Guide Complet
Extraction NF-e Brésilienne

Extraire des données d'une NF-e brésilienne est fondamentalement différent de l'extraction sur une facture classique. Une facture standard au format PDF nécessite une OCR ou une compréhension documentaire par IA pour lire les champs d'une mise en page visuelle. Une NF-e arrive sous forme de fichier XML — lisible par machine par conception — avec une structure validée par plus de 400 règles automatisées par la SEFAZ, l'autorité fiscale de l'État brésilien, avant même que les marchandises qu'elle décrit ne soient autorisées à quitter l'entrepôt.

Le défi n'est pas la disponibilité des données. C'est leur complexité. Une facture européenne Peppol BIS utilise environ 100 éléments XML. Une NF-e sous la version 4.0 de mise en page contient plus de 500 groupes d'éléments structurés répartis sur plusieurs niveaux imbriqués, avec quatre branches de calcul fiscal distinctes par article, chacune utilisant son propre code de situation fiscale, sa base de calcul imposable, son taux et sa règle de crédit. Les données sont complètes — mais les extraire correctement nécessite de comprendre ce que chaque champ signifie et comment il se connecte aux autres.

Ce guide est conçu comme une référence pratique. Si vous mettez en place un flux d'extraction NF-e pour la première fois, commencez par le processus étape par étape dans la section 2. Si vous avez déjà un pipeline d'extraction en cours et devez valider un taux ICMS spécifique ou rechercher un code CFOP, passez directement aux tableaux de référence des sections 3 à 6. Chaque section est utilisable indépendamment, mais la valeur complète réside dans la vue d'ensemble : savoir quels champs extraire, comment vérifier leur exactitude, et quoi faire lorsque la NF-e arrive avec un événement d'annulation ou un indicateur de contingence.

Ce qui distingue l'extraction NF-e de l'extraction de factures classiques

Trois différences structurelles définissent le fonctionnement de l'extraction NF-e et expliquent pourquoi une approche standard d'extraction de factures — importer un PDF, définir des colonnes, obtenir les données — ne résout qu'une partie du problème.

1. La source est un XML, pas un document visuel. L'extraction de factures classiques est un problème de lecture : l'IA ou l'OCR doit localiser le texte sur une page, reconnaître quelle chaîne correspond au numéro de facture et la mapper à la bonne colonne. L'extraction NF-e est un problème d'analyse et de mappage : les données sont déjà dans des balises lisibles par machine, mais la structure XML utilise des noms de balises en portugais (<emit> pour l'émetteur, <dest> pour le destinataire, <imposto> pour les taxes) et des hiérarchies profondément imbriquées qui varient selon le régime fiscal. Le défi de l'extraction passe de « trouver les données » à « mapper le bon chemin XML vers chaque colonne de sortie ».

2. La structure fiscale est multidimensionnelle. Une seule ligne d'article NF-e comporte jusqu'à quatre calculs de taxe indépendants — ICMS (étatique, avec plus de 10 variantes selon le code CST), IPI (accise fédérale, dépendante du produit), PIS et COFINS (contributions sociales fédérales). Chaque taxe a sa propre base de calcul, son taux, son CST (code de situation fiscale) et ses règles d'éligibilité au crédit. Contrairement à une facture TVA européenne où un seul pourcentage de taxe s'applique à toute la ligne, une ligne NF-e contient des sous-groupes <ICMS>, <IPI>, <PIS> et <COFINS> distincts, chacun avec des bases imposables potentiellement différentes. Extraire uniquement les totaux néglige les détails qui déterminent si chaque crédit de taxe a été calculé correctement.

3. Le flux d'extraction doit tenir compte des événements post-émission. Une NF-e peut être annulée dans les 24 heures. Elle peut recevoir une Carta de Correção (CC-e) qui modifie certains champs. Elle peut être émise en mode de contingence si SEFAZ est inaccessible. Elle déclenche des événements côté destinataire appelés manifestação do destinatário — une obligation légale pour l'acheteur de confirmer la réception, d'accuser la transaction ou de la rejeter. Un pipeline d'extraction complet doit gérer ces changements basés sur des événements, et pas seulement extraire le XML initial et s'arrêter là. Pour un aperçu plus approfondi de l'impact des règles d'annulation et de contingence sur les flux de comptes fournisseurs, consultez notre analyse de la complexité du traitement NF-e.

