Koreanische Angebote in
Excel vergleichen

Warum koreanische Angebote sich einer Standardisierung widersetzen

Ein Angebot (견적서, wörtlich "Kostenvoranschlagsdokument") ist der Vorschlag, den ein Lieferant als Antwort auf Ihre Anfrage (견적요청서) sendet. Es listet die lieferbaren Artikel mit Stückpreis, Menge und Konditionen auf. Anders als eine Steuerrechnung (세금계산서) — die durch Artikel 32 des koreanischen Umsatzsteuergesetzes (부가가치세법 제32조) geregelt und dem Finanzamt in einem standardisierten elektronischen Format übermittelt wird — hat ein 견적서 keine gesetzlich vorgeschriebene Struktur. Es ist kein Steuerdokument. Kein Gesetz schreibt vor, welche Felder es enthalten muss, in welcher Reihenfolge sie erscheinen oder ob es überhaupt existieren muss.

Diese regulatorische Lücke ist die Ursache des Extraktionsproblems. In einer typischen koreanischen B2B-Transaktion folgt die Dokumentenkette: 견적서 → 발주서 (Bestellung) → 거래명세서 (Transaktionsbeleg) → 세금계산서 (Steuerrechnung). Der 견적서 steht ganz am Anfang dieser Kette — am wenigsten reguliert, am variabelsten und für Vergleichsentscheidungen am kritischsten. Ein Lieferant, der 더존 Smart A nutzt, erstellt einen 견적서 mit Tabellen im Querformat und dem Firmenstempel (직인) über der Kopfzeile. Ein anderer mit 이카운트 (ECOUNT ERP) produziert ein Hochformatlayout mit Positionen, die in zusammengeführten Kopfzellen verschachtelt sind. Ein Dritter sendet eine selbst erstellte Excel-Datei aus dem Jahr 2013. Alle drei sind gültig. Es gibt keine Vorlage, gegen die verstoßen werden könnte — weil keine Vorlage existiert.

Dies ist keine koreanische Eigenheit. Es ist die natürliche Folge eines Dokuments außerhalb der Steuergesetze. Und es bedeutet: Jedes Mal, wenn Ihr Einkaufsteam einen Stapel 견적서 erhält, befinden sich die benötigten Daten auf jeder Seite an einer anderen physischen Position. Vorlagenbasierte OCR-Tools — die auf definierten Koordinaten oder Mustererkennung eines festen Layouts beruhen — scheitern spätestens beim zweiten Lieferanten.

Was tatsächlich auf einem koreanischen Angebot steht

Trotz des Format-Chaos beantwortet jeder 견적서 denselben Fragenkatalog — nur an unterschiedlichen Koordinaten. Die Felder und ihre Bedeutung zu verstehen, ist der erste Schritt zu einem lieferantenübergreifend funktionierenden Vergleich.

Ein Feld verdient besondere Aufmerksamkeit: die MwSt.-Aufteilung. In koreanischen B2B-Transaktionen ist es Standard, 공급가액 und 부가세 getrennt auszuweisen (별도). Ein 견적서, der nur einen Gesamtbetrag ohne MwSt.-Aufschlüsselung angibt, sollte ein Warnsignal sein – Diskussionen auf Clien.net bestätigen, dass B2B-Käufer in Korea diese Aufschlüsselung erwarten und Lieferanten, die sie verweigern, oft versuchen, ihre tatsächliche Preisstruktur zu verschleiern. Wenn Sie 견적서-Daten für den Vergleich extrahieren, erfassen Sie immer 공급가액 und 부가세 als separate Felder. Zeigt ein Lieferant nur einen Gesamtpreis, müssen Sie zurückrechnen: 공급가액 = Gesamtbetrag ÷ 1,1.

