Checklist de fin de trimestre BAS :
14 jours du chaos au dépôt

Ce que le 28 signifie vraiment — et pourquoi deux semaines comptent

Le 28 du mois suivant la fin du trimestre — 28 octobre, 28 février, 28 avril, 28 juillet — est la date à laquelle l'ATO s'attend à ce que votre BAS soit déposée et payée. Mais qualifier cela de « date limite » aplatit ce qui est en réalité une séquence d'échéances échelonnées selon votre mode de dépôt.

Les auto-déclarants qui déposent en ligne via myGov ou un logiciel de comptabilité compatible SBR bénéficient de deux semaines supplémentaires au-delà du 28. Les agents BAS agréés bénéficient de quatre semaines supplémentaires pour les T1 et T3, de deux semaines supplémentaires pour le T4 — et rien de plus pour le T2, car février bénéficie déjà d'une prolongation d'un mois intégrée à l'échéance du trimestre de décembre.

Ces prolongations ont une importance stratégique. Si votre comptable dépose, vous avez une marge de manœuvre. Si vous déposez vous-même, le 28 est la date réelle — la concession en ligne de deux semaines est une marge de sécurité, pas un plan. Dans les deux cas, le calendrier de préparation interne ne bouge pas : le trimestre se termine, le chronomètre démarre, et chaque jour passé à chercher des factures manquantes ou à re-coder des transactions réduit votre marge d'erreur à zéro.

L'ATO applique des pénalités pour défaut de dépôt (FTL) à 313 $ par unité de pénalité pour chaque période de 28 jours de retard d'une BAS, plafonnées à cinq unités — soit un maximum de 1 565 $ par BAS pour les petites entités dont le chiffre d'affaires est inférieur à 1 million de dollars (Programme de dépôt des agents BAS de l'ATO 2026–27). En plus de cela, les intérêts généraux (GIC) s'accumulent quotidiennement à environ 10,96 % par an sur toute TPS ou PAYG impayée. Vous n'avez pas besoin d'avoir sous-payé pour déclencher une pénalité FTL — déposer en retard, même si l'ATO vous doit un remboursement, compte quand même.

Le compte à rebours de 14 jours qui suit suppose que vous déposez vous-même, que le 28 standard est votre date butoir absolue, et que chaque jour perdu en rapprochement manuel est un jour que vous ne pourrez pas rattraper.

J-7 : Clôture des comptes bancaires

Le rapprochement bancaire n'est pas la première étape parce qu'il est le plus important — c'est la première parce que tous les contrôles suivants en dépendent. Si vos comptes bancaires ne sont pas rapprochés au centime près, vos chiffres de TPS reposent sur des données incomplètes. Un seul dépôt manquant gonfle votre obligation de TPS sur les ventes. Un seul retrait non codé masque un crédit de TPS que vous auriez pu réclamer.

Commencez par la dernière semaine du trimestre. Les paiements effectués le dernier jour du trimestre peuvent n'être débités que le 2 ou le 3 du mois suivant — mais ils appartiennent au trimestre qui vient de s'achever. Rapprochez chaque compte bancaire et carte de crédit lié au solde de clôture du relevé. Si vous utilisez Xero, MYOB ou QuickBooks Online, vérifiez que le rapport de synthèse du rapprochement bancaire correspond exactement à chaque relevé. Le moteur de rapprochement de Xero automatise une grande partie de l'appariement, mais un appariement automatisé n'est pas à l'épreuve d'un audit — un paiement imputé sur la facture du mauvais contact est techniquement rapproché et techniquement erroné.

Ne générez pas votre rapport récapitulatif BAS avant que le rapprochement bancaire ne soit terminé. Les transactions non rapprochées sont totalement exclues du calcul de la TPS. Si votre comptable ne fait le rapprochement que trimestriellement au moment de la BAS, c'est là que le retard se fait le plus sentir — et que les factures fournisseurs en double, les factures clients manquées et les écritures obsolètes non soldées surgissent simultanément (le coût en temps du rattrapage trimestriel est l'une des raisons pour lesquelles la préparation manuelle de la BAS consomme plus d'heures que la plupart des dirigeants ne le budgétisent).

J-5 : Verrouillage des ventes et vérification des codes TPS

Une fois les comptes bancaires rapprochés, vous avez une image complète de chaque transaction du trimestre. Les 48 heures suivantes sont consacrées à la classification TPS — qui, dans la préparation de la BAS, est la source de la plupart des erreurs.

