à 50 documents est traité en moins d'une minute.

Le résultat est un tableau unique où chaque ligne correspond à un document et chaque colonne au champ que vous avez défini. Si vous avez téléchargé 40 factures fournisseurs avec les colonnes « Nom du fournisseur », « Total facture (TTC) » et « Montant de la TVA », vous obtenez 40 lignes de données structurées — prêtes à être additionnées pour G10, G11 et 1B.

Pour les factures de vente, lancez un lot séparé avec les colonnes côté vente (Total des ventes, TVA sur les ventes, Montant des exportations le cas échéant) et vous obtenez les données pour G1 et 1A. Deux lots couvrent l'ensemble du pipeline de données BAS : un pour les achats, un pour les ventes.

Étape 4 : Vérifier les calculs de TPS et rapprocher

Cette étape permet de tester les chiffres de la déclaration de TPS avant leur envoi. L'extraction fournit des totaux bruts ; vous devez maintenant vérifier que l'arithmétique de la TPS est correcte.

Le test de cohérence le plus rapide : pour tout total TPS incluse, la part de TPS doit être égale au total divisé par 11. Si une facture fournisseur indique 2 200 $ TPS incluse, le montant de TPS doit être de 200 $. Si l'extraction affiche 2 200 $ dans la colonne « Total facture » et 180 $ dans la colonne « Montant TPS », il y a un problème — soit la facture elle-même avait un traitement de TPS non standard, soit l'extraction a mal identifié un champ. Signalez-le et vérifiez le document original.

Un processus de rapprochement pratique pour le trimestre :

Un avantage d'avoir tous les résultats d'extraction dans un seul tableur est que le rapprochement est visible de bout en bout. Vous pouvez trier par fournisseur, filtrer par plage de dates (en confirmant que chaque document se situe dans le bon trimestre de déclaration) et vérifier ponctuellement des lignes individuelles par rapport aux PDF originaux. L'ATO exige la conservation des documents pendant cinq ans ; le tableur d'extraction et les fichiers originaux satisfont à cette exigence.

Étape 5 : Exporter vers Excel et préparer la déclaration

Une fois les chiffres vérifiés, la dernière étape est simple. Exportez les données extraites sous forme de fichier Excel (.xlsx). Si votre logiciel comptable (Xero, MYOB, QuickBooks Online) prend en charge la déclaration SBR directement auprès de l'ATO, utilisez le tableur comme document de référence tout en remplissant la BAS dans le logiciel. Si vous déclarez via le portail professionnel de l'ATO ou myGov (pour les travailleurs indépendants), le tableur devient votre document de travail principal — chaque total correspond directement à une case de la BAS.

Pour une BAS trimestrielle selon l'Option 1, votre exportation doit vous donner une vision claire de chaque case :

• G1 = somme de tous les totaux des factures de vente du trimestre
• 1A = somme de la TPS sur ces ventes (ou G8 ÷ 11)
• G10/G11 = somme des totaux d'achats d'immobilisations et d'achats courants respectivement
• 1B = somme de la TPS sur ces achats (ou G19 ÷ 11)
• W1/W2 = depuis le système de paie (vérifié par STP)
• T1/T2 = depuis l'avis d'acompte de l'ATO (le cas échéant)

La page Conseils BAS et TPS de l'ATO recommande de rapprocher les chiffres de la BAS avec vos registres, de vérifier que les achats et les ventes sont déclarés dans la bonne période, et de ne remplir que les sections applicables à votre entreprise. Un tableur construit à partir des données extraites rend ces trois vérifications rapides : triez par date pour confirmer l'exactitude de la période, filtrez par type d'achat pour confirmer la classification G10 vs G11, et utilisez les totaux des colonnes comme données directes pour les cases.

Traiter plusieurs périodes de BAS en une seule fois

La plupart des petites entreprises ne cessent pas leurs activités entre les périodes de BAS. Les documents du dernier trimestre ressemblent presque à ceux du trimestre précédent — mêmes fournisseurs, formats de factures similaires, mêmes exigences de colonnes. La configuration d'extraction que vous avez définie pour un trimestre (les noms de colonnes, les contrôles de calcul de la TPS) s'applique à tous les trimestres suivants sans aucune reconfiguration.

