Checkliste für australische Belege zum Steuerabzug
ABN-geprüft, GST-bereit & geschäftsjahresfertig

Warum die Frist zum 30. Juni Belege härter trifft als alles andere

Die meisten EOFY-Checklisten – die von Xero, MYOB und Steuerberatungskanzleien – sind nach Aufgabentyp organisiert: Konten abstimmen, Gehaltsabrechnung abschließen, BAS einreichen, Superbeiträge zahlen. Diese Struktur ergibt Sinn für einen Buchhalter, der auf ein Hauptbuch blickt. Sie ergibt weit weniger Sinn für einen Einzelunternehmer, der am 25. Juni auf einen Stapel von 80 Belegen starrt.

Der Grund, warum Belege zum Engpass werden, ist, dass jede andere EOFY-Aufgabe mit bereits strukturierten Daten arbeitet. Ihre Banktransaktionen sind bereits in Ihrer Buchhaltungssoftware. Ihre Gehaltsabrechnung läuft bereits über STP. Ihre BAS-Positionen beziehen sich auf die Umsatzsteuer, die Sie das ganze Jahr über erfasst haben. Aber Belege – besonders in einem Kleinunternehmen, das Bunnings-Einkäufe, Uber-Fahrten, Lieferantenrechnungen und handschriftliche Handwerkerbelege mischt – treffen am Jahresende als letzte unstrukturierte Grenze ein. Sie müssen sortiert, klassifiziert, verifiziert und in strukturierte Daten umgewandelt werden, bevor sie in eine dieser anderen Aufgaben einfließen können.

Drei Realitäten des australischen Systems machen die Belegarbeit am Jahresende besonders risikoreich:

1. Belege bestimmen, was Sie dieses Jahr absetzen können. Ein Ausgabenbeleg vom 29. Juni ist im laufenden Steuerjahr absetzbar. Derselbe Kauf am 2. Juli geht in die nächste Steuererklärung. Für einen Einzelunternehmer mit einem Grenzsteuersatz von 32,5 % ist ein Gerätekauf von 5.000 $ im richtigen Jahr 1.625 $ Steuerersparnis wert. Ist das Datum falsch, verschiebt sich diese Ersparnis um 12 Monate nach vorne – oder verschwindet ganz, wenn sich die Schwelle für den Sofortabzug von 20.000 $ im nächsten Jahr ändert.

2. Belege schaffen Compliance-Pflichten, die lange nach der Geltendmachung des Abzugs bestehen bleiben. Gemäß den Aufbewahrungsvorschriften des ATO (ITAA 1936, Abschnitt 262A) müssen Sie Unterlagen 5 Jahre ab Einreichung aufbewahren. Ein Beleg, den Sie heute digitalisieren und auslesen, ist ein Nachweis, der einen in einer 2031 geprüften Steuererklärung geltend gemachten Abzug schützt. Jeder Beleg, den Sie wegwerfen, weil „ich weiß schon noch, wofür er war", wird zu einem Abzug, den Sie nicht belegen können.

3. Fehlende ABNs schaffen Verbindlichkeiten, nicht nur verpasste Abzüge. Wenn Sie einen Lieferanten bezahlen, der seine ABN nicht angegeben hat, und die Zahlung 75 $ (ohne GST) übersteigt, müssen Sie als Zahlender möglicherweise 47 % der Zahlung gemäß den PAYG-Regeln bei fehlender ABN (Taxation Administration Act 1953, Schedule 1, Division 12) einbehalten. Diese Pflicht liegt bei Ihnen – nicht beim Lieferanten. Ein Beleg ohne ABN ist nicht nur unvollständig. Bei einer Zahlung von 1.000 $ ist er eine potenzielle Verbindlichkeit von 470 $.