Schritt 1: Angebote in beliebigem Format sammeln

Bitten Sie Lieferanten nicht um ein bestimmtes Format. In der Praxis erhalten Sie 견적서 als:

• PDF aus dem ERP des Lieferanten – sauber, aber in einem Layout eingeschlossen, aus dem Sie nicht zuverlässig kopieren können
• Excel-Datei – einfacher zu verarbeiten, erfordert aber dennoch manuelle Übertragung Zelle für Zelle in Ihre Vergleichstabelle
• Gescanntes Bild oder Handyfoto – üblich bei kleineren Lieferanten, die ihren 견적서 ausdrucken, stempeln und einscannen
• Screenshot einer E-Mail – informelle Angebote als Text in einer E-Mail, vom Empfänger abfotografiert

Sammeln Sie alle in einem Ordner. Der Dateiname spielt für die Extraktion keine Rolle – benennen Sie sie nach Lieferant, wenn es Ihnen bei der Organisation hilft, aber das Tool liest den Inhalt, nicht den Dateinamen. Unterstützt werden PDF, JPG, PNG, WebP und AVIF – selbst ein Smartphone-Foto eines handschriftlichen 견적서 auf dem Schreibtisch eines Lieferanten funktioniert.

Schritt 2: Vergleichsspalten definieren

Hier unterscheidet sich der Extraktionsansatz von vorlagenbasierten Tools. Statt dem System mitzuteilen, wo es auf jedem Dokument suchen soll – „Der Stückpreis von Lieferant A steht in Tabellenzeile 5, Spalte 3" – sagen Sie ihm, wonach es suchen soll. Sie definieren Spaltennamen, und die KI findet die entsprechenden Werte auf jedem Dokument, indem sie deren Bedeutung versteht – unabhängig davon, wo der Lieferant sie platziert hat.

Dieser Mechanismus – benutzerdefinierte Spaltenextraktion – ist das Gegenteil der herkömmlichen OCR. Vorlagentools benötigen, dass Sie ein Feld um jedes Element zeichnen, da sie nach Koordinaten suchen. Die benutzerdefinierte Spaltenextraktion arbeitet mit semantischem Verständnis: Die KI liest das Dokument, erkennt, dass „₩45.000" neben „단가" den Stückpreis bedeutet, und ordnet ihn Ihrer Spalte „Stückpreis" zu – egal, ob diese „₩45.000" in einer Tabellenzelle, einem Absatz oder handschriftlich auf einem gescannten Formular erscheint.

Für einen Vergleich von Angeboten koreanischer Anbieter definieren Sie Spalten wie:

Wenn Sie berechnete Werte benötigen – etwa den Gesamtbetrag inklusive Mehrwertsteuer bei Lieferanten, die nur den Nettobetrag anzeigen, oder einen Stückpreis aus dem Zeilenendbetrag – können Sie Berechnete Spalten hinzufügen, indem Sie die Berechnung direkt in den Spaltennamen schreiben. Eine Spalte mit dem Namen „Gesamtsumme (Nettobetrag + MwSt.)“ weist die KI an, diese Arithmetik während der Extraktion durchzuführen und das Ergebnis auszugeben. So erhält Ihre Tabelle direkt vergleichbare Zahlen, statt Rohdaten, die erst per Excel-Formel aufbereitet werden müssen.

Schritt 3: Positionen in eine Tabelle extrahieren

Nachdem die Spalten definiert sind, laden Sie alle Ihre Lieferanten-Angebote auf einmal hoch. Stapelverarbeitung bedeutet: Sie ziehen Lieferant A's ERP-PDF, Lieferant B's gescanntes Formular und Lieferant C's E-Mail-Screenshot in einem Upload hinein – die KI verarbeitet jedes Dokument eigenständig und führt die Ergebnisse in einer einzigen Ausgabetabelle mit der von Ihnen festgelegten Spaltenstruktur zusammen.

Was im Hintergrund passiert: Für jedes Dokument liest die KI alle Seiten der Reihe nach. Ein mehrseitiges Angebot mit Artikeltabellen auf Seite 1 und Zahlungsbedingungen auf Seite 3 wird als ein zusammenhängendes Dokument gelesen – nicht als seitenweise isolierte Abschnitte. Wenn sie auf „₩2.450.000“ neben „Nettobetrag“ in Lieferant A's Seitenkopf und „Nettobetrag 2.450.000 Won“ in Lieferant B's Fließtext stößt, erkennt sie beides als denselben Datenpunkt und trägt ihn in die jeweilige Spalte „Nettobetrag“ der entsprechenden Zeile ein.

