Koreanische Lieferantenangebote in
Excel vergleichen

Warum sich koreanische Angebote einer Standardisierung widersetzen

Ein Angebot (견적서, wörtlich „Kostenvoranschlagsdokument") ist der Vorschlag, den ein Lieferant als Antwort auf Ihre Anfrage (견적요청서) sendet. Es listet die lieferbaren Artikel mit Stückpreis, Menge und Konditionen auf. Anders als eine Steuerrechnung (세금계산서) — die gemäß Artikel 32 des koreanischen Umsatzsteuergesetzes (부가가치세법 제32조) in einem regulierten elektronischen Format an die Steuerbehörde übermittelt wird — hat ein 견적서 keine gesetzlich vorgeschriebene Struktur. Es ist kein Steuerdokument. Kein Gesetz schreibt vor, welche Felder es enthalten muss, in welcher Reihenfolge sie erscheinen oder ob es überhaupt existieren muss.

Diese regulatorische Lücke ist die Ursache des Extraktionsproblems. In einer typischen koreanischen B2B-Transaktion folgt die Dokumentenkette: 견적서 → 발주서 (Bestellung) → 거래명세서 (Transaktionsbeleg) → 세금계산서 (Steuerrechnung). Der 견적서 steht ganz am Anfang dieser Kette — am wenigsten reguliert, am variabelsten und am kritischsten für Vergleichsentscheidungen. Ein Lieferant, der 더존 Smart A nutzt, erstellt einen 견적서 mit Artikeltabellen im Querformat und dem Firmenstempel (직인) über der Kopfzeile. Ein anderer mit 이카운트 (ECOUNT ERP) produziert ein Hochformatlayout mit Positionen, die in zusammengeführten Kopfzellen verschachtelt sind. Ein dritter sendet eine selbst erstellte Excel-Datei aus dem Jahr 2013. Alle drei sind gültig. Es gibt keine Vorlage, gegen die verstoßen werden könnte — weil keine Vorlage existiert.

Dies ist keine koreanische Besonderheit. Es ist die natürliche Folge eines Dokuments außerhalb des Steuerrechts. Und es bedeutet: Jedes Mal, wenn Ihr Einkaufsteam einen Stapel 견적서 erhält, befinden sich die benötigten Daten auf jeder Seite an einer anderen physischen Position. Vorlagenbasierte OCR-Tools — die auf festen Koordinaten oder Mustererkennung eines festen Layouts beruhen — scheitern spätestens beim zweiten Lieferanten.

Was tatsächlich in einem koreanischen Angebot steht

Trotz des Format-Chaos beantwortet jeder 견적서 dieselben Fragen — nur an unterschiedlichen Koordinaten. Die Felder und ihre Bedeutung zu verstehen, ist der erste Schritt zur Entwicklung eines lieferantenübergreifenden Vergleichs.

Ein Feld verdient besondere Aufmerksamkeit: die MwSt.-Aufteilung. In koreanischen B2B-Transaktionen ist es Standard, 공급가액 und 부가세 separat auszuweisen (별도). Ein 견적서, der nur einen Gesamtbetrag ohne MwSt.-Aufschlüsselung angibt, sollte ein Warnsignal sein – Diskussionen auf Clien.net bestätigen, dass B2B-Käufer in Korea diese Aufteilung erwarten und Lieferanten, die sie verweigern, oft versuchen, ihre tatsächliche Preisstruktur zu verschleiern. Wenn Sie 견적서-Daten für den Vergleich extrahieren, erfassen Sie immer 공급가액 und 부가세 als separate Felder. Zeigt ein Lieferant nur einen Gesamtpreis, müssen Sie zurückrechnen: 공급가액 = Gesamtbetrag ÷ 1,1.

