So vergleichen Sie koreanische
Lieferantenangebote in Excel

Warum koreanische Lieferantenangebote einer Standardisierung widerstehen

Ein Lieferantenangebot (견적서, wörtlich „Kostenvoranschlagsdokument") ist der Vorschlag, den ein Lieferant als Antwort auf Ihre Angebotsanfrage (견적요청서) sendet. Es listet die Artikel auf, die er liefern kann, zu welchem Stückpreis, in welcher Menge, unter welchen Bedingungen. Anders als eine Steuerrechnung (세금계산서) — die durch Artikel 32 des koreanischen Mehrwertsteuergesetzes (부가가치세법 제32조) geregelt und dem National Tax Service in einem regulierten elektronischen Format übermittelt wird — hat ein 견적서 keine gesetzlich vorgeschriebene Struktur. Es ist kein Steuerdokument. Kein Gesetz schreibt vor, welche Felder es enthalten muss, in welcher Reihenfolge sie erscheinen müssen, oder ob es überhaupt existieren muss.

Dieses regulatorische Vakuum ist die Ursache des Extraktionsproblems. In einer typischen koreanischen B2B-Transaktion verläuft die Dokumentenkette: 견적서 → 발주서 (Bestellung) → 거래명세서 (Transaktionsbeleg) → 세금계산서 (Steuerrechnung). Das 견적서 steht ganz am Anfang dieser Kette — am wenigsten reguliert, am variabelsten und am kritischsten für Vergleichsentscheidungen. Ein Lieferant, der 더존 Smart A verwendet, erzeugt ein 견적서 mit Artikeltabellen im Querformat und dem Firmenstempel (직인) über dem Kopfbereich. Ein anderer, der 이카운트 (ECOUNT ERP) nutzt, erstellt ein Hochformat-Layout mit Positionszeilen, die in zusammengeführten Kopfzellen verschachtelt sind. Ein dritter sendet eine Excel-Datei, die er selbst 2013 erstellt hat. Alle drei sind gültig. Es gibt keine Vorlage, gegen die man falsch liegen könnte — weil keine Vorlage existiert.

Das ist keine koreanische Besonderheit. Es ist die natürliche Folge eines Dokuments, das außerhalb des Steuergesetzes steht. Und es bedeutet, dass bei jeder Charge von 견적서, die Ihr Beschaffungsteam erhält, die benötigten Daten auf jeder Seite an einer anderen physischen Stelle liegen. Vorlagenbasierte OCR-Tools — die auf definierten Koordinaten oder Musterabgleich eines festen Layouts beruhen — scheitern bereits beim zweiten Lieferanten.

Was tatsächlich auf einem koreanischen Lieferantenangebot steht

Abgesehen vom Format-Chaos beantwortet jedes 견적서 dieselben Fragen – nur an unterschiedlichen Stellen. Zu verstehen, welche Felder es gibt und was sie bedeuten, ist der erste Schritt zur Gestaltung eines Vergleichs, der über Lieferanten hinweg funktioniert.

Ein Feld verdient besondere Aufmerksamkeit: die MwSt.-Aufteilung. Bei koreanischen B2B-Transaktionen ist es Standard, 공급가액 und 부가세 getrennt auszuweisen (별도). Ein 견적서, das nur einen Gesamtbetrag ohne MwSt.-Aufschlüsselung auflistet, sollte ein Warnsignal auslösen – Diskussionen auf Clien.net bestätigen, dass B2B-Käufer in Korea diese Aufschlüsselung erwarten, und Lieferanten, die sich weigern, sie bereitzustellen, oft verdächtigt werden, ihre tatsächliche Preisstruktur zu verschleiern. Wenn Sie 견적서-Daten für den Vergleich extrahieren, erfassen Sie 공급가액 und 부가세 immer als separate Felder. Zeigt ein Lieferant nur einen Gesamtbetrag inklusive aller Kosten, müssen Sie rückrechnen: 공급가액 = Gesamtbetrag ÷ 1,1.