Passez en revue chaque transaction de vente et confirmez le traitement TPS. Les points de contrôle sont précis :

• Ventes imposables : TPS collectée à 10 %. Elles alimentent la case G1 (Total des ventes) et la case 1A (TPS sur les ventes).
• Ventes exonérées de TPS : Exportations, denrées alimentaires de base, services de santé, éducation. Elles sont incluses dans G1 mais pas dans 1A. Sur une BAS complète (chiffre d'affaires de 10 millions $ ou plus), elles alimentent également G2 (Ventes à l'exportation) ou G3 (Autres ventes exonérées de TPS). Sur une BAS simplifiée (chiffre d'affaires inférieur à 10 millions $), vous ne déclarez pas du tout G2 ou G3 — seulement G1, 1A et 1B.
• Ventes taxées sur les intrants : Loyers résidentiels, fournitures financières. Incluses dans G1 à des fins de déclaration mais aucune TPS n'est facturée, donc aucun impact sur 1A.

Côté dépenses, la règle est : pas de facture fiscale valide, pas de crédit de TPS. Pour tout achat supérieur à 82,50 $, vous avez besoin d'une facture fiscale — pas d'un reçu, pas d'une ligne de relevé bancaire. Un reçu prouve que vous avez payé ; une facture fiscale indique l'ABN du fournisseur, le montant de la TPS et les mots « Tax Invoice ». Sans cela, la case 1B (TPS sur les achats) est surévaluée et l'ATO peut annuler le crédit lors d'un audit.

Si votre entreprise déclare selon la méthode de la BAS complète (chiffre d'affaires ≥10 M$), les cases supplémentaires — G10 Achats d'immobilisations et G11 Achats hors immobilisations — doivent être rapprochées respectivement de votre registre des immobilisations et de vos comptes d'achats de la comptabilité générale. Les déclarants en BAS simplifiée ignorent ces cases, mais la tenue de livres sous-jacente doit quand même être correcte : ce n'est pas parce que vous ne déclarez pas G10 à l'ATO que vous pouvez classer un achat d'équipement de 15 000 $ comme une charge d'exploitation.

J-3 : Vérifiez le prélèvement PAYG

W1 et W2 sont les deux libellés PAYG de votre BAS. W1 correspond au total des salaires bruts, traitements, jetons de présence et autres paiements pour lesquels vous avez retenu l'impôt. W2 est le total de l'impôt que vous avez effectivement retenu sur ces paiements. L'ATO recoupe ces deux montants avec vos relevés STP — ils doivent correspondre au centime près.

Avant de saisir W1 et W2, vérifiez : toutes les paies du trimestre ont été finalisées et déclarées via STP ; les cotisations de super pour le trimestre ont été payées ou programmées (le SG n'est pas un élément de la BAS, mais un SG manqué déclenche la Super Guarantee Charge, qui se transforme en une dette distincte envers l'ATO) ; et toutes les indemnités, primes, indemnités de départ ou rappels de salaire sont inclus dans W1. Excluez les cotisations super, les montants de salary sacrifice et les paiements pour lesquels vous avez retenu l'impôt parce qu'un ABN n'a pas été fourni — ceux-ci vont en W4, pas en W1.

Pour les comptables gérant plusieurs clients, le recoupement PAYG est la source la plus silencieuse de modifications de BAS. Une paie clôturée le 29 du trimestre avec une paie supplémentaire oubliée dans le projet de BAS — cela entraîne une sous-estimation de W1 et un échec du rapprochement ATO. La checklist de fin d'année pour le récapitulatif PAYG couvre la version annuelle de ce même rapprochement, mais la discipline trimestrielle est la même : rapport de paie → libellé BAS → concordance.

J-1 avant le dépôt : la vérification complète de la BAS

La veille du dépôt est le jour de vérification. Vous ne saisissez pas de nouvelles données — vous comparez ce que votre logiciel a calculé avec ce que votre grand livre indique. Chaque chiffre de votre projet de BAS doit correspondre à un chiffre dans un rapport que vous pouvez imprimer et classer.

Si vous utilisez Xero, exécutez le rapport Activity Statement et le rapport GST Reconciliation côte à côte. Les montants 1A et 1B du Activity Statement doivent correspondre aux comptes de TPS collectée et de TPS payée dans le rapprochement. Si ce n'est pas le cas, recherchez l'écart dans le GST Audit Report — une seule transaction mal codée (TPS appliquée à un achat exonéré de TPS, ou vice versa) en est généralement la cause.

