Daten aus koreanischen
Gehaltsabrechnungen in Excel extrahieren

Ein Gehaltszettel, den die Compliance baute – und die Extraktion vergaß

Der koreanische Gehaltszettel wurde von der Regulierung neu gestaltet, nicht von der Bequemlichkeit. Als die Nationalversammlung im Mai 2021 Artikel 48 des Arbeitsnormengesetzes (근로기준법) änderte – in Kraft getreten am 19. November desselben Jahres –, wurde der Gehaltszettel von einer optionalen Höflichkeit zu einem Pflichtdokument, das bei Verstößen mit Strafen von bis zu 5 Millionen KRW pro Verstoß belegt werden kann. Plötzlich musste jeder Arbeitgeber in Korea, einschließlich Unternehmen mit weniger als fünf Beschäftigten, für jeden Arbeitnehmer pro Abrechnungszeitraum eine detaillierte Aufstellung mit zehn bestimmten Datenpunkten ausstellen.

Das Compliance-Ergebnis war schnell: Praktisch jeder Arbeitgeber in Korea stellt jetzt Gehaltszettel aus. Das Ergebnis der Datenextraktion ist weniger offensichtlich. Anders als eine koreanische Steuerrechnung (세금계산서), die einem stark standardisierten Format gemäß Artikel 32 des Umsatzsteuergesetzes folgt, hat ein koreanischer Gehaltszettel kein staatlich vorgeschriebenes Layout – nur vorgeschriebenen Inhalt. Dieselben zehn Felder können in radikal unterschiedlichen Anordnungen erscheinen, je nachdem, welche Software der Arbeitgeber verwendet.

Douzone Smart A (더존 스마트A), die dominierende ERP-Lösung im koreanischen Mittelstand, platziert Abzugsposten (공제내역) in einem kompakten zweizeiligen Block nach den Bezügen. ECOUNT (이카운트), das aufgrund seiner webbasierten Zugänglichkeit von kleineren Firmen weit verbreitet ist, verteilt die Abzüge über ein breiteres Raster mit Unterabschnittsüberschriften. PAYZON, Shiftee (시프티), flex und ein Dutzend anderer HR-Plattformen stellen den Gehaltszettel jeweils anders dar. Selbst innerhalb derselben Software ändern Upgrades das Layout. Das Ergebnis: Was für einen HR-Manager wie ein einziger Dokumententyp aussieht, ist für einen Computer tatsächlich eine Familie visuell unterschiedlicher Layouts.

Die meisten koreanischen SERP-Inhalte zu "급여명세서 + Excel" lehren, wie man Gehaltszettel erstellt – VLOOKUP-Formeln baut, 간이세액표-Tabellen verknüpft, VBA-Makros einbettet, um automatisch PDFs zu generieren. Das löst das Erstellungsproblem. Es löst nicht das Aggregationsproblem: Sie haben die Gehaltszettel bereits. Sie brauchen die Daten daraus in einer einzigen Tabelle.

Die zehn Pflichtangaben laut Gesetz – und warum sie für die Extraktion wichtig sind

Bevor Sie einen Extraktions-Workflow aufbauen, müssen Sie genau wissen, wonach Sie suchen. Gemäß Artikel 27-2 der Durchführungsverordnung zum Arbeitsnormengesetz (근로기준법 시행령 제27조의2) muss jeder koreanische Gehaltszettel zehn Angaben enthalten. Fehlt auch nur eine, drohen dem Arbeitgeber gestaffelte Geldstrafen. Für die Extraktion definieren diese zehn Angaben Ihre Zielspalten.

Der Abzugsbereich ist bei der Extraktion der aufwändigste Teil. Koreanische Gehaltszettel enthalten fünf bis sieben Abzugsposten, die jeweils mit einem anderen Satz berechnet werden. Die Sätze für 2026 – gültig ab 1. Januar dieses Jahres – lauten:

Quelle: Koreanische Sozialversicherungssätze 2026 (HRSide). Die Einkommensteuer (소득세) folgt einem progressiven Acht-Stufen-Tarif von 6 % bis 45 %; die lokale Einkommensteuer (지방소득세) beträgt pauschal 10 % Zuschlag auf den Einkommensteuerbetrag.

