Connaissement vers Excel, sans ressaisir les ports, conteneurs et frais
Importez un connaissement maritime ou un BOL LTL de n'importe quel transporteur. Saisissez les champs dont vous avez besoin et obtenez un tableur propre en 5 à 10 secondes par page, sans configuration par transporteur. Vous traitez plutôt une lettre de transport aérien ? Utilisez l'outil OCR pour lettre de transport aérien.
Jusqu'à 99 % de précision sur les BOL imprimés · Aucune configuration par transporteur · Fichiers non conservés après traitement
Ce que vous pouvez extraire d'un connaissement
Évitez de ressaisir le B/L à la main. Saisissez une fois les noms de colonnes dont vous avez besoin, et l'IA trouve chaque valeur selon sa signification plutôt que sa position sur la page. Un B/L Maersk, un B/L Hapag-Lloyd et un formulaire de transporteur LTL se lisent tous dans les mêmes colonnes.
Pourquoi l'extraction de BOL est délicate, et comment l'IA la gère
Un connaissement maritime est parmi les documents les plus variables en termes de format dans la logistique. Les mêmes champs, de l'expéditeur et du destinataire à la cargaison et aux frais, se trouvent à des positions différentes sur chaque formulaire de transporteur. Convertir un connaissement en Excel n'est difficile que lorsque l'outil dépend de ces positions.
Là où l'OCR traditionnel rencontre des difficultés
La mise en page varie selon le transporteur. Maersk, FedEx Freight et UPS Freight formatent leurs BOL différemment. L'OCR basé sur des modèles nécessite une configuration distincte pour chaque transporteur et échoue dès qu'un transporteur met à jour son formulaire.
Structure multi-zones sur une seule page. Un BOL regroupe le bloc expéditeur, le bloc destinataire, le tableau des marchandises, la section des frais et les zones de signature. L'OCR ligne par ligne mélange le contenu des différentes sections, si bien qu'un poids dans le bloc des frais est confondu avec un poids dans le tableau des marchandises.
Contenu mixte : texte imprimé, écriture manuscrite, tampons. Les corrections de poids manuscrites, les tampons en caoutchouc et les codes-barres apparaissent fréquemment à côté des champs imprimés. L'OCR de base traite tous ces éléments comme un flux de texte unique et indifférencié.
Comment fonctionne l'extraction par nom de colonne
Vous définissez les colonnes dont vous avez besoin. Saisissez BOL Number | Shipper | Consignee | Port of Discharge | Container Number et l'IA trouve chaque valeur où qu'elle se trouve sur la page en comprenant ce qu'elle signifie, et non en lisant une position de pixel fixe.
Lecture contextuelle par section. L'IA lit le document comme le ferait un professionnel de la logistique. Elle comprend que « Consignee » désigne le bloc d'adresse du destinataire, et non n'importe quelle ligne contenant un nom d'entreprise, et que les lignes du tableau des marchandises sont distinctes du récapitulatif des frais.
Une configuration de colonnes, quel que soit le transporteur. Importez des BOL de 20 transporteurs différents en un seul lot. Les mêmes définitions de colonnes s'appliquent à tous, et le résultat est un fichier Excel unifié, une ligne par BOL, quelles que soient les différences de format.
De la pile de BOL à la feuille de calcul structurée
Si vous êtes un courtier en fret, une équipe 3PL, un courtier en douane ou un importateur traitant des documents d'expédition pour l'audit de fret, la déclaration en douane ou la documentation de lettre de crédit, voici à quoi ressemble le flux de travail de bout en bout.
Téléversez vos documents BOL
Déposez un lot de PDF BOL, d'images numérisées ou de photos de quai provenant de n'importe quel transporteur. Les PDF numériques des portails de transporteurs et les BOL papier numérisés peuvent être mélangés dans le même téléversement. Le traitement s'exécute en 5 à 10 secondes par page.
Saisissez les colonnes dont vous avez besoin
Saisissez les noms de champs qui correspondent à votre flux de travail, des champs de connaissement maritime comme Vessel | Voyage | Port of Loading | Port of Discharge | Container Number aux champs LTL comme Freight Class | NMFC Code | PRO Number. Vous pouvez également définir une colonne calculée comme Total Charges (Freight + Accessorial) et l'IA la calcule pendant l'extraction.
Téléchargez la sortie Excel
Exportez en XLSX, CSV ou JSON. Chaque BOL devient une ligne dans le tableau de sortie, prêt pour l'importation TMS, l'audit de fret, le rapprochement avec les transporteurs ou le collage dans votre feuille de suivi. Les utilisateurs de Google Sheets peuvent utiliser le module complémentaire de la barre latérale pour extraire les résultats directement dans une feuille active sans quitter Sheets.