Ces trois différences signifient que l'extraction NF-e n'est pas « une extraction de factures avec des noms de champs en portugais ». C'est une catégorie à part entière — plus proche de l'analyse EDI que de l'OCR de documents, mais avec une complexité fiscale qui dépasse la plupart des normes EDI d'un ordre de grandeur. Pour un aperçu de l'autre grand système de facture électronique latino-américain avec ses propres complexités structurelles, consultez notre guide complet de l'extraction CFDI mexicaine.

Le workflow complet d'extraction NF-e : étape par étape

Un workflow d'extraction NF-e de bout en bout, qu'il soit manuel, basé sur des scripts ou piloté par IA, suit la même séquence logique. Chaque étape produit un résultat spécifique qui alimente la suivante.

Référence de mappage des champs XML NF-e

Les tableaux suivants mappent les chemins XML essentiels des NF-e aux colonnes d'un tableur. Les champs sont classés par criticité : Critique (requis pour le traitement de base), Important (nécessaire pour la validation fiscale et la récupération de crédits) et Spécifique (nécessaire pour des scénarios particuliers comme les douanes ou les déclarations SPED). Tous les chemins sont relatifs à l'espace de noms XML standard de la NF-e.

Champs d'en-tête (une ligne par facture)

Champs de ligne (une ligne par produit)

Chaque élément <det> dans <infNFe> représente une ligne de produit. L'attribut nItem donne le numéro de ligne (indexé à partir de 1). Les champs suivants se répètent pour chaque <det> :

Note importante sur les sous-groupes ICMS : Le chemin XML ICMS dans <imposto> varie selon le code CST. Un ICMS taxé normalement utilise le sous-groupe <ICMS00>. Les autres codes CST utilisent <ICMS10> (taxé + ST), <ICMS20> (base réduite), <ICMS30> (ST exonéré de l'ICMS normal), <ICMS40> (exonéré), <ICMS51> (différé), <ICMS60> (déjà collecté), <ICMS90> (autres), <ICMSPart> (DIFAL — différentiel de taux interétatique) et <ICMSST> (substitution fiscale). Votre mappage d'extraction doit gérer toutes ces variantes, pas seulement <ICMS00>.

Validation fiscale : comment vérifier vos numéros extraits

Un XML de NF-e contient les propres calculs fiscaux du fournisseur, qui peuvent être erronés. La SEFAZ vérifie que la structure du XML est complète et que l'arithmétique de base est cohérente, mais elle ne vérifie pas que le taux d'ICMS correct a été utilisé pour la paire origine-destination, ni que le taux d'IPI correspond au taux TIPI officiel du code NCM. Ces vérifications sont de votre responsabilité en tant qu'acheteur — et elles constituent la source la plus courante de trop-perçus récupérables dans la PA brésilienne.

Validation du taux d'ICMS interétatique par paire d'États

Le taux d'ICMS sur une transaction interétatique dépend de l'État d'origine (où le fournisseur expédie) et de l'État de destination (où se trouve votre entité). Utilisez ce tableau pour vérifier que le taux d'ICMS sur la NF-e correspond au taux correct pour la paire d'États :

Si le taux d'ICMS sur la NF-e ne correspond pas au taux attendu pour la paire origine-destination (de <emit>/<enderEmit>/<cUF> à <dest>/<enderDest>/<cUF>), signalez le document pour révision. Les écarts de taux sont l'une des erreurs les plus courantes sur les factures des fournisseurs brésiliens et peuvent entraîner des calculs incorrects de crédits d'impôt.

Codes CST : Les codes de situation fiscale qui changent tout

Le CST (Código da Situação Tributária) est un code à trois chiffres qui indique comment une taxe a été appliquée, et pas seulement son taux. Chaque calcul d'ICMS, IPI, PIS et COFINS sur une NF-e porte son propre CST. Le premier chiffre du CST indique l'origine du régime fiscal (0=national, 1=étranger, 2=étranger avec contenu national — varie selon la taxe). Pour l'ICMS spécifiquement, le CST détermine si l'ICMS est taxable, exonéré, différé, substitué (ST) ou collecté via un régime spécial. Les codes CST ICMS à trois chiffres suivent une logique spécifique :

Votre processus d'extraction doit toujours capturer le code CST en même temps que le montant de la taxe — un « ICMS nul » avec CST 40 (exonéré) est une situation très différente d'un « ICMS nul » avec CST 00 (erreur). Le CST détermine si zéro est un traitement fiscal légitime ou une lacune de données à investiguer.

