Comment extraire les données BAS australiennes pour
la déclaration de TPS et de retenue à la source PAYG (guide 2026)

L'anatomie d'un BAS : ce que ces rubriques G exigent réellement

Avant d'extraire quoi que ce soit, vous devez savoir exactement ce que chaque rubrique requiert. La déclaration d'activité (BAS) (formulaire ATO NAT 4189) n'est pas un chiffre unique — elle collecte des données provenant de plusieurs domaines de votre entreprise et les assemble en une position nette. Pour une petite entreprise typique inscrite à la TPS et déposant ses déclarations trimestriellement selon l'Option 1 (calculer et déclarer), la section TPS à elle seule extrait des données de sept champs sources et les fait passer par une chaîne de calcul.

Section TPS (Option 1 — méthode de la feuille de calcul) :

Le calcul de la TPS suit une chaîne prévisible des deux côtés. Côté ventes : G1 moins les portions exonérées de TPS et taxées sur les intrants (G2 + G3 + G4) produit les ventes imposables à G6. Après ajustements à G7, le résultat (G8) est divisé par 11 pour produire le chiffre de la TPS sur les ventes à 1A. Côté achats : G10 + G11 produisent G12, puis les composants non imposables (G13 + G14 + G15) sont soustraits pour obtenir G17, ajustés à G18 pour atteindre G19, puis G19 ÷ 11 pour 1B. La différence nette entre 1A et 1B est votre position TPS — soit un paiement à l'ATO, soit un remboursement.

Si vous avez des employés, le BAS (déclaration d'activité) comprend également les rubriques de retenue à la source PAYG : W1 (total des salaires bruts versés au cours de la période) et W2 (total de l'impôt retenu sur ces salaires). Ces montants doivent correspondre à ce que vos déclarations Single Touch Payroll (STP) ont déjà communiqué — une divergence déclenche un signal de recoupement de données de l'ATO qui peut prendre des mois à résoudre. Si l'ATO vous impose des acomptes trimestriels d'impôt sur le revenu, vous verrez également les rubriques d'acompte PAYG T1 (revenu d'acompte) et T2 (taux d'acompte). Pour les entreprises assujetties aux FBT, la rubrique F1 déclare l'acompte de taxe sur les avantages sociaux calculé par l'ATO.

La plupart des travailleurs indépendants et des micro-entreprises dont le chiffre d'affaires est inférieur à 10 millions de dollars peuvent utiliser le BAS simplifié, qui réduit la section TPS à seulement trois rubriques : G1, 1A et 1B. Derrière le formulaire simplifié, les mêmes données sources doivent néanmoins exister — vous devez connaître le total des ventes, la TPS collectée et la TPS payée, que vous les déclariez sur 3 rubriques ou 20. Le BAS simplifié réduit ce que l'ATO vous demande de déclarer, pas ce que vous devez calculer.

Pourquoi la course trimestrielle du BAS fait plus mal qu'elle ne le devrait

L'ATO envoie votre relevé d'activité environ deux semaines avant la fin de chaque trimestre. Pour les déclarants trimestriels, la date limite de dépôt est le 28 du mois suivant la clôture du trimestre — 28 octobre pour juillet–septembre, 28 février pour octobre–décembre, 28 avril pour janvier–mars et 28 juillet pour avril–juin. Cela laisse environ quatre semaines pour rapprocher trois mois de transactions. Lorsque votre comptabilité est faite au fur et à mesure — chaque facture codée dans Xero ou MYOB dès qu'elle arrive — la préparation du BAS peut prendre 20 à 30 minutes. Ce n'est pas la réalité pour la plupart des propriétaires de petites entreprises.

Selon une recherche du Médiateur australien des petites entreprises et des entreprises familiales, 39 % des petites entreprises consacrent plus de six heures par semaine à la conformité réglementaire — et le dépôt du BAS est au cœur de cette charge. ScaleSuite estime que les petites entreprises australiennes paient collectivement plus de 300 millions de dollars par an en pénalités et intérêts liés au BAS. La préparation trimestrielle seule prend généralement 4 à 6 heures par BAS pour un propriétaire d'entreprise qui le fait lui-même, soit 16 à 24 heures par an.