Schritt 1: Angebote in beliebigem Format sammeln

Bitten Sie Lieferanten nicht um ein bestimmtes Format. In der Praxis erhalten Sie 견적서 als:

• PDF aus dem ERP des Lieferanten – sauber, aber in einem Layout, aus dem Sie nicht zuverlässig kopieren können
• Excel-Datei – einfacher zu handhaben, erfordert aber manuelle Übertragung Zelle für Zelle in Ihre Vergleichstabelle
• Gescanntes Bild oder Handyfoto – üblich bei kleineren Lieferanten, die ihren 견적서 ausdrucken, stempeln und scannen
• Screenshot einer E-Mail – informelle Angebote als Text in einer E-Mail, vom Empfänger abfotografiert

Sammeln Sie alle in einem Ordner. Der Dateiname ist für die Extraktion unwichtig – benennen Sie sie nach Lieferant, wenn es Ihnen hilft, organisiert zu bleiben, aber das Tool liest den Inhalt, nicht den Dateinamen. Unterstützt werden PDF, JPG, PNG, WebP und AVIF – selbst ein Smartphone-Foto eines handschriftlichen 견적서 auf dem Schreibtisch eines Lieferanten funktioniert.

Schritt 2: Vergleichsspalten definieren

Hier unterscheidet sich der Extraktionsansatz von vorlagenbasierten Tools. Statt dem System zu sagen, wo es auf jedem Dokument suchen soll – „Der Stückpreis von Lieferant A steht in Tabellenzeile 5, Spalte 3" – sagen Sie ihm, wonach es suchen soll. Sie definieren Spaltennamen, und die KI findet die entsprechenden Werte auf jedem Dokument, indem sie deren Bedeutung versteht, unabhängig davon, wo der Lieferant sie platziert hat.

Dieser Mechanismus – benutzerdefinierte Spaltenextraktion – ist das Gegenteil der herkömmlichen OCR. Vorlagentools benötigen, dass Sie ein Feld um jedes Element zeichnen, da sie nach Koordinaten suchen. Die benutzerdefinierte Spaltenextraktion arbeitet mit semantischem Verständnis: Die KI liest das Dokument, erkennt, dass „₩45.000" neben „단가" den Stückpreis bedeutet, und ordnet ihn Ihrer Spalte „Stückpreis" zu – egal, ob diese „₩45.000" in einer Tabellenzelle, einem Absatz oder handschriftlich auf einem gescannten Formular steht.

Für einen Vergleich von Angeboten koreanischer Lieferanten definieren Sie Spalten wie:

Wenn Sie berechnete Werte benötigen – etwa den Gesamtbetrag inkl. Mehrwertsteuer für Lieferanten, die nur den Nettobetrag angeben, oder einen Stückpreis aus einem Positionsbetrag – können Sie berechnete Spalten hinzufügen, indem Sie die Berechnung direkt in den Spaltennamen schreiben. Eine Spalte mit dem Namen „Gesamtsumme (Nettobetrag + MwSt.)“ weist die KI an, diese Berechnung während der Extraktion durchzuführen und das Ergebnis auszugeben. So erhält Ihre Tabelle direkt vergleichbare Zahlen, statt Rohdaten, die erst mit Excel-Formeln aufbereitet werden müssen.

Schritt 3: Positionen in eine einzige Tabelle extrahieren

Nachdem die Spalten definiert sind, laden Sie alle Ihre Lieferanten-Angebote auf einmal hoch. Bei der Batch-Verarbeitung ziehen Sie einfach die ERP-PDF von Lieferant A, das gescannte Formular von Lieferant B und den E-Mail-Screenshot von Lieferant C in einem Upload hinein – die KI verarbeitet jedes Dokument unabhängig und führt die Ergebnisse dann in einer einzigen Ausgabetabelle mit der von Ihnen definierten Spaltenstruktur zusammen.

Was im Hintergrund passiert: Für jedes Dokument liest die KI alle Seiten der Reihe nach. Ein mehrseitiges Angebot mit Artikeltabellen auf Seite 1 und Zahlungsbedingungen auf Seite 3 wird als ein zusammenhängendes Dokument gelesen – nicht als isolierte Seiten. Wenn sie „₩2.450.000“ neben „공급가액“ in der Kopfzeile von Seite 2 von Lieferant A und „공급가액 2.450.000원“ im Fließtext von Lieferant B findet, erkennt sie beides als denselben Datenpunkt und setzt jeden Wert in die entsprechende Spalte „Nettobetrag (vor Steuer)“ der jeweiligen Zeile.