Schritt 1: Angebote in jedem Format sammeln

Fragen Sie Lieferanten nicht nach einem bestimmten Format. In der Praxis erhalten Sie 견적서 als:

• PDF aus dem ERP des Lieferanten — sauber, aber in einem Seitenlayout gesperrt, aus dem Sie nicht zuverlässig kopieren können
• Excel-Datei — einfacher zu verarbeiten, erfordert aber dennoch manuelle Übertragung Zelle für Zelle in Ihre Master-Vergleichstabelle
• Gescanntes Bild oder Handyfoto — üblich bei kleineren Lieferanten, die ihre 견적서 ausdrucken, stempeln und zurückscannen
• Screenshot des E-Mail-Textes — informelle Angebote, die als Text in einer E-Mail gesendet und vom Empfänger erfasst werden

Sammeln Sie alle in einem einzigen Ordner. Der Dateiname spielt für die Extraktion keine Rolle — benennen Sie sie nach Lieferant, wenn es Ihnen hilft, organisiert zu bleiben, aber das Tool liest den Inhalt, nicht den Dateinamen. Unterstützt werden PDF, JPG, PNG, WebP und AVIF — selbst ein Smartphone-Foto eines handschriftlichen 견적서 auf dem Schreibtisch eines Lieferanten funktioniert.

Schritt 2: Vergleichsspalten definieren

Hier unterscheidet sich der Extraktionsansatz von vorlagenbasierten Tools. Statt dem System zu sagen, wo es auf jedem Lieferantendokument suchen soll — „Der Stückpreis von Lieferant A steht in Tabellenzeile 5, Spalte 3" — sagen Sie ihm, was es suchen soll. Sie definieren Spaltennamen, und die KI lokalisiert die entsprechenden Werte auf jedem Dokument, indem sie versteht, was sie bedeuten — unabhängig davon, wo der Lieferant sie platziert hat.

Dieser Mechanismus — Benutzerdefinierte Spaltenextraktion — ist das Gegenteil der Funktionsweise traditioneller OCR. Vorlagen-Tools verlangen, dass Sie ein Feld um jedes Feld zeichnen, weil sie nach Koordinaten abgleichen. Benutzerdefinierte Spaltenextraktion funktioniert durch semantisches Verständnis: Die KI liest das Dokument, erkennt, dass „₩45.000" neben „단가" den Stückpreis bedeutet, und ordnet ihn Ihrer Spalte „Stückpreis" zu — egal ob dieses „₩45.000" in einer Tabellenzelle, einem Absatz oder handschriftlich auf einem gescannten Formular erscheint.

Für einen Vergleich koreanischer Lieferantenangebote definieren Sie Spalten wie:

Wenn Sie berechnete Werte benötigen — den Gesamtbetrag inklusive MwSt. für Lieferanten, die nur die 공급가액 anzeigen, oder einen Einzelpreis aus einer Positionssumme — können Sie berechnete Spalte hinzufügen, indem Sie die Berechnung direkt in den Spaltennamen schreiben. Ein Beispiel: Ein Spaltenname wie „Gesamtsumme (공급가액 + MwSt.)" weist die KI an, diese Arithmetik während der Extraktion durchzuführen und das Ergebnis auszugeben, sodass Ihre Tabelle vergleichsfertige Zahlen erhält, statt Rohdaten, die auf Excel-Formeln warten.

Schritt 3: Positionen in eine einzige Tabelle extrahieren

Nachdem die Spalten definiert sind, laden Sie alle Ihre Lieferanten-견적서-Dateien auf einmal hoch. Batch-Verarbeitung bedeutet, dass Sie die ERP-PDF von Lieferant A, das gescannte Formular von Lieferant B und den E-Mail-Screenshot von Lieferant C per Drag & Drop hinzufügen — alles in einem Upload — und die KI jedes Dokument unabhängig verarbeitet und die Ergebnisse dann in einer einzigen Ausgabetabelle mit der von Ihnen definierten Spaltenstruktur zusammenführt.

Was im Hintergrund passiert: Für jedes Dokument liest die KI jede Seite der Reihe nach. Ein mehrseitiges 견적서 mit Positionstabellen auf Seite 1 und Zahlungsbedingungen auf Seite 3 wird als ein zusammenhängendes Dokument gelesen — nicht als isolierte Einzelseiten. Wenn die KI „₩2.450.000" neben „공급가액" im Kopfbereich von Seite 2 bei Lieferant A und „공급가액 2.450.000원" im Fließtext von Lieferant B findet, erkennt sie beides als denselben Datenpunkt und platziert jeden in der Spalte „Supply Value" der jeweiligen Zeile.

