Frachtbrief in Excel, ohne erneutes Eintippen von Häfen, Containern und Gebühren
Laden Sie einen Seefrachtbrief oder einen LTL-Frachtbrief eines beliebigen Spediteurs hoch. Geben Sie die benötigten Felder ein und erhalten Sie in 5–10 Sekunden pro Seite eine saubere Tabelle – ohne Einrichtung pro Spediteur. Sie haben stattdessen einen Luftfrachtbrief? Nutzen Sie das Air-Waybill-OCR-Tool.
Bis zu 99 % Genauigkeit bei gedruckten Frachtbriefen · Keine Einrichtung pro Spediteur · Dateien werden nach der Verarbeitung nicht gespeichert
Was Sie aus einem Frachtbrief extrahieren können
Überspringen Sie das manuelle Abtippen des Frachtbriefs. Geben Sie die benötigten Spaltennamen einmal ein, und die KI findet jeden Wert anhand seiner Bedeutung statt seiner Position auf der Seite. Ein Maersk-Frachtbrief, ein Hapag-Lloyd-Frachtbrief und ein LTL-Spediteursformular werden in dieselben Spalten eingelesen.
Warum die BOL-Extraktion knifflig ist – und wie die KI sie meistert
Ein Seefrachtbrief gehört zu den formatvariantesten Dokumenten in der Logistik. Dieselben Felder – von Versender und Empfänger bis zu Fracht und Gebühren – stehen auf jedem Formular des Carriers an einer anderen Position. Die Umwandlung eines Frachtbriefs in Excel ist nur dann schwierig, wenn das Tool von diesen Positionen abhängig ist.
Wo herkömmliche OCR an ihre Grenzen stößt
Das Layout variiert je nach Spediteur. Maersk, FedEx Freight und UPS Freight formatieren ihre Frachtbriefe unterschiedlich. Template-basierte OCR benötigt eine separate Konfiguration pro Spediteur und bricht, sobald ein Spediteur sein Formular aktualisiert.
Mehrzonenstruktur auf einer einzigen Seite. Ein Frachtbrief vereint Versenderblock, Empfängerblock, Warentabelle, Gebührenabschnitt und Signaturzonen. Zeilenweise OCR vermischt Inhalte aus verschiedenen Abschnitten, sodass ein Gewicht im Gebührenblock mit einem Gewicht in der Ladungstabelle verwechselt wird.
Gemischte Inhalte: Druck, Handschrift, Stempel. Handschriftliche Gewichtskorrekturen, Gummistempel und Barcodes erscheinen häufig neben gedruckten Feldern. Einfache OCR behandelt all dies als einen undifferenzierten Textstrom.
So funktioniert die Spaltennamensextraktion
Sie definieren die benötigten Spalten. Geben Sie BOL-Nummer | Versender | Empfänger | Entladehafen | Containernummer ein, und die KI findet jeden Wert an beliebiger Stelle auf der Seite, indem sie dessen Bedeutung versteht – nicht durch das Auslesen einer festen Pixelposition.
Abschnittsbewusstes Lesen. Die KI liest das Dokument so, wie es ein Logistikprofi tun würde. Sie versteht, dass „Empfänger" der Adressblock der empfangenden Partei ist – nicht nur eine beliebige Zeile mit einem Firmennamen – und dass die Zeilen der Warentabelle getrennt von der Gebührenübersicht sind.
Eine Spalteneinrichtung, jeder Spediteur. Laden Sie Frachtbriefe von 20 verschiedenen Spediteuren in einem einzigen Batch hoch. Dieselben Spaltendefinitionen gelten für alle, sodass die Ausgabe eine einheitliche Excel-Datei ist – eine Zeile pro Frachtbrief, unabhängig von Formatunterschieden.
Vom BOL-Stapel zur strukturierten Tabelle
Wenn Sie als Frachtmakler, 3PL-Team, Zollagent oder Importeur Sendungsdokumente für die Frachtprüfung, Zollanmeldung oder Akkreditiv-Unterlagen verarbeiten, sehen Sie hier den vollständigen Arbeitsablauf.
Laden Sie Ihre BOL-Dokumente hoch
Laden Sie einen Stapel BOL-PDFs, gescannte Bilder oder Dockfotos von jedem Carrier hoch. Digitale PDFs aus Carrier-Portalen und gescannte Papier-BOLs können in derselben Upload-Mischung verarbeitet werden. Die Verarbeitung dauert 5–10 Sekunden pro Seite.
Geben Sie die benötigten Spalten ein
Geben Sie Feldnamen ein, die zu Ihrem Arbeitsablauf passen – von Seefrachtbrief-Feldern wie Vessel | Voyage | Port of Loading | Port of Discharge | Container Number bis zu LTL-Feldern wie Freight Class | NMFC-Code | PRO-Nummer. Sie können auch eine berechnete Spalte definieren, z. B. Total Charges (Freight + Accessorial), und die KI berechnet sie während der Extraktion.
Laden Sie die Excel-Ausgabe herunter
Exportieren Sie als XLSX, CSV oder JSON. Jeder BOL wird zu einer Zeile in der Ausgabetabelle – bereit für den TMS-Import, die Frachtprüfung, den Carrier-Abgleich oder das Einfügen in Ihre Tracking-Tabelle. Google-Sheets-Nutzer können das Seitenleisten-Add-on verwenden, um Ergebnisse direkt in ein aktives Blatt zu extrahieren, ohne Sheets zu verlassen.