Diese Sätze sind kein nebensächliches Wissen – sie dienen als Plausibilitätsprüfung nach der Extraktion. Liegt der extrahierte Betrag für die Nationale Rente eines Angestellten mit einem Monatsgehalt von 3.000.000 KRW nicht innerhalb weniger tausend Won von 142.500 KRW (3.000.000 × 4,75 %), wissen Sie, dass im Vorfeld etwas schiefgelaufen ist – entweder hat die Extraktion eine Ziffer übersehen, oder die Gehaltsabrechnung selbst enthält einen Fehler. Mehr zu diesem Prüfschritt später.

Schritt 1: Sammeln Sie Ihre Gehaltsabrechnungen – von Douzone, ECOUNT, Papier oder Kamera

Koreanische Gehaltsabrechnungen erreichen die Personalabteilungen über drei Hauptkanäle, die jeweils unterschiedliche Extraktionsmerkmale aufweisen.

Software-generierte PDFs. Douzone Smart A, ECOUNT, Shiftee und PAYZON erstellen Gehaltsabrechnungen als herunterladbare PDFs. Diese sind der Idealfall für die Extraktion – der Text ist maschinenlesbar, das Layout innerhalb einer Softwareversion konsistent, und Sie können einen ganzen Monat auf einmal herunterladen. In Douzone navigieren Sie zu 인사급여 → 근로/연말 → 근로소득관리 → 급여대장(명세), dann 기능모음 → 일괄인쇄 und wählen PDF als Ausgabe. In ECOUNT kann der Gehaltsbericht als Excel gespeichert werden, das Layout variiert jedoch je nach Vorlageneinstellungen.

Von Mitarbeitern eingereichte Dateien. Manche Arbeitgeber senden Gehaltsabrechnungen als PDF per E-Mail; andere geben noch gedruckte Exemplare aus. Wenn Ihre Belegschaft Teilzeit- oder Vertragskräfte umfasst, die über mehrere Kanäle bezahlt werden, erhalten Sie eine Mischung aus klaren PDFs, Smartphone-Fotos von Ausdrucken und Screenshots von Mobile-Banking-Apps mit der Einzahlungsbestätigung (입금확인증). All diese können extrahiert werden – ein klares, gerades Foto liefert jedoch immer bessere Ergebnisse als ein verwackeltes, schlecht beleuchtetes.

Gescannte oder fotografierte Ausdrucke. Kleinere Unternehmen, die eigene Excel-Vorlagen verwenden, erstellen Gehaltsabrechnungen oft als Papierausdrucke. Ein Flachbettscan mit 200–300 DPI liefert extrahierbaren Text; ein verwackeltes Smartphone-Foto aus einem Winkel kann die Erkennungsgenauigkeit um 15–20 Prozentpunkte senken. Wenn Sie regelmäßig Scans verarbeiten müssen, amortisiert sich die Investition in einen Dokumentenscanner mit automatischem Einzug (ADF) bereits nach der ersten Charge durch die bessere Extraktionsqualität.

Schritt 2: Definieren Sie Ihre Spalten einmal – der KI überlassen Sie den Rest

Hier unterscheidet sich der Extraktionsansatz von herkömmlicher OCR. Vorlagenbasierte Tools – die Sie bitten, Begrenzungsrahmen um jedes Feld auf einer Seite zu zeichnen – scheitern an koreanischen Gehaltsabrechnungen, da sich das Layout zwischen Douzone, ECOUNT und PAYZON unterscheidet. Sie bräuchten eine separate Vorlage für jede Softwareausgabe, die Ihr Unternehmen erhält.