Das Ergebnis ist eine einzige Tabelle, in der jede Zeile eine Position aus dem 견적서 eines Lieferanten ist, jede Spalte ein von Ihnen definiertes Feld, und das Quellformat nicht mehr sichtbar ist — denn die Struktur stammt aus Ihren Spaltendefinitionen, nicht aus den Layout-Entscheidungen des Lieferanten.

Zeitvergleich: Die Verarbeitung von fünf 견적서 von fünf Lieferanten mit jeweils etwa 15 Positionen bedeutet ungefähr 75 zu extrahierende Datenzellen. Manuelle Eingabe — jede PDF öffnen, jeden Wert finden, in die richtige Zelle tippen — erfordert 30–45 Minuten konzentrierter Arbeit, selbst für ein erfahrenes Mitglied des Beschaffungsteams. Die KI-Extraktion erledigt dieselbe Aufgabe in der Zeit, die das Hochladen der Dateien plus ein paar Sekunden Verarbeitung pro Dokument dauert. Der Abstand wird mit jedem weiteren Lieferanten oder jeder weiteren Position größer.

Schritt 4: Erstellen Sie Ihren direkten Vergleich

Die extrahierten Daten liegen als flache Tabelle vor. Nun formen Sie sie in ein Entscheidungswerkzeug um. Die Vergleichsstruktur hängt von Ihren Bewertungskriterien ab, aber hier sind drei Ansätze, die sich für das koreanische B2B-Beschaffungswesen bewährt haben:

Preisvergleich: Drehen Sie die extrahierten Daten so, dass Lieferanten zu Spalten und Positionen zu Zeilen werden. Für jede Position (품목) sehen Sie den Stückpreis jedes Lieferanten in einer Zeile. Fügen Sie eine =MIN()-Formel hinzu, um den günstigsten Preis pro Position zu markieren, und bedingte Formatierung, um die Gewinner hervorzuheben. Wenn Sie 공급가액 zwischen Lieferanten vergleichen, denken Sie daran, dass die Mehrwertsteuer vom Basisvergleich ausgeschlossen werden sollte – vergleichen Sie Nettopreise und prüfen Sie dann, ob die Mehrwertsteuer jedes Lieferanten korrekt mit 10 % berechnet wurde.

Gewichtete Bewertung: Wenn der Preis nicht der einzige Faktor ist, fügen Sie Spalten für Lieferzeit (납기), Zahlungsbedingungen (결제조건) und Lieferantenzuverlässigkeit hinzu und bewerten Sie jede auf einer Skala von 1–5. Multiplizieren Sie mit Gewichtungen, die Ihre Prioritäten widerspiegeln – ein üblicher Ausgangspunkt im koreanischen Beschaffungswesen ist 40 % Preis, 25 % Lieferung, 20 % Zahlungsbedingungen, 15 % Qualität/Spezifikationseinhaltung. Die Summe identifiziert den insgesamt stärksten Lieferanten, nicht nur den günstigsten.

Gesamtbetriebskosten (TCO): Der angebotene 단가 ist nur ein Teil der Kosten. Fügen Sie Spalten für Versand (운송비), Mindestbestellmenge (최소주문수량) und Zahlungsplan hinzu – ein Lieferant, der ₩5.000/Stück mit 50 % Anzahlung und 60-tägiger Lieferung anbietet, kann mehr Betriebskapital binden als einer, der ₩5.500/Stück mit Zahlungsziel 30 Tage und Lieferung in der nächsten Woche anbietet.