Das Ergebnis ist eine Tabelle, in der jede Zeile eine Position aus einem Lieferantenangebot ist, jede Spalte ein von Ihnen definiertes Feld, und das Quellformat ist nicht mehr sichtbar – denn die Struktur stammt aus Ihren Spaltendefinitionen, nicht aus der Layout-Wahl des Lieferanten.

Zeitvergleich: Die Verarbeitung von fünf Angeboten von fünf Lieferanten mit jeweils etwa 15 Positionen bedeutet rund 75 zu extrahierende Datenzellen. Manuelle Eingabe – jedes PDF öffnen, jeden Wert suchen, in die richtige Zelle tippen – dauert selbst für erfahrene Einkäufer 30–45 Minuten konzentrierte Arbeit. Die KI-Extraktion erledigt dieselbe Aufgabe in der Zeit, die zum Hochladen der Dateien plus ein paar Sekunden Verarbeitung pro Dokument nötig ist. Der Unterschied wächst mit jedem weiteren Lieferanten oder jeder zusätzlichen Position.

Schritt 4: Erstellen Sie Ihren direkten Vergleich

Die extrahierten Daten liegen als flache Tabelle vor. Nun formen Sie sie in ein Entscheidungswerkzeug um. Die Vergleichsstruktur hängt von Ihren Bewertungskriterien ab, aber hier sind drei Ansätze, die sich für den koreanischen B2B-Einkauf bewährt haben:

Preisvergleich: Drehen Sie die extrahierten Daten so, dass Lieferanten zu Spalten und Positionen zu Zeilen werden. Für jede Position (품목) sehen Sie den Stückpreis jedes Lieferanten in einer Zeile. Fügen Sie eine =MIN()-Formel ein, um den günstigsten Preis pro Position zu markieren, und bedingte Formatierung, um die Gewinner hervorzuheben. Wenn Sie 공급가액 vergleichen, denken Sie daran, dass die Mehrwertsteuer aus dem Basisvergleich ausgeschlossen werden sollte – vergleichen Sie Nettopreise und prüfen Sie dann, ob die Mehrwertsteuer jedes Lieferanten korrekt mit 10 % berechnet wurde.

Gewichtete Bewertung: Wenn der Preis nicht der einzige Faktor ist, fügen Sie Spalten für Lieferzeit (납기), Zahlungsbedingungen (결제조건) und Lieferantenzuverlässigkeit hinzu und bewerten Sie jede auf einer Skala von 1–5. Multiplizieren Sie mit Gewichtungen, die Ihre Prioritäten widerspiegeln – ein üblicher Ausgangspunkt im koreanischen Einkauf ist 40 % Preis, 25 % Lieferung, 20 % Zahlungsbedingungen, 15 % Qualität/Spezifikationstreue. Die Summe identifiziert den insgesamt stärksten Lieferanten, nicht nur den günstigsten.

Gesamtbetriebskosten (TCO): Der angebotene 단가 ist nur ein Teil der Kosten. Fügen Sie Spalten für Versand (운송비), Mindestbestellmenge (최소주문수량) und Zahlungsplan hinzu – ein Lieferant, der ₩5.000/Stück mit 50 % Anzahlung und 60 Tagen Lieferzeit anbietet, kann in der Betriebsmittelbindung teurer sein als einer, der ₩5.500/Stück mit Zahlungsziel 30 Tage und Lieferung in der nächsten Woche anbietet.