Stattdessen definieren Sie Ihre Spalten nach ihrer Bedeutung, nicht nach ihrer Position. Geben Sie die gewünschten Feldnamen im Spaltendefinitionsbereich ein, und die KI findet jeden Wert, indem sie die Semantik der Gehaltsabrechnung versteht – "기본급" als Grundgehalt, "국민연금" als Nationale Rente, "차인지급액" als Nettogehalt – unabhängig davon, ob diese Bezeichnungen oben links, zentriert gestapelt oder in einer Untertabelle verschachtelt erscheinen. Dies ist die benutzerdefinierte Spaltenextraktion: Die von Ihnen eingegebenen Spaltennamen werden zu den Kopfzeilen Ihrer endgültigen Excel-Tabelle, und die KI füllt die Zeilen, indem sie Bedeutung mit Inhalt abgleicht, nicht Koordinaten mit Pixeln.

Hier sind die Spalten, die ein typischer koreanischer Gehaltsabrechnungsabgleich benötigt:

Sie können auch abgeleitete Spalten hinzufügen – Felder, die die KI aus dem Kontext ermittelt und die nicht explizit auf der Abrechnung erscheinen. Beispielsweise kann eine Spalte mit der Definition Pay Frequency (options: Monthly/Weekly/Biweekly) der KI ermöglichen, anhand des Abrechnungszeitraums und der Gehaltsstruktur zu bestimmen, ob der Arbeitnehmer monatlich (월급) oder wöchentlich (주급) bezahlt wird. Eine weitere nützliche abgeleitete Spalte ist Deduction Verification (options: OK/Warning) – die KI kann Zeilen markieren, bei denen die extrahierten Sozialversicherungsbeträge erheblich von den erwarteten Sätzen abweichen.

Wenn Ihre Abstimmungstabelle bereits Formeln enthält, die nachgelagert auf bestimmte Spaltennamen verweisen, können Sie durch die Verwendung dieser exakten Spaltennamen bei der Extraktion die extrahierten Daten direkt in Ihre bestehenden Berechnungen einfließen lassen. Kein Umbenennen von Spalten, kein Neuzuordnen. Lohnabrechnungsabstimmung ist ein häufiger nachgelagerter Anwendungsfall, der von dieser Art der direkten Integration profitiert.

Schritt 3: Stapelverarbeitung und Plausibilitätsprüfung mit Sozialversicherungssätzen

Laden Sie alle Gehaltsabrechnungen eines Abrechnungszeitraums als Stapel hoch. Die KI verarbeitet jede Datei unabhängig und füllt stets dieselben Spalten – egal, ob eine Datei von Douzone und die nächste von ECOUNT stammt. Nach Abschluss der Verarbeitung exportieren Sie eine zusammengeführte Excel-Datei: eine Zeile pro Mitarbeiter, alle Spalten befüllt.

Verarbeitungsgeschwindigkeit: ca. 5–10 Sekunden pro Seite. Manuelle Dateneingabe dauert dagegen im Schnitt etwa 3 Minuten pro Gehaltsabrechnung – und das vor der Kontrolle der Zahlen. Bei einem Unternehmen mit 30 Mitarbeitern verkürzt die Stapelextraktion eine monatliche 90-minütige Dateneingabe auf etwa 3–5 Minuten Bearbeitungszeit plus einen Prüfdurchlauf.

Diese drei Prüfungen erkennen die überwältigende Mehrheit der Extraktionsanomalien, bevor sie sich auf Ihren Lohnabgleich oder Ihre Steuererklärung auswirken. Die Satzerhöhungen 2026 – 0,5 Prozentpunkte bei der Nationalen Rente, 0,1 Prozentpunkte bei der Krankenversicherung – machen diesen Prüfschritt jetzt wichtiger als im Vorjahr, da einige Softwarepakete ihre Formeln bereits aktualisiert haben, andere aber noch die Sätze von 2025 verwenden.

Test: Koreanische Gehaltsabrechnung extrahieren

Die Demo unten ist mit spezifischen Extraktionsspalten für Gehaltsabrechnungen vorkonfiguriert. Laden Sie eine koreanische Gehaltsabrechnung hoch – ein Douzone-PDF, einen Screenshot oder ein beliebiges Format – und die KI extrahiert Grundgehalt (기본급), Nationale Rente (국민연금), Nettogehalt (차인지급액) und alle anderen Abzugsfelder in eine strukturierte Tabelle. Keine Anmeldung erforderlich.