Das Ergebnis ist eine einzige Tabelle, in der jede Zeile eine Position aus einem Lieferanten-Angebot darstellt, jede Spalte ein von Ihnen definiertes Feld ist und das Quellformat nicht mehr sichtbar ist – weil die Struktur aus Ihren Spaltendefinitionen stammt, nicht aus dem Layout des Lieferanten.

Zeitvergleich: Die Verarbeitung von fünf Angeboten von fünf Lieferanten mit jeweils etwa 15 Positionen bedeutet etwa 75 zu extrahierende Datenzellen. Die manuelle Eingabe – jedes PDF öffnen, jeden Wert suchen, in die richtige Zelle tippen – dauert selbst für ein erfahrenes Teammitglied im Einkauf 30–45 Minuten konzentrierter Arbeit. Die KI-Extraktion erledigt dieselbe Aufgabe in der Zeit, die zum Hochladen der Dateien plus ein paar Sekunden Verarbeitung pro Dokument benötigt wird. Der Abstand wird mit jedem zusätzlichen Lieferanten oder jeder weiteren Position größer.

Schritt 4: Ihren Side-by-Side-Vergleich erstellen

Die extrahierten Daten liegen als flache Tabelle vor. Jetzt verwandeln Sie sie in ein Entscheidungswerkzeug. Die Vergleichsstruktur hängt von Ihren Bewertungsprioritäten ab, aber hier sind drei Ansätze, die im koreanischen B2B-Einkauf funktionieren:

Preisorientierter Vergleich: Pivotieren Sie die extrahierten Daten, sodass Lieferanten zu Spalten und Artikel zu Zeilen werden. Für jeden Artikel (품목) sehen Sie den Stückpreis jedes Lieferanten in einer Zeile. Fügen Sie eine =MIN()-Formel hinzu, um den niedrigsten Preis pro Artikel zu markieren, und bedingte Formatierung, um die Gewinner hervorzuheben. Wenn Sie die Nettobeträge (공급가액) verschiedener Lieferanten vergleichen, denken Sie daran, dass die Mehrwertsteuer aus dem Basisvergleich ausgeschlossen werden sollte – vergleichen Sie die Nettowerte und prüfen Sie dann, ob die Mehrwertsteuer jedes Lieferanten korrekt mit 10 % berechnet wurde.

Gewichtete Bewertung: Wenn der Preis nicht der einzige Faktor ist, fügen Sie Spalten für Lieferzeit (납기), Zahlungsbedingungen (결제조건) und Lieferantenzuverlässigkeit hinzu und bewerten Sie jeden auf einer Skala von 1–5. Multiplizieren Sie mit Gewichtungen, die Ihre Prioritäten widerspiegeln – ein üblicher Ausgangspunkt im koreanischen Einkauf ist 40 % Preis, 25 % Lieferung, 20 % Zahlungsbedingungen, 15 % Qualität/Spezifikationseinhaltung. Die Summe identifiziert den insgesamt stärksten Lieferanten, nicht nur den günstigsten.

Gesamtbetriebskosten (TCO): Der angebotene Stückpreis (단가) ist nur ein Teil der Kosten. Fügen Sie Spalten für Versand (운송비), Mindestbestellmenge (최소주문수량) und Zahlungsplan hinzu – ein Lieferant, der ₩5.000/Stück mit 50 % Anzahlung und 60-tägiger Lieferung anbietet, kann mehr Betriebskapital kosten als einer, der ₩5.500/Stück mit Zahlungsziel von 30 Tagen und Lieferung in der nächsten Woche anbietet.

