Comment extraire les données de fret des CT-e brésiliens
vers Excel

Pourquoi l'extraction des données CT-e est cruciale pour le suivi des coûts logistiques

Une opération logistique brésilienne recevant 500 documents CT-e par mois — un volume typique pour un fabricant de taille moyenne distribuant dans les régions du Sud-Est et du Centre-Ouest — génère environ 7 500 points de données individuels qui doivent parvenir à un registre des coûts de fret ou à un ERP. Chaque CT-e contient le CNPJ (numéro d'identification fiscale des entreprises) du transporteur, la valeur du service (valor do serviço), le poids brut (peso bruto), les municipalités d'origine et de destination, ainsi que la ventilation de l'ICMS (taxe sur la circulation des marchandises et des services) — autant d'éléments essentiels pour l'allocation des coûts de fret, l'analyse de la performance des transporteurs et la récupération de crédits fiscaux.

En pratique, ces 7 500 points de données sont saisis manuellement par un analyste fret qui ouvre chaque DACTE (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico), trouve le champ et le tape dans une ligne de tableur. À raison d'environ 90 secondes par document pour un dactylographe expérimenté — parcourir la page pour chaque champ, vérifier les problèmes de lisibilité, alterner entre le document et le tableur — 500 documents CT-e consomment 12,5 heures de saisie de données par mois. Et cela, avant toute validation, avant tout rapprochement avec la facture d'achat correspondante, et avant toute investigation des inévitables écarts entre ce que déclare le XML du transporteur et ce qu'affiche le DACTE imprimé.

L'infrastructure logistique brésilienne traite plus de 300 millions de documents CT-e par an, et ce nombre continue de croître à mesure que la SEFAZ (administration fiscale des États) étend les exigences de documentation électronique obligatoire. L'automatisation de l'étape d'extraction — convertir les données visuelles du DACTE en lignes de tableur sans saisie manuelle — fait la différence entre une équipe logistique qui suit chaque coût de fret et une autre qui ne suit que ceux qui ont été saisis dans le tableur.

Qu'est-ce qu'un CT-e et quelles données contient-il ?

Le Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e, modèle 57) est le document de fret électronique obligatoire au Brésil, géré par les administrations fiscales des États (SEFAZ) dans le même cadre d'autorisation numérique que la NF-e. Introduit en 2007 et rendu progressivement obligatoire pour tous les transporteurs de marchandises d'ici 2013, le CT-e a remplacé un système papier de formulaires de fret en plusieurs exemplaires qui rendait le contrôle fiscal des services de transport quasi impossible à auditer à grande échelle.

Contrairement à un connaissement traditionnel dans la plupart des pays, le CT-e n'est pas un titre de propriété — il ne peut être endossé ni transféré. Comme l'explique le cabinet de droit maritime Proinde, il fait office à la fois de preuve du contrat de transport, de récépissé de livraison de la cargaison et de facture fiscale de services. Le destinataire désigné ne remet pas le document en échange des marchandises, car le CT-e identifie le destinataire dès l'émission, éliminant tout risque de livraison erronée.

Le document physique qui accompagne l'envoi — et celui que votre équipe logistique manipule le plus souvent — est le DACTE (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico). Il s'agit d'un résumé imprimé ou au format PDF contenant un sous-ensemble des données XML du CT-e, une clé d'accès (Chave de Acesso) de 44 chiffres, ainsi qu'un code QR ou un code-barres pour l'authentification sur le Portail CT-e. Le rôle du DACTE est d'accompagner les marchandises pour inspection ; ce n'est pas un document fiscal en soi, mais c'est la source d'information avec laquelle la plupart des équipes logistiques travaillent.

Pour mieux comprendre comment le CT-e s'intègre dans l'écosystème des documents électroniques brésiliens — aux côtés de la NF-e (facture de produits), de la NFS-e (facture de services) et du MDF-e (manifeste électronique de documents fiscaux) — consultez le guide du débutant sur la Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), qui couvre le flux d'autorisation SEFAZ commun à tous les documents fiscaux brésiliens.

Champs clés du CT-e que chaque équipe logistique doit suivre

Le DACTE (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico) contient entre 30 et 50 points de données visibles selon la version du format du transporteur. Pour le suivi des coûts logistiques, les champs suivants constituent les colonnes de base d'un registre de coûts de fret :

Ces 14 champs représentent l'ensemble minimal viable pour un registre de coûts de fret CT-e. L'extension de l'ensemble des colonnes pour inclure des colonnes calculées — telles que « Coût du fret par kg (Valeur du service ÷ Poids brut) » — produit des données de référence qui gagnent en valeur à chaque lot traité.