Zwei Wochen vorher (Mitte Juni): Belege nach Steuerbehandlung sortieren und kategorisieren

Wenn es einen Schritt gibt, der ein organisiertes Jahresende von einem chaotischen unterscheidet, dann ist es dieser: Bevor Sie etwas scannen, bevor Sie auch nur eine Spaltenüberschrift eingeben, sortieren Sie Ihre Belege danach, was sie für Ihre Steuererklärung bedeuten. Die Klassifizierung bestimmt alles Weitere – welche Spalten Sie extrahieren müssen, welche Aufzeichnungen Sie aufbewahren müssen und was im Falle einer Prüfung passiert.

Das australische Steuerrecht behandelt Belege je nach Verwendungszweck des Kaufs unterschiedlich. Ein Laptop für 2.500 $, eine Bohrmaschine für 180 $ und ein Büromaterialeinkauf für 45 $ erzeugen alle Belege – unterliegen aber völlig unterschiedlichen Abzugsregeln. Wenn Sie sie vor der Extraktion richtig sortieren, können Ihre Tabellenzeilen von Anfang an die korrekte Behandlung enthalten.

Der häufigste Jahresendfehler in dieser Phase ist, alles als „allgemeine Ausgaben“ zu behandeln und in dieselbe Spalte zu werfen. Ein Laptop für 2.200 $ und ein Mittagessen für 22 $ erzeugen beide Belege, aber einer kommt in Ihr Anlagenverzeichnis (und möglicherweise in die Sofortabschreibung), während der andere als einfache Ausgabe in Ihre GuV geht. Wenn Sie sie ohne eine Kategoriespalte, die diese Unterscheidung erfasst, in dieselbe Tabelle extrahieren, müssen Sie oder Ihr Steuerberater später alles neu sortieren – im Grunde die gleiche Arbeit doppelt erledigen.

Erstellen Sie eine Spalte namens Abzugsart (Optionen: Sofortaufwand / Sofortabschreibung / Abschreibbarer Vermögensgegenstand / Privatnutzungsanteil). Dies ist eine abgeleitete Spalte – das bedeutet, die KI liest den Beleginhalt und ordnet die Kategorie basierend auf dem Gekauften zu, auch wenn auf dem Beleg selbst kein „Abzugsart“-Label vorhanden ist. Die Kategorie wird automatisch im Rahmen des Extraktionsschritts ausgefüllt, sodass Sie sich die manuelle Klassifizierung im Nachhinein sparen. Eine ausführlichere Erklärung zur Funktionsweise abgeleiteter Spalten über gemischte Belegstapel hinweg finden Sie im Leitfaden zur australischen Steuerbelegextraktion mit ABN und GST.

Vor dem Scannen: Der 30-Sekunden-ABN-Check, der eine 47%ige Haftung verhindert

Sobald die Belege nach Kategorie sortiert sind, sind die nächsten 10 Minuten die Compliance-Arbeit mit dem höchsten ROI, die Sie das ganze Jahr über leisten werden. Nehmen Sie jeden Beleg aus Ihren Stapeln „sofort abzugsfähig“ und „Vermögensgegenstand“ zur Hand. Suchen Sie nach der ABN des Lieferanten – einer 11-stelligen Nummer, die sich normalerweise in der Nähe des Firmennamens oder am unteren Ende des Belegs befindet.

Wenn die ABN vorhanden ist, geben Sie sie in das kostenlose ABN-Lookup-Tool auf der Website des Australian Business Register ein. Damit bestätigen Sie, dass die ABN aktiv ist, der Firmenname übereinstimmt und der Lieferant für die GST registriert ist. Eine gültige ABN auf dem Beleg plus ein passender ABR-Eintrag bedeuten, dass der Beleg für GST-Gutschriften in Frage kommt (vorausgesetzt, er ist als Steuerrechnung gekennzeichnet und erfüllt die anderen ATO-Anforderungen).