Le coût en temps ne se limite pas aux heures. Une pénalité pour défaut de dépôt (FTL) s'applique pour chaque période de 28 jours de retard du BAS — à partir de 313 $ par période pour les petites entités — et les intérêts généraux (GIC) s'accumulent quotidiennement sur les montants impayés. Un café de Canberra avec un chiffre d'affaires de 680 000 $ a oublié de déposer son BAS du trimestre de décembre et a reçu une pénalité de 313 $, bien qu'il soit en situation de crédit net de TPS pour ce trimestre. La pénalité s'applique au dépôt tardif, pas seulement au paiement tardif.

Les feuilles de calcul et les modèles de calculateur BAS — comme BASCalc et divers classeurs Excel vendus sur Etsy et des sites indépendants — gèrent l'arithmétique une fois les données saisies. Ils ne peuvent pas lire une facture fournisseur. L'écart entre « J'ai un PDF de mon fournisseur » et « J'ai un nombre dans la cellule G11 » reste entièrement manuel dans la plupart des flux de travail des petites entreprises. Le même écart document-vers-feuille de calcul qui affecte le rapprochement de la paie — couvert dans notre guide sur les coûts de traitement manuel des résumés PAYG — s'applique également à la préparation du BAS, avec la différence clé qu'il se répète quatre fois par an au lieu d'une.

Étape 1 : Rassemblez tout ce dont le BAS a besoin

Avant l'extraction, tous les documents sources doivent être au même endroit. Un BAS trimestriel s'appuie généralement sur trois catégories de documents :

Les formats acceptables incluent les PDF, JPG, PNG et les captures d'écran. Une photo d'un reçu papier prise avec votre téléphone est acceptable. L'objectif n'est pas d'avoir des fichiers parfaitement organisés — l'extraction traite chaque fichier individuellement — mais d'être exhaustif. Une seule facture fournisseur oubliée de 1 100 $ (incluant 100 $ de TPS) sous-estime votre crédit à la rubrique 1B de 100 $ et surestime votre TPS nette à payer du même montant. Sur un trimestre, l'absence de seulement trois ou quatre factures peut transformer une position de remboursement en un paiement — et vous ne le saurez que lorsque le recoupement de données de l'ATO le détectera.

Étape 2 : Associer les rubriques BAS aux champs d'extraction

Cette étape transforme un flux d'extraction générique en un résultat spécifique au BAS. Au lieu d'extraire des champs aléatoires de chaque document, vous définissez des colonnes qui correspondent directement à ce que demande le BAS.

Pour une entreprise utilisant le BAS simplifié, la liste des colonnes est courte :

Pour le BAS complet (Option 1, méthode de la feuille de calcul), vous avez besoin de plus de granularité. Chaque facture fournisseur contribue à G10 ou G11 selon qu'il s'agit d'un achat en capital ou non, et la composante TPS contribue à 1B. Un ensemble de colonnes pratique :

Les noms de colonnes que vous saisissez deviennent les en-têtes de votre tableau de sortie final. C'est ce qu'on appelle l'Extraction de colonnes personnalisées : vous définissez ce que vous voulez comme en-têtes de colonnes, et l'IA localise les données correspondantes sur chaque document en comprenant la signification sémantique de chaque champ — et non son emplacement sur la page. Une facture fournisseur de Bunnings et une facture d'un entrepreneur indépendant ne se ressemblent pas du tout. Une OCR basée sur des modèles aurait besoin d'un modèle d'analyse distinct pour chaque format, et dès qu'un fournisseur modifie sa mise en page, le modèle se casse. L'extraction sémantique lit les deux et trouve le « Total de la facture » sans se soucier des différences de mise en page.