Si vous êtes en BAS simplifiée, votre vérification porte sur trois champs : G1, 1A, 1B. Si vous êtes en BAS complète, vous en vérifiez sept : G1, G2, G3, G10, G11, 1A, 1B — plus le montant net de TPS (1A moins 1B) qui apparaît au libellé 1H. Pour les acomptes PAYG, confirmez si vous utilisez la méthode du taux (T1 × taux d'acompte) ou le montant notionnel ajusté au PIB — et si vos revenus ont varié de plus de 15 % par rapport à l'année précédente, vous pouvez modifier l'acompte au libellé T4 (méthodes de déclaration de TPS de l'ATO). Réduire l'acompte alors que vos revenus réels sont plus élevés déclenche des intérêts sur le manque à gagner, alors soyez certain avant de le modifier.

Dernier contrôle de cohérence : comparez la BAS de ce trimestre à celle du même trimestre l'an dernier. Si le T3 2025 affichait 22 000 $ de GST sur ventes et le T3 2026 en affiche 68 000 $ — sans que votre activité ait doublé — une erreur de codification s'est glissée. Les algorithmes de recoupement de l'ATO sont entraînés à détecter ces anomalies. Une rapide comparaison d'une année sur l'autre les repère avant que vous n'ayez cliqué sur « Déposer ».

Jour du dépôt : que faire avant de valider

Si vous déposez par l'intermédiaire d'un agent BAS agréé, votre délai est prolongé — 25 novembre pour le T1, 26 mai pour le T3, 25 août pour le T4 — mais votre agent a besoin de vos chiffres rapprochés bien avant ces dates. Les échéances des agents sont des dates de remise pour l'agent, pas des dates de début pour vous. Le calendrier interne suit toujours le même rythme de 14 jours ; il se termine simplement par l'envoi d'un fichier à votre agent au lieu de cliquer vous-même sur « Déposer ».

Si vous déposez vous-même via Xero, MYOB ou le portail professionnel de l'ATO, vérifiez que la période BAS affichée à l'écran de dépôt correspond au trimestre que vous souhaitez déclarer. Cela semble évident, mais sélectionner la mauvaise période — surtout lorsque vous rattrapez des BAS en retard — est une erreur fréquente qui génère une lettre de non-concordance de l'ATO six semaines plus tard.

Même si vous n'avez eu aucune activité professionnelle au cours du trimestre, vous devez quand même déposer une BAS nulle. Ne pas déposer de déclarations nulles entraîne les mêmes pénalités FTL qu'une BAS avec montants dus. Dans le portail de l'ATO, sélectionnez « Préparer comme nul » plutôt que de laisser les champs vides.

Si vous devez de l'argent et ne pouvez pas payer la totalité à l'échéance, déposez quand même à temps et contactez l'ATO avant la date d'échéance pour convenir d'un plan de paiement. Déposer en retard parce que vous ne pouvez pas payer ajoute une pénalité FTL en plus des GIC — deux charges distinctes qui ne se compensent pas. L'ATO est plus conciliante avec les plans de paiement lorsque vous avez déposé à temps et pris contact de manière proactive (ATO : Comment déposer votre BAS).

Que se passe-t-il si vous dépassez le 28

Jour 1 après la date limite : Les systèmes de l'ATO signalent la BAS en retard. Aucune pénalité immédiate — le système exécute un traitement par lots, et la plupart des premiers retardataires reçoivent un rappel avant un avis de pénalité officiel. Mais l'intérêt général commence à courir dès le premier jour sur tout montant impayé.

Jour 28 : La première unité de pénalité FTL (313 $ pour les petites entités) est appliquée. Si vous n'avez toujours pas déposé, le compteur se réinitialise — 28 jours supplémentaires, une autre unité de pénalité, jusqu'au plafond de 1 565 $. Les entités moyennes (chiffre d'affaires de 1 M$ à 20 M$) paient le double ; les grandes entités paient cinq fois plus. Ces pénalités s'appliquent par BAS, donc quatre dépôts trimestriels de BAS en retard peuvent s'accumuler jusqu'à 6 260 $ pour une petite entreprise, même si chacun d'eux affiche une position de remboursement.

Si le dépôt de BAS continue de glisser parce que la phase de collecte de données prend trop de temps, le goulot d'étranglement n'est pas l'étape de dépôt — c'est l'étape d'extraction. Lorsque vous extrayez manuellement des chiffres de factures, reçus et relevés bancaires dans un tableur, une fenêtre de deux semaines peut se transformer en panique de dernière minute. Le guide d'extraction de données BAS explique comment combler cet écart, et le traitement par lots de quatre trimestres en un seul registre fiscal transforme une course trimestrielle en un rythme annuel. La même discipline saisonnière s'applique que vous soyez confronté à la date limite de janvier du SA100 au Royaume-Uni ou à une fin de trimestre BAS australienne — la structure de compte à rebours fonctionne, mais seulement si les données sont déjà numérisées avant la dernière semaine.