Wenn die ABN fehlt – und der Gesamtbetrag 75 $ (ohne GST) übersteigt – müssen Sie vor dem 30. Juni eine Entscheidung treffen:

• Kontaktieren Sie den Lieferanten sofort. Bitten Sie ihn, eine Steuerrechnung mit seiner ABN auszustellen. Die meisten seriösen Unternehmen können innerhalb weniger Stunden eine E-Mail senden.
• Wenn er keine ABN bereitstellen kann oder will: Prüfen Sie, ob der Lieferant ein Unternehmen betreibt oder einer Hobby-/Privattransaktion nachgeht. Handelt es sich um ein Unternehmen, kann die 47%ige Einbehaltungspflicht greifen. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, ob Sie einbehalten und in Ihrer BAS unter Kennzeichen W4 melden müssen.
• Kennzeichnen Sie den Beleg. Selbst wenn Sie ohne Einbehalt zahlen, wissen Sie durch die Kenntnis der Belege ohne ABN, welche es sind, und können die Situation erklären, falls das ATO nachfragt – und die korrekten Unterlagen (wie ein NAT 3346-Formular „Erklärung des Lieferanten“ für Hobby-Ausnahmen) vor der Prüfung sammeln, nicht während dieser.

Dieser Schritt dauert etwa 15 Sekunden pro Beleg, sobald Sie im Rhythmus sind, und beseitigt das größte einzelne Compliance-Risiko, das sich im Belegstapel eines Kleinunternehmens versteckt. Überspringen Sie ihn, und Sie wetten darauf, dass das ATO bei einer Prüfung nicht nach den ABN der Lieferanten fragt – eine Wette, die sich mit den verbesserten Datenabgleichsfähigkeiten des ATO verschlechtert hat.

Noch sieben Tage: Digitalisieren Sie jeden Beleg, bevor er verblasst

Thermopapier-Belege – wie sie an jedem EFTPOS-Terminal in Australien ausgegeben werden – sind chemisch instabil. Nach 6–12 Monaten verblasst der Text bis zur Unleserlichkeit. Ein Bunnings-Beleg vom März, der damals einwandfrei lesbar war, kann zum Zeitpunkt einer Betriebsprüfung im Jahr 2028 ein weißer Zettel sein. Die fünfjährige Aufbewahrungspflicht des ATO bedeutet, dass Sie eine Kopie benötigen, die länger hält als das Original.

Diese Woche sollten Sie von jedem physischen Beleg ein digitales Exemplar erstellen. Drei Methoden sorgen dafür, dass dies tatsächlich funktioniert und nicht nur neues Chaos stiftet:

Am Ende dieses Schritts sollte jeder Beleg als benannte digitale Datei in einem Ordner vorliegen. Der Schuhkarton kann warten – die strukturierten Daten, die Sie gleich erstellen, sind das, was den Abzug trägt, und die digitale Kopie ist der Beweis dafür.

Die EOFY-Woche: Alle Belege auf einmal in eine Tabelle extrahieren

Hier zahlt sich die wochenweise Vorbereitung aus. Sie haben einen Ordner mit benannten, kategorisierten Belegbildern. Jetzt müssen Sie daraus in einem Durchgang eine einzige Tabelle mit ATO-konformen Spalten erstellen – nicht 80 einzelne manuelle Eingaben.

Herkömmliche OCR-Tools für Belege arbeiten Dokument für Dokument: einen Beleg hochladen, prüfen, exportieren, wiederholen. Bei 45 Sekunden pro Beleg für einen erfahrenen Nutzer sind 80 Belege eine ganze Stunde voller Klickarbeit. Und das, bevor Sie sich mit Belegen befassen, die nicht dem erwarteten Format des Tools entsprechen – eine Uber-E-Mail-Quittung und ein handgeschriebener Handwerkerbeleg haben kein gemeinsames Layout.