Si vous avez pris du retard et devez rattraper deux ou trois trimestres à la fois, ou si vous souhaitez de manière proactive exécuter le trimestre en cours parallèlement à un examen du précédent, le traitement par lots s'en charge. Séparez vos documents par période de BAS dans des dossiers (T1 juil.–sept., T2 oct.–déc., etc.), exécutez la même définition de colonnes sur chaque dossier, et vous obtenez un tableur de sortie distinct par trimestre. La logique d'extraction ne change pas ; seuls les fichiers d'entrée changent. Ce qui aurait été trois marathons distincts de saisie manuelle de données devient trois exécutions par lots utilisant la même configuration.

C'est particulièrement utile en fin d'exercice lorsqu'un agent BAS ou un comptable demande une vue d'ensemble de l'année. Quatre tableurs d'extraction trimestriels peuvent être fusionnés en un résumé annuel en quelques minutes, chaque transaction étant traçable jusqu'à son document source.

FAQ

L'IA peut-elle traiter les reçus manuscrits pour la BAS ?

Oui. Le modèle de vision sous-jacent lit l'écriture manuscrite et le texte imprimé avec la même logique sémantique. Un reçu manuscrit d'un fournisseur avec « Total 385 $ (TTC) » griffonné en bas produira le même résultat structuré qu'une facture tapée — le montant de la TPS peut même être calculé automatiquement si vous définissez une colonne calculée comme Montant TPS (Total ÷ 11). Ce qui compte, c'est que la valeur soit présente sur le document, pas la façon dont elle a été écrite.

Que faire si une facture fournisseur n'affiche pas séparément le montant de la TPS ?

La plupart des factures fiscales australiennes doivent indiquer la TPS séparément, mais si ce n'est pas le cas et que le total est marqué TTC, vous pouvez utiliser une colonne calculée. Définissez une colonne nommée Montant TPS (Total facture ÷ 11) et l'IA effectuera le calcul lors de l'extraction, en fournissant directement la composante TPS — aucun post-traitement dans Excel n'est nécessaire. Cela est valable pour la TPS standard de 10 % ; si la facture implique une fourniture mixte (partie TPS, partie exonérée de TPS), vous devrez vérifier et éventuellement scinder la transaction manuellement.

L'outil dépose-t-il directement la BAS auprès de l'ATO ?

Non. ImageToTable.ai extrait les données des documents dans des feuilles de calcul structurées — il ne dépose pas de formulaires fiscaux. Vous utilisez le résultat comme données de travail pour remplir la BAS dans votre logiciel comptable (Xero, MYOB), le portail professionnel de l'ATO, ou via votre agent BAS. L'outil remplace l'étape de saisie manuelle des données ; il ne remplace pas l'étape de déclaration.

En quoi cela se compare-t-il à l'utilisation de la fonction BAS de Xero ?

Le module de préparation BAS de Xero fonctionne avec les transactions déjà saisies dans Xero. Si vous recevez une facture PDF d'un fournisseur, quelqu'un doit quand même saisir les montants dans Xero — soit en créant une facture manuellement, soit en utilisant la capture Hubdoc de Xero (qui utilise une OCR basée sur des modèles et nécessite souvent des corrections). L'extraction par IA gère l'étape précédant le logiciel comptable : transformer un tas de PDF, photos et scans en un tableau de données structuré que vous pouvez ensuite importer ou utiliser comme référence lors de la création de transactions. Les deux outils traitent différentes étapes du flux de travail : l'extraction couvre document → données ; Xero couvre données → dépôt BAS.

Que faire si j’ai commis une erreur sur une BAS déjà déposée ?

Pour les petites erreurs (dans les limites d’ajustement de l’ATO), vous pouvez corriger le montant dans votre prochaine BAS. Pour les erreurs plus importantes, vous pouvez déposer une révision via le portail professionnel de l’ATO ou votre logiciel comptable. L’ATO se montre généralement conciliant si les erreurs sont corrigées de manière proactive. Conserver vos feuilles de calcul d’extraction comme justificatifs pendant cinq ans (comme l’exige l’ATO) vous permet de retracer rapidement toute divergence jusqu’à son document source.

Puis-je l’utiliser également pour l’IAS (Instalment Activity Statement) ?

Oui. L’IAS est une version simplifiée de la BAS utilisée par les entreprises non assujetties à la TPS mais tenues de déclarer les retenues de PAYG ou les acomptes de PAYG. Le processus d’extraction est identique — vous définissez simplement moins de colonnes puisqu’aucune étiquette de TPS ne s’applique. Les mêmes types de documents (récapitulatifs de paie, relevés de revenus) alimentent le même processus d’extraction.