Comment extraire les données CT-e vers Excel : étape par étape

Le flux de travail suivant convertit les PDF ou images DACTE en lignes structurées de feuille de calcul à l'aide de l'Extraction de colonnes personnalisées — vous définissez les colonnes souhaitées, et l'IA localise chaque valeur sur la page imprimée en comprenant la signification du champ, et non son emplacement. Il s'agit du même mécanisme décrit dans le guide d'extraction NF-e vers Excel, adapté aux documents de fret CT-e.

Étape 1 : Téléchargez le DACTE (PDF ou image)

Commencez par le fichier DACTE brut — un PDF fourni par le transporteur, un tirage numérisé ou une photo du document qui accompagnait l'envoi. L'outil d'extraction accepte les formats PDF, JPG, PNG et WebP. Pour de meilleurs résultats, utilisez un PDF propre ou une numérisation bien éclairée à 300 DPI ou plus. Les photos de documents DACTE prises dans de mauvaises conditions d'éclairage ou sous des angles obliques peuvent réduire la précision au niveau des champs — bien que le modèle de vision IA compense les déformations modérées et les variations de luminosité qui feraient échouer complètement un modèle OCR traditionnel.

Télécharger plusieurs fichiers DACTE en un seul lot est le flux de travail pratique pour toute équipe traitant plus de quelques envois par jour. L'interface de téléchargement par lots accepte plusieurs fichiers simultanément et les met en file d'attente sous le même nom de lot. Ainsi, un analyste fret traitant 40 documents CT-e peut tous les télécharger en une seule fois, sans ouvrir une nouvelle boîte de dialogue pour chacun.

Étape 2 : Définissez les colonnes à extraire

Saisissez les noms des champs correspondant aux données CT-e dont vous avez besoin. Ceux-ci deviendront les en-têtes de colonnes de votre feuille de calcul de sortie. L'IA lit la page DACTE et localise chaque valeur par son sens sémantique — « ICMS » sera trouvé qu'il apparaisse dans une zone latérale, un tableau de pied de page ou une colonne d'article, car le modèle comprend ce qu'est l'ICMS et le reconnaît dans n'importe quelle position de mise en page.

Un ensemble typique de définitions de colonnes pour le suivi du fret CT-e :

Ces 14 colonnes capturent les points de données minimaux de suivi des coûts abordés dans la section précédente. Vous pouvez ajouter des colonnes calculées directement dans le nom de la colonne — par exemple, Coût du fret par kg (Valor do Serviço ÷ Peso Bruto) — pour que l'IA calcule le coût unitaire du fret lors de l'extraction, éliminant ainsi l'étape de formule Excel post-extraction. C'est l'un des trois modes d'Extraction de colonnes personnalisées décrit dans la documentation du produit : l'extraction directe pour les champs présents sur le document, les colonnes inférées pour les informations à déduire (comme la catégorie de cargaison basée sur les codes NCM), et les colonnes calculées pour les opérations arithmétiques sur les valeurs extraites.

Étape 3 : Traiter et exporter vers Excel

Une fois les colonnes définies, l'extraction traite tous les documents du lot et produit un seul fichier Excel avec une ligne par CT-e. Les en-têtes du tableau de sortie correspondent exactement à vos définitions de colonnes — « Valeur du service (Valor do Serviço) » apparaît comme nom de colonne, et chaque ligne contient la valeur extraite du DACTE (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico) correspondant.

Les données extraites peuvent être téléchargées au format Excel (XLSX) ou CSV. Pour les équipes utilisant Google Sheets, le même flux d'extraction est disponible via le module complémentaire Google Sheets, qui écrit les lignes directement dans la feuille de calcul active, sans étape de téléchargement et d'importation.

Après le premier lot, enregistrez les définitions de colonnes en tant que modèle. Chaque lot suivant de documents CT-e — qu'il provienne du même transporteur ou d'un autre — réutilise le même modèle. L'IA s'adapte automatiquement à la mise en page du DACTE de chaque transporteur. Ainsi, un CT-e de JSL et un autre de Braspress, qui placent les données ICMS (taxe sur la circulation des marchandises et des services) à des positions différentes dans le tableau, sont tous deux lus avec les mêmes définitions de colonnes. C'est l'implication pratique de l'extraction sans modèle : pas de configuration de modèle par transporteur, pas de maintenance lorsqu'un transporteur met à jour la mise en page de son DACTE.