Was sich nach der Extraktion ändert: Abgleich, Prüfungsvorbereitung und Jahresabschluss

Sobald die Daten in Excel vorliegen, verschiebt sich der Engpass vom „Zahlen in eine Tabelle bekommen" zum „Sinnvolles damit tun". Für die meisten koreanischen HR- und Lohnbuchhaltungsteams fallen die nachgelagerten Aufgaben in drei Bereiche.

Monatlicher Gehaltsabgleich (급여대사). Die extrahierte Tabelle wird zur Referenztabelle. Vergleichen Sie das extrahierte Bruttogehalt jedes Mitarbeiters mit dem Lohnjournal aus Ihrer Buchhaltungssoftware. Wenn Douzone einen gesamten Lohnabfluss von 45.230.000 KRW angibt und Ihre extrahierte Tabelle 45.228.500 KRW summiert, zeigt die Differenz von 1.500 KRW auf eine bestimmte Zeile – und ein bestimmtes Feld in dieser Zeile –, anstatt dass Sie den gesamten Gehaltsabrechnungsstapel erneut durchgehen müssen. Gehaltsabrechnungsextraktion mit nebeneinanderliegenden Vergleichsspalten verwandelt den Abgleich von einer Nadel-im-Heuhaufen-Aufgabe in eine Übung zum Sortieren nach Differenz.

Vorbereitung des Jahresabschlusses (연말정산). Der koreanische Jahresabschluss im Januar/Februar erfordert die Zusammenfassung von zwölf Monaten Einkommen, Abzügen und Sozialversicherungsbeiträgen pro Mitarbeiter. Wenn die Gehaltsdaten jedes Monats in einer separaten PDF vorliegen, bedeutet die Erstellung des Jahresbildes das Öffnen von 144 Dateien (12 Monate × 12 Mitarbeiter) und das Übertragen von Werten. Mit extrahierten Daten haben Sie bereits zwölf monatliche Blätter – führen Sie sie mit einer Pivot-Tabelle zu einer jährlichen Zusammenfassung zusammen, und die 연말정산-Vorbereitung, die früher einen ganzen Tag dauerte, dauert jetzt nur noch eine Kaffeepause.

Prüfungs- und Compliance-Dokumentation. Nach dem Arbeitsnormengesetz müssen Arbeitgeber Gehaltsabrechnungen drei Jahre lang aufbewahren. Ein prüfbarer Pfad der extrahierten Daten – mit Quelldateinamen, Extraktionszeitstempeln und den archivierten Original-Gehaltsabrechnungen – erfüllt sowohl die Aufbewahrungspflicht als auch künftige Anfragen der Arbeitsbehörde. Wenn die Prüfungsfrage lautet: „Zeigen Sie uns das Bruttogehalt, die Abzüge und das Nettogehalt für Mitarbeiter X für das gesamte Jahr 2025", haben Sie dies in einer Excel-Datei statt in einem Aktenschrank.

Diese drei Anwendungsfälle haben eines gemeinsam: Sie setzen voraus, dass die Daten portabel sind. Nur wenn Werte frei zwischen Softwaresystemen ausgetauscht werden können, lassen sich Lohnfragen beantworten, Jahresendberechnungen durchführen oder Prüfer zufriedenstellen. Extraktion schafft diese Portabilität. Die Kosten fehlender Portabilität – gemessen in Stunden für Abstimmungen, verpassten Abgabefristen und hektischer Prüfungsvorbereitung – sind der versteckte Posten in jedem Budget einer manuellen Lohnbuchhaltung.

Häufig gestellte Fragen

Funktioniert das auch mit Gehaltsabrechnungen, die vollständig auf Koreanisch sind?

Ja. Die KI erfasst die semantische Bedeutung koreanischer Feldbezeichnungen – „기본급", „국민연금", „공제내역" – und ordnet sie den von Ihnen definierten englischen Spaltennamen zu. Die Sprache des Dokuments muss nicht mit der Sprache Ihrer Spaltenüberschriften übereinstimmen. Dies ist besonders relevant für koreanische Unternehmen, deren HR-Teams Spalten auf Koreanisch definieren, während sie aus Gehaltsabrechnungen extrahieren, die dieselben koreanischen Begriffe verwenden.