Si votre entreprise gère à la fois des ventes avec et sans TPS (courant pour les exportateurs, les prestataires de santé ou les entreprises alimentaires), ajoutez une colonne comme « Statut TPS (Taxable / Exempt de TPS / Exportation) » — l'IA peut déduire la classification correcte du contenu du document, alimentant ainsi la bonne rubrique BAS (G2 ou G3 par rapport à la chaîne principale G1→1A) sans tri manuel.

Étape 3 : Extraction — Transformer les documents en données structurées

Une fois les documents rassemblés et les définitions de colonnes paramétrées, l'étape d'extraction ne prend que quelques minutes.

Téléchargez tous les documents sources du trimestre — factures de vente, reçus d'achat, factures fournisseurs — en un seul lot. L'outil traite chaque fichier indépendamment, en localisant les valeurs qui correspondent à vos définitions de colonnes. Comme le traitement s'effectue en parallèle sur tous les fichiers, 50 factures ne prennent pas 50 fois plus de temps qu'une seule ; un lot typique de 30 à 50 documents est traité en moins d'une minute.

Le résultat est un tableau unique où chaque ligne correspond à un document et chaque colonne au champ que vous avez défini. Quarante factures fournisseurs avec des colonnes pour « Nom du fournisseur », « Total facture (TPS incluse) » et « Montant de la TPS » produisent 40 lignes de données structurées — prêtes à être additionnées dans les rubriques G10, G11 et 1B.

Pour les factures de vente, exécutez un lot séparé avec les colonnes côté ventes (Total des ventes, TPS sur les ventes, Montant des exportations le cas échéant) et les rubriques G1 et 1A se remplissent. Deux lots couvrent l'ensemble du pipeline de données BAS : un pour les achats (alimentant G10, G11 et 1B), un pour les ventes (alimentant G1 et 1A). Pour le volet retenue à la source PAYG — W1 et W2 — vous pouvez soit récupérer ces chiffres directement à partir des rapports STP de votre système de paie (la méthode la plus fiable), soit les extraire de relevés de paie en utilisant la même approche de mappage de colonnes décrite dans notre guide d'extraction des relevés de paiement PAYG.

Étape 4 : Vérifier les calculs de TPS et rapprocher

Cette étape permet de valider les chiffres du BAS avant la soumission. L'extraction vous donne des totaux bruts ; vous devez maintenant vérifier que l'arithmétique de la TPS tient.

Le test de cohérence le plus rapide : pour tout total TPS incluse, la part de TPS est égale au total divisé par 11. Une facture fournisseur de 2 200 $ TPS incluse doit comporter 200 $ de TPS. Si l'extraction affiche 2 200 $ en « Total facture » et 180 $ en « Montant TPS », soit la facture comporte un traitement TPS non standard (une fourniture mixte avec des éléments taxables et exonérés de TPS), soit l'extraction a mal identifié un champ. Signalez-le et vérifiez l'original.

Un processus de rapprochement pratique pour le trimestre :

Avec tous les résultats d'extraction dans un seul tableur, le rapprochement est visible de bout en bout. Triez par fournisseur, filtrez par plage de dates (en confirmant que chaque document se situe dans le bon trimestre BAS), et vérifiez ponctuellement des lignes individuelles par rapport aux PDF originaux. L'ATO exige la conservation des documents pendant cinq ans ; le tableur d'extraction associé aux fichiers sources satisfait à cette exigence.

Étape 5 : Exporter vers Excel et préparer la soumission

Une fois les chiffres vérifiés, exportez les résultats de l'extraction sous forme de fichier Excel (.xlsx). Si votre logiciel comptable (Xero, MYOB, QuickBooks Online) prend en charge la soumission via SBR directement auprès de l'ATO, utilisez le tableur comme référence lors du remplissage du BAS dans le logiciel. Si vous soumettez via le portail professionnel de l'ATO ou via myGov (pour les travailleurs indépendants), le tableur devient votre document de travail principal — chaque total correspond directement à une rubrique du BAS.