Quand il fonctionne le mieux, et quand vérifier les résultats
La précision est élevée pour les connaissements standard. Quelques conditions spécifiques affectent les résultats, et il vaut la peine de les connaître avant de traiter un grand lot.
Quand il fonctionne le mieux
PDF numériques issus des portails des transporteurs. Les connaissements générés par machine depuis les systèmes TMS ou les sites des transporteurs produisent une précision d'extraction quasi parfaite.
Connaissements papier numérisés, premier exemplaire. Les numérisations de bureau standard à 300 dpi ou plus s'extraient de manière fiable, y compris les mentions de poids manuscrites et les notes de l'expéditeur.
Lots de transporteurs mixtes. Les connaissements de différentes lignes maritimes peuvent être téléchargés ensemble et traités avec une seule configuration de colonnes, sans configuration par transporteur requise.
À vérifier ponctuellement
3e ou 4e exemplaires carbone. Les carbones de générations ultérieures ont une encre délavée qui réduit la reconnaissance des caractères. Dans la mesure du possible, numérisez plutôt l'original ou le premier exemplaire.
Superpositions de tampons denses sur les champs imprimés. Le texte directement recouvert par un tampon en caoutchouc peut être extrait avec une confiance moindre. L'IA signale les valeurs incertaines, alors vérifiez-les avant de les importer dans votre TMS.
Écriture manuscrite irrégulière ou marques de crayon. L'écriture manuscrite courante dans les champs expéditeur et poids est bien gérée. L'écriture cursive appuyée ou le crayon léger dans les zones de notation du conducteur peuvent nécessiter une vérification manuelle.
Questions fréquemment posées
Puis-je extraire les lignes de marchandises d'un seul connaissement ?
Oui. Ajoutez des colonnes comme Description de la cargaison, Quantité, Poids et Classe de fret à votre configuration d'extraction. L'IA lit le tableau des marchandises sur le connaissement et renvoie chaque ligne comme une ligne distincte. Ainsi, un connaissement avec quatre lignes de marchandises produit quatre lignes, chacune contenant l'ensemble des colonnes que vous avez définies.
Peut-il extraire séparément un connaissement principal et un connaissement fille ?
Oui. Ajoutez Numéro du connaissement principal et Numéro du connaissement fille comme colonnes distinctes et l'IA remplit chacune à partir du bon document. Les deux connaissements partagent les mêmes détails de navire, de conteneur et de cargaison, mais listent des blocs différents pour l'expéditeur, le destinataire et la partie notifiée. Conservez donc ces champs de parties comme colonnes séparées lorsque les deux apparaissent dans un même lot.
Fonctionne-t-il sur des BOL provenant de différentes compagnies maritimes sans configuration par transporteur ?
Oui. Vous saisissez les noms des champs dont vous avez besoin, comme Expéditeur, Port de déchargement et Numéro de conteneur, et l'IA trouve chaque valeur en fonction de sa signification plutôt que de son emplacement sur la page. Un BOL Maersk et un BOL Hapag-Lloyd produisent la même sortie structurée à partir de la même liste de colonnes, même dans un lot mixte.
Quelle est la précision de l'extraction sur des BOL photographiés ou des copies carbone décolorées ?
Le texte imprimé sur des scans propres atteint jusqu'à 99 % de précision, et les photos prises avec un smartphone dans un bon éclairage de quai extraient de manière fiable les champs standard. Les copies carbone décolorées (3e ou 4e génération) et les surcharges de tampons importantes réduisent la confiance. Vérifiez donc ces valeurs avant de les utiliser en aval.
Puis-je traiter un grand lot de BOL pour un audit de fret ou un rapprochement avec les transporteurs ?
Oui. Téléchargez plusieurs fichiers BOL à la fois et l'outil les traite tous avec les mêmes définitions de colonnes, fusionnant les résultats dans un seul fichier Excel avec une ligne par document. Pour les BOL provenant des transporteurs, des chauffeurs ou du personnel de terrain, la fonctionnalité Lien de collecte crée un lien de téléchargement partageable afin que d'autres puissent soumettre des documents directement dans votre file de traitement sans compte.
Fonctionne-t-il avec les connaissements LTL comportant des codes NMFC et des classes de fret ?
Oui. Les champs LTL tels que Freight Class, NMFC Code, Handling Units et PRO Number sont pris en charge. Ajoutez-les comme noms de colonnes et l'IA les localise dans le document, que le connaissement provienne de FedEx Freight, Old Dominion, XPO, Estes ou de tout autre transporteur LTL.