Wann es am besten funktioniert und wann Sie Ergebnisse prüfen sollten
Die Genauigkeit ist bei Standard-BOL-Dokumenten hoch. Einige spezifische Bedingungen beeinflussen die Ergebnisse, und es lohnt sich, diese zu kennen, bevor Sie einen großen Stapel verarbeiten.
Wann es am besten funktioniert
Digitale PDFs von Carrier-Portalen. Maschinell erzeugte BOLs aus TMS-Systemen oder Carrier-Websites liefern eine nahezu perfekte Extraktionsgenauigkeit.
Gescannte Papier-BOLs, erste Kopie. Standard-Büroscans mit 300 dpi oder höher extrahieren zuverlässig, einschließlich handschriftlicher Gewichtseinträge und Absenderhinweise.
Gemischte Carrier-Stapel. BOLs von verschiedenen Reedereien können zusammen hochgeladen und mit einem einzigen Spalten-Setup verarbeitet werden, ohne dass eine Konfiguration pro Carrier erforderlich ist.
Stichprobenartige Prüfung sinnvoll
3. oder 4. Durchschlag. Spätere Durchschläge haben verblasste Tinte, die die Zeichenerkennung beeinträchtigt. Scannen Sie, wenn möglich, stattdessen das Original oder die erste Kopie.
Dichte Stempelüberlagerungen auf gedruckten Feldern. Text, der direkt von einem Gummistempel überdeckt wird, kann mit geringerer Konfidenz extrahiert werden. Die KI kennzeichnet unsichere Werte. Überprüfen Sie diese daher, bevor Sie sie in Ihr TMS importieren.
Unregelmäßige Handschrift oder Bleistiftmarkierungen. Übliche Handschrift in Absender- und Gewichtsfeldern wird gut verarbeitet. Starke Schreibschrift oder heller Bleistift in Fahrernotizbereichen kann eine manuelle Überprüfung erfordern.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich Warenpositionen aus einem einzelnen Frachtbrief extrahieren?
Ja. Fügen Sie Spalten wie Cargo Description, Quantity, Weight und Freight Class zu Ihrem Extraktions-Setup hinzu. Die KI liest die Warentabelle auf dem BOL und gibt jede Position als separate Zeile zurück. Ein BOL mit vier Warenpositionen erzeugt also vier Zeilen, die jeweils den vollständigen Satz der von Ihnen definierten Spalten enthalten.
Kann sie ein Master-BOL und ein House-BOL getrennt extrahieren?
Ja. Fügen Sie Master B/L Number und House B/L Number als eigene Spalten hinzu, und die KI füllt jede aus dem richtigen Dokument. Die beiden Frachtbriefe teilen sich dieselben Schiffs-, Container- und Frachtangaben, listen aber unterschiedliche Versender-, Empfänger- und Notify-Parteien-Blöcke auf. Behalten Sie diese Parteienfelder daher als separate Spalten bei, wenn beide in einem Batch vorkommen.
Funktioniert es mit BOLs verschiedener Reedereien ohne reedereispezifische Einrichtung?
Ja. Sie geben die benötigten Feldnamen ein, z. B. Shipper, Port of Discharge und Container Number, und die KI findet jeden Wert anhand seiner Bedeutung und nicht anhand seiner Position auf der Seite. Ein Maersk-BOL und ein Hapag-Lloyd-BOL erzeugen aus derselben Spaltenliste dieselbe strukturierte Ausgabe – auch in einem gemischten Batch.
Wie genau ist die Extraktion bei fotografierten BOLs oder verblassten Durchschlägen?
Gedruckter Text auf sauberen Scans erreicht eine Genauigkeit von bis zu 99 %, und mit Smartphones bei guter Hafenbeleuchtung aufgenommene Fotos extrahieren Standardfelder zuverlässig. Verblasste Durchschläge (3. oder 4. Generation) und starke Stempelüberlagerungen verringern die Zuverlässigkeit – überprüfen Sie diese Werte daher, bevor Sie sie nachgelagert verwenden.
Kann ich einen großen Batch von BOLs für die Frachtprüfung oder den Abgleich mit Spediteuren verarbeiten?
Ja. Laden Sie mehrere BOL-Dateien gleichzeitig hoch, und das Tool verarbeitet alle mit denselben Spaltendefinitionen und führt die Ergebnisse in einer Excel-Datei mit einer Zeile pro Dokument zusammen. Für BOLs, die von Spediteuren, Fahrern oder Außendienstmitarbeitern eingehen, erstellt die Funktion Sammellink einen teilbaren Upload-Link, über den andere Dokumente direkt in Ihre Verarbeitungswarteschlange einreichen können – ohne Konto.
Funktioniert es mit LTL-Frachtbriefen mit NMFC-Codes und Frachtklasse?
Ja. LTL-Felder wie Frachtklasse, NMFC-Code, Handling-Einheiten und PRO-Nummer werden unterstützt. Fügen Sie sie als Spaltennamen hinzu und die KI findet sie im Dokument, unabhängig davon, ob der Frachtbrief von FedEx Freight, Old Dominion, XPO, Estes oder einem anderen LTL-Spediteur stammt.