Pour un BAS trimestriel selon l'Option 1, votre exportation doit donner une vision claire de chaque rubrique :

• G1 — somme de tous les totaux des factures de vente du trimestre
• 1A — somme de la TPS sur ces ventes (ou G8 ÷ 11)
• G10/G11 — somme des totaux des achats d'immobilisations et des achats courants, respectivement
• 1B — somme de la TPS sur ces achats (ou G19 ÷ 11)
• W1/W2 — provenant du système de paie (vérifié via STP)
• T1/T2 — provenant de l'avis d'acompte de l'ATO (le cas échéant)

Les conseils de l'ATO sur le BAS et la TPS recommandent de rapprocher les chiffres de vos registres, de confirmer que les achats et les ventes sont déclarés dans la bonne période, et de ne remplir que les sections applicables. Un tableur construit à partir des résultats d'extraction permet d'effectuer ces trois vérifications rapidement : triez par date pour confirmer l'exactitude de la période, filtrez par type d'achat pour confirmer la classification G10 vs G11, et utilisez les totaux des colonnes comme saisies directes dans les rubriques. L'ATO conseille également de ne saisir que des montants en dollars entiers — omettez les centimes et n'arrondissez pas.

Traiter plusieurs périodes de BAS en une seule passe

La plupart des petites entreprises ne cessent pas leurs activités entre les périodes de BAS. Les documents du dernier trimestre ressemblent à ceux du trimestre précédent — mêmes fournisseurs, formats de factures comparables, exigences de colonnes identiques. La configuration d'extraction que vous avez définie (noms de colonnes, règles de vérification de la TPS) s'applique à chaque trimestre suivant sans aucune reconfiguration.

Si vous avez du retard dans vos soumissions et devez rattraper plusieurs trimestres, ou si vous souhaitez de manière proactive traiter le trimestre en cours tout en révisant le précédent, le traitement par lots gère cela proprement. Séparez les documents par période de BAS dans des dossiers (T1 juil.–sept., T2 oct.–déc., etc.), exécutez la même définition de colonnes sur chaque dossier, et obtenez un tableur de sortie distinct par trimestre. La logique d'extraction est inchangée ; seuls les fichiers d'entrée diffèrent. Trois marathons distincts de saisie manuelle de données deviennent trois exécutions par lots utilisant une seule configuration sauvegardée.

C'est également utile en fin d'année fiscale lorsqu'un agent BAS ou un comptable demande une vue d'ensemble de l'année. Quatre tableurs d'extraction trimestriels se fusionnent en un seul résumé annuel en quelques minutes, chaque transaction étant traçable jusqu'à son document source. Cette même approche de consolidation par lots — traitement de plusieurs périodes de formulaires structurés en tableurs unifiés — est détaillée dans notre guide sur le traitement par lots des déclarations de revenus SA100 au Royaume-Uni, où le modèle de consolidation trimestrielle vers annuelle suit la même logique sous un code fiscal différent.

FAQ

L'extraction par IA peut-elle traiter les reçus manuscrits pour le BAS ?

Oui. Le modèle de vision sous-jacent lit l'écriture manuscrite et le texte imprimé avec la même logique sémantique. Un reçu manuscrit d'un fournisseur artisan avec « Total 385 $ (TPS incluse) » griffonné en bas produit le même résultat structuré qu'une facture tapée. Si le montant de la TPS n'est pas indiqué séparément, vous pouvez utiliser une colonne calculée — nommez une colonne Montant TPS (Total ÷ 11) et l'IA effectue le calcul lors de l'extraction, en produisant directement la composante TPS sans aucun travail de suivi dans Excel.

Que faire si une facture fournisseur n'indique pas séparément le montant de la TPS ?

Les factures fiscales australiennes pour les montants supérieurs à 82,50 $ sont légalement tenues d'indiquer le montant de la TPS séparément. Si ce n'est pas le cas et que le total est marqué comme incluant la TPS, utilisez une colonne calculée : Montant TPS (Total facture ÷ 11). Ceci est valable pour la TPS standard de 10 %. Si la facture implique une fourniture mixte — en partie imposable, en partie exonérée de TPS — vous devrez vérifier et potentiellement scinder la transaction manuellement. Les factures de fournitures mixtes provenant de fournisseurs des secteurs de la santé, de l'éducation ou de l'alimentation sont la source la plus courante de ce problème.