Umgang mit koreanischen Formatspezifika

Koreanische Geschäftsdokumente folgen einigen Formatkonventionen, die sich auf die Extraktionsgenauigkeit und Vergleichslogik auswirken:

VAT 별도 vs. 포함. Im koreanischen B2B-Bereich wird die Mehrwertsteuer fast immer separat ausgewiesen. Ein 견적서 listet 공급가액 (Nettowert), dann 부가세 (MwSt. = 공급가액 × 10 %), dann 합계금액 (Gesamtbetrag inkl. MwSt.). Wenn ein Lieferant ein Angebot mit nur einem Gesamtbetrag und ohne MwSt.-Aufschlüsselung sendet, handelt es sich wahrscheinlich um einen B2C-orientierten Lieferanten oder einen Einzelunternehmer im vereinfachten Steuersystem (간이과세자), der keine Steuerrechnungen ausstellen kann. Extrahieren Sie diese immer als separate Spalten – ein Vergleich von Gesamtbeträgen, die Vorsteuer- und Nachsteuerwerte vermischen, führt zu irreführenden Ergebnissen.

Währungsformatierung. Koreanische Won-Beträge verwenden Kommas als Tausendertrennzeichen (₩1.250.000) und können mit oder ohne das Suffix 원 erscheinen. Die KI erkennt beide Formate und gibt saubere Zahlenwerte aus. Beim Vergleich mit nicht-koreanischen Lieferanten beachten Sie, dass ₩1.000 ungefähr 0,70–0,75 USD entspricht (Stand Mitte 2026) – das Tool extrahiert den Zahlenwert; die Währungsumrechnung übernimmt Ihre Tabellenlogik.

Datumsformate. Koreanische 견적서 verwenden typischerweise YYYY-MM-DD oder YYYY년 MM월 DD일. Die KI standardisiert alle Daten während der Extraktion, sodass ein Angebot vom „2026-06-12“ von Lieferant A und „2026년 6월 12일“ von Lieferant B im selben Datumswert in Ihrer Spalte „Angebotsdatum“ landen.

Unternehmensregistrierungsnummern. Jedes koreanische Unternehmen hat eine 10-stellige 사업자등록번호 (Format: XXX-XX-XXXXX). Wenn Sie Angebote für Compliance- oder Lieferantenregistrierungszwecke vergleichen, extrahieren Sie dieses Feld. Es ist die eindeutige Kennung, die ein 견적서 mit einer bestimmten juristischen Person verbindet – nützlich, wenn der Handelsname des Lieferanten (상호) nicht mit dem registrierten Namen übereinstimmt.

Artikelnr. (품목코드). Einige Lieferanten verwenden interne Produktcodes anstelle von – oder zusätzlich zu – beschreibenden Artikelnamen. Ein 견적서 könnte „ELC-4200B“ ohne weitere Beschreibung auflisten. Wenn Ihr internes Beschaffungssystem andere Codes verwendet, dient der extrahierte Datenbestand als Brücke: Sie erhalten den Code des Lieferanten, und Ihre Tabelle übernimmt die Zuordnung per VLOOKUP gegen Ihre Master-Artikelliste.

Für einen tieferen Einblick in koreanische Transaktionsdokumente finden Sie in unseren Leitfäden zum Extrahieren koreanischer Transaktionsbelege (거래명세서) nach Excel – das Dokument, das in der Beschaffungskette auf den 견적서 folgt – und zum Extrahieren koreanischer Steuerrechnungen (세금계산서) für die Buchhaltung, das den gesetzlich regulierten Endpunkt desselben Dokumentenflusses abdeckt. Für die steuerliche Seite dieses Flusses – Rechnungen, Kassenbelege und Zertifikate – bündelt der Hub zur Extraktion koreanischer Steuerdokumente die Feldsätze an einem Ort.

FAQ

Kann KI Daten aus einem handschriftlichen koreanischen Angebot (견적서) extrahieren?

Ja. Das Vision-Modell liest sowohl gedruckten als auch handschriftlichen koreanischen Text, einschließlich kursiver Handschrift. Ein kleiner Lieferant, der sein 견적서 handschriftlich auf einem Firmenformular ausfüllt und zurückscannt, erzeugt extrahierbare Daten. Die Genauigkeit bei Handschrift ist geringer als bei gedrucktem Text – rechnen Sie mit Abweichungen bei dicht beschriebenen Feldern oder unklaren Zahlen – aber die Struktur (Positionen, Mengen, Preise) kommt in der Regel sauber durch, da diese Werte isoliert geschrieben werden und nicht in Fließtext eingebettet sind.