Correspondance entre les coûts de fret CT-e et les coûts d'achat NF-e

Le CT-e existe parallèlement à la NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) — le premier documente le service de transport, le second documente les marchandises elles-mêmes. Pour une vue complète du coût total d'acheminement, les équipes logistiques doivent faire correspondre les frais de fret de chaque CT-e à la valeur du produit de la NF-e correspondante. C'est à cette étape de mise en correspondance que les processus manuels échouent le plus souvent, car le CT-e et la NF-e arrivent par des canaux différents (le transporteur envoie le CT-e ; le fournisseur envoie la NF-e) et souvent à des moments différents (la NF-e est émise au départ des marchandises ; le CT-e peut être émis après la livraison).

En pratique, la mise en correspondance se fait à l'aide de la clé d'accès (Chave de Acesso) de la NF-e référencée par le CT-e. Chaque XML de CT-e contient la chave de acesso de la NF-e qu'il transporte (si connue au moment de l'émission). Le DACTE peut afficher cette référence dans la section « Documents référencés ». En extrayant à la fois la propre clé d'accès du CT-e et la clé d'accès de la NF-e référencée, un analyste fret peut fusionner les deux ensembles de données dans Excel à l'aide d'une RECHERCHEV ou RECHERCHEX sur la colonne de la clé d'accès — créant ainsi un tableur unique qui montre, pour chaque expédition, la valeur des marchandises de la NF-e ainsi que le coût du fret du CT-e.

La clé d'accès est un nombre à 44 chiffres qui suit le même format UF-AAAA-MMM-XXXXXXXXXXX-XX-XXXXXXXXXXXXX que celui utilisé par les documents NF-e. Étant donné que les deux types de documents utilisent la même structure de clé d'accès, une extraction combinée — récupérant la clé d'accès des DACTE CT-e et NF-e dans le même format de sortie — produit un ensemble de données joignable sans recoupement manuel.

Pour les équipes qui extraient déjà les données NF-e vers Excel, ajouter l'extraction CT-e au même flux de travail consiste simplement à définir un deuxième ensemble de colonnes. Les deux feuilles de calcul produites — l'une pour les valeurs des marchandises (issues de la NF-e) et l'autre pour les coûts de fret (issues du CT-e) — deviennent les intrants d'une analyse trimestrielle du coût d'achat complet, incluant chaque expédition, et pas seulement celles qui ont été saisies manuellement avant la clôture mensuelle.

CT-e vs. MDF-e vs. DACTE : quel document extraire ?

Le Brésil utilise trois documents électroniques étroitement liés pour le transport de marchandises, chacun ayant un objectif différent pour le suivi des coûts :

Pour le détail du coût du fret et de l'ICMS par expédition, le DACTE du CT-e est la source d'extraction appropriée. Le MDF-e couvre les cargaisons partageant un même véhicule et peut confirmer quels documents CT-e étaient sur le même trajet, mais les lignes de coûts se trouvent dans les documents CT-e individuels.

Questions fréquentes

Puis-je extraire les données du fichier XML du CT-e plutôt que du DACTE ?

Oui. Si votre transporteur fournit le fichier XML du CT-e (généralement au format standard CT-e 4.0), le XML contient tous les champs structurés et peut être analysé par programmation. L'approche d'extraction du DACTE décrite dans cet article est conçue pour le scénario courant où l'équipe logistique reçoit un DACTE imprimé ou un PDF plutôt qu'un fichier XML. Si vous disposez du XML, vous pouvez également télécharger une capture d'écran ou un imprimé de sa représentation visuelle — l'IA le lit de la même manière. L'avantage de l'analyse XML est une perte de précision nulle (les données sont déjà structurées) ; l'inconvénient est que tous les transporteurs ne fournissent pas le XML au destinataire, et que tous les systèmes logistiques ne peuvent pas consommer du XML brut sans un projet d'intégration.

Puis-je utiliser les données extraites du CT-e pour la récupération du crédit d'ICMS sur le fret entrant ?