Was im EOFY-Maßstab funktioniert, ist die Spaltennamen-Extraktion: Sie definieren einmal die gewünschten Ausgabespalten – Lieferantenname, ABN, Datum, GST-Betrag, Gesamtbetrag, Abzugsart – und laden Ihren gesamten Ordner hoch. Die KI liest jeden Beleg, findet die passenden Werte, indem sie deren Bedeutung versteht (nicht ihre Position auf der Seite), und erstellt eine einheitliche Tabelle, in der jede Zeile ein Beleg ist. Ein Bunnings-Beleg, eine Uber-PDF und ein Durchschlag-Handwerkerbeleg landen in derselben Tabelle, weil die KI nicht auf das Layout, sondern auf die Bedeutung achtet.

Für einen australischen EOFY-Belegstapel sind dies die relevanten Spalten:

Die Demo oben ist mit einer Quittungsvorlage vorbelegt. Versuchen Sie, Lieferanten-ABN, GST-Betrag und Abzugstyp (Optionen: Sofortaufwand/Anlagen-Sofortabschreibung/Abschreibungsfähiges Wirtschaftsgut/Privatnutzungsanteil) als Spaltennamen einzugeben, um zu sehen, wie die spaltenbasierte Extraktion jedes Feld nach Bedeutung statt nach Position liest. Weitere Informationen zur Extraktionsmechanik – einschließlich der Verarbeitung handschriftlicher Handwerkerbelege, gemischter GST-freier und steuerpflichtiger Positionen sowie der Falle des ÷ 11-GST-Kürzels – finden Sie in der Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Extraktion von ABN und GST aus australischen Quittungen. Den vollständigen Batch-Workflow – einschließlich Dateibenennungskonventionen, Strategien zur Formatfragmentierung und der Effizienzgrenze bei 100 Belegen – finden Sie im Leitfaden zur Batch-Verarbeitung von Geschäftsbelegen für Steuerzwecke.

Die letzten 48 Stunden (29.–30. Juni): Last-Minute-Abzüge

Für australische Kleinunternehmen gibt es Abzüge mit einer harten Stichtagsgrenze am 30. Juni – kein Einreichungs-, sondern ein „muss bis zu diesem Datum erfolgt sein“-Erfordernis. Wird der Stichtag verpasst, verschiebt sich der Abzug um ein ganzes Jahr nach vorne. Dies sind die Punkte, die Sie in den letzten zwei Tagen prüfen sollten:

Sofortabschreibung für Anlagegüter: Kauf und Installation bis 30. Juni. Die Sofortabschreibung für das GJ 2025-26 erlaubt Unternehmen mit einem konsolidierten Umsatz unter 10 Millionen Dollar, die vollen Kosten förderfähiger Anlagegüter unter 20.000 Dollar pro Stück sofort abzusetzen. Das Anlagegut muss bis zum 30. Juni erstmals genutzt oder betriebsbereit installiert sein. Bestellt, aber nicht geliefert? Dieses Jahr nicht absetzbar. Geliefert, aber noch in der Verpackung? Dieses Jahr nicht absetzbar. Am 29. Juni installiert und betriebsbereit? Dieses Jahr absetzbar. Das Rechnungsdatum dient als Nachweis, aber entscheidend ist, ob das Anlagegut einsatzbereit war.

Vorauszahlung abzugsfähiger Ausgaben für das nächste Jahr – innerhalb der Grenzen. Gemäß den Vorauszahlungsregeln können Sie eine sofortige Absetzung für vorausbezahlte Ausgaben geltend machen, die einen Leistungszeitraum von 12 Monaten oder weniger abdecken, der bis zum 30. Juni des Folgejahres endet. Die Vorauszahlung Ihrer Juli-2026-Miete, Versicherungsprämien oder Software-Abonnements am 29. Juni bringt den Abzug in das laufende Jahr. Dies ist eine gängige EOFY-Planungstaktik – aber fragen Sie Ihren Steuerberater, da die Vorauszahlungsregeln mit Ihrer Unternehmensstruktur (Einzelunternehmen vs. Kapitalgesellschaft) interagieren und davon abhängen, ob Sie steuerlich ein Kleinunternehmen sind.