Umgang mit koreanischen Formatspezifika

Koreanische Geschäftsdokumente haben einige Formatkonventionen, die die Extraktionsgenauigkeit und Vergleichslogik beeinflussen:

MwSt. 별도 vs. 포함. Im koreanischen B2B-Bereich wird die Mehrwertsteuer fast immer separat ausgewiesen. Ein Angebot (견적서) listet den Nettobetrag (공급가액), dann die Mehrwertsteuer (부가세 = Nettobetrag × 10 %) und dann den Gesamtbetrag (합계금액) inklusive Mehrwertsteuer auf. Wenn ein Lieferant ein Angebot mit nur einem Gesamtbetrag und ohne Mehrwertsteueraufschlüsselung sendet, handelt es sich wahrscheinlich um einen B2C-orientierten Lieferanten oder einen Kleinunternehmer (간이과세자), der keine Steuerrechnungen ausstellen kann. Extrahieren Sie diese immer als separate Spalten – der Vergleich von Gesamtbeträgen, die Vorsteuer- und Nachsteuerwerte vermischen, führt zu irreführenden Ergebnissen.

Währungsformatierung. Beträge in koreanischen Won verwenden Kommas als Tausendertrennzeichen (₩1.250.000) und können mit oder ohne das Suffix 원 erscheinen. Die KI erkennt beide Formate und gibt saubere numerische Werte aus. Beachten Sie beim Vergleich mit nicht-koreanischen Lieferanten, dass 1.000 ₩ etwa 0,70–0,75 USD entsprechen (Stand Mitte 2026) – das Tool extrahiert den numerischen Wert; die Währungsumrechnung obliegt Ihrer Tabellenlogik.

Datumsformate. Koreanische Angebote (견적서) verwenden typischerweise das Format JJJJ-MM-TT oder JJJJ년 MM월 DD일. Die KI standardisiert alle Daten während der Extraktion, sodass ein Angebot vom „2026-06-12“ von Lieferant A und „2026년 6월 12일“ von Lieferant B in Ihrer Spalte „Angebotsdatum“ als derselbe Datumswert landen.

Unternehmensregistrierungsnummern. Jedes koreanische Unternehmen hat eine 10-stellige 사업자등록번호 (Format: XXX-XX-XXXXX). Wenn Sie Angebote für Compliance- oder Lieferantenregistrierungszwecke vergleichen, extrahieren Sie dieses Feld. Es ist die eindeutige Kennung, die ein Angebot (견적서) mit einer bestimmten juristischen Person verbindet – nützlich, wenn der Firmenname (상호) des Lieferanten nicht mit seinem eingetragenen Namen übereinstimmt.

Artikelcodes (품목코드). Einige Lieferanten verwenden interne Produktcodes anstelle von – oder zusätzlich zu – beschreibenden Artikelnamen. Ein Angebot (견적서) könnte „ELC-4200B“ ohne weitere Beschreibung aufführen. Wenn Ihr internes Beschaffungssystem andere Codes verwendet, dienen die extrahierten Daten als Brücke: Sie erhalten den Code des Lieferanten, und Ihre Tabelle führt die Zuordnung per SVERWEIS gegen Ihre Master-Artikelliste durch.

Für einen tieferen Einblick in koreanische Transaktionsdokumente lesen Sie unsere Anleitungen zum Extrahieren koreanischer Transaktionsaufstellungen (거래명세서) nach Excel – dem Dokument, das in der Beschaffungskette auf das Angebot (견적서) folgt – und zum Extrahieren koreanischer Steuerrechnungen (세금계산서) für die Buchhaltung, das den gesetzlich regulierten Endpunkt desselben Dokumentenflusses abdeckt.

FAQ

Kann KI Daten aus einem handschriftlichen koreanischen Angebot (견적서) extrahieren?

Ja. Das Vision-Modell liest sowohl gedruckten als auch handschriftlichen koreanischen Text, einschließlich Schreibschrift. Ein kleiner Lieferant, der sein 견적서 von Hand auf ein Firmenformular schreibt und einscannt, liefert extrahierbare Daten. Die Genauigkeit bei Handschrift ist geringer als bei gedrucktem Text – rechnen Sie mit Abweichungen bei dicht beschriebenen Feldern oder unklaren Ziffern – aber die Struktur (Positionen, Mengen, Preise) wird in der Regel sauber erfasst, da diese Werte isoliert und nicht in einem Fließtext stehen.

Was ist, wenn ein Lieferant eine Excel-Datei sendet – brauche ich dann trotzdem eine Extraktion?