Validation IPI, PIS et COFINS

Vérification IPI : Le taux d'IPI est déterminé par le code NCM du produit. Le Brésil publie la TIPI (Tabela de Incidência do IPI), une table complète des taux qui associe chaque code NCM à un taux d'IPI. Bien qu'il soit impossible de maintenir l'intégralité de la feuille TIPI en interne (elle contient des milliers d'entrées et est mise à jour périodiquement par la Receita Federal), vous pouvez vérifier ponctuellement les articles de grande valeur : extraire le NCM, rechercher sa fourchette de taux TIPI et confirmer que le champ pIPI se situe dans la plage attendue. Le code CST IPI est également important — le CST 50 signifie que l'IPI est exonéré, tandis que le 00 signifie qu'il est imposable.

Vérification PIS et COFINS : Ces contributions fédérales s'appliquent selon le régime cumulatif ou non cumulatif. Le régime est déterminé par la classification fiscale du fournisseur et régit à la fois le taux et la disponibilité des crédits pour vous en tant qu'acheteur :

Si le taux PIS sur la NF-e est de 1,65 % et le COFINS de 7,6 %, le fournisseur est sous le régime non cumulatif et vous pouvez demander des crédits d'entrée PIS/COFINS. Si les taux sont de 0,65 % et 3,0 %, aucun crédit n'est disponible. Le CST du fournisseur (généralement 01 = non cumulatif ou 02 = cumulatif) confirme le régime. L'extraction et la validation de ces taux affectent directement votre position fiscale récupérable.

Substituição Tributária do ICMS (ICMS-ST) : Le mécanisme incontournable

L'ICMS-ST (Substituição Tributária) est un mécanisme par lequel l'administration fiscale confie au premier maillon de la chaîne — généralement le fabricant ou l'importateur — la responsabilité de collecter l'ICMS sur l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement. Au lieu que chaque acheteur de la chaîne (fabricant → distributeur → détaillant) paie l'ICMS sur sa propre marge, le fabricant collecte l'ICMS sur le prix de vente final présumé au consommateur dès le début de la chaîne. Cette « substitution » du contribuable déplace le point de collecte de l'impôt en amont.

Pour les équipes AP traitant les documents NF-e, l'ICMS-ST apparaît dans deux scénarios :

Scénario 1 — Votre entreprise est au milieu de la chaîne (achat auprès du substitué). Vous achetez des biens à un distributeur qui les a déjà achetés sous ST auprès du fabricant. La NF-e comporte l'ICMS normal (CST 00, taxé normalement) et un montant ICMS-ST distinct (CST 10, sous <ICMS10> ou <ICMSST>). Votre extraction doit capturer les deux : l'ICMS normal est votre crédit d'entrée ; l'ICMS-ST n'est pas un crédit — c'est une charge incluse dans le coût déjà reversée à la SEFAZ par le fournisseur en amont. Vous ne pouvez pas le récupérer.

Scénario 2 — Votre entreprise est le dernier maillon (détaillant ou consommateur final). Vous achetez auprès d'un fournisseur qui est le substitué. La NF-e comporte un seul montant ICMS-ST (CST 30 — exonéré d'ICMS normal, ST applicable). L'intégralité du coût ICMS de la chaîne est intégrée dans ce montant unique. Votre extraction ne capture que les champs ST, et aucun crédit d'ICMS normal n'est disponible.

Pour distinguer ces deux scénarios dans votre flux d'extraction, vérifiez le code CST : CST 10 = ICMS normal + ST (vous obtenez des crédits partiels), CST 30 = ST uniquement (pas de crédits ICMS normaux). Le chemin XML de l'ICMS-ST utilise un sous-groupe distinct : <imposto>/<ICMS>/<ICMSST>/<vICMSST> pour le montant ST et <vBCST> pour la base de calcul ST. Extrayez-les dans des colonnes distinctes de l'ICMS normal — ne les additionnez jamais dans un seul champ « ICMS total ». Certaines équipes AP additionnent l'ICMS normal et la ST et comptabilisent un montant combiné, ce qui surestime leur position de crédit ICMS et déclenche des constats d'audit.