Umgang mit koreanischen Formatbesonderheiten

Koreanische Geschäftsdokumente haben einige Formatkonventionen, die die Extraktionsgenauigkeit und Vergleichslogik beeinflussen:

MwSt. 별도 vs. 포함. Im koreanischen B2B-Bereich wird die Mehrwertsteuer fast immer separat ausgewiesen (별도). Ein 견적서 listet 공급가액 (Nettobetrag), dann 부가세 (MwSt. = 공급가액 × 10 %) und dann 합계금액 (Gesamtbetrag inkl. MwSt.) auf. Sendet ein Lieferant ein Angebot mit nur einem Gesamtbetrag und ohne MwSt.-Aufschlüsselung, handelt es sich wahrscheinlich um einen B2C-orientierten Lieferanten oder einen Einzelunternehmer im vereinfachten Besteuerungsverfahren (간이과세자), der keine Steuerrechnungen ausstellen kann. Extrahieren Sie diese immer als separate Spalten – der Vergleich von Gesamtbeträgen, die Vorsteuer- und Nachsteuerwerte vermischen, führt zu irreführenden Ergebnissen.

Währungsformatierung. Beträge in koreanischen Won verwenden Kommas als Tausendertrennzeichen (₩1.250.000) und können mit oder ohne das Suffix 원 erscheinen. Die KI erkennt beide Formate und gibt saubere numerische Werte aus. Beim Vergleich mit nicht-koreanischen Lieferanten ist zu beachten, dass ₩1.000 etwa 0,70–0,75 USD (Stand Mitte 2026) entsprechen – das Tool extrahiert den numerischen Wert; die Währungsumrechnung obliegt Ihrer Tabellenlogik.

Datumsformate. Koreanische 견적서 verwenden typischerweise das Format YYYY-MM-DD oder YYYY년 MM월 DD일. Die KI standardisiert alle Daten während der Extraktion, sodass ein Angebot vom „2026-06-12“ von Lieferant A und „2026년 6월 12일“ von Lieferant B in Ihrer Spalte „Angebotsdatum“ als derselbe Datumswert landen.

Unternehmensregistrierungsnummern. Jedes koreanische Unternehmen hat eine 10-stellige 사업자등록번호 (Format: XXX-XX-XXXXX). Wenn Sie Angebote für Compliance- oder Lieferantenregistrierungszwecke vergleichen, extrahieren Sie dieses Feld. Es ist die eindeutige Kennung, die ein 견적서 mit einer bestimmten juristischen Person verbindet – nützlich, wenn der Handelsname des Lieferanten (상호) nicht mit seinem eingetragenen Namen übereinstimmt.

Artikelcodes (품목코드). Einige Lieferanten verwenden interne Produktcodes anstelle von – oder zusätzlich zu – beschreibenden Artikelnamen. Ein 견적서 könnte „ELC-4200B“ ohne weitere Beschreibung auflisten. Wenn Ihr internes Beschaffungssystem andere Codes verwendet, dienen die extrahierten Daten als Brücke: Sie erhalten den Code des Lieferanten, und Ihre Tabelle führt die Zuordnung per SVERWEIS gegen Ihre Master-Artikelliste durch.

Für einen tieferen Einblick in koreanische Transaktionsdokumente lesen Sie unsere Leitfäden zum Extrahieren koreanischer Transaktionsabrechnungen (거래명세서) nach Excel – dem Dokument, das dem 견적서 in der Beschaffungskette folgt – und zum Extrahieren koreanischer Steuerrechnungen (세금계산서) für die Buchhaltung, das den rechtlich regulierten Endpunkt desselben Dokumentenflusses abdeckt.

FAQ

Kann KI Daten aus einem handschriftlichen koreanischen 견적서 extrahieren?

Ja. Das Vision-Modell liest sowohl gedruckten als auch handschriftlichen koreanischen Text, einschließlich Schreibschrift. Ein kleiner Lieferant, der seinen 견적서 handschriftlich auf einem Firmenformular ausfüllt und einscannt, liefert extrahierbare Daten. Die Genauigkeit bei Handschrift ist geringer als bei gedrucktem Text – rechnen Sie mit Abweichungen bei dicht beschriebenen Feldern oder unklaren Ziffern – aber die Struktur (Positionen, Mengen, Preise) bleibt in der Regel sauber, da diese Werte isoliert und nicht in Fließtext eingebettet sind.