Super-Beiträge – bis 30. Juni gutgeschrieben. Super-Garantiebeiträge für Arbeitnehmer müssen bis zum 30. Juni vom Fonds empfangen worden sein, um im laufenden Jahr abzugsfähig zu sein. Die Zahlung am 29. Juni zu senden, reicht nicht – sie muss verbucht und auf dem Konto des Fonds eingegangen sein. Die meisten Clearingstellen geben eine Bearbeitungszeit von 3–5 Werktagen an, sodass der praktische letzte Tag für die Einleitung einer Super-Zahlung für den Abzug zum 30. Juni etwa der 23.–25. Juni ist. Für Einzelunternehmer, die persönliche abzugsfähige Beiträge leisten, gilt derselbe Zeitrahmen für die Abwicklung. Der Höchstbetrag für begünstigte Beiträge des ATO für das GJ 2025-26 beträgt 30.000 Dollar – und ungenutzte Höchstbeträge aus früheren Jahren können vorgetragen werden, wenn Ihr gesamtes Super-Guthaben unter 500.000 Dollar liegt.

Keiner dieser letztmöglichen Abzüge erfordert neue Software oder Prozesse. Sie erfordern, dass Sie die Fristen kennen und die Quittungen ausreichend organisiert haben, um zu erkennen, welche Käufe qualifizieren. Wenn Sie den Sortier- und Klassifizierungsschritt Mitte Juni durchgeführt haben, wissen Sie bereits, welche Quittungen in die Kategorie der Sofortabschreibung fallen – und können prüfen, ob diese Anlagegüter vor Fristablauf installiert und betriebsbereit waren.

Nach dem 30. Juni: Von der Tabelle zum Steuerberater, zur BAS und ins Archiv

Das Geschäftsjahresende ist vorbei. Sie haben eine Tabelle mit jeder Quittung als Zeile, klassifiziert nach Abzugsart, mit ausgefüllten ABN- und GST-Spalten. Die letzte Phase verbindet diese Tabelle mit den Systemen, die sie benötigen.

Schritt 1: An Ihren Steuerberater übergeben – als strukturierte Daten, nicht als Papierordner. Die meisten australischen Kleinunternehmens-Steuerberater arbeiten mit Xero, MYOB oder QuickBooks Online. Alle drei akzeptieren CSV-Importe für Ausgabentransaktionen. Exportieren Sie Ihr Extraktionsergebnis als CSV, ordnen Sie die Spalten dem Importformat Ihrer Buchhaltungsplattform zu (Datum → Datum, Lieferantenname → Zahlungsempfänger, Gesamtbetrag → Betrag, GST-Betrag → Steuer) und importieren Sie. Ihr Steuerberater erhält saubere, kategorisierte Daten statt eines Schuhkartons – und berechnet die Steuererklärungsvorbereitung statt Dateneingabe. Wenn Sie selbst einreichen, fließt dieselbe CSV direkt in den Abzugsbereich von myTax oder bildet die Grundlage Ihrer BAS-Zahlen.

Schritt 2: Extrahierte Daten Ihren BAS-Kennzahlen zuordnen. Wenn Sie GST-registriert sind und vierteljährlich abrechnen, ist Ihre April-Juni-BAS bis zum 28. Juli fällig. Die soeben erstellte Tabelle enthält die benötigten Zahlen: Summieren Sie die Spalte „Gesamtbetrag“ für Zeilen, bei denen die Abzugsart „Sofortabschreibung für Anlagegüter“ oder „Abschreibbares Anlagegut“ ist → BAS-Kennzahl G10 (Kapitalkäufe). Summieren Sie „Gesamtbetrag“ für Zeilen mit der Abzugsart „Sofortaufwand“ → BAS-Kennzahl G11 (nicht kapitalbezogene Käufe). Summieren Sie „GST-Betrag“ für Zeilen, bei denen „GST abzugsfähig“ = Ja → BAS-Kennzahl 1B (GST auf Käufe). Diese drei Summen, verifiziert anhand der zugrunde liegenden Quittungsdaten, ersetzen den Schätz-und-Hoffe-Ansatz, den viele Einzelunternehmer für die BAS-Abgabe verwenden.