Nein, aber der Vergleichs-Workflow profitiert von einer einheitlichen Pipeline. Wenn drei Lieferanten PDFs und zwei Excel-Dateien senden, erzeugt der Batch-Upload aller fünf Dateien eine einzige zusammengeführte Ausgabetabelle mit derselben Spaltenstruktur. Das manuelle Kopieren der zwei Excel-Zeilen in Ihr Vergleichsblatt, während Sie die drei PDFs per KI extrahieren, ist machbar, aber die Aufteilung des Workflows führt genau die manuelle Reibung ein, die der Prozess beseitigen soll. Laden Sie alles zusammen hoch – die KI verarbeitet jedes Format unabhängig.

Funktioniert das auch mit Angeboten (견적서), die mehrere Seiten umfassen?

Ja. Mehrseitige Dokumente werden in der Seitenreihenfolge als eine einzige durchgehende Datei gelesen. Über mehrere Seiten verteilte Positionen – häufig, wenn ein Lieferant eine lange Artikeltabelle hat, die sich über Seite 1 und Seite 2 erstreckt – werden als zu demselben Dokument gehörig erkannt. Eine auf Seite 3 aufgedruckte Gültigkeitsdauer und Stückpreise auf Seite 1 landen alle in derselben Ausgabezeile für diesen Lieferanten.

Wie geht die VAT-Extraktion mit Inkonsistenzen zwischen Lieferanten um?

Die KI extrahiert den auf dem Dokument erscheinenden Mehrwertsteuerbetrag. Wenn Lieferant A die 부가세 als separate Position ausweist, landet sie in Ihrer Spalte „Mehrwertsteuer“. Wenn Lieferant B überhaupt keine Mehrwertsteuer ausweist – üblich bei steuerbefreiten Unternehmen (면세사업자) in Branchen wie Gesundheitswesen oder Bildung –, bleibt die Spalte „Mehrwertsteuer“ für diese Zeile leer. Ihre Vergleichstabelle sollte prüfen: Wenn die Mehrwertsteuer leer ist, verifizieren Sie, ob der Lieferant 면세 ist; wenn nicht, markieren Sie das Angebot zur Nachverfolgung, bevor Sie es in einem Vorsteuervergleich verwenden.

Kann ich im selben Batch dieselben Felder aus einem koreanischen Angebot (견적서) und einem englischen Angebot extrahieren?

Ja. Die benutzerdefinierte Spaltenextraktion ist sprachunabhängig. Wenn Sie eine Spalte mit dem Namen „Stückpreis“ definieren, findet die KI ₩45.000 auf einem koreanischen Dokument und 32,50 $ auf einem englischen, da sie versteht, dass beide dasselbe Konzept darstellen. Die Ausgabetabelle unterscheidet nicht nach Sprache – jeder Wert landet in der von Ihnen benannten Spalte. Für einen währungsübergreifenden Vergleich fügen Sie nach der Extraktion einen separaten Währungsumrechnungsschritt in Ihrer Tabelle hinzu.

Von der Dateneingabe zur Entscheidung

Der Vergleich von Lieferantenangeboten ist der Moment im Beschaffungsprozess, in dem manuelle Arbeit den größten Schaden anrichtet. Jede Minute, die damit verbracht wird, Positionen aus einer PDF-Datei in eine Tabelle abzutippen, ist eine Minute, die nicht dafür genutzt wird, zu prüfen, ob die um fünf Tage schnellere Lieferzeit von Lieferant B den um 8 % niedrigeren Stückpreis von Lieferant A wert ist oder ob eine 30-tägige Gültigkeitsdauer bedeutet, dass Sie den Preis jetzt sichern sollten, bevor die Rohstoffkosten steigen.

Der Extraktionsschritt – die mechanische Brücke zwischen dem Dokument eines Lieferanten und Ihrer Vergleichstabelle – ist der Grund, warum Beschaffungsteams 60–70 % ihrer Zeit mit Verwaltungsaufgaben verbringen. Entfernen Sie diesen Schritt, und der Vergleich selbst wird zur eigentlichen Arbeit, nicht zur Belohnung für das Beenden der Dateneingabe.