Was, wenn ein Lieferant eine Excel-Datei sendet – brauche ich dann noch eine Extraktion?

Nein, aber der Vergleichs-Workflow profitiert von einer einheitlichen Pipeline. Wenn drei Lieferanten PDFs senden und zwei Excel-Dateien, erzeugt der Batch-Upload aller fünf eine einzige zusammengeführte Ausgabetabelle mit derselben Spaltenstruktur. Das manuelle Kopieren der zwei Excel-Zeilen in Ihr Vergleichsblatt, während Sie die drei PDFs per KI extrahieren, ist machbar, aber die Aufteilung des Workflows führt genau die manuelle Reibung ein, die der Prozess beseitigen soll. Laden Sie alles zusammen hoch – die KI verarbeitet jedes Format unabhängig.

Funktioniert das mit Angeboten (견적서), die sich über mehrere Seiten erstrecken?

Ja. Mehrseitige Dokumente werden in Seitenreihenfolge als eine einzige durchgehende Datei gelesen. Positionen, die über Seiten verteilt sind – häufig, wenn ein Lieferant eine lange Positionstabelle hat, die sich über Seite 1 und Seite 2 erstreckt – werden als zum selben Dokument gehörend erkannt. Eine auf Seite 3 gedruckte Gültigkeitsdauer und Stückpreise auf Seite 1 landen alle in derselben Ausgabezeile für diesen Lieferanten.

Wie geht die VAT-Extraktion mit Inkonsistenzen zwischen Lieferanten um?

Die KI extrahiert jeden VAT-Wert, der im Dokument erscheint. Wenn Lieferant A 부가세 als separate Position ausweist, landet es in Ihrer Spalte „VAT". Wenn Lieferant B überhaupt keine VAT ausweist – häufig bei befreiten Lieferanten (면세사업자) in Branchen wie Gesundheitswesen oder Bildung – bleibt die Spalte „VAT" für diese Zeile leer. Ihr Vergleichsblatt sollte prüfen: Wenn VAT leer ist, verifizieren Sie, ob der Lieferant 면세 ist; wenn nicht, markieren Sie das Angebot zur Nachverfolgung, bevor Sie es in einem Vorsteuer-Vergleich verwenden.

Kann ich im selben Batch dieselben Felder aus einem koreanischen Angebot (견적서) und einem englischen Angebot extrahieren?

Ja. Benutzerdefinierte Spaltenextraktion ist sprachunabhängig. Wenn Sie eine Spalte mit dem Namen „Stückpreis" definieren, findet die KI ₩45.000 auf einem koreanischen Dokument und $32.50 auf einem englischen, da sie versteht, dass beide dasselbe Konzept darstellen. Die Ausgabetabelle unterscheidet nicht nach Sprache – jeder Wert landet in der von Ihnen benannten Spalte. Für einen währungsübergreifenden Vergleich fügen Sie nach der Extraktion einen separaten Währungsumrechnungsschritt in Ihrer Tabellenkalkulation hinzu.

Von der Dateneingabe zur Entscheidung

Der Angebotsvergleich von Lieferanten ist der Moment im Einkauf, in dem manuelle Arbeit den größten Schaden anrichtet. Jede Minute, die damit verbracht wird, Positionen aus einer PDF-Datei in eine Tabellenkalkulation abzutippen, ist eine Minute, die nicht dafür genutzt wird, zu prüfen, ob die um fünf Tage schnellere Lieferzeit von Lieferant B den um 8 % niedrigeren Stückpreis von Lieferant A aufwiegt oder ob ein 30-tägiges Gültigkeitsfenster bedeutet, dass Sie den Preis jetzt sichern sollten, bevor sich die Rohstoffkosten verschieben.

Der Extraktionsschritt – die mechanische Brücke zwischen dem Dokument eines Lieferanten und Ihrer Vergleichstabelle – ist der Grund, warum Einkaufsteams 60–70 % Verwaltungsaufwand haben. Entfernen Sie diesen Schritt, und der Vergleich selbst wird zur eigentlichen Arbeit, nicht zur Belohnung für das Abschließen der Dateneingabe.