Schritt 3: Archivierung für die 5-jährige Aufbewahrungsfrist. Speichern Sie die Tabelle und den Ordner mit den Belegbildern an mindestens zwei Orten – einem lokalen und einem Cloud-Speicher. Benennen Sie den Archivordner eindeutig: FY2026_Receipts/[Lieferantenname]_[Datum].[ext]. Das ATO verlangt, dass Aufzeichnungen in englischer Sprache (oder leicht ins Englische übertragbar) vorliegen und manipulationssicher gespeichert werden. Ein PDF-Export der finalen Tabelle, mit Zeitstempel und zusammen mit den Belegbildern gespeichert, erfüllt den Standard „wahrheitsgetreue und klare Kopie“ gemäß den ATO-Aufbewahrungsvorschriften. Wenn sich Ihr Aufzeichnungssystem im Laufe der Zeit ändert, müssen Sie die ursprünglichen Daten rekonstruieren können – ein weiterer Grund, die Extraktionstabelle in einem langlebigen, nicht-proprietären Format zu halten.

Ein Sonderfall: Handschriftliche Handwerkerbelege zum Geschäftsjahresende

Wenn Ihr Unternehmen mit Handwerkern zu tun hat – Klempnern, Elektrikern, Bauarbeitern – wird ein Teil Ihrer Belegsammlung zum Geschäftsjahresende aus handschriftlichen Durchschlagbelegen bestehen. Diese sind im australischen Bau- und Handwerkssektor üblich und stellen eine besondere Herausforderung dar: Die Handschrift kann hastig sein, der Durchschlag blass, und die ABN (die Handwerker auf Rechnungen über 75 $ gesetzlich angeben müssen) fehlt manchmal oder ist unleserlich.

Das ATO akzeptiert handschriftliche Belege als gültigen Nachweis, sofern sie dieselben Informationen enthalten wie eine gedruckte Steuerrechnung: Lieferantenname, ABN, Datum, Beschreibung und Betrag. Das Problem ist nicht die rechtliche Gültigkeit – es ist die Lesbarkeit. Ein Durchschlag, der heute lesbar ist, kann in einem Jahr unlesbar sein.

Für handschriftliche Handwerkerbelege in Ihrem Jahresendstapel: Digitalisieren Sie sie sofort nach Erhalt – warten Sie nicht bis zum Juni-Ansturm. Fotografieren Sie sie mit der bestmöglichen Beleuchtung. Führen Sie sie durch denselben Extraktionsworkflow wie gedruckte Belege: Die KI liest Handschrift, indem sie Zeichenformen im Kontext versteht, nicht durch Schrifterkennung. Die Genauigkeit ist geringer als bei gedrucktem Text, daher sollten Sie diese Zeilen vor der Weitergabe an Ihren Steuerberater stichprobenartig prüfen. Eine vollständige Anleitung zur Verarbeitung handschriftlicher Belege – einschließlich Erwartungen an die Lesbarkeit, Genauigkeitsraten nach Handschriftstil und Abwägungen zwischen manueller Prüfung und KI-Extraktion – finden Sie im Leitfaden zur Stapelverarbeitung handschriftlicher Belege für Steuerzwecke.

Die komplette EOFY-Beleg-Checkliste auf einen Blick

FAQ

Ist der 30. Juni die Frist für die Steuererklärung?