L'outil dépose-t-il directement le BAS auprès de l'ATO ?

Non. L'outil extrait les données des documents dans des feuilles de calcul structurées — il ne dépose pas de formulaires fiscaux et n'interagit pas avec les systèmes de l'ATO. Vous utilisez le résultat comme données de travail pour remplir le BAS dans votre logiciel comptable (Xero, MYOB), le portail des entreprises de l'ATO, ou via votre agent BAS. L'outil remplace l'étape de saisie manuelle des données ; il ne remplace pas l'étape de dépôt ni la déclaration légale attestant que les informations sont correctes.

En quoi cela se compare-t-il à l'utilisation de la fonction de préparation BAS de Xero ?

Le module BAS de Xero fonctionne avec les transactions déjà saisies dans Xero. Si vous recevez une facture fournisseur en PDF, quelqu'un doit encore saisir les montants — soit en créant une facture manuellement, soit en utilisant l'outil de capture Hubdoc de Xero, qui repose sur une OCR basée sur des modèles et nécessite souvent des corrections pour les mises en page non standard. L'extraction par IA gère l'étape précédant le logiciel comptable : transformer une pile de PDF, de photos et de numérisations en un tableau de données structuré que vous pouvez consulter lors de la création de transactions. Les deux outils traitent différentes étapes du flux de travail : l'extraction couvre document → données ; Xero couvre données → dépôt BAS.

Que faire si je commets une erreur sur un BAS déjà déposé ?

Pour les petites erreurs dans les limites d'ajustement de l'ATO, vous pouvez corriger le montant dans votre prochain BAS en déclarant l'ajustement à la rubrique G7 (côté ventes) ou G18 (côté achats). Pour les erreurs plus importantes, déposez une révision via le portail professionnel de l'ATO ou votre logiciel comptable. L'ATO se montre généralement conciliant si les erreurs sont corrigées de manière proactive et avant qu'il n'entame un contrôle. Conserver vos feuilles de calcul d'extraction comme pièces justificatives vous permet de retracer tout écart jusqu'à son document source — ce qui fait qu'expliquer une erreur à l'ATO ne prend que quelques minutes, et non des jours de reconstitution.

Le BAS est-il la même chose qu'un IAS (Instalment Activity Statement) ?

Non — bien que le formulaire se ressemble. Un IAS est utilisé par les entreprises non inscrites à la TPS mais tenues de déclarer la retenue à la source PAYG ou les acomptes PAYG. Il déclare moins de types d'impôts : pas de rubriques TPS, seulement les montants de retenue à la source PAYG et d'acomptes PAYG. Un IAS est également déposé mensuellement par les entreprises dont la retenue à la source PAYG annuelle dépasse 25 000 $. Le processus d'extraction est identique — vous définissez moins de colonnes puisqu'aucune rubrique TPS ne s'applique — mais les mêmes types de documents (résumés de paie, relevés de revenus) alimentent le même processus. Pour une comparaison plus approfondie de la façon dont différents pays gèrent la déclaration des charges sociales sur des formulaires équivalents, consultez notre guide sur l'extraction de données P60 au Royaume-Uni pour le rapprochement des paies.

Le BAS simplifié réduit-il ma charge de travail d'extraction ?

Partiellement. Le BAS simplifié ne nécessite que G1, 1A et 1B — ce qui réduit le nombre de rubriques que vous devez calculer. Cependant, pour arriver correctement à ces trois chiffres, vous devez toujours connaître vos ventes totales imposables, votre TPS totale sur les ventes et votre TPS totale sur les achats. Ces données sous-jacentes ne diminuent pas parce que le formulaire est plus court. Là où le BAS simplifié aide, c'est que vous n'avez pas besoin de séparer G10 de G11, ni G2 de G3 — tous les achats peuvent être totalisés ensemble pour le calcul de 1B, et toutes les ventes ensemble pour 1A. Moins de distinctions de rubriques signifie moins de colonnes à définir lors de l'extraction.