Was ist mit handschriftlichen Gehaltsabrechnungen oder Formaten kleiner Unternehmen?

Handschriftlicher Text (수기 기입) hat eine niedrigere Erkennungsgenauigkeit als gedruckter Text – rechnen Sie mit etwa 80–90 % Genauigkeit bei sauberer Handschrift in dunkler Tinte auf hellem Hintergrund, gegenüber bis zu 99 % bei gedruckten Feldern. Wenn Ihr Unternehmen handschriftliche Gehaltsabrechnungen von Teilzeit- oder Tagesarbeitern erhält, verarbeiten Sie diese separat und planen Sie zusätzliche Prüfzeit für diese Zeilen ein. Die gleichen Verifikationsformeln (Verhältnisprüfungen für Sozialversicherung, Nettogehalt = Brutto − Abzüge) bleiben Ihre beste Qualitätssicherung.

Kann ich Gehaltsabrechnungen von Douzone und ECOUNT im selben Batch verarbeiten?

Ja. Die Spaltendefinitionen sind quellenunabhängig – Sie definieren „Nationale Rente" einmal, und die KI findet den entsprechenden Wert, egal ob er auf einem Douzone-PDF, einem ECOUNT-Tabellenexport oder einer elektronischen Shiftee-Gehaltsabrechnung erscheint. Dies ist der praktische Vorteil der semantischen Extraktion gegenüber vorlagenbasierten Ansätzen: Das Hinzufügen einer neuen Gehaltsabrechnungsquelle erfordert keine neue Vorlage.

Wie gehe ich mit Mitarbeitern vor, die denselben Namen haben?

Fügen Sie die Spalte Mitarbeiter-ID (사원번호 oder 생년월일) in Ihre Extraktionsdefinition ein. Kim Dong-soo aus dem Engineering-Team und Kim Dong-soo aus dem Vertriebsteam werden durch ihre Personalnummern unterschieden. Wenn die Gehaltsabrechnung stattdessen Geburtsdaten verwendet, definieren Sie Geburtsdatum des Mitarbeiters als separate Spalte. Die extrahierte Tabelle enthält dann genügend Identifikationsinformationen, um jede Zeile korrekt der richtigen Person in Ihrem nachgelagerten Tabellenblatt zuzuordnen.

Was passiert, wenn sich die Sozialversicherungssätze mitten im Jahr ändern?

Die koreanischen Sozialversicherungssätze werden jährlich bekannt gegeben und treten am 1. Januar in Kraft. Die in diesem Artikel aufgeführten Sätze für 2026 (Nationale Rente 9,5 %, Krankenversicherung 7,19 %) gelten für alle Gehaltsabrechnungen mit einem Zahlungsdatum ab dem 1. Januar 2026. Sollte es mitten im Jahr zu einer Satzänderung kommen – selten, aber durch Notstandsgesetzgebung möglich – aktualisieren Sie Ihre Verifizierungsformeln und überprüfen Sie alle markierten Zeilen erneut. Die Extraktion selbst muss nicht neu kalibriert werden; die KI liest die tatsächlich gedruckten Beträge, nicht die erwarteten Beträge.

Kann das Google Sheets-Add-on diesen Workflow bewältigen?

Ja. Das Google Sheets-Add-on von ImageToTable.ai extrahiert Gehaltsabrechnungsdaten direkt in Ihr aktives Tabellenblatt und eliminiert so den gesamten Download-Upload-Reimport-Zyklus. Definieren Sie Ihre Spalten einmal in der Seitenleiste, laden Sie Gehaltsabrechnungsdateien hoch, und die extrahierten Zeilen werden direkt unter Ihren vorhandenen Abstimmungsformeln angehängt. Für Unternehmen, die die Lohnabrechnung bereits in Google Sheets durchführen, reduziert das Add-on den Extraktionsworkflow auf eine einzige Plattform.