CFOP et NCM : extraire les codes qui déterminent la conformité fiscale

Chaque ligne d'une NF-e comporte deux codes qui déterminent ensemble le traitement fiscal du produit. Il ne s'agit pas de métadonnées facultatives, mais des intrants de votre logique de détermination fiscale.

Référence des codes CFOP (classification par premier chiffre)

Le CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) est un code à quatre chiffres dont le premier indique la direction et la nature de la transaction. Pour le traitement des NF-e entrantes (côté acheteur), les codes CFOP les plus courants se situent dans les plages 1xxx, 2xxx et 3xxx :

Pourquoi le CFOP est important pour l'extraction : le code CFOP détermine les règles ICMS applicables à la transaction. Un CFOP commençant par 1 (intra-étatique) signifie que le taux ICMS doit être le taux interne de l'État du fournisseur (17-22 %), et non un taux inter-étatique. Un CFOP commençant par 2 (inter-étatique) signifie que le taux doit correspondre au tableau des taux inter-étatiques ci-dessus. Si le CFOP et le taux ICMS sont incohérents — par exemple, CFOP 1102 (intra-étatique) avec un taux ICMS de 12 % (qui est un taux inter-étatique) — la facture présente une discordance structurelle nécessitant une correction. Votre flux d'extraction doit signaler cela automatiquement.

Código NCM : la classification produit qui détermine l'IPI et les droits d'importation

Le NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) est un code de classification produit à huit chiffres basé sur le Système harmonisé (SH) avec deux chiffres supplémentaires spécifiques au Mercosur. Format : NNNN.NN.NN (les 6 premiers chiffres correspondent au code SH). Le code NCM détermine :

• Taux IPI : Mappé via la table TIPI. Les produits dont le NCM commence par certains chapitres sont soumis à des taux IPI plus ou moins élevés.
• Applicabilité ICMS-ST : Certains chapitres NCM sont soumis à des protocoles ICMS-ST obligatoires (convênios) entre États.
• Droit d'importation (II) pour les achats internationaux.
• Taux de taxe de substitution (ex. calculs simplifiés ICMS-ST selon le protocole CONFAZ).

Pour l'extraction, le NCM doit toujours être saisi comme champ texte en conservant les zéros non significatifs. Ne jamais le convertir en nombre — le NCM 8471.30.00 (équipement informatique) perdrait sa structure initiale s'il était traité numériquement. Le NCM sert également de clé primaire pour rechercher les taux IPI si votre flux de travail inclut une validation automatisée des taux.

Gestion des événements spéciaux de la NF-e dans votre flux d'extraction

Une NF-e n'est pas un document statique. Elle peut être modifiée, annulée ou réémise via une série d'événements légalement définis. Un flux d'extraction complet doit tenir compte de ces événements, car ils peuvent modifier les données déjà extraites.

Annulation. L'émetteur peut annuler une NF-e dans les 24 heures suivant la réception du protocole d'autorisation, à condition que les marchandises n'aient pas physiquement bougé. L'événement d'annulation est enregistré auprès de la SEFAZ et lié à la même clé d'accès. Passé 24 heures, l'annulation n'est plus possible — l'émetteur doit demander une annulation spéciale auprès de l'administration fiscale ou émettre une note de crédit (NF-e de devolução). Pour votre flux d'extraction : la validation clé consiste à vérifier le statut de la NF-e au moment de l'extraction et à nouveau avant le paiement. Si vous traitez des documents NF-e par programmation, incluez une étape de vérification du statut qui interroge le service web SEFAZ ConsNFeDest pour la liste des statuts des NF-e reçues par l'acheteur.

Carta de Correção (CC-e). Si le fournisseur doit corriger un champ sur une NF-e déjà autorisée (ex. corriger la description du produit, l'adresse de livraison, la date d'échéance du paiement), il émet une CC-e — une lettre de correction électronique liée à la clé d'accès de la NF-e. La CC-e ne remplace pas le XML ; elle modifie des champs spécifiques. Votre flux d'extraction doit, lors du traitement des documents NF-e, vérifier si des événements CC-e existent pour cette clé d'accès. Le traitement par lots d'ImageToTable.ai inclut l'option de vérifier les événements de correction sur les documents extraits — car si le fournisseur a corrigé la date d'échéance via CC-e et que votre flux a utilisé la date d'échéance du XML d'origine, vous payez selon un mauvais calendrier.