Oui, sous conditions. L'ICMS sur le fret entrant — l'ICMS payé sur les services de transport de matières premières ou de marchandises destinées à la revente — peut être créditable dans le cadre du régime d'ICMS non cumulatif du Brésil. Le montant d'ICMS extrait (vICMS) du CT-e fournit la base de ce calcul. Cependant, la crédibilité dépend du régime fiscal de l'entreprise destinataire (Lucro Real vs. Lucro Presumido), du code CFOP de la transaction et de la nature des marchandises. L'extraction vous donne les valeurs d'ICMS ; votre équipe fiscale détermine lesquelles sont récupérables. Un cas d'usage courant consiste à extraire à la fois l'ICMS du CT-e et l'ICMS de la NF-e dans le même registre de coûts, puis à appliquer différents pourcentages de récupération par code CFOP dans Excel.

Ai-je besoin d'un modèle d'extraction différent pour chaque format de DACTE de transporteur ?

Non. L'IA lit par sens sémantique, et non par position dans la mise en page. Un CT-e de JSL place le CNPJ du transporteur dans un bloc différent de celui de Rodonaves, mais comme le modèle comprend ce que « CNPJ do Emitente » signifie dans le contexte d'un document de transport, il trouve la valeur correcte quelle que soit sa position. C'est la différence fondamentale entre l'extraction sans modèle et l'OCR basé sur des modèles : vous définissez un seul ensemble de colonnes pour les documents CT-e, et la même définition fonctionne avec n'importe quel format de DACTE de transporteur.

Que faire si mon DACTE comporte des annotations ou corrections manuscrites ?

Le modèle de vision IA lit l'écriture manuscrite de la même manière que l'impression — en comprenant le contenu visuel de manière contextuelle, et non en faisant correspondre des formes de caractères. Les annotations manuscrites sur un DACTE (comme une adresse de livraison modifiée, un poids corrigé ou une signature) sont extraites en même temps que les données imprimées. La précision de l'écriture manuscrite dépend de sa lisibilité : les notes en lettres capitales au stylo sur un fond propre sont extraites de manière fiable ; les annotations au crayon frottées sur du texte imprimé peuvent être moins précises. L'approche pratique consiste à utiliser les champs imprimés extraits comme source de données principale et à traiter les annotations manuscrites comme des informations supplémentaires à vérifier par rapport au XML officiel du transporteur.

Combien de documents CT-e puis-je traiter en un seul lot ?

Il n'y a pas de limite par lot quant au nombre de fichiers. La contrainte pratique est la taille du téléchargement et le nombre total de pages autorisé par le plan. Un seul DACTE CT-e fait généralement 1 à 2 pages. Une équipe traitant 500 documents CT-e par mois avec le plan Pro (1 500 pages/mois) dispose encore de capacité pour d'autres types de documents. La sortie du lot fusionne tous les documents traités en un seul fichier Excel — une ligne par CT-e — donc passer de 50 à 500 documents par lot modifie le temps de traitement total, mais pas les étapes du flux de travail.

Comment faire correspondre les coûts de fret du CT-e aux valeurs d'achat de la NF-e correspondante ?

Utilisez la clé d'accès NF-e référencée dans le CT-e. La plupart des documents CT-e listent la chave de acesso de la NF-e qu'ils transportent dans une section « documentos referenciados ». Extrayez la clé d'accès référencée de chaque CT-e et la clé d'accès de chaque NF-e en tant que colonnes distinctes dans votre résultat d'extraction. Effectuez ensuite une RECHERCHEX ou une RECHERCHEV entre les deux feuilles de calcul en utilisant la clé d'accès comme identifiant commun. Cela produit une vue combinée montrant à la fois la valeur des marchandises (de la NF-e) et le coût du fret (du CT-e) pour chaque expédition — ce qui correspond à votre coût total débarqué par unité.

Puis-je utiliser des noms de colonnes en anglais pour extraire des données de documents DACTE en portugais ?

Oui. Vous pouvez définir vos noms de colonnes en anglais — « CNPJ du transporteur », « Valeur du service », « Poids brut (kg) » — et l'IA trouvera les valeurs correspondantes en portugais sur le DACTE. Le modèle d'extraction comprend les documents multilingues et fait correspondre la sémantique des colonnes à la langue du contenu du document. Les en-têtes du tableau de sortie seront en anglais (vos noms de colonnes), tandis que les valeurs extraites resteront dans leur format d'origine du document. Cela est particulièrement utile pour les équipes logistiques internationales où le registre des coûts est tenu en anglais mais les documents sources sont en portugais.