Was ist, wenn ein Lieferant eine Excel-Datei sendet – brauche ich dann noch eine Extraktion?

Nein, aber der Vergleichsprozess profitiert von einer einheitlichen Pipeline. Wenn drei Lieferanten PDFs und zwei Excel-Dateien senden, erzeugt der Batch-Upload aller fünf eine einzige zusammengeführte Ausgabetabelle mit derselben Spaltenstruktur. Das manuelle Kopieren der zwei Excel-Zeilen in Ihr Vergleichsblatt bei gleichzeitiger KI-Extraktion der drei PDFs ist machbar, aber die Aufteilung des Workflows führt genau die manuelle Reibung ein, die der Prozess vermeiden soll. Laden Sie alles zusammen hoch – die KI verarbeitet jedes Format unabhängig.

Funktioniert das auch mit 견적서, die mehrere Seiten umfassen?

Ja. Mehrseitige Dokumente werden in Seitenreihenfolge als eine einzige durchgehende Datei gelesen. Über Seiten verteilte Positionen – häufig, wenn ein Lieferant eine lange Artikeltabelle hat, die sich über Seite 1 und Seite 2 erstreckt – werden als zum selben Dokument gehörig erkannt. Ein auf Seite 3 aufgedrucktes Gültigkeitsdatum und Stückpreise auf Seite 1 landen alle in derselben Ausgabezeile für diesen Lieferanten.

Wie geht die VAT-Extraktion mit Inkonsistenzen zwischen Lieferanten um?

Die KI extrahiert den auf dem Dokument erscheinenden Mehrwertsteuerwert. Zeigt Lieferant A 부가세 als separate Position an, landet dieser in Ihrer „VAT"-Spalte. Zeigt Lieferant B überhaupt keine VAT – üblich bei befreiten Lieferanten (면세사업자) in Branchen wie Gesundheitswesen oder Bildung –, bleibt die „VAT"-Spalte für diese Zeile leer. Ihre Vergleichstabelle sollte prüfen: Ist die VAT leer, verifizieren Sie, ob der Lieferant 면세 ist; falls nicht, markieren Sie das Angebot zur Nachverfolgung, bevor Sie es in einem Vorsteuervergleich verwenden.

Kann ich aus einem koreanischen 견적서 und einem englischen Angebot in derselben Charge die gleichen Felder extrahieren?

Ja. Die benutzerdefinierte Spaltenextraktion ist sprachunabhängig. Wenn Sie eine Spalte namens „Stückpreis“ definieren, findet die KI ₩45.000 auf einem koreanischen Dokument und $32,50 auf einem englischen, da sie versteht, dass beide dasselbe Konzept darstellen. Die Ausgabetabelle unterscheidet nicht nach Sprache – jeder Wert landet in der von Ihnen benannten Spalte. Für einen währungsübergreifenden Vergleich fügen Sie nach der Extraktion einen separaten Währungsumrechnungsschritt in Ihrer Tabelle hinzu.

Von der Dateneingabe zur Entscheidung

Der Vergleich von Lieferantenangeboten ist der Moment im Einkauf, in dem manuelle Arbeit den größten Schaden anrichtet. Jede Minute, die damit verbracht wird, Positionen aus einer PDF in eine Tabelle abzutippen, ist eine Minute, die nicht dafür genutzt wird, zu prüfen, ob die um fünf Tage schnellere Lieferzeit von Anbieter B den um 8 % niedrigeren Stückpreis von Anbieter A wert ist oder ob ein 30-tägiges Gültigkeitsfenster bedeutet, dass Sie den Preis jetzt sichern sollten, bevor die Rohstoffkosten steigen.

Der Extraktionsschritt – die mechanische Brücke zwischen dem Dokument eines Lieferanten und Ihrer Vergleichstabelle – hält Einkaufsteams bei 60–70 % Verwaltungsaufwand. Entfernen Sie diesen Schritt, und der Vergleich selbst wird zur Arbeit, nicht zur Belohnung für das Beenden der Dateneingabe.