Modes de contingence. Si la SEFAZ est inaccessible, les fournisseurs peuvent émettre des NF-e en mode contingence. Le type d'émission (<ide>/<tpEmis>) indique la méthode de contingence : 2 = FS-DA (DANFE tapé), 3 = EPEC (contingence pré-événement), 4 = DPEC (contingence électronique), 5 = FS-IA (contingence formulaire), 6 = SVC (contingence virtuelle SEFAZ — un serveur d'autorisation de secours). En mode contingence, la NF-e peut manquer du protocole d'autorisation complet de la SEFAZ au moment de l'extraction. Votre flux doit signaler les documents émis en contingence pour suivi : une fois le système rétabli, le fournisseur transmettra la NF-e complète, et vous devrez récupérer le XML final et réextraire si des champs ont changé.

Manifestação do Destinatário. Ce n'est pas un événement fournisseur — c'est une obligation de l'acheteur. Selon la loi brésilienne, l'acheteur de marchandises doit enregistrer sa réponse sur le portail SEFAZ dans des délais précis : confirmer la réception sous 10 jours, puis accepter ou rejeter la transaction. Ce processus s'appelle la manifestação do destinatário et se gère via la plateforme DF-e de la SEFAZ. Bien que la manifestação soit une étape de conformité distincte de l'extraction, votre flux d'extraction doit enregistrer la clé d'accès de chaque NF-e traitée dans un système de suivi afin que la conformité puisse soumettre les événements requis à temps. Sans enregistrement de la manifestação, la SEFAZ considère la transaction comme non reconnue, ce qui peut bloquer l'émission future de NF-e par ce fournisseur.

Pour approfondir ces types d'événements et leur impact sur la comptabilité fournisseurs, consultez notre analyse de la complexité du traitement des NF-e.

Méthodes d'extraction comparées : quelle approche selon votre volume

Il existe quatre méthodes courantes pour extraire les données des NF-e. Le choix dépend de votre volume, de vos ressources techniques et de la nécessité d'obtenir le détail fiscal par ligne ou seulement les totaux.

La distinction cruciale pour la NF-e est de savoir si la méthode d'extraction gère à la fois le DANFE et le XML. Si vos fournisseurs envoient un mélange — certains transmettent le XML directement, d'autres impriment et expédient uniquement le DANFE — vous avez besoin d'une méthode qui traite les deux sources de manière cohérente. ImageToTable.ai prend en charge les deux : vous pouvez télécharger des fichiers XML bruts de NF-e avec des PDF de DANFE dans le même lot, définir un modèle de colonne unique et obtenir un tableau unifié. L'outil gère également les chemins de sous-groupes ICMS variables décrits ci-dessus — un avantage significatif lorsque la complexité du schéma oblige les équipes de script à maintenir des dizaines de variantes XPath. Pour un guide pratique du traitement par lots de plusieurs documents NF-e, consultez notre guide du traitement par lots des NF-e.

Préparer votre workflow d'extraction pour la réforme fiscale de 2026

L'amendement constitutionnel 132/2023 et la loi complémentaire 214/2025 du Brésil instaurent un système de TVA double qui remplace cinq taxes existantes par deux nouvelles. Pour l'extraction des NF-e, cela signifie que le schéma XML que vous analysez aujourd'hui contiendra à la fois les anciens et les nouveaux champs fiscaux pendant une période de transition allant d'août 2026 à 2033. Voici ce qui change au niveau de l'extraction et ce que vous devez faire.

Ce qui reste : La structure XML globale (<ide>, <emit>, <det>, <total>) reste inchangée. Les champs d'en-tête, les quantités par ligne, les codes NCM et les codes CFOP ne sont pas affectés.

Ce qui change : De nouveaux groupes d'éléments XML sont ajoutés à la section <imposto> de chaque ligne d'article et au groupe récapitulatif <total>. Les nouveaux groupes contiennent les calculs de la CBS (fédérale) et de l'IBS (étatique/municipale) en plus des champs ICMS, IPI, PIS et COFINS existants. Pendant la période de transition, vous devez extraire les deux ensembles de champs et les rendre disponibles pour les systèmes en aval.

Trois étapes pratiques pour préparer votre flux d'extraction :

Foire aux questions

Dois-je gérer les espaces de noms XML lors de l'extraction des champs de la NF-e ?