Questions fréquentes

Que se passe-t-il si le 28 tombe un week-end ou un jour férié ?

La date d'échéance est reportée au jour ouvrable suivant. Mais cela n'aide que si vous déposez par voie électronique — les déposants papier doivent tenir compte du délai d'acheminement postal. Le jour férié qui compte est celui observé là où l'ATO traite les dépôts (généralement les jours fériés de l'ACT pour le dépôt électronique), pas nécessairement celui de votre État.

Comment savoir si je dois utiliser la BAS simplifiée ou la BAS complète ?

Si votre chiffre d'affaires TPS est inférieur à 10 millions de dollars et que l'ATO ne vous a pas indiqué le contraire, vous êtes par défaut en BAS simplifiée — vous ne déclarez que G1, 1A et 1B pour la TPS. Si votre chiffre d'affaires est de 10 millions de dollars ou plus, vous devez utiliser la méthode de déclaration complète avec les sept codes TPS. L'ATO détermine votre méthode en fonction de votre chiffre d'affaires déclaré, et non de votre préférence. Si vous franchissez le seuil des 10 millions de dollars en cours d'année, votre méthode de déclaration change à partir du début de la période de déclaration TPS suivant la notification.

Puis-je passer de la déclaration BAS trimestrielle à mensuelle ?

Oui, en contactant l'ATO. Les entreprises dont le chiffre d'affaires TPS est de 20 millions de dollars ou plus doivent déclarer mensuellement ; les petites entreprises peuvent demander le changement volontairement. La déclaration mensuelle implique une fréquence de dépôt plus élevée mais des montants de paiement plus faibles par cycle — certaines entreprises la préfèrent pour la prévisibilité des flux de trésorerie. Le changement prend effet au début d'une période de déclaration ; contactez l'ATO avant le début de cette période.

Que faire si mes W1 et W2 ne correspondent pas à mes rapports STP ?

Ne déposez pas. Un écart entre les W1/W2 de la BAS et les chiffres déclarés via STP est l'un des déclencheurs les plus rapides d'une lettre de recoupement de données de l'ATO. Retracez l'écart : vérifiez les cycles de paie qui chevauchent la fin du trimestre, les employés avec plusieurs taux de rémunération ayant causé des écarts d'arrondi, ou un cycle de paie finalisé après la clôture du trimestre mais daté à l'intérieur de celui-ci. Dans Xero ou MYOB, générez un récapitulatif d'activité de paie filtré sur la plage de dates exacte de la BAS et comparez ligne par ligne. Si l'écart ne peut pas être résolu avant l'échéance, déposez la BAS avec les chiffres que vous pouvez vérifier et déposez une modification une fois les données de paie corrigées — mais sachez qu'une modification déclenche son propre signalement de révision par l'ATO.

L'extraction par IA peut-elle aider à collecter les données pour la BAS ?

La préparation de la BAS repose sur des documents : factures fournisseurs, reçus d'achat, relevés bancaires, résumés de paie. Chacun contient des lignes qui doivent atterrir dans la bonne case de la BAS — mais pour y parvenir, il faut ouvrir chaque fichier, lire chaque chiffre et le saisir manuellement dans votre logiciel comptable. C'est là que l'Extraction de colonnes personnalisées change la donne : au lieu de lire les documents et de taper les données, vous définissez les colonnes de sortie dont vous avez besoin — « Nom du fournisseur », « Date de facture », « Montant TPS », « Total » — et l'IA localise chaque valeur dans n'importe quel format de document, sans modèle ni configuration par fournisseur. La charge de travail du dépôt manuel ne vient pas du formulaire lui-même — mais des heures passées avant, à rassembler ce que le formulaire demande.

Dois-je quand même déposer si je n'ai eu aucune activité professionnelle ?

Oui. Une BAS nulle doit être déposée avant la date d'échéance, même si vous n'avez réalisé aucune vente, versé aucun salaire et collecté aucune TPS. Ne pas déposer une BAS nulle entraîne les mêmes pénalités FTL qu'une BAS avec montants dus. Dans le portail de l'ATO, sélectionnez « Préparer comme nulle » — cela remplit les champs obligatoires avec des zéros et soumet un dépôt conforme.