Nein. Der 30. Juni markiert das Ende des Finanzjahres – den letzten Tag, an dem Einnahmen und Ausgaben für das GJ 2025-26 zählen. Die Abgabefrist Ihrer Steuererklärung hängt von Ihrer Situation ab: 31. Oktober 2026 bei Selbsteinreichung; bis spätestens 15. Mai 2027 bei Nutzung eines registrierten Steuerberaters (sofern Sie bis zum 31. Oktober auf dessen Mandantenliste stehen). Die Stichtagsgrenze am 30. Juni betrifft Abzüge – ein Kauf am 1. Juli geht in die nächste Jahreserklärung –, nicht die Abgabefrist selbst.

Ich bin nicht GST-registriert. Gilt diese Checkliste trotzdem für mich?

Größtenteils ja. Wenn Ihr Jahresumsatz unter 75.000 $ liegt und Sie sich nicht freiwillig für die GST registriert haben, können Sie die Spalten „GST-Betrag“ und „GST-anspruchsberechtigt“ überspringen. Die ABN-Prüfung ist dennoch sinnvoll – sie bestätigt, dass Ihre Lieferanten legitime Unternehmen sind – und die Klassifizierung der Abzugsart (Ausgabe vs. Anlagegut vs. private Nutzung) bestimmt weiterhin, wann und wie Sie jeden Posten geltend machen. Die Schritte zur Digitalisierung und Aufbewahrung gelten für alle.

Kann ich einfach den Belegbetrag durch 11 teilen, um den GST-Betrag zu erhalten?

Nur wenn jeder einzelne Posten auf dem Beleg der GST unterliegt. In Australien enthalten viele alltägliche Einkäufe GST-freie Artikel – Grundnahrungsmittel, einige Gesundheitsleistungen, Exporte – neben steuerpflichtigen Artikeln. Ein Bunnings-Beleg mit sowohl GST-freien Pflanzen als auch steuerpflichtiger Hardware bedeutet, dass die ÷ 11-Abkürzung einen falschen GST-Betrag ergibt. Extrahieren Sie den GST-Betrag als eigene Spalte aus dem Beleg. Wenn der Beleg die GST nicht separat ausweist, gilt er möglicherweise nicht als Steuerrechnung, sodass Sie den GST-Vorsteuerabzug unabhängig von Ihrer Berechnung nicht geltend machen können.

Kann ich einfach die myDeductions-App des ATO anstelle der Stapelverarbeitung nutzen?

Die myDeductions-App ist ein Aufzeichnungstool – sie speichert Fotos von Belegen mit manuell eingegebenen Beträgen und Kategorien. Sie ist für Arbeitnehmer und Einzelpersonen mit geringen Werbungskosten konzipiert, nicht für kleine Unternehmen, die dutzende Belege pro Quartal verarbeiten. Die App hat drei Einschränkungen, die sie für die EOFY-Stapelverarbeitung ungeeignet machen: Sie erzeugt keine strukturierten Datenexporte (keine Tabelle mit ABN, GST, Datum als filterbaren Spalten), sie verarbeitet Belege einzeln (kein Stapel-Upload) und sie extrahiert keine Daten aus dem Belegbild (alles wird manuell eingegeben). Sie ergänzt die Stapelverarbeitung: Nutzen Sie myDeductions für den einen oder anderen Beleg unterwegs und die Stapelverarbeitung für den EOFY-Berg.

Zählen Handyfotos als gültige ATO-Belege?

Ja. Das ATO akzeptiert elektronische Kopien von Quittungen, einschließlich Handyfotos, sofern sie eine „wahrheitsgetreue und klare" Wiedergabe des Originals darstellen. Entscheidend ist, dass das Foto klar genug ist, um alle Informationen zu lesen, die ein Prüfer benötigt – Lieferantenname, ABN, Datum, Beschreibung, Betrag und GST. Ein unscharfes, schlecht beleuchtetes Foto einer Quittung, bei dem die ABN unleserlich ist, erfüllt die Anforderung nicht. Das Foto muss zudem manipulationssicher gespeichert und für die gesamte 5-jährige Aufbewahrungsfrist aufbewahrt werden.

Mein Steuerberater sagt, ich habe bis Mai nächsten Jahres Zeit. Warum ist der 30. Juni trotzdem wichtig?

Die Fristverlängerung, die Ihr Steuerberater für Sie erwirkt, gilt für die Einreichung der Steuererklärung, nicht für das, was darin geltend gemacht werden kann. Der 30. Juni ist die Grenze für die Abzugsfähigkeit – ein Kauf am 1. Juli gehört zur Erklärung des nächsten Jahres, unabhängig vom Einreichungszeitpunkt. Zudem benötigt Ihr Steuerberater Ihre Belegdaten lange vor dem verlängerten Abgabetermin, um die Erklärung vorzubereiten. Wenn 80 % seiner Mandanten ihm in der letzten Aprilwoche Belegordner zuschieben, bekommt Ihre Erklärung möglicherweise nicht die nötige Aufmerksamkeit. Wenn Sie bereits im Juli organisierte Daten senden, arbeitet Ihr Steuerberater an Ihrer Erklärung, wenn er Zeit hat – nicht, wenn er keine Wahl hat.

Was ist, wenn eine Quittung über 82,50 € liegt, aber nicht „Steuerrechnung" darauf steht?

Nach ATO-Regeln muss ein Dokument die Wörter „Tax Invoice" (Steuerrechnung) enthalten (oder eindeutig als solche erkennbar sein), um einen Vorsteuerabzug für Käufe über 82,50 € (inkl. GST) zu unterstützen. Fehlt dieses Label auf Ihrer Quittung, enthält sie aber alle sieben erforderlichen Elemente (Lieferantenname, ABN, Datum, Beschreibung, GST-Betrag oder -Vermerk, Gesamtsumme), kontaktieren Sie den Lieferanten und bitten Sie um Neuausstellung als Steuerrechnung. Tut er dies nicht, können Sie die GST-Gutschrift für diesen Kauf möglicherweise nicht geltend machen. Dies ist ein Grund, warum die Prüfung „Steuerrechnung vs. Quittung" in der Sortierphase nicht optional ist – sie nach der Erfassung und Klassifizierung von 80 Belegen zu entdecken, bedeutet Rückwärtsarbeit.

Der Unterschied zwischen EOFY-Panik und EOFY-Bereitschaft ist das, was Sie am 1. Juni wissen

Jeder kleine australische Geschäftsinhaber wird am 30. Juni mit einem Stapel Belege dastehen. Der Unterschied zwischen denen, die ihrem Buchhalter am 5. Juli eine Tabelle übergeben, und denen, die am 28. April einen Schuhkarton abgeben, liegt nicht in der Software, den Buchhaltungskenntnissen oder der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden. Es liegt daran, ob sie am 1. Juni wussten, dass Belege nach steuerlicher Behandlung sortiert werden müssen – nicht nach Lieferant – und dass der ABN-Überprüfungsschritt nicht optional ist.

Die Checkliste in diesem Artikel soll ein Jahr Belegarbeit in einen wiederholbaren EOFY-Wochenprozess komprimieren. Im ersten Jahr dauert es einen Nachmittag. Im zweiten Jahr werden Sie sich fragen, warum Sie es jemals anders gemacht haben.

Was sich ändert, ist nicht die Frist – der 30. Juni verschiebt sich nicht. Es ist die Tatsache, dass Sie an diesem Tag wissen, welche Belege welche Abzüge stützen, welche ABNs gültig sind und welche Zeilen in Ihrer Tabelle welchen Kennzeichnungen in Ihrer BAS entsprechen. Dieses Wissen verwandelt EOFY von einem Compliance-Glücksspiel in einen routinemäßigen Abschluss – gleiche Frist, völlig andere Erfahrung.