Oui. Le XML de la NF-e utilise un espace de noms par défaut déclaré sur l'élément <nfeProc> (généralement xmlns="http://www.portalfiscal.inf.br/nfe"). Toute requête XPath doit soit enregistrer cet espace de noms (dans lxml de Python : ns = {'nfe': 'http://www.portalfiscal.inf.br/nfe'}), soit utiliser local-name() pour le contourner. Le connecteur XML de Power Query gère automatiquement les espaces de noms dans la plupart des cas. Si votre outil d'extraction nécessite un enregistrement explicite de l'espace de noms, assurez-vous d'utiliser l'URI correct — une discordance produira silencieusement des ensembles de résultats vides.

Dois-je additionner les montants de taxe par ligne et les comparer aux totaux de l'en-tête ?

Oui — c'est l'une des vérifications de validation les plus utiles que vous puissiez mettre en œuvre. Le XML de la NF-e contient les totaux de taxe dans <total>/<ICMSTot> et le détail par ligne dans chaque <det>. Ceux-ci doivent correspondre. Un écart entre la somme des lignes et le total de l'en-tête est un signal d'alarme : cela peut indiquer qu'un article a été omis lors de la génération du XML, qu'une remise a été appliquée de manière incohérente, ou que l'ERP du fournisseur présente une erreur de configuration. Reconciliez les montants de taxe par ligne avec les totaux de l'en-tête comme étape standard dans chaque lot d'extraction.

L'extraction de la NF-e couvre-t-elle les exigences de déclaration SPED ?

Non. Le SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) est le système brésilien de déclarations comptables numériques — EFD-ICMS/IPI pour les taxes d'État et EFD-Contribuições pour les contributions fédérales — qui nécessitent que les données soient formatées selon des mises en page SPED spécifiques et soumises via un logiciel accrédité. L'extraction de la NF-e permet d'obtenir les données de la facture dans un tableur ; elle ne génère pas d'enregistrements conformes au SPED. Cependant, les données que vous extrayez de la NF-e (ICMS par ligne, PIS, COFINS, CFOP, NCM, CST) sont les mêmes données qui alimentent les déclarations SPED. Si votre flux d'extraction capture correctement le détail fiscal au niveau de la ligne, votre équipe comptable brésilienne peut utiliser ces données pour remplir les enregistrements SPED requis plutôt que de les ressaisir à partir des documents sources. Le mappage des champs de la NF-e vers les positions de la mise en page SPED est une étape de transformation distincte que certains modules de localisation ERP gèrent automatiquement.

Que faire si mon entreprise possède plusieurs CNPJ dans différents États brésiliens ?

C'est courant pour les grandes organisations. Chaque CNPJ (ou « estabelecimento » en portugais) est une entité juridique distincte à des fins fiscales, et l'État de destination dans la NF-e correspond au CNPJ qui a reçu les marchandises. Lors de l'extraction des données NF-e pour une organisation multi-entités, filtrez votre extraction par le CNPJ destinataire (<dest>/<CNPJ>) et maintenez des correspondances GL distinctes par entité. La validation du taux ICMS diffère également selon l'entité — les marchandises expédiées à votre CNPJ de São Paulo sont soumises à des taux différents de celles expédiées à votre CNPJ de Bahia, même auprès du même fournisseur. Pour en savoir plus sur la gestion de la complexité par État au Brésil, consultez notre guide pour une extraction NF-e abordable.

Que se passe-t-il si le code NCM change alors que j'ai extrait des données d'une période passée ?

Les codes NCM sont mis à jour périodiquement par la Receita Federal (généralement chaque année, mais parfois avec des ajustements en cours d'année via des Notas Técnicas). Si un code NCM change, le taux IPI pour cette classification de produit peut également changer. Pour l'extraction, vous devez capturer le code NCM tel qu'il apparaît sur la NF-e au moment de l'émission — c'est le code en vigueur à la date de la facture, et il détermine les taxes légalement dues. Si vous effectuez une analyse rétrospective ou des ajustements SPED, utilisez le NCM tel qu'enregistré sur le document original, et non la liste NCM actuelle.

Que faire si le XML NF-e du fournisseur contient des éléments manquants ou mal formés ?

Cela arrive. Les problèmes les plus courants sont : groupe <cobr> (facturation) manquant, adresse incomplète dans <enderEmit>, ou sous-groupes ICMS ne respectant pas la variante de schéma attendue pour le code CST déclaré. Votre processus d'extraction doit les gérer avec souplesse — renvoyez null ou un espace réservé pour les champs manquants, et enregistrez un avertissement de validation. Ne bloquez jamais sur des éléments non critiques manquants. Pour les champs critiques (clé d'accès, CNPJ, totaux des lignes), une valeur manquante doit entraîner le rejet de cette NF-e du lot avec un message d'erreur clair. Un rapport de synthèse de validation est essentiel : enregistrez chaque NF-e ayant des champs manquants ou anormaux afin que votre équipe puisse enquêter avant de les reporter dans la GL.

Comment gérer le DIFAL (différence de taux d'ICMS entre États) ?

Le DIFAL (Diferencial de Alíquota do ICMS) s'applique lors de ventes interétatiques lorsque le taux d'ICMS de l'État de destination est supérieur au taux interétatique payé à l'origine. L'acheteur doit payer la différence à son propre État. Sur la NF-e, le DIFAL est représenté par le sous-groupe <ICMSPart> sous <imposto>/<ICMS>. Ce sous-groupe contient vBC (la base de calcul), pICMS (le taux interétatique déjà appliqué), pICMSUf (le taux interne de l'État de destination) et vICMS (le montant du DIFAL = différence entre les deux taux sur la base). Vous devez extraire le montant du DIFAL séparément et le traiter via vos workflows de crédit ICMS propres à chaque État — il ne fait pas partie du crédit ICMS ordinaire.

Dois-je extraire le fret et l'assurance séparément des valeurs des produits ?

Oui. Le XML de la NF-e décompose la transaction en valeur du produit (vProd), fret (vFrete), assurance (vSeg) et autres frais (vOutro). La base taxable de l'ICMS inclut souvent la somme de la valeur du produit + fret + assurance + autres frais — mais pas toujours. Certains produits ont un ICMS calculé uniquement sur la valeur du produit. Extraire chaque composant séparément vous permet de vérifier que la base taxable de l'ICMS correspond à votre compréhension de la structure de prix. Si le fret est inclus dans la base ICMS sur la NF-e mais que votre modèle ERP s'attend à ce qu'il soit en dehors, vous avez un élément de rapprochement à résoudre.

Les outils d'extraction basés sur l'IA peuvent-ils traiter l'intégralité du XML de la NF-e, ou seulement le PDF du DANFE ?

Cela dépend de l'outil. L'extraction basée sur l'IA d'ImageToTable.ai peut traiter à la fois les fichiers XML de la NF-e (données structurées) et les PDF du DANFE (document visuel) dans le même lot. Lorsque vous téléchargez un XML, l'outil lit directement les éléments structurés — sans OCR — et les mappe à votre modèle de colonnes. Lorsque vous téléchargez un PDF DANFE, l'IA lit le contenu visuel et extrait les champs visibles. L'avantage clé d'une plateforme unique pour les deux est la cohérence : vous définissez un modèle de colonnes pour « Clé d'accès NF-e », « Montant ICMS », « Code CFOP », et l'outil les remplit à partir du document source reçu. Cela élimine le besoin de maintenir des workflows séparés pour les fournisseurs basés sur XML ou DANFE — un point de fragmentation courant dans les opérations AP brésiliennes.

Dois-je archiver le résultat de l'extraction avec le XML ?

La loi brésilienne exige que le XML original de la NF-e soit archivé pendant cinq ans à compter de la fin de l'exercice fiscal de la transaction. Le résultat de l'extraction (votre tableur ou vos enregistrements ERP) ne remplace pas le XML. Cependant, conserver un résultat d'extraction structuré parallèlement à l'archive XML brute est une bonne pratique pour la réconciliation interne et la réponse aux audits. Lors d'un audit SEFAZ, vous devrez probablement produire les deux : les XML originaux (pour prouver l'existence et l'autorisation des documents) et vos registres comptables (pour montrer comment les données ont été traitées). Un workflow d'extraction qui archive automatiquement le XML source et le résultat extrait dans une structure liée — avec la clé d'accès comme clé de jointure — vous fera gagner un temps précieux lors de la préparation d'audit. Pour des options de conformité économiques, consultez notre guide d'extraction NF-